Social- och omsorgskontoret Managementrapport 2014 Nämnd: Äldreomsorgsnämnden Månad: oktober Ekonomi tkr Resultat perioden Rättvisande resultat efter korrigeringar helårsresultat efter beslutade åtgärder helårsresultat efter planerade åtgärder Status Gemnesamt 5 115 5 115 2 300 2 300 Ordinärt boende 11 610 5 401 3 400 3 400 Särskilt boende 7 516 13 725 10 500 10 500 Förebyggande 278 278 600 600 Övrig verksamhet -1 184-1 184-1 100-1 100 Riksfärdssjänst 38 38 0 0 Varav ej hanterade fakturor 224 224 Nämnden totalt 23 373 23 373 15 700 15 700 Status: Positiv avvikelser eller negativ avvikelse < 0,5 % Avvikelse 0,5 - < 1,0 % Negativ avvikelse 1,0 % K/I tal Kommunbidrag totalt 2014 574 760 Kostnader totalt perioden 802 841 Intäkter totalt perioden 347 247 Kommunbidrag totalt perioden 478 966 K/I tal 0,97 1
Kommentarer Ekonomi Resultat Äldreomsorgsnämnden visar ett överskott för perioden på 23,4 mnkr, vilket avser alla områden förutom övrig verksamhet. Det största positiva resultatet finns inom särskilt boende. Löner är felbokfört med totalt 6,2 mnkr mellan ordinärt och särskilt boende. I kolumnen rättvisande resultat har resultatet justerats manuellt för att få en rättvisare bild av det faktiska utfallet per sista oktober. en förväntas bli ett överskott på 15,7 mnkr som till största del avser särskilt boende på grund av färre köp av boendeplatser än budgeterat samt ett överskott på de interna boendena. Ordinärt boende prognostiserar ett överskott på 3,4 mnkr, vilket beror på färre hemtjänsttimmar än budgeterat. Däremot prognostiserar utförarna inom hemtjänsten ett underskott på 13,1 mnkr, vilket främst beror på minskat antal timmar där omställning av kostnaderna inte har gjorts. En osäkerhet kring prognoserna för utförarna finns. För att säkra kommande prognoser ska en riktad utbildningsinsatsning ges till alla chefer (både enhetschefer och gruppchefer) inom hemtjänsten och särskilt boende. en är 8,0 mnkr sämre än prognosen i september, vilket främst beror på försämrad prognos för myndigheten för särskilt boende samt utförarna inom hemtjänsten. Gemensamt Under gemensamt finns kostnader för myndigheten, bemmaningsservice, bostadsanpassning och hälsooch sjukvårdsinsatser. Resultatet för perioden uppvisar ett överskott på 5,1 mnkr, vilket främst avser de medel på totalt 5,0 mnkr som nämnden fick för kompetensutveckling. Flera utbildningar och fortbildningsinsatser kommer att genomföras under hösten bland annat chefsutbildning, utbildning om hot och våld, demensutbildning samt omvårdnadsutbildning. Alla pengar kommer dock inte kunna gå åt. en förväntas bli ett överskott på 2,3 mnkr, vilket främst beror på att nämnden inte kommer kunna göra av med alla pengar för utbildning innan året är slut. Ordinärt boende Resultat Ordinärt boende visar för perioden en positiv avvikelse jämfört med budget på 11,6 mnkr, vilket består av ett överskott på hemtjänsten med 19,3 mnkr, ett underskott på korttidsvården på 6,8 mnkr, ett överskott på utskrivningsklara på 0,5 mnkr och ett underskott på dagverksamheten på 1,4 mnkr. Skillnaden mellan resultat perioden och rättvisande resultat efter korrigeringar uppgår till 6,2 mnkr, vilket beror på att det saknas lönekostnader på korttidsvården som i dagsläget är bokfört på ordinärt boende. Ordinärt boende prognostiserar för helåret ett överskott på 3,4 mnkr, varav hemtjänsten ett överskott på 19,4 mnkr, korttidsvården ett underskott på 14,0 mnkr och dagverksamheten ett underskott på 2,0 mnkr. en på hemtjänsten på 19,4 mnkr består dels av ett överskott hos myndigheten på grund av färre hemtjänsttimmar än budgeterat med 32,0 mnkr samt ett underskott hos utförarna med 12,6 mnkr. Underskottet hos utförarna beror till största del på att verksamheten inte har lyckats ställa om till de minskade volymerna. Åtgärder för att på sikt minska det ekonomiska underskottet är bland annat att förändra organisationen så att resurserna nyttjas på ett bättre sätt. Personalen kommer att delas in i mindre geografiska grupper än idag, vilket innebär ett effektivare arbetssätt i och med att gångtiderna minskar. Dessutom kan insatserna planeras bättre så att fler insatser sker vid samma tillfälle. Även schemaläggningen ska ses över för att ge en bättre anpassad bemanning. en är 1,6 sämre än i septemberbokslutet, vilket beror på ett högre underskott för hemtjänstutförarna. 2
Från och med december övergår kommunen från LOV (Lagen om valfrihet) till LOU (Lagen om offentlig upphandling), vilket kan påverka volymerna för hemtjänst. Eftersom det finns osäkerheter kring om volymerna påverkas eller inte har prognosen enbart beräknats utifrån de volymer som finns idag. Den negativa prognosen på korttidsvården på 14,0 mnkr beror på fler antal vårddygn på korttidsboende än budgeterat. Det är svårt att få tag på boendeplatser bland annat på grund av att Mariekällgården inte kan nyttja alla sina platser på grund av ombyggnation. Det finns också en kö till vård och omsorgsboenden, vilket medför att korttidsplatser även köps externt vid avvaktan på en boendeplats. en på dagverksamhet (dagverksamhet och turbundna resor) förväntas bli ett underskott på 2,0 mnkr, vilket beror på kostnaderna för turbundna resor. Kostnaderna för turbundna resor avser ett fast pris, vilket på årsbasis prognostiserar bli 2,0 mnkr högre än budgeterat. Avstämning av antalet resor jämfört med det fasta priset görs två gånger per år. Antalet hemtjänsttimmar jan-okt 2013-2014 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2013 2014 Budget Antalet hemtjänsttimmar uppgår för perioden till 489 036 att jämföra med 635 070 samma period 2013, vilket är en minskning med 146 034 timmar. Den största minskning är externa hemtjänsttimmar som har minskat med totalt 142 864 timmar från 409 561 år 2013 till 266 697 år 2014. Antalet hemtjänsttimmar internt uppgår för perioden till 222 339 att jämföra med 225 509 samma period år 2013, vilket är en minskning med 3 170 timmar. Antalet timmar för perioden är 82 194 timmar färre än budgeterat. Korttidsboende (dygn) Budget 821 821 821 821 821 821 821 821 821 821 821 821 8 210 2014 1 086 1 016 1 265 1 337 1 373 1 318 1 394 1 389 1 426 1 548 0 0 13 152 2013 760 675 786 906 881 745 821 728 751 792 795 864 7 845 Antalet dygn på kortidsboende uppgår för perioden till 13 152 att jämföra med 7 845 samma period 2013, vilket är en ökning med 5 307 dygn. Ökningen motsvarar 17 helårsplaceringar. Ökningen beror främst på att kortidsdygn har köpts externt. Totalt uppgår de externa kortidsvårddygnen till 3 635 för perioden, vilket motsvarar 12 helårsplaceringar. Inga kortidsdygn externt köptes förra året. Flera personer som bor på externa korttidsboenden väntar på en särskild boendeplats. Kostnaden per dygn för korttidsplatser är cirka 500 kronor dyrare per dygn än kostnaden för en extern boendeplats per dygn. I dagsläget är det mycket svårt att få tag på boendeplatser, vilket medför att fler korttidsplatser kommer att behövas köpas. Antalet dygn på korttidboende internt uppgår för perioden till 9 517 att jämföra med 7 845 samma period förra året. Antalet dygn för perioden är 4 942 fler än budgeterat. Särskilt boende Resultat Särskilt boende visar för perioden en positiv avvikelse jämfört med budget på 7,5 mnkr, vilket till största del beror på färre köp av boendeplatser än budgeterat. Skillnaden mellan resultat för perioden och rättvisande 3
resultat efter korrigeringar uppgår till 6,2 mnkr, vilket dels beror på att verksamheten har lönekostnader som avser korttidsvården. Särskilt boende prognostiserar för helåret ett överskott på 10,5 mnkr. Överskottet beror på färre köp av boendeplatser än budgeterat med 4,0 mnkr, ett överskott på utförarna med 7,0 mnkr samt ett underskott på servicehusen på 0,5 mnkr. en är 6,0 mnkr sämre än i september, vilket beror på försämrat resultat för myndigheten. En prognos för omställningsdygn, bland annat i och med att Mariekällgården får betalt för alla sina dygn, har tidigare inte gjorts vilket gör att resultatet varje månad har försämrats med cirka 1,0 mnkr. I prognosen per sista oktober är omställningsdygnen medräknade, vilket ger en differens från septembers prognos med 3,6 mnkr. Vidare finns ökade kostnader för fler köp av platser på särskilt boende med totalt 2,4 mnkr. Överskottet på boendet på 7,0 mnkr beror på att dygnspriset räknades upp inför 2014 års budget med mer än 2014 års uppräkning. Boendet har ännu inte anpassat sina kostnader efter den uppräkning som erhållits. Vidare påverkas prognosen positivt av ombyggnationen av Mariekällgården, då de får betalt för alla sina platser, men antalet brukare som finns på andra boenden (främst Solgläntan) inte är lika många som de platser som Mariekällgården får betalt för. Detta medför att verksamheten kan spara in på bland annat vikariekostnader. Det finns en kö till vård och omsorgsboenden i genomsnitt 38 personer i veckan (min 23- max 53), men det är väldigt svårt att få tag på boendeplatser både internt, på grund av ombyggnation av Mariekällgården, och externt vilket gör att korttidsplatser har köpts. Nu börjar det även bli svårt att köpa korttidsplatser. Risk för vite finns, då flera beslut om vård- och omsorgsboende börja närma sig gräns för vite om de inte verkställs. Underskottet på servicehusen på 0,5 mnkr beror på att myndigheten har fått ökade kostnader för boende på servicehus, eftersom de få brukare som fortfarande har beslut om servicehus kräver mer insatser än budgeterat. Antalet helårsplaceringar på särskilt boende jan-okt 2013-2014 460 450 440 430 420 410 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2013 2014 Budget Antalet helårsplaceringar på särskilt boende uppgår i oktober till 452, vilket är 23 fler än i oktober 2013. I snitt uppgår antalet helårsplatser för perioden till 436, vilket ligger på samma nivå som 2013. De externa helårsplatserna uppgår till 101 i oktober att jämföra med 79 samma period 2013, det är en ökning med 22 helårsplatser. Ökningen består av att fler brukare behöver särskilt boende. De interna helårsplatserna uppgår till 348, vilket är en minskning med sju helårsplatser sedan 2013. Minskningen beror på att alla platser på Mariekällgården inte kan nyttjas på grund av ombyggnationen. 4
Antalet timmar servicehus jan-okt 2013-2014 1 300 1 100 900 700 500 300 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2013 2014 Budget Antalet timmar på servicehus uppgår för perioden till 9 963 att jämföra med 5 871 samma period 2013, vilket är en ökning med 4 092 timmar. Antalet externa timmar har ökat från 1 255 år 2013 till 2 251 år 2014. Antalet interna timmar har ökat från 4 616 år 2013 till 7 712 år 2014. Inga nya personer kan få servicehusbeslut, däremot blir de personer som tidigare haft servicehusbeslut äldre och får mer behov vilket leder till att de behöver mer timmar. Antalet dygn för perioden överstiger budgeten med 1 503 timmar. Förebyggande verksamhet Förebyggande verksamhet består av nämndens anhörigcenter och resultatet uppgår till en positiv avvikelse på 0,3 mnkr. en förväntas bli ett överskott på 0,6 mnkr på grund av vakant tjänst. Övrig verksamhet Övrig verksamhet består av produktionsköken och äldreomsorgsnämnden. Resultatet för perioden uppgår till ett underskott på 1,2 mnkr som kan härledas till produktionsköken. en förväntas bli ett underskott på 1,1 mnkr, vilket beror på lägre intäkter för produktionsköken på grund av färre matportioner till brukare med hemtjänst och särskilt boende. Avtalstrohet inom påverkbar inköpsvolym Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Avtal % 91 91 76 93 91 90 92 92 91 Ej avtal% 9 9 24 7 9 10 8 8 9 Personal Kostnad sjukfrånvaro Rapport:SJUVIK Tkr Innev mån 2013 Innev mån 2014 Ackumulerat 2013 Ackumulerat 2014 Vikariekostnad 2 139 2 643 23 326 28 583 (resurs 1020-1026) Sjuklönekostnad 491 498 4 042 3 949 (resurs 1081-1086) Antal årsarbetare Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Medel Antal åa 2014 716 720 719 719 714 718 726 719 Antal åa 2013 742 735 738 733 737 721 720 721 718 716 728 5
Sjukfrånvaro i % Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 2014 9,8 9,3 10,0 10,3 10,7 10,9 11,0 Varav över 60 dagar 50,4 50,5 52,8 53,0 53,9 53,1 54,0 2013 9,0 7,4 7,8 7,5 7,2 8,1 8,2 8,3 9,0 9,3 Varav över 60 dagar 38,2 36,4 37,2 38,7 41,7 43,8 44,4 44,5 47,7 Kommentarer Personal Antalet årsarbetare uppgår till 726 och är på ungefär samma nivå sedan oktober 2013. Sjukfrånvaron ligger för en tolvmånaders period per september på 11 procent, vilket är högre än samma period 2013 (8,3 %). Sjuklönekostnaderna har minskat med två procent jämfört med samma period 2013, medan vikariekostnaderna har ökat med 23 procent. Av den totala sjukfrånvaron är 54 procent sjuka längre än 60 dagar, vilket är högre än samma period 2013 (44 %). Under året kommer ett arbete med målbrytning av sjukfrånvaron per enhet att göras. Varje enhet sätter ett mål i procent och utifrån målet tas sedan en handlingsplan fram. Exempel på åtgärder är regelbundna utbildningar i lyftteknik och ergonomi, hälsosamtal, översyn av organisation och arbetsbelastning och att arbeta med ett nära ledarskap. 6
Volymer ÄLDREOMSORGNÄMNDEN Särskilt boende inkl psykiatri (helårsplatser) Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Snitt Antal helårsplatser särskilt boende egen regi Budget 367 367 367 367 367 367 367 367 367 367 367 367 367 2014 347 348 349 347 347 346 348 349 350 351 348 2013 355 354 352 352 355 357 356 361 358 350 349 347 355 Antal helårsplatser särskilt boende extern regi Budget 81 81 81 81 81 81 81 81 81 81 81 81 81 2014 78 78 77 78 82 91 93 96 98 101 87 2013 85 83 82 83 79 79 78 81 80 79 79 79 81 Totalt antal helårsplatser särskilt boende Budget 448 448 448 448 448 448 448 448 448 448 448 448 448 2014 425 426 426 425 429 437 441 446 448 452 436 2013 440 437 434 435 434 436 434 442 438 429 428 426 436 Servicehus (timmar) Antal timmar servicehus egen regi Budget 697 697 697 697 697 697 697 697 697 697 697 697 6 970 2014 719 756 766 774 844 822 814 756 737 724 7 712 2013 527 481 496 496 461 417 393 418 449 478 401 483 4 616 Antal timmar servicehus extern regi Budget 149 149 149 149 149 149 149 149 149 149 149 149 1 490 2014 86 153 240 246 249 246 216 264 267 284 2 251 2013 92 91 91 91 150 148 146 148 149 149 150 148 1 255 Totalt antal timmar servicehus Budget 846 846 846 846 846 846 846 846 846 846 846 846 8 460 2014 806 909 1 007 1 020 1 092 1 068 1 030 1 020 1 004 1 008 9 963 2013 619 572 587 587 611 565 539 566 598 627 551 631 5 871 Korttidsboende (dygn) Antal dygn korttidsboende egen regi Budget 821 821 821 821 821 821 821 821 821 821 821 821 8 210 2014 929 820 997 985 1 053 969 959 951 897 957 9 517 2013 760 675 786 906 881 745 821 728 751 792 795 864 7 845 Antal dygn korttidsboende extern regi Budget 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2014 157 196 268 352 320 349 435 438 529 591 3 635 2013 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Totalt antal dygnkottidsboende Budget 821 821 821 821 821 821 821 821 821 821 821 821 8 210 2014 1 086 1 016 1 265 1 337 1 373 1 318 1 394 1 389 1 426 1 548 13 152 2013 760 675 786 906 881 745 821 728 751 792 795 864 7 845 7
Korttidsboende (helårsplatser) Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Snitt Antal helårsplatser korttidsboende egen regi Budget 27 27 27 27 27 27 27 27 27 27 27 27 27 2014 30 29 32 33 34 32 31 31 30 31 31 2013 25 24 25 30 28 25 26 23 25 26 27 28 26 Antal helårsplatser korttidsboende extern regi Budget 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2014 5 7 9 12 10 12 14 14 18 19 12 2013 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Totalt antal helårsplatser kottidsboende Budget 27 27 27 27 27 27 27 27 27 27 27 27 27 2014 35 36 41 45 44 44 45 45 48 50 43 2013 25 24 25 30 28 25 26 23 25 26 27 28 26 Totalt antal hemtjänst (timmar)* Antal timmar hemtjänst egen regi Budget 25 409 25 409 25 409 25 409 25 409 25 409 25 409 25 409 25 409 25 409 25 409 25 409 254 090 2014 24 177 23 234 22 293 21 683 21 851 22 029 21 273 22 225 21 797 21 777 0 0 222 339 2013 23 567 23 895 24 044 23 078 22 666 21 453 21 313 21 732 21 551 22 210 22 641 25 403 225 509 Antal timmar hemtjänst extern regi Budget 31 714 31 714 31 714 31 714 31 714 31 714 31 714 31 714 31 714 31 714 31 714 31 714 317 140 2014 28 247 26 817 26 941 27 515 27 234 26 385 25 873 26 139 25 644 25 902 0 0 266 697 2013 40 678 41 669 41 930 41 971 41 078 40 185 39 322 39 844 41 326 41 558 32 441 28 614 409 561 Totalt antal timmar hemtjänst Budget 57 123 57 123 57 123 57 123 57 123 57 123 57 123 57 123 57 123 57 123 57 123 57 123 571 230 2014 52 424 50 051 49 234 49 198 49 085 48 414 47 146 48 364 47 441 47 679 489 036 2013 64 245 65 564 65 974 65 049 63 744 61 638 60 635 61 576 62 877 63 768 55 082 54 017 635 070 Inklusive larm, ledsagning och avlösning Antal brukare hemtjänst Antal brukare hemtjänst egen regi Snitt 2014 * 577 543 555 573 574 570 578 596 583 572 2013 * 840 842 840 827 822 807 802 807 805 827 917 899 821 Antal brukare hemtjänst extern regi Snitt 2014* 590 565 613 610 614 606 594 593 593 598 2013 * 884 878 876 875 877 885 890 891 898 905 724 710 884 Antal brukare totalt hemtjänst Snitt 2014* 1 167 1 108 1 168 1 183 1 188 1 176 1 172 1 189 1 176 1 170 2013 * 1 724 1 720 1 716 1 702 1 699 1 692 1 692 1 698 1 703 1 732 1 641 1 609 1 705 * Antal brukare för 2013 avser brukare med både hemtjänst och larm. Antal brukare 2014 avser endast hemtjänst. 8