Detta material är en sammanställning av den information som per den 31 december 2016 fanns på Upphandlingsmyndighetens hemsida under sökvägen

1 [37] Processen för LOU En effektiv inköpsprocess lägger en grund för att skapa goda affärer. Många delar i organisationen är inblandade i hela eller delar av den. Processen är cyklisk i ett ständigt pågående arbete från att man planerar, genomför, utvärderar och agerar för att sedan planera och genomföra igen och så vidare. Detta material är en sammanställning av den information som per den 31 december 2016 fanns på Upphandlingsmyndighetens hemsida under sökvägen http://www.upphandlingsmyndigheten.se/upphandla/inkopsprocessen/ Vi har tagit fram materialet med anledning av den uppdatering av webbsidorna som vi gjort på grund av ikraftträdandet av den nya upphandlingslagstiftningen den 1 januari 2017. Detta innebär att samtliga laghänvisningar i detta material till LOU är till lagen (2007:1091) om offentlig upphandling i dess lydelse genom SFS 2016:570. Texterna är endast formaterade och inte ändrade till sitt innehåll. Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE-104 30 Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: 08-586 21 700 E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se

2 [37] Innehållsförteckning 1. Upphandlingen... 5 1.1 Utforma ett förfrågningsunderlag... 5 Innehåll i ett förfrågningsunderlag... 5 1.1.1 Allmän orientering... 6 1.1.2 Administrativa villkor... 6 (1) Ange sista dag... 6 (2) Ange hur frågor kan ställas... 6 (3) Ange att giltigheten förlängs vid överprövning... 6 1.1.3 Krav på leverantören... 7 (a) Verifikationer behövs oftast... 7 (b) Koppla dokumentation till krav och kriterier... 7 (2) Uteslutningsgrunder och kvalifikationskrav... 7 (a) Anbudsgivare som ska uteslutas... 7 (b) Anbudsgivare som kan uteslutas... 7 (c) Ställa krav på leverantören... 8 1.1.4 Krav på varan eller tjänsten?... 8 (1) Samla liknande krav på samma ställe... 9 (2) Hänvisa inte till ursprung, tillverkning, miljömärke eller varumärke... 9 (3) Ställ fullständiga, tydliga och rimliga krav... 9 1.1.5 Anbudsutvärdering... 10 (1) Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet... 10 (2) Lägsta pris... 11 Tänk noga igenom tilldelningskriterierna... 11 Ange hur tilldelningskriterierna viktas eller rangordnas... 11 Simulera utvärderingsmodellen... 11 1.1.6 Kontraktsvillkor... 11 1.1.7 Kontraktsuppföljning... 12 Uppmana anbudsgivarna att bara svara på det som efterfrågas... 13 1.1.8 Annonsera... 13 (1) Annonsens innehåll... 13 (a) Under tröskelvärdet... 13 (i) Förenklat förfarande... 13 (ii) Urvalsförfarande... 13 (b) Vanlig information... 13 (2) Över tröskelvärdet... 14 (3) Frågor från leverantörer... 15 (a) Frågor och svar... 15 (b) Lämna kompletterande upplysningar... 15 (c) Förtydliga annonsen eller förfrågningsunderlaget... 15

3 [37] 1.1.9 Anbudsöppningen... 15 1.1.10 Kvalificering av leverantören... 16 (1) Anbudsgivaren måste uteslutas... 16 (2) Leverantören får uteslutas... 16 (3) Kontrollera skatter och socialförsäkringsavgifter... 17 1.1.11 Rättelse, förtydligande eller komplettering av anbud... 17 (1) Bara vissa rättelser, förtydliganden och kompletteringar är tillåtna... 17 1.1.12 Krav på ekonomisk ställning, teknisk och yrkesmässig kapacitet... 18 (1) Hänvisning till andra företags kapacitet... 18 (2) Begränsa kontrollen av uppgifter... 18 1.1.13 Pröva och utvärdera anbudet... 19 (1) Vilka uppgifter ska bedömas?... 19 (2) Pröva anbud... 19 (3) Utvärdera anbud... 19 (4) Onormalt låga anbud... 20 1.1.14 Avbryta en upphandling... 20 (1) Bristande konkurrens... 20 (2) Oförutsedda händelser... 21 (3) Felaktigt utformad utvärderingsmodell... 21 (4) Alltför högt pris... 21 (5) Underrätta anbudsgivarna... 21 (6) Överklaga beslutet... 21 1.1.15 Underrättelse... 22 (1) Upphandlingens sekretess hävs... 22 1.1.16 Teckna avtal... 23 (1) Avtalsspärr... 23 (2) Beräkna avtalsspärrens längd... 23 (3) Avtal ingås genom att avtalet skrivs... 24 (4) Avtalets innehåll... 24 1.1.17 Avsluta upphandlingsprocessen... 24 (1) Arkivering... 24 (2) Efterannonsering... 25 2. Avtalsförvaltning... 26 2.1.1 Avtalsförvaltning genom hela inköpsprocessen... 26 2.1.2 Därför är det viktigt med avtalsförvaltning... 26 2.2 Anpassa avtalsförvaltningen... 27 2.2.1 Ta fram en process för avtalsförvaltning... 27 2.2.2 Gör en avtalsklassificering...28 2.2.3 Gör en riskanalys...28 2.2.4 Ta fram mallar...28 2.3 Avtalsklassificering... 29 2.4 Planera avtalsförvaltningen... 30

4 [37] 2.4.1 Uppföljningsmetoder... 30 2.4.2 Kommunikation... 31 (1) Information internt... 31 (2) Information till leverantörer... 31 (3) Information till allmänheten... 31 2.5 Genomför uppföljningen... 32 2.5.1 Krav på leverantören... 32 (1) Uppföljning av övriga kvalificeringskrav... 32 2.5.2 Krav på tjänsten... 32 (1) Uppföljning av volym och pris... 32 (2) Uppföljning av kvalitet... 32 2.5.3 Utvärderingskriterier... 33 2.5.4 Övriga avtalsvillkor... 33 2.6 Sanktioner vid avvikelser... 33 2.7 Intern styrning... 34 2.7.1 Statistik och nyckeltal... 34 2.7.2 Aktiviteter för styrningen... 35 2.8 Utvärdera avtalsperioden... 35 2.8.1 Måluppfyllelse och leverantörsrelation... 36 2.8.2 Internt arbete... 36 2.9 Sammanfattning... 37

5 [37] 1. Upphandlingen Behovsanalysen och marknadsanalysen ska ge tillräcklig information om varan eller tjänsten. Nu är det dags att formulera krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag. Här tar vi upp stegen från utformning av förfrågningsunderlag och annonsering till anbudsprövning, förhandling och tecknande av avtal. 1.1 Utforma ett förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är det underlag som den upphandlande myndigheten ger leverantörerna. Det ska innehålla samtliga handlingar för upphandlingen. Genom förfrågningsunderlaget ska den upphandlande myndigheten säkerställa att upphandlingen tillgodoser verksamhetens behov utnyttjar konkurrensen på marknaden genomförs rättssäkert och effektivt Kammarkollegiet har tidigare tagit fram en vägledning om utformning av förfrågningsunderlag. Innehåll i ett förfrågningsunderlag Dela upp förfrågningsunderlaget i olika avsnitt så blir det lättare att överblicka. Följande avsnitt är vanliga: Allmän orientering om upphandlingen. Administrativa villkor för upphandlingens genomförande. Krav på leverantören. Krav på varan eller tjänsten som beskriver upphandlingsföremålet (kallas ibland teknisk specifikation eller kravspecifikation). Anbudsutvärdering (lägst pris eller ekonomiskt mest fördelaktigt) och tilldelningskriterier. Kontraktsvillkor som ska gälla under avtalstiden. Kontraktsuppföljning

6 [37] 1.1.1 Allmän orientering I den inledande informationen i förfrågningsunderlaget ges läsaren en överblick över upphandlingen. Följande kan ingå: Övergripande beskrivning av upphandlingen. Referensnummer. Uppgifter om den upphandlande myndigheten. Beskrivning av varan eller tjänsten som upphandlas. Volymer och optioner. Eventuell möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen. De förutsättningar som gäller för upphandlingens genomförande. 1.1.2 Administrativa villkor Följande kan ingå upphandlingens formella delar: Upphandlingsförfarandet. Om förhandling kommer att genomföras. Hur den upphandlande myndigheten behandlar frågor och svar om förfrågningsunderlaget. Förutsättningar för anbudsinlämningen (anbudsformulär, på vilket språk, tillåtna sätt att lämna anbud, anbudsmärkning och adress, anbudets giltighetstid). Tilldelningsbeslut. Upphandlingssekretess. (1) Ange sista dag Ange en sista dag när myndigheten presenterar svar på frågor, förtydliganden och kompletteringar i förfrågningsunderlaget. På så sätt får alla leverantörer ta del av eventuell kompletterande information samtidigt. (2) Ange hur frågor kan ställas Ange hur leverantörerna kan ställa frågor om förfrågningsunderlaget. Ange gärna ett sista datum, så att alla leverantörer hinner ta del av svaren innan de lämnar in anbudet. (3) Ange att giltigheten förlängs vid överprövning Ange att anbudens giltighet förlängs automatiskt vid en eventuell överprövning. På så sätt garanterar du att anbuden är giltiga under överprövningen. Som en tumregel kan en sådan förlängning gälla i fyra till sex månader, men bedömningen måste göras i varje enskilt fall.

7 [37] 1.1.3 Krav på leverantören De krav som den upphandlande myndigheten ställer måste vara kopplade till varan eller tjänsten som upphandlas och måste vara relevanta för att avtalet ska kunna tilldelas. Enligt proportionalitetsprincipen ska den upphandlande myndigheten inte ställa andra eller högre krav än vad som är nödvändigt för att uppnå syftet med kraven. (a) Verifikationer behövs oftast Leverantören ska kunna verifiera de krav som ställs. Den upphandlande myndigheten kan exempelvis ställa krav på att en projektledare ska ha en viss utbildning och som bevis på det kräva att leverantören bifogar ett examensbevis eller kursintyg som styrker detta. Men alla krav kan inte verifieras genom dokumentation. Ibland kan det därför räcka att leverantören bara intygar att kravet är uppfyllt eller beskriver hur kravet uppfylls eller kommer att uppfyllas vid avtalsstart. (b) Koppla dokumentation till krav och kriterier Koppla alltid den dokumentation och de handlingar som begärs in till ett krav eller tilldelningskriterium. Det är ingen idé att begära in en årsredovisning om det inte finns ett krav på leverantörens omsättning, soliditet eller likviditet. LAGHÄNVISNINGAR: 11 kap 1 LOU, Den upphandlande myndighetens kontroll av leverantörens lämplighet. 11 kap 2 LOU, Förutsättningarna för att ställa krav på en lägsta nivå för leverantörens ekonomiska och yrkesmässiga kapacitet. De krav som ställs måste stå i proportion till vad som krävs för kontraktet. 11 kap 10 LOU, Kontroll av ställda krav på leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet. (2) Uteslutningsgrunder och kvalifikationskrav (a) Anbudsgivare som ska uteslutas En anbudsgivare ska uteslutas om den är medlem i en kriminell organisation, är dömd för brott som innefattar korruption, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt (obligatoriska uteslutningsgrunder). (b) Anbudsgivare som kan uteslutas En anbudsgivare kan uteslutas i vissa fall som exempelvis när de är i konkurs, är under tvångsförvaltning eller har näringsförbud, är dömd för brott eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, inte har betalat skatt och

8 [37] socialförsäkringsavgifter (frivilliga uteslutningsgrunder). Hämta därför in uppgifterna från Skatteverket kräv inte in uppgifterna från leverantören. För att de frivilliga uteslutningsrundorna ska kunna tillämpas måste man ange dem i förfrågningsunderlaget. (c) Ställa krav på leverantören Följande uppgifter kan ingå i avsnittet krav på leverantören : Vilka som är de obligatoriska uteslutningsgrunderna. Vilka som är de frivilliga uteslutningsgrunderna. Vad som ställs som krav på bevis om registrering. Bedöm även vilken kravnivå som behöver ställas på leverantören för dennes förmåga att kunna leverera den vara eller utföra den tjänst som upphandlingen avser. Detta görs genom att kontrollera att leverantören uppfyller de så kallade kvalifikationskraven i upphandlingen. Om leverantören inte uppfyller kvalifikationskraven får den inte tilldelas avtalet. Ett undantag är om leverantören uppfyller kraven genom ett annat företag. Exempel på kvalifikationskrav är teknisk och yrkesmässig kapacitet ekonomisk ställning kvalitetsledningssystem miljöledningssystem förteckning över utförda uppdrag (referenser). LAGHÄNVISNINGAR: 10 kap. 1 LOU, De obligatoriska uteslutningsgrunderna. 10 kap. 2 LOU, De frivilliga uteslutningsgrunderna. 11 kap. 6 LOU, Förutsättningar för att ställa krav på bevis om registrering. 1.1.4 Krav på varan eller tjänsten? Här ska varan eller tjänsten som ska upphandlas beskrivas. Det här avsnittet i ett förfrågningsunderlag kallas ofta kravspecifikation eller teknisk specifikation. Det finns två sätt att utforma kraven:

9 [37] 1. Ange detaljerade specifikationer för varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras eller beskriv den funktion och de mål som ska uppnås (vad och inte hur tjänsten ska utföras). 2. Genom att utforma funktionella krav ges leverantören ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet. Även om man inte beskriver tillvägagångssättet detaljerat bör man precisera vilket resultat som ska uppnås. Den främsta anledningen till att använda funktionskrav är att sänka kostnaderna och öka effektiviteten. (1) Samla liknande krav på samma ställe Undvik att skriva samma eller liknande krav på flera ställen. Då blir förfrågningsunderlaget onödigt omfattande och det finns risk för motstridigheter. (2) Hänvisa inte till ursprung, tillverkning, miljömärke eller varumärke Hänvisa inte till ursprung, tillverkning, miljömärke eller varumärke om det finns risk att vissa företag kan gynnas eller missgynnas. Om det inte är möjligt att beskriva föremålet för upphandlingen tillräckligt tydligt utan sådana hänvisningar se till att kravet följs av orden eller likvärdigt. (3) Ställ fullständiga, tydliga och rimliga krav Förfrågningsunderlaget ska innehålla alla krav på det som upphandlas. Formulera texten tydligt så att leverantörerna förstår vilka krav som ställs och hur utvärderingen går till. Tänk på att samtliga ställda krav måste uppfyllas för att leverantörens anbud ska kunna antas. Vid anbudsprövningen är det inte tillåtet att beakta något annat än vad som står i förfrågningsunderlaget. Se därför till att kraven (kallas ibland ska-kraven) inte omfattar mer än vad som är nödvändigt för det som ska upphandlas. Alla ställda krav ska kunna följas upp. Fundera igenom följande frågor: Innebär kraven och villkoren att leverantörer från andra länder kan ha svårare att konkurrera med sina varor och tjänster än svenska företag? Vid offentlig upphandling ska företag oavsett nationellt ursprung kunna vara med och lämna anbud. Är kraven och villkoren utformade på ett sätt som särskilt gynnar ett visst företag? Syftet med upphandling är att göra det möjligt för företag att delta i den offentliga upphandlingen på lika villkor.

10 [37] 1.1.5 Anbudsutvärdering Det finns två tilldelningsgrunder: det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller det anbud som har lägst pris Man får välja fritt vilken tilldelningsgrund som ska tillämpas, men tilldelningsgrunden ska anges tydligt i förfrågningsunderlaget. Överväg noga vilken princip som är bäst. Tänk på att kraven i förfrågningsunderlaget ska uppfyllas av leverantören medan tilldelningskriterierna ska utvärderas av den upphandlande myndigheten. (1) Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Man kan välja att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet om man vill värdera andra aspekter än pris, exempelvis produktivitet, kvalitet och miljöegenskaper. Slutresultatet kan bli mer kostnadseffektivt än när bara priset avgör valet av leverantör. Definiera tilldelningskriterierna i förfrågningsunderlaget. Beskriv också vad som beaktas vid värderingen och grunden för bedömningen och poängsättningen. Ligger upphandlingen under tröskelvärdena vikta tilldelningskriterierna eller ange dem i fallande prioritetsordning. Ange också betalningsvillkoren, eftersom de kan påverka prisbilden. Tydligt definierade prisvillkor gäller givetvis också när priset utgör ett av tilldelningskriterierna vid utvärdering av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Exempel på tilldelningskriterier utöver pris är: leveranstid eller tid för genomförande miljöegenskaper, t.ex. livscykelkostnader driftkostnader kostnadseffektivitet kvalitet estetiska, funktionella och tekniska egenskaper service och tekniskt stöd Man kan komplettera och ersätta tilldelningskriterierna med andra, om de har anknytning till den vara eller tjänst som upphandlingen avser. Men utvärdera inte krav som ingår i leverantörskvalificeringen som tilldelningskriterier.

11 [37] (2) Lägsta pris Beskriv vad som ska ingå och hur leverantörerna ska ange priset, t.ex. totalt pris för hela uppdraget, pris per månad, pris per timme eller levererad produkt. Ange också betalningsvillkoren, eftersom de kan påverka prisbilden. Man kan beakta kvalitet, miljöegenskaper, livscykelkostnader etc. även när lägsta pris tillämpas. Men ange dem då i form av relevanta krav (ska-krav) som leverantören måste uppfylla men som inte utvärderas. Tänk noga igenom tilldelningskriterierna Tilldelningskriterierna måste ha ett samband med den vara eller tjänst som upphandlas. Ange hur tilldelningskriterierna viktas eller rangordnas Ge gärna exempel på hur utvärderingsmodellen fungerar praktiskt. Simulera utvärderingsmodellen På så sätt säkerställs att rätt resultat uppnås. LAGHÄNVISNING: 12 kap 1 LOU, Om de alternativa grunderna för tilldelning av kontrakt. 12 kap 2 LOU, Om viktning av tilldelningskriterierna. 1.1.6 Kontraktsvillkor I kontraktsvillkoren (avtalsvillkoren) anges bland annat hur betalning kommer att ske, vilka faktureringsvillkor som gäller och hur ersättningen kan ändras under kontraktstiden (så kallad prisjustering). Här anges även de villkor som gäller om betalningen inte tillhandahålls i tid. Ibland kan det vara bra att hänvisa till ett standardavtal, till exempel ALOS05 (allmänna bestämmelser vid leverans av varor till offentliga sektorn). Man kan också hänvisa till ett annat standardavtal om vissa frågor inte regleras särskilt i avtalet eller i köplagen (1990:931) Avtalet kan innehålla följande klausuler: Avtalsparter Avtalsperiod med angivande av eventuell förlängningsmöjlighet Avtalshandlingar med inbördes rangordning Option

12 [37] Leveransvillkor Ändringar och tillägg under avtalsperioden Kontaktpersoner Ersättningsformer Pris och prisjustering Betalningsvillkor Dröjsmål med betalning Kontroll av leverans Faktureringsvillkor Immateriella rättigheter Begränsning av publicering och marknadsföring Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter Underleverantör Ansvarsförsäkring Force majeure Ansvar vid fel eller brister Skadestånd och viten Hävning Tvistlösning, tillämplig lag Villkor för samarbete (det vill säga hur samverkan ska ske med myndigheten under kontraktstiden). 1.1.7 Kontraktsuppföljning Beskriv hur kraven på varan eller tjänsten kommer att följas upp. Det kan vara praktiskt med en specifik uppföljningsplan som kan användas vid kontraktsuppföljningen. Uppföljningsplanen färdigställs dock först i samband med tecknandet av kontraktet. Bifoga gärna följande till förfrågningsunderlaget: en checklista över de dokument som ska bifogas till anbudet ett separat anbudsformulär som innehåller samtliga krav som ska besvaras.

13 [37] Detta underlättar för leverantörerna att lämna anbud och minskar risken att leverantören av misstag inte besvarar uppställda krav eller inte bifogar efterfrågade bevis och därmed riskerar att diskvalificeras. Uppmana anbudsgivarna att bara svara på det som efterfrågas Informera om att exempelvis broschyrer och annat utan relevans för upphandlingen inte beaktas. 1.1.8 Annonsera (1) Annonsens innehåll Annonser måste följa de upphandlingsrättsliga principerna. Därför ska de uppfylla kraven på likabehandling och proportionalitet. (a) Under tröskelvärdet Annonser om upphandlingar under tröskelvärdet ska innehålla minst följande: uppgifter om föremålet för upphandlingen kontaktuppgifter till den upphandlande myndigheten. (i) Förenklat förfarande Vid förenklat förfarande ska dessutom följande framgå: hur anbud får lämnas den dag då anbudet senast ska ha kommit in till vilken dag anbudet ska vara bindande. (ii) Urvalsförfarande Vid urvalsförfarande ska dessutom följande framgå: hur anbudsansökan ska lämnas in den dag ansökan senast ska ha kommit in. I ansökningsinbjudan anges hur många leverantörer som planeras att bjudas in. Bestäm antalet utifrån vad som ska upphandlas och vad som krävs för att uppnå en effektiv konkurrens. (b) Vanlig information Följande information är vanlig i annonser: rubrik CPV-kod sammanfattning av upphandlingen verksamhet som upphandlingen avser

14 [37] upphandlande myndighet plats för fullgörande av upphandlingen kontaktpersoner och ombud sista anbudsdag förfarande typ av dokument diarienummer eller ärendebeteckning De flesta myndigheter använder sig av elektroniska databaser för att annonsera upphandlingar. I databasen fyller man i relevanta uppgifter om upphandlingen i ett färdigt annonsformulär och annonsen skapas automatiskt. Exempel på svenska elektroniska databaser där upphandlande myndigheter kan publicera annonser: E-avrop - http://www.e-avrop.com Licitio http://www.licitio.se Mercell - www.mercell.se Offentliga upphandlingar - www.offentligaupphandlingar.se VISMA OPIC - www.opic.se Primona - www.primona.se Det kan finnas ytterligare databaser. Annonser som publiceras i en databas sprids ofta till andra databaser. Lägg gärna även ut upphandlingen på den egna myndighetens webbplats. Det underlättar för leverantörerna. Utforma annonsen så att den skapar intresse hos leverantörerna för att delta i upphandlingen. Skicka in annonsen i rätt tid. Om den skickas sent på eftermiddagen kanske den publiceras först dagen därpå. (2) Över tröskelvärdet Vid upphandling över tröskelvärdet är det obligatoriskt att använda blanketterna, som kan nås på webbplatsen www.simap.europa.eu. Bestämmelser om annonsering av upphandlingar över tröskelvärdet finns dels i 7 kap. LOU, dels i Upphandlingsförordningen (2011:1040). LAGHÄNVISNINGAR:

15 [37] 15 kap. 4 LOU, Annonsering vid förenklat förfarande 15 kap. 4 LOU, Annonsering vid urvalsförfarande 15 kap. 5 LOU, Innehåll i annons (3) Frågor från leverantörer För att få in korrekta och kompletta anbud måste leverantörerna ha all nödvändig information om upphandlingen och ha förstått den. Därför ska leverantörerna alltid ha möjlighet att ställa frågor och få svar. (a) Frågor och svar Förtydliga och svara på frågor om förfrågningsunderlaget så tidigt som möjligt. Lämna kompletterande upplysningar senast sex dagar före sista anbudsdag (under förutsättning att du fått frågan i god tid). Ange gärna ett sista datum för att ta emot frågor, så att alla anbudsgivare hinner läsa svaren innan de lämnar in sina anbud. (b) Lämna kompletterande upplysningar När kompletterande information lämnas, var uppmärksam på att samtliga anbudsgivare som tagit del av förfrågningsunderlaget, eller kommer ta del av det, får tillgång till den. Svara till exempel på myndighetens webbplats, via annonsorganet eller via upphandlingssystemet. (c) Förtydliga annonsen eller förfrågningsunderlaget Mindre förtydliganden eller rättningar kan göras om annonsen eller förfrågningsunderlaget har brister. Men förutsättningarna för upphandlingen får inte förändras väsentligt. Vad som avses med väsentlig förändring beror på omständigheterna i den enskilda upphandlingen. En måttstock kan vara om en leverantör som avstått från att lämna anbud, efter ändringen bedömer att upphandlingen är av intresse. LAGHÄNVISNINGAR: 15 kap. 10 LOU, Om kompletterande upplysningar 1.1.9 Anbudsöppningen Anbuden ska förvaras oöppnade tills anbudstiden är slut. Absolut sekretess råder tills beslutet har fattats om tilldelning, att avbryta eller att göra om upphandlingen.

16 [37] Anbud ska öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens slut. Minst två personer från den upphandlande myndigheten ska närvara. Alla anbud ska föras upp i en förteckning som ska signeras av de närvarande. Anbudsgivaren eller anbudssökanden får inte delta vid öppningen, men de får begära att en person utsedd av en handelskammare närvarar. Alla anbud som kommit in i rätt tid ska prövas. LAGHÄNVISNINGAR: 15 kap. 11 LOU, Om mottagande och öppnande av anbud 15 kap. 15 LOU, Om prövning av anbudsansökningar och anbud 1.1.10 Kvalificering av leverantören Vissa omständigheter medför att anbudsgivaren måste uteslutas. Andra omständigheter medför att anbudsgivaren får uteslutas men bara om myndigheten har angett det i förfrågningsunderlaget. (1) Anbudsgivaren måste uteslutas Leverantören måste uteslutas från upphandlingen om den till exempel dömts för allvarlig ekonomisk brottslighet. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Kontrollera om det finns skäl att utesluta en leverantör bara om du har skäl för misstankarna. Leverantören ska då kunna visa att misstankarna är obefogade. (2) Leverantören får uteslutas Den upphandlande myndigheten får själv bestämma reglerna för uteslutning. Ange dem i så fall i förfrågningsunderlaget. Om du formulerar dem som krav måste myndigheten pröva dem. En upphandlande myndighet får utesluta en leverantör om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande är dömd för brott i yrkesutövningen har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta inte har betalat socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker

17 [37] i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen är dömd för brott i yrkesutövningen. (3) Kontrollera skatter och socialförsäkringsavgifter Kontrollera att anbudsgivarna har fullgjort sina skyldigheter vad gäller inbetalning av socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige genom att hämta in uppgifter från Skatteverket. Visar kontrollen att det finns en anmärkning ge leverantören möjlighet att visa att det inte finns skäl för uteslutningen. Leverantören kan exempelvis ha betalat skatter eller upprättat en avbetalningsplan för en skatteskuld. LAGHÄNVISNINGAR: 10 kap. 1 LOU, Omständigheter som måste medföra uteslutning. 10 kap. 2 LOU, Omständigheter som får medföra uteslutning. 15 kap. 13 LOU, Om kontroll och uteslutning av leverantör 15 kap. 13a LOU, Om uppgifter om skatt och socialförsäkringsavgifter. 1.1.11 Rättelse, förtydligande eller komplettering av anbud Man kan tillåta rättelse, förtydligande eller komplettering om man anser att det finns en brist i ett anbud eller i en anbudsansökan. Det är alltid den upphandlande myndigheten som avgör om rättelser, förtydliganden eller kompletteringar ska tillåtas. Men en leverantör kan alltid framföra önskemål. (1) Bara vissa rättelser, förtydliganden och kompletteringar är tillåtna Ibland kan ett anbud eller en ansökan om att lämna anbud innehålla en uppgift som är uppenbart felaktig i form av en felskrivning, en felräkning eller något annat uppenbart fel. Då får den upphandlande myndigheten tillåta att anbudsgivaren eller anbudssökanden rättar felet. Den upphandlande myndigheten kan också begära att anbudet eller en ansökan om att lämna anbud förtydligas eller kompletteras. Men det gäller bara om det sker utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.

18 [37] Tänk på att en komplettering eller ett förtydligande inte får innebära att tidigare lämnade uppgifter ersätts med nya. Bara mindre sakuppgifter får tillföras. Undantag är uppgifter av enklare karaktär såsom ett felaktigt telefonnummer. Däremot är det tillåtet att konkretisera redan lämnade uppgifter. Om myndigheten medger kompletteringar eller förtydliganden måste möjligheten vara lika för samtliga anbudsgivare. Anbudsgivarna måste förtydliga eller komplettera innan beslutet om tilldelning fattas. Utnyttja möjligheten till rättelse, förtydliganden och komplettering av anbud, om det kan leda till en effektivare konkurrens i den aktuella upphandlingen. LAGHÄNVISNINGAR: 15 kap. 12 LOU, Om rättelse av fel, förtydligande och komplettering. 1.1.12 Krav på ekonomisk ställning, teknisk och yrkesmässig kapacitet Leverantörskvalificeringen ska följa de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. I detta skede av upphandlingen ska leverantörerna kontrolleras om de uppfyller kraven på: ekonomisk ställning teknisk och yrkesmässig kapacitet En leverantör som inte uppfyller kvalifikationskraven ska inte gå vidare i anbudsprövningen. Vid leverantörskvalificeringen avgörs bara om leverantören uppfyller kraven. Om kraven klaras med stor eller liten marginal saknar därför betydelse. (1) Hänvisning till andra företags kapacitet En leverantör kan uppfylla kraven på teknisk och yrkesmässig kapacitet genom att hänvisa till ett annat företags kapacitet. Då måste det finnas ett bevis för att leverantören förfogar över de angivna resurserna när avtalet ska fullgöras, som exempelvis ett avtal med en underleverantör. (2) Begränsa kontrollen av uppgifter Den upphandlande myndigheten får begränsa kontrollen av intyg, certifikat, betyg och andra handlingar om leverantörernas lämplighet. Vid förenklat förfarande kontrollera före förhandling eller tilldelning av avtal. Vid urvalsförfarande eller konkurrenspräglad dialog kontrollera innan leverantören får en inbjudan att lämna anbud eller delta i dialogen.

19 [37] Den administrativa bördan minskar om du bara kontrollerar de leverantörer som kan bli aktuella för avtal. Men tänk på att upphandlingsprocessen fördröjs om de utvalda leverantörerna sedan inte uppfyller ställda krav. LAGHÄNVISNINGAR: 15 kap. 13b LOU, Begränsad kontroll 15 kap. 15a LOU, Tillgång till andra företags kapacitet 1.1.13 Pröva och utvärdera anbudet (1) Vilka uppgifter ska bedömas? Bedöm bara de uppgifter som anbudsgivaren har lämnat i sitt anbud och vid eventuella kompletteringar, förtydliganden eller förhandlingar. Andra uppgifter får inte bedömas, exempelvis om du eller en kollega har upplysningar som gör en leverantörs erbjudande mer attraktivt än vad som framgår av anbudet. (2) Pröva anbud Kontrollera att leverantören uppfyller kraven på varan eller tjänsten. Alla krav i förfrågningsunderlaget måste uppfyllas. Även övriga krav och villkor, som exempelvis kommersiella villkor, måste accepteras eller uppfyllas av leverantören. Anbud som inte uppfyller kraven får inte antas. (3) Utvärdera anbud Utvärdera de kvarvarande anbuden (det vill säga anbud som uppfyller samtliga ställda krav på varan eller tjänsten enligt vad som ställts i förfrågningsunderlaget) utifrån de grunder som myndigheten valt för tilldelningen av avtalet. De två grunderna är: Lägst anbudspris. Priset är det enda som avgör anbudet med lägst pris ska antas om samtliga krav och villkor är uppfyllda vid prövningen av anbudet. Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Utvärdera anbuden utifrån tilldelningskriterierna och utvärderingsmodellen. Det anbud som efter utvärdering är det mest ekonomiskt fördelaktigt ska antas. Det är inte tillåtet att frångå de valda tilldelningskriterierna eller utvärderingsmodellen, eftersom det strider mot kravet på förutsebarhet.

20 [37] (4) Onormalt låga anbud Om priset som leverantören angivit i anbudet är onormalt lågt kontakta anbudsgivaren skriftligen och be om en förklaring. Den upphandlande myndigheten är skyldig att ge leverantören en sådan möjlighet. Det är alltså leverantören som har bevisbördan för att motivera det låga priset. Det kan dock finnas godtagbara förklaringar. Exempel på sådana är att leverantören: kan utnyttja särskilt kostnadseffektiva metoder kan utnyttja tekniska lösningar eller ovanligt gynnsamma förhållanden för att fullgöra kontraktet har fått möjlighet att erhålla statligt stöd. Förkasta anbudet om du inte får ett tillfredsställande svar. LAGHÄNVISNINGAR: 15 kap. 16 LOU, Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt 15 kap. 17 LOU, Onormalt lågt anbud 12 kap. 3 LOU, Onormalt lågt anbud med exempel på motiverade situationer 1.1.14 Avbryta en upphandling Du får avbryta en upphandling om: det finns sakliga skäl avbrytandet följer de upphandlingsrättsliga principerna. Det finns inget i LOU som reglerar när en påbörjad upphandling får avbrytas utan förutsättningarna för att avbryta en upphandling har utvecklats av domstolarna. Det är den upphandlande myndigheten som ska bevisa att det faktiskt föreligger sakliga skäl för avbrytande. Sakliga skäl för att avbryta har av domstol ansetts vara exempelvis bristande konkurrens, oförutsedda händelser, felaktigt utformad utvärderingsmodell och ett alltför högt pris. (1) Bristande konkurrens Man får avbryta upphandlingen om bara en leverantör återstår efter leverantörskvalificeringen. Däremot är det inte obligatoriskt att avbryta upphandlingen.

21 [37] (2) Oförutsedda händelser Oförutsedda händelser kan vara skäl för att avbryta upphandlingen. Ett exempel kan vara om verksamhetsbehovet förändrats på grund av händelser i omvärlden. Förutsättningarna för den upphandlande myndighetens verksamhet kan också ha ändrats. (3) Felaktigt utformad utvärderingsmodell Man får avbryta upphandlingen om utvärderingsmodellen i förfrågningsunderlaget lett till att det vinnande anbudet inte ger det affärsmässigt bästa resultatet. Mindre felaktigheter i förfrågningsunderlaget är däremot inte skäl att avbryta upphandlingen. (4) Alltför högt pris Man får avbryta upphandlingen om budgeten överskrids för att varan eller tjänsten blev dyrare än beräknat. Den upphandlande myndigheten måste kunna visa att anbudspriserna verkligen överstiger de budgeterade medlen. Se till att detta framgår av förfrågningsunderlaget, så säkerställs kravet på förutsebarhet och öppenhet för leverantörer. Ett sätt att undvika en sådan situation är att inför upphandlingen göra en noggrann bedömning av vad upphandlingen kommer att kosta. (5) Underrätta anbudsgivarna Underrätta de leverantörer som lämnat anbud om upphandlingen avbryts. Ange alltid skälen för beslutet. Som upphandlande myndighet har man en skyldighet att just informera om sådant beslut och skälen till detta. (6) Överklaga beslutet En leverantör kan överklaga beslutet att avbryta upphandlingen i förvaltningsrätten. En begäran om överprövning måste ske innan tidsfristen (avtalsspärren) har löpt ut (minst 10 eller 15 dagar). Tidsfristen räknas från den dag den upphandlande myndigheten har skickat underrättelse om beslutet och angett skälen för detta. Den påföljande dagen är den första dag som räknas vid beräkningen av tidsfristens längd. Om man inte skickat underrättelsen om beslutet till samtliga anbudsgivare samma dag, utgår man ifrån dagen då den sista underrättelsen skickades.

22 [37] LAGHÄNVISNINGAR: 15 kap. 19 LOU, Underrättelse om beslut om avbrytande 16 kap. 12 LOU, Ansökan om överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling 1.1.15 Underrättelse Efter att ha prövat anbuden beslutar myndigheten om vilken/vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet. Underrätta snarast samtliga anbudsgivare och anbudssökanden. Det gäller även vid beslut om att avbryta upphandlingen eller göra om den. Om underrättelsen är ofullständig kan det leda till att möjligheten till prövning i domstol fortsätter. En fullständig underrättelse ska: vara skriftlig informera om vald leverantör ange skälen till beslutet informera om den eventuella avtalsspärrens längd (minst 10 dagar). (1) Upphandlingens sekretess hävs I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet om tilldelning hävs den absoluta sekretessen. Det gäller även om upphandlingen avbryts eller görs om. Även om den absoluta sekretessen hävs kan vissa handlingar fortsätta att omfattas av sekretess. Två vanliga skäl är: om leverantören lider skada, till exempel för att uppgifter röjs om driftseller affärsförhållanden om det allmänna kan antas lida skada om uppgifter röjs. Man kan normalt inte sekretessbelägga priset i det vinnande anbudet. Om grund för sekretess föreligger eller inte ska alltid prövas vid en begäran att få ut allmänna handlingar.

23 [37] LAGHÄNVISNINGAR: 15 kap. 19 LOU, Underrättelse om beslut om kontraktstilldelning 19 kap. 3, Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling 31 kap. 16, Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling 1.1.16 Teckna avtal Avtal kan tecknas när: beslutet om tilldelning har fattats och tidsfristen för avtalsspärren har löpt ut. (1) Avtalsspärr Inga avtal får ingås under den period som avtalsspärren gäller. Under avtalsspärren kan anbudsgivarna överklaga beslutet. Avtalsspärren gäller i minst 10 dagar från det att underrättelsen om tilldelningsbeslutet skickats med ett elektroniskt medel, till exempel e-post eller telefax. Om beslutet meddelas på ett annat sätt, exempelvis via vanligt brev, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. Myndigheten kan tillämpa en längre avtalsspärr men aldrig kortare än minst 10 eller 15 dagar från att tilldelningsbeslut skickats. Avtalsspärren gäller inte: vid direktupphandling eller tilldelning av avtal genom avrop från ramavtal. Man kan även besluta om en frivillig avtalsspärr under vissa förhållanden. (2) Beräkna avtalsspärrens längd Dag 0 är dagen när underrättelsen om tilldelningsbeslutet skickas och avtalsspärren börjar gälla. Därefter följer minst 10 eller 15 dagar när avtalsspärren råder. Dag 11 eller 16 kan avtalet tecknas. Om avtalsspärrens sista dag infaller på en lördag, söndag eller helgdag förlängs avtalsspärren till och med nästkommande vardag (den så kallade söndagsregeln). Om sista dagen för avtalsspärren exempelvis är en söndag förlängs avtalsspärren till och med måndag. Det betyder att avtalet kan tecknas först nästkommande vardag, det vill säga på tisdag i det här fallet. Om en leverantör överklagar hos förvaltningsrätten innan avtalsspärren har löpt ut, förlängs avtalsspärren automatiskt. Den förlängda avtalsspärren upphör att

24 [37] gälla först 10 dagar efter att förvaltningsrätten har avgjort målet. Om avtalet har slutits i strid mot avtalsspärren kan man överklaga avtalets giltighet. (3) Avtal ingås genom att avtalet skrivs Avtalet ingås genom att behöriga företrädare för bägge parter undertecknar avtalet i två likalydande exemplar. Förutsättningarna för hur ett avtal ingås bör tydligt framgå av förfrågningsunderlaget eller tilldelningsbeslutet. Det blir då tydligt för den antagna leverantören att det inte är tilldelningsbeslutet som är den bindande accepten på det lämnade anbudet utan avtalet. (4) Avtalets innehåll Avtalet ska baseras på innehållet i: annonsen förfrågningsunderlaget anbudet resultatet av eventuell förhandling samt rättelse, förtydligande eller komplettering. Några övriga ändringar eller tillägg får inte göras. LAGHÄNVISNINGAR: 16 kap. 1 LOU, Avtalsspärr 16 kap. 2 LOU, Undantag från avtalsspärr 1.1.17 Avsluta upphandlingsprocessen (1) Arkivering När upphandlingen är avslutad ska handlingarna förvaras på ett betryggande sätt i minst fyra år från den dag avtalet tilldelades. Arkiveringen gäller följande handlingar: anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar anbudsförteckningar sammanställningar protokoll och liknande handlingar. Många upphandlande myndigheter är skyldiga att bevara handlingar längre och i större omfattning. Anledningen är att de flesta upphandlande myndigheter inte bara följer LOU, utan också arkivlagen och Riksarkivets mer detaljerade föreskrifter. Enligt bokföringslagen ska handlingar som räknas som räkenskapsinformation från upphandlingar bevaras i sju år.

25 [37] (2) Efterannonsering Upphandlingar av B-tjänster över tröskelvärdena ska efterannonseras i ett särskilt annonseringsformulär i TED (Tenders Electronic Daily), EU:s databas för meddelande om upphandlingar. Upphandlingar under tröskelvärdena behöver inte efterannonseras. Men myndigheten kan frivilligt göra det. Syftet är att förkorta tidsfristen för leverantörer att överklaga ett avtals giltighet från 6 månader till 30 dagar. Den möjligheten gäller alla typer av upphandlingar som omfattas av LOU. LAGHÄNVISNINGAR: 15 kap. 20 LOU, Arkivering 15 kap. 21 LOU, Efterannonsering av B-tjänster överstigande tröskelvärdena

26 [37] 2. Avtalsförvaltning En upphandlande myndighet har mycket vinna på att aktivt arbeta med avtalsförvaltning. Det ger goda förutsättningar för att nå de mål som satts upp i den genomförda upphandlingen. Avtalsförvaltning innebär förutom avtalsuppföljning intern administration, som exempelvis att registrera avtalet i en avtalsdatabas, samt att hantera eventuella förlängningar och prisjusteringar. Avtalsförvaltning innebär även att styra organisationens köp till leverantören som organisationen har avtal med. Den interna styrningen sker bland annat genom informationsinsatser om avtalet samt genom att förenkla beställningsvägar. 2.1.1 Avtalsförvaltning genom hela inköpsprocessen Arbetet med avtalsförvaltning är cykliskt och hanteras genom hela inköpsprocessen. Den upphandlande myndigheten bör planera inför avtalsförvaltningen redan under förstudien, i strategifasen inför en upphandling. I förstudien finns ofta lärdomar att hämta från tidigare avtalsperiod, det vill säga tidigare avtalsförvaltning. 2.1.2 Därför är det viktigt med avtalsförvaltning Avtalsförvaltningen syftar till att: säkerställa att kvaliteten på utförda varor eller tjänster håller avtalad nivå säkerställa att skattemedel används på bästa möjliga sätt

27 [37] uppnå verksamhetsmål uppnå en affärsmässig relation mellan upphandlande myndighet och leverantör god konkurrens på lika villkor för leverantörer då kraven i genomförd upphandling följs upp. 2.2 Anpassa avtalsförvaltningen I arbetet med att sätta en struktur för avtalsförvaltningen bör en uppföljningsprocess som är anpassad för den egna organisationen tas fram. 2.2.1 Ta fram en process för avtalsförvaltning Ansvaret för avtalsförvaltningen kan ligga på upphandlingsfunktionen, beställarfunktionen eller på en annan utsedd funktion hos den upphandlande myndigheten. Den övergripande processen för avtalsförvaltning bör beskriva vilka steg och aktiviteter som ska genomföras samt vilka roller och ansvar som kopplas till respektive steg. I detta arbete kan följande processbeskrivning utgöra en utgångspunkt: Upphandlingsmyndighetens vägledning om avtalsförvaltning täcker alla delar i den presenterade processen.

28 [37] 2.2.2 Gör en avtalsklassificering Syftet med avtalsklassificering är att fastställa rätt ambitionsnivå samt vad fokus bör ligga på i förvaltningen av respektive avtal. Detta för att säkerställa att avtalen hanteras ändamålsenligt utifrån deras värde och komplexitet. 2.2.3 Gör en riskanalys För att skapa en stabilare förvaltningsprocess och arbeta proaktivt kan en riskanalys genomföras. De risker eller hinder som kan finnas inför avtalsförvaltningen kan vara av olika slag. I riskanalysen identifieras eventuella hinder för avtalsförvaltningen samt risker som påverkar leveranserna. I riskanalysen listar den upphandlande myndigheten möjliga risker och förslag för hur dessa ska hanteras om de skulle inträffa. Följande punkter kan ingå i en process för att arbeta med riskanalys: 3. Identifiera vilka risker som finns. 4. Uppskatta skada om risken skulle inträffa. 5. Identifiera orsaker till att risken kan uppstå. 6. Ta fram en åtgärdsplan. 2.2.4 Ta fram mallar Att använda standardiserade mallar i avtalsförvaltningen underlättar och leder till tidsbesparing och kvalitetssäkring. Exempel på mallar som kan tas fram för ett effektivare arbete är: checklistor för administrativa uppgifter inför uppstart och avslut av avtal förlängning av avtal ändringar av/tillägg till avtal avropsmall prisjustering plan för avtalsförvaltningen aktivitetsplan mätning och rapportering av statistik/övergripande nyckeltal (exempelvis avtalstrohet) utvärdering av avtalsperiod.

29 [37] De mallar som ska användas av andra medarbetare i organisationen kan med fördel göras tillgängliga på ett intranät. 2.3 Avtalsklassificering Avtalsklassificering syftar till att prioritera hur en organisations avtal ska följas upp. Ett verktyg för att klassificera avtal är Kraljics matris. Matrisen utgår ifrån två axlar; betydelse och risk. Begreppet betydelse innebär främst varan/tjänstens pris och betydelse för organisationen. Risk innebär främst en bedömning av varans/tjänstens och marknadens komplexitet. Utifrån var avtalet placeras i matrisen föreslås ett anpassat sätt att förvalta det. Placeringen i matrisen kan ske utifrån en bedömning av olika parametrar. Parametrarna kan användas både fristående och inom ramen för matrisen. Exempel på parametrar är: Försörjningsrisker. Vilka är riskerna för att ett leveransstopp inträffar och hur stora är dessa risker? Hur verksamhetskritiskt avtalet är. Kan verksamheten bedrivas trots ett tillfälligt leveransstopp och hur stor påverkan skulle leveransstoppet ha på den upphandlande myndigheten? Marknadstillgång. Hur ser tillgången ut på marknaden för aktuella varor/tjänster? Är konkurrensen god och utbudet stort? Avtalets värde. Om inköpsvolymen för varorna/tjänsten är hög bör en större vikt läggas på dels att säkerställa avtalets kostnadseffektivitet dels att där så är möjligt arbeta med aktiviteter för att nå besparingar. Varans/tjänstens komplexitet. Om varorna/tjänsterna är komplexa behöver ofta en mer omfattande kontroll av kvalitet genomföras vilket kräver ett närmare samarbete med leverantören. Säkerhetsaspekter. Är levererade varor/tjänster säkerhetskritiska, finns det med anledning av avtalet många säkerhetsaspekter (exempelvis ITrelaterade) att ta hänsyn till i organisationen? Implementering av ny leverantör. Hur omfattande är implementeringen av en ny leverantör i organisationen? Kräver den en omfattande resursinsats?

30 [37] Antal beställare. Om många personer förutses beställa från avtalet, behöver tydliga och enkla beställningsvägar säkerställas. Antal användare. I det fall många användare finns till avtalet eller om det upphandlats till tredje part, finns det fler personer att involvera i uppföljningen. Avtalets giltighetstid. Kortare avtal som resulterar i en leverans kräver i regel inte lika gedigen avtalsuppföljning som ett ramavtal som ska försörja organisationen under en längre avtalstid. I bedömningen av parametrarna bör personer med sakkompetens inkluderas. Detta för att de ofta har god kännedom om marknaden, om hur varan eller tjänsten nyttjas i organisationen och om hur verksamhetskritisk den är. 2.4 Planera avtalsförvaltningen När anpassningen av avtalsförvaltningen är genomförd arbetas en struktur för avtalsförvaltning fram. Hur strukturen ska se ut och vad den ska innefatta kan specificeras i en plan för avtalsförvaltning Planen ska vara ett stöd i den kontinuerliga uppföljningen och tydliggörvad som ska genomföras i avtalsförvaltningen, vem som ansvarar för att genomföra det och när det ska genomföras. Planen är främst ett verktyg för den person som ansvarar för att genomföra uppföljningen, men bör också delas med andra som ska involveras i arbetet. Aktiviteterna kan ske med olika frekvens beroende på vilka behov som finns, exempelvis månadsvis, halvårsvis eller årligen. Eftersom aktiviteterna ofta blir många och dessa utförs med olika intervall bör en tidsplan fastställas. Planen för avtalsförvaltning kan ha olika benämningar i olika organisationer. Dess struktur och innehåll kan variera. 2.4.1 Uppföljningsmetoder Beroende på vilka krav som ställts i förfrågningsunderlaget kan exempelvis följande metoder användas för uppföljning: uppföljningsmöten med leverantör mätning av kvalitet genom exempelvis indikatorer eller nyckeltal stickprovskontroll av exempelvis fakturor

31 [37] enkätundersökning (till leverantör, beställare eller tredje part, exempelvis patienter) uppföljning av egenrapportering från leverantör (kan vara direkt till upphandlande myndighet eller exempelvis nationella kvalitetsregister) uppföljning av ledningssystem för miljö och kvalitet anmälda eller oanmälda uppföljningsbesök hos leverantören revisioner på förekommen anledning eller slumpvis revision av en leverantör. 2.4.2 Kommunikation En tydlig kommunikation bidrar till en god och affärsmässig relation mellan upphandlande myndighet och leverantör. Det underlättar arbetet med att förvalta och följa upp avtalet. För att kunna förvalta avtalet på bästa sätt behöver den upphandlande myndigheten utse en ansvarig kontaktperson för respektive avtal, detsamma gäller för leverantören. Inför avtalsstart samt under avtalsperioden är det viktigt att ha kontinuerliga möten tillsammans med leverantören för att följa upp avtalet. Hur ofta dessa möten bör hållas beror på vad som framgår av avtalet och de behov som finns hos den upphandlande myndigheten och leverantören. Beroende på avtalets karaktär finns det behov av att informera olika parter om avtalet: (1) Information internt Intern information kan exempelvis omfatta hur avtalet ska registreras i organisationens avtalsdatabas, hur man avropar/beställer, samt vilket stöd som kan erhållas vid avrop eller vid bristfällig leverans. (2) Information till leverantörer Inför avtalsstart eller vid förslag på förändringar i uppdraget, kan det vara lämpligt att bjuda in leverantörer till ett informationsmöte. (3) Information till allmänheten Om avtalet utgör en tjänst som ska nyttjas av tredje part, exempelvis brukare, bör information om avtalet ges på ett lättbegripligt sätt till denna grupp. Informationen kan till exempel handla om vad som ingår i tjänsten och hur avrop från avtalet genomförs.

32 [37] 2.5 Genomför uppföljningen Arbetet med uppföljning av avtalet pågår under hela avtalstiden och ibland även efteråt, exempelvis vid garantiåtaganden hos leverantören. Vad som ska följas upp avgörs av ställda krav i upphandlingen, avtalsvillkor och organisationens behov. Den upphandlande myndigheten är skyldig att följa upp de krav som ställts i upphandlingen. Uppföljningen inkluderar följande delar: krav på leverantören (kvalificeringskrav) krav på tjänsten utvärderingskriterier (LOU) övriga kontraktsvillkor. 2.5.1 Krav på leverantören Uppföljning av ekonomisk status samt skattestatus Leverantörens ekonomiska status och skattestatus bör följas upp kontinuerligt under avtalsperioden. Syftet med att kontrollera ekonomisk status är att försäkra sig om att leverantören har en tillräckligt stabil ekonomi för att kunna utföra sitt uppdrag. (1) Uppföljning av övriga kvalificeringskrav Med övriga kvalificeringskrav avses till exempel uppföljning av krav på särskild yrkeskompetens eller teknisk kapacitet. 2.5.2 Krav på tjänsten (1) Uppföljning av volym och pris Den upphandlande myndigheten bör löpande följa upp volym och pris för alla avtal. Uppföljning av pris sker vanligtvis genom granskning av fakturor Löpande uppföljning av volym kan uppmärksamma avvikande ökning eller minskning av levererad volym. Uppföljning av volym är av särskild vikt i de fall en ersättningsmodell med rörlig ersättning/prestationsersättning tillämpas. (2) Uppföljning av kvalitet Kvalitet kan följas upp på flera sätt. Hur kvalitet definieras och hur uppföljningen ska ske beror på vilka krav som ställts i upphandlingen. Uppföljning av kvalitet kan exempelvis ske genom enklare mätningar av antal felanmälningar eller genom