FRÅGOR & SVAR IdrottOnline IOL januari 2012 1. Vi har en hemsida och administrationssystem som kräver lite underhåll och är anpassat till våra behov. Det gör att vi inte ser något behov av att ha något annat system, då vi kan få fram efterfrågade rapporter för t.ex. LOK-stöd. Vad kan IOL locka med för funktioner idag för att vi bara ska ha det systemet? Se IdrottOnline som ett komplement till ert befintliga system, detta skall dock vara i enlighet med SF ets inriktning/beslut om IdrottOnline. Inom administration och kommunikation erbjuder IdrottOnline bl.a. Administration LOK (SMS rapportering) Idrottslyftansökan, E-bokföring, Utbildningsmodul, Kommunikation/hemsida Kopplad över hela idrotten (SF, SDF, Förening), delning med sociala medier, nyhetsbrev, Community för idrotten 2. Varför är IOL så låst och inte tillåter databasutbyten mellan administrativa system av t.ex. närvaroregistrering? Det enda vi kan importera är medlemsregister. Det handlar om idrottens trovärdighet och att en medlem i en förening kan vara med i andra föreningar och dessutom finns det många föreningar som har medlemskap i flera SF. Att med idrottens komplexa bild ha olika system för samma sak är ohållbart både användarmässigt och ekonomiskt. När det gäller utbyte av data idag så finns det bara när det gäller SF:s egna tävlingsadministrativa system där man har möjlighet att utbyta data mot rollen aktiv i idrott. 3. När kommer det att vara möjligt? Till sommaren? Vi måste gemensamt se över vad som vill göras, därefter kan vi göra en tidsplan. 4. Varför finns det inte funktioner som gör att vi i IOL kan rapportera den information RF efterfrågar utan att vi måste redovisa det där? Återkom gärna med vilka funktioner ni syftar på. 5. Vad gör RF åt tillgängligheten av IOL? Fortfarande idag är det väldigt tungt att jobba i det? IOL är ett webbaserat system vilket gör det tillgängligt överallt där man har en dator med internet koppling. Prestandan var ett fokus område för 2011-2012och flera förbättringar har gjorts och kommer att pågå även under 2012. 6. Varför måste import göras med personnummer och lagras i IOL? Personnummer är för att kunna säkerställa att det inte blir dubbletter i systemet. Systemet använder endast personnummer för att skapa ett unikt IdrottsID som är det ID som identifierar en person oavsett hur många föreningar eller förbund den har samröre i. 1 (5)
7. När ska IOL bli användarvänligt, intuitivt och ett stöd till föreningarna och inte en blockering och ett irritationsmoment? Återkoppla gärna med konkreta exempel och önskemål 8. Hur kan du enkelt uppdatera medlemskap för aktuell medlemsperiod för t.ex. 900 medlemmar? Återkoppla gärna med en beskrivning om vad ni menar med uppdatera medlemskap syftar detta till nästa års avgifter? 9. När kommer en förbättrad hantering av medlemskap i IOL? Återkoppla gärna med konkreta exempel och önskemål på hur hanteringen skulle kunna se ut. 10. Hur kan IOL förbättras så att det blir enklare att hitta information på RF, SISU och dess IF m.fl.? (Det enda som slår det idag är microsofts hemsida...) Återkoppla gärna med exempel på vilken sorts information ni söker, Ett övergripande kommunikationsarbete pågår för hela RF och vi tar tacksamt emot tankar och förslag. 11. Varför kan inte SDF och föreningar uppdatera sina egna uppgifter utan måste vända sig till IOL s support för det? idrottonline.se & idrottonline.se/forbund för hur detta görs för klubb respektive SDF 12. Varför kan vi inte själva lägga in styrelseledamöter i IOL utan måste vända oss till supporten för att göra det? idrottonline.se & idrottonline.se/forbund för hur detta görs för klubb respektive SDF 13. Varför kan vi som klubb inte själva uppdatera våra egna föreningsuppgifter uppgifter? idrottonline.se & för hur detta görs för klubben 14. Var hittar du vilken support du ska vända dig till, du blir ju bollad runt till olika supporter ibland? Via idrottonline.se så finns informationen. Telefontider via 08-699 61 50 tisdagar 8:30-12:00, onsdagar - torsdagar 12-16 Övrig tid så hänvisas det till att skicka mail till: Klubb helpdesk@rf.se Förbund forbund@rf.se 2 (5)
15. Varför får vi inte behålla vårt domännamn i IOL utan får ett baserat på IOL? Detta försvårar sökträffar för de som är intresserade av våra aktiviteter. Ett pilotprojekt pågår just nu för förbund för att tillgodose detta. Beroende på utfall hoppas vi ha detta i produktion någon gång under årets två första kvartal. 16. Hur kan jag ändra vår hemsida i IOL så att den blir mer dynamisk och användbar än det statiska den har idag? Hemsidan kan ändras med hjälp av CSS-mallar. 17. Varför fungerar det inte att arbeta i IOL i alla webbläsare? IOL stödjer främst Explorer 9 samt firefox 9, då vi bygger på EPiServer som CMS-verktyg så följer vi deras utveckling när det gäller tillgänglighet på webbplatser via olika browsers. 18. När kommer detta att vara åtgärdat? I dagsläget är det främst dessa webbläsare som kommer stödjas 19. Varför kan vi inte ha full behörighet till vår IOL sida utan måste begära hjälp från supporten t.ex. om fler som ska ha högsta behörighet? Föreningen väljer själv hur många samt vilka inom föreningen som skall ha full behörighet, se manualerna på idrottonline.se & för hur detta görs för klubben. Högsta behörighet sätts på en person i samband med att man startar igång IdrottOnline sedan är det upp till föreningen att bestämma vem eller vilka som ska ha olika roller. 20. Vad är det som ska göra att IOL ska vara bättre än det tidigare IT-projektet KOL som gick i stöpet? Största skillnaden är att IdrottOnline ägs, drivs och utvecklas av idrotten. Detta gör att IdrottOnline från dag ett har byggts utifrån de behov som finns inom idrotten, samt att det är idrotten som själva styr utvecklingen. 21. Vad finns för framtidssäkring i systemet? Hur menar ni? Teknologimässigt bygger IdrottOnline på Microsoftbaserade system rakt igenom och att Microsoft skulle försvinna ser vi inte som ett hot. 22. När kommer användare att kunna registrera sina egna uppgifter i IOL och ändra dem? Det är den registeransvarige i klubben som registrerar personer vid första tillfället, personen som registrerats måste sedan få en inloggning/behörighet av registeransvarige och kan därefter editera sina egna uppgifter 23. Finns det möjlighet att se sina engagemang i IOL som vanlig användare? Alla personer i IOL har tillgång till sin egna min sida där personens alla engagemang, oavsett idrott visas. 3 (5)
24. Är IOL förenligt med PUL för en kontrollerande organisation? Ja, IOL är förenligt med PUL och RF jobbar kontinuerligt med att hitta bästa möjliga lösningar som även tillgodoser PUL. 25. Hantering av personer med skyddad identitet. Hur funkar det när det inte går att importera utan personuppgifter? Krävs det ännu mer manuell handläggning av oss? Vid skyddad identitet får personen ett fiktivt personnummer som kan behandlas i IOL, det blir således ingen extra manuell handpåläggning. 26. Hur ska vi hantera medlemmar som inte vill finnas med i IOL, om de inte skulle godkänna vårt avtal med dem? Detta är upp till varje SF. Vad har beslutats från Danssportförbundet i frågan? 27. Alla VO n inom DSF har egen kalender. Finns det möjlighet att samordna dem, eller måste du lägga upp samma information flera gånger i olika kalendrar? Det går att dela information neråt i hierarkin dvs det SF lägger i sin kalender kan delas ner i hela organisationen men det som läggs i en föreningskalender kan inte delas uppåt till SF eller SDF. 28. Varför är det flödet på nyheter tvåvägs i IOL? Det borde räcka med envägs och lösas med rss-flöden. Jag förstår tyvärr inte frågan, återkom gärna med en tydligare förklaring. 29. Hur gör jag för att importera kalenderhändelser till IOL? Går det? Idag kan man inte importera kalenderhändelser. De går däremot att exportera och/eller synkronisera med sin Outlook 30. Hur kan vi enkelt importera närvaroregistrering för våra kurser och aktiviteter? Utöver LOK-stöds redovisning finns idag ingen funktion för att närvaroregistrera. Återkom gärna med en beskrivning på hur er process ser ut och hur en sådan funktion skulle kunna se ut och i vilket syfte den skulle användas. 31. Hur länge kommer IOL att vara gratis att använda för klubbar? Blir det slut på det när övervägande andel av Idrotts-Sverige finns i systemet? Det finns i dagsläget inga planer på att IdrottOnline Klubb kommer att börja kosta för föreningarna. RS har tagit beslut att det ska vara kostnadsfritt för föreningarna och jag tror inte man kommer förändra det om inte något väldigt allvarligt skulle ske. 4 (5)
32. Hur många föreningar använder IOL fullt ut och inga andra system? 19 344 föreningar har startat sina IOL (november 2011), ca 13 450 föreningar använder systemet (dock inte fullt ut då detta beror mycket på vad deras SF gjort för att hjälpa till med de administrativa tjänsterna som SF har mot föreningarna). Om IdrottOnline är det enda systemet kan vi aldrig svara på då vi omöjligt kan veta om föreningen har andra delar som sköts utanför IdrottOnline, t.ex. administration av nycklar till klubblokal m.m. 33. Vad för typ av avtal har vi med IOL? Mig veterligen har inte vår förening skrivit på något sådant? Avtalet som register ansvarige godkänner i samband med aktivering av sin sida finns att läsa i sin helhet på http://www1.idrottonline.se/omidrottonline/avtalidrottonlineklubb/ 34. Vad innehåller avtalet i så fall? Vilka skyldigheter har IOL mot föreningen? Se svar fån föregående fråga 35. Vad har vi för garantier att inte IOL och RF använder data till andra syften än det vi vill, ev det som finns i avtalet då? I avtalet är det tydligt vad RF, SF, SDF får göra och inte göra. Föreningen ansvarar för sitt medlemsregister och det är endast aktiv i idrott som kan delas med SDF, SF, RF 36. Kan vi kräva skadestånd om IOL bryter mot det? Se RF:s stadgar när det gäller tvister inom idrotten. 5 (5)