Självstudiematerial för information om preanalytiska faktorer vid lab.analyser, inom, LmD. Inom LmD finns laboratorier för klinisk kemi, klinisk mikrobiologi, klinisk patologi & cytologi och transfusionsmedicin, informationen är gemensam för dessa men uppdelad i olika avsnitt som kan läsas vid valfria tillfällen. Syftet är att provtagning och provhantering ska ske på samma sätt, noggrant och med rätt teknik, vid alla vårdinrättningar i Landstinget Dalarna så att vi uppnår högre patientsäkerhet, bättre vårdkvalitet och lägre kostnader. Läs både texten i varje bild och eventuell text under bilderna. Besvara gärna formuläret med frågor på innehållet i detta material för att kontrollera Dina kunskaper! Frågorna finns som en länk i slutet av självstudiematerialet. Gemensamt LmD 1
PREANALYTISKA FAKTORER PREANALYS = FÖRE F ANALYS Faktorer som påverkar p provsvaret, från n beslut om provtagning till dess att analysen av provet påbörjasp rjas Gemensamt LmD 2
PROVSVAR FRÅN N LABORATORIERNA Vägledning till diagnos och behandling = laboratoriemedicins uppdrag! Det är viktigt att provsvar från laboratorierna är korrekta eftersom de ger vägledning till diagnos och behandling av den enskilda patienten, därför görs allt analysarbete mycket noggrant. Bland annat har laboratorierna inarbetade kontrollrutiner som utförs vid varje analystillfälle som kontroll av att provsvaren som lämnar lab är rätt. Men det spelar ingen roll hur noggrant analysen utförs eller vilka kontroller som görs, om något är fel med provet redan innan analysen påbörjas. Gemensamt LmD 3
AVVIKANDE LABORATORIERESULTAT Ca 2/3 beror påp preanalytiska faktorer Inom alla laboratorieverksamheter har vi under många år arbetat med att förbättra och finslipa analysmetoder, mätinstrument, arbetsrutiner och kontroller, så idag är den beräknade andelen felaktiga analysresultat endast någon promille av totala antalet utförda analyser. Våra avvikelserapporter för Landstinget Dalarna och genomförda studier på annat håll visar att de gånger som någon upptäcker felaktiga analysresultat så beror ca 68% på preanalystiska faktorer. Den siffran vill vi gärna minska för att uppnå syftet - högre patientsäkerhet, bättre vårdkvalitet och lägre kostnader. Gemensamt LmD 4
DE VANLIGASTE PREANALYTISKA FELEN Remiss / beställning Feltagna prover / prov saknas Fel patientidentitet De vanligaste preanalytiska felen hittar vi genom att titta på Synergi-avvikelser och här visas de mest frekventa felen: Remiss Beställning är inte skickad eller pappersremissen är fel ifylld eller oläslig. Feltagna prover Felaktiga provkärl (fel storlek, fel typ av provrör), fel hantering (provmängd, blandning) eller förvaring/transport (för gammalt prov). Fel patient-id Handskrivna remisser eller etiketter ofta omkastade siffror i personnummer. Provet taget på fel patient det händer inte så sällan att vi blir ombedda att makulera provsvar! Många preanalytiska fel ser vi direkt när provet kommer till lab. Andra fel är svåra att upptäcka, s.k. dolda fel, t ex otillräcklig blandning av ett venprov. Vi förutsätter alltid att provtagning och provhantering är rätt när provet kommer. Gemensamt LmD 5
VAD KAN PÅVERKA? P 1. Biologiska skillnader 2. Patientförberedelser 3. Provtagningen 4. Provomhändertagandet 5. Transporten Vad är det som kan påverka prover preanalytiskt? BIOLOGISKA SKILLNADER Det är en naturlig variation mellan individer, bland annat när det gäller koncentration av vissa ämnen i kroppen, t ex hemoglobin, B-Hb. Dessutom varierar koncentrationen av t ex hormoner under dygnet inom varje individ. Det finns också andra faktorer som medför variationer mellan och inom individer, som graviditet, tillförsel av olika saker utifrån t ex vaccination, blodtransfusion, mm. Dessa skillnader behöver man ofta ta hänsyn till vid provtagning. PATIENTFÖRBEREDELSER Utöver de vanliga patientförberedelserna som t ex ID-kontroll och information om provtagningen är det viktigt att patienten vilar sittande 15 min före venprovtagning så att koncentrationen av olika ämnen utjämnas mellan blodet och kroppens celler. Det är också viktig att kontrollera om patienten är fastande i de fall det krävs och att provtagning för läkemedelskoncentration tas före morgondos. Vissa prover kräver patientens samtycke för sparande av prov enligt biobankslagen. Andra förberedelser som är viktiga är att kontrollera analysbeställningen, att rätt provtagningskärl används och att dessa är märkta på rätt sätt. PROVTAGNING - Utförandet av själva provtagningen är naturligtvis av största betydelse för resultatet av den analys/undersökning som ska göras. Se avsnitt för respektive specialitet. PROVOMHÄNDERTAGANDET Rätt omhändertagande av proverna efter provtagning är mycket väsentlig, t ex blandning av alla blodrör, eventuell centrifugering och avhällning av blodprover inom rätt tidsram och förvaring av provet före analys eller provskickning. Provers hållbarhet varierar och kan behöva förvaras i kylskåp eller frysas i -20 eller -70. medan vissa prover måste förvaras i rumstemperatur. TRANSPORT Prover som är akuta eller har kort hållbarhet måste lämnas till respektive lab omedelbart. Inom sjukhusen kan ofta rörpost utnyttjas men vissa prover får inte skickas i rörposten eftersom de kan förstöras av den omilda behandlingen. Det är heller inte lämpligt att skicka prover med misstänkt eller konstaterad blodsmitta i rörpost om olyckan är framme och provmaterial läcker ut. Avsändaren får i så fall bekosta sanering av rörpostsystemet. Prover som skickas med post eller transportbilar ska placeras i en ytterförpackning som är märkt med etikett Diagnostiska prover. Cytologiprover och histologiprover ska förvaras och transporteras i skilda förpackningar. Gemensamt LmD 6
Fel = tidtjuvar Man har alltid tid att ta reda påp hur det ska vara! Ett feltaget prov, fel provhantering eller annat fel får alltid som följd en fördröjning av provsvar till patienten. Dessutom skapas merarbete för patientens närmaste vårdgivare och för lab.personalen eftersom provet kanske behöver tas om, analyseras om eller på annat sätt utredas. Rätt provtagning och provhantering ger ökad patientsäkerhet eftersom provsvaret kommer i tid. Vårdkvaliteten ökar och kostnaderna minskar eftersom provtagaren slipper lägga arbetstid på att ta om provet och kan ägna sig åt andra arbetsuppgifter. Vissa prover t ex biopsier och odlingar kan inte tas om utan måste analyseras även om det är ett preanalytiskt fel. Då blir det ett provsvar med lägre kvalitet och säkerhet. Citatet ovan kommer från överläkaren för regionens blodcentraler, Rut Norda. Tid som ägnas åt att ta reda på uppgifter kring provtagning och provhantering gör att man undviker merarbete och slipper vänta på provsvaret. Gemensamt LmD 7
INFORMATION OM KORREKT PROVTAGNING Analysförteckning med provtagningsanvisningar http://kemlab2/analysforteckning (inom landstinget Navet) eller http://www.ltdalarna.se/analysforteckning (landstingets externa webbplats) Klinisk kemi Klinisk mikrobiologi Klinisk patologi och cytologi Transfusionsmedicin Allmänna anvisningar = preanalytisk information Laboratoriemedicins Analysförteckning med provtagningsanvisningar finns både på Landstingets Intranät Navet och på Internet under ltdalarna.se. Alla analyser som utförs vid LmDs laboratorier finns i Analysförteckningen. Dessutom finns många analyser som skickas till andra laboratorier. Analysförteckningen uppdateras kontinuerligt. När man slår upp en analys i Analysförteckningen så visas kort information om själva provtagningen, provhantering, förvaring och transport samt vart provet analyseras. Dessutom finns viss bakgrundsinformation och eventuella viktiga upplysningar. Analyser som skickas till andra laboratorier har oftast en länk direkt till det laboratoriets provtagningsanvisningar. Men allmänna anvisningar om provtagning, dvs grundkunskaper om provtagningsteknik, provtagningskärl, provhantering, mm finns under en egen rubrik i Analysförteckningen Allmänna anvisningar. Om det är lång tid sedan man fick sin utbildning eller lång tid sedan man höll på med provtagning kan det vara klokt att gå igenom sidorna under Allmänna anvisningar. Det kommer hela tiden nya rön och metoder även inom detta område. Gemensamt LmD 8
Internt inom Landstinget finns information från LmD på Navet och enklast att hitta är via Vårdverktyg. Snabbväg till Vårdverktyg finns längst upp på Navets första sida. Man kan lägga in länkar till sidor som man ofta använder under Mina val. Då hittar man dem under Mina länkar. Instruktioner finns på Navet. Gemensamt LmD 9
På Vårdverktygs startsida hittar man LmD under Snabblänkar. Gemensamt LmD 10
På LmDs sida finns bland annat instruktionsblad för utskrift till både patienter och vårdpersonal, t ex för urinsamling eller utlämning av provtagningsmaterial. De finns också i landstingets blankettdatabas. (Ligger också på Navet). Länkar finns till Anvisningar för provtagning och till Blodcentralsinformation mm. Gemensamt LmD 11
På www.ltdalarna.se finns information från LmD under Vård och hälsa/hälso- och sjukvård/laboratoriemedicin. I vänstra spalten kan man välja Information för sjukvården för att hitta bl a Provtagningsanvisningar. Gemensamt LmD 12
Under Provtagningsanvisningar går första länken mitt på sidan till Analysförteckning med provtagningsanvisningar, från A till Ö. Fler länkar, som inte syns på bilden, finns nedanför. Sidan i vänstra spalten går till Allmänna anvisningar. Gemensamt LmD 13
Här finns preanalytisk information. De olika avsnitten finns som länkar under egna rubriker. Upptill på bilden kan man se länkstigen till Allmänna anvisningar. Man kan alltid klicka sig tillbaka till föregående sidor via länkstigen. Här ligger de anvisningar som är allmänna, generella regler, vid provtagning. Det är kunskaper som vi har fått vid vår utbildning och som vi förväntas kunna när vi ska ta prover. Anvisningarna kan ha ändrats sedan vi gick utbildningen eftersom det hela tiden sker en utveckling, därför är det bra att kolla igenom ibland för att friska upp minnet. Gemensamt LmD 14
Många allmänna anvisningar och regler kring provtagning är gemensam för alla specialiteter inom LmD, t ex Patient-ID. Här finns information om hur ID-kontroll ska göras och vilka ID-uppgifter som godkänns samt hur prover ska märkas eller eventuellt kodas. För transfusionsmedicin krävs att utförd ID-kontroll vid provtagning bestyrks med provtagarens namnunderskrift enligt Socialstyrelsens föreskrifter. Om namnunderskrift fattas när provet kommer till blodcentralen måste provet tas om, även i brådskande situationer. Personal inom LmD har inte tillåtelse att bevilja dispens från Socialstyrelsens regler. Gemensamt LmD 15
Här visas startsidan i Analysförteckning med provtagningsanvisningar. I raden med länkar upptill kan man se Akutlista som visar vilka analyser man kan få som akutprov, Allmänna anvisningar som är preanalytsik information, Kvalitet, en informationssida om LmDs kvalitetsarbete, Senaste nytt där man ser ändringar som nyligen är gjorda i Analysförteckningen samt Synonymer som är en användbar länk om man undrar över ordination av prover som kan kallas vid olika namn. Under länken Övrigt finns bl a hemsidor till laboratorier i andra landsting. Vid sökning av en specifik analys är det enklast att använda sökfunktionen. Det räcker med att skriva ganska få bokstäver så man slipper stava ordet exakt rätt. Här har vi sökt på trig. Annars kan man söka på begynnelsebokstaven och få upp en lista att söka vidare i och man kan välja specialitet, t ex mikrobiologi, om man vill få en kortare lista. Vi trycker inte längre böcker eller häften med provtagningsanvisningar. Anledningen är att det blir snabbt inaktuell information i en trycksak och det kostar för mycket att göra nytryck varje år/halvår som skulle behövas för att hålla informationen aktuell. Risken finns också att olika versioner av tryckta anvisningar, både nya och gamla, skulle finnas ute i verksamheterna och medföra onödiga provtagningsfel. De flesta laboratorier i Sverige har provtagningsanvisningar på nätet. Webbsidorna uppdateras kontinuerligt vid ändringar. Gemensamt LmD 16
Sökningen på trig gav en lista på två analyser som innehåller dessa bokstäver. Sen får man klicka på länken till den analys som man sökte. Gemensamt LmD 17
Gemensamt LmD 18
LAB REMISSER Elektronisk beställning Melior Journal III (TakeCare ) Pappersremisser Beställningar av analyser till klinisk kemi görs i de flesta fall elektroniskt från Landstingets journalsystem. Pappersremisser gäller alltid som reservrutin, t ex om landstingets nät ligger nere. Till klinisk mikrobiologi och klinisk patologi/cytologi samt transfusionsmedicin används för närvarande pappersremisser. I samband med införande av gemensamt lab.datasystem för klinisk kemi, mikrobiologi och patologi så planeras en övergång till elektronisk beställning även för mikrobiologi och patologi. Till laboratorier utanför Landstinget Dalarna används pappersremisser. OBS! att det inte fungerar med provtagningsunderlag (etiketter) från Landstinget Dalarnas journalsystem om patienter ska ta prov utomläns. Likaså måste pappersremiss till LmD skrivas om patienter från annat landsting har med sig etiketter och ska ta prov som analyseras här. Gemensamt LmD 19
Här finns länkar till LmDs pappersremisser. Flera av dem går att fylla i i datorn och sedan skriva ut på lokal skrivare. Det ger bättre patientsäkerhet och snabbare handläggning framför handskrivna remisser som ofta är svåra att tolka. Gemensamt LmD 20
Du bidrar från och med nu till ökad patiensäkerhet, bättre vårdkvalitet och kostnadseffektivare provtagning i Landstinget Dalarna. Tack för din medverkan! Gemensamt LmD 21
Klinisk kemi Kontaktpersoner för mer information: Barbro Eriksson Tel: 023 49 11 64 barbro.eriksson@ltdalarna.se Eva Olofsson Tel: 023 49 26 64 eva.olofsson@ltdalarna.se Klinisk mikrobiologi Jenny Rutkvist Tel: 023 49 12 24 jenny.rutkvist@ltdalarna.se Klinisk patologi och cytologi Britta Ellborg Tel: 023 49 27 87 britta.ellborg@ltdalarna.se Transfusionsmedicin Mai Olofsson Tel: 023 49 24 91 mai.olofsson@ltdalarna.se Om du önskar mer information till dig eller din arbetsplats, kontakta någon av dessa personer. Gemensamt LmD 22