6. Kommersiella villkor, tjänster

Förfrågningsunderlag 2013-08-23 Upphandlande organisation Växjö kommun Eddie Salgado Upphandling Företagshälsovård Regionförbundet södra Småland U-13-42 Sista anbudsdag: 2013-09-24 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 6. Kommersiella villkor, tjänster 6.1. Allmänna avtalsvillkor 6.1.1. Definitioner I detta avtal avses med; Köpare: Säljare: Beställare; person/enhet/förvaltning som beställer produkter Kund: Ändra Produkt: företagshälsovårdstjänster 6.1.2. Avtalstid Detta avtal gäller från och med 2014-01-01 till och med 2016-12-31. Köparen har rätt att begära av Säljaren att avtalet ska förlängas på oförändrade villkor från och med 2017-01-01 till och med 2017-12-31. Skriftlig begäran om förlängning ska ske av Köparen till Säljaren senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägning. 6.1.3. Omfattning Avtalet avser Regionförbundets behov av företagshälsovård enligt kravspecifikationen. Säljaren ska: Vara ett stöd för att arbetsgivare och anställda ska kunna ta sitt ansvar för arbetsmiljön Arbeta konsultativt och i dialog formulera behov uppdrag och tjänster Besitta specialutbildning inriktad på företagshälsovård Företagshälsovården ska inom ramen för priset för baspaket tillhandahålla följande tjänster: Sida 1 av 8

Medverkan i rehabilitering i form av medicinsk bedömning och behandling samt deltagande i rehabiliteringsträffar i individärenden, inklusive rutiner för kortidsfrånvaro. Rådgivning för chefer och arbetstagare. Vid arbetsrelaterade besvär inledande behandling, och fortsatta insatser efter överenskommelse med närmast chef. Telefonrådgivning, vardagar 8-17. Med inledande behandling avses 1-3 tillfällen som behövs för att bedöma nödvändiga insatser. Detta beslutas i samråd med arbetsgivaren. Antal rehabiliteringsträffar kan variera stort från fall till fall. Följande tilläggstjänster ska kunna tillhandahållas: Behandling vid arbetsrelaterade besvär. Lagstadgade kontroller av nattarbetare vart femte år och övriga eventuellt tillkommande föreskrivna undersökningar enligt nya myndighetsbeslut eller ny lagstiftning. Arbetsförmågebedömning (bedömning av arbetsförmåga i förhållande till arbetstagares ordinarie arbetsuppgifter). Arbetsplatsbesök, arbetsmiljö- och ergonomironder, kartläggning av arbetsmiljön kompletterad med tekniska mätningar och/eller psykosociala enkäter samt uppföljning av vidtagna åtgärder, adjungering till arbetsmiljökommittéer vid behov. Stöd vid alkohol- eller drogrelaterade besvär hos anställda, både vid akutläge (samma dag) i form av omhändertagande och testning mm samt samtal/terapi vid behandling på sikt. Professionellt stöd till grupp eller enskild vid psykosociala problem, kris på arbetsplatsen och i förändringsarbete, exempelvis vid organisationsförändringar Utbildning i t ex. lyftteknik, ergonomi, stresshantering och tobaksavvänjning. Stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet inkl. deltagande i arbetsmiljökommittér /samverkansgrupper vid behov. Under avtalsperioden kan behov av ytterligare former av rörliga tjänster tillkomma. Vid förändring av säljarens tjänster eller tjänstens egenskaper eller annat som kan ha betydelse för Köparen ska detta skriftligen meddelas till den för avtalet kontaktperson på Regionförbundet. 6.1.4. Hälsokontroller Köparen ska ha möjlighet att beställa särskilda hälsokontroller av olika karaktär och omfattning. Beskrivning av olika hälsokontrollnivåer ska innehålla minst de moment som beskrivs för varje hälsokontrollnivå enligt nedan. Detta offereras som option. Regionförbundet uppskattar att ca 1/3 av Regionförbundets anställda kan komma att genomgå en hälsokontroll varje år. I de flesta fall kommer det att handla om Hälsokontroll 1. Hälsokontroll 1 Följande moment ingår: * Undersökningen omfattar faktorer kring hälsa & livsstilsfaktorer, fysisk arbetsmiljö samt psykosocial arbetsmiljö * Blodtryck och puls * Längd, vikt samt uträkning av BMI (body mass index) och midjemått * Blodprover (blodstatus, kolesterol samt B-glukos) Hälsokontroll 2 (standard) Undersökningen omfattar faktorer kring hälsa & livsstilsfaktorer, fysisk arbetsmiljö samt psykosocial arbetsmiljö. Följande moment ingår: Sida 2 av 8

* Blodtryck och puls * Längd, vikt samt uträkning av BMI (body mass index) och midjemått * Blodprover (blodstatus - inklusive ferritin, kolesterolvärden, B-glukos och långtidsblodsocker, levervärden, njurprov, CRP och Urat). * Urinprov. * Samtal kring hälsa och livsstil. Hälsokontroll (utökad) Undersökningen omfattar faktorer kring hälsa & livsstilsfaktorer, fysisk arbetsmiljö samt psykosocial arbetsmiljö. Följande moment ingår: * EKG * Blodtryck och puls * Längd, vikt samt uträkning av BMI (body mass index) och midjemått * Blodprover (blodstatus - inklusive ferritin, kolesterolvärden, B-glukos och långtidsblodsocker, levervärden(asat, ALAT och GT), njurprov(kreatinin), CRP och Urat). PSA eller TSH som standard för män respektive kvinnor ingår. * Urinprov * Hörselundersökning * Synundersökning * Samtal kring hälsa och livsstil 6.1.5. Uppdragets genomförande Säljaren ska vid uppdragets genomförande visa den skicklighet och den omsorg som förutsatts vid avtalets ingående. Säljaren ska i allt visa den kompetens och noggrannhet som krävs och i övrigt biträda köparen med lojalitet och bästa förmåga. Samråd ska ske mellan parterna i den omfattning som krävs för uppdragets genomförande. Säljaren är skyldig att utan dröjsmål till Köparen anmäla behov av ekonomiska resurser, material, arbete eller medhjälp som inte ingår i uppdraget eller vid ändring i direktiv. Köparens skriftliga godkännande skal föreligga innan åtgärd vidtas. Säljaren får icke av annan än Köparen mottaga eller hämta direktiv för uppdragets genomförande i vidare utsträckning än vad Köparen bestämmer. Om levererade tjänster från Säljaren inte uppfyller godtagbar kvalitet ska Köparen ersättas med nya tjänster utan kostnad för köparen. 6.1.6. Förbehåll kvantitet Köparen förbinder sig inte att avropa viss bestämd kvantitet. I förfrågningsunderlaget angivet värde är baserat på för Köparen tillgänglig statistik och ska endast ses som uppskattningar av framtida avrop. Säljaren och Köparen har dock rätt att ta upp förhandlingar om prisjustering på framtida avrop i det fall upphandlingsvärdet avsevärt skulle förändras mot i förfrågningsunderlagets uppgivet värde. 6.1.7. Statistik Säljaren ska i möte med Köparen tre gånger per år, kostnadsfritt lämna uppgift till Köparen om försåld mängd tjänster specificerat på respektive område. Statistiken ska också överlämnas via datafil, t ex i Excelformat. 6.1.8. Igångssättningsskedet Säljaren ska utse en särskild kontaktperson och i övrigt komma överens med Köparens Sida 3 av 8

kontaktperson vilka rutiner som gäller från avtalsstart. 6.1.9. Informationsansvar Säljaren har informationsansvaret till samtliga kunder vid förändringar såsom omläggning av beställningsrutiner, strukturförändringar inom företaget och dylikt. Informationen ska ske i god tid, dock senast 60 dagar före ikraftträdandet. 6.1.10. Beställningsrutiner Köparens önskemål om beställningsrutiner ska i möjligaste mån infrias. 6.1.11. Option Köparen har möjlighet att under avtalsperioden avropa ytterligare tjänster till avtalets villkor. 6.2. Ekonomiska villkor 6.2.1. Ersättning Samtliga priser ska anges netto exklusive moms och på fakturor ska momsandelen anges separat. Samtliga priser på både baspaket, tilläggstjänster och optioner ska vara fasta till och med 2014-12-31. Leverantör äger rätt att årligen per den 1 januari 2015 justera all ersättning baserat på förändringen av det preliminära värdet för AKI SNI 1/9 2013 (p-s) under den 12 månaders period som löper till och med augusti månad före prisjusteringen. Indexreglering avrundas till procent med två decimaler. Den eventuella prishöjningen får dock ej överstiga 3 %. Exempel: Nuvarande pris 125 000 kr Indexvärdet för augusti månad 2014 (senaste värde) = 101 Indexvärdet för augusti månad 2013 (ursprungliga värde) = 99 101/99 * Nuvarande pris =1,02 (2 %) * 125 000 kr = 127 500 kr. Det nya justerade priset blir då 127 500 kr. För att sådan prishöjning ska kunna ske, ska framställan görs därom senast 30 dagar före datum för justering. Säljaren ska visa på faktiska kostnadsförändringar, vilka inte får vara orsakade av Säljaren. Prishöjningar ska vara väl dokumenterade/verifierade och ska godkännas av Köparen. Retroaktiva prishöjningar godkännes ej. Om överenskommelse därvid ej kan träffas, har båda parter rätt att med 60 dagars varsel skriftligen säga upp avtalet med senast överenskomna pris gällande under uppsägningstiden. Debitering får ske för varje påbörjad halvtimme, dock ej telefonrådgivning, då faktisk tid debiteras, i de fall det inte ryms inom ramen för baspaketet. Eventuella kostnader för laboratorieundersökningar, röntgen, vacciner och liknande kostnader betalas av Köparen. Uteblivna besök som inte har avbokats senast en arbetsdag i förväg debiteras. 6.2.2. Betalningsvillkor Sida 4 av 8

Ersättning erläggs månadsvis i efterskott, senast 30 dagar efter godkänd fakturas ankomst och leveransgodkännande. Av fakturan ska tydligt framgå för vilka tjänster ersättning begärs och hur det begärda ersättningsbeloppet beräknats. Betalning sker i svenska kronor (SEK). 6.2.3. Faktureringsadress och rutin 6.2.4. Dröjsmålsränta Om betalning inte erläggs i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för felaktigt adresserade fakturor. 6.3. Leveransvillkor 6.3.1. Leverans Följande förutsättningar ska gälla för leverans Personal ska arbeta utifrån ett konsultativt förhållningssätt för att ha möjligheter att genomföra önskade uppdrag med en hög servicenivå. En hög servicenivå ska innefatta lyhördhet för Köparens behov, god förmåga att möta Köparen och Köparens personal med förslag på relevanta åtgärder, att presentera uppdrag med realistiska tidsplaner för genomförandet och med förslag på genomförare av uppdraget med rätt kompetens. Säljaren ska ha i företagshälsovård ingående kompetenser, d v s såväl psykosocial, medicinsk, ergonomisk kompetens samt kunskap om och utbildning i missbruksproblem och strategiskt och operativt hälsofrämjande arbete. Följande yrkeskategorier ska finnas tillgängliga: Företagsläkare Företagssköterska Företagsgymnast Arbetsmiljöingenjör Beteendevetare Psykolog Hälsopedagog eller motsvarande friskvårdspersonal Samtliga de för detta uppdrag tilltänkta resurser ska ha dokumenterade kvalifikationer, kompetens och erfarenhet. För varje kompetensområde gäller att erforderlig/stipulerad legitimation/behörighet ska kunna uppvisas mot anmodan. Samtliga de för detta uppdrag tilltänkta resurser ska ha flerårig erfarenhet inom företagshälsovård. Lokalerna ska vara ändamålsenliga för den verksamheten som bedrivs i dem och uppfylla de krav som följer av svensk lag och författning. 6.3.2. Journalhantering Säljaren ansvarar för de personregister som lagts upp för Köparens räkning. Köparen disponerar över registret under och efter avtalsperioden i de avseenden Köparen behöver för att kunna fullfölja sitt arbete. Detta innebär att då avtalet upphör äger Köparen rätt att utan Sida 5 av 8

extra kostnad, få tillgång till maskinella registeruppgifter som berör Köparens arbetstagare och som är nödvändiga. Överföring av dessa uppgifter ska, utan kostnad, verkställas från uppdragstagaren till Köparen eller den Köparen anvisar och ske via lämpligt datamedia. 6.3.3. Service och tillgänglighet Företagshälsovården ska senast vid årsskiftet år 2013/2014 ha god fysisk tillgänglighet, innebärande tillhandahållande av företagshälsovård i Växjö. Företagshälsovård ska ges utifrån de behov som föreligger, d v s bokningarna ligger till grund för när leverantören måste befinna sig på plats i lokalerna i Växjö. Detta innebär att besök hos företagshälsovården sker alltid enligt överenskommelse dock högst inom två dygn. Företagshälsovården ska kunna nås för rådgivning och tidsbokning via telefon alla vardagar kl. 08.00 17.00. Kravet gäller ej under lunchtid. Snabba insatser ska kunna göras. Vid allvarlig krissituation förutsätts ökad tillgänglighet. Vid akuta situationer ska insatser kunna genomföras med kort varsel. Med kort varsel avses insatser som kan genomföras inom ett dygn. Besked om när ett uppdrag kan genomföras ska ske inom 4 timmar. 6.3.4. Kvalitet Säljaren ska använda sig av ett kvalitetssäkringssystem eller motsvarande rutiner och metoder för utvärdering och kvalitetssäkring. 6.3.5. Underleverantör Säljaren får ej anlita annan att fullgöra hela eller delar av uppdraget utan Köparens skriftliga medgivande. Vid anlitande av underleverantör svarar Säljaren för underleverantörs uppdrag som för sina egna uppdrag. 6.3.6. Leveransuppföljning Under avtalstiden äger Köparen rätt att genomföra uppföljningar för att kontrollera att Säljaren uppfyller sina åtaganden gentemot Köparen enligt detta avtal. 6.3.7. Ansvar Säljaren är skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver, på egen bekostnad avhjälpa, fel eller brister i tillhandahållna tjänster, som består i att tjänsten inte uppfyller avtalad specifikation eller inte kan anses vara ägnad för sitt särskilda ändamål. Säljarens ansvar omfattar inte fel eller brist i tjänsten som beror på Köparen. Säljaren ansvarar för fel eller försummelse som ligger honom till last vid uppdragets utförande och ska ersätta skada som åsamkas Köparen eller tredje man mot vilken Köparen svarar. 6.3.8. Försäkringar och tillstånd Säljaren har erforderliga försäkringar och tillstånd som är gällande hela avtalsperioden. Sida 6 av 8

6.4. Övriga villkor 6.4.1. Handlingarnas inbördes ordning Detta avtal samt de handlingar som förekommit avtalet, nedan kallade kontraktshandlingarna, kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. detta avtal 2. Säljarens anbud 3. Köparens förfrågningsunderlag med bilagor 6.4.2. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal ska för att vara bindande vara skriftligen avfattade och undertecknade av behöriga företrädare för såväl Köparen som Säljaren samt bifogade till detta avtal. 6.4.3. Omförhandling Köparen eller Säljaren har under avtalstiden rätt att begära omförhandling av avtalsvillkoren om de förutsättningar som förelåg vid avtalets ingående, utan partens egen förskyllan, skulle komma att förändras i väsentligt hänseende och om dessa förändringar skulle komma att bli oskäligt betungande för parten. Omförhandlingen får endast avse de delar av avtalsvillkoren som berörs av den inträffade förändringen, om inte parterna kommer överens om annat. 6.4.4. Skadestånd/Vite Vid skada som orsakas skadelidande genom den skadeskyldiges, som Säljaren eller underleverantör ansvarar för, försummelse eller avtalsbrott har skadelidande part rätt till skadestånd med faktiska merkostnader för kompletteringsköp, personalkostnader, inkassokostnader etc. som åberopad försummelse eller avtalsbrott förorsakat honom. Part har rätt till ersättning för den skada han lider genom motpartens försummelse eller avtalsbrott, om inte motparten visar att händelsen beror på ett hinder utanför hans kontroll. Beror försummelsen eller avtalsbrottet på någon som Säljaren har anlitat för att helt eller delvis fullgöra uppdraget, är Säljaren fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han anlitat skulle vara fri enligt andra stycket i denna punkt. Detsamma gäller om försummelsen eller avtalsbrottet beror på en leverantör som Säljaren har anlitat eller någon annan i tidigare säljled. Den skadelidande parten ska vidta skäliga åtgärder för att begränsa sin skada. Försummar han det, får han själv bära en motsvarande del av förlusten. Ersättning för indirekt skada utgår endast om avtalsbrottet beror på uppsåt eller grov vårdslöshet på skadeskyldige partens sida. Sida 7 av 8

6.4.5. Uppsägning Om ena parten inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt förgriper sig mot avtalets bestämmelser, äger den andra parten rätt att skriftligen säga upp avtalet i förtid. 6.4.6. Hävning Om ena parten inte uppfyller sina åtagande enligt detta avtal, inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande ska motparten tillskrivas. Om ena parten därefter på väsentliga punkter inte uppfyller avtalet, inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande, äger parten rätt att häva avtalet. 6.4.7. Force majeur Säljaren har inte något ansvar för skadegörande handlingar som förorsakats av honom på grund av omständigheter över vilka han rimligen inte kunnat råda eller rimligen inte kunnat inse skulle komma att inträffa. Vid bedömning av denna bestämmelse ska hänsyn tas till det agerande som Säljaren valt efter det att skadan uppstått, och om han då iakttagit allt för att minimera eller motverka uppkommen skada. Händelser som krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljö- eller naturkatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet utanför parternas kontroll som de inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets träffande och vars följder de inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Detsamma gäller för underleverantörer, vilka förhindras fullgöra sin leverans på grund av omständigheter som angivits ovan. Detta äger tillämpning oavsett om orsaken till förseningen inträffar före eller efter avtalad leveransdag. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än 3 månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får dock inte åberopas som befrielsegrund. Motparten ska omedelbart underrättas skriftligen om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna avtalspunkt. 6.4.8. Tvist (Forum och lagval) Tvist angående tolkningen av detta avtal eller varje annat rättsförhållande som uppkommer ur denna avtalsrelation ska slutligen avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. De kommersiella villkoren har tagits i beaktande (Ja/Nej svar) Ja Nej Sida 8 av 8