Verktygslådan SMART Titel Utgåva Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning (S) 2015-08-02 Syfte Verktyget för psykosocial skyddsrond kan användas för att identifiera de psykologiska och sociala faktorer i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa hos medarbetarna samt för att skapa en dialog i arbetsgruppen om lösningar och konkreta förbättringsförslag. Omfattning Metoden fokuserar på tre delområden: Arbetsuppgifter Samarbete och samspel Ledning Observera att det även finns psykosociala inslag i några av de skyddsronder som är insorterade under "Fysisk arbetsmiljö". Genomförande 1. Förberedelser inför mötet Använd frågeformuläret i dokumentet "Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: frågeformulär", så att alla som deltar får ett eget exemplar, och se till att ha blädderblock/whiteboard tillgängligt för att kunna sammanställa resultatet. 2. Under mötet Steg 1: Var och en i arbetsgruppen svarar på frågorna (tidsåtgång ca 5-10 min). Steg 2: Sammanställ och presentera resultatet (tidsåtgång ca 5 min). Steg 3: Åtgärda risker och brister (storgrupp i ca 30 minuter, grupparbete ca 45 minuter): a) Storgrupp: Välj gemensamt ut de frågeområden/risker ni vill åtgärda och jobba vidare med utifrån resultatet av sammanställningen och skriv upp valda risker/brister på blädderblock. Det är viktigt att konstatera och acceptera det som inte går att göra något åt så att ni inte lägger energi på fel saker. b) Grupparbeten: Bilda grupper på 3-5 personer och arbeta enligt följande: Skriv in de risker och brister som ni valt att arbeta vidare med. Diskutera vad som behöver göras och dela gärna in det i: - Vad kan vi själva sätta igång med omedelbart? - Vad behöver vi hjälp med eller planera på lång sikt? Fyll i handlingsplanen med förslag på åtgärder och när det ska vara klart. Exempel på åtgärder som kan diskuteras: Möjligheter till planeringssamtal och prioritering av arbetsuppgifter. Möjligheter till tid för råd och stöd från chefen. Möjligheter till tid för råd och stöd från arbetskamrater.
Möjligheter till råd och stöd från utomstående. Tillföra kompetens genom utbildning. Aktiviteter för att lära känna varandra bättre. Komma överens om spelregler när det gäller förhållningssätt mot varandra och i arbetet. Skapa tydligare uppföljningsbara mål för arbetet (stående punkt på APT). Återkommande återkoppling/feedback på genomfört arbete. Tätare och tydligare information. Möjligheter till återhämtning genom raster och pauser. Skapa möjlighet för att kunna påverka när och hur arbetet ska utföras (öka gruppens och/eller den enskildes inflytande avseende t.ex. vad som ska göras, hur det ska göra och vilka som ska arbeta tillsammans). Ta hjälp av företagshälsovård. c) Samling: Sammanställ resultatet av enkäterna och grupparbetena i en handlingsplan (fyll i nedanstående riskbedömning). Kom överens om vem ansvarar för åtgärderna och när ska det göras (fyll i nedanstående riskbedömning). 3. Uppföljning Följ kontinuerligt upp att de åtgärder ni beslutat om genomförs. Uppföljningen sker under året på APT. Organisation Organisatorisk del: Sektion familj, barn och ungdom Tidpunkt Datum: 2015-11-04 Deltagare Utförare: Övriga deltagare: Miia Borg, en medarbetare som arbetar med flyktingmottagande.riskbedömningen genomfördes pga. kraftigt ökat antal ensamkommande barn som har lett till en mycket hög arbetsbelastning för tillfället. En del av åtgärder har redan vidtagits: morgonmöten för att diskutera arbetsläget, prioritera och hantering av ärenden. En konsult har hyrts in via bemanningsföretag, admin person ska ordnas för att avslasta med administrativa arbetsuppgifter. FHV tagits kontakt med för stresshantering. 1. Arbetsuppgifter Ja Nej Om ja; ange åtgärd Deadline Ansvarig Utförare 1.1 Uppstår situationer som gör att medarbetarna måste välja bort vissa arbetsuppgifter? Situationer uppstår mycket ofta. Ordna morgonmöten för att diskutera arbetsläget, prioriteringar, hur ärenden ska hanteras etc. 2015-11-04
1.2 Utför medarbetarna arbetsuppgifter som de skulle behöva mer utbildning för? 1.3 Har medarbetarna för mycket att göra? 1.4 Har medarbetarna svårt att själva bestämma när de ska ta paus? 1.5 Känner medarbetarna att de har bristande möjlighet att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras, viktiga beslut etc.)? 1.6 Är fördelningen av arbete mellan kollegerna ojämn på ett negativt sätt? 1.7 Har medarbetarna svårt att finna den information som de behöver för sitt arbete? 1.8 Har medarbetarna svårt att koppla av från arbetet när de är lediga? 1.9 Har medarbetarna svårt att förena sitt arbete med sitt privatliv? medelrisk. Inga åtgärder Mycket ofta. Ordna morgonmöten (se punkt 1.1), prova arbetssätt där en arbetar med administrativa uppgifter tills extra resurs på plats. Uppmuntra, instruera medarbetare att ta pauser och lunchraster. Medarbetare ska ta med sig varandra till pauser och lunch för att avbryta arbetet för återhämtning. Just vid detta tillfälle råder det en speciell situation där medarbetare upplever sig ha inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen. Rekrytering av två nya medarbetare pågår. Se punkter ovan i syfte att avlasta arbetsbelastning. För att hantera den aktuella stressade situationen ta kontakt med FHV för stresshantering/samtal. Se punkter ovan i syfte att avlasta arbetsbelastning. För att hantera den aktuella stressade situationen ta kontakt med FHV för stresshantering/samtal. 2015-11-04 2015-11-04 2015-11-04 2015-11-04 2015-11-04
2. Samarbete och samspel 2.1 Om medarbetarna behöver, får de då stöd och hjälp med arbetet från sina arbetskamrater? 2.2 Är gruppen bra på att lösa problem? 2.3 Förekommer det i arbetsgruppen positiva diskussioner som handlar om att utveckla arbetet och/eller skapa en bättre trivsel? 2.4 Fungerar arbetet utan störande konflikter mellan arbetskamrater? Ja Nej Om nej; ange åtgärd Deadline Ansvarig Utförare
3. Ledning och styrning 3.1 Får medarbetarna tillräcklig information om mål, resultat av vårt arbete och vad som är på gång? 3.2 Är kommunikationen/infor mationen på arbetsplatsen tillräcklig? 3.3 Har medarbetarna möjlighet att få råd och stöd från chefer/experter med de svårigheter som de ställs inför i arbetet? 3.4 Ställer chefen/-erna tydliga krav på medarbetarna (de förstår vad som förväntas av dem)? 3.5 Kan medarbetarna utan problem få tag i sin närmaste chef när de behöver det? 3.6 Känner medarbetarna att de har möjlighet att utvecklas på sin arbetsplats? 3.7 Känner medarbetarna att de kan påverka sin lön genom sina arbetsinsatser? 3.8 Om medarbetarna använder IT-stöd i arbetet: är det anpassat till de behov och krav som arbetet ställer på dem? Ja Nej Om nej; ange åtgärd Deadline Ansvarig Utförare Just vid rådande situation upplever medarbetare att det inte finns möjlighet till utveckling. frågan är inte relevant i detta sammanhang. Datorstödet PC är inte anpassad till verksamheten. Arbetet med att kartlägga PC och dess inverkan på arbetsmiljö hanteras i ett annat sammahang.