Organisationsplan och ledningsstruktur

Institutionen för svenska språket 2012-04-05 Organisationsplan och ledningsstruktur 1. Institutionsstyrelse Institutionsstyrelsen (IS) består av prefekt, stf prefekt och två lärarrepresentanter, samt en ersättare för dessa, vidare en representant för TA-personal med ersättare och två studenter doktorand och grundutbildnings/avancerad nivå med ersättare för bägge. Till institutionsstyrelsen adjungeras likabehandlingsombudet, och då så behövs viceprefekt och/eller studierektorer. Administrativa chefen är sekreterare i IS. Institutionsstyrelsen sammanträder minst två gånger per termin. IS har följande ansvar och uppgifter: besluta om budget avge förslag till anställningsprofil för rekrytering av lärare besluta om examinator inom utbildning på grund- och avancerad nivå samt besluta om examinator på kurser inom forskarutbildningen fastställa och följa upp strategiska planer för institutionens utbildning, forskning och samverkan. fastställa och följa upp institutionens handlingsplan vad gäller kvalitetsarbete, likabehandlingsarbete och miljöarbete. besluta om övriga frågor av mer principiell natur Tre beredningsgrupper och ett utskott kopplas till IS: Beredningsgrupperna är Forskarutbildningskommittén (FUK), Pedagogiska kommittén (PEK) och Forskningskommittén (FOK). Grundutbildningskommittén (GRUK) är ett beslutande utskott som på delegation från IS har rätt att fatta beslut rörande kursplaner och studieplaner. Argumenten för att ha två beredningsgrupper för forskning och forskarutbildning är dels att forskarutbildning och forskning är skilda områden (om än med stora beröringspunkter), dels att FOK kan behöva samlas oftare än FUK genom att man där behandlar forskningsansökningar där ansökningstiderna är olika. Det är därför bättre med en mindre kommitté som är speciellt avsedd för just forskningsfrågor. Vad gäller universitetets uppdrag samverkan med omgivande samhälle finns inte detta som ett eget område i denna organisationsstruktur. Orsaken är att det

ingår i de övriga områdena och är svårt att urskilja som eget ansvarsområde inom organisationen. Samverkansuppgiften tas också till stor del till vara av uppdragskoordinatorsfunktionen. Varje viceprefekt har i uppgift att se till samverkansuppgiften. 1.1. Beredningsgruppernas sammansättning GRUK: Ordförande är viceprefekten för grundutbildningen. Därutöver ingår studierektorer för grundutbildning samt lärarutbildning, studievägledare, studieadministratör och två studenter. Viceprefekten för forskarutbildningen som också ansvarar för avancerad nivå adjungeras vid behov. FUK: Ordförande är viceprefekten för forskarutbildningen. Därutöver ingår tre lärare/forskare varav minst en professor; två doktorander. FOK: Ordförande är viceprefekten för forskning. Därutöver ingår fyra lärare/forskare (inkl. postdoc) varav minst en professor; en doktorand. PEK: Ordförande är viceprefekten för grundutbildningen. Därutöver ingår en studierektor, studievägledaren samt tre lärare/forskare. Beredningsgrupperna utses av respektive kollegium (lärarkollegiet, forskningskollegiet, handledarkollegiet, doktorandföreningen). Den som kan väljas som lärare/forskare till FUK ska vara aktiv handledare. Den som kan välja lärarrepresentant till FUK ska vara anställd som lärare/forskare. Valbar som lärare/forskare är den som har en anställning där forskning ingår. Den som kan välja lärarrepresentant till FOK ska vara anställd som lärare/forskare. Viceprefekterna är ordförande och sammankallande i beredningsgrupperna och har utslagsröst vid ev. omröstning. Beredningsgrupperna ska sammanträda minst en gång per termin och oftare vid behov. 1.2. Beredningsgruppernas/utskottens huvudsakliga uppgifter GRUK: Bereda ärenden omfattar studieplaner och kursplaner. Vid mötena förs protokoll.

FUK: Bereda antagning till forskarutbildningen; föreslå fördelning av bidragsrum inom institutionen; föreslå ev. teman i forskarutbildningen, bereda studieplaner på forskarutbildningen. Vid mötena förs minnesanteckningar. FOK: Ta fram och diskutera riktlinjer och principer för medfinansiering av projekt; bereda forskningsansökningar för godkännande hos prefekt, bereda ärenden rörande forskning inför IS. Vid mötena förs minnesanteckningar. PEK: Driva pedagogiska frågor vid institutionen och vara ett forum för pedagogiska diskussioner av mer strategisk art. PEK kan t.ex. initiera frågor om kursutveckling, kursutbud och förbereda ärenden som berör grundutbildning och lärarutbildning. PEK ansvarar för att kalla till pedagogiska möten minst två gånger per termin, gärna i samband med frågor som ska diskuteras av IS. 1.3. Beredningsgruppernas/utskottens befogenheter GRUK har beslutanderätt i frågor som rör studieplaner, kursplaner och litteraturlistor för grundnivå och avancerad nivå. Beredningsgrupperna har ingen beslutsrätt men kan framställa förslag till IS. 1.4. Beredningsgruppernas/utskottens sammansättning Lärarkollegiet Lärarkollegiet utgörs av de personer som är anställda som lärare/forskare. Dessa är valbara till IS och PEK. På pedagogiska möten är även andra kategorier av anställda välkomna. Forskarkollegiet Forskarkollegiet utgörs av den personal som identifierar sig som forskare. Kärngruppen utgörs av forskarassistenter, postdoc och forskare, men till kollegiet hör även lärare med forskningsprojekt, assistenter etc. som huvudsakligen har forskning som arbetsuppgifter. Forskarkollegiet leds av viceprefekten för forskningsfrågor och väljer representanter till FOK. Viceprefekten föreslås ha befogenhet att fastställa doktorandernas individuella studieplaner, på delegation av prefekt. Handledarkollegiet Handledarkollegiet utgörs i första hand av lärare/forskare som är eller kan vara handledare vid institutionen. I handledarkollegiet diskuteras främst forskarutbildningsfrågor och handledningsfrågor, såsom doktorandernas progression och vilka kurser som ska ges under de närmaste terminerna samt

övriga frågor vilka sedan bereds inför IS av FUK. Handledarkollegiet leds av viceprefekten för forskarutbildningsfrågor. Viceprefekterna är sammankallande. Forsknings- och forskarkollegierna bör sammanträda minst en gång per termin, lärarkollegiet minst två. Mötesanteckningar bör föras vid mötena. 2. Ledningsstruktur Institutionens operativa ledningsgrupp består av prefekt, stf.prefekt, administrativ chef och ekonom. Denna ledningsgrupp träffas varje vecka för att planera och genomföra det dagliga arbetet. Förutom denna ledningsgrupp sammanträder också en större ledningsgrupp dit även viceprefekter, föreståndare för översättarutbildningen, Institutet för andraspråk, Lexikaliska institutet samt Språkbanken kallas. Argumentet för att inrätta denna grupp är att det saknas ett forum där övergripande frågor av ledningskaraktär för instituten kan diskuteras. Den större ledningsgruppen föreslås sammanträda två gånger per termin. 2.1 Ledningsgruppens uppgifter Ledningsgruppens uppgifter är att stödja prefekten i den löpande driften på institutionen och fungera som operativ enhet inom institutionen att fördela och verkställa de beslut som institutionsstyrelsen fattar att utarbeta underlag för beredning av uppkomna frågor och/eller föreslå temporära beredningsgrupper för vidare handläggning Ledningsgruppen sammanträder en gång varje månad för att diskutera strategiska frågor och för att planera verksamheten. En mindre del av ledningsgruppen bestående av prefekt, administrativ chef, ekonom sammanträder varje vecka för att behandla mer löpande ärenden av administrativ art. Till dessa möten är även övriga delar av ledningsgruppen välkomna. Ledningsgruppen för minnesanteckningar och informerar institutionens personal om sitt arbete via e-post, informationsblad samt informationsmöten.

Ledningsgrupp: Prefekt Stf. prefekt Viceprefekter Föreståndare Administrativ chef Ekonom Viceprefekter: Grundutbildning Forskarutbildning och avancerad nivå Forskning Studierektorer: Grundutbildning Lärarutbildning Uppdragskoordinator Studievägledare Administratörer: Administrativ chef Ekonom Studieadministratör (2 st) Webbredaktör, informatör Ekonomiassistent, lokalbokning 3. Ansvar och arbetsuppgifter för prefekt, stf. prefekt, viceprefekter, studierektorer och studievägledare 3.1. Prefekt Delegation från dekan och fakultetsnämnd besluta om ledighet i enlighet med gällande lagar, förordningar och avtal för alla kategorier besluta om att visstidsanställa lärare (högst sex månader) meddela varsel då anställning inte kommer att förlängas besluta om anställning av för första gången anställd som lektor eller adjunkt, längst sex månader (med förlängning till högst ett år) besluta om anställning av amanuens och förlängning av anställning (ett till tre år)

besluta om visstidsanställningar som forskare, bitr. forskare om anställningen finansieras externt besluta om tidsbegränsad anställning av TA-personal med undantag av anställning med lönebidrag och motsvarande besluta om ändrad befattningsbenämning för TA-personal (efter förhandling) bevilja begärt entledigande (ej för professorer) besluta om återanställning efter pensionsavgång, med undantag för anställning som professor utse studierektor under förutsättning att tillsvidareanställd universitetslektor eller professor utses besluta om inplacering i lön av nyanställd personal (med undantag för anställning som professor, forskarassistent, bitr. universitetslektor eller doktorand) Ansvar Prefekten har det övergripande ansvaret för institutionens verksamhet såsom personalekonomi-, arbetsmiljö-, förvaltningsansvar samt övrigt ansvar enligt gällande lagstiftning. Prefekten är ordförande i institutionsstyrelsen bereder underlag för institutionsstyrelsens sammanträden och kallar till protokollförda sammanträden är ordförande i ledningsgruppen och kallar denna till regelbundna och protokollförda sammanträden, där minnesanteckningar ska föras prefekten har övergripande ansvar för att delegationsordningen och den demokratiska processen fungerar väl prefekten leder och fördelar det dagliga arbetet vid institutionen prefekten har personalansvar inkl. ansvar för tjänstgöringsplaner prefekten har ett ekonomiskt ansvar och leder arbetet med den årliga budgeten för beslut i institutionsstyrelsen prefekten ansvarar för institutionens arbetsmiljö (särskilt uppdrag nedan) prefekten ansvarar för att verksamheten bedrivs utifrån god miljö och hållbar utveckling i enlighet med lagstiftning, GU:s miljöpolicy och fakultetens handlingsplan (särskilt uppdrag nedan)

prefekten ansvarar för jämställdhet och jämlikhet vid institutionen i enlighet med GU:s likabehandlingsplan prefekten har ett förvaltningsmässigt ansvar och för övrigt ansvar enligt gällande lagstiftning prefekten ska tillse att personal och resurser disponeras ändamålsenligt prefekten ska eftersträva att utveckla en god samarbetsanda och en kreativ miljö, verka för att forskning och utbildning av hög kvalitet bedrivs inom institutionen prefekten ska främja studentinflytande och samverkan med det omgivande samhället prefekten ska ha god överblick över utbildnings- och forskningsstrategiska frågor, alternativt tillse att denna kompetens uppnås genom särskilt uppdrag prefekten ska besluta i ärenden som rör bisysslor med anknytning till forskning och utbildning prefekten ansvarar för att genomföra medarbetar-, utvecklings- och lönesamtal med hela personalen och föreslår nya löner till dekanen (särskild delegation/uppdrag för administrativ personal och doktorander) prefektens ansvar kan inte delegeras till andra inom institutionen: Även om arbetsuppgifter är delegerade så behåller prefekten ansvaret i dessa uppgifter. 3.2. Ställföreträdande prefekt Ställföreträdande prefekten inträder i prefektens ställe vid dennes frånvaro (sjukdom, semester, tjänsteresa m.m.). Stf prefekten övertar då samma delegation och ansvar som ovan. 3.3. Viceprefekt för utbildning på grundnivå Viceprefekten ska ingå i ledningsgruppen vara ordförande i lärarkollegiet och PEK vara ordförande i grundutbildningskommittén och kalla till möten som ska vara protokollförda vara kontaktperson rörande utbildningsfrågor på grundnivå inom fakulteten, universitetet, nationellt och internationellt

bereda ärenden inom sitt ansvarsområde för Institutionsstyrelsen tillse att universitetets regelverk för grundutbildning följs ansvara för att remisser som rör utbildningsfrågor på grundnivå behandlas ha ledningsansvar över den övergripande utbildningsplaneringen samt studierektorers och uppdragskoordinators arbete, så att utbildningsadministrationen fungerar effektivt i samråd med studierektorerna föreslå ändringar i kursutbud, kursplaner, studieplatser etc. till Institutionsstyrelsen/HFN ansvara för utbildningens kvalitetssäkring ansvara för kursbudget och uppföljning av uppdrag ansvara för att pedagogiskt utvecklingsarbete byggs upp kontinuerligt godkänna kursplaner på efter behandling i Gruk 3.4. Viceprefekt för forskarutbildning och avancerad nivå Viceprefekten ska ingå i ledningsgruppen vara föredragande i frågor till institutionsstyrelsen som rör utbildning på forskarnivå och avancerad nivå leda handledarkollegiets sammanträden och kalla till möten minst en gång per termin fördela handledartid och bereda ärenden där doktorand begär handledarbyte Följa upp doktorandernas ISP samt se till att rätt aktivitetsgrad inrapporteras i Ladok (tillsammans med administratör för forskningsfrågor, doktoranden och dess huvudhandledare) bereda ärenden om antagning till forskarutbildningen ansvara för och planera kursutbudet på forskarutbildningen och avancerad nivå planera bemanning ihop med studierektorer på grundutbildningen

bereda ärenden som berör avancerad nivå ha övergripande ansvar för samordning av seminarier hålla utvecklingssamtal med doktorander tillse att relevant information för forskarutbildningen och doktorander (stipendier, konferenser) finns tillgängliga (delegeras till webbredaktör och adm. chef) Behandla remisser som rör forskarutbildningen Bereda ärenden som rör doktoranders tjänstledigheter, uppskov, förlängningar, etc (tillsammans med administratör för forskningsfrågor och huvudhandledare), Underteckna stipendieansökningar (för doktorander, tillsammans med huvudhandledare) vara kontaktperson rörande forskarutbildningsfrågor och frågor rörande avancerad nivå inom fakulteten, universitetet, nationellt och internationellt 3.5. Viceprefekt för forskning Viceprefekten ska ingå i ledningsgruppen ha övergripande ansvar för institutionens forskning och forskningsstrategier vara ordförande och sammankallande i forskarkollegiet främja kontakter med forskningsfinansiärer tillse att etik och redlighetsfrågor inom forskning följs upp ha ansvar för kvalitetssäkring inom forskning behandla remisser som rör forskning tillse att institutionens samlade resurser för forskning nyttjas optimalt tillsammans med viceprefekten för forskarutbildning skapa en god seminariemiljö stödja och diskutera ansökningar om forskningsprojekt

ansvara för att det finns god arbetsmiljö och resurser för att genomföra de sökta projekten inom institutionens tillgängliga lokaler (i samråd med prefekten) vid behov utföra medarbetarsamtal med forskande personal (på uppdrag från prefekten) 3.6. Studierektorer Studierektor har övergripande ansvar för utbildningsplanering (på uppdrag från viceprefekt) kursplaner och kurslitteratur (på uppdrag från viceprefekt) schemaläggning bokning av tentamina Studierektor ska vidare hålla sig informerad om gällande policies, regler, rutiner och blanketter för utbildning på grund- och avancerad nivå vara fakultetens kontaktperson gentemot andra studierektorer på fakulteten, samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå de mål som formulerats i Humanistiska fakultetens handlingsplan för miljö och hållbar utveckling vara huvudexaminator för utbildning på grundnivå Arbetsuppgifter Studierektor ska till exempel ge förslag till bemanning av kurser efter ekonomiska ramar från prefekten och viceprefekten för grundutbildning planera utbildningen bereda kursplaner på skissnivå och preliminär nivå hålla i lärarmöten (på uppdrag från viceprefekt) förmedla aktuella beslut och föreskrifter till lärare (på uppdrag från viceprefekt)

genomföra ändringar i kursutbud (på uppdrag från viceprefekt) rapportera antagningstal etc. (på uppdrag från viceprefekt) ansvara för att institutionen följer gällande upphovsrätt planera och genomföra introduktionsmöten (tillsammans/i samråd med studievägledare och likabehandlingsombud) besvara remisser och skrivelser (på uppdrag från viceprefekt) utfärda intyg och betyg för lärare (förbereds av utbildningsadministratör) besluta om tillgodoräkning (ej av hel kurs) inleda utredningar vid misstanke om fusk för vidare rapport till viceprefekt hantera studiesociala konflikter samla in och sammanställa kursutvärderingar 3.7. Uppdragskoordinator Uppdragskoordinatorns (UK) uppgift är att vara den sammanhållande funktionen för uppdragsutbildning. UK ska ha överblick över institutionens samlade utbud av uppdrags- och kompetensutvecklingskurser aktivt arbeta för att öka våra uppdrag ansvara för upprättande av offerter och anbud i samråd med ekonom och adm. chef beräkna kostnader för uppdrag förmedla uppdrag till studierektorer för bemanning följa upp tidigare uppdrag och hålla kontakt med uppdragsköpare aktivt samarbeta med andra studierektorer/koordinatorer på andra institutioner i syfte att stärka den samlade verksamheten för uppdrag och kompetensutveckling vid fakulteten 3.8. Studievägledare Studievägledare ansvarar vägledning och rådgivning till studenter vad gäller utbildning och arbetsmarknad

Studievägledare har ansvar för att medverka till att studenten blir medveten om egna anlag, intressen och värderingar och deras betydelse för att självständigt studie- och karriärval medverka till att studenten själv kan fatta välgrundade beslut i fråga rörande studier och karriär ge studenten stöd i studiesituationen och stimulans att fullfölja sina studier hålla sig uppdaterad om gällande regler, förordningar, rutiner och policies inom arbetsområdet studie- och vägledning vara institutionens/fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom arbetsområdet studie- och vägledning säkerställa vägledningens kvalitet genom fortlöpande kompetensutveckling arbeta för att nå de mål som formulerats i Humanistiska fakultetens handlingsplan för miljö och hållbar utveckling (dock ett övergripande ansvar för särskild studierektor vid institutionen) arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan Arbetsuppgifter Studievägledare ska till exempel ge enskilda vägledningssamtal ge gruppvägledning, t.ex. introduktion, information om utlandsstudier eller studieval ge ämnesspecifik information och vägledning vara kontaktperson för student med funktionshinder bereda ärenden om tillgodoräkning (ej för hel kurs) utveckla rutiner för uppföljning av och stöd till studenter som möter svårigheter i sina studier sköta samverkan med annat studentstöd inom GU sköta samverkan med Karriärcentrum sköta samverkan med fakultetens alumnkoordinator ha fasta telefon- och mottagningstider inläsning och fortbildning för att säkerställa kvaliteten i vägledningen

delta i arbetet med uppföljning av kursvärdering medverka med sin kunskap och erfarenhet i pedagogiskt utvecklings- och utvärderingsarbete på alla nivåer uppehålla samarbete med övriga studievägledare vid fakulteten bedriva utåtriktad verksamhet gentemot skolor och allmänhet samverka med studentorganisationer