I Intern kontrollplan 2014 framgår att vissa processer och rutiner ska följas upp i anslutning till delårsbokslut 2.

Relevanta dokument
Tjänsteskrivelse. Uppföljning av intern kontroll 2015, DR2

Tjänsteskrivelse. Internkontrollplan andra halvåret 2013

Tjänsteskrivelse. Tillsynsärende hemlösa barn

Tjänsteskrivelse. Intern kontrollplan 2016

Tjänsteskrivelse. Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2015

Tjänsteskrivelse. Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2013

Tjänsteskrivelse. Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2015

RIKTLINJE FÖR JOURNALSYSTEM LOGGKONTROLLER I PROCAPITA

Strategisk utvecklingsplan för arbetet mot diskriminering i Malmö stad

att fastställa lokala rutiner för Lex Sarah för individ- och familjeomsorg och vård- och omsorg enligt förslag.

att godkänna bilagda förslag till intern kontrollplan för 2012

Motion från Sven Rosén (SPI) om bidrag till äldre för inköp av dator och internetanslutning

Intern- och egenkontrollplan 2015

Tjänsteskrivelse. Brukarundersökning 2014

Tjänsteskrivelse. Plan för intern kontroll Vår referens. Jenny Ahlm Controller SOFS

Utförd intern- och egenkontroll 2014

Utförd egen- och internkontroll 2015

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Ekonomiavdelning. Rapport över internkontrollarbetet 2012

Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01

Beslutad av Magnus Johansson, vård- och omsorgsdirektör den 4 april 2016.

Tjänsteskrivelse

Arbetsmarknads- och socialnämndens internkontrollplan 2013

Tjänsteskrivelse. Rapport uppföljning intern kontroll Vår referens. Carina Hart Controller

AVN Datum 1 (8) Slutrapport Internkontroll 2016

Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden:

Uppföljning intern kontrollplan 2015

Tjänsteskrivelse. Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Vår referens

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

FAGERSTA KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN. Ledningssystem för Systematiskt kvalitetsarbete

Uppföljningsrapport försörjningsstöd gällande augusti månad

Uppföljning av kulturnämndens internkontrollplan 2016

Övergripande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg i Malmö stad

Detaljplan för fastigheten Kamelen 14 i Innerstaden i Malmö.

Återrapportering av utvecklingsmedel för 2013 som gäller våld i nära relation

Tjänsteskrivelse. Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2013

Rapport Granskning av försörjningsstöd.

Internkontrollplaner rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan

Rutin för användande av Cambio Cosmic Link i Växjö kommun

Internkontrollplan 2017

Uppföljning av granskningsplan 2012 för administrativa processer

Tjänsteskrivelse. Delrapport om internkontrollarbetet för år Tjänsteskrivelse delårsrapport internkontroll Bilaga: Intern kontrollplan 2013

Bilaga 1. Reviderad Gäller tills vidare. Årlig genomgång. Ansvarig tjänsteman: Magnus Olsson

Uppföljning av Intern kontroll 2010.

Tjänsteskrivelse. Komplettering av riskanalyser till Plan för intern kontroll godkänna riskanalyserna och lägga dem till handlingarna.

Internkontrollplan 2018

Rapport för att sänka kostnaderna för försörjningsstöd tertial

Malmö Stads möjligheter för anslutning till finskt förvaltningsområde.

Socialnämndens arbetsutskott PROTOKOLL Riskbedömning inför internkontrollplan Beslut. Arbetsutskottet beslutar

Halvårsrapport internkontroll SN

Internkontrollplan 2019


Uppföljning av internkontrollplan 2014 för Finansförvaltningen och Hamnförvaltningen

PROTOKOLL

Internkontroll, uppföljning 2011 och plan Förvaltningen föreslår att Vård och omsorgsnämndens beslutar

Slutrapport 2017 års internkontroll

Dokumentation inom äldreomsorgen redovisning av strategi för hur bristerna i dokumentation ska åtgärdas

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Bo Sjöström. Internkontrollplan 2013 FRN-FRI

Granskning av intern kontroll

TSN Datum 1 (16) IK-plan 2015

Förslag till beslut Tekniska nämnden föreslås besluta att godkänna delårsuppföljning 2 av intern kontrollplan för 2015.

Utförd intern kontroll 2014

Tjänsteskrivelse. Uppföljning av åtgärder brukarundersökning Vår referens. Anne Wolf Utvecklingssekreterare.

Tjänsteskrivelse. Inspektion Arbetsmiljöverket november Vår referens. Anne Wolf Kvalitetscontroller.

Generellt angående metod, uppföljningsintervaller.

Internkontrollplan för stadsbyggnads- och miljönämnden 2013

Rutiner för granskning av loggar från verksamhetssystem och Nationell Patientöversikt (NPÖ)

Riktlinje för skydds- och begränsningsåtgärder

Olle Lindström

Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för vård- och omsorgsförvaltningen

Årlig uppföljning av Malmö stads system för det systematiska arbetsmiljöarbetet arbetsmiljöprocessen

Intern kontrollplan. Nybro kommun 2015

Medborgarförslag om mötesplats för neuropsykiatriskt funktionshindrade

Internkontrollrapport Socialnämnden 2018

2 (2) Ansvariga Lars Tingsmark Britten Synnergren ekonomichef stadsområdesdirektör

Redovisning av internkontroll 2014

Privata vårdgivare förstudie

Tjänsteskrivelse. Intern kontrollplan 2015

Rutiner för granskning av loggar från verksamhetssystem och Nationell Patientöversikt (NPÖ)

Ärende 22. Redovisning av internkontroll kommunstyrelsen 2015 avseende fakturor för representation, kurser, resor och hotell

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

Rutin för loggkontroll och tilldelning av behörigheter i nationell patientöversikt (NPÖ) Rutinen gäller från fram till

Rutin för loggkontroller inom Vård och omsorgsavdelningen och Individ- och familjeomsorgen

Kommunstyrelsens internkontrollplan 2017

Rapport Internkontroll Kommunstyrelsen

Uppföljning med anledning av Stadsrevisionens revisionsrapport 2015

Internkontrollplan Tekniska nämnden - Gatukontoret

Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse

Avrapportering av internkontroll för perioden 1 januari till och med 30 april 2014

Internkontrollplan 2016 Risk. Kommunstyrelsen

Intern kontroll i kommunen och dess företag. Sollefteå kommun

Tjänsteskrivelse. Brukarundersökning Vår referens. Rebecca Nannsjö Utvecklingssekreterare

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 48 KS/2017:335. Redovisning av internkontroll för KSF

Kunden hamnar då i det s.k. ickevalsalternativet, vilket är en i förväg upprättad turordningslista där alla utförare finns med.

Rapportering Intern kontroll - Socialnämnden Hallstahammar kommun

Nr Ärende Handläggare Föredragande och ca tid. Marie Schmid. Lotta Burström kl.08:45. Frida Andersson. Anna-Lena Udenius kl. 09:45

Granskning av arvoden till förtroendevalda

Rapport om test av kontrollaktiviteter 2018

Tjänsteskrivelse. Arbetsmiljörapport första halvåret 2015, Stadsområdesförvaltning Väster Vår referens. Catharina Edgren HR-konsult

Revidering av internkontrollplan för 2013

Tjänsteskrivelse 1 (1) Riktlinje för timavlönade Vår referens. Josefin Haugthon Planeringssekreterare Josefin.Haugthon@malmo.

Transkript:

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Norr 1 (1) Datum 2014-09-11 Vår referens Sven Johansson Sekreterare Tjänsteskrivelse sven.johansson@malmo.se Uppföljning intern kontroll 2014, DR2 SOFN-2014-29 Sammanfattning I Intern kontrollplan 2014 framgår att vissa processer och rutiner ska följas upp i anslutning till delårsbokslut 2. I bilagan framgår kontrollområden och resultat. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att godkänna rapporten samt översända den till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag G-Uppföljning intern kontroll 2014, DR2- tjänsteskrivelse Uppföljning av intern kontroll 2014- redovisning av resultat Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr 2014-09-24 Ansvariga Lars Tingsmark, ekonomichef Britten Synnergren Förvaltningschef SIGNERAD 2014-09-09

Intern kontroll 2014 2014-09-03 Process/ rutin Säkerställa att rutinerna kring upprättande av vårdplaner i samband med användningen av att skyddsåtgärder följs Kontroll Ansvarig Metod Resultat Slutsats Åtgärder Genom granskning av 20 upprättade vårdplaner för de personer som har skyddsåtgärder där presumtiv*t eller konkludent* samtycke föreligger. *presumtivt samtycke: den som ska vidta åtgärden bedömer att det är förenligt med brukarens vilja. Ska användas ytterst restriktivt. *konkludent samtycke: brukaren agerar så att han/hon visar att samtycke ges, exempelvis genom att underlätta åtgärdens genomförande. En brukare som agerar så att det kan uppfattas som konkludent MAR (medicinskt ansvarig för rehab) Kvalitetsgranskning enligt mall av innehåll i 20 upprättade vårdplaner. Granskning ska ske en gång under första halvåret av 20 befintliga vårdplaner. Uppföljning genom stickprovskontroll ska ske en gång under andra halvåret. 20 patienter med totalt 35 vårdplaner granskades. Ingen plan följde i sin helhet dokumentationsstödet. Endast två var väl dokumenterade. Det går oftast inte att utläsa om andra åtgärder genomförts innan skyddsåtgärd blir aktuell, inte heller om det förekommit teamsamverkan kring patienten i ärendet. Samtyckesform är dokumenterat i de flesta vårdplanerna, saknades dock i 14 planer. Det är ofta oklart dokumenterat på vilken grund det Behov av fortsatt utbildning och kompetensutveckling inom området skyddsoch begränsningsåtgärder är stort. Fortsatt utbildning och kompetensutveckling i processen för samtlig personal. Utveckla teamarbetet och förbättra dokumentationen. 1

Avbrottsplan i Origos system. samtycke, kan agera så för att brukaren är van vid åtgärden. Det behöver inte vara ett uttryck för samtycke. Efterlevnad av befintlig rutin för legitimerad personal. Enhetschef HSL Tio slumpmässigt utvalda legitimerad personal kontrolleras två gånger per år, mars och oktober. presumtiva eller konkludenta samtycket har erhållits. Det finns inte i någon vårdplan dokumenterat hur situationen ska hanteras om patienten inte längre samtycker till skyddsåtgärden /återkallar samtycket. Kontroll utförd i mars månad av totalt tio loggar,fem sjukgymnaster/ arbetsterapeuter och fem sjuksköterskor. Rutinen är att ansvarig sjuksköterska/sjukgym nast/arbetsterapeut laddar ned avbrottsplan på ett USB-minne i slutet av varje månad. Genomförd granskning visar att processen/rutinen fungerar väl. 2

Loggning av medarbetares hantering av sekretessmaterial i datasystemet Procapita. Flexite händelsesystem Rutin för löneutbetalning. Kontroll att utförd loggning sker enligt upprättad rutin. Kontroll att tid från rapporterad händelse till godkännande av sektionschef följer riktlinjerna. rutiner för uppföljning att överensstämmelse IoF Slumpmässiga kontroller. Kontroller enligt rutin. Urval handläggare, urval klient, urval misstanke, urval utbetalningar. VoO. Tio slumpmässigt utvalda händelser kontrolleras två gånger per år, april och oktober. HR-chef Tio stickprov en månad efter utbetalning av nya löner efter Inga oegentligheter har hittats. Samtliga granskningar utom två, höll sig inom sjudagarsgränsen, dvs. innan händelsen förfaller i Flexite analysdel. En händelse om 22 dagar handlade om osäkerhet kring processen i Flexite. Själva händelsen analyserades inom tidsramen men dokumenterades inte. Stickprovskontroll har genomförts på 20 medarbetares lön i juni månad. Loggning av slumpmässigt utvalda medarbetares hantering av sekretessmaterial i datasystemet Procapita visar att lagar och rutiner följs. Få anmärkningar gällande följsamheten i Flexite analysdel. Gällande rutin för att säkerställa uppföljning av överensstämmelse Inga åtgärder 3

Rutin för rehabilitering. föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision. rutinerna vid rehabiliteringsutredning. Finns det dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Behöver de utvecklas? lönerevision 2014. Samtliga medarbetare har fått lön enlig beslut om ny lön i lönerevision 2014. HR-chef Tio stickprov under augusti månad. 20 slumpmässigt utvalda ärenden som var registrerade i Adato 2014-08-14 har kontrollerats. Kontrollen har omfattat att rehabiliteringsutredning har påbörjats och dokumenterats i systemet när den anställde varit sjuk i överstigande 14 dagar samt vid sex eller fler sjukfall under den senaste 12 månadersperioden. Genomgång av ärendehanteringen visar att rehabiliteringsutredningar för 50 % av de kontrollerade ärendena inte finns mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevison, är tillfredsställande. Internkontrollen tyder på att rehabiliteringsarbetet och dokumentationen är bristfälliga och inte sker enligt riktlinjerna i Malmö stads gemensamma rehabiliteringsprocess. För att säkerställa att rehabiliteringsarbetet sker enligt riktlinjer i Malmö stads gemensamma rehabiliteringsprocess kommer HR-avdelningen under hösten 2014 att genomföra utbildning och ge information till chefer om vikten av rehabiliteringsåtgärder samt att dessa dokumenteras. Varje chef kommer tillsammans med Hr-konsult under hösten 2014, att följa upp samtliga ärenden som är registrerade i Adato. 4

Säkerställa att all personal inom vård och omsorg avdelning bistånd som besöker brukare som har hjälp från hemtjänsten, legitimerar sig. Rutiner och dokumentation av avtal som avser Stadsområdesförvaltning Norr. Ej Malmö stad övergripande avtal. Rutiner och efterlevnad avseende representation. Syftet är att följa upp en av Malmö stads värdighetsgarantier som syftar till att öka tryggheten och delaktigheten för alla som berörs av hemtjänstens verksamhet. rutinerna vid registrering av avtal. Finns dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Behöver de utvecklas? rutinerna vid representation. Finns dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Enhetschefer avdelning bistånd. Stickprovskontroll genomförs en gång per halvår och ska vid varje tillfälle omfatta kontakt med 50 slumpmässigt utvalda brukare inom hemtjänsten. Kommunikationsavdelningen Granskning av rutiner. Stickprovskontroll. Intervjuer. Ekonomichef Granskning av rutiner. Stickprovskontroll. Intervjuer. dokumenterade i systemet. Vid biståndshandläggarnas besök hos brukarna angav 36 av 50 personer att fotolegitimation visats. Tolv var sedan tidigare kända för brukaren och två visade inte fotolegitimation. Diarieföring av avtal har i huvudsak skett på övergripande förvaltningsnivå, dvs. de avtal som undertecknats av Stadsområdesdirek tör eller passerat arbetsutskottet. Vid stickprovskontroll har tio slumpmässigt utvalda fakturor valts ut och kontrollerats. Biståndshandläggarna uppfyller värdighetsgarantin genom att visa fotolegitimation vid brukarbesök. Rutiner för hantering av förvaltningens avtal ska aktualiseras. Information om rutinerna ska förtydligas så att den når ut till alla nivåer i organisationen. Rutiner finns och följs. Vid nyrekrytering av berörd personal ska information lämnas och fotolegitimation utfärdas. Fortsatt information om vikten av att följa värdighetsgarantin. Se slutsats 5

Behöver de utvecklas? Kontanthantering Kontroll av att gällande rutiner finns och efterföljs. avdelningen för områdesutveckling Granskning av rutindokument. Intervju med personal. Resultatet visar att nio fakturor redovisats i enlighet med regler och en saknade uppgifter om syftet och deltagare. Granskning av rutindokument har gjorts och rutin finns dokumenterad. Uppföljning om rutinen efterlevs kommer att genomföras genom intervju med personalen under hösten. Resultatet av internkontrollen kommer att återrapporteras i sin helhet i anslutning till årsbokslutet. 6