Verksamhetsplan 2014-2016 Budget 2014 2013-12-17
Innehållsförteckning Verksamhetsstyrning 3 Organisation 4 Om verksamheten 4 Hyresgäster och medborgare 5 Medarbetare/arbetssätt 6 Förnyelse/tillväxt/utveckling 7 Ekonomi 8 Budget 2014 9 Drift Verksamhetsbeskrivningar Större förändringar Investeringar Omslagsbild; Ett glatt städteam med sin ROBO 2013 i Taserudshallen Foto; Elisabet Westergren 2
Verksamhetsstyrning Kommunfullmäktige antar den strategiska planen för Arvika kommun som omfattar grundläggande förutsättningar och inriktningar för kommunkoncernens verksamhet. Arvika Fastighets AB ingår i kommunkoncernen och verksamhetsplaneringen sker därför i linje med koncernens planering. Med stöd från den strategiska planen för kommunkoncernen upprättas verksamhetsplan för Arvika Fastighets AB med mål och indikatorer för att mäta måluppfyllelsen, samt aktiviteter för att nå målen. Verksamhetsplanen är tillika en återrapportering till styrelsen, samt även kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Uppföljningen av verksamhetsplan och budget sker löpande under året i VDrapporter, delårsrapporter samt vid årets slut i årsredovisningen. Principskiss och årshjul för verksamhetsstyrning uppföljning 1 Styrelsen fastställer budget dec 1/1 Arbete med bokslut och årsredovisning Årsredovisning och bokslut Styrelsen godkänner och undertecknar årsredovisning 1/10 Arbete med budget 1/4 Årsstämma Underlag för strategisk plan Delårsrapport 31/8 30/4 Delårsuppföljning 1 1/7 Strategisk plan fastställs av Kf 3
Vision, strategiska mål och strategier Arvika en attraktivare kommun Utgångspunkten för verksamheten är att i samklang med Arvika kommuns vision erbjuda god service och stödja näringsliv, kultur, föreningsliv och medborgarnas egen kreativitet. Detta ger möjligheter till ett gott och tryggt liv och gör Arvika till en av landets mest attraktiva kommuner! Vår affärsidé Arvika Fastighets AB ska inom Arvika kommun med affärsmässiga principer erbjuda hyresgäster attraktiva och trygga boenden, ändamålsenliga och effektiva lokaler samt förvalta och utveckla kommunalt ägda fastigheter, anläggningar och parkmark. Organisation Figur 1 Om verksamheten Arvika Fastighets AB är kommunkoncernens allmännyttiga fastighetsbolag. Bolaget äger och förvaltar ett bostadsbestånd om cirka 3.000 lägenheter (inklusive vårdboende), verksamhetslokaler som hyrs av Arvika kommun samt viss del kommersiella lokaler. Bolaget utför även förvaltning av byggnader, anläggningar samt parkmark ägd av Arvika kommun. Totalt antalet tillsvidareanställda är 127 samt 19 st med tidsbegränsad anställning. 4
Hyresgäster och medborgare Strategiskt mål Vi är ett attraktivt fastighetsbolag, där hyresgäster och medborgare är nöjda med vår verksamhet. Strategier - Vi för en öppen och aktiv dialog med våra hyresgäster och kommuninvånare. - Vi låter våra hyresgäster vara med och påverka. - Vi har en hög tillgänglighet och korta handläggningstider. - Vi agerar affärsmässigt och med tydlighet. Indikatorer Kundundersökning bostäder. Mätning vartannat år av Förvaltningskvalitet enligt Branschindex Bo. Uthyrningsgrad, andel lägenheter Enhet Utfall 2011/12 Mål 2013 Mål 2014 Mål 2015 Mål 2016 % 81* - 84** - 86 % 99,4 99 99 99 99 * Medianvärdet för samtliga ingående fastighetsbolag i mätningen 2011 är 81 % (motsvarar att 81 % av tillfrågade är ganska nöjda eller mycket nöjda ). ** Mål 84 % motsvarar gräns för övre kvartil för alla ingående fastighetsbolag i mätning 2011 (d v s gräns för bästa fjärdedelen av alla bolag) Aktivitetsplan Arbeta in systemet med systematiskt hyressättning efter modell Rättvis hyra inom bostadsbeståndet. Mål att börja införande under 2014. Säkerställa effektiv drift av nya hemsidan med möjligheter till förenklade rutiner för felanmälan och andra kundkontakter. Tillgänglighet och trygghet i boendet. Inventera nuläget och upprätta plan för utveckling av tillgänglighet och trygghet. Arbeta fram tydliga och mätbara entreprenadavtal gällande skötseluppdrag för parkmark och fastigheter tillhörande Arvika kommun, i det ingår att tydliggöra rutiner för beställning och beslut om uppdrag. Utveckla systemet för s. k. koncernhyresavtal tillsammans med Arvika kommun (hyresgäst), syfte att uppnå incitament för besparingar för både hyresvärd och hyresgäst. 5
Medarbetare/arbetssätt Strategiskt mål Vi är en attraktiv arbetsgivare, där medarbetarna trivs, utvecklas och är stolta över att ge god service. Strategier - Vi erbjuder utvecklingsmöjligheter och stimulerande arbetsuppgifter i en god arbetsmiljö. - Vi har en tydlig process för ledning och styrning av verksamheten. - Vi genomför satsningar för personalens kompetensutveckling. - Vi arbetar aktivt för att förbättra medarbetarnas hälsa. - Vi arbetar aktivt för ökad jämställdhet och mångfald. Indikatorer Enhet Utfall 2012 Utfall 2013 Mål 2014 Mål 2015 Mål 2016 Sjukfrånvaro % 2,3 3,9 per september 3,0 2,8 2,7 Medarbetarindex * Index 53-65 - 70 * Vi genomför medarbetarundersökningar vartannat år med start i bolaget 2012. Aktivitetsplan Det är fortsatt viktigt att fokusera på utveckling av personal, organisation, arbetssätt och ledning under 2014 för att bygga vidare till ett effektivt och modernt fastighetsföretag. En målsättning är att verksamheterna ska drivas konkurrensmässigt i jämförelse med externt upphandlat utförande. Färdigställa pågående analyser av organisationen, processer i fastighetsförvaltningen, och kompetenskartläggning med syfte att uppnå marknadsmässig effektivitet. Implementera justering av organisation angående kundtjänst och felanmälan. Genomföra samordning och effektivisering av interna lokaler. Pågående arbete med utveckling av företagets varumärke och värdegrund slutförs under våren 2014. 6
Förnyelse, tillväxt och utveckling Strategiskt mål Vi är ett framgångsrikt bolag som utifrån ekologiska, sociala och ekonomiska hänsyn skapar god livskvalitet för dagens och morgondagens hyresgäster och kommuninvånare. Strategier - Vi arbetar aktivt i allmännyttigt syfte att skapa fler boenden i kommunen. - Vi arbetar aktivt för ett effektivt lokalutnyttjande. - Vi agerar och planerar långsiktigt för en miljömässig hållbar fastighetsförvaltning och verkar aktivt för att minska energianvändandet. - Vi verkar för ökad samordning inom kommunkoncernen, där kvalitets- och resultatmål ska tydliggöras. Indikatorer Enhet Utfall 2012 Utfall 2013 Mål 2014 Mål 2015 Mål 2016 Energieffektivisering 1) Mwh -1000-1500 -1500-1000 Nya lägenheter, påbörjat Antal ROT-ombyggda lägenheter Antal 6 40 20 30 Antal 17 40 70 70 1) Utgångspunkt är förbrukning 62.000 MWh mätår 2009. Aktivitetsplan Deltar i energieffektiviseringsprojekt med stöd via Energimyndigheten, utredning av besparingsmöjligheter inom beståndet samt genomförande av åtgärder Energieffektiviseringsaktiviteter för våra hyresgäster (bostäder och lokaler). Satsning att utveckla personalens förmåga till energibesparing i den dagliga fastighetssskötseln. Fortsatt utbyggnad av system för källsortering avfall. Genomförande av nyproduktion i kvarteren Veterinären (Fabriksgatan/Torggatan) och Biet (Agneteberg) under 2014. Planering för nyproduktion 2015-16. Under 2014 genomföra ROT-ombyggnader i kvarteren Dragspelet (Agneteberg) och Salem (Tingsgatan 11). 7
Ekonomi Strategiskt mål Vi har en hållbar ekonomi, där vi använder våra resurser på ett affärsmässigt sätt. Strategier - Vi driver en ansvarsfull verksamhet där ekonomi i balans är överordnad övriga krav. - Verksamhetsområdena bostäder samt kommersiella lokaler ska drivas och utvecklas affärsmässigt. -Förvaltning av verksamhetsfastigheter samt utförande av skötseluppdrag ska genomföras och utvecklas konkurrenskraftigt och kostnadseffektivt. Indikatorer Enhet Utfall 2012 Prognos 2013 Budget 2014 Budget 2014 enl K3 redovisning Ekonomiskt resultat f skatt Tkr 9 838 6 500 8864 19 549 Soliditet % 11 10,0 11,0 11,0 Bolagets verksamhet omfattar fyra verksamhetsområden; 1. Förvaltning bostadsfastigheter. 2. Förvaltning kommersiella fastigheter. 3. Förvaltning verksamhetsfastigheter (Arvika kommun är hyresgäst). 4. Skötseluppdrag för fastigheter, anläggningar och parkmark ägda av Arvika kommun. Aktivitetsplan Färdigställa affärsplan, varumärke och kommunikationsplattform. Säkerställa heltäckande internkontroll angående fastighetsägaransvaret. Upprätta fastighetsdokumentation. Analys av fastighetsbeståndets struktur och omfattning samt affärsplaner och värdering. 8
Budget Budget 2014 har gjorts utifrån kända taxehöjningar och övriga kända prishöjningar avseende kostnader samt justerad bedömning av ränteutveckling med förutsättning att del av rörliga lån omvandlas till bundna under året. I kostnadsbudget för 2014 ingår kostnader för utvecklingsprojekt (företagsutveckling) i nivå 2000 tkr. Syftet med dessa projekt är att genomföra effektivisering och utveckling av företagets verksamhet. Dessa kostnader bedöms under kommande år om möjligt ingå i våra budgeterade kostnader men kommer att variera i omfattning beroende på hur behoven ser ut. Nedan anges ett sammandrag av driftbudget. Specificerad sammanställning finns i bilaga. Driftbudget 2014 Drift egna fastigheter enligt K3-redovisning (tkr) Skötselavtal (tkr) Intäkter 288 976 15 601 Driftkostnader -161 448-14 201 Underhållskostnader -27 275-950 Fastighetsskatt -2 940 Central adm - 2 660 Avskrivningar -42 656-450 Finansiella poster -33 426 Resultat (enligt K3-redovisning) 19 571 0 För jämförelse med tidigare år (där K3-redovisning inte förelåg) ska budgetresultat omräknas till nivå 8 870 tkr. 9
Lokaler Avdelning Lokaler ansvarar för förvaltning av lokalfastigheter samt skötsel av byggnader och anläggningar tillhörande Arvika kommun (skötselavtal). Förändringar i fastighetsbeståndet är att Järnvägsstationen har köpts och industrifastigheten Ryttaren 3 har sålts. Fortsatta energieffektiviseringsåtgärder kommer att fortgå och intensifieras, till hjälp för arbetet kommer några byggnader att kompletteras med mätare för verksamhetsel och fastighetsel. Stort fokus kommer fortsatt att inriktas på energioptimering i daglig drift, däri ingår utbildningar både för egen personal samt till nyckelpersoner hos hyresgäster. Det påbörjade arbetet med att upprätta affärsplaner för fastigheterna kommer att fortsätta under 2014. Viktig uppgift är att fördjupa tillsammans med kommunförvaltningen och prioritera underhållsåtgärder och investeringsbehov inom verksamhetsfastigheterna. Långsiktig lokalförsörjningsplan ska utgöra grunden för större beslut. Flera skolor och förskolor är i stort behov av mer omfattande renovering. Effektivisering av fastighetsskötseln fortsätter genom att all uteskötsel kommer att hanteras av avdelningen Park- och tomtmark. Bostäder Avdelning Bostäder ansvarar för förvaltningen av bostads- och vårdboendefastigheter. Sammanlagt 3002 boenden varav 2.573 lägenheter i det ordinarie lägenhetsbeståndet, resterande i vårdboendet. Viktiga frågor de närmaste åren är att planera för nödvändiga renoveringar samt energieffektiviseringar. En utveckling av bostadsförvaltningen har påbörjats genom bland annat införande av digital felanmälan. Nästa steg är nu att introducera den nya hemsidan som även kommer att underlätta för hyresgäster att boka tvättider, anmäla fel osv. Ett stort och viktigt projekt som pågår är att genomföra översyn av nuvarande hyressättning genom s k systematisk hyressättning (projekt Poängen), vilket ska införas med början under 2014. Projektet sker i samarbete med hyresgästföreningen. Speciellt viktigt under närmaste åren är att planera och genomföra nyproduktion samt ROT-ombyggnad av lägenheter. Utveckling av Kundtjänst planeras under 2014 i syfte att erbjuda en integrerad kundtjänst i Stadshuset av nuvarande kommunens och AFAB s kundtjänstfunktioner. Huvudsyftet är att ge bättre service till kunder och andra besökare till Stadshuset. Administrativ stab Administrativa staben har ansvar för att sammanhålla ekonomi- och administration. Särskilt viktiga områden under 2014 är att genomföra K3-redovisningen, att förtydliga och förenkla ekonomiska uppföljningen samt att utarbeta underlag för affärsplaner per fastighet. I takt med ökade investeringar är finansierings- och likviditetsplanering ett fokusområde. Teknisk stab Teknisk stab har som uppgift att utgöra stöd för beslut inom fastighetsförvaltningen angående drift- underhålls- och byggprojekt. Speciellt viktigt under närmaste åren är att planera och genomföra nyproduktion samt ROT-ombyggnad av lägenheter. 10
Det kommer också fortsatt under 2014 att krävas insatser för att genomföra inventeringar och klassificering av byggnadernas skick och status samt prioriteringar för fortsatta åtgärder inom drift och underhåll. Även planering för energibesparingsåtgärder är ett viktigt område som berör teknisk stab i hög grad. Utrednings- och projekteringsverksamheten kommer att kräva relativt stor insats närmaste åren. Förstärkning sker via projektanställd byggingenjör och ytterligare konsultinsats kan bli nödvändig. Park- och tomtmark Avdelningen ansvarar för den yttre skötseln på bostadsgårdar, skolgårdar, förvaltningslokaler och vårdhem i Arvika kommun. Det innefattar grönyteskötsel, skötsel av lekplatser, snöröjning och städning av de yttre miljöerna. Avdelningen har även ett skötseluppdrag från Arvika kommun som omfattar skötsel av parkmark. I det ingår skötsel av grönytor och parker, tätortsnära skog, lekplatser, tömning av papperskorgar och hundlatriner samt spolning av isbanor. I uppdraget ingår även att upprätta vår- och sommarblomsprogram, blommorna odlas upp i vårt växthus. Inom avdelningen finns 19 heltidsarbetande samt 21 säsongsanställda. Det inkluderar även de som arbetar på skötseluppdraget för parkmark åt Arvika kommun. Under 2014 kommer det att fokuseras på en fortsatt utveckling av våra utemiljöer i syfte att få effektivare skötsel och bättre kvalitet. Det gäller såväl bostäder, lokalfastigheter och parkmark. Skötselplaner kommer att upprättas under året för utemiljöerna och förväntas ge en bättre styrning av verksamheten. Samtidigt pågår ett omfattande arbete med att mäta in alla skötselytor och värdena läggs in i dimensionerings- och kalkylverktyg (modell Fasticon). Under 2014 ska alla ytor ska vara inmätta och inlagda i Fasticon, vilket innebär att vi på ett tydligare sätt kan mäta tiden för parkskötsel. En översyn av grönyteskötsel utanför Arvika centralort har gjorts 2013 och under 2014 kommer de sista grönområdena att inkluderas i skötseln från avdelningen. Syfte att minska maskinparken på landsbygden och att renodla de olika kompetensområdena inom företaget. Arbetet med att förbättra lekplatsbeståndet fortgår inom verksamheten. Under 2014 kommer vi börja arbeta utifrån lekplatsutredningen som gjorts på parkmark. Städ Avdelningen ansvarar för den dagliga städningen för kommunala verksamheter samt hyresfastigheter. I uppdraget ingår även tjänsteutförande som storstädning, golvvård, flyttstädning, byggstäd och sanering. Totalt finns 51 anställda. Under 2014 skall städverksamheten arbeta med miljömålen som städklara moppar, öka förståelsen av användandet av kemtekniska medel som kommer att leda till minskade utsläpp. Städverksamheten skall även 2014 fortsätta att arbeta med effektivitet och utveckling för att bibehålla ekonomiskt och kvalitetsmässigt utförande i städtjänsterna. 11
Större förändringar Speciellt viktiga utvecklingsområden är att genomföra nyproduktion samt att påbörja systematisk ROT-ombyggnad av lägenheter. Viktigt i detta sammanhang är att nå tillfredsställande uppgörelser med hyresgäster och hyresgästföreningen om hyresnivå. Fortsatt under 2014 kommer särskilda insatser att prioriteras för att utveckla verksamheten till ett effektivt och modernt drivet fastighetsföretag. En del i detta är att se över dimensionering och organisation för fastighetsskötsel efter att mätningar av fastighetsskötsel enligt branschnyckelta (AFF-modell, kalkylverktyg Fasticon ) genomförts. Även projekt lokalsamordning är ett led i denna effektiviseringsprocess. Lokalsamordningen består i att huvuddelen av all yttre verksamhet inom AFAB samordnas och flyttas till ett ställe (planerat till kv Förrådet vid Styckåsen). Samordningen kommer att frilägga ett antal lokaler som kan hyras ut eller säljas. Investeringar Investeringsbudgeten redovisar en ram för projekt som bedöms prioriterade. Separata beslut med erforderlig investeringskalkyl krävs innan igångsättning. Kommunala beslut krävs innan slutligt beslut om investeringar inom verksamhetsfastigheter. Inom bostadsbeståndet krävs att tillfredsställande uppgörelser nås med hyresgäster/hyresgästföreningen om hyresnivåer innan slutligt beslut om nybyggnad och ROTombyggnader. Budget investering (tkr) Total projekt 2014 2015 2016 Ombyggnad Rosendal för ATAB 8 000 Ombyggnad Förrådet för AFAB 3 000 Ombyggnad Ritz, kv Arken 30 000 15 000 Utredning verksamhetslokaler 200 Centralskolans kök 4 000 Kyrkebyskolans kök, om/tillb. 5 000 7 000 Järvenskolan, kök 3 500 Sulvik skola, kök 4 000 Minneberg, kök 3 500 Taserudsskolans kök 5 000 12
forts Budget investering (tkr) Total projekt 2014 2015 2016 Hamngatans kök ny verksamhet 3 000 Ingesunds Musikhögskola (pågående projekt) Ingesunds Folkhögskola, tillgänglighetsanpassning 57 500 15 000 1 000 Nybyggnad 40 lgh, kv Veterinären 40 000 20 000 Nybyggnad 6 lgh, kv Biet 14 000 13 000 Nybyggnad 50 lgh, ospecificerat 75 000 ROT 18 lgh, kv Spinnaren, Renen 7 500 ROT 150 lgh, kv Dragspelet 84 000 10 000 24 000 24 000 ROT 30 lgh, kv Salem 9 000 9 000 Takbyte, kv Vilan, 3 huskroppar 5 700 Energieffektiviseringar i beståndet 3 000 3 000 3 000 Energieffektivisering; belysning 1 000 1 000 1 000 Parkeringsanläggningar, bostäder 1 500 1 500 1 500 Fastighetsnära källsortering, bostäder 1 000 1 000 1 000 Maskiner och fordon 3 800 3 800 3 800 Delsumma 152 700 97 800 124 800 Bostäder 8 000 7 000 7 000 Lokaler 5 700 7 300 6 600 Delsumma tidigare underhåll, nu investering enligt K3-redovisning 13 700 14 300 13 600 Summa 166 400 112 100 138 400 13