Verksamhetsplan Budget 2013

Transkript

1 Verksamhetsplan Budget

2 Innehållsförteckning sid Verksamhetsstyrning 3 Organisation 4 Om verksamheten 4 Medborgare/brukare/kunder 5 Medarbetare/arbetssätt 6 Förnyelse/tillväxt/utveckling 7 Ekonomi 8 Budget Drift Verksamhetsbeskrivningar Större förändringar Investeringar Större investeringar Omslagsbild; are Åke Wingskog vid lägenhetsrenovering 2

3 Verksamhetsstyrning Kommunfullmäktige antar den strategiska planen för Arvika kommun som omfattar grundläggande förutsättningar och inriktningar för kommunkoncernens verksamhet. Arvika Fastighets AB ingår i kommunkoncernen och verksamhetsplaneringen sker därför i linje med koncernens planering. Med stöd från den strategiska planen för kommunkoncernen upprättas verksamhetsplan för Arvika Fastighets AB med mål och indikatorer för att mäta måluppfyllelsen, samt aktiviteter för att nå målen. Verksamhetsplanen är tillika en återrapportering till styrelsen, samt även kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Uppföljningen av verksamhetsplan och budget sker löpande under året i VDrapporter, delårsrapporter samt vid årets slut i årsredovisningen. Principskiss och årshjul för verksamhetsstyrning uppföljning 1 Styrelsen fastställer budget dec 1/1 Arbete med bokslut och årsredovisning Årsredovisning och bokslut Styrelsen godkänner och undertecknar årsredovisning 1/10 Arbete med budget 1/4 Årsstämma Underlag för strategisk plan Delårsrapport 31/8 30/4 Delårsuppföljning 1 1/7 Strategisk plan fastställs av Kf 3

4 Vision, strategiska mål och strategier Vi tar ansvar för framtiden! Utgångspunkten för verksamheten är att i samklang med Arvika kommuns vision erbjuda god service och stödja näringsliv, kultur, föreningsliv och medborgarnas egen kreativitet. Detta ger möjligheter till ett gott och tryggt liv och gör Arvika till en av landets mest attraktiva kommuner! Vår affärsidé Arvika Fastighets AB ska inom Arvika kommun med affärsmässiga principer erbjuda hyresgäster attraktiva och trygga boenden, ändamålsenliga och effektiva lokaler samt förvalta kommunalt ägda fastigheter, anläggningar och parkmark. Organisation Om verksamheten Arvika Fastighets AB är kommunkoncernens allmännyttiga fastighetsbolag. Bolaget äger och förvaltar ett bostadsbestånd om cirka lägenheter (inklusive vårdboende), verksamhetslokaler som hyrs av Arvika kommun samt viss del kommersiella lokaler. Bolaget utför även förvaltning av byggnader, anläggningar samt parkmark ägd av Arvika kommun. Totalt antalet tillsvidareanställda är 127 samt 17 st med tidsbegränsad anställning. 4

5 Medborgare, brukare och kunder Strategiskt mål Vi är ett attraktivt bolag, där kunder och medborgare är nöjda med vår verksamhet. Strategier - Vi för en öppen och aktiv dialog med våra hyresgäster och kommuninvånare - Vi låter våra hyresgäster vara med och påverka - Vi har en hög tillgänglighet och korta handläggningstider - Vi agerar affärsmässigt och med tydlighet Indikatorer Kundundersökning bostäder. Mätning av Förvaltningskvalitet enligt Branschindex Bo. Uthyrningsgrad, andel lägenheter Enhet Utfall 2011 Ufall % 81* Mäts ej Mäts ej 84** Mäts ej % * Medianvärdet för samtliga ingående fastighetsbolag i mätningen 2011 är 81 % (motsvarar att 81 % av tillfrågade är ganska nöjda eller mycket nöjda ). ** 84 % motsvarar gräns för övre kvartil för alla ingående fastighetsbolag i mätning 2011 (d v s gräns för bästa fjärdedelen av alla bolag) Aktivitetsplan Arbeta in systemet med systematiskt hyressättning efter modell Rättvis hyra inom bostadsbeståndet. att användas inför 2014 års hyresförhandlingar. Starta upp hemsidan med möjligheter till förenklade rutiner för felanmälan och andra kundkontakter Arbeta fram tydliga och mätbara avtal gällande skötseluppdrag för parkmark och fastigheter tillhörande Arvika kommun, i det ingår att tydliggöra rutiner för beställning och beslut om uppdrag. Utveckla systemet för s k koncernhyresavtal (Arvika kommun hyresgäst), syfte att uppnå incitament för besparingar för både hyresvärd och hyresgäst. Genomföra kundundersökning för lokalhyresgäster Analysera bostadshyresgästers efterfrågan/behov om utveckling om av boendekvalitet, t ex tillgänglighet, standard, IT/bredband, trygghet. 5

6 Medarbetare/arbetssätt Strategiskt mål Vi är en attraktiv arbetsgivare, där medarbetarna trivs, utvecklas och är stolta över att ge god service Strategier - Vi erbjuder utvecklingsmöjligheter och stimulerande arbetsuppgifter i en god arbetsmiljö - Vi har en tydlig process för ledning och styrning av verksamheten - Vi genomför satsningar för personalens kompetensutveckling - Vi arbetar aktivt för att förbättra medarbetarnas hälsa - Vi arbetar aktivt för ökad jämställdhet och mångfald Indikatorer Enhet Utfall 2011 Utfall Sjukfrånvaro % 2,5 Max 2,5 Max 2,5 Max 2,5 Max 2,5 Medarbetarindex * Index * Vi genomför medarbetarundersökningar vartannat år med start i bolaget Aktivitetsplan Det är viktigt att fokusera på organisation, kompetens, arbetssätt och ledning under 2013 för att lägga klart grunden för ett effektivt och modernt fastighetsföretag. sättning är att verksamheterna ska drivas konkurrensmässigt i jämförelse med externt upphandlat utförande. Området Medarbetare/arbetssätt ska därför prioriteras särskilt Extern resurs kommer att anlitas i utvecklingssarbetet. Analysera resultat av medarbetarundersökning, ta fram förbättringsförslag Analysera organisationen och processer i fastighetsförvaltningen med syfte att uppnå marknadsmässig effektivt. Implementera justering av organisation angående bolagets byggverksamhet. Genomföra effektivisering av interna lokaler. Kartläggning av kompetens, analys av behov inom utbildning och rekrytering. Översyn och förtydligande av personalens ansvar och befogenheter 6

7 Förnyelse, tillväxt och utveckling Strategiskt mål Vi är ett framgångsrikt bolag som utifrån ekologiska, sociala och ekonomiska hänsyn skapar god livskvalitet för dagens och morgondagens hyresgäster och kommuninvånare. Strategier - Vi arbetar aktivt i allmännyttigt syfte att skapa fler boenden i kommunen - Vi arbetar aktivt för ett effektivt lokalutnyttjande. - Vi agerar och planerar långsiktigt för en miljömässig hållbar fastighetsförvaltning och verkar aktivt för att minska energianvändandet. - Vi verkar för ökad samordning inom kommunkoncernen, där kvalitets- och resultatmål ska tydliggöras. Indikatorer Energieffektivisering Enhet MWh Utfall Minskning 15 % från 2009* Nya lägenheter, påbörjat Antal Antal underhållsplaner Bostad Lokal Andel (%) * Enligt strategi för energieffektivisering är utgångspunkten förbrukning MWh mätår et är att sänka förbrukning med 15 % till 2014 ( MWh) samt 30 % år 2020 ( MWh). Aktivitetsplan Deltar i energieffektiviseringsprojekt med stöd via Energimyndigheten, utredning av besparingsmöjligheter inom beståndet samt åtgärder Utarbeta miljöpolicy för bolaget Underhållsplan tas fram för respektive fastighet Beslutsunderlag för nyproduktion i området Dungen och kv Styvern Analys ROT-projekt behov och förslag till hantering Nytt system för felanmälan och serviceorder inrättas. Satsning på utbyggnad av driftövervakningssystemet 7

8 Ekonomi Strategiskt mål Vi har en hållbar ekonomi, där vi använder våra resurser på ett affärsmässigt sätt. Strategier - Vi driver en ansvarsfull verksamhet där ekonomi i balans är överordnad övriga krav - Verksamhetsområdena bostäder samt kommersiella lokaler ska drivas och utvecklas affärsmässigt -Förvaltning av verksamhetsfastigheter samt utförande av skötseluppdrag ska genomföras och utvecklas konkurrenskraftigt och kostnadseffektivt. Indikatorer Enhet Prognos Ekonomiskt resultat f skatt Tkr * Soliditet % 9,5 % 10,0% * Inkluderar extra utvecklingskostnader om tkr. Bolagets verksamhet omfattar fyra verksamhetsområden; 1. Förvaltning bostadsfastigheter 2. Förvaltning kommersiella fastigheter 3. Förvaltning verksamhetsfastigheter (Arvika kommun är hyresgäst) 4. Skötseluppdrag för fastigheter, anläggningar och parkmark ägda av Arvika kommun Avkastningskrav mätt som direktavkastning på verkligt värde är 5,5 % på bostadsfastigheter samt 7,5 % avseende kommersiella fastigheter. Aktivitetsplan Utveckla affärsplan, varumärke och kommunikationsplattform Säkerställa heltäckande internkontroll angående fastighetsägaransvaret Upprätta fastighetsdokumentation Heltäckande analys av fastighetsbeståndets struktur och omfattning samt affärsplaner och intern värdering av alla fastigheter Förbereda för redovisning enligt s k K3-regelverket fr o m

9 Budget Budget 2013 har gjorts utifrån kända taxehöjningar och övriga kända prishöjningar avseende kostnader samt justerad bedömning av ränteutveckling med förutsättningen att några rörliga lån omvandlas till bundna under året. I kostnadsbudget för 2013 ingår kostnader för utvecklingsprojekt (företagsutveckling) i nivå tkr. Syftet med dessa projekt är effektivisering och utveckling av företagets verksamhet. Dessa kostnader bedöms under kommande år om möjligt att ingå i våra budgeterade kostnader men kommer att variera i omfattning beroende på hur behoven ser ut. Tidigare har kostnader av denna typ inte förekommit i någon planerad omfattning, men vi ser att behovet är stort. Budget för intäkt uppdrag skötselavtal har höjts med löneökningar för personal i enlighet med Kommunstyrelsens beslut, i övrigt är den oförändrad. Nedan anges ett sammandrag av driftbudget. Specificerad sammanställning finns i bilaga. Driftbudget 2013 Drift egna fastigheter (tkr) Skötselavtal (tkr) Intäkter Driftkostnader Underhållskostnader Fastighetsskatt Avskrivningar Finansiella poster Resultat

10 Lokaler Avdelning Lokaler ansvarar för förvaltning av lokalfastigheter samt skötsel av byggnader och anläggningar tillhörande Arvika kommun (skötselavtal). Nya byggnader som tillkommit är Rackstads museet med Opstuhaget. Fortsatta energieffektiviseringsåtgärder kommer att fortgå och intensifieras, till hjälp för arbetet kommer några byggnader att kompletteras med mätare för verksamhetsel och fastighetsel. Stort fokus kommer fortsatt att inriktas på energioptimering i daglig drift, däri ingår utbildningar både för egen personal samt till nyckelpersoner hos hyresgäster. Det påbörjade arbetet med att upprätta affärsplaner för fastigheterna kommer att genomföras under Viktig uppgift är fördjupa tillsammans med kommunförvaltningen prioritera underhållsåtgärder och investeringsbehov inom verksamhetsfastigheterna. Långsiktigt lokalförsörjningsplan ska utgöra grunden för större beslut. Bostäder Avdelning Bostäder ansvarar för förvaltningen av bostads- och vårdboendefastigheter. Sammanlagt ca 3000 boenden varav lägenheter i det ordinarie lägenhetsbeståndet, resterande i vårdboendet. Viktiga frågor de närmaste åren är att planera för nödvändiga renoveringar samt energieffektiviseringar. Vidare planeras för utveckling av bostadsförvaltningen, ett stort och viktigt projekt är att genomföra översyn av nuvarande hyressättning genom s k systematisk hyressättning. Vi vill få en ökad dialog om utvecklingen av boendestandarden med våra hyresgäster. Nytt felanmälansystem startas i början av Administrativ stab Administrativa staben har ansvar för att sammanhålla ekonomi- och administration. Inom avdelningen arbetar tre personer. Under 2013 fokuseras på att, tillsammans med marknadsavdelningen, genomlysa den egna verksamheten i syfte att effektivisera och samarbeta i större utsträckning. Vidare kommer omfattande insatser under 2013 att krävas för att förbereda bolagets redovisning inför det nya tvingande regelverket K3, som innebär en övergång till komponentavskrivning för samtliga fastigheter i AFAB. Marknad Marknadsavdelningen ansvarar för uthyrning av bostäder och lokaler. Inom avdelningen arbetar fem personer. Under 2013 fokuseras på att genomföra översyn av nuvarande hyressättning genom s k systematisk hyressättning i nära samverkan med avdelning Bostäder. Dessutom att driva frågan om ny hemsida. Teknisk stab Inom teknisk stab arbetar en projektledare, två energitekniker, en mätingenjör, staben leds av teknisk chef. Avdelningen har som uppgift att utgöra stöd för beslut inom fastighetsförvaltningen angående drift- underhålls- och byggprojekt. Även under 2013 kommer det att krävas betydande insatser för att genomföra inventeringar och klassificering av byggnadernas skick och status samt prioriteringar för fortsatta åtgärder inom drift och underhåll. Fokus under 2013 kommer framför allt att läggas på energibesparingsåtgärder. 10

11 Arbetet med att ta fram underhållsplaner kommer att pågå under och ska utarbetas med helhetssyn på fastigheternas framtida drift, därför ska arbetet utföras i nära samarbete med driftavdelningarna. Att katalogisera och digitalisera fastighetsinformationen är viktigt för fortsatt planering. Förstärkning sker via projektanställd byggingenjör och ytterliggare konsultinsats kan bli nödvändig. Utökad kostnad belastar driftbudgeten, huvudsakligen underhållsmedel. Park- och tomtmark Avdelningen ansvarar för den yttre skötseln på bostadsgårdar, skolgårdar, förvaltningslokaler och vårdhem i Arvika centralort. Det innefattar grönyteskötsel, skötsel av lekplatser, snöröjning och städning av de yttre miljöerna. Avdelningen har även ett skötseluppdrag från Arvika kommun som omfattar skötsel av parkmark. I det ingår skötsel av grönytor och parker, tätortsnära skog, lekplatser, tömning av papperskorgar och hundlatriner samt spolning av isbanor. I uppdraget ingår även att upprätta vår- och sommarblomsprogram, blommorna odlas upp i vårt växthus. Inom avdelningen finns 20 heltidsarbetande samt 14 säsongsanställda. Under 2013 kommer det att fokuseras på en fortsatt utveckling av våra utemiljöer i syfte att få effektivare skötsel och bättre kvalitet. Det gäller såväl bostäder, lokalfastigheter och parkmark. Skötselplaner kommer att upprättas under året för utemiljöerna och förväntas ge en bättre styrning av verksamheten. Det kommer även att aktivt arbetas med att få en effektivare användning av maskinparken. Vilket kan minska transporterna. En översyn av grönyteskötsel utanför Arvika centralort kommer att göras inför nästkommande skötselsäsong. Med syfte att minska maskinparken på landsbyggden och att renodla de olika kompetensområdena inom företaget. Arbetet med att förbättra lekplatsbeståndet fortgår inom verksamheten. Under 2013 fyller stadsparken 100år och inom ramen för skötselavtalet kommer detta att firas. Under 2013 kommer vi tillsammans med Arvika kommun att arbeta med det kommunala skogsbeståndet. Arbetet med att upprätta skogsbruksplaner för den tätortsnära skogen kommer att påbörjas. Bygg-underhåll Verksamheten inom bygg-underhåll organiseras på ett annat sätt från 1 december Förändringen innebär att hantverkarna överförs till driftavdelningarna Bostäder och Lokaler. Ansvaret för lägenhetsbesiktningar handhas inom avdelning Marknad. Teknisk stab förstärks med en projektledare. Städ Avdelningen ansvarar för den dagliga städningen för kommunala verksamheter samt hyresfastigheter. I uppdraget ingår även tjänsteutförande som storstädning, golvvård, flyttstädning, byggstäd och sanering. Totalt finns 51 anställda. Under 2013 skall städverksamheten arbeta med miljömålen som är upprättade. Även under 2013 satsas på att utveckla och skapa goda relationer med våra hyresgäster. Utbildningsinsatser görs för att möjliggöra för 20 medarbetare SRY (yrkesutbildning inom tjänsteområdet städ). Städverksamheten skall fortsätta att arbeta effektivt med utveckling av metoder för att bibehålla en ekonomisk och kvalitetsmässig utförd städtjänst. 11

12 Större förändringar Under planeringsperioden ska förbättrings- och utvecklingsarbetet inom företaget prioriteras med inriktning på effektiviserad verksamhet. Utvecklingsmedel anslås för detta. Under 2013 fokuseras på organisation, kompetens, arbetssätt och ledning för att lägga klart grunden för ett effektivt och modernt fastighetsföretag. Ett annat särskilt prioriterat område är att se på hur vi kan utveckla ett framtida attraktivt boende med hänsyn till hyresgästernas efterfrågan av utrustning, standard, trygghet och liknande. 12

13 Investeringar Budget investering (tkr) Total budget Ingesunds Musikhögskola Ingesunds Folkhögskola, projektering Nybygg. Styvern kontor, lgh Nybygg. Dungen 2 hus á 8 lgh Energieffektiviseringar inom beståndet Energieffektivisering; specifikt belysning Parkeringsanläggningar, bostäder Fastighetsnära källsortering, bostäder Maskiner och fordon Energieffektivisering Taserudskolan, (tidigare beslutad investering) Summa Större investeringar Generellt gäller att planeringen för investeringar i det befintliga beståndet först kan göras efter att en övergripande inventering av byggnadsbeståndet genomförts. Detta är påbörjat och kommer att fortsätta under Inventeringen avser både behov av underhåll och standardhöjande åtgärder (investering). De två stora projekt som nu bedöms relevanta att ange är Nybyggnad bostäder samt Utveckling av Ingesunds Musikhögskola. Projekt Dungen kan uppdelas på två år om det bedöms lämpligt. Ospecificerade projekt, t ex inom Energieffektivisering, ska beslutas särskilt för specifika projekt Tillkommande investeringar (bl a inom energieffektivisering och fastighetsutveckling) tas upp till styrelsebehandling efter genomförda detaljprojekteringar och investeringskalkyler. 13