IP400 Office Telefon 2010 Version 1 (16/05/2001)
Telefon 2010... 3 Introduktion till modell 2010... 3 Handsfree (högtalare) och svar / nedkoppling... 3 Toner och ringsignaler... 4 Telefonlampan... 4 Funktioner... 5 Inledning... 5 Uppringning... 5 Besvara samtal... 5 Transferering... 6 Samtal väntar... 6 Vidarekoppling... 7 Vidarekoppla samtal... 7 Stör ej... 7 Röstbrevlådor... 8 Systemadministratören... 8 Kort- och funktionskoder (grundinställningar)... 9 God telefonsed... 10 Allmänt... 10 Besvara samtal... 10 Ringa samtal... 10 Index... 11 Version 1 (16/05/2001) Sidan 2
Telefon 2010 Introduktion till modell 2010 Dessa instruktioner avser telefon 2010 när den används i telefonsystemet IP400 Office. Du kan kontrollera vilken typ av telefon du har genom att titta på etiketten nedtill på telefonen. Instruktionerna täcker de flesta funktioner som modell 2010 kan hantera. Det kan hända att din telefon inte är aktiverad för alla tillgängliga funktioner. Om du är osäker på vilka funktioner du kan använda kan du kontakta systemadministratören. Bilden visar huvudfunktionerna i en telefon av modell 2010. Handsfree (högtalare) och svar / nedkoppling På 2010 kan du både ringa upp och höra samtalet utan att använda luren. När samtalet besvaras kan du fortsätta samtalet utan att använda luren. Det kallas handsfree-användning. Du kan växla mellan handsfree och telefonlur under ett samtal. Du byter från telefonlur till handsfree genom att trycka på VÄNT, lägga på luren och trycka på VÄNT igen. Om du vill byta från handsfree till telefonlur lyfter du helt enkelt telefonluren. Att trycka på knappen SVAR/NEDK. har samma effekt som att lyfta eller lägga på telefonluren, d.v.s. besvara eller avsluta samtalet. Version 1 (16/05/2001) Sidan 3
Toner och ringsignaler I 2010 används diverse toner och ringsignaler för att indikera samtal och andra händelser. Några exempel visas nedan. Inkommande samtal: Upprepad enkel ringsignal: Internt samtal. Upprepad dubbel ringsignal: Externt samtal. Enkel tonsignal: Sökningsanrop. Under pågående samtal: Upprepad, enkel kort ringsignal: Ett samtal väntar. Utgående samtal: Kopplingston: Slå numret. Avbruten kopplingston: Telefonen vidarekopplad eller Stör ej. Upprepad tonsignal: Upptaget nummer. Kontinuerlig ton: Anknytningen är inte tillgänglig. Telefonlampan Lampan på 2010 (precis ovanför knappen HÖGT.) indikerar samtal och meddelanden. Snabbt blinkande lampa: Samtal väntar. Upprepad dubbel blinkning: Externt samtal. Upprepad enkel blinkning: Internt samtal. Version 1 (16/05/2001) Sidan 4
Funktioner Inledning Uppringning Dessa instruktioner avser systemets standardkonfiguration. Här antas att du använder funktionernas standardkoder. Här antas också att du har full tillgång till alla funktioner och till det allmänna telenätet. Interna samtal: För att ringa en annan anknytning, slår du helt enkelt numret. Om numret är upptaget, kan du använda funktionen Återring när ledig: 1. Slå valfri siffra och lägg på. 2. När anknytningen du ringde är ledig, ringer din telefon (tre signaler). 3. Lyft luren. Telefonen ringer automatiskt upp anknytningen. Externa samtal: För att ringa ett externt samtal, slår du antingen numret (du behöver inte slå något extra nummer för att få en utgående linje) eller använder ett kortnummer (be systemadministratören om en lista över kortnummer). Om det tutar upptaget medan du slår numret, kan samtalet vara spärrat. Systemadministratören kan spärra vissa samtal, t. ex. rikssamtal eller internationella samtal. Besvara samtal Samtal på din egen anknytning: Lyft helt enkelt luren. Interna samtal indikeras med enkelsignaler, externa med dubbelsignaler. Samtal på en annan anknytning: Du kan svara från din egen telefon genom att använda Plocka samtal. Lyft luren och slå: *30 för att ta ett samtal som ringer var som helst. *31 för att ta ett samtal som ringer inom din grupp. *32*201# för att ta ett samtal som ringer en särskild anknytning, i detta exempel 201. Om telefonen ringer längre än en specificerad period (15 sekunder är standard), kommer sådan omkopplingsfunktion som du har aktiverat, t. ex. röstbrevlåda eller vidarekoppling, att ta över. Version 1 (16/05/2001) Sidan 5
Transferering Samtal väntar När du vill transferera ett samtal till en annan anknytning trycker du på knappen VÄNT för att få en kopplingston och väntkoppla det aktuella samtalet. Slå det andra anknytningsnumret; du kan antingen lägga på när det ringer eller vänta tills den andra anknytningen svarar. Du kan använda VÄNT för att ta tillbaka samtalet om det inte besvaras eller om anknytningen är upptagen. Om uppringaren vill vänta tills anknytningen blir ledig, kan samtalet köas till anknytningen: Tryck på VÄNT för att väntkoppla samtalet och tryck sedan på VÄNT igen för att få en kopplingston. Slå *33*201# för att köa samtalet till anknytning 201. Samtal väntar meddelar dig med hjälp av en tonsignal var sjätte sekund att du har ett annat samtal som väntar medan du är upptagen med ett annat. Om du hör Samtal väntar-signalen använder du VÄNT för att väntkoppla den du för tillfället talar med och ta det nya samtalet. Använd det igen för att gå tillbaka till det första samtalet. Du aktiverar Samtal väntar med kod *15. Du stänger av Samtal väntar med kod *16. Version 1 (16/05/2001) Sidan 6
Vidarekoppling Dina samtal kan vidarekopplas till en annan anknytning eller ett externt nummer när du inte är inne (inget svar), när din anknytning är upptagen eller alltid (när du t. ex. är på semester). Aktivera Vidarekoppling alltid med *01. Avaktivera med *02. Aktivera Vidarekoppling vid upptaget med *03. Avaktivera med *04. Aktivera Vidarekoppling vid ej svar med *05. Avaktivera med *06. Ange det nummer som samtalen ska vidarekopplas till genom att slå *07*201#, vilket i detta fall vidarekopplar till 201. Anm.: Systemadministratören kan ha konfigurerat ett vidarekopplingsnummer för dig. Om så är fallet åsidosätter du detta nummer om du använder stjärnkoden från din anknytning. Vidarekoppling vid ej svar fungerar inte om du använder röstbrevlåda. Vidarekoppla samtal Du kan styra om dina samtal till en annan anknytning. I exemplen nedan är N den anknytning som du vill styra om dina samtal till. Om du inte svarar vid den tillfälliga anknytningen, vidarekopplas samtalen till din egen röstbrevlåda eller ditt vidarekopplingsnummer. På en annan anknytning: *12*N# från den anknytning du tillfälligt använder. *13*N# för att styra tillbaka samtal till din egen anknytning innan du går tillbaka dit. På din egen anknytning: *14*N# från din egen anknytning. *14*# för att avaktivera dessa funktioner från din egen anknytning. Stör ej Du kan välja att inte ta några samtal alls eller att bara ta samtal från särskilda personer i undantagslistan. Aktivera Stör ej (med eller utan undantag) med *08. Avaktivera det med *09. Ange *10*N# för att lägga till ett nummer i undantagslistan. Ange *11*N# för att radera ett nummer i undantagslistan. Anm.: De som ringer till dig (utom de i undantagslistan) hör en upptagetton eller vidarekopplas till din röstbrevlåda. Version 1 (16/05/2001) Sidan 7
Röstbrevlådor Alla system stöder inte röstbrevlådor eller har inte installerat röstbrevlådor. Aktivera din röstbrevlåda med *18 och avaktivera den med *19. Lyssna på meddelanden med koden *17. Din röstbrevlåda kan också ställas in så att den ger dig dina meddelanden genom att ringa dig när du lagt på luren. Denna funktion kallas Uppringning vid röstmeddelande. Aktivera Uppringning vid röstmeddelande med *48 och avaktivera med *49. Om du slår en av nedanstående siffror medan du lyssnar på dina meddelanden, kan du dessutom: 1 lyssna på gamla meddelanden. 2 lyssna på sparade meddelanden. 3 tala in ditt eget hälsningsmeddelande. 4 radera pågående meddelande. 5 spara pågående meddelande. 6 sända pågående meddelande till e-post (systemadministratören måste ställa in din e-postadress för att detta ska fungera). 7 upprepa det sista meddelandet. 8 använda hjälpfunktionen. 9 hoppa över pågående meddelande. När meddelandena har avgivits, sparas de i 24 timmar i systemet. Du kan lyssna på dina röstmeddelanden från en annan anknytning genom att använda den PIN-kod som systemadministratören givit dig. Du kan hämta dina meddelanden även om du inte är på kontoret, genom att antingen ringa från ett nummer som har registrerats för detta eller genom att slå ditt anknytningsnummer och PIN-koden när du ombeds göra så. Om koden godtas, slår du 1 för att hämta dina meddelanden. Systemadministratören specificerar även det nummer till vilket samtalet styrs om uppringaren slår 0, samt din e-postadress om din röstbrevlåda och din e-post är integrerade. Systemadministratören Med systemet kan du ställa in många olika avancerade telefonifunktioner, med dina egna nummer, kortnummer och funktionskoder. Du kan även begränsa åtkomsten till vissa nummer för externa samtal och ge distansarbetande personal reglerad åtkomst till ditt lokala nätverk. Koder och telefonnummer kan ställas in för alla användare eller tilldelas individuella anknytningar. Kortkoder kan bestå av upp till åtta siffror och kan innehålla symbolerna * och #. Standardfunktionskoderna kan raderas och ersättas med alternativ om så önskas. Telefonnummer som programmerats för individuella anknytningar går före allmänna nummer och de som förts in på anknytningar går före alla andra nummer; de gäller tills de annulleras av användaren eller tills systemet startas om. Version 1 (16/05/2001) Sidan 8
Kort- och funktionskoder (grundinställningar) Systemadministratören kan ställa in kortkoder för ofta använda nummer. Det kan vara hela nummer, riktnummer eller prefix som ger anslutning till andra teletjänster. Skriv upp dina egna kortkoder nedan. *01 Vidarekoppling alltid På *15 Samtal väntar På *02 Vidarekoppling alltid Av *16 Samtal väntar Av *03 Vidarekoppling vid upptaget På *17 Hämta röstmeddelande *04 Vidarekoppling vid upptaget Av *18 Röstbrevlåda På *05 Vidarekoppling vid ej svar På *19 Röstbrevlåda Av *06 Vidarekoppling vid ej svar Av *26 Nedkoppling/Besvara Samtal väntar *07*N# Vidarekoppling till specificerat *27*N# Väntkoppla/Besvara Samtal väntar nummer *08 Stör ej På *30 Plocka samtal, alla *09 Stör ej Av *31 Plocka samtal, grupp *10*N# Lägg till undantag för Stör ej *32*N# Plocka samtal, anknytning *11*N# Ta bort undantag för Stör ej *33*N# Köa samtal *12*N# Medflyttning hit *48 Uppringning vid röstmeddelande På *13*N# Avbryt Medflyttning hit *49 Uppringning vid röstmeddelande Av *14*N# Medflyttning till Version 1 (16/05/2001) Sidan 9
God telefonsed Allmänt Telefonen erbjuder ett snabbt sätt att kommunicera. Du bör dock tänka på hur du använder den. Det utgör en viktig del av företagets bild utåt, och din egen. Eftersom telefonen inte kan visa leenden, axelryckningar, nickande, o.s.v. är det viktigt hur du talar. Tala tydligt och inta en vänlig attityd. Var exakt och undvik småprat. Placera telefonen där den är lätt att nå. Ha papper och penna till hands nära telefonen och använd dem. Ha en lista över företag och externa nummer nära till hands. Om du måste prata med en kollega under ett samtal, informerar du först uppringaren och använder sedan VÄNT. Undvik att ge operatören extra arbete i onödan: Transferera samtal själv istället för via operatören. Informera systemadministratören om förändringar på din avdelning, så att denne kan uppdatera dina samtalsgrupper, kataloger, med mera. Besvara samtal Besvara samtalet snabbt och tala om vem du är. Var vänlig och hjälpsam. Ta reda på uppringarens namn och använd det. Var vänlig även mot den som ringer fel nummer. Acceptera alltid en ursäkt. Koppla samtalet till rätt anknytning om du kan. Lyssna på den som ringer och låt denne veta att du gör det. När du tar ett meddelande ska du inkludera ditt namn, uppringarens namn, datum, tid och ärende. Om samtalet avbryts ska du vänta på att uppringaren ringer tillbaka. Ringa samtal Tänk på vad du ska säga i förväg och undvik småprat. Om det behövs kan du göra anteckningar inför samtalet. Om du får fel anknytning ska du alltid be om ursäkt, det är inte den andra personens fel. Om samtalet avbryts ska du ringa upp igen så fort som möjligt. Om anknytningen är vidarekopplad till en röstbrevlåda ska du lämna ett meddelande. Vänta inte på operatören om det inte är brådskande. Version 1 (16/05/2001) Sidan 10
Index L Lampa 4 R Ringsignaler 4 T Telefonlampa 4 Toner 4 Version 1 (16/05/2001) Sidan 11
Prestandavärden och -information som omnämns i detta dokument är typvärden och måste bekräftas skriftligt av Avaya innan de kan tillämpas på en specifik beställning eller ett specifikt kontrakt. Företaget förbehåller sig rätten att ändra angivna specifikationer efter eget avgörande. Publiceringen av informationen i detta dokument innebär ingen frihet från patentskydd eller andra rättigheter som innehas av Avaya eller andra parter. Intellektuell egendom som är relaterad till denna produkt (inklusive varumärken) och registrerad på Lucent Technologies har överförts respektive licensierats till Avaya. Detta konfidentiella dokument tillhör Avaya och får inte meddelas tredje part eller kopieras utan föregående skriftligt tillstånd. Eventuella kommentarer eller förslag angående detta dokument skickas till»gsspublishing@avaya.com». Copyright 2001 Avaya Avaya Global SME Solutions Sterling Court 15 21 Mundells Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1LZ England Tel: +44 (0) 1707 392200 Fax: +44 (0) 1707 376933 E-post: globalsme@avaya.com Webbadress: http://www.avaya.com Version 1 (16/05/2001) Sidan 12