Ljusdesigner till Ullevi Göteborg

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLING AV Ljusdesigner till Ullevi Göteborg GÖTEBORG 2014-10-03 Sida 1 av 14

AU ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 3 AUA ALLMÄN ORIENTERING 3 AUB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 4 AUC UPPDRAGSFÖRESKRIFTER 8 Sida 2 av 14

AU ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Dessa Administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF Konsult 10. För uppdraget gäller ABK 09, Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet år 2009. AUA AUA.1 AUA.11 ALLMÄN ORIENTERING Kontaktuppgifter Byggherre Higab är ett fastighetsbolag inom Göteborgs Stad. Många av Göteborgs mest kända och betydelsefulla kulturbyggnader och idrottsanläggningar ägs och förvaltas av Higab, som dessutom har lokaler för utbildning, administration, handel, hantverk och småindustri. Higabs affärsidé är att långsiktigt äga, vårda och utveckla fastigheter för Göteborgs Stad och i samverkan med kunder skapa verksamhetsanpassade lokaler. Totalt uppgår fastighetsbeståndet till cirka 300 byggnader om drygt 650 000 m². Detta gör Higab till en av de större aktörerna på fastighetsmarknaden i Göteborg. Vår verksamhet utgår från behoven hos våra hyresgäster och fastigheter. AUA.12 AUA.121 AUA.16 Beställare Higab AB Box 5104 402 23 Göteborg Beställarens ombud under anbudstiden Vedran Lucic Tel 031-368 53 56 E-post: vedran.lucic@higab.se Nätägare Nätägare för olika försörjningsmedia är de kommunala bolagen inom Göteborg Stad samt TeliaSonera AB. AUA.2 AUA.21 AUA.3 Orientering om objekten Översiktlig information om objektet Ullevi är byggt 1957 och är en av Göteborgs mest utmärkande fastighet. Orientering om projektet och uppdraget Sida 3 av 14

Syftet är att ta fram en belysnings ide där man framhäver Ullevis karaktäristiska konturer. I uppdraget ingår att ta fram färdigt belysningsförslag till Ullevi i samarbete med projektledaren och utifrån Ullevis unika förutsättningar. AUB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Higab AB är en upphandlande myndighet. För upphandlingen gäller Lag om offentlig upphandling, LOU, SFS 2007:1091 med ändringar enligt 2010:571 enligt kapitel 15. Projektspråk under upphandling och projektering ska vara svenska eller engelska. AUB.1 AUB.11 AUB.12 AUB.13 AUB.14 Former m m för upphandling Upphandlingsförfarande Förenklad annonserad upphandling. Uppdragsform Konsultuppdrag omfattande ljusdesign i tidigt skede. Ersättningsform för anbudsgivning Anbudsgivare får ingen ersättning för anbudsansökan. Ersättningsform för uppdraget För uppdraget lämnas fast anbudspris. För tilläggs arbeten utgår rörligt arvode enl lämnade timpriser. Se även AUC.61. AUB.15 Förutsättningar för upphandlingen Higab AB samarbetar med Skatteverket. Målet är att genom fortlöpande kontroller av att skatter och avgifter är betalda och att svart arbetskraft inte används förhindra kontrakt med olämpliga leverantörer/entreprenörer. Kontrakt tecknas under förutsättning att: Erforderliga myndighets- och styrelsebeslut erhålls. Ingen överprövning sker till förvaltningsrätten eller inhibition. Inkomna anbud ryms inom projektbudget. AUB.2 AUB.21 Förfrågningsunderlag Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Hämtas kostnadsfritt på www.upphandlingar.nu Sida 4 av 14

AUB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget omfattar nedan angivna handlingar. 1 Kontraktet 2 Dessa Administrativa Föreskrifter, dat 2014-10-03 3 ABK 09 med tillägg och ändringar enligt dessa Administrativa Föreskrifter upptagna i sammanställning i AUC.111 (bifogas ej) 4 AMA AF Konsult 10 med i dessa Administrativa Föreskrifter angivna rubriker och koder (bifogas ej) 5 Anbudsformulär, dat 2014-10-03 6 Higabs Cad-manual (bifogas ej) AUB.24 Frågor under anbudstiden Frågor ställs skriftligt via e-post till: vedran.lucic@higab.se Beställaren svarar skriftlig och svaret skickas till alla anbudsgivare via e-post. Frågor till beställaren ska ha kommit beställaren tillhanda senast 7 dagar innan anbudstidens utgång. AUB.3 AUB.31 Anbudsgivning Anbuds form och innehåll Skriftligt anbud ska lämnas enligt bifogat anbudsformulär. I anbud ska nedanstående skallkrav redovisas enligt anbudsformulär: Lämna kompletta begärda företagsuppgifter Beskriva projektorganisationens kapacitet och kompetens av arbeten av det slag och omfattning som upphandlingen avser Intyga att företaget är fritt från hinder enligt LOU, 10 kap, 2 1:a stycket 1-6, samt 10 kap, 1 stycket 1-4 Intyga att företaget har gällande konsultansvarsförsäkring som uppfyller kraven enligt ABK 09 (kopia vid anfordran) Intyga att företaget har system för kvalitetssäkring Intyga att företaget har miljöledningssystem Namnge och offerera två konsulter som ska ingå i projektorganisationen. CV sammanställning ska ifyllas enligt anbudsformulär samt bifogade CV ska lämnas för de offererade konsulterna. I CV ska utbildningar, anställningar och till detta uppdrag relevanta arbeten och erfarenhet med belysningsprojekt och belysningsstrategier anges. Lämna timarvode för offererad konsult. Lämna referensuppdrag knutna till offererade konsulter enligt AUB.52. Lämna förslag till metod och arbetsprocess för uppdraget enligt AUB.52. I Anbudsformulär anges de uppgifter som anbudsgivare ska fylla i samt lämna för att styrka att ovanstående kraven uppfylls. AUB.32 Anbudstidens utgång Anbud ska vara beställaren tillhanda senast 2014-10-28. Sida 5 av 14

AUB.33 AUB.34 Anbuds giltighetstid Anbudsgivare är bunden av sitt anbud i 3 månader. Adressering Anbudet ska märkas: Anbud, Belysningskonsult. Dnr 0192/1. Sänds till: Higab AB Box 5104 402 23 Göteborg Besöksadress: Åvägen 17 F Anbud kan även lämnas i receptionen Öppettider 8-12 samt 13-16:30 (mån-fre) Alternativt företagets brevlåda utanför entrén (facket mäter 30x300 mm och lådans djup är 600 mm) AUB.4 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning tillämpas. AUB.5 Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att göras i tre steg. Steg 1 (Urvalsfasen) Omfattar att komplett anbud har lämnats inkl begärda bilagor/intyg. Steg 2 (Kvalificeringsfasen) Omfattar att anbud uppfyller ställda skallkrav enl AF. Steg 3 (Utvärderingsfasen) Kvalificerade anbud utvärderas enl ställda utvärderingskriterier. AUB.51 Prövning av anbudsgivare Se även AUB 15 och 31. Anbudsgivare skall lämna/intyga: - Komplett anbudsformulär - Begärda bilagor/intyg - Fri från hinder enl LOU 10 kap, 1 och 2 - Företaget har gällande konsultansvarsförsäkring - Uppfyllda i Sverige eller hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte och avgiftsskyldigheter - Vara registrerad för F-skatt och, i förekommande fall, för moms - Ha system för kvalitetssäkring - Ha system för miljösäkring Sida 6 av 14

AUB.511 AUB.512 AUB.513 AUB.515 AUB.516 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet Higab inhämtar uppgifter från Skatteverket för såväl företaget som eventuella underkonsulter. Samtliga ska uppfylla ställda krav. Underkonsult ska godkännas av beställaren. Prövning av anbudsgivarens lämplighet, kvalitets- och miljöledningssystem Konsulten ska ha ett kvalitetsledningssystem. Utdrag redovisas efter anmodan. Konsulten ska ha ett miljöledningssystem. Utdrag redovisas efter anmodan. Ekonomisk ställning Konsulten ska ha en kreditrating på lägst tre enligt UC eller motsvarande annat kreditupplysningsinstitut. Beställaren kommer att ta upplysningar. Om inte raitingkravet uppfylls, ska sakligt skäl kunna ges med revisorintyg för att kunna godkännas. Konsultens utbildning och erfarenhet I angivna konsulters CV:n ska det tydligt framgå utbildning, examina och erfarenhet inom området. Referensuppdrag För att visa på erfarenhet och kompetens ska 3 olika referensuppdrag lämnas. I beskrivningen av referensuppdragen skall framgå omfattning, uppdragsbeskrivning och tidpunkt för uppdraget. AUB.517 AUB.52 Förslag till metod och arbetsprocess Anbudsgivaren ska ge en beskrivning och förslag till arbetsmetod och process för genomförande av belysningsförslaget för Ullevi. Beskrivningen ska inkludera viktiga arbetsmoment samt förslag till samverkan med verksamhet, myndigheter och övriga teknikdiscipliner. Värderingsgrunder vid utvärdering av anbud Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga kommer att antas På basis av följande kriterier och viktning: 1. Organisation för genomförande 40 % 2. Referensobjekt 20 % 3. Ekonomi arvode 40 % Timarvode med framräknad anbudssumma Anbudssumman beräknas utifrån en arbetsvolym på totalt 250 timmar. Timpris för offererad konsult ska lämnas i anbudsformuläret. Mervärden bedöms i procentsatser. Procentsatserna för bedömda mervärden summeras och utifrån denna summa beräknas mervärdet som: Sida 7 av 14

Mervärdet = Framräknat utvärderingspris * erhållen procentsats. Anbudspris = framräknat utvärderingspris sammanlagda mervärdesavdragen. För att anbud ska utvärderas krävs lägst godkänt på samtliga nedanstående utvärderingskriterier: a. Utbildning och erfarenhet Mervärde för utbildning och erfarenhet bedöms enskilt utifrån: - Utmärkt utbildning och erfarenhet för uppdraget: 30 % - Mycket bra utbildning och erfarenhet för uppdraget: 20 % - Bra utbildning och erfarenhet för uppdraget: 10 % - Godkänd utbildning och erfarenhet för uppdraget: Inget mervärde. b. Referensuppdrag Mervärde för referensuppdrag bedöms enskilt utifrån: - Utmärkt relevans för uppdraget: 30 % - Mycket bra relevans för uppdraget: 20 % - Bra relevans för uppdraget: 10 % - Godkänd relevans för uppdraget: Inget mervärde. c. Ekonomi Utvärdering sker utifrån i anbudet angivna timarvoden multiplicerat med antaget uppdragstimmar 250 tim. AUB.53 Meddelande om beslut efter utvärdering av anbud Efter avslutad upphandling kommer tilldelningsbeslut annonseras på www.upphandlingar.nu. Tilldelningsbeskedet utgör inte en accept i avtalslagens mening. Bindande avtal kommer till stånd först när skriftlig beställningsskrivelse/kontrakt skickats till er/ skriftligt avtal tecknats mellan parterna. Beställning eller annan accept av anbud är bindande för beställaren först om och när ingen talan förts mot upphandlingen i rättslig instans eller beslut om sådan talan föreligger. Om rätten skulle besluta att upphandlingen ska göras om eller att rättelse ska vidtas är accepten inte bindande. AUC AUC.1 UPPDRAGSFÖRESKRIFTER Omfattning Uppdraget omfattar en ljusgestaltning för Ullevis konturer. Planerat uppdrag sker under förutsättning att beställare och brukare får nödvändiga myndighets- och styrelsebeslut. Sida 8 av 14

AUC.11 Kontraktshandlingar Kontrakt som undertecknas av båda parter. AUC.111 Sammanställning över ändringar i ABK 09 Ändring av ABK 09 kap 6 5 finns under AUC.615 Ändring av ABK 09 kap 6 13 finns under AUC.64 Ändring av ABK 09 kap 8 1 finns under AUC.181 och AUC.182 AUC.18 Författningar Med tillägg till ABK 09 kap. 2 4 föreskrivs att: Konsulten ska i sitt uppdrag för byggherrens räkning beakta de krav som redovisas i PBL och andra lagar och förordningar som kan vara aktuella för uppdraget. AUC.181 Föreskrifter i anslutning till medbestämmandelagen Konsulten får inte vidta åtgärder som kan åsidosätta lag eller kollektivavtal för arbetet eller annars strida mot vad om är allmänt godtaget inom den bransch som uppdraget avser. Detta gäller dock endast om åtgärden grundar sig på omständigheter som sägs i kap 10 1-2 i lag om offentlig upphandling. Med tillägg till ABK 09 kap 8 1 gäller att: Beställaren har rätt att häva avtalet, såvitt avser fullgjord del av uppdraget, om konsulten inte fullgör sina skyldigheter enligt ovan. Konsulten är därvid skyldig att ersätta den skada hävningen orsakar beställaren. AUC.182 Föreskrifter i anslutning till antidiskrimineringslagen Beställaren har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om företrädare för eller anställd hos konsulten blir dömd för olaga diskriminering eller om konsulten tvingas betala skadestånd enligt Jämställdhetslagen eller annan svensk lag om förbud mot diskriminering. Konsulten ska kräva samma utfästelser av den som konsulten kan komma att anlita som underkonsult. Med tillägg till ABK 09 kap 8 1 gäller att: Beställaren har rätt att häva avtalet, såvitt avser fullgjord del av uppdraget, om konsulten inte fullgör sina skyldigheter enligt ovan. Konsulten är därvid skyldig att ersätta den skada hävningen orsakar beställaren. AUC.2 AUC.21 Genomförande Sekretess Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av så kallad kommersiell sekretess. En anbudsgivare som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter Sida 9 av 14

som avses samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motiveringar ska anges i anbudsformuläret. En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och Higab kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett sekretessbeslut kan även komma att prövas av domstol. AUC.2211 AUC.2212 AUC.222 AUC.2221 AUC.2222 AUC.2231 Beställarens kvalitetsansvarige Utses senare. Konsultens kvalitetsansvarige Kvalitetsansvarig anges i anbud. Miljöledning Beställarens miljöansvarige Mattias Adolfsson Tel 031-368 53 20 E-post: mattias.adolfsson@higab.se Konsultens miljöansvarige Miljöansvarig anges i anbud. Beställarens plan för kvalitets- och miljöstyrning Övergripande kvalitetsplan tas fram av beställaren. Övergripande miljöplan tas fram av beställaren. Byggvaror ska vara miljögranskade innan de projekteras. Som stöd ska databasen Sunda Hus Miljödata med miljögranskade varor användas. Databasen tillhandahålls av beställaren. I första hand väljs byggvaror som har helhetsbedömningen A eller B. De varor som har egenskaper som innebär att de fått helhetsbedömningen C eller D får ej användas utan beställarens godkännande såvida de inte ingår i beställarens sortiment vilka markerats med beställarens logo i Sunda Hus Miljödata. Arbetsmiljöplan i ett eventuellt projekteringsskede tas fram av beställaren. AUC.2232 Konsultens kvalitets- och miljöplan Anbudsgivaren ska i anbudsformuläret ange om man har ISO 9001 och ISO 14000/Emas eller motsvarande certifiering. Anbudsgivare som inte har certifiering ska ha egen kvalitets- och miljöplan som minst omfattar nedanstående punkter. Kvalitetsplan Konsulten ska efter överenskommelse vid avrop upprätta en kvalitetsplan. Av kvalitetsplanen ska framgå hur konsulten kommer att genomföra sin egenkontroll. Dokumenterad egenkontroll förutsätts föreligga före granskning av handlingar. Sida 10 av 14

Kvalitetsplanen ska innehålla: Projektorganisation med ansvarsområden Projektgenomgångar Kvalitetskritiska punkter i projektet Rutiner för egenkontroll Rutiner för slutkontroll Underlag för granskning av handling Förslag till uppföljning/revision av kvalitetsplan Miljöplan Konsulten ska efter överenskommelse vid avrop upprätta en miljöplan som är baserad på beställarens miljöplan. Av miljöplanen ska framgå hur konsulten kommer att genomföra sin egenkontroll. Dokumenterad egenkontroll förutsätts föreligga före granskning av handlingar. Miljöplanen ska innehålla: Projektorganisation med ansvarsområden Projektgenomgångar Miljökritiska punkter i projektet Rutiner för egenkontroll Rutiner för slutkontroll Underlag för granskning av handling Förslag till uppföljning/revision av miljöplan AUC.242 AUC.243 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från beställaren Relationshandlingar för befintlig byggnad tillhandahålls. Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från konsulten Beträffande uppgifter för beställarens arbetsmiljöplan se AUC.3741. AUC.3 AUC.31 AUC.32 AUC.33 AUC.331 AUC.332 Organisation Beställarens projektorganisation Beställarens projektorganisation består av projektledare Vedran Lucic samt Projektchef Johan Lindblad (Higab). Konsultens uppdragsorganisation Redovisas i anbud. Möten Startmöte I samband med starten av förstudien kommer beställaren att kalla till ett startmöte. Projekteringsmöten med beställaren Sida 11 av 14

Möten hålls på kallelse av beställaren cirka varannan vecka eller vad som är överenskommes mellan parterna. AUC.374 AUC.3741 AUC.4 AUC.41 AUC.42 AUC.44 AUC.45 Samordning av arbetsmiljö Byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering (BAS-P) Arbetsmiljöansvaret i utförandedelen (BAS-P) överförs från Higab till upphandlad konsult. Tider Tidsplan Beställaren ansvarar för upprättande av tidsplan. Uppdragsstart Uppdraget påbörjas under Kv.4, 2014. Färdigställandetid Programhandlingen ska vara färdigställd senast 2015-02-01. Vite vid försening Vite utgår vid försening med 5% av kontraktssumman för varje påbörjad vecka, varmed färdigställandet fördröjs. Detta gäller för varje avtalat programskede där färdig handling ska levereras. Kontraktssumman kan utgöras av fast pris eller överenskommet budgetpris. AUC.5 AUC.54 Ansvar Försäkring Konsultens ansvarsförsäkring ska vara minst enligt BKK:s och försäkringsbranschens beskrivning av basomfattning för konsultansvarsförsäkring. Uppvisas efter anmodan. AUC.6 AUC.61 Ekonomi Ersättning AUC.611 Rörligt arvode Ersättningsform är rörligt arvode enligt ABK 09 med överenskommen budget baserat på bedömd arbetsvolym se AUB.52. Ersättning vid rörligt arvode utgår enligt timarvoden i anbud. Sida 12 av 14

Avstämning av budget ska ske fortlöpande varje månad. Konsulten ska föra dagbok med namngivna personer och nedlagda timmar. Dagbok och avstämd budget ska rapporteras digitalt med användande av projektdagboksmallen per e-post till beställaren snarast efter månadsskifte. AUC.614 Ersättning för ändringar Om konsulten finner att arbete behöver utföras utöver det i förfrågningsunderlaget ingående arbetet (inom budget) som medför att budget kan komma att överskridas, är konsulten skyldig att underrätta beställaren härom innan arbetet påbörjas och erhålla en skriftlig bekräftelse. Sker inte sådan anmälan äger konsulten inte rätt till ersättning utöver överenskommet budget. Ersättning för ändringar, överenskomna med beställaren före utförande, utgår med i anbud angivna timarvoden. AUC.615 AUC.62 AUC.622 AUC.624 AUC.64 Särskild ersättning Med ändringa av ABK 09 kap 6, 5 utgår ej ersättning för punkterna a, b, c och e. Kostnader för a, b, c och e ska ingå i timarvodet. Betalning Betalningsplan Prestationsbunden betalningsplan utgörs av redovisning av avstämd budget för programhandling lämnad till beställaren vid varje månadsskifte i samband med fakturering. Fakturering Fakturering får ske högst en gång per månad. Betalning sker inom 30 dagar efter mottagandet. Avbeställning Beställaren förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om erforderliga ledningsbeslut inte erhålls. Konsulterna äger rätt till ersättning för nedlagt arbete vid avbeställning. AUC.7 AUC.71 AUC.72 Rätt till uppdragsresultatet Nyttjanderätt Beställaren har full nyttjanderätt för andra uppdrag beträffande framtagna principer, typlösningar, detaljlösningar etc. Äganderätt till originalhandlingar och datafiler Beställaren har äganderätten till originalhandlingar liksom till de datafiler som handlingarna framställts ur. AUC.9 Tvistelösning Sida 13 av 14

Eventuell tvist ska i första hand lösas genom förenklad tvistelösning enligt ABK 09 kapitel 10, i andra hand i domstol enligt ABK 09, kapitel 9. Sida 14 av 14