1 (8) Projektplan: Ledningsinformationssystemets datalager Förslagsställare (endast preliminär projektplan): * Projektledare: Kristina Lundberg * Uppdragsgivare: Ulf Heyman Datum: 1. Mål - resultat av projektet Ett datalager är en logiskt sammanhållen datamängd, som är avsedd för analys och som speglar flera tidsperioder genom att data regelbundet hämtas från andra system. Projektet ska leverera ett datalager i form av en databas med information från försystemen Agresso, Primula och Ladok. Processerna som laddar datalagret ska vara automatiserade och ge feedback till ansvarig person om hur laddningen har gått oavsett om den varit lyckad eller inte. Projektet levererar även en webbportal för att köra standardrapporter samt att dela informationsdokument i form av t.ex. boksluts- och budgetkommentarer och andra strategiska dokument. I första delprojektet avser vi att skapa att datalager för ekonomi-, personal- och studentdata samt få webbportalen på plats. Det kommer även inkludera en förvaltningsplan med förvaltningsorganisation för systemet. 2. Bakgrund och motiv Idag används HAT som analysverktyg dels för ad-hoc analyser och för rapporter som distribueras på webben i VpVb. HAT är ett verktyg som baseras på en gammal teknik och vidareutveckling av programmet är mer eller mindre obefintlig. Det är även svårt att hitta kompetens för verktyget. Idag finns en extern HAT-konsult i Sverige. För att distribuera rapporterna på webben används en programkomponent som är utvecklad med en programvara som Microsoft inte längre stödjer. Allt detta gör att det är väldigt sårbart om något skulle hända. Då systemet tidigare har saknat en förvaltningsplan i flera år har detta resulterat i att systemet har utvecklats på ett okontrollerat sätt vilket har medfört att systemet idag har en bristfällig arkitektur och levererar ett resultat av dålig kvalitet. För att systemet ska bli stabilt och leverera information som håller hög kvalitet behövs en stor insats på flera olika områden. Att göra den insatsen på denna lösning är direkt olämpligt.
2 (8) Ett annat problem som finns i systemet idag är att många av rutinjobben är manuella. Att lägga upp nya rapporter på webben är omständigt och det är inget en användare kan göra själv utan här måste en administratör göra det. Idag hämtas data från försystemen i form av textfiler. Dessa läses in i HAT-filer. Det finns ingen felhantering på att filerna är korrekta vid inläsning och det gör att om data saknas upptäcks inte det förrän datat kommit in i HAT där en eventuell användare ser det. Detta gör att datakvaliteten för användarna försämras. Om datakvaliteten försämras kommer heller inte användare att använda systemet. Informationen är också väldigt osynlig eftersom den ligger i HAT-filer. Det gör att den är svårtillgänglig för olika användare. För att komma åt information måste man ha HAT eller så måste textfiler exporteras ut från HAT för att sedan läsas in i ett annat verktyg. I dag är även informationen från de olika försystemen inte sammanslagen som det skulle kunna vara i ett datalager. Man kanske vill kunna se hur mycket en student kostar per utbildning. 3. Syfte - nytta med projektet För att få den befintliga lösningen stabil samt få en bättre datakvalitet krävs en hel del arbete. Då är det bättre att göra den insatsen för ett modernare verktyg där man har större utvecklingspotential. Med ett modernt verktyg kan uttagen och bearbetningen från försystemen göras stabilare och man har flera möjligheter till att behandla informationen. Man har möjlighet att skicka meddelande till ansvariga om laddningarna går fel eller om data saknas. Detta gör att användare slipper att se felaktigheter och konstigheter i sina rapporter. En betydlig del av utvecklingsarbetet ligger i hur man hämtar och bearbetar informationen från försystemen och då är det bra om man har valt en lösning som gör det lätt att dela informationen mellan användare istället för att kapsla in den i ett verktyg. Med ett modernare verktyg har man mycket större möjlighet att utnyttja teknik för bla behörighetsstyrning, grafiska möjligheter samt schemaläggningar av rapporter. Idag används heller inte analysdelen av VpVb i den utsträckning som borde varit möjligt. Detta beror dels på att systemet idag har varit instabilt och datakvaliteten inte är lika bra i datalagret som hos försystemen. Detta kan lösas genom att ett nytt verktyg kan ge feedback på ett helt annat sätt om något går fel. En annan aspekt är att informationen som finns publicerad på webben idag är svår för användare att föra över till andra applikationer för att arbeta vidare med. Det kommer att bli betydligt lättare med ett nytt system. Det kommer även att vara lättare att lägga upp nya rapporter med ett nytt verktyg än vad det är idag. Användare ska själva kunna dela med sig av sina rapporter om de vill.
3 (8) Idag finns en hel del manuell hantering för att lägga upp månadsrapporter samt även för att hämta information från försystemen. Dessa hanteringar skulle kunna automatiseras med ett modernare verktyg. 4. * Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet Eftersom informationen hämtas från försystemen kommer dessa även att involveras i detta projekt. För att få den bästa lösningen ska informationen som hämtas från försystemen i form av textfiler sedan läsas in i datalagret. För detta arbete kommer vi att behöva ett samarbete med systemansvariga för försystemen. Hänsyn till behörigheter har inte tagits. I detta projekt har inte heller inte hänsyn tagits till design av en webbportal utan vi väljer produktens standardmallar. Vi kommer bara leverera tre system ekonomi, personal och studentdata till årsskiftet men därefter är tanken att andra system ska in i datalagret. Exempel på andra system är publikationer, budgetdata, lokaldata, antagningsinformation samt tidsredovisning. Vi avser att i detta projekt endast ta in den information som finns i idag i HAT samt att vi avgränsar informationen till att endast inkludera data från och med 2004. Till årsskiftet ska även de standardrapporter som finns i HAT idag kunna tas fram ur detta system. 5. Kritiska faktorer Den största kritiska faktorn är tid. Tid för personer som ska delta i projektet i form av utvecklingsarbete och referensgrupper. Kraven som ställs på ett datalager kommer ofta från vilken sorts information man vill kunna se och detta styrs i projekten för att ta fram standardrapporter och projektet att ta fram nyckeltal. Det är då väldigt viktigt att detta projekt får tillgång till det materialet. För att vi ska kunna leverera en systemlösning till årsskiftet krävs det att vi ganska omgående kan täcka upp med utvecklingsresurser och extern resurs. Det är viktigt att vi kommer igång så snart som möjligt. 6. Genomförande Under hösten har ett arbete med omvärldsbevakning av olika typer av beslutstödssystem gjorts. Vi även haft kontakt med andra universitet och högskolor om deras val av beslutsstödssystem för ledningsinformationssystem. De krav vi har, är att:
4 (8) Informationen ska vara lättillgänglig dvs. inte vara inkapslat i ett verktyg. Det ska vara lätt att komma åt informationen. Licenskostnaden ska vara rimlig Tillgång på kompetens ska vara lätt att hitta. Både internt och externt. Vi ska inte bli beroende av ett fåtal personer. Lagringskrav. Produkten måste kunna hantera stora mängder data. Det ska vara möjligt att publicera rapporter på ett intranät. Rapporter ska kunna schemaläggas och skickas via e-post om behovet skulle finnas. Det ska finnas ett bra stöd för både standardrapporter och organiska rapporter. Ett bra ETL stöd dvs. ett bra verktyg för integration med möjligheter att larma om något har gått fel i integrationen. Stor variation till grafiska möjligheter (diagram, drill-down funktionalitet samt nyckeltalsgrafer). Ett önskemål om att kunna kommentera siffror i en graf. Ett önskemål om att vi ska komma igång fort. Utifrån resultatet av förstudien baserat på ovan nämnda krav rekommenderar vi Microsofts beslutstöds plattform. Rekommendationen grundats på att Microsoft är den leverantör som på bästa sätt uppfyller våra krav. Microsofts plattform erbjuder den bästa lösningen både för att publicera standardrapporter, dela dokument och även för att kunna skapa organiska rapporter. På SLU idag används både SQL Server och SharePoint som ingår i Microsofts beslutstödsplattform och det betyder att kompetens och en driftsorganisation på dessa verktyg redan finns på plats. Microsoft är en av de leverantörer som är marknadsledande inom beslutstödssystemen och det innebär att om behov finns av externa konsulter är det lättare att hitta den kompetensen än för andra/mindre verktyg. Ett omfattande arbete görs idag i identitetsprojektet och det verktyg som man valt för att hantera identiteterna (FIM) kan på ett naturligt sätt integreras med Microsofts beslutstödsplattorm. Bra administrationsverktyg finns för att kunna följa upp vilken sort information rapporter som finns Projektets delmål: Dokumentation av HAT uttag samt begreppsdefinition (Mar-April) Dokumentation av all information som tas ut till HAT idag samt även en datamodell. Översyn av eventuellt behov av manuella dimensioner samt även hur ansvarsfrågan för dessa ska hanteras. Begreppsdefinitioner tas fram. Även en diskussion om hur felhanteringen fungera. Utvecklingsmiljö på plats samt datamodell (Maj) Utvecklingsmiljö på plats. Eventuell komplettering av datamodell efter standarrapportprojektets behov har levererats.
5 (8) Agresso (Maj-Aug) Agresso börjar byggas under maj. Endast data från och med 2007 tas med. Agresso ska vara klart i augusti. Primula (Sept-Okt) Primula börjar byggas september. Endast data från och med 2007 tas med. Primula ska vara klart i oktober. Ladok (Nov-Dec) Ladok börjar byggas i november. Endast data från och med 2007 tas med. Ladok ska vara klart i december. 7. Tidsplan Datum Delmål 2010-04-30 Dokumentation HAT uttag samt begreppsdefinition 2010-05 Utvecklingsmiljö för uttag och datamodell 2010-08 Agresso klart 2010-10 Primula klart 2010-12 Ladok klart 8. Projektorganisation Uppdragsgivare Ulf Heyman Medlemmar i styrgruppen Ulf Heyman Stefan Edholm Marianne Fredriksson Styrgruppen träffas en timme en var sjätte vecka. Projektledare och systemansvarig avrapporterar. Projektledare Kristina Lundberg Systemansvarig Lasse Thorell Projektgrupp: Krister Ågren Extern konsult Nedan kommer ett förslag på arbetsgruppsmedlemmar samt uppskattad tid: April Maj-Juni Maj-Juni Aug Totalt
6 (8) Startmöte Arbetsmöten Förberedelser Kvalitetstest Gemensamt Arbetsgrupp Ekonomi Anita Olofsson 2 4 12 30 48 Malin Larsson Lewin 2 4 1 7 Joakim Ögger 2 4 1 7 April Aug Sept Sept-Okt Totalt Startmöte Arbetsmöten Förberedelser Kvalitetstest Gemensamt Arbetsgrupp - Personal: Göran Åkerman 2 8 18 30 58 Annika Sagbrant 2 8 2 12 Ulf Heyman 2 8 2 12 Daniel Gillberg 2 8 2 12 April Okt Okt-Nov Nov-Dec Totalt Startmöte Arbetsmöten Förberedelser Kvalitetstest Gemensamt Arbetsgrupp - Student: Annika Kalievic 2 4 4 30 40 Kristina Juhlin 2 4 1 7 Christer Degerman 2 4 1 7 Olof Ingesson 2 4 1 7 Arbetsgrupperna kommer att träffas under ett fåtal workshops i analysfasen Affärslogik samt även hjälpa till i acceptanstesterna av systemet. I vissa fall träffas bara arbetsgruppen enskilt och ibland kommer alla att behöva träffas för att diskutera gemensamma frågor. Total tid arbetsgrupper: april maj-juni maj-juni aug-dec Totalt 18 44 41 90 193 Referensgrupp/Kravställare Lasse Thorell Marianne Fredriksson Daniel Gillberg Information för cirkulering
7 (8) 9. Resurser och budget Investering IT-uppdrag (600kr/h) 100 000 Utbildningskostnad 30 000 Resor 35 000 Extern konsult (1080 kr/h x 30v) 1382 000 Workshop 50 000 Summa investering 1 597 000 Kostnadsberäkning Avskrivning 5 år 575 000 Licenser * 30 000 Serverdrift 200 000 Förvaltning 800 000 Årskostnad 1 605 000 Tidigare planerad konsult ersätts med Krister Ågren från Ledningskansliet. Då det är svårt i dagsläget uppskatta antalet timmar som både IT-uppdrag och den externa konsulten behöver arbeta, kan summorna att komma förändras. Minst en extern konsult kommer att behövas för detta arbeta. Konsulten ska se till att få utvecklingsmiljön på plats samt arbeta med integrationen till systemen. Konsulten kommer även i viss mån avlasta Göran i arbetet med att få fram information från Primula. Projektledaren är arbetsledare för den externa konsulten. För licenskostnader väntar vi på feedback från Microsoft för en korrekt siffra. Siffran i tabellen avser Microsofts prisblid som baseras endast på SQL Servers alla komponenter och inte licenskostnader för SharePoint portalen. 10. * Kommunikation/ förankring under och efter projektet En kommunikationsplan kommer att tas fram till de olika faserna. 11. * Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Uppdragsgivare Ort och datum Projektledare Ort och datum
8 (8)