Kartläggning: Användningsområden, behov och utvecklingsmöjligheter av Socialstyrelsens nationella riktlinjer i digitalt format Rapport

Kartläggning: Användningsområden, behov och utvecklingsmöjligheter av Socialstyrelsens nationella riktlinjer i digitalt format Rapport 11 juni 2015 Sara Backlund, Erik Hammarström, Anna Dahlgren, Sofia Karlsson

1 Bakgrund 2 1.1 Antrops uppdrag 2 2 Metod 2 2.1 Kvalitativa intervjuer 3 2.2 Workshops 4 2.2.1 Workshop 1: Användare och situationer 4 2.2.2 Workshop 2: Effektmål 4 2.2.3 Workshop 3: Målgruppsbeskrivningar, upplevelser och idégenerering 5 3 Effektmål att styra mot önskade effekter 5 3.1 Effektmål 6 3.2 Förslag på möjliga mätpunkter 6 4 Målgrupper och situationer 7 4.1 Målgruppsindelningar och -beskrivningar 7 4.2 Målgruppernas upplevelser 9 4.2.1 Upplevelsekarta Tolkar och tillämpar 10 4.2.2 Upplevelsekarta Styr och prioriterar 11 4.2.3 Upplevelsekarta Följer vid vårdtillfället 12 5 Insikter från intervjuerna 12 6 Utvecklingsmöjligheter 13 6.1 Prioriterade idéer 13 6.2 Vad bör bevaras med dagens lösning? 14 6.3 Lösningar 14 6.3.1 Möjliggöra tjänsteutveckling, samkörning och integrering 14 6.3.2 Kommunicera nyttan med de Nationella Riktlinjerna tydligare 16 6.3.3 Översyn av prioriteringsskalan 18 6.3.4 Digitala verktyg för beslutsstöd 18 6.3.5 Förbättra tillgängligheten och användbarheten för riktlinjerna online. 19 6.3.6 Årlig OK-stämpel 19 6.3.7 Upphandlingsstöd för vårdrelaterade system 19 6.3.8 Flödesschema över vårdprocessen 20 7 Bilagor 21 Antrop AB 2015 1

1 Bakgrund Socialstyrelsen har följande bakgrundsförklaring till uppdraget: I vården och omsorgen finns det ett behov bland vård- och omsorgspersonalen av att lätt kunna komma åt Socialstyrelsens nationella riktlinjer i de system man arbetar i. Att behöva lämna det system man arbetar i (t.ex. journalsystem) för att söka och läsa sig fram till informationen i till exempel en pdf eller på en webb-sida är ett stort hinder som gör att många låter bli. Det finns också ett behov hos de som jobbar med verksamhetsutveckling att kunna använda nationella riktlinjer som en del av stödet till verksamheten. Därför önskar Socialstyrelsen att skapa möjligheter för en ökad integration av nationella riktlinjer i användarnas olika digitala miljöer (t.ex. för integration i journalsystem, vårdprogramsportaler och i mobilapputveckling). Socialstyrelsen har också fått ett regeringsuppdrag (Se uppdraget i sin helhet: http://www.regeringen.se/sb/d/18045/a/232202) som innebär att anpassa nationella riktlinjer till det som beskrivs ovan. I uppdraget ingår att göra en analys av vilka an-vändningsområden och utvecklingsmöjligheter som finns för riktlinjerna och hur dessa kan tillgängliggöras för mottagarna digitalt.. 1.1 Antrops uppdrag Antrops uppdrag är att kartlägga användarnas behov av nationella riktlinjer i digitala format, t.ex. som öppna data. Inom ramen för uppdraget ska Antrop: Ta fram en effektkarta/målkarta för området Definiera och prioritera intressenter Undersöka intressenternas drivkrafter och behov Föreslå kanaler och tillvägagångssätt för att nå de effekter Socialstyrelsen önskar 2 Metod Det här projektet har genomförts enligt tjänstedesignmetodik där vi har utgått från målgruppens situation och behov och generat förslag på lösningar utifrån det. Socialstyrelsen, Antrop och personal från vården har arbetat nära varandra för att identifiera hur riktlinjerna används idag och för att komma fram till de förbättringsområden som presenteras i den här rapporten. Antrop AB 2015 2

2.1 Kvalitativa intervjuer Antrop har under perioden december 2014 juni 2015 genomfört 23 semistrukturerade djupintervjuer med personal inom vården (vårdpersonal, verksamhetsutvecklare och verksamhetschefer) samt personer som arbetar med IT-infrastruktur samt konsulter och utvecklare för vårdrelaterade tjänster. Fokus för intervjuerna har varit hur de arbetar med de nationella riktlinjerna idag samt vilket behov de ser av att ha tydliga riktlinjer för sitt arbete. Under intervjuerna har vi också fokuserat på användarnas digitala miljöer. Ungefär hälften av respondenterna har intervjuats på sina arbetsplatser och hälften via telefon. Urvalet av respondenter har gjorts tillsammans med Socialstyrelsen. Respondenterna kommer från följande verksamheter: Danderyds sjukhus Huddinge sjukhus Karolinska Institutet Sahlgrenska universitetssjukhuset Demenscentrum Region Jönköping Region Östergötland Region Jämtland Härjedalen Västra Götalandsregionen Region Örebro län Inera SKL Viss.nu FAKTA Läkemedelsrådet Enskild konsultverksamhet Respondenterna har följande roller (flera av respondenterna har två eller fler roller): Specialist inom allmänmedicin Specialitetsråd Överläkare Distriktsläkare Sjuksköterska Verksamhetschef Biträdande verksamhetschef Verksamhetsutvecklare Diabetesråd Hälso- och sjukvårdsstrateg Sektionschef Adj. Professor Adj. Lektor Konsult Antrop AB 2015 3

Projektledare Utredare Samordnare Nationell samordnare Centrumchef Samordnande chef VD Webb- och mediepedagog Ordförande Biträdande CTO Programansvarig 2.2 Workshops Antrop har under projektets gång modererat totalt tre workshops med deltagare från Socialstyrelsen och övriga intressenter. 2.2.1 Workshop 1: Användare och situationer Denna workshop genomfördes på Socialstyrelsen den 12 februari 2015 och syftade till att kartlägga vilka målgrupper som använder och bör använda riktlinjerna och i vilka sammanhang och situationer de används. 2.2.1.1 Deltagare Inger Dahlbom, SLL Karin Lundberg, Landstinget i Värmland Therese Eklöv, Region Jönköpings Län Karin Wallis, Socialstyrelsen Conny Thålin, Region Jönköpings Län Karin Fröjd, VGR Britt Ahl, Landstinget i Södermanland Sofia von Malortie, Socialstyrelsen Johan Assarsson, Region Jönköpings Län Helena de la Cour, Landstinget i Dalarna Britt Karlsson, Region Jönköpings Län Linn Cederström, Socialstyrelsen Erik Hammarström, Antrop Sara Backlund, Antrop Sofia Karlsson, Antrop 2.2.2 Workshop 2: Effektmål Denna workshop hölls på Socialstyrelsen den 16 februari 2015 och syftade till att definiera effektmål för projektet. Antrop AB 2015 4

2.2.2.1 Deltagare David Svärd, Socialstyrelsen Anders Svärdh, Socialstyrelsen Karin Wallis, Socialstyrelsen Jenny Ljung, Socialstyrelsen Arvid Widenlou Nordmark, Socialstyrelsen Karin Palm, Socialstyrelsen Ulrika Freiholtz, Socialstyrelsen Sofia Karlsson, Antrop Sara Backlund, Antrop 2.2.3 Workshop 3: Målgruppsbeskrivningar, upplevelser och idégenerering Denna workshop hölls på Socialstyrelsen den 25 mars och syftade till att fastställa målgruppsindelningar, prioritera målgrupperna, samt att identifiera lösningar och åtgärder kopplade till målgruppernas upplevelser. 2.2.3.1 Deltagare David Svärd, Socialstyrelsen Anders Svärdh, Socialstyrelsen Karin Wallis, Socialstyrelsen Jenny Ljung, Socialstyrelsen Arvid Widenlou Nordmark, Socialstyrelsen Karin Palm, Socialstyrelsen Ulrika Freiholtz, Socialstyrelsen Erik Hammarström, Antrop Sara Backlund, Antrop Anna Dahlgren, Antrop 3 Effektmål att styra mot önskade effekter Som en central del i projektet användes metoden effektstyrning. Effektstyrning ger projekten verktyg för att hålla den slutliga eftersträvade effekten i fokus genom hela projektet. Effektmål beskriver en förändring - vad det är som ska bli annorlunda efter att projektet är genomfört. Genom att definiera effektmål styrs prioriteringar och konceptutveckling mot mål som är utformade utifrån användarnas behov. Antrop AB 2015 5

3.1 Effektmål I detta projekt har effektmålet definierats till: Det ska vara enkelt att använda de nationella riktlinjerna. Användarna ska kunna: använda flera riktlinjer samtidigt strukturera riktlinjerna efter sina behov integrera riktlinjerna i olika verksamhetssystem Riktlinjerna ska: vara enkla att hänvisa till göra det enkelt att göra rätt göra det enkelt att jämföra resultat med andra Se bilaga 1: Effekt- och idékarta för en illustration över hur de olika förbättringsområdena i denna rapport relaterar till målgruppernas behov. 3.2 Förslag på möjliga mätpunkter Inga specifika mätbara mål har beslutats inom detta projekt. Några exempel på möjliga mätpunkter är: Antrop AB 2015 6

X riktlinjer ska ha infört Snomed CT inom X år. X riktlinjer ska vara strukturerade enligt NI inom X år. Andelen besökare som upplever att det går snabbare att söka i riktlinjerna i databasen ska ha ökat med X%. Antal besök på Nationella Riktlinjerna på Socialstyrelsens webbplats ska ha ökat med X%. Andel bland målgrupperna som har god kännedom om riktlinjerna ska ha ökat med X%. 4 Målgrupper och situationer Många olika grupper använder de nationella riktlinjerna, och den initiala övergripande indelningen som gjordes i Workshop 1 för detta projekt är: Vårdpersonal Verksamhetsutvecklare Beslutsfattare Se bilaga 2: Dokumentation av workshops effektmål och målgrupper för en utförlig beskrivning av ingående roller och hypoteser kring situationer och sammanhang. 4.1 Målgruppsindelningar och -beskrivningar Med utgångspunkt i intervjuerna har vi fokuserat på tre olika målgrupper i relation till själva användningen av riktlinjerna och de användarmål och behov som uppkommer i dessa situationer. Vi har valt situationsbaserade målgrupper istället för att utgå från enbart roller eftersom de som använder riktlinjerna ofta har två eller flera yrkesroller (det är vanligt att t.ex. en läkare är verksamhetschef på deltid). I målgrupperna nedan kan därför flera olika roller ingå. Genom att basera målgrupperna på situationer och de mönster kring behov som framkommit genom intervjuerna får vi en bättre bild över de gemensamma behov som finns. Dessa målgrupper prioriterades i följande ordning: 1. Jag ska tolka och tillämpa/omarbeta riktlinjerna till den egna verksamheten 2. Jag ska prioritera, styra och planera verksamheten 3. Jag ska följa riktlinjerna vid vårdtillfället Antrop AB 2015 7

Antrop AB 2015 8

4.2 Målgruppernas upplevelser Utifrån intervjuerna skapades upplevelsekartor för varje målgrupp som visar användarnas positiva och negativa upplevelser i mötet med de nationella riktlinjerna. Upplevelsekartorna fungerar som ett verktyg för att identifiera potentiella förbättringsområden och utvecklingsmöjligheter, men också visa på vad som uppskattas med riktlinjerna så att man inte förändrar något som redan fungerar bra. Upplevelsekartorna kan ge en idé om vilka krav som kan bli aktuella på framtida funktioner. Antrop AB 2015 9

4.2.1 Upplevelsekarta Tolkar och tillämpar UPPLEVELSER - TOLKAR & TILLÄMPAR + Vi gör gapanalys och ser vad i verksamheten vi måste förändra för att leva upp till NR. Det är ett viktigt förankringsarbete för oss. NR är framtaget på ett adekvat sätt av personer med bra erkännande inom sjukvården. Vi som jobbar i verksamheten tror på det här. Det är viktigt att vi får bearbeta de nationella riktlinjerna och utforma egna regionala riktlinjer. Det är ren psykologi, de som ska använda sig av riktlinjerna måste vara med och få påverka hur de ska utformas. SoS lanseringsprocess av NR är bra, vi blir förvarnade och vet att det är på gång.på nationell basis. Aktörerna i vår region samverkar bra kring NR. Vi har inte lika mycket privata aktörer som i Stockholm.. Idag kan inte våra system som rör IT och sjukvård prata med varandra. Vi lägger ner oerhört mycket resurser på integration. Vi saknar nationella standarder för själva vårdprocessen. Ska vi ge rättvis vård och mäta resultat måste vi göra likadant över hela landet. Avsaknad av tydliga och konkreta mätpunkter för uppföljning. Vi kan inte jämföra statistik med resten av Sverige på ett bra sätt. Jag vill kunna göra jämförelser i realtid - först då får man in nyttan i det dagliga arbetet. Det borde finnas en norm för kravställning med sökord, kodning etc. Avsaknad av gemensamma begrepp. Det är det enskilt viktigaste för svensk sjukvård. Det tar för lång tid att göra GAP-analysen för den tillsatte tjänstemannen, det hade varit bättre om verksamhetscheferna gick samman och själva gjorde GAP-analysen. Idag kan vi tyvärr inte ha NR som ett beslutsstöd digitalt i möten med exempelvis politiker. Kommunerna känner sig ofta bortglömda av SoS och blir inte inbjudna till hearings. Vi har inget sätt att mäta om vi har lyckats med implementeringen av riktlinjerna i verksamheten. SoS förvaltningsprocess för kodverk är oklar. Det skulle underlätta med mer transparens gällande servicenivån. Vi saknar nationella riktlinjer för upphandling av system (it, journal, etc) inom sjukvården - en kravspecifikation över vad systemet ska klara av. Värderingsskalorna i NR kan inte användas rakt av i våra system. Antrop AB 2015 10

4.2.2 Upplevelsekarta Styr och prioriterar UPPLEVELSER - STYR & PRIORITERAR + NR är otroligt viktiga för att kunna skapa en jämlik vård. Jag använder dem som diskussionsundelag, för att visa vad som är prioriterat, och varför vi behöver resurser.. Det finns en stor diskrepans mellan NR och verkligheten. Det tas ingen hänsyn till att vi har olika ekonomiska förutsättningar. Det är otydliga prioriteringar, nästan som ett sätt att slippa fatta beslut, och dumpa besluten på vården istället. Det finns inga tydliga siffor på hur vi tjänar ekonomiskt på att följa riktlinjerna. NR är inte tillgängliga för politiker. Det är för långa texter och kan bara förstås av de med medicinsk bakgrund. I första hand är det ersättningsmodellen som styr idag, vilket ibland krockar med följsamheten. Vi har noll chans att klara framtiden om vi har ekonomi som styrsystem. Det är synd att saker som inte utretts ges så låg prioritet. Politiker slutar prioritera dessa saker. Det blir missvisande. Antrop AB 2015 11

4.2.3 Upplevelsekarta Följer vid vårdtillfället UPPLEVELSER - FÖLJER VID VÅRDTILLFÄLLET SJUKSKÖTERSKA DISTRIKTSLÄKARE ÖVERLÄKARE/SPECIALIST + Hela vår verksamhet bygger på NR. Det är en trygghet. Språket är svårt, men det SKA det vara. Det måste vara medicinskt exakt. Vi vilar oss på NR där det finns, ingen ska hitta på något eget. Ibland blir det konfrontationer om hur något ska behandlas. Vid de tillfällena kan man gå tillbaka till NR, används som evidensmaterial på nationell basis. Det är bra att kunna luta sig mot NR, ger inget utrymme för eget tyckande. Jag gillar trycksaken och läser den från pärm till pärm. Jag använder inte NR i vardagen, men jag refererar mycket till NR i anslagsansökningar Det är för stora informationsmängder och de finns inte tillgängliga när jag behöver dem, tex vid patientbesöket. NR är väldigt omfattande, det är inget man konsulterar i samband med patientbesöket. Vi tvingas ofta säga nej till patienter som hänvisar till NR och kräver en viss medicin eller hjälpmedel för att vi inte har råd. Vi har inte tid att uppdatera oss om t.ex. nya NR på arbetstid. NR har en otillgänglig text som är svår att ta till sig. Vi har endast tillgång till två datorer på rullvagnar på avdelningen och inga smartphones eller plattor. Inget av våra system är tillgängliga att använda i smartphone. Vi saknar ett beslutsstöd som går på tvärs - vi har många äldre multisjuka patienter inom primärvården. Riktlinjerna är inte skrivna såsom vården upplevs från patientens perspektiv, de belyser inte patientens vårdprocess. Det är svårt att se när riktlinjer är uppdaterade och granskade. NR har för långa och komplicerade texter för att kunna ha i journalen, personalen hinner inte läsa. Processkartor, FASS och korta checklistor funkar bra, Idag finns inget flödesschema över hur vårdprocessen ska se ut. Det skapar otrygghet för både professionen och patienten. 5 Insikter från intervjuerna Den 16 april presenterade Antrop en utförlig genomgång av insikterna från intervjuerna och respondenternas drivkrafter och behov. Presentationen hölls på Socialstyrelsen. Några punkter som återkom i de allra flesta intervjuer var: En önskan om att minska gapet mellan Socialstyrelsen och vardagen i vården Socialstyrelsen borde arbeta mer för att initiera samverkan och dialog Införa Snomed CT i riktlinjerna för att klassificera och beskriva innehållet Strukturera innehållet i NR enligt NI Antrop AB 2015 12

Underlätta för verksamheterna att mäta och jämföra med andra verksamheter De nationella riktlinjerna bör bli mer tydliga och tillgängliga Ännu mer transparens i processen med att ta fram riktlinjerna Ett tydligare fokus på patientperspektivet Se bilaga 3: Sammanställning av intervjuer för en fullständig redovisning av intervjuresultaten (sammanställning på 41 sidor). 6 Utvecklingsmöjligheter Med utgångspunkt i målgruppernas behov och upplevelser identifierades lösningar och åtgärder av deltagarna i workshop 3. Under samma workshop prioriterades dessa i ordningen nedan. 6.1 Prioriterade idéer Målgrupp: Tolkar och tillämpar 1. Standardisera hur riktlinjerna skrivs genom att strukturera informationen och klassificera innehållet 2. Kommunicera nyttan med riktlinjerna tydligare 3. Snabba upp processen håll riktlinjerna ständigt uppdaterat online 4. Utforma riktlinjerna så att de blir ett bättre stöd för att skapa vårdprogrammen Målgrupp: Styr och prioriterar 1. Översyn av prioriteringsskalan 2. En applikation för riktlinjerna med olika information för olika användare 3. Använda nationell informationsstruktur och nationellt fackspråk för att underlätta för andra att använda riktlinjerna. 4. Öppna API:er med strukturerad data som går att omvandla till många olika tjänster. Prioriteringsstöd är viktigt för denna grupp. Målgrupp: Följer vid vårdtillfället 1. Förbättra tillgängligheten och användbarheten för NR på webben 2. Tydligare visa att allt som syns på webbplatsen är aktuellt. 3. Skapa kortversioner av det viktigaste i en riktlinje 4. Öka sökbarheten på tvären i databasen Antrop AB 2015 13

6.2 Vad bör bevaras med dagens lösning? Remissfasen Remissfasen är en viktig del av lanseringsprocessen då det är en möjlighet för professionen att känna sig involverade. GAP-analysen GAP-analysen utförs av regionerna när Socialstyrelsen kommer ut med nya riktlinjer för att identifiera glapp mellan den nuvarande verksamheten och de nya riktlinjerna. Analysen ses som en mycket viktig förankringsprocess och ett bra tillfälle att ordentligt få arbeta igenom införandet av de nya riktlinjerna i verksamheten. Öppenheten i framtagningsprocessen Öppenheten i processen med hur man tar fram riktlinjerna gör att de får tyngd och relevans. Det är viktigt att det syns vilka som arbetat med riktlinjerna, vilka som suttit med i expertgrupperna och hur processen ser ut. Prioriteringsskalorna Prioriteringsskalorna ses som ett nödvändigt verktyg, men skulle behöva utvecklas då de kan vara svåra att förstå. Nationella Riktlinjerna som trycksak Flera av respondenterna läser trycksaken från pärm till pärm när den kommer ut och uppskattar den mycket. Framförallt läkare i övre medelåldern är inte redo att släppa trycksaken ännu. 6.3 Lösningar 6.3.1 Möjliggöra tjänsteutveckling, samkörning och integrering För att NR ska kunna tillgängliggöras via tekniska tjänster och möjliggöra samkörning med andra register och integrering med andra system (t.ex. journalsystem) så krävs en standardisering av hur riktlinjerna skrivs genom att strukturera informationen och klassificera innehållet. 6.3.1.1 Inför Snomed CT i alla riktlinjer Lösning: Införande av det etablerade nationella fackspråket Snomed CT i alla riktlinjer för att klassificera och beskriva innehållet i NR. Behov: Intervjuerna visar på ett stort behov av att ha tillgång till gemensamma, säkra och enhetliga begrepp. Ett standardiserat fackspråk sparar tid i omarbetningen av riktlinjerna. Antrop AB 2015 14

Nästa steg: Ta med resultatet från intervjuerna och denna undersökning in i Socialstyrelsens utvärdering av pågående användning av Snomed CT i riktlinjerna demens, stroke, och depression och ångest. 6.3.1.2 Strukturera NR enligt NI Lösning: Strukturera NR enligt NI. Här är det viktigt att hålla ordning på vilka delar av NR som ska förhålla sig gentemot NI, och till exempel skilja på vad som är dokumentation och vad som är rekommendationer, och separera behandlingsstöd och verksamhetsstyrning Behov: En standardiserad struktur gör det lättare för andra att jobba med riktlinjerna, oavsett om det handlar om att omvandla dem till vårdprogram eller att utveckla tjänster. Nästa steg: Dra nytta av lärdomarna från installationen av FMB (Försäkringsmedicinskt beslutsstöd) och titta på de åsikter som kommer in. Följ upp med leverantörerna till journalsystemen och upprätta ett samarbete med deras kundgrupper och lyssna på dem. Kundgrupperna kan initialt nås via Inera och sedan kan SoS etablera egna kontakter. 6.3.1.3 Utred eventuell användning av Arden Syntax Enligt de vi intervjuat som arbetar med utveckling av vårdtjänster blir det alltmer viktigt att hålla koll på internationella standarder nu när internationella journalsystemaktörer kommer in på den svenska marknaden (t.ex. Cerner och Epic), och inte hitta på något eget för Sverige. Arden Syntax (en internationell standard för presentation av kunskapsstöd) kan vara en potentiellt viktig standard att införa i riktlinjerna i framtiden men bör utredas vidare. Behov: En potentiellt viktig internationell standard som NR eventuellt måste förhålla sig till för att kunna integreras i andra system. Nästa steg: Prata med leverantörerna av journalsystem för att få en samlad bild över vad de vill ha och hur deras utveckling framåt ser ut. En möjlighet är att skicka ut en enkät via branschorganisationen Swedish Medtech där de flesta leverantörer är med, på så sätt favoriserar man inte heller någon leverantör 6.3.1.4 Utveckla tjänstekontrakt Lösning: De flesta utvecklare/konsulter vi intervjuat förespråkar att göra tjänstekontrakt istället för API:er för att möjliggöra tjänsteutveckling och anser att det är en teknologi som är överlägsen när man ska bygga vårdtjänster. Tjänstekontrakten är standardiserade meddelandeformat som ansluts till Ineras tjänsteplattform som möjliggör kostnadseffektiv informationsöverföring. Behov: Att enklare kunna utveckla tjänster och möjliggöra samkörning och integration med andra system. Antrop AB 2015 15

Nästa steg: Utred i samverkan med framförallt Inera och SKL exakt hur denna utveckling bör se ut. Börja med att upprätta ett samarbete med arkitektur och regelverk på Inera (http://www.inera.se/tjanster--projekt/arkitektur-ochregelverk/), och sätt rutinerna tillsammans med dem innan något byggs. Inera sätter upp regelverk för hur tjänstekontrakten ska byggas upp. För att skapa tekniska tjänster utifrån NR (oavsett om det handlar om tjänstekontrakt eller API) är det nödvändigt att hitta en verksamhet som har identifierat ett tydligt behov och göra en pilotstudie inom det området istället för att göra något stort och omfattande på en gång. Gemensamma framgångsfaktorer för tjänster som anses som lyckade (Läkarintyg, e-recept, infektionsverktyget) är att de a) utgår från ett tydligt verksamhetsbehov - vård-personalen vill verkligen ha dessa tjänster, och b) är välförankrade i verksamheterna 6.3.1.5 Intern process och organisation Lösning: Utveckla en förvaltningsprocess/organisation där det tydligt framgår vilka ansvarsområden som Socialstyrelsen har samt vilken service man kan förvänta sig att få. Upprätta ett SLA (service-level agreement), en dokumenterad överenskommelse över vem som gör vad och tydliggör ansvarsfördelningen i alla led. Som en del av förvaltningsprocessen rekommenderar vi en ärendelogg på webbplatsen med information om vilka ärenden som kommit in, ärendestatus, och pågående omarbetningar. Behov: Tillförlitlig service och tydliga kvalitetssäkrade processer som förvaltar kodverken. Nästa steg: Se över specifika användarbehov i dialog med t.ex. Inera, SKL och representanter från landstingen. Analysera informationsflödet i förvaltningsprocessen och kartlägg vilka roller och tjänster som ingår. 6.3.2 Kommunicera nyttan med de Nationella Riktlinjerna tydligare 6.3.2.1 Visa på den långsiktiga nyttan Lösning: Gör de ekonomiska beräkningarna mer realistiska och illustrera den långsiktiga nyttan av insatserna tydligare. Utgå från användarnas behov och olika ekonomiska förutsättningar i beräkningar och använd pedagogiska visualiseringar. Lyft fram positiva resultat, utvärderingar och best practice på webb, seminarier och i press. Behov: Att få tillgång till en tydlig, realistisk och verksamhetsanpassad bild av den ekonomiska nyttan över tid. Nästa steg: Upprätta en övergripande kommunikationsplan för alla riktlinjer samt en specifikt för varje enskild riktlinje. Kommunikationsplanen ska tydligt svara på Antrop AB 2015 16

vad som ska sägas, hur det ska sägas, genom vilka kanaler, när i tiden och till vem det ska sägas. Ange tydliga mål med kommunikationen och hur dessa ska mätas och följas upp. 6.3.2.2 Mäta, följa upp, och utvärdera Lösning: Skapa tydliga och konkreta verktyg för att mäta och utvärdera och låt dem vara en del av riktlinjerna. Kommunicera de utvärderingar som görs av riktlinjerna mycket tydligare, och lyft tydligt fram kopplingen till riktlinjerna i kommunikationen. Koppla ihop uppföljningarna med kvalitetsregistren och skapa gemensamma indikatorer och mätpunkter utifrån riktlinjer och kvalitetsregister. Automatisera resultaten och skapa tydliga visualiseringar (i realtid där det är relevant). Behov: Att enkelt kunna se hur man lyckats med insatserna, och även kunna jämföra sina resultat med övriga Sverige. Tydliga resultat ger ökad motivation till att följa riktlinjerna, och idag är det få som känner till att Socialstyrelsen gör utvärderingar av riktlinjerna Antrop AB 2015 17

6.3.3 Översyn av prioriteringsskalan 6.3.3.1 En användaranpassad prioriteringsskala Lösning: En tydligare och mer användaranpassad prioriteringsskala. Tydliggöra vad som är rekommendationer. Grafiskt tydligare prioriteringsskalor kan underlätta tolkningen. Behov: Ett stöd som hjälper användarna att prioritera rätt i sin verksamhet. Nästa steg: Utreda specifika behov och användning i dialog med användarna. 6.3.4 Digitala verktyg för beslutsstöd 6.3.4.1 Ett situationsbaserat beslutsstöd Beslutsfattarappen Lösning: Applikation för riktlinjerna med kortfattad information anpassad för olika behov. Ett situationsbaserat beslutsstöd för prioritering, behandling, etc. Appen visar det som behövs för tillfället och lyfter fram det som är viktigast. Appen tillgängliggör alla rekommendationer och utvärderingar i ett beräkningsverktyg, och ger möjlighet att skapa egna presentationer med riktlinjerna som bas. Behov: Kortfattad information relevant för just min situation. Göra beräkningar som är relevanta för min verksamhet. Nästa steg: Se över hur informationen i riktlinjerna kan börja målgruppsanpassas och sammanfattas. Involvera användare i ett tidigt stadium. Detta är en framtida lösning som bygger på att informationen i riktlinjerna är strukturerad på samma sätt (standardiserad informationsstruktur). Antrop AB 2015 18

6.3.5 Förbättra tillgängligheten och användbarheten för riktlinjerna online. 6.3.5.1 En webbplats som är anpassad för riktlinjerna Lösning: Riktlinjerna har mycket att vinna på att ligga på en egen webbplats som är helt anpassad till användarnas behov. Riktlinjerna måste finnas tillgänglig på alla plattformar (desktop och mobila enheter) och ha en behovsanpassad sökfunktion som kan söka på tvärs över riktlinjer så att man kan använda flera riktlinjer samtidigt. Information om utvärderingar etc. bör finnas på samma plats. Utforma en sökfunktion som ger stöd i att komma åt det man vill är viktigt. Vad vill läkaren skriva? Läkarna kan nödvändigtvis inte koderna, och bör kunna skriva sökord som leder fram till ett urval. Behov: Att snabbt kunna hitta och söka i riktlinjerna online, både vid datorn och i telefon/platta. Måste kunna söka i flera riktlinjer samtidigt. Nästa steg: En användarstudie på webbplatsen i relation till riktlinjerna på alla plattformar. 6.3.6 Årlig OK-stämpel 6.3.6.1 Att veta vad som gäller Lösning: Genom att införa en årlig OK-märkning och tydliga datum kan Socialstyrelsen tydligare kommunicera att alla nationella riktlinjer som finns på Socialstyrelsens webbplats gäller. Behov: Att tydligt se att de nationella riktlinjer som finns online gäller och är kontrollerade. Nästa steg: Se över hur årlig OK-märkning samt datummärkning kan komma in som en naturlig del av Socialstyrelsens löpande arbete med riktlinjerna. Följ upp med användarna löpande för återkoppling. 6.3.7 Upphandlingsstöd för vårdrelaterade system 6.3.7.1 Minsta gemensamma skallkrav Lösning: Införa ett slags nationella riktlinjer med minsta gemensamma skallkrav för upphandling av vårdrelaterade system. Det är inte realistiskt att tro att alla ska använda Antrop AB 2015 19

samma journalsystem, därför blir det så viktigt att systemen ska klara av rätt saker. Behov: Det finns ett tydligt behov av att vårdens olika system ska kunna prata med varandra. Det är en stor investering att byta journalsystem, och inlåsningen kan vara lång. Beställarkompetensen varierar ute i verksamheterna, men beskrivs generellt som relativt låg. Nästa steg: Samla representanter från flera organisationer (SKL, Inera, leverantörer av journalsystem) och landsting för en diskussion av upphandlingsstöd utifrån användarnas behov. Säkerställ att relevant expertis finns representerad i gruppen. 6.3.8 Flödesschema över vårdprocessen 6.3.8.1 En standardiserad vårdprocess Lösning: Införa nationella standarder för själva vårdprocessen och kommunicera i tydliga flödesscheman utifrån patientens perspektiv. Detta skapar trygghet både för läkaren och patienten och är ett viktigt steg i att erbjuda likvärdig vård. Behov: att kunna kommunicera hela vårdprocessen till patienten. Nästa steg: Titta på hur Socialstyrelsen skulle kunna bidra till en standardiserad vårdprocess. Involvera professionen och landstingen i en dialog om hur standarder för vårdprocessen kan utvecklas. Antrop AB 2015 20

7 Bilagor Bilaga 1: Effekt- och idékarta Bilaga 2: Dokumentation av workshops effektmål och målgrupper Bilaga 3: Sammanställning av intervjuer Antrop AB 2015 21