Projektplan. Projektledare. Bakgrund. Tillgängliggöra strukturerade kunskapsprodukter i nya digitala format. Dnr 3592/2014 1(9)

Transkript

1 Dnr 3592/2014 1(9) Avdelningen för kunskapsstöd David Svärd Projektplan Tillgängliggöra strukturerade kunskapsprodukter i nya digitala format Projektledare David Svärd, KÖ/KT2 Bakgrund Socialstyrelsen har 2014 fått två regeringsuppdrag som handlar om att öka tillgängligheten till och användbarheten av några av våra produkter. Det första regeringsuppdraget handlar om registret för legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HoSp) och försäkringsmedicinskt beslutsstöd (fortsättningsvis FMB.) När det gäller HoSp ska ett antal aktörer ha direktåtkomst till registret. Vilka dessa aktörer är regleras i förordning (2006:196) om register över hälso- och sjukvårdspersonal. När det gäller FMB handlar det om att göra rekommendationerna tekniskt och informatiskt integrerbara i andra system, i första hand med sjukvårdens journalssystem och system för intygsskrivande. Det andra uppdraget är riktat mot nationella riktlinjer (fortsättningsvis NR). Uppdraget för NR handlar om att tillgängliggöra riktlinjerna i digital form till exempel i form av öppna data på sådant sätt att de kan integreras i mottagarnas system så som journalsystem, beslutsstöd och vårdprogramsportaler. Syftet med att Socialstyrelsen tillgängliggör sina produkter i strukturerade digitala format är att underlätta användningen av dem inom vården och omsorgen. På så sätt kan de också ge mer nytta för patienter och brukare. För att Socialstyrelsen ska lyckas med uppdragen behöver myndighetens datamängder vara strukturerade och maskinläsbara. I struktureringen av data kommer projekten utgå från nationell informationsstruktur (NI) och nationellt fackspråk (Snomed CT, ICD10, ICF och KVÅ). SOCIALSTYRELSEN Stockholm Telefon Fax socialstyrelsen@socialstyrelsen.se

2 Dnr 3592/2014 2(9) Bilden illustrerar schematiskt en framtida lagring och distribution av Socialstyrelsens produkter. Som bilden visar lagras informationen på ett ställe för att kunna användas på flera sätt och av flera användare. För att nå dit behöver Socialstyrelsen ta ett antal strategiska beslut som inbegriper allt från produktion, lagring, förvaltning och distribution av våra gemensamma produkter. Syfte, huvudmål och delmål Detta är ett myndighetsövergripande projekt vars syfte är att samordna fyra andra projekt som i sin tur har ett gemensamt syfte: möjliggöra för Socialstyrelsen att kunna tillgängliggöra strukturerade kunskapsprodukter och register i digital form på sådana sätt som passar våra mottagare. I de olika projekten ingår att integrera flera av våra kodverk (ICD110, ICF, Snomed CT, KVÅ) med andra produkter som försäkringsmedicinskt beslutsstöd och nationella riktlinjer. Därigenom kan Socialstyrelsen förbättra möjligheterna för mottagarna att använda våra produkter i sina olika digitala miljöer (t.ex. för direktåtkomst av information eller i journalssystem, vårdprogramsportaler och i mobilapputveckling). De fyra övriga projektens syfte och mål beskrivs i separata projektplaner. Samordningsprojektets mål är att: Samordna de fyra övriga projekten så att de framsteg som görs och lärdomar som dras i respektive projekt sprids mellan projekten

3 Dnr 3592/2014 3(9) Ta fram en handlingsplan för hur Socialstyrelsens ska arbeta med produkter som ska vara integrerbara med och maskinläsbara av andra system Ta fram en plan för förvaltning av integrerade produkter (t.ex. FMB och Snomed CT, ICD10, ICF och KV)) som ska vara integrerbara med och maskinläsbara av andra system Inhämta mottagarnas behov för att kunna ta fram mottagaranpassade produkter Vid behov utreda juridiska frågor som uppkommer i samband med användningen av kodverk och klassifikationer integrerade med våra rekommendationer i NR och FMB. Kommunicera externt så att mottagarna av produkterna känner till och är positiva till Socialstyrelsens arbete med nya digitala format Kommunicera internt så att Socialstyrelsen medarbetare känner till och är positiva till projektet. Delmål Skapa en plattform för samarbete mellan projekten Ta fram en plattform för att kunna kommunicera med produkternas mottagare genom hela projektet Tillsammans med IT-enheten välja datamodell eller datamodeller för NR, FMB och HoSp. Omfattning och avgränsningar Projektet omfattar att samordna fyra delprojekt: FMB-, HoSp-, NR-projekten för nya digitala format och utveckling av teknisk plattform, föreslå lämpliga datamodeller samt ta fram en plan för hur Socialstyrelsen ska arbeta med nya digitala format. Projektet omfattar att välja datamodeller och dataformat så att NR och FMB är integrerbara i andra system, i första hand med sjukvårdens journalssystem och system för intygsskrivande (FMB). Projektet omfattar också att hålla sig ajour med vad som händer inom angränsande projekt som pågår på myndigheten. För närvarande pågår två projekt som båda handlar om att ta fram E-tjänster. Det ena är E-tjänster för statsbidrag och behörighetsbevis och det andra är E-tjänster för inrapportering av dödsintyg och dödsorsaksintyg. Dessa två projekt angränsar till detta projekt. Därför är det viktigt att samarbeta och hålla varandra underrättade om respektive projekt för att vi ska utnyttja resurserna på bästa sätt. Tanken är att de data som vi tillgängliggör på den nya tekniska plattformen ska kunna användas på många olika sätt. Till exempel bör det vara möjligt att vi själva använder dem till vår egen webbplats. Att leverera en lösning som gör detta möjligt ingår dock inte i detta projekt. Samtidigt är det viktigt att vi i detta projekt inte stänger några dörrar under vägen som gör att vi inte kan utvidga användningsområdena efter hand till till exempel vår egen webbplats.

4 Dnr 3592/2014 4(9) Perspektiv Ett genomgående perspektiv är användarvänlighet. Produkterna HoSp, FMB och NR finns redan men bedöms kunna göra mer nytta om de blir mer tillgängliga. Det projektet syftar till är att skapa möjligheter för användarna att använda produkterna på nya sätt i sina system. För att uppnå detta krävs en tydlig användarfokus. Hand i hand med detta går det perspektiv som uttrycks i PSI-lagen (lagen om vidarutnyttjande av offentliga handlingar). Syftet med lagen är att stimulera vidareutnyttjande av offentliga handlingar och motverka att myndigheter har regler som hindrar både privata och kommersiella aktörer att använda de offentliga handlingarna. Övergripande perspektiv som går att applicera på hela projektet är öppenhet och tillgänglighet. Det är synonymt med projektets syfte och det är också ett sätt att skapa förståelse för nyttan av vad vi gör. Konsekvensanalys En konsekvens av att vi tillgängliggör våra produkter på nya sätt kommer förmodligen bli att de kommer ha större påverkan på både våra mottagare (som t.ex. läkare i sjukskrivningsprocessen) och på patienter och brukare. Det beror på att produkterna kommer finnas integrerade i mottagarnas system, t.ex. journalsystem, och därmed kommer mottagarna att exponeras mer för t.ex. våra rekommendationer. Nya sätt att tillgängliggöra våra produkter kommer ställa nya krav på förvaltningen av produkterna. När produkterna är integrerade i t.ex. system för intygsskrivande ökar kraven på att rekommendationerna kontinuerligt uppdateras. Det kommer också bli nödvändigt för Socialstyrelsen att ta strategiska beslut kring i vilken grad våra produkter ska vara tillgängliga för mottagarna. Tänker vi oss att mottagarna ska ladda hem versioner av våra produkter eller att de i realtid ska kunna hämta informationen direkt från våra servrar eller molnlösningar? I vilket fall som helst kommer mottagarnas krav på att våra produkter är uppdaterade att öka. Ytterligare en aspekt av detta är att vi i de uppdaterade produkterna kommer att integrera rekommendationer och kodverk. Det innebär att det inte bara är viktigt att hålla rekommendationerna uppdaterade enligt vetenskap och beprövad erfarenhet. Även t.ex. ändringar i kodverk måste ingå i förvaltningen av produkterna. En tredje aspekt är att de tekniska kraven ökar. Tidigare har vi publicerat produkterna i huvudsak på vår webbplats och i publikationer. När vi nu både uppmanar till och levererar produkter för användning integrerat i andra system kan det komma att krävas att vi garanterar tillgång till dem. Dessa ökade krav kommer också innebära en kvalitetsförbättring av våra produkter.

5 Dnr 3592/2014 5(9) Metod och genomförande Projekt samordning ska samordna fyra projekt: HoSp, FMB, NR och plattform. Samordning är en del av metoden. Varje projekt har en projektledare som tar fram en projektplan. Samordningsprojektets uppgift är att fånga upp gemensamma frågor som måste hanteras för att projekten ska kunna leverera rätt produkt i rätt tid. Styrgrupp EC-grupp Projekt samordning Förstudie plattform Projekt Strategi, målgruppsanalys, juridik, datamodeller, itarkitektur Projekt HOSP Projekt NR Projekt FMB Projekt plattform Förvaltning av plattform och produkter Bilden visar hur projekten förhåller sig till varandra. Ett av projekten har ett samordningsansvar och har till uppgift att hitta likheter och olikheter mellan projekten så att bland annat datamodeller kan väljas för produkterna (NR, FMB och HoSp) och för varje specifik produkts olika användningsområden. I samordningsansvaret ingår att bidra till att projekten får en förståelse vad som ska göras i respektive projekt. Det ingår också att skapa en arbetsmiljö som är positiv och samtidigt leder framåt mot slutleveranserna. I samordningsansvaret ligger också att tillsammans med FMB-, HoSp- och plattformsprojekten skapa förutsättningar för samarbete med Inera. På samordningsprojektet ligger också att tillsammans med plattformsprojektet ta fram en lösning för hur Socialstyrelsen ska lagra de olika produkterna (informationen) och distribuera till mottagarna.

6 Dnr 3592/2014 6(9) Samordningsprojektet ska också tillsammans med övriga projekt inventera och värdera de risker som finns i projekten. Samordningsprojektet ska också främja samarbete och erfarenhetsutbyte med andra projekt som gränsar till nya digitala format-projektet. Samordningsprojektet ska också ta ansvar för den interna och externa kommunikationen av projekten och samtidigt inspirera de andra projekten medverka både till den interna och externa kommunikationen. Aktivitets- och tidplan Nedan finns en övergripande planering för alla projekt som ingår i samordningsprojektet. För samordningsprojektet finns också en separat detaljerad aktivitetsoch tidplan. Aktivitet Tidpunkt Projektdirektiv beslutas Projektplan beslutas Genomförande Projekt 1 Samordning och rapportering Behovsinventering, datamodeller och strategi för publicering och förvaltning Projekt 2 göra försäkringsmedicinskt beslutsstöd tekniskt och informatiskt integrerbart med de elektroniska läkarintygen och medicinska underlag Slutredovisning 15 februari 2017 Delredovisning till Försäkringskassan 13 juni, Delredovisning 5 december, delredovisning i juni 2015 Projekt 3 Arbeta fram en teknisk lösning för direktåtkomst av registret över legitimerad hälsooch sjukvårdspersonal (HoSp) för de aktörer som har rätt till sådan åtkomst enligt förordningen Projekt 4 göra nationella riktlinjer (stroke, demens och depression och ångest) digitalt tillgängliga i olika format som passar användarna Delprojekt 5 Teknisk plattform för HoSp, NR och FMB Slutredovisning december 2015 Delredovisning till Försäkringskassan 13 juni Delredovisning 5 december, delredovisning i juni 2015 Slutredovisning december 2015 Delredovisningar 15 februari 2015 och 2016 Slutredovisning den 15 februari 2017 Delredovisning december 2014 Delredovisning decem-

7 Dnr 3592/2014 7(9) ber 2015 Slutredovisning 15 februari 2017 Kommunikationsinsatser Eftersom projekten ska leda fram till något nytt på Socialstyrelsen ställs extra stora krav på kommunikationen, både den interna och den externa. Det är därför också viktigt att ägna extra mycket ansträngningar och resurser åt detta. Samordningsprojektet ska driva kommunikationen tillsammans med övriga projekt. Se separat kommunikationsplan. Riskanalys En första version av en riskanalys är framtagen. Projektorganisation Gruppering Styrgrupp EC-grupp Deltagare AnnMarie Danon AC KÖ Erik Höglund AC R, Sven Ohlman AC KY Susanne Klingström Larson EC V/IT Ulrika Freiholtz (KÖ/KT2) Helena Nilsson (KÖ/IE) Arvid Widenlou Nordmark (KY/NR) Georg Lagerberg (R/FVJ) Jenny Ljung (KOM/WP) Beatrice Hopstadius (KÖ/VÄ1) Kristina Bränd Persson (R/KLT) Stefan Jovanovic (V/IT) Projektledningsgrupp David Svärd projektledare samordning Anna Ericsson projektledare FMB Sara Mottaghi, informatiker FMB Magnus Hjärtsjö projektledare HoSp Stefan Jovanovic projektledare ITplattform Björn Svensson, resurs IT Niklas Eklöf informatiker IE Linda Ahlqvist fackspråk IE Elin Åkerblom fackspråk IE Projektgruppen består projektledarna för respektive projekt samt representanter från enheten IE som tar ansvar för den gemensamma informationsstrukturen,

8 Dnr 3592/2014 8(9) dvs. nationella informationsstruktur med tillhörande modeller och fackspråk (Snomed CT, ICD10, ICF, KVÅ). Respektive projekts projektledare har ansvar för sina leveranser. HoSp-, FMB-, och NR-projekten tar ansvar för att leverera rätt produkt i tid och för att flagga upp när något avviker från projektplanen. Samordningsprojektet har ansvar (tillsammans med övriga) för att ha en överblick över alla projekt och lyfta upp frågor som behöver hanteras av projektets styrfunktioner. Projektet har två styrfunktioner, EC-gruppen och styrgruppen. Inför styrgruppsmötena har projektet ett förberedande möte med EC-gruppen för att få vägledning i vilka frågor som ska presenteras för styrgruppen och på vilket sätt. Ekonomiska ramar Projektet kommer att finansieras från medel som hör till regeringsuppdragen för FMB och HoSp samt NR. FMB och HoSp delar på pengar. Den totala summan för båda uppdragen är 6 miljoner kronor 2014 och 6 miljoner kronor Nationella riktlinjer har för 2014 fått kronor. Regeringen avser att avsätta kronor 2015 och kronor 2016 för genomförandet av uppdraget. Delar av kostnaderna för it-plattformen är utvecklingskostnader och belastar därför investeringsramen och utfaller därmed som avskrivningskostnader för de kommande tre åren. Den totala budgeten för de fem projekten som ingår under samordningsprojektet är cirka 20,3 miljoner kronor. Det finns också en mer detaljerad budget i separat excelfil. I den har pengarna fördelats så att FMB- och HoSp-pengarna finansierar respektive projekt inklusive plattformsprojektet, medan NR-pengarna finansierar NR- och samordningsprojektet.

9 Dnr 3592/2014 9(9) Erfarenhetsåterföring Erfarenhetsåterföringen är en viktig del av samordningsprojektet. De samlade projektens arbete och resultat är en bas för arbetet med en handlingsplan för hur Socialstyrelsens ska arbeta med liknande frågor framöver. Ändringslogg David Svärd Projektledare Ulrika Freiholtz/Annemarie Danon Ansvarig enhetschef/avdelningschef