AB FAMILJEBOSTÄDER BILAGA 2 - PM FÖR ANBUDSGIVARE AVSEENDE STOCKHOLM 2011-07-08
INLEDNING Detta dokument kompletterar bilaga 1- Administrativa föreskrifter avseende Ventilationskonsulttjänster, och anger de specifika krav som gäller för Ventilationskonsulttjänster avseende anbudsgivande företags tekniska förmåga och kapacitet samt personalens erfarenhet och kompetens. Vidare anges uppdragets omfattning samt hur utvärderingen kommer att genomföras. Rubriceringen följer koderna i bilaga 1- Administrativa föreskrifter avseende Ventilationskonsulttjänster och i samma ordning som däri anges. U3.4 Adressering Anbud och kuvert märks: Anbud Ramavtal avseende Ventilationskonsulttjänster, dnr 2011/0769-1 U5 ANBUDSPRÖVNING U5.25 Teknisk förmåga och kapacitet Konsulten ska ha erforderliga resurser, kompetens och erfarenhet av att leverera tekniska konsulttjänster inom ventilation med den i detta förfrågningsunderlag presenterade komplexiteten och omfattningen. Konsulten ska ha: Erfarenhet av utförande av tekniska konsulttjänster inom ventilation. Slutfört minst två olika referensuppdrag för olika externa uppdragsgivare avseende tekniska konsulttjänster inom ventilation. Uppdragen ska ha slutförts efter den 1 september 2008. Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att ovan angivna krav avseende anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet uppfylls samt till sitt anbud bifoga: En kortfattad företagspresentation av företagets verksamhet med avseende på företagsidé. Uppgift om antalet anställda och annan för uppdraget relevant information ska framgå av företagspresentationen. Redovisning av två referensuppdrag med angivande av kund, uppdragstid, namn och kontaktuppgifter till referenter (uppdragsgivare) samt en beskrivning av uppdraget. Beskrivningen av uppdraget ska vara så utförlig att det framgår att ställda krav på referensuppdraget uppfylls. Anbudsgivaren får i dessa referensuppdrag ange samma kund (företag), dock ska de ha utförts för olika uppdragsgivare (referenter). Har Konsulten tidigare utfört uppdrag för Familjebostäder i enlighet med förutsättningarna ovan, dvs. uppdrag avseende tekniska konsulttjänster inom 2 (8)
ventilation vilket slutförts efter den 1 september 2008, ska Familjebostäder anges som referent för minst ett sådant referensuppdrag. U5.26 Personalens kompetens U5.261 BAS-P Konsulten ska tillhandahålla följande personalkategorier: BAS-P Uppdragsansvarig Handläggande Ventilationskonsult Handläggare- Administrativa skrivtjänster Konsulten ska under ramavtalstiden kunna tillhandahålla minst en person som ska ha den utbildning, kompetens och erfarenhet som krävs för att utföra uppgifter som åligger byggarbetsmiljösamordnare (BAS-P) enligt vid var tid gällande arbetsmiljölag och anslutande föreskrifter. Denna resurs behöver inte namnges i anbudet, men ska finnas tillgänglig i det fall ramavtal tecknas med anbudsgivaren. Se även A2.4. Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att ovan angivna krav uppfylls. U5.262 Uppdragsansvarig Konsulten ska erbjuda minst en Uppdragsansvarig för tjänstens utförande. För det fall fler än en Uppdragsansvarig erbjuds ska varje erbjuden person själv uppfylla kraven nedan. Erbjuden person ska ha: väl dokumenterad kunskap och erfarenhet av att leda och genomföra uppdrag inom ventilationskonsulttjänster teknisk utbildning inom det aktuella området, minst tekniskt gymnasium minst 10 års yrkeserfarenhet som ventilationskonsult dokumenterad kunskap och erfarenhet av på området gällande standardavtal (exempelvis ABT 06 och AB 04) och annan för framtagande av förfrågningsunderlag relevant dokumentation (exempelvis AMA AF 2007) slutfört två referensuppdrag för olika externa uppdragsgivare med nedan angiven omfattning; Uppdrag 1 Referensuppdraget ska avse utförande av uppdrag avseende tekniska konsulttjänster inom ventilation. Uppdraget ska ha slutförts efter 1 januari 2006. 3 (8)
Uppdrag 2 Referensuppdraget ska avse tekniska konsulttjänster inom ventilation vilket utförts för offentlig organisation. Uppdraget ska ha inbegripit arbete med framtagande av förfrågningsunderlag och andra handlingar i samband med upphandling och ha slutförts efter 1 januari 2006. Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att ovan angivna krav uppfylls samt bifoga: Curriculum Vitae (CV) avseende erbjuden person, som styrker efterfrågad erfarenhet och kompetens med kronologisk uppställning av anställningar inkl. beskrivning av ingående arbetsuppgifter och utbildningar med årtal angivet. (Redovisning av kunskap om och erfarenhet av standardavtal och annan för framtagande av förfrågningsunderlag relevant dokumentation redovisas på därför avsedd plats i Anbudsformuläret, bilaga 3). Redovisning av två referensuppdrag för varje erbjuden Uppdragsansvarig med angivande av kund, uppdragstid, namn och kontaktuppgifter till referenter (uppdragsgivare) samt en beskrivning av objekt och uppdrag. Beskrivningen av uppdraget ska vara så utförlig att det framgår att ställda krav på referensuppdraget uppfylls. Anbudsgivaren får för de två referensuppdragen ange samma kund (företag) under förutsättning att uppdragen utförts åt olika uppdragsgivare (referenter). Konsulten får inte anlita underkonsult för rollen som Uppdragsansvarig. U5.263 Handläggande Ventilationskonsult Konsulten ska erbjuda minst två Handläggande Ventilationskonsulter för tjänstens utförande. För det fall fler än två Handläggande Ventilationskonsulter erbjuds ska varje erbjuden person själv uppfylla kraven nedan. Erbjudna personer ska ha: väl dokumenterad kunskap och erfarenhet av att genomföra uppdrag inom ventilationskonsulttjänster. teknisk utbildning inom det aktuella området, minst tekniskt gymnasium minst 5 års yrkeserfarenhet som ventilationskonsult dokumenterad kunskap och erfarenhet av på området gällande standardavtal (exempelvis ABT 06 och AB 04) och annan för framtagande av förfrågningsunderlag relevant dokumentation (exempelvis AMA AF 2007) slutfört två referensuppdrag för olika externa uppdragsgivare med nedan angiven omfattning; 4 (8)
Uppdrag 1 Referensuppdraget ska avse utförande av uppdrag avseende tekniska konsulttjänster inom ventilation. Uppdraget ska ha slutförts efter 1 januari 2006. Uppdrag 2 Referensuppdraget ska avse tekniska konsulttjänster inom ventilation vilket utförts för offentlig organisation. Uppdraget ska ha inbegripit arbete med framtagande av förfrågningsunderlag och andra handlingar i samband med upphandling och ha slutförts efter 1 januari 2006. Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att ovan angivna krav uppfylls samt bifoga: Curriculum Vitae (CV) avseende erbjuden person, som styrker efterfrågad erfarenhet och kompetens med kronologisk uppställning av anställningar inkl. beskrivning av ingående arbetsuppgifter och utbildningar med årtal angivet. (Redovisning av kunskap om och erfarenhet av standardavtal och annan för framtagande av förfrågningsunderlag relevant dokumentation redovisas på därför avsedd plats i Anbudsformuläret, bilaga 3). Redovisning av två referensuppdrag för varje erbjuden Handläggande Ventilationskonsult med angivande av kund, uppdragstid, namn och kontaktuppgifter till referenter (uppdragsgivare) samt en beskrivning av objekt och uppdrag. Beskrivningen av uppdraget ska vara så utförlig att det framgår att ställda krav på referensuppdraget uppfylls. Anbudsgivaren får för de två referensuppdragen ange samma kund (företag) under förutsättning att uppdragen utförts åt olika uppdragsgivare (referenter). Motsvarande krav som de angivna under denna kod gäller även för personer anställda hos eventuella underkonsulter. U5.264 Handläggare- Administrativa skrivtjänster Konsulten ska tillhandahålla en person för utförande av skrivtjänster såsom exempelvis kopiering etc. i samband med utförande av avtalat åtagande. Handläggare för administrativa skrivtjänster behöver inte redovisas i anbudet, men ska finnas tillgänglig vid genomförande av uppdrag. Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att ovan angivna krav uppfylls. U5.3 Prövning av anbud Beställaren kommer att anta de anbud som uppfyller samtliga ställda krav och som bedöms vara de ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till nedan angivna tilldelningskriterier. 5 (8)
U5.31 Krav på tjänsten Se bilaga 1- Administrativa föreskrifter avseende Ventilationskonsulttjänster, daterad 2011-07-08. Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att samtliga krav på tjänsten uppfylls. U5.311 Utvärdering av anbud De anbud som uppfyller samtliga ställda krav på leverantören, kraven på tjänsten samt har accepterat de kommersiella villkoren utan reservationer kommer att genomgå utvärdering enligt nedan. De tre ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden med hänsyn till nedan angivna kriterier kommer att antas; Pris Kvalitet Vid utvärderingen kommer en kvalitetsbedömning med avdrag att tillämpas. Metoden innebär att de anbudsgivare vars anbud innebär konkreta mervärden för Familjebostäder kommer att ges ett avdrag motsvarande resultatet av den genomförda kvalitetsbedömningen. 1. Anbudspris Anbudsgivare ska i bilaga 3- Anbudsformulär avseende Ventilationskonsulttjänster, daterad 2011-07-08 ange timarvode för efterfrågade kategorier. Vid anbudsutvärderingen kommer timarvodena att räknas samman till ett anbudspris genom att nedan angivna antal timmar ( insats ) för varje kategori multipliceras med de timarvoden som anbudsgivaren offererar. Därefter summeras de uträknade timarvodena ihop till en summa vilken därefter utgör anbudets anbudspris. Kategori Uppdragsansvarig Handläggande Ventilationskonsult Handläggare - administrativa skrivtjänster Insats 20 tim 70 tim 10 tim Volymen utgör inte någon utfästelse eller bedömd kontraktsvolym utan är endast en uppskattad fördelning för utvärdering. 2. Kvalitet Anbudsgivare kan efter kvalitetsbedömning erhålla avdrag på anbudspriset enligt förutsättningarna nedan. För möjlighet att erhålla fullt avdrag i anbudsutvärderingen ska två referenter för kvalitetsbedömningar anges i anbudet. För godkännande, och möjlighet att 6 (8)
erhålla avdrag, ska kvalitetsbedömningarna göras av referenter för vilka anbudsgivaren tidigare utfört uppdrag. Åberopade referensuppdrag ska för möjlighet till avdrag ha utförts för olika externa uppdragsgivare, ha omfattat Ventilationskonsulttjänster och ha slutförts efter den 1 september 2008. För kvalitetsbedömningarna ska anbudsgivaren ange namn på kund, uppdragstid, namn och kontaktuppgifter till referenter (uppdragsgivare) samt en beskrivning av objekt och uppdrag. Anbudsgivaren får för kvalitetsbedömning åberopa referensuppdrag vilka utförts för samma kund (företag), men med olika uppdragsgivare (referenspersoner). Referent i referensuppdrag som åberopats för uppfyllande av krav under U5.25 får användas som grund för kvalitetsbedömning. I anbudet angivna referenter kommer att kontaktas via e-post eller telefon. En förutsättning för att erhålla prisavdrag är att referenterna är nåbara och godkänner att efterfrågade uppgifter lämnas. Anbudsgivaren ansvarar för att referenterna är tillfrågade och har godkänt att uppdraget åberopas. Om Beställaren efter upprepade försök inte kan nå referenten kommer anbudsgivaren att meddelas att angiven referent inte inkommit med svar, varvid anbudsgivaren själv ges möjlighet att kontakta referenten för att få denne att besvara frågorna inom viss tidsfrist. Om Beställaren inte kan erhålla uppgifter från angivna referenter även efter genomförd procedur enligt ovan, kommer 0 SEK i prisavdrag tilldelas för aktuell kvalitetsbedömning. Referenterna kommer att lämna en kvalitetsbedömning över hur väl denne bedömer att anbudsgivaren kommer att utföra tjänsterna som beskrivs i detta förfrågningsunderlag. Tre olika aspekter ska bedömas av respektive referent. Referenten ska ta ställning till påståenden genom att svara Instämmer helt, Instämmer delvis eller Instämmer inte. Varje påstående som referenten besvarar Instämmer helt är värt 10 000 SEK, de fall där referenten besvarar påståendet med Instämmer delvis är värda 5 000 SEK och de fall där referent besvarar påståendet med Instämmer inte, eller där svar inte lämnas alternativt inte godkänns, är värda 0 SEK. Aspekt Påstående Referentens bedömning Värde 1. Kvalitet vid utförande av uppdrag Konsultens arbete kommer att bidra till rimliga produktionskostnader med bibehållande av Beställarens standardkrav. Uppdragsresultat kommer att levereras utan felaktigheter. Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer inte 10 000 SEK 5 000 SEK 0 SEK 2. Leverans- och genomförandetid Avtalade och överenskomna tider kommer att hållas. Instämmer helt Instämmer delvis 10 000 SEK 5 000 SEK 7 (8)
3. Måluppfyllelse Leveransen kommer att motsvara eller överträffa Beställarens förväntningar. Instämmer inte Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer inte 0 SEK 10 000 SEK 5 000 SEK 0 SEK Ett totalt medelvärde av lämnade och godkända kvalitetsbedömningar räknas fram genom att totalsummorna av lämnade kvalitetsbedömningar (max 60 000 SEK) divideras med två. Det maximala avdraget som kan uppnås är således 30 000 SEK. Den framräknade summan dras av från anbudspriset varefter anbudets utvärderingspris erhålls. Den anbudsgivare som får lägst utvärderingspris har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och blir nummer ett i rangordningen, den anbudsgivare som fått näst lägst utvärderingspris blir nummer två i rangordningen osv. A2 UPPDRAGETS OMFATTNING Uppdragen kommer att bestå i olika typer av uppdrag avseende Ventilationskonsulttjänster som rör Beställarens projekt. Uppdragen för ventilationskonsulter omfattar: Projektering, kontroll och besiktning av ventilations- och luftbehandlingssystem samt värme- och kylinstallationer med tillhörande styrning Skapa underlag till upphandlingar Beställaren avser att teckna ramavtal med tre Konsulter under förutsättning att så många uppfyller ställda krav. Uppdrag (kontrakt) kommer att avropas (tilldelas) löpande enligt en i ramavtalet fastställd rangordning. Den anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att rangordnas högst. Om Konsult som tilldelas uppdrag enligt i ramavtalet angiven rangordning avböjer att utföra aktuellt uppdrag kommer Beställaren att gå vidare till nästa Konsult enligt rangordningen. 8 (8)