Kvalitet och utvärderingskontoret 2016-04-26 Dnr Än 2016-317 Malin Robertsson Maria Svensson Jonas Arnoldsson s- och verksamhetsuppföljning (2016) Verksamhet Blåklints Omsorg Datum för besök 2016-04-25 Mötet skedde i omsorgskontorets lokaler på Drottninggatan 16. Deltagare/metod Metod Uppföljningen genomfördes via intervjuer med personal och ledning var för sig. Vidare hade ett grundmaterial gällande genomförandeplaner, ekonomi och personalkompetens inhämtas inför mötet. Deltagare Blåklints Omsorg: Ägare och verksamhetschef Rima Khatoune samt två personal. Omsorgs- och äldreförvaltningen, Omsorgskontoret, Planeringsledare Maria Svensson, Kvalitets- och utvärderingskontoret, Planeringsledare, Malin Robertsson, Kvalitets- och utvärderingskontoret, Utredare, Jonas Arnoldsson. Faktauppgifter om verksamheten Utförare stid Blåklints Omsorg 2015-05-21 tills vidare. Diarienummer Än 2016-317 Arbetsledning E-post Postadress Besöksadress Typ av verksamhet Rima Khatoune Rima@blaklintsomsorg.se Arbetaregatan 6A Arbetaregatan 6A, 582 52 Linköping Verksamhetsområde IFO ÄO LSS Socialpsykiatri Inriktning Öppenvård Boende Dagverksamhet Hemtjänst Annat Antal platser/volym Ca 330 timmar per månad Tjänster Personlig omvårdnad kl. 07 22. Boservice (städning, tvätt och inköp) kl. 07 17. Verksamhetsuppföljning 1.2 Lagstiftning med mera Utföraren ska vid var tid följa gällande lagstiftning för verksamheten. Viktig lagstiftning för verksamheten är bland annat socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, offentlighets- och sekretesslagen och arbetsmiljölagen. 1.5.1 Kompetenskrav Utföraren ska säkerställa att personalen har erforderlig utbildning och kompetens för uppdraget och personlig lämplighet för arbetsuppgifterna. 1.5.2 Arbetsledare Utföraren ska säkerställa att arbetsledare har lämplig utbildning och erfarenhet av liknande uppgifter. Med arbetsledare avses första linjens chef, enhetschef eller motsvarande. För arbetsledare av personlig omvårdnad gäller: Med lämplig utbildning avses social omsorgslinje, socionom, sjuksköterska eller annan relevant högskoleutbildning. Flerårig dokumenterad erfarenhet som verksamhetschef inom äldreomsorgen och utbildning inom vård- och omsorg kan ersätta kravet på denna utbildning. 1.5.3 Personalbemanning
Lagstiftning Socialtjänstlag (2001:453) Utföraren ska garantera att verksamheten är bemannad med en sådan kompetens och personalbemanning att brukaren tillförsäkras de insatser denna är beviljad. Detta innebär krav på att schema läggs så att det vid behov finns tillräcklig tid för överföring av information mellan olika arbetspass. Det ska finnas rutiner för överföring av information mellan olika arbetspass. 2 kap. Kommunens ansvar 1 Varje kommun svarar för socialtjänsten inom sitt område, och har det yttersta ansvaret för att enskilda får det stöd och den hjälp som de behöver. Detta innebär ingen inskränkning i det ansvar som vilar på andra huvudmän. 3 kap. Vissa uppgifter inom socialtjänsten, m.m. 3 Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Företaget är i uppstartsfasen och har för närvarande sju brukare. Verksamheten är starkt knuten till verksamhetschefen, och denne sköter all administration på egen hand. Förutom verksamhetschefen arbetar en handfull anställda med utförandet. Flera av dem arbetar deltid. Samtliga har erfarenhet från vård- och omsorgsarbete. Två är undersköterskor, och en anställd planerar sådan utbildning. Verksamheten utgår från verksamhetschefens hemmakontor, och här finns bil som personalen använder i arbetet. I minst ett fall använder personal egen bil, och då är överenskommet att milersättning utgår, men inte ersättning för restid. Verksamhetschefen är utbildad undersköterska och arbetsterapeut, har gått kurser om bland annat arbetsrehabilitering, funktionsnedsättning och tolkning, och har tidigare erfarenhet av hemtjänstarbete. Personalens scheman och arbetsvillkor är enligt gällande lagstiftning. Bedömningen är att verksamheten lever upp till kraven i avtalet. 1.2.2 Kvalitetsledningssystem med mera Lagstiftning Socialtjänstlag (2001:453) Utföraren ska ha ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) 3 kap. Vissa uppgifter inom socialtjänsten, m.m. 3 Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lag (2009:596). SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 1 kap. Tillämpningsområde 1 Dessa föreskrifter ska tillämpas i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i sådan verksamhet som omfattas av 1. 31 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), 2. 16 tandvårdslagen (1985:125), 3. 6 lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, och 4. 3 kap. 3 tredje stycket socialtjänstlagen (2001:453). 3 kap. Ansvar för och användning av ett ledningssystem 1 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet
enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. 4 kap. Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad 1 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska anpassa ledningssystemet till verksamhetens inriktning och omfattning. Kvalitetsledningssystem finns tillgängligt på kontoret och i tjänstebil. Vid samtal med personal redogör de för rutinerna i kvalitetsledningssystemet samt var man kan hitta det. Personalmöte hålls enligt planen en gång i månaden för att gradvis utbilda personalen och implementera kvalitetsledningssystemet i arbetet. Verksamhetschefen arbetar för att utrusta personalen/bilarna med pekplattor med tillgång till kvalitetsledningssystem och Treserva. Vid samtal med personal framgår att verksamhetschefen informerat om lex Sarah-rutiner och understrukit vikten av rapportering av eventuella missförhållanden (eller risk för sådana) och avvikelser, men att kunskapen om detta alltjämt brister. Bedömningen är att utföraren lever upp till kraven i avtalet, men att arbetet med att utveckla, implementera och tillgängliggöra kvalitetsledningssystemet måste fortsätta. 3.7.4 Tillgänglighet Hemtjänstpersonal ska vara tillgänglig per telefon på de tider som utföraren åtar sig att bedriva verksamhet. Överkoppling till mobiltelefon medges. Utförarens ledningspersonal ska kunna nås per telefon på kontorstid mellan klockan 08:00 17:00 vardagar. Hembesök när någon efterfrågar hemtjänst ska kunna göras inom två dagar. Detta gäller både vid tecknandet av serviceavtal och när biståndsbeslut finns. Akuta insatser ska kunna inledas omgående. Övriga insatser avseende personlig omvårdnad ska kunna inledas inom två dagar. För boservice gäller den tidpunkt som överenskommits mellan utföraren och hemtjänstmottagaren. Bedömning 1.4.3 Regler för att erhålla hemtjänst Personer över 75 år kan vända sig direkt till hemtjänstutföraren (Linköpings kommun tillämpar förenklad handläggning för personer över 75 år). Utföraren hjälper, vid ett hembesök, den som önskar hemtjänst att fylla i ansökan. Behovet av hemtjänst bedöms av den äldre tillsammans med utförarens chef eller annan särskilt utsedd person som genomgått utbildning i kommunens riktlinjer för hemtjänst och övriga insatser för äldre. Den gemensamma bedömningen mynnar sedan ut i en ansökan som beskriver vilka insatser man kommit överens om. Utföraren skickar denna ansökan till socialkontoret. Socialkontoret fattar ett biståndsbeslut. Den enskilde har alltid möjlighet och rätt att få sin sak prövad som bistånd och därmed rätt att överklaga ett beslut om man inte är nöjd. Utföraren skall vara den enskilde behjälplig i kontakter med socialkontoret. Verksamheten har ett telefonnummer som verksamhetschefen nås på mellan 07-22. Ingen brukare har trygghetslarm via utföraren, men verksamhetschefen är enligt egen utsago tillgänglig per telefon dygnet runt. Vid sjukdom är erfaren anställd redo att ta över telefonansvaret. Personalen har gått med på att under arbetstid vara tillgänglig via privat mobiltelefon. Enligt verksamhetschefen kan insatser normalt inledas med kort varsel. Det framgick emellertid inte tydligt i uppföljningen inom vilken tidsrymd utföraren
kunde garantera att hembesök och insatser kunde genomföras respektive inledas. Verksamhetschefen är utbildad att teckna serviceavtal. Verksamhetschefen har vid åtminstone två tillfällen kontaktat kommunen då hon upplevt att brukaren inte hade de behov som var skäl för insatserna. Bedömningen är att utföraren lever upp till kraven i avtalet. 1.6.4 Dokumentation/journaler/genomförandeplan Lagstiftning Socialtjänstlag (2001:453) För varje brukare skall finnas ett undertecknat beslutsunderlag och därtill hörande genomförandeplan för överenskomna insatser. För biståndsbeslutade insatser skall finnas en genomförandeplan för beslutade insatser. Journalhandlingar ska finnas för varje person för att beskriva den vård och omsorg som ges enligt socialtjänstlagen (SoL). Journalerna ska förvaras oåtkomligt för obehöriga. Journaler skall finnas åtkomliga för berörd personal dygnet runt. När journalhandlingarna skall överlämnas till ny utförare skall detta ske utan kostnad. Genomförandeplanen för den som erhåller personlig omvårdnad skall visa den enskildes behov över hela dygnet och upprättas tillsammans med den enskilde och, om den enskilde så önskar, dennes företrädare samt någon ur personalgruppen som känner personen väl. Genomförandeplanen skall revideras vid behov dock minst en gång per år. Av genomförandeplanen skall framgå alla insatser som den enskilde har även om dessa insatser ges av annan utförare. Av genomförandeplanen skall framgå om den enskilda har insatser enligt HSL. Om insatser ges av flera utförare skall utföraren vid behov ta initiativ till samordning. 11 kap. Handläggning av ärenden. 5 Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling skall dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden skall förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. Verksamhetschefen är den som har tillgång till Treserva och sköter således all dokumentation i systemet. Genomförandeplan finns för samtliga brukare, och dessa upprättas av verksamhetschefen i samråd med brukare och eventuellt anhörig. Planerna ändras vid brukares ändrade behov, och följs upp minst en gång om året. Ett exemplar återfinns i pärm i brukares bostad. Dokumentation om brukare i form av journalanteckningar, avvikelser och liknande sker genom muntlig eller skriftlig rapport från personalen till verksamhetschefen, varefter den senare registrerar i Treserva. Planer finns på att utrusta personal/bil med pekplattor med åtkomst till Treserva, så att personalen själv ska kunna läsa på och dokumentera från bilen före respektive efter besök hos brukare. Bedömningen är att verksamheten lever upp till kravet i avtalet 1.10 Telefoner och IT-stöd Samtliga utförare ska dokumentera i och använda sig av kommunen anvisade IT-system (för närvarande Treserva). Utförare ska följa kommunens riktlinjer för dokumentation i berörda IT-system. Vid var tid gällande riktlinjer finns att hämta på www.linkoping.se. Dessa riktlinjer kan under avtalsperioden ändras och fler kan tillkomma utifrån bland annat ny
eller ändrad lagstiftning, nya föreskrifter från Socialstyrelsen eller politiska beslut. Utföraren tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med kommunen. Kommunen tillhandahåller verksamhetssystemet Treserva. Kommunen står för kostnaden för själva systemet. För inrapportering av insatser och prestationer är utföraren skyldig att ansluta sig till systemet. För utföraren innebär detta en kostnad för anslutning till verksamhetssystemet. Verksamhetssystemet innehåller bland annat en journalfunktion som är obligatorisk för utföraren. För denna dokumentation erfordras att utföraren kan ansluta sig till kommunens IT-baserade verksamhetssystem. I dagsläget rapporterar personalen till verksamhetschefen som skriver in det som är relevant i Treserva. Verksamheten har planer på att köpa in pekplattor så att personalen kan dokumentera från tjänstebil. Bedömningen är att utföraren lever upp till kraven i avtalet. Om utföraren växer i omfattning kommer denna hantering genom att verksamhetschefen genomför all dokumentation inte vara möjlig. Det är också viktigt att personalen kan skriva avvikelser och lex Sarah själva. Utföraren behöver därför se till att säkerställa detta i takt med att företaget växer. Bedömning 1.11 Information och marknadsföring Utföraren skall i sin marknadsföring tillämpa etiska principer anpassade efter målgruppens situation och behov. Information skall vara saklig och korrekt. Utföraren skall samråda med kommunen innan eget informationsmaterial distribueras. Utföraren har ännu inte marknadsfört sig bortsett från att man har en hemsida. Verksamhetschefen planerar att införskaffa arbetskläder med företagets logotyp och att så småningom dela ut broschyrer. Bedömningen är att utföraren lever upp till kravet i avtalet. Resultat Företaget är i ett utvecklingsskede och verksamheten är starkt knuten till, och beroende av, verksamhetschefen. Om fler kunder tillkommer eller om timmarna utökas kommer verksamheten behöva anpassa sina rutiner efter storleken. Det är då nödvändigt att planerna på att utrusta personalen med verktyg för att informera sig och dokumentera genom Treserva förverkligas. Det är också av avgörande betydelse att kvalitetsledningssystemet fortsätter att utvecklas, tydligare anpassas efter lokala förhållanden och att de fastställda rutinerna implementeras i den dagliga verksamheten. Vidare måste utföraren bedriva fortbildning för befintlig och framtida personal, för att säkerställa deras kunskap gällande bland annat de lagar och föreskrifter som ligger till grund för de insatser som utförs, och anställdas rapporteringsskyldighet om missförhållande (eller risk för detta). Utföraren har visat ett gott förhållningssätt då det gäller brukarnas behov, och har kontaktat kommunen då tveksamheter uppstått. Utföraren har visat på förståelse för vad som behöver utvecklas i takt med att företaget växer.
Åtgärder Kvalitets- och utvärderingskontoret samt omsorgskontoret anser att utföraren lever upp till kraven i avtalen men behöver fortsätta utveckla företagets kvalitetsledningssystem i takt med att företaget växer. En konkret åtgärd, beskriven nedan, behöver vidtas, men kvalitets- och utvärderingskontoret kräver inte in någon redovisning av åtgärder i samband med denna uppföljning. Säkerställa och tydliggöra att hemtjänstinsatser avseende personlig omvårdnad kan inledas inom två dagar. Malin Robertsson Maria Svensson Jonas Arnoldsson Planeringsledare Planeringsledare Utredare