Avtals- och verksamhetsuppföljning 2015

Transkript

1 Kvalitet och utvärderingskontoret Dnr Än s- och verksamhetsuppföljning 2015 Verksamhet Leanlink (Ryd) Datum för besök Deltagare/metod Metod Uppföljningen genomfördes via intervjuer med personal och ledning var för sig. Vidare hade ett grundmaterial gällande genomförandeplaner, ekonomi och personalkompetens tagits fram inför besöket. Deltagare Omsorgs- och äldreförvaltningen, Planeringsledare Omsorgskontoret, Maria Svensson, Planeringsledare Kvalitets- och utvärderingskontoret Malin Robertsson Faktauppgifter om verksamheten Utförare stid Leanlink tills vidare Diarienummer ÄN , Arbetsledning E-post Postadress Besöksadress Typ av verksamhet Annette Söderberg Verksamhetsområde IFO ÄO LSS Socialpsykiatri Inriktning Öppenvård Boende Dagverksamhet Hemtjänst Annat Antal platser/volym Tjänster Tidigare uppföljningar Genomförda uppföljningar under det senaste året Verksamhetsberättelse Inkommen för Ca 160 brukare av dessa har ca 70 personlig omvårdnad. Personlig omvårdnad och boservice (städning tvätt och inköp), larm, nattillsyn. Ingen avtalsuppföljning har skett det senaste året 1.2 Lagstiftning med mera Utföraren ska vid var tid följa gällande lagstiftning för verksamheten. Viktig lagstiftning för verksamheten är bland annat socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, offentlighets- och sekretesslagen och arbetsmiljölagen. Personal uppger att de har goda rutiner kring arbetet, och redogör med lätthet vilka rutiner som gäller vid sjukanmälan, de redogör också för sina scheman. All personal arbetar både dagpass och kvällspass samt varannan helg. Kvällspassen infaller ca 5-6 gånger under en månad. De har en så kallad delad tur, en helg, var fjärde vecka. Verksamhetschef berättar om ett systematiskt arbete när det gäller ansvar för personalen, hon uppger att de som är sjuk 6 gånger under ett halvår får gå på samtal samt att de då kan komma att kräva in sjukintyg från första dagen. Hon berättar också ett stödjande förhållningssätt vid problem, och gav ett exempel på hur hela personalgruppen slutit upp och hjälpt en person med personliga problem på hemmaplan. Arbetet är fördelat i grupper, med ett mindre brukarantal för att öka kontinuiteten hos brukarna. Detta fungerar dock sämre på helger än på

2 vardagar uppger personal. Varje grupp arbetar med specialområden och får utbildning inom dessa. Områdena kan vara demens, psykiatri eller något annat. All personal arbetar både inne och ute, det vill säga i servicehuset och kringområden. De har ärenden även i Skäggetorp. I sitt arbetssätt använder de sig av kontaktmannaskap. Överlämningstid finns för varje arbetspass, den som har larmtelefonen börjar en kvart tidigare än övriga passkollegor och mottager en överrapportering. Leanlink, Ryd använder sig av IT-stöd i planeringen i form av Lapscare. Leanlink i Ryd bedöms att ha god ordning när det kommer till arbetsrättsliga lagar, de har även goda rutiner för arbetssätt. Med ett relativt stort kundunderlag på ett relativt litet område så har de organiserat personalen i grupper utifrån behovsområden hos brukarna i stället för geografisk indelning som är det vanligaste sättet. Med detta arbetssätt får personal även möjlighet att specialutbilda sig inom intresseområden, vilket torde kunna öka delaktighet och arbetsglädje Ersättning till utförare Debiterbar tid Med debiterbar tid avses den tid som utförs i den enskildes hem, inklusive servicelägenhet och som består av personlig omvårdnad eller boservice. Tiden kan även utföras utanför den enskildes hem men vara riktad direkt till den enskilde t ex inköp eller då personlig omvårdnad ges på annan plats än i bostaden. Tid som åtgår för att utföra delegerade sjukvårdsuppgifter som utförs i samband med hemtjänst får debiteras. Dubbelbemanning som av arbetsmiljöskäl krävs för vissa arbetsmoment får debiteras. För restid överstigande 15 minuter erhålls restidsersättning. D v s restidsersättning utgår fr.o.m. den 16:e minuten. Restidsersättningen för restid överstigande 15 minuter utges till och från och mellan brukare. Restidsersättning utgår med samma timpris som gäller för den insats man reser för att utföra. Restid förutsätts i tätort ske med cykel och i kommunens ytterområden med bil. Utförare skall planera sin restid utifrån ekonomiska och miljömässiga hänsyn. Utförare som har dygnet runt ansvar för att besvara och åtgärda trygghetslarm får debitera ett särskilt pris för personlig omvårdnad dag respektive natt. I samband med uppföljningen har underlag hämtats in vilket kräver ytterligare uppföljning. Omsorgs- och äldreförvaltningen återkommer efter att materialet är analyserat Kvalitetsledningssystem med mera Utföraren ska ha ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Leanlinks kvalitetsledningssystem, är på en generell övergripande nivå, som till viss del beskriver hur personal ska agera i praktiska, konkreta situationer. Personalen kunde dock redogöra för hur de ska agera vid olika problem och händelser. Det visade sig under uppföljningsbesöket att alla beskrivningar för reella situationer fanns i pärmar inne på kontoret och kallades för rutiner. Detta tyder på att kvalitetsledningssystemet/rutinerna är väl implementerade hos personal som hittade och använde rutinpärmarna och även kunde mycket utantill. 2

3 en blir att utföraren lever upp till kraven om kvalitetsledningssystem, dessa är dessutom så pass väl implementerade att personalen kunde svara på mycket utantill. Det utföraren kan reflektera över är språkbruk gällande kvalitetsledningssystem, för det som kallades kvalitetsledningssystem handlade mycket om mål och visioner medan stora delar av det egentliga kvalitetsledningssystemet kallades rutiner Regler för att erhålla hemtjänst Hemtjänst innebär att insatser ges som punktinsatser vid olika tillfällen under dygnet. Insatserna ges inte under sammanhängande tid. Vid vård i livets slutskede kan insatserna ges som sammanhängande tid. Personer över 75 år kan vända sig direkt till hemtjänstutföraren (Linköpings kommun tillämpar förenklad handläggning för personer över 75 år.) Utföraren hjälper, vid ett hembesök, den som önskar hemtjänst att fylla i ansökan. Behovet av hemtjänst bedöms av den äldre tillsammans med utförarens chef eller annan särskilt utsedd person som genomgått utbildning i kommunens riktlinjer för hemtjänst och övriga insatser för äldre. Den gemensamma bedömningen mynnar sedan ut i en ansökan som beskriver vilka insatser man kommit överens om. Utföraren skickar denna ansökan till socialkontoret. Socialkontoret fattar ett biståndsbeslut. Den enskilde har alltid möjlighet och rätt att få sin sak prövad som bistånd och därmed rätt att överklaga ett beslut om man inte är nöjd. Utföraren skall vara den enskilde behjälplig i kontakter med socialkontoret. För att utförare ska ha rätt att tillämpa den förenklade handläggningen och påbörja insatser efter hembesöket ställs följande krav på utföraren: - Endast chefer eller annan kvalificerad särskild utsedd personal får genomföra hembesök och påbörja den förenklade handläggningen, ge information om hemtjänst samt hjälpa den enskilde att fylla i ansökan. - Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha god kunskap om lagstiftning samt kommunens stöd- och biståndsinsatser inom äldreomsorgen. - Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan har ansvar för att förmedla och samordna insatser om den enskilde har behov av andra insatser och valt olika utförare. - Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha god tillgänglighet för att möjliggöra personligt besök inom 1 2 dagar. - Krav på deltagande i informationsmöten och utbildningar anordnade av kommunen. För att kunna genomföra hembesöket, ge information, och ta emot ansökan skall ansvarig chef eller annan kvalificerad särskilt utsedd personal hos utföraren genomgått av kommunen särskild anordnad utbildning. Utbildningen är kostnadsfri för utföraren. Samordnare och verksamhetschef har gått flera utbildningar anordnade av omsorgskontoret. Verksamhetschef kan redogöra för regelverket på ett adekvat sätt. en är att Leanlink i Ryd lever upp till regelverket. 3

4 1.5.1 Kompetenskrav Utföraren ska säkerställa att personalen har erforderlig utbildning och kompetens för uppdraget och personlig lämplighet för arbetsuppgifterna Krav vid nyanställning av personal i omvårdnadsarbete Vid nyanställning av personal som ska arbeta med personlig omvårdnad ska minst 80 procent av personalstyrkan ha slutfört gymnasieskolans Vårdoch omsorgsprogram eller motsvarande, inklusive validering. Med anställning avses både tillsvidareanställningar och vikariat som överstiger 6 månader. På Leanlink i Ryd arbetar 21 vidareanställda samt två visstidsanställda. Av dessa är 19 personer utbildad till undersköterska. Tre personer har vårdträdesutbildning samt lång erfarenhet av yrket. En personal har universitetsutbildning inom andra omvården än vård. Mer eller mindre alla har vidareutbildning exempel på utbildningar är: - Vinna vinna - Medarbetarakademin - Demensutbildning steg 1,2 och 3 - Svårt sjuka äldre - Palliativ specialistutbildning - Psykiatriutbildning - Hörselutbildning - Sårvård - Inkontinensutbildning Arbetsledare För arbetsledare av personlig omvårdnad gäller: Med lämplig utbildning avses social omsorgslinje, socionom, sjuksköterska eller annan relevant högskoleutbildning. Flerårig dokumenterad erfarenhet som verksamhetschef inom äldreomsorgen och utbildning inom vård- och omsorg kan ersätta kravet på denna utbildning. Verksamhetschefen har relevant utbildning vid högskola/universitet samt har lång erfarenhet av chefskap inom hemtjänst. en är att utföraren lever upp till kravet i avtalet Personalbemanning Utföraren ska garantera att verksamheten är bemannad med en sådan kompetens och personalbemanning att brukaren tillförsäkras de insatser denna är beviljad. Detta innebär krav på att scheman läggs så att det vid behov finns tillräcklig tid för överföring av information mellan olika arbetspass. Det ska finnas rutiner för överföring av information mellan olika arbetspass. Utföraren ska garantera att det finns personal i den omfattningen att brukarens behov, enligt genomförandeplan, kan tillgodoses. Personalen har avsatt tid för överrapportering vid varje arbetspass. Den personal som har den så kallade larmturen börjar en kvart innan passet före slutar. Muntlig överlämning sker då. Utöver detta har personal möjlighet att läsa i journalsystemet Treserva för ytterligare information. Personalen vidareutbildas varje år inom olika områden. en blir att Leanlink i Ryd lever upp till avtalskraven gällande personalbemanning. 4

5 srubrik Tillgänglighet Hemtjänstpersonal ska vara tillgänglig per telefon på de tider som utföraren åtar sig att bedriva verksamhet. Överkoppling till mobiltelefon medges. Utförarens ledningspersonal ska kunna nås per telefon på kontorstid mellan klockan 08:00 17:00 vardagar. Hembesök när någon efterfrågar hemtjänst ska kunna göras inom två dagar. Detta gäller både vid tecknandet av serviceavtal och när biståndsbeslut finns. Akuta insatser ska kunna inledas omgående. Övriga insatser avseende personlig omvårdnad ska kunna inledas inom två dagar. För boservice gäller den tidpunkt som överenskommits mellan utföraren och hemtjänstmottagaren. Leanlink i Ryd är tillgängliga dygnet runt. Förutom att de svarar på larm inom 20 minuter (oftast inom 10 minuter) så har Leanlink Ryd en jourtelefon som de svarar på dygnet runt. Verksamhetschef och samordnare är de personer som tar emot nya ärenden, Båda arbetar kontorstid kl Besök kan ofta ske redan samma dag. Det längsta någon fått vänta är två dygn, så vida det inte är komplexa ärenden från sjukhuset, då kan det dröja lite längre så att verksamheten hinner planera och skaffa rätt kompetens. Språkkompetens har vid något tillfälle fördröjt påbörjandet av insatserna. en är att de lever upp till avtalet avseende tillgänglighet Dokumentation/journaler/genomförandeplan För varje brukare skall finnas ett undertecknat beslutsunderlag och därtill hörande genomförandeplan för överenskomna insatser. För biståndsbeslutade insatser skall finnas en genomförandeplan för beslutade insatser. Genomförandeplanen för den som erhåller personlig omvårdnad skall visa den enskildes behov över hela dygnet och upprättas tillsammans med den enskilde och, om den enskilde så önskar, dennes företrädare samt någon ur personalgruppen som känner personen väl. Genomförandeplanen skall revideras vid behov dock minst en gång per år. Av genomförandeplanen skall framgå alla insatser som den enskilde har även om dessa insatser ges av annan utförare. Av genomförandeplanen skall framgå om den enskilda har insatser enligt HSL. Om insatser ges av flera utförare skall utföraren vid behov ta initiativ till samordning Samtliga brukare har en genomförandeplan som upprättas av kontaktperson tillsammans med brukarna. Vid genomläsning av några avidentifierade genomförandeplaner så upplevs de aningen enkla, de saknar ofta detaljerade uppgifter. Personalen uppger att de skriver mindre sedan införandet av Treserva. I planeringssystemet Lapscare så finns ytterligare en förenklad information om vad personalen ska utföra hos brukarna. Verksamhetschefen har nyligen analyserat genomförandeplanerna och uppger att de kan utvecklas, därför har de planerat in en utbildning för personal inom området. en är att verksamheten lever upp till avtalskravet men att det ändå finns utrymme för förbättringar, detta har de själva redan kommit fram till och planerar åtgärda. 5

6 1.7 Uppdragets utförande, hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Utföraren ansvarar för att dennes personal har kompetens att efter delegering utföra vissa hälso- och sjukvårdsinsatser i samband med att hemtjänst ges. Samverkan ska ske mellan hemtjänstutförare och vårdgivare för att säkerställa patientsäkerheten. Lokala skriftliga samverkansrutiner ska upprättas mellan hemtjänstutförare och vårdgivare. Personalen utför delegerade hälso- och sjukvårdsuppgifter. en är att Leanlink i Ryd lever upp till avtalskraven gällande HSLinsatser. 1.9 Nyckelhantering/passerkort I den mån nycklar mottages av enskild skall de kvitteras. Nycklarna får inte vara märkta i klartext och får inte förvaras tillsammans med kodförklaringar, instruktioner eller liknande. Förvaring av nycklar/passerkort skall ske på ett sådant sätt att de inte kan tillgripas av obehöriga. Kopior får inte tillverkas. Utföraren svarar för kostnad för lås byte samt övriga kostnader som kan uppkomma på grund av förlust av kvitterad nyckel. När ett uppdrag avslutas ansvarar utföraren för att samtliga nycklar återlämnas. Nycklar låses in i ett elektroniskt nyckelskåp som är kopplad till en dator, personalen checkar ut nycklar med en tagg. Varje gång en nyckel checkas ut eller in så registreras detta i en loggfil. en är att utföraren lever upp till avtalskravet gällande nyckelhantering Information och marknadsföring Utföraren skall i sin marknadsföring tillämpa etiska principer anpassade efter målgruppens situation och behov. Information skall vara saklig och korrekt. Utföraren skall samråda med kommunen innan eget informationsmaterial distribueras. Leanlink i Ryd har stöd av kommunen centralt gällande marknadsföring. Verksamhetschefen menar att personalen är viktiga i marknadsföringen och anser att det är viktigt att de pratar gott om Leanlink. en är att Leanlink i Ryd lever upp till avtalskrav gällande lämplig marknadsföring. Resultat Av uppföljningen framkommer att Leanlink i Ryd har ett strukturerat arbetssätt, med kreativa lösningar. Exempel på detta är bland annat att de delat in personal i arbetsgrupper som arbetar med brukare som har liknade problematik. Verksamheten har en stödjande personalkultur, och uppmuntrar till, samt erbjuder kontinuerlig vidareutbildning. Leanlink i Ryd lever upp till samtliga kontrollerade avtalskrav. Åtgärder Inga åtgärder. 6

7 Fördjupad uppföljning Kvalitets- och utvärderingskontoret och omsorgskontoret kommer återkomma om inhämtande av uppgifter för att genomföra en fördjupad uppföljning av processen gällande beviljade och utförda timmar, registreringar och debiteringsunderlag i Treserva samt fakturering till omsorgskontoret. Maria Svensson Planeringsledare Malin Robertsson Planeringsledare 7