1 Minnesanteckningar från möte med styrgruppen för Forum för bibliotekschefer 1 november 2007 Plats: SUHF:s kansli, Stockholm Närvarande: Göran Sandberg, Umeå universitet, ordförande Lars Björnshauge, Lunds universitet, vice ordförande Annika Annemark, Blekinge Tekniska högskola Marie Louise Fendin, Handelshögskolan i Stockholm Jette Guldborg, Malmö Högskola Terje Höiseth, Luleå Tekniska universitet Berit Nilsson, Biblioteksdirektionen, Lunds universitet, sekreterare Annika Sverrung, Chalmers Frånvarande: Anna Carin Börjesson, Högskolan Väst 1. Underlag till SUHFs styrelse ang förnyat uppdrag till Forum för Bibliotekschefer Lars Björnshauge hade gjort ett första utkast till underlag för förnyat uppdrag. Göran Sandberg informerade att SUHF kommer att fatta beslut om förnyat uppdrag vid sitt möte den 5 december. Uppdraget gäller för två år framåt, 2008-2009. SUHF har ökade ambitioner att samordna universitetsoch högskolesektorn och är numera också en direkt remissinstans till utbildningsdepartementet. Göran poängterade att det är viktigt att i Forum för bibliotekschefer diskutera bibliotekens roll i förhållande till olika aktörer såsom universitetsledningarna, biblioteken själva, SUHF och Forum för bibliotekschefer, KB m fl. Annika Sverrung och Lars Björnshauge fick i uppdrag att ytterligare bearbeta utkastet och skicka till styrgruppen. Dokumentet måste vara klart och inskickat till SUHF senast en vecka före 5/12. 2. Remissvar till utredningen Ansvar och licenser, utredning av ansvarsbibliotek SUHF har avgivit ett svar till Kungl. biblioteket (bilaga). SUHF är kritiskt till utredningen och dess resultat och säger bl a: Vi anser att en dialog om rollfördelning och samarbeten bör inledas snarast mellan KB, högskoleledningar och företrädare för biblioteken och föras utifrån avnämarnas perspektiv. betonade vikten av att SUHF är remissinstans i denna sorts frågor. Remisser skall ställas till universitetsledningarna (rektor) och inte direkt till biblioteken. 3. Kommentarer kring arbetsgrupperna Någon arbetsgrupp har undrat vem som är målgruppen när man skriver rapporter med t ex rekommendationer i olika frågor. ansåg bestämt att arbetsgruppernas resultat ska informeras och förankras i styrgruppen och Forum för bibliotekschefer för att sedan användas genom SUHF. En idé var att SUHF tar initiativ till ett nyhetsbrev från biblioteken för att nå ut med t ex arbetsgruppernas resultat till U&H.
2 Arbetsgruppernas mandat upphör vid årets slut. Vilka arbetsgrupper som ska finnas 2008-2009 behöver sedan diskuteras i förhållande till det nya uppdraget från SUHF till Forum för bibliotekschefer. bereder ett förslag som presenteras vid mötet med Forum den 16 januari 2008 och därefter får bibliotekscheferna möjlighet att komma med synpunkter. Lars fick i uppdrag att skissa på ett förslag och förankra detta i styrgruppen. 4. s mandat upphör också vid årets slut. Göran kommer att diskutera med ett antal rektorskollegor. Sedan är det SUHF som utser ny styrgrupp. 5. Utkast till schema för möte med Forum för bibliotekschefer den 16 januari 2008 kommer att träffas för förberedelse av mötet: Kl 13-ca 15 på Handelshögskolan (hos Marie-Louise) och kl 18.30 middag och möte (lokal: Best Western Wallin Hotel, Wallingatan 15). Best Western Wallin Hotel ingår i City Conference Centre och är hopbyggt med Folkets Hus. Vid konferens får man 10% rabatt på logi (uppge att man är deltagare i konferens). http://www.wallinhotelstockholm.com/ (Noterades att Göran och Jette har förhinder på eftermiddagen, men deltar på kvällen.) Berit och Lars fick i uppdrag att revidera schemat för den 16 januari och att skicka ut inbjudan. Arbetsgrupperna får max 8 minuter var till sin redogörelse. Pp-presentationer skall skickas i förväg till Berit. En e-postlista för de sammankallande i arbetsgrupperna upprättas. 6. Full kostnadstäckning Göran Sandberg informerade att SUHF har tagit fram en modell för att räkna fram andelen OHkostnader för att nå full kostnadstäckning och nu pågår förhandlingar med olika aktörer, t ex Riksbankens Jubileumsfond, Wallenbergstiftelsen, Vinnova. Förhandlingarna har nått olika långt. SUHF kommer nu att skriva till KB och begära full kostnadstäckning i de projektmedel som KB delar ut. Göran noterade att enskilda bibliotekschefer inte ska ta en sådan förhandling. 7. Utveckling av gemensamma moderna, effektiva informationstjänster och integration med U&H s övriga tjänster Lars Björnshauge har skrivit en PM där han pekar på ett antal problem med att tjänster och system för informationsförsörjning utvecklas utan att ta hänsyn till samverkan och integration med andra system på universitet och högskolor, t ex olika system för autenticering (LDAP), ekonomisystem, lärandeplattformar, och att man alltmer gör sig beroende av kommersiella leverantörer. Lars föreslår att man initierar en process för att kartlägga nuläget för gemensamma tjänster (ex Libris, SamSök), hur mycket resurser som går till underhåll och drift av lokala bibliotekssystem, implementering, drift och mjukvara för SamSök och kostnader för egna ERM-system. Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (DEFF) gjorde i juni 2007 en Vurdering af konsolideringsmulighederne af lokale IT-afdelinger.
3 Göran menade att denna fråga inte kan lösas av biblioteken eller lärosätena själva utan måste utredas på högre nivå, dvs utbildningsdepartementet. Ett alternativ kan vara att U&H-sektorn finansierar en oberoende utredning. Göran kommer att ta upp fråga med departementet. Vid anteckningarna Berit Nilsson