Årsskiftesrutiner i HogiaLön Plus SQL Installation av HogiaLön Plus version 14.0 samt anvisningar till IT-ansvarig eller IT-tekniker Installation på Terminal Server: En korrekt installation i Terminal Server miljö kan göras på nedanstående sätt: Alt. 1 Sätt den i installationsläge i kommandotolken(dosfönstret) med kommandot Change user /install. Installera programmet. Kör därefter kommandot: change user /excecute Alt. 2 Kör installationen via kontrollpanelens Install application on Terminal Server (Lägg till ta bort program). Alt. 3 På en Windows 2008 Terminal Server installerar man via kontrollpanelens Install Application on Terminal Server. Viktig information gällande installation av version 14.0 Microsoft.Net Framework 3.5 SP1 HogiaLön Plus krävs Microsoft.Net Framework 3.5 SP1 för att installation skall kunna genomföras..net Framework är en systemkomponent som är en del av operativsystemet Microsoft Windows. Microsoft.Net Framework 3.5 SP1 finns för nerladdning på Microsofts webbplats. Om Microsoft.Net Framework 3.5 SP1 inte finns installerat på din dator kommer installationen att avbrytas. Du kan se vilken version av Microsoft.Net Framework du har under Kontrollpanelen och Program. I Windows XP under Kontrollpanelen och Lägg till eller ta bort program. Nyinstallation/uppdatering Installationsprogrammet känner av om du har en tidigare version av HogiaLön Plus. Installationsprogrammet börjar med att avinstallera HogiaLön Plus. Därefter kommer du in i installationsguiden. 1
Kontrollera följande innan du installerar/uppdaterar HogiaLön Plus: Innan du startar installation/uppdatering av HogiaLön Plus är det av största vikt att du har tagit en säkerhetskopia av ditt datamaterial. Detta gäller oavsett om du har MS Access som databas eller MS SQL Server. OBS! Om HogiaLön Plus installeras och används på flera datorer är det viktigt att installation sker på alla datorer. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i HogiaLön Plus. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Du får välja om installationsguiden ska visa texten på engelska eller svenska. Därefter börjar själva installationen. 2
För att kunna installera måste du godkänna licensavtalet. Därefter visar programmet nyheter i versionen. När du läst nyheterna går du vidare genom att klicka på Nästa. 3
Komplett installation. HogiaLön Plus installeras med tillhörande Övningsföretag. Kompakt installation. Det är endast programmet som installeras. Anpassad installation. Du kan välja om du vill installera med eller utan övningsföretag Ange därefter var du vill installera HogiaLön Plus. Installationsguiden talar om för dig hur mycket ledigt utrymme som krävs för installationen och hur mycket tillgängligt utrymme du har. 4
Om du kör våra webbapplikationer Hogia PBM, Hogia Travel, Hogia PBM Time & Attendance/Project kan du med fördel installera HogiaLön Plus i katalogen C:\Program Files\Hogia\HLPlus (C:\ Program Files(x86)\Hogia\HLPlus om programmet installeras på ett 64-bitars operativsystem). Du har då möjlighet att nyttja Startfliken i HR-admin och kan via den samla ihop alla administratörsprogram och logga in i dem via Startfliken. OBS! Om du installerar HogiaLön Plus på den nya sökvägen måste du tänka på att flytta övningsföretagen. Klicka på Nästa för att starta installationen. När installationen är klar får du upp nedanstående bild. Klicka på Slutför för att avsluta installationen. 5
För att kunna använda HogiaLön Plus måste du vara upplagd som db-owner (eller högre behörighet) på de databaser där du kör lön. Årsskiftesrutiner Allmänt Vid skapande av Nytt företag, Nytt kalenderår, Säkerhetskopiering och Återkopiering använder HogiaLön Plus en komponent som heter SQL SMO. Om kunden har hela Hogias HR-lösning eller delar av den och har windows servicarna Hogia HR Integration Windows Service, Hogia PBM Salary Reports Windows Service och/eller Hogia Pbm ScheduledTasks WinService aktiva behöver dessa stängas av innan ett årskifte körs. Detta för att inte dessa servicar ska låsa HogiaLön Plus databaserna under själva årsskifteskörningarna. Nedanstående behörigheter krävs för de olika årsskiftesrutinerna. Säkerhetskopiering Användaren måste vara medlem i serverrollen db-owner (eller ha högre behörighet) för SQL 2005/2008/2012. Återläsa säkerhetskopia Användaren måste vara medlem i serverrollerna db-owner och db-creator (eller ha högre behörighet) för SQL 2005/2008/2012. 6
Nytt kalenderår Programmet skapar en databas för föregående år och med funktionen SQL Transfer kopieras data från innevarande till föregående år. Detta innebär att man kan köra rutinen Nytt kalenderår om man har behörigheterna db-creator och db-owner. OBS! För att få flytta enskilda SQL användare eller grupper av SQL användare från innevarande år till föregående år måste man dock vara medlem i serverrollen Sysadmin. Vi rekommenderar att du ser över säkerheten i databasen för föregående år efter det att rutinen Nytt kalenderår körts. Nytt företag Användaren måste vara medlem i serverrollen db-creator. Säkerhetskopiering/återkopiering Förutsättningar och Inställningar Server För varje server måste inställningar göras för vilken katalog som skall användas vid säkerhetskopiering. Katalogen skall anges med en sökväg från den klient/maskin där programmet körs, detta görs i fältet Utdelad katalog på server: Vidare så skall den lokala sökvägen på servern anges till samma katalog i fältet Lokal sökväg på server. Eftersom det är SQL Server som skapar säkerhetskopian måste den utdelade katalogen konfigureras säkerhetsmässigt så att den är utdelad till alla/everyone samt att användaren har läs- och skrivrättigheter i den. Enklast om du markerar alla/everyone på fliken Security. Katalogen används temporärt vid säkerhets- och återkopiering. När HogiaLön Plus har genomfört kopieringen raderas tillfälliga filer som skapats i den utdelade katalogen. Din lokala dator Från version 13.2 arbetar HogiaLön Plus mot publika dokument, på din lokala dator, vid sparande av temporära filer för säkerhetskopiering och återkopiering. Windows Vista, Windows 7 och Windows 8: C:\Users\Public\Documents\Hogia\HLPlus XP: C:\Documents and Settings\Användare\Application Data\Hogia\HLPlus Alla användare som kör HogiaLön Plus och tar säkerhetskopior/återläser säkerhetskopior måste ha skriv- och läsrättigheter till den temporära katalogen lokalt. Sökvägen till den katalog där den slutliga säkerhetskopian ska sparas anger du i fältet Destination. Sökvägen i fältet Destination måste vara en annan än den sökväg du anger under serverinställningar. (Se bild nedan) 7
Andra användare Säkerhetskopiering: Andra användare kan vara anslutna till databasen då säkerhetskopiering genomförs. Återkopiering: Inga andra användare får vara anslutna till databasen. För att vara 100 % säker på att säkerhetskopieringen/återkopieringen fungerar rekommenderar vi att man testar att göra en automatisk säkerhetskopia och gör en återläsning av denna innan man börjar med årskiftes rutinen. Test/felsökning Test/felsökning för att säkert veta om användaren har skriv- och läsrättigheter på den utdelade katalogen. Serverinställningar: 1. Kopiera den utdelade sökvägen, i vårt exempel \\HD0606\Backup. Välj sedan Start/Kör och klistra in sökvägen där samt klicka OK. Du skall då få upp utforskaren (explorer) som visar katalogen och dess innehåll. Detta visar att sökvägen är korrekt och att du har läsrättigheter i katalogen. 8
2. Skapa nu en textfil med valfritt namn med hjälp av utforskaren. Detta visar att du har skrivrättigheter i katalogen. 3. Gå till servern och försäkra dig om att du ser den nyss skapade textfilen i den katalog som har sökväg enligt vad du angett som Lokal sökväg på server: (detta visar att sökvägarna överensstämmer). 4. Döp nu om textfilen från servern (detta visar att även servern har rätt att ändra i katalogen). 5. Gå sedan tillbaka till din maskin och radera filen (detta visar att du har fullständiga rättigheter i katalogen). Om samtliga dessa steg kan utföras är serverinställningarna korrekta. Automatisk säkerhetskopiering/återkopiering Automatisk säkerhetskopia är ett komplement till ordinarie säkerhetskopiering. När du kör SQL Server så kommer inte automatiskt tagen säkerhetskopia att komprimeras utan resultatet blir en fil med suffixet bak. När du aktiverat automatisk säkerhetskopiering är tanken att du inte skall behöva tänka på var kopiorna ligger utan HogiaLön Plus vet det och visar i en dialog de säkerhetskopior som finns för det aktuella företaget som du är inne i. Innehåller katalogen säkerhetskopior för andra företag så visas inte dessa. De automatiskt tagna säkerhetskopiorna kan inte återläsas på annat sätt än via Arkiv/Säkerhetskopiering/Återläsa automatisk tagen säkerhetskopia alternativt via Microsoft SQL Server Management Studio för SQL Server 2005/2008/2012. Alla förutsättningar som gäller för vanlig säkerhetskopiering måste vara uppfyllda. Observera att du kan ha en annan sökväg (destination) för de Automatiskt tagna säkerhetskopiorna än för de vanliga säkerhetskopiorna. Automatisk säkerhetskopiering aktiveras under Arkiv/Inställningar/Avancerade inställningar. Aktiveringen gäller per företag. 9
Återkopiering Återkopiering sker via Arkiv/Säkerhetskopiering/Återläsa automatisk tagen säkerhetskopia Generell information som inte specifikt gäller årsskifte. Nytt företag/databas Beroende på hur du valt att hantera säkerheten på SQL servern avseende roller, användare och åtkomst av databas, kan du eventuellt behöva komplettera dina säkerhetsinställningar för nya databaser. Mer detaljerad information om vilka inställningar som krävs kan du hitta på Kundtorget. 10
Stenungsund den 19 november 2013 Hogia Business Products 11