ANBUDSINBJUDAN. Utökade adressökningstjänster för utlandsboende

1(18) ANBUDSINBJUDAN Utökade adressökningstjänster för utlandsboende Centrala studiestödsnämnden (CSN)

2(18) Innehållsförteckning: 1 ALLMÄN ORIENTERING... 4 1.1 Den upphandlande myndigheten... 4 1.2 Beskrivning av upphandlingen... 5 1.3 Kontraktsperiod... 5 2 ADMINISTRATIVA KRAV... 5 2.1 Upphandlingsförfarande... 5 2.2 Frågor om upphandlingen... 6 2.3 Förutsättningar för anbudsinlämning... 6 2.4 Tilldelningsbeslut... 8 2.5 Upphandlingssekretess... 8 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN... 9 3.1 Obligatoriska uteslutningsgrunder... 9 3.2 Frivilliga Uteslutningsgrunder... 9 3.3 Bevis på registrering... 9 3.4 Sanningsförsäkran...10 3.5 Ekonomisk ställning...10 3.6 Kapacitet...10 3.7 Aktivt miljöarbete...10 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN...11 4.1 Utökad adressökningstjänst...11 4.2 Grundläggande krav...11 4.3 Fakturering...11 4.4 Redovisning...12 4.5 Statistik...12 4.6 Pris...12 5 ANBUDSUTVÄRDERING...13 5.1 Utvärderingskriterier...13 5.2 Underlag för anbudsutvärdering...13 6 UNDERRÄTTELSE OM BESLUT...13 7 KONTRAKTSVILLKOR...13 7.1 Omfattning...14 7.2 Rangordning mellan handlingar...14 7.3 Kontraktsperiod...14 7.4 Betalningsvillkor...14 7.5 Pris...14 7.6 Prisjusteringsklausul...15 7.7 Uppsägning eller hävning...15 7.8 Arbetsgivaransvar...16 7.9 Försäkring...16 7.10 Personuppgifter...16 7.11 Sekretess...17 7.12 Ändringar och tillägg...17 7.13 Överlåtelse av kontrakt...18 7.14 Meddelanden...18

3(18) 7.15 Force Majeure...18 7.16 Tvist...18 Förfrågningsunderlaget består av tre dokument. Förutom denna anbudsinbjudan finns två bilagor enligt nedan: Bilaga 1 Bilaga 2 Svarsformulär Sanningsförsäkran

4(18) 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 DEN UPPHANDLANDE MYNDIGHETEN Centrala studiestödsnämnden (CSN) administrerar det svenska studiestödet och har hand om hemutrustningslån till flyktingar med uppehållstillstånd i Sverige. CSN betalar varje år ut cirka 26,5 miljarder kronor i studiestöd och hemutrustningslån till runt 950 000 studerande och flyktingar. Ungefär 1,4 miljoner personer har någon form av studielån eller hemutrustningslån som successivt betalas tillbaka till staten via CSN. CSN har sitt huvudkontor i Sundsvall och finns därutöver på 14 orter runtom i landet och har drygt 1000 anställda varav cirka 300 stycken finns vid huvudkontoret. CSN har cirka 60 000 återbetalningskunder i utlandet. Av dessa är det cirka 28 000 lån som har förfallna avgifter. Adresser saknas på cirka 18 000 lån. Vår fordran på förfallna avgifter är cirka 500 miljoner SEK. CSN har sedan 2005 arbetat aktivt med att driva in förfallna fordringar i utlandet CSN får uppgift från Skatteverket om en person flyttar in eller ut från Sverige eller om en person saknar giltig adress. Vi får även returer från postverket i Sverige och motsvarigheten till detta i utlandet. När en adress har uppnått ett visst antal returer blir den adressen inte giltig. När vi försöker göra ett utskick till en sådan adress skapas ett nytt handläggningsärende. CSN:s arbetsuppgift är att försöka söka reda på en ny adress till låntagaren. Detta sker dels via våra egna medarbetare och dels via uppköpta adressökningstjänster hos vår inkassoleverantör. CSN:s egna sökningar omfattar bland annat webbsidor som Google, Linkedin, Skatteetaten och Spokeo. Inkassoleverantören söker i dagsläget på personer bosatta i Norge, Finland, Danmark, Storbritannien, Tyskland, Österrike, Schweiz, Belgien, Spanien och USA. De uppgifter CSN lämnar som underlag för adressökning innehåller namn, personnummer, senast kända adress/land samt eventuella tidigare kända adresser. Senast kända adressland Procent Sverige 66 Norden 6 Övriga Europa 13 Nordamerika 6 Australien och Nya Zeeland 2 Övriga länder 7 Totalt 100 Totalt saknar CSN i nuläget cirka 17 000 giltiga adresser. Ytterligare upplysningar om CSN kan hämtas på vår hemsida www.csn.se

5(18) 1.2 BESKRIVNING AV UPPHANDLINGEN CSN genomför upphandling av utökade adressökningstjänster för utlandsboende. Den utökade adressökningstjänst som vi nu efterfrågar bör vara mera omfattande än den sökning som CSN och inkassoleverantören utför men av sådan karaktär att den är laglig och etisk godtagbar, exempelvis ska vissa användarvillkor som sociala medier ställer upp följas. Uppdragets omfattning kommer att vara med skiftande frekvens och volym under kontraktsperioden. Den beräknade volymen baserar sig på 2010 års siffror och beräknas till cirka 250 ärenden per kvartal. Med hänsyn till ovanstående garanterar CSN inte några volymer under kontraktsperioden. Syftet är att teckna kontrakt med en anbudsgivare som kan tillgodose CSN:s behov enligt punkt 4, Krav på tjänsten. 1.3 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet ska gälla från och med kontraktets tecknande till och med den 31 januari 2014 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 januari 2016. Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkten 7.6. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast sex månader innan kontraktsperiodens utgång, det vill säga senast den 31 juli 2013 samt 31 juli 2014. I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning. 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandling av tjänster (A-tjänster) som avses i bilaga 2 till LOU. Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling. Annons har skickats till OPIC den dag som anges på förfrågningsunderlagets förstasida. Mer om LOU finns tillgänglig på bland annat Konkurrensverkets webbplats www.konkurrensverket.se

6(18) 2.2 FRÅGOR OM UPPHANDLINGEN 2.2.1 KONTAKTPERSON Jan Söderholm E-post: jan.soderholm@csn.se 2.2.2 FRÅGOR OCH SVAR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Frågor, som är av principiell och allmän karaktär om anbudsinbjudan, ska sändas till CSN via e-post till: jan.soderholm@csn.se Frågor och svar kommer under anbudstiden att publiceras på www.csn.se under menyn Om CSN, Aktuella upphandlingar, Adressökningstjänster för utlandsboende. Av denna anledning bör anbudsgivarna besöka vår webbplats några gånger under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor angående förfrågningsunderlaget är den 30 november 2011. Sista dag för CSN att besvara frågor är enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) 6 dagar före anbudsdagen. Frågor om varför ett visst krav ställts eller detaljer om hur anbudsgivare och anbud kommer att värderas, utöver vad som anges i avsnitt 6, besvaras inte. 2.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDSINLÄMNING Anbudsgivare bör speciellt ta hänsyn till följande: Fullständiga anbud Anbudsinbjudan med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns ska-krav, dessa är markerade med fet stil. Varje ska-krav måste besvaras fullständigt. Ofullständiga anbud får inte behandlas. Av anbudet ska framgå att samtliga ska-krav är uppfyllda. Detta sker genom att särskilt svarsformulär bilaga 1 fylls i och returneras med anbudet. Inga ändringar i efterhand Det går inte att göra ändringar i eller kompletteringar till anbud. Däremot kan anbudsgivaren få rätta uppenbara felskrivningar eller felräkningar. CSN får begära att anbud förtydligas eller rättas om det inte finns risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. CSN får däremot inte bortse från delar av anbud som är till anbudsgivarens nackdel vid värderingen. Kommunikation Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för CSN att diskutera anbudsinbjudan, anbud, värdering etcetera med anbudsgivare på ett sådant sätt att någon anbudsgivare gynnas eller missgynnas. Anbudet ska vara skriftligt samt undertecknat Om anbudet inte är undertecknat är det inte giltigt. Det ska vara undertecknat av behörig firmatecknare eller en av denne utsedd person med fullmakt. Anbud måste lämnas i tid Försenade anbud får inte behandlas, oberoende av anledningen till förseningen. Namn och organisationsnummer Det måste klart framgå av anbudet vilken juridisk person som är anbudsgivare

7(18) och vilket organisationsnummer (i förekommande fall) det företag som lämnar anbudet har. Överlåtelser Det går inte att överlåta anbud på annat bolag, till exempel vid företagsöverlåtelser. 2.3.1 SVAR PÅ KRAV OCH FRÅGOR Av detta dokument med bilagor framgår vilka krav som ställs på de tjänster som CSN förväntar sig att anbudsgivaren ska tillhandahålla. Kraven i anbudsinbjudan med bilagor är formulerade som ska-krav, utvärderingskriterier och/eller som begäran om att anbudsgivaren ska ange, redovisa eller beskriva någonting. Ska-kraven ska vara uppfyllda, tydliga och fullständiga för att anbudet ska kunna värderas. Uppgifter, som lämnats på grund av att CSN begärt att anbudsgivaren ska ange, redovisa eller beskriva något, används för att värdera om lämnade anbud uppfyller skakrav och utvärderingskriterier. Samtliga krav och frågor ska besvaras. De uppgifter som anbudsgivaren lämnar kommer att ligga till grund för val av vilken CSN kommer att teckna kontrakt med. 2.3.2 SVARSFORMULÄR Svarsformulär medföljer denna anbudsinbjudan. Detta svarsformulär ska finnas ifyllt i anbudet som pappersformat. Svarsformulär finns i bilaga 1. 2.3.3 ANBUDETS FORM, INNEHÅLL OCH SPRÅK Det är viktigt att anbud som lämnas in är uppställda i överensstämmelse med bifogat svarsformulär. All information som rör ett visst avsnitt och inte kan lämnas i svarsformuläret bör presenteras på ett sammanhållet, strukturerat och tydligt sätt. Svaren bör referera till svarsformulärets rubricering och numrering, för att utvärderingen av anbuden ska kunna ske på ett snabbt och effektivt sätt. Innehållet under respektive flik bör vara utformat så att det går lätt att hitta i materialet. Det bör vara uppbyggt med en logisk indelning, vara tydligt märkt och finnas en tydlig innehållsförteckning. 2.3.4 TILLÅTNA SÄTT ATT LÄMNA ANBUD Anbudet med tillhörande bilagor ska lämnas som ett undertecknat original. Det bör också bifogas en fullständig kopia av anbudet i digital form (CD-skiva eller USB-minne). I de fall att uppgifterna i originalet inte överensstämmer med uppgifter som anges i den digitala versionen gäller uppgifterna i det skriftliga originalet Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller en av denne utsedd person med fullmakt. Underskrift görs i svarsformuläret längst ner på sidan om kontaktuppgifter punkt 2.

8(18) Anbuden i pappersmedia ska redovisa efterfrågade uppgifter och bör lämnas inbundet alternativt häftat. Anbud får inte lämnas som lösa blad. Lösa blad i mappar betraktas som lösa blad. Strukturen i anbuden bör följa punkten 2.3.3 för att granskning och utvärdering av anbuden ska kunna ske på ett effektivt och rättvisande sätt. Anbudet ska lämnas i förseglat och neutralt kuvert, kartong eller motsvarande. 2.3.5 ANBUDSMÄRKNING OCH ADRESS Anbudet ska vara märkt med Adressökningstjänster för utlandsboende, dnr 2011-5103- 7287 och skickas till: CSN, Registraturen, 851 82 SUNDSVALL 2.3.6 SISTA ANBUDSDAG Anbud, formulerade på svenska, ska ha kommit in till CSN senast den 7 december 2011 Ovanstående datum är den dag som avses då benämningen anbudsdagen används i detta dokument. 2.3.7 ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbud ska vara giltigt till och med 31 maj 2012. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbudens giltighetstid förlängas till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst 6 månader efter angiven giltighetstid såvida inte annat överenskoms under upphandlingen. 2.4 TILLDELNINGSBESLUT Meddelande om beslut i upphandlingsärendet sker via underrättelse om beslut. Detta skickas via e-post i enlighet med de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna i Svarsformuläret bilaga 1. Kontrakt sluts först när upphandlingskontraktet har undertecknats av båda parter och avtalsspärren har löpt ut. 2.5 UPPHANDLINGSSEKRETESS Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller absolut anbudssekretess tills dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter blir anbud och andra ingående uppgifter normalt offentliga. Delar av dessa dokument kan dock omfattas av sekretess genom andra bestämmelser i sekretesslagen och myndigheterna prövar därför om handlingarna ska hemlighållas av någon anledning varje gång en handling begärs utlämnad. Det förhållandet att en anbudsgivare har begärt sekretess är dock inte någon garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning kommer att omfattas av sekretess. En anbudsgivare som vill skydda uppgifter i ansökan efter tilldelningsbeslut fattats, bör lämna in en skiftlig begäran om sekretess till CSN och precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada anbudsgivarens företag skulle lida om uppgiften röjs. CSN lämnar inte något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas.

9(18) 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN För att anbud ska kunna antas, ställs vissa formella och ekonomiska krav på anbudsgivaren. Anbudet ska innehålla en beskrivning av det anbudsgivande företaget avseende bakgrund, organisation, resurser och ägarförhållanden. Anbudsgivaren äger rätt att anlita underleverantör/-er för utförande av specificerade delar av åtagandet under förutsättning att detta redovisats i anbudet. Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska anbudsgivaren namnge dessa och bifoga registreringsbevis från Bolagsverket. För utländska underleverantörer ska anbudsgivarna visa motsvarande dokumentation från det land där företaget är registrerad. 3.1 OBLIGATORISKA UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare ska uteslutas från att delta i upphandlingen om denne: 1. är medlem i en kriminell organisation 2. är dömd för brott som innefattar korruption, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt 3.2 FRIVILLIGA UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare kan uteslutas från att delta i upphandlingen om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknade förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen. 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar. 3.3 BEVIS PÅ REGISTRERING Anbudsgivaren ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt eller arbetsgivaravgift. CSN kommer att inhämta dessa uppgifter från Skatteverket på den anbudsgivare som tilldelas kontraktet. Anbudsgivaren ska vara registrerad i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret som bevis ska anbudsgivaren bifoga en kopia av företagets registreringsbevis från Bolagsverket.

10(18) Efterfrågad redovisning ska där så är tillämpligt omfatta både anbudsgivaren samt av denne utnyttjade underleverantör/-er. Lämnade uppgifter ska vara högst tre månader gamla. Utländska anbudsgivare ska visa motsvarande dokumentation från det land där firman är registrerad. 3.4 SANNINGSFÖRSÄKRAN Anbudsgivare ska med anbudet bifoga undertecknad sanningsförsäkran bilaga 2. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivaren rating ska vara lägst A eller motsvarande. Detta visas genom ett aktuellt riskintyg från ett kreditvärderingsinstitut bifogas anbudet, uppgifterna ska vara högst tre månader gamla. Anbudsgivaren ska omsätta minst 6 miljoner kronor per år inom efterfrågat tjänsteområde Anbudsgivare som har nystartat företag ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning eller tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti som tillförsäkrar CSN att företaget klarar av att uppfylla sitt åtagande. 3.6 KAPACITET Anbudsgivare ska inneha sådan förmåga och kapacitet som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att utföra uppdraget så som detta beskrivs i punkt 4. 3.7 AKTIVT MILJÖARBETE I sitt arbete ska anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser.

11(18) 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN 4.1 UTÖKAD ADRESSÖKNINGSTJÄNST Anbudsgivaren ska utföra uppdraget genom att: ha kapacitet för att kunna mottaga och påbörja adressökningsuppdrag för 500 personer per kvartal efterforska adresser på personer som saknar giltig adress hos CSN enligt rutin beskriven i punkt 1.1 efterforska adresser på personer som inte finns på angiven adress anpassa sökning enligt CSN:s önskemål exempelvis upphöra att söka på arbetsadress göra adressökningar i följande delar Norden, övriga Europa, Nordamerika, Australien och Nya Zeeland samt så stor del som möjligt av övriga världen säkerställa att skickat personnummer från CSN är i överensstämmelse med personen på den funna adressen redovisa säkerställda adresser vilket innebär att utskicket inte kommer i retur, alternativt bevis på att personen är avliden, minst en gång i månaden redovisa resultatet av adressökningen och uppgifter om källan där adressen är funnen i form av ett skriftligt dokument per person redovisa uppgift om ej funnen adress efter 3 månaders sökning Anbudsgivaren ska i Svarsformuläret beskriva hur ovanstående åtaganden kommer att utföras. 4.2 GRUNDLÄGGANDE KRAV Adressökningstjänsten ska utföras på ett lagligt och etiskt godtagbart sätt. Vid kontakt med anhöriga, arbetsplatser etcetera ska den som söker adress presentera sig och informera om att han eller hon representerar CSN. Användarvillkor som vissa sociala medier ställer upp ska följas. Det innebär att anbudsgivaren inte ska samla in adresser på sociala medier med hjälp av ett eget användarkonto, om användarvillkoren för det sociala mediet föreskriver att uppgifter bara får samlas in från någon annan användare om han eller hon har samtyckt till det. 4.3 FAKTURERING Anbudsgivaren ska endast fakturera kostnader där säkerställd adress på individnivå framgår. På fakturan ska även CSN:s referensbeteckning (personnummer) framgå. I de fall anbudsgivaren fakturerat en säkerställd adress men försändelsen kommer i retur till CSN från Posten eller motsvarande ska CSN ha rätt till kreditering av beloppet.

12(18) 4.4 REDOVISNING Anbudsgivaren ska redovisa varje adressökning genom att leverera ett skriftligt underlag per person. Anbudsgivaren ska i dokumentet ange källan där adressen är funnen. Anbudsgivaren ska tillhandahålla personal, alternativt supportgrupp avseende ärendehandläggningen samt systemteknisk support avseende systemdriften. Språket ska vara på svenska. Supporten ska vara tillgänglig för CSN:s personal under ordinarie kontorstid. I dagsläget har CSN inte någon systemfunktionalitet för att ta emot och skicka filer. 4.5 STATISTIK Anbudsgivaren ska löpande, per månad och år, redovisa följande statistikuppgifter: antal inlämnade uppdrag om adressökning per senast kända land antal hittade adresser redovisat per land antal ej hittade adresser redovisat per senast kända land 4.6 PRIS Med Pris för utökad adressökningstjänst menas att anbudsgivaren säkerställt adress till sökt person eller kunnat visa bevis på att personen är avliden. Priset per styck för säkerställd adress vid utökad adressökningstjänst som ska baseras på 300 ärenden per område och år. Volymen utgör ingen garanti utan är endast en beräkningsgrund för utvärdering. Varje områdes pris erhåller en vikt av utvärderingspriset enligt följande: Norden 35% Övriga Europa 25% Nordamerika 25% Australien och Nya Zeeland 10% Övriga världen 5% Anbudsgivaren ska ange styckepris för respektive område i Svarsformuläret. Genom att summera de viktade priserna erhålls ett totalpris som kommer att ligga till grund för utvärderingen. Priserna ska omfatta samtliga med uppdraget förenade kostnader och anges exklusive mervärdeskatt. Samtliga priser ska vara fasta till och med 31 januari 2014. Med fast pris avses, att det inte kommer att ske några prisjusteringar under kontraktstiden.

13(18) Vid utnyttjande av möjligheten till förlängning av kontraktet äger anbudsgivaren rätt att justera ersättningen per den 1 februari 2014 och 1 februari 2015 i enlighet med nedan beskriven prisjusteringsklausul. 5 ANBUDSUTVÄRDERING Utvärderingen kommer att göras i två steg. Först prövar CSN att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs på anbudsgivaren. Om anbudsgivaren godkänts, prövar CSN att anbudet uppfyller samtliga ska-krav på tjänsten som ställs i anbudsinbjudan med bilagor. Bland de anbud som uppfyller alla ska-krav kommer CSN att anta det anbud som har lägsta pris. 5.1 UTVÄRDERINGSKRITERIER Pris 100% Med Pris menas de prisuppgifter som anbudsgivaren lämnar i Svarsformuläret. 5.2 UNDERLAG FÖR ANBUDSUTVÄRDERING Som underlag för anbudsutvärderingen kommer CSN att använda de beskrivningar och den dokumentation som anbudsgivaren lämnar om efterfrågade ska-krav och pris. 6 UNDERRÄTTELSE OM BESLUT Meddelande om beslut i upphandlingsärendet sker via underrättelse om beslut. Detta skickas via e-post eller fax i enlighet med de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna i Svarsformuläret bilaga 1. 7 KONTRAKTSVILLKOR Kontraktet mellan CSN och den anbudsgivare som tilldelas kontraktet, sluts inte förrän parterna tecknat ett upphandlingskontrakt, vilket sker först efter det att tiden för överprövning gått ut. Med upphandlingskontrakt menas ett skriftligt avtal som en upphandlande myndighet ingår om upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Följande villkor utgör tillsammans med kraven i kapitel 1, 2, 3 och 4 underlag för det slutliga kontraktet mellan CSN och den vinnande anbudsgivaren. Villkoren kommer att införlivas i det slutliga kontraktet med tillägg för vad som upphandlas och därtill sammanhängande villkor. Genom att lämna anbud med ledning av detta förfrågningsunderlag, förbinder sig leverantören att till CSN tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de villkor som nedan anges.

14(18) 7.1 OMFATTNING Uppdraget ska utföras i den omfattning och enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. 7.2 RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR Som en integrerad del av kontraktet ska nedanstående dokument ingå. Handlingarnas giltighet ska gälla i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till föreliggande kontrakt 2. kontraktet 3. aktuell anbudsinbjudan med bilagor 4. anbud 7.3 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet ska gälla från och med kontraktets tecknande till och med den 31 januari 2014 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 januari 2016. Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkten 7.6. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast sex månader innan kontraktsperiodens utgång, det vill säga senast den 31 juli 2013 samt 31 juli 2014. I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning. 7.4 BETALNINGSVILLKOR Fakturering ska ske månadsvis i efterskott och ställs ut på CSN Ekonomiavdelningen. Fakturan skickas till CSN, Fakturascanning, 851 82 Sundsvall. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av kontraktsvillkor är inte bindande för CSN. Det är önskvärt att leverantören kan skicka e-faktura med Svefaktura som standardformat, då detta används inom statliga myndigheter. Betalning ska ske inom 30 dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. 7.5 PRIS I det slutliga kontraktet kommer detta avsnitt att kompletteras med de verkliga priserna och villkoren för detta.

15(18) 7.6 PRISJUSTERINGSKLAUSUL Kontrakterade priser ska vara fasta fram till och med 31 januari 2014. CSN och leverantören har därefter möjlighet att indexjustera priserna högst en gång per tolv månader enligt följande. Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s arbetskostnadsindex SNI 2007, kolumn S, (arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor, andra serviceföretag). Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för oktober månad närmast före aktuell prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Höjningens storlek ska redovisas av part och begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden med start från basmånad, dock högst 4%. Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas av part minst en månad före det månadsskifte som justeringen ska träda i kraft. Prisjusteringen ska därefter regleras genom uppdatering av prisbilagan. Utöver möjligheten att indexjustera priserna får parterna uppta förhandling om eventuella prisjusteringar om villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet som kontraktet avser, avsevärt förändras till följd av ändrad lagstiftning eller statliga beslut. Det prisindex som refereras till vid eventuell prisjustering finns tillgängligt via Statistiska centralbyrån www.scb.se 7.7 UPPSÄGNING ELLER HÄVNING Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta kontrakt, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat bristerna (reklamationsfrist, har motparten rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan. CSN har dessutom rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 10 kap. 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), nämligen om 1. leverantören försätts i konkurs eller likvidation, ställs under tvångsförvaltning, blir föremål för ackord, tills vidare inställer sina betalningar eller blir underkastad näringsförbud, 2. leverantören blir föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. leverantören eller företrädare för leverantören genom lagakraftvunnen dom döms för brott avseende yrkesutövningen, 4. leverantören eller företrädare för leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, 5. leverantören inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt, eller 6. leverantören i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd 10 eller 11 kap. LOU. Leverantören är skyldig att genast meddela CSN om ett sådant förhållande som anges i andra stycket inträffar. CSN har även rätt att begära upplysningar från leverantören om

16(18) sådana förhållanden. Parterna är även överens om att CSN under kontraktsperioden kan komma att kontrollera att leverantören har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter och avgifter. Om CSN har hävt kontraktet enligt första eller andra stycket ska leverantören på CSN:s begäran svara för CSN:s merkostnader för täckningsköp under en tid av högst tre månader efter det att kontraktet har upphört att gälla. Om ett fel enligt första stycket kvarstår efter CSN:s reklamation får CSN börja göra sådana täckningsköp även under reklamationsfristen. CSN ska se till att täckningsköp sker till en skälig kostnad. 7.8 ARBETSGIVARANSVAR Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal ska anlitas för uppdraget. Leverantören tecknar under kontraktsperioden den ansvarsförsäkring som krävs. Leverantören är arbetsgivare och därmed ansvarig för att: gällande arbetsmarknadslagar och förordningar beaktas anställa, avlöna och säga upp personal skatter och sociala avgifter betalas skador som kan drabba personal och tredje man förebyggs. Leverantören ansvarar för skador som åsamkats CSN till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. Leverantören ansvarar också för eventuell skadeståndsskyldighet gentemot tredje man i samband med arbetets genomförande. 7.9 FÖRSÄKRING Leverantören ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar till betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets omfattning. På begäran av CSN ska leverantören visa upp kopia av gällande försäkringsbrev. 7.10 PERSONUPPGIFTER Personuppgifter som leverantören och anlitade underentreprenörer får del av från CSN vid utförandet av tjänsterna, ska behandlas i enlighet med studiestödsdatalagen (2009:321) och Personuppgiftslagen (1998:204) bestämmelser. Kontraktet innebär att anbudsgivaren kommer att behandla studiestödsrelaterade personuppgifter för CSN:s räkning. CSN är därmed personuppgiftsansvarig och anbudsgivaren personuppgiftsbiträde. Huvudkontraktet utgör det skriftliga kontrakt som, enligt 30 personuppgiftslagen, ska finnas mellan ett personuppgiftsbiträde, anbudsgivaren, och en personuppgiftsansvarig, CSN.

17(18) CSN har, i egenskap av personuppgiftsansvarig, ansvar för all behandling av personuppgifter som leverantören vidtar enligt kontraktet De personuppgifter som anbudsgivaren behandlar får inte behandlas för något annat ändamål än för att fullgöra åliggandena enligt detta kontrakt. Leverantören åtar sig, i egenskap av personuppgiftsbiträde, att endast behandla personuppgifter i enlighet med kontraktet och CSN:s instruktioner i övrigt. Leverantören ska, i enlighet med 31 första stycket personuppgiftslagen, vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som leverantören behandlar för CSN:s räkning. Leverantören ska vid kontraktstecknande lämna CSN en sammanställning över sådana utförda åtgärder. CSN ska efter att ha tagit del av leverantörens sammanställning informera leverantören om eventuellt ytterliga tekniska eller organisatoriska åtgärder behövs, eller om sammanställningen kan utgöra CSN:s instruktion avseende säkerhetskrav. Leverantören ska vara beredd att följa av Datainspektionen fattade beslut om åtgärder för att uppfylla lagens säkerhetskrav och övriga beslut. Leverantören ska hålla CSN skadeslöst i händelse av att CSN förorsakas skada som beror på att leverantören behandlat personuppgifter i strid med instruktioner från CSN eller kontraktet. Skadeståndsansvaret är begränsat i omfattning och belopp av den ansvarsbegränsning som följer av punkten 7.14. Vid kontraktets upphörande ska leverantören, om CSN inte meddelar annat, radera de personuppgifter som leverantören fått del av från CSN för att kunna fullgöra detta kontrakt. 7.11 SEKRETESS Med sekretess avses förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (tystnadsplikt), genom att en handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Utan motpartens skriftliga medgivande får varken leverantören eller CSN till tredje man röja sådana uppgifter som parterna genom detta kontrakt erhållit för att fullgöra uppdraget eller i övrigt erhållit kunskap om på grund av detta kontrakt. För CSN gäller dock sekretessen med de begränsningar som följer av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Det åligger respektive part att informera berörd personal och anlitade underleverantörer om sekretessen enligt ovan och tillse att den iakttas av dessa. 7.12 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till kontraktet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Byte av i anbudet namngivna underleverantörer ska för sin giltighet skriftligt godkännas av CSN. Uppgifter om ägarbyten, namnbyten eller väsentliga förändringar i ledningen hos anbudsgivaren ska lämnas vid förändringar under kontraktsperioden.

18(18) 7.13 ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt kontraktet utan CSN:s skriftliga godkännande. Kontraktet kan, vid företagsuppköp under kontraktsperioden, överlåtas till annan. Uppköpande part ska därvid ikläda sig samtliga åtaganden i det uppköpta kontraktet. Sådan överlåtelse ska godkännas skriftligt av CSN i ett särskilt tilläggskontrakt. 7.14 MEDDELANDEN Reklamation och andra meddelanden ska sändas med bud, rekommenderat brev, e-post eller fax till den adress som mottagaren har meddelat för detta ändamål. Meddelandet ska anses ha kommit mottagaren tillhanda 1. om avlämnat med bud: vid överlämnandet, 2. om avsänt med rekommenderat brev: tre dagar efter avlämnande för postbefordran, 3. om avsänt med e-post: vid avsändandet, om mottagande har behörigen bekräftats, 4. om avsänt med fax: vid avsändandet, om mottagande har behörigen bekräftats. Adressändring ska meddelas motparten på det sätt som anges i denna bestämmelse. 7.15 FORCE MAJEURE Part är inte ansvarig för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetens åtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknade omständighet eller händelse. Förbehåll i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller även om part själv är föremål eller vidtar sådana konfliktåtgärder. 7.16 TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av kontraktet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som parterna inte kan lösa genom förhandling ska avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Jan Söderholm Avdelningschef