ANBUDSINBJUDAN. Internetbank - e-faktura för privatpersoner

Transkript

1 1(17) ANBUDSINBJUDAN Internetbank - e-faktura för privatpersoner Centrala studiestödsnämnden (CSN)

2 2(17) Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING Beskrivning av upphandlingen Upphandlande myndighet Kontraktsföremålet Kontraktsperiod Omfattning ADMINISTRATIVA KRAV Upphandlingsförfarande Frågor om upphandlingen Förutsättningar för anbudsinlämningen Tilldelningsbeslut Offentlighet och sekretess KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Underleverantör Obligatoriska uteslutningsgrunder Frivilliga uteslutningsgrunder Bevis på registrering Ekonomisk ställning Teknisk förmåga och kapacitet Sanningsförsäkran - ESPD Personuppgifter Aktivt miljöarbete KRAV PÅ TJÄNSTEN Funktionalitet Statistik Test av tjänsten Pris ANBUDSUTVÄRDERING Utvärderingskriterie Underlag för anbudsutvärdering KOMMERSIELLA VILLKOR Omfattning Rangordning mellan handlingar Kontraktsperiod Betalningsvillkor Pris Prisjusteringsklausul Uppsägning eller hävning Arbetsgivaransvar Försäkring Sekretess Personuppgifter Tystnadsplikt Ändringar och tillägg Överlåtelse av kontrakt Force Majeure Tvist... 17

3 3(17) Förfrågningsunderlaget består av fyra dokument. Förutom denna anbudsinbjudan finns tre bilagor enligt nedan: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Svarsformulär Sanningsförsäkran Personuppgiftsbiträde Instruktioner

4 4(17) 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 BESKRIVNING AV UPPHANDLINGEN Centrala studiestödsnämnden (CSN) genomför upphandling av Internetbank e-faktura för privatpersoner. Syftet är att teckna kontrakt med en leverantör som kan försäkra CSN en leverans av efterfrågad tjänst, enligt kapitel 4 Krav på tjänsten, under kontraktsperioden. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Centrala studiestödsnämnden Organisationsnummer CSN har ansvar för studiesociala frågor, främst det svenska studiestödet som består av bidrag och lån till studerande. CSN betalar varje år ut cirka 30 miljarder kronor i studiestöd till runt studerande. Ungefär 1,5 miljoner personer har någon form av studielån som successivt betalas tillbaka till staten via CSN. Dessutom beviljar CSN hemutrustningslån till nyanlända flyktingar. CSN har sitt huvudkontor i Sundsvall och finns därutöver på 10 orter runtom i landet. CSN har drygt 900 anställda varav cirka 300 stycken finns vid huvudkontoret. Ytterligare upplysningar om CSN kan hämtas på vår hemsida KONTRAKTSFÖREMÅLET CSN:s kunder ska kunna anmäla och avanmäla tjänsten e-faktura via internetbanken (anmälningssidan ligger från och med 1 mars 2017 hos Postnord Strålfors AB). Internetbanken ska förmedla e-fakturorna till kundernas internetbanker (senast bankdagen efter CSN skickat underlaget till internetbank). Presentation av e-fakturan görs i respektive internetbank. E-fakturamottagaren ska ha möjlighet att godkänna och verkställa betalningen. När kunden betalar e-fakturan så går betalningen via ordinarie inbetalningsflöde (OCR). E-faktura finns för CSN:s kunder med studielåneskuld eller återkravsskulder. CSN:s kunder med hemutrustningslån har inte den möjligheten utan där är betalning via inbetalningskort det enda alternativet. 1.4 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet som kommer att tecknas ska gälla från och med den 1 april 2017 till och med den 31 mars 2021 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 mars Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkt 6.6. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast sex månader innan kontraktsperiodens utgång, det vill säga senast den 30 september 2020 samt den 30 september I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning.

5 5(17) 1.5 OMFATTNING Den uppskattade volymen under kontraktsperioden beräknas uppgå till cirka 9,5 miljoner kronor. CSN kan dock inte garantera den angivna volymen. 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs genom ett öppet förfarande enligt 6 kap. 2 lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Annons har skickats till Visma Tendsign den dag som anges på förfrågningsunderlagets förstasida. Mer info om LOU finns tillgänglig på bland annat Upphandlingsmyndighetens webbplats FRÅGOR OM UPPHANDLINGEN KONTAKTPERSON Magnus Ohre e-post: magnus.ohre@csn.se FRÅGOR OCH SVAR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Frågor, som är av principiell och allmän karaktär om förfrågningsunderlaget, ska sändas till CSN via e-post till: upphandling@csn.se Frågor och svar kommer under anbudstiden att publiceras på under fliken Om CSN, Aktuella upphandlingar, Internetbank - e-faktura för privatpersoner. Av denna anledning bör anbudsgivarna besöka CSN:s webbplats några gånger under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor angående förfrågningsunderlaget är den 17 februari Sista dag för CSN att besvara frågor är enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) 6 dagar före anbudsdagen. Frågor om varför ett visst krav ställts eller detaljer om hur anbudsgivare och anbud kommer att värderas, utöver vad som anges i förfrågningsunderlaget besvaras inte. 2.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDSINLÄMNINGEN ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Det är viktigt att anbud som lämnas in är uppställda i överensstämmelse med bifogat Svarsformulär. Anbudsgivaren uppmanas att fylla i och bifoga Svarsformuläret till anbudet. Svarsformulär finns i bilaga 1. Bekräftelse av att uppställda krav uppfylls lämnas genom ett kryss i rutan och i förekommande fall genom att svar lämnas i svarsrutan. Samtliga krav ska vara uppfyllda för att anbudet ska kunna utvärderas. Vid ett omfattande svar där all information som rör ett visst avsnitt inte kan lämnas i svarsformuläret, bör kompletterande svar presenteras på ett sammanhållet, strukturerat och tydligt sätt i en separat, namngiven bilaga. Kompletterande

6 6(17) svar bör referera till svarsformulärets rubricering och numrering, för att utvärderingen av anbuden ska kunna ske på ett snabbt och effektivt sätt. Det måste klart framgå av anbudet vilken juridisk person som är anbudsgivare och vilket organisationsnummer (i förekommande fall) det företag som lämnar anbudet har TILLÅTNA SÄTT ATT LÄMNA ANBUD Anbudet med tillhörande bilagor lämnas i ett skriftligt original samt en digital kopia på USBminne. Den digitala kopian behöver inte vara försedd med underskrift. I de fall uppgifterna i originalet inte överensstämmer med uppgifter som anges i den digitala versionen gäller uppgifterna i det skriftliga originalet. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller en av denne utsedd person med fullmakt, som genom sin signering bekräftar riktigheten i lämnade uppgifter. Underskrift görs i bilaga 1, Svarsformulär. Anbudet lämnas in i förseglat och neutralt emballage (kuvert, kartong eller motsvarande) ANBUDSMÄRKNING OCH ADRESS Anbudet ska vara märkt med Internetbank - e-faktura för privatpersoner, dnr: och skickas till: CSN Registraturen SUNDSVALL SISTA ANBUDSDAG Anbud ska ha kommit in till CSN senast den 1 mars Försenade anbud får inte behandlas, oberoende av anledningen till förseningen. Den 1 mars 2017 är den dag som avses då benämningen anbudsdagen används i detta dokument ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbud ska vara giltigt till och med den 31 maj Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbudens giltighetstid förlängas till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid såvida inte annat överenskoms under upphandlingen FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV ANBUD CSN får tillåta eller begära att en anbudsgivare rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som har getts in av anbudsgivaren. CSN får också tillåta eller begära att en anbudsgivare förtydligar eller kompletterar en sådan handling. En sådan åtgärd ska vara förenlig med principerna om likabehandling och öppenhet.

7 7(17) CSN har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare rätta, förtydliga eller komplettera en handling. Det är därför viktigt att ingivna handlingar innehåller begärda uppgifter och att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda ÖVERLÅTELSE AV ANBUD Det går inte att överlåta anbud på ett annat bolag, till exempel vid företagsöverlåtelser. 2.4 TILLDELNINGSBESLUT Meddelande om beslut i upphandlingsärendet sker via underrättelse om beslut. Detta skickas via e-post i enlighet med de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna i bilaga 1, Svarsformulär. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett bindande kontrakt har slutits. Kontrakt sluts genom att det undertecknas av båda parter när avtalsspärren löpt ut. 2.5 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter gäller ett svagare sekretesskydd för uppgifterna i anbudshandlingarna. Sekretess kan gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse (till exempel 19 kap. 3 1 st OSL) eller till skydd för enskildas ekonomiska intresse (till exempel 31 kap st OSL). Av den sistnämnda bestämmelsen följer att sekretess gäller för uppgift i anbudsgivarens anbud eller för uppgift i andra handlingar om uppgiften rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. En anbudsgivare som vill skydda uppgifter efter att tilldelningsbeslut fattats, ska i det lämnade anbudet bifoga en skriftlig begäran om sekretess till CSN. Av begäran ska framgå vilka uppgifter som avses samt vilken konkret risk för skada som denne skulle kunna drabbas av vid ett utlämnande. CSN lämnar inte något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas. Det förhållandet att en anbudsgivare har begärt sekretess är inte någon garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning kommer att omfattas av sekretess. CSN prövar därför om handlingarna/uppgifterna ska lämnas ut eller hemlighållas varje gång en allmän handling begärs utlämnad. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN För att anbud ska kunna antas, ställs vissa formella och ekonomiska krav på anbudsgivaren. Anbudet ska innehålla en beskrivning av det anbudsgivande företaget avseende bakgrund, organisation, resurser och ägarförhållanden. 3.1 UNDERLEVERANTÖR Anbudsgivaren äger rätt att anlita underleverantör/-er för utförande av specificerade delar av åtagandet under förutsättning att detta redovisats i anbudet.

8 8(17) Anbudsgivaren ska i sitt anbud lämna uppgifter om huruvida och i så fall hur stor del av kontraktet som anbudsgivaren kan komma att fullgöra genom att lägga ut på underleverantör, och vilka underleverantörer som anbudsgivaren avser att anlita för att fullgöra kontraktet i den delen. Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska anbudsgivaren namnge dessa i sitt anbud. Anbudsgivaren ska också till sitt anbud bifoga underleverantörs registreringsbevis från Bolagsverket eller underleverantörs egenförsäkran i det så kallade European Single Procurement Document (ESPD). 3.2 OBLIGATORISKA UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare får inte genom en dom som vunnit laga kraft vara dömd för deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt eller finansiering av terrorism, terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet eller människohandel enligt 13 kap. 1 LOU. Om en anbudsgivare har dömts för något av de brott som nämns i 13 kap. 1 LOU kommer anbudsgivaren att uteslutas från deltagande i upphandlingen. Om anbudsgivaren är en juridisk person ska anbudsgivaren uteslutas om en person som ingår i anbudsgivarens förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan har dömts för brottet. Detsamma gäller om den som har dömts för brottet är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera anbudsgivaren. En anbudsgivare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren inte har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker enligt 13 kap. 2 LOU. Uteslutning kommer dock inte att ske om anbudsgivaren, sedan anbudsgivaren fått möjlighet att yttra sig över de omständigheter som enligt CSN utgör skäl för uteslutning, uppfyller de krav som anges i 13 kap. 5 LOU. En anbudsgivare kommer även att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren åberopar sig av underleverantör enligt 14 kap. 7 LOU för vilken uteslutningsgrund enligt ovan föreligger och anbudsgivaren efter uppmaning från CSN inte byter ut denna underleverantör. Bevis CSN kommer, som en del i kvalificeringen av anbudsgivaren enligt 13 kap. 1 LOU, begära in utdrag ur belastningsregister för berörda personer. CSN kommer även, som en del i kvalificeringen av anbudsgivaren enligt 13 kap. 2 LOU, kontrollera att anbudsgivaren och eventuella underleverantörer har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige genom att hämta in uppgifter från Skatteverket. För anbudsgivare och underleverantörer med hemvist i annat land kommer CSN att kontrollera att uteslutningsgrunderna inte föreligger genom kontroll av intyg från behörig myndighet, utdrag ur officiellt register eller liknande. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter.

9 9(17) CSN godtar, i stället för vad som anges om kontroll, ESPD som preliminärt bevis för att någon uteslutningsgrund i 13 kap. 1 och 2 LOU inte föreligger. 3.3 FRIVILLIGA UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare kan komma att uteslutas om någon eller några av de uteslutningsgrunder som anges i 13 kap. 3 LOU föreligger. För anbudsgivare och underleverantörer med hemvist i annat land kommer CSN att kontrollera att uteslutningsgrunder inte föreligger genom kontroll av intyg från behörig myndighet, utdrag ur officiellt register eller liknande. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. CSN godtar, i stället för vad som anges om kontroll, ESPD som preliminärt bevis för att någon uteslutningsgrund enligt 13 kap. 3 LOU inte föreligger. 3.4 BEVIS PÅ REGISTRERING Bevis på registrering för mervärdesskatt och F-skatt samt registrering som arbetsgivare Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis. Om anbudsgivaren har anställd personal ska anbudsgivaren vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare med anställd personal ska vara registrerade som arbetsgivare hos myndighet likvärdig Skatteverket i det land där företaget är registrerat. Bevis När det gäller svenska anbudsgivare och svenska underleverantörer kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta uppgifter från Skatteverket, blankett. För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta motsvarande bevis från det land där företaget är registrerat. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till aktuella bevis ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa. CSN godtar, i stället för vad som anges om kontroll, ESPD som preliminärt bevis för att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts. Bevis på registrering i företagsregister Svenska anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret. Utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer ska uppfylla motsvarande registreringsskyldigheter i det land där företaget är registrerat. Bevis För svenska anbudsgivare och svenska underleverantörer gäller att en kopia av företagets registreringsbevis från Bolagsverket ska bifogas till anbudet.

10 10(17) För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer gäller att motsvarande bevis om registreringen ska bifogas anbudet från myndighet likvärdig Bolagsverket i det land där företaget är registrerat. Lämnade registreringsbevis ska vara högst tre månader gamla. CSN godtar, i stället för vad som anges om kontroll, ESPD som preliminärt bevis för att anbudsgivaren uppfyller kravet. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivarens rating ska vara lägst A eller motsvarande. Bevis Ratingen visas genom ett aktuellt riskintyg från ett kreditvärderingsinstitut. Lämnat riskintyg ska vara högst tre månader gammalt räknat från anbudsdagen. Anbudsgivare som på grund av att det är ett nystartat företag inte kan uppfylla ovanstående krav ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning eller tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti som tillförsäkrar CSN att företaget klarar av att uppfylla sitt åtagande. CSN godtar, i stället för vad som anges ovan om riskintyg, företagets ekonomiska ställning och ekonomisk fullgörandegaranti, ESPD som preliminärt bevis för att anbudsgivaren uppfyller kravet. 3.6 TEKNISK FÖRMÅGA OCH KAPACITET Anbudsgivare ska inneha sådan teknisk förmåga och kapacitet som i övrigt krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att utföra liknande uppdrag så som detta beskrivs i kapitel 4, Krav på tjänsten. CSN godtar, i stället för vad som anges ovan, ESPD som preliminärt bevis för att anbudsgivaren uppfyller kravet. 3.7 SANNINGSFÖRSÄKRAN - ESPD Anbudsgivare, som väljer att inte använda sig av ESPD, ska med anbudet bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran. Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska anbudsgivaren bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran från samtliga angivna underleverantörer. I stället för bilaga 2, Sanningsförsäkran godtar CSN ESPD som preliminärt bevis för att anbudsgivaren eller anlitad underleverantör inte ska uteslutas.

11 11(17) 3.8 PERSONUPPGIFTER Anbudsgivaren ska följa Instruktioner enligt 30 personuppgiftslagen (1998:204) om behandling av personuppgifter enligt bilaga 3, Personuppgiftsbiträde Instruktion. 3.9 AKTIVT MILJÖARBETE I sitt arbete ska anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser, välja miljöanpassade produkter och miljöanpassad teknik. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN Internetbanken presenterar alternativt förmedlar e-faktura till fakturamottagarens bank senast bankdagen efter det att fakturaunderlaget kom internetbanken tillhanda. CSN skickar e-fakturor i EF-format. Förmedling av e-faktura sker till kunder i de banker som ingår i Samverkan e-faktura Privat : E-fakturan presenteras i respektive internetbank. När e-fakturamottagaren tagit emot betalrad och länk till den plats där myndigheten valt att lagra fakturor ges fakturamottagaren möjlighet att godkänna fakturan och verkställa betalning. Utifrån utfall för perioden räknar CSN under kontraktsperioden 1 april 2017 till och med den 31 mars 2021 på följande antal lyckade transaktioner: stycken stycken stycken stycken stycken Totalt stycken 4.1 FUNKTIONALITET Internetbanken ska uppfylla nedanstående krav på funktionalitet: Anmälan/avanmälan av e-faktura Internetbanken ska presentera att CSN tillhandahåller tjänsten e-faktura och ger kund möjlighet att anmäla respektive avanmäla tjänsten. Anmälningssidan ligger hos CSN:s certifierade distributör (Postnord Strålfors AB). Det innebär att all information om anmälningar och avanmälningar går via Postnord Strålfors AB som i sin tur skickar informationen till CSN. Presentation av e-fakturaspecifikation Internetbanken ska förmedla e-fakturorna till kundernas internetbanker (senast bankdagen efter CSN skickat underlaget till internetbank). Presentation av e-fakturan görs i respektive internetbank. E-fakturamottagaren ska ha möjlighet att godkänna och verkställa betalningen. Val av CTD CSN ska själva få välja vilken CTD som ska förmedla information om e-faktura mellan CSN och internetbanken. CSN har från och med Postnord Strålfors AB som CTD.

12 12(17) Öppethållande av tjänsten Alla delar i tjänsten e-faktura ska normalt vara öppen/tillgänglig dygnet runt, året runt. Vid eventuella servicestopp ska CSN meddelas i god tid i förväg. 4.2 STATISTIK Internetbanken ska tillhandahålla CSN månadsvis statistik över antal anmälningar, avanmälningar, presentationer, fel vid mottagande av betalningsinformation exempelvis kund har inte längre någon internetbank. 4.3 TEST AV TJÄNSTEN Anbudsgivaren ska ge CSN möjlighet att testa funktionaliteten så att gränssnitten mellan CSN, Postnord Strålfors AB och internetbanken fungerar i god tid före den 1 april PRIS Pris ska anges som ett styckepris per transaktion och anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Styckepriset ska vara fast fram till och med 31 mars ANBUDSUTVÄRDERING CSN kommer att pröva att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs i anbudsinbjudan med bilagor. Bland de anbud som uppfyller alla ska-krav kommer CSN att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till pris. 5.1 UTVÄRDERINGSKRITERIE Pris 100 % Med Pris menas: Ett styckepris per transaktion som anges i SEK exklusive mervärdesskatt. 5.2 UNDERLAG FÖR ANBUDSUTVÄRDERING Som underlag för anbudsutvärderingen kommer CSN att använda de beskrivningar och den dokumentation som anbudsgivaren lämnar om efterfrågade ska-krav. 6 KOMMERSIELLA VILLKOR Kontraktet mellan CSN och den anbudsgivare som tilldelas kontraktet, sluts inte förrän parterna tecknat ett upphandlingskontrakt, vilket sker först efter att tid för avtalsspärr löpt ut. Med upphandlingskontrakt menas ett skriftligt avtal som en upphandlande myndighet ingår om upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Följande villkor utgör tillsammans med kraven i kapitel 1 4 underlag för det slutliga kontraktet mellan CSN och den vinnande anbudsgivaren. Villkoren kommer att införlivas i det slutliga kontraktet med tillägg för vad som upphandlas och därtill sammanhängande villkor. Genom att lämna anbud med ledning av detta underlag, förbinder sig leverantören att till CSN tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de villkor som nedan anges.

13 13(17) 6.1 OMFATTNING Uppdraget ska utföras i den omfattning och enligt de förutsättningar som anges. 6.2 RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR Som en integrerad del av kontraktet ska nedanstående dokument ingå. Handlingarnas giltighet ska gälla i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till föreliggande kontrakt 2. kontraktet 3. aktuell anbudsinbjudan med bilagor 4. anbud med bilagor 6.3 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet som kommer att tecknas gäller från och med den 1 april 2017 till och med den 31 mars 2021 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 mars Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkt 6.6. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till leverantören senast sex månader innan kontraktsperiodens utgång, det vill säga senast den 30 september 2020 samt den 30 september I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning. 6.4 BETALNINGSVILLKOR Fakturering ska ske månadsvis i efterskott. Faktura ställs ut på CSN, Enheten för produktionsstöd och skickas till CSN, FE , Fagersta. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av kontraktsvillkor är inte bindande för CSN. Det är önskvärt att leverantören kan skicka e-faktura med Svefaktura som standardformat, då detta används inom statliga myndigheter. Betalning ska ske inom 30 dagar efter fakturadagen. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. 6.5 PRIS I det slutliga kontraktet kommer detta att kompletteras med de verkliga priserna och villkoren för detta. 6.6 PRISJUSTERINGSKLAUSUL Kontrakterade priser ska vara fasta fram till och med 31 mars CSN och leverantören har därefter möjlighet att indexjustera priserna högst en gång per tolv månader enligt följande. Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s arbetskostnadsindex SNI 2007, kolumn K-N (Arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor, företagstjänster). Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för mars månad närmast före aktuell

14 14(17) prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Höjningens storlek ska redovisas av part och begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden med start från basmånad, dock högst 4%. Begäran om önskad prisjustering, tillsammans med aktuellt städindex, ska skriftligen anmälas av part minst en månad före det månadsskifte som justeringen ska träda i kraft. Prisjusteringen ska därefter regleras genom ett tilläggskontrakt. Det prisindex som refereras till vid eventuell prisjustering finns tillgängligt via Statistiska centralbyrån UPPSÄGNING ELLER HÄVNING Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta kontrakt, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat bristerna, äger motparten rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan. Om kontraktet hävts av CSN är leverantören skyldig att svara för CSN:s kostnader för täckningsköp under en period om högst sex månader efter det att kontraktet upphört att gälla. Täckningsköp kan påbörjas under varseltiden, om leverantören inte förmår leva upp till kontraktsvillkoren. Täckningsköp ska ske till skälig kostnad. CSN har också rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 13 kap 3 LOU. Leverantören ska genast upplysa CSN om den inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. I de fall det kommer till CSN:s kännedom att företrädare (ägare, styrelseledamöter, VD eller firmatecknare) för leverantören blivit återkommande restförd för skatteskuld, socialförsäkringsavgifter etcetera har CSN rätt att häva kontraktet. Parterna är överens om att CSN under kontraktsperioden kan komma att kontrollera att leverantören och dess företrädare har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter och avgifter. Motsvarande kontroll gäller även om leverantören är registrerad i ett annat land. 6.8 ARBETSGIVARANSVAR Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal ska anlitas för uppdraget. Leverantören tecknar under kontraktsperioden den ansvarsförsäkring som krävs. Leverantören är arbetsgivare och därmed ansvarig för att: gällande arbetsmarknadslagar och förordningar beaktas, anställa, avlöna och säga upp personal, skatter och sociala avgifter betalas, skador som kan drabba personal och tredje man förebyggs. Leverantören ansvarar för skador som åsamkats CSN till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. Leverantören ansvarar också för eventuell skadeståndsskyldighet gentemot tredje man i samband med arbetets genomförande.

15 15(17) 6.9 FÖRSÄKRING Leverantören ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar till betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets omfattning. På begäran av CSN ska leverantören visa upp kopia av gällande försäkringsbrev SEKRETESS Med sekretess avses förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (tystnadsplikt), genom att en handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Utan motpartens skriftliga medgivande får varken leverantören eller CSN till obehörig röja sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet. Inte heller i övrigt får leverantören eller CSN röja uppgifter som parterna genom detta avtal tagit del av för att fullgöra tjänsten eller i övrigt fått kunskap om på grund av detta avtal, såvida inte detta strider mot gällande lag. För CSN gäller sekretessen med de begränsningar som följer av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Respektive part ska informera berörd personal och anlitade underleverantörer om sekretessen och se till att den följs av dessa PERSONUPPGIFTER Personuppgifter som leverantören och anlitade underleverantörer får del av från CSN vid utförandet av tjänsterna, ska behandlas i enlighet med bestämmelser i studiestödsdatalagen (2009:321), personuppgiftslagen (1998:204) och andra tillämpliga författningar. För den behandling av personuppgifter som är nödvändig för fullgörandet av detta kontrakt är CSN personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen och leverantörens personuppgiftsbiträde. CSN har, i egenskap av personuppgiftsansvarig, ansvar för all behandling av personuppgifter som anbudsgivaren vidtar enligt kontraktet. De personuppgifter som leverantören behandlar får inte behandlas för något annat ändamål än för att fullgöra åliggandena enligt detta kontrakt. leverantören åtar sig att endast behandla personuppgifter i enlighet med kontraktet och CSN:s instruktioner i övrigt. Åtkomsten till personuppgifter hos leverantören ska begränsas till sådana personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det ankommer på leverantören att se till att anlitade underleverantörer följer de skyldigheter som gäller för leverantören enligt detta kontrakt eller enligt tillämpliga författningsbestämmelser. Vidare ankommer det på anbudsgivaren att för CSN:s räkning ingå personuppgiftsbiträdesavtal med anlitade underleverantörer i den mån det behövs. Leverantören ska, i enlighet med 31 första stycket personuppgiftslagen, vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som leverantören behandlar för CSN:s räkning. Leverantören ska på begäran lämna CSN en sammanställning över sådana utförda åtgärder. CSN ska efter att ha tagit del av anbudsgivarens sammanställning informera anbudsgivaren om eventuella ytterliga tekniska eller organisatoriska åtgärder behövs.

16 16(17) Leverantören ska vidare följa av Datainspektionen fattade beslut för att uppfylla kraven enligt ovan samt bereda CSN, Datainspektionen eller annan behörig myndighet tillträde för inspektion av den behandling av personuppgifter som följer av kontraktet. Leverantören får bara behandla (föra över, lagra, etcetera) personuppgifter i följande länder/stater: länder/stater som är medlemmar i EU/EES länder/stater som EU-kommissionen har konstaterat har en adekvat nivå för skyddet av personuppgifter i enlighet med artikel 25.6 i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet) länder/stater som har anslutit sig till Europarådets konvention om skydd för enskilda vid automatisk databehandling av personuppgifter. Leverantören ska hålla CSN skadeslöst i händelse av att CSN förorsakas skada som beror på att anbudsgivaren behandlat personuppgifter i strid med instruktioner från CSN eller med kontraktet. De personuppgifter som leverantören får del av från CSN för att utföra tjänsten ska raderas när leverantören inte längre behöver uppgifterna för att utföra tjänsten eller senast när kontraktet upphör, om inte CSN meddelar annat TYSTNADSPLIKT Leverantören ansvarar för att dennes personal blir informerad om och iakttar den tystnadsplikt som enligt reglerna i sekretesslagen gäller för anställda inom en myndighet ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till kontraktet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Byte av i anbudet namngivna underleverantörer ska för sin giltighet skriftligt godkännas av CSN. Uppgifter om ägarbyten, namnbyten eller väsentliga förändringar i ledningen hos anbudsgivaren ska lämnas vid förändringar under kontraktsperioden ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt kontraktet utan CSN:s skriftliga godkännande. Kontraktet kan, vid företagsuppköp under kontraktsperioden, överlåtas till annan. Uppköpande part ska därvid ikläda sig samtliga åtaganden i det uppköpta kontraktet. Sådan överlåtelse ska godkännas skriftligt av CSN i ett särskilt tilläggskontrakt. En förutsättning för godkännande är att leverantörsbytet inte medför andra väsentliga ändringar av kontraktet och att grund för uteslutning enligt 13 kap. 1 eller 2 första stycket LOU inte föreligger samt att den nya leverantören även uppfyller de kvalificeringskrav som har ställts i den ursprungliga upphandlingen enligt 14 kap. 1-5 LOU. Byte av leverantör får även under

17 17(17) samma förutsättningar ske till följd av annan företagsomstrukturering, sammanslagning, förvärv eller insolvens. Även i dessa fall ska leverantörsbytet godkännas av CSN FORCE MAJEURE Part är inte ansvarig för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetens åtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehåll i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller även om part själv är föremål eller vidtar sådana konfliktåtgärder TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av kontraktet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som parterna inte kan lösa genom förhandling ska avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Jan Söderholm Avdelningschef