1(22) Upphandling Dnr ANBUDSINBJUDAN. Tjänster inom inkassoåtgärder utomlands samt stöd i rättsliga åtgärder utomlands

Transkript

1 1(22) ANBUDSINBJUDAN Tjänster inom inkassoåtgärder utomlands samt stöd i rättsliga åtgärder utomlands Centrala studiestödsnämnden (CSN)

2 2(22) Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING Beskrivning av upphandlingen Upphandlande myndighet Kontraktsföremålet Volym Kontraktsperiod ADMINISTRATIVA KRAV Upphandlingsförfarande Frågor om upphandlingen Förutsättningar för anbudsinlämningen Tilldelningsbeslut Offentlighet och sekretess KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN European Single Procurement Document (ESPD) Underleverantör Obligatoriska uteslutningsgrunder Frivilliga uteslutningsgrunder Sanningsförsäkran Bevis på registrering Ekonomisk ställning Giltiga tillstånd Teknisk förmåga och yrkesmässig kapacitet Personuppgifter Aktivt miljöarbete KRAV PÅ TJÄNSTEN Uppdragsområden Inbetalda medel Support Statistik Internettjänster Utbildning Systemlösning Pris ANBUDSUTVÄRDERING Utvärderingskriterie Beräkningsmetod Underlag för anbudsutvärdering KOMMERSIELLA VILLKOR Omfattning Rangordning mellan handlingar Kontraktsperiod Fakturering och betalningsvillkor Pris Prisjusteringsklausul Immateriella rättigheter Uppsägning eller hävning Arbetsgivaransvar... 20

3 3(22) 6.10 Försäkring Sekretess Personuppgifter Tystnadsplikt Ändringar och tillägg Överlåtelse av kontrakt Force Majeure Tvist Förfrågningsunderlaget består av sex dokument. Förutom denna anbudsinbjudan finns fem bilagor enligt nedan: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Svarsformulär Sanningsförsäkran Prisformulär Systemlösning ANJT

4 4(22) 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 BESKRIVNING AV UPPHANDLINGEN Centrala studiestödsnämnden (CSN) genomför upphandling av inkassoåtgärder utomlands och stöd i rättsliga processer i utlandet. Syftet är att teckna ett kontrakt med en leverantör som kan försäkra CSN en leverans av efterfrågad tjänst, enligt kapitel 4 Krav på tjänsten, under kontraktsperioden. Att tilldelas kontrakt i denna upphandling innebär inte att leverantören har exklusiv rätt att utföra samtliga tjänster under kontraktsperioden. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Centrala studiestödsnämnden Organisationsnummer CSN har ansvar för studiesociala frågor, främst det svenska studiestödet som består av bidrag och lån till studerande. CSN betalar varje år ut cirka 30 miljarder kronor i studiestöd till runt studerande. Ungefär 1,5 miljoner personer har någon form av studielån som successivt betalas tillbaka till staten via CSN. Dessutom beviljar CSN hemutrustningslån till nyanlända flyktingar. CSN har sitt huvudkontor i Sundsvall och finns därutöver på 10 orter runtom i landet. CSN har drygt 900 anställda varav cirka 300 stycken finns vid huvudkontoret. Ytterligare upplysningar om CSN kan hämtas på vår hemsida KONTRAKTSFÖREMÅLET CSN efterfrågar nedanstående tjänster: Inkassoåtgärder utomlands Stöd i rättsliga åtgärder utomlands CSN har cirka återbetalningskunder i utlandet. Av dessa är det cirka personer som har förfallna avgifter för lån. Vår fordran på förfallna avgifter är cirka 660 miljoner kronor medan den totala utestående fordran för återbetalningskunder utomlands är 13,5 miljarder kronor. CSN har sedan 2005 arbetat aktivt med att driva in förfallna fordringar i utlandet. De bestämmelser som styr hanteringen finns främst i nya och äldre studiestödslagen och i nya och äldre studiestödsförordningen. Fordringarna kan bestå av förfallna årsbelopp gällande olika former av lån (benämnda studiemedel, studielån, hemutrustningslån och annuitetslån), uppsagda lån av dessa slag och återkrav. I fordringarna ingår exempelvis kapitalskuld, ränta enligt studiestödsbestämmelserna samt administrativa avgifter i form av expeditionsavgifter och påminnelseavgifter. Fordringarna är av sådan karaktär att de inte omfattas av internationella konventioner om verkställighet av domslut och beslut på det privaträttsliga området.

5 5(22) Uppdragens omfattning kommer att vara med skiftande frekvens och volym under kontraktsperioden. Tjänsten med bakomvarande systemlösning ska vara implementerad från och med kontraktsstarten. 1.4 VOLYM Antal ärenden för inkassoåtgärder utomlands var under 2016 cirka stycken och det totala inlämnade beloppet var cirka 330 miljoner kronor. Nedan exemplifierat på de 15 länder med högst inkassobelopp av totalt cirka 170 länder: Land USA Storbritannien Norge Finland Danmark Spanien Australien Kanada Uruguay Chile Frankrike Tyskland Förenade Arabemiraten Italien Schweiz Kravbelopp kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Ovanstående utgör inga utlovade volymer under kontraktstiden utan visar bara 2016 års volymer. Volymerna kan dock vara vägledande i hur stora belopp som kan förväntas vara aktuella för inkasso. Antal rättsliga åtgärder utomlands 2016 var 160 stycken, fördelade på de sju länderna med högst inkassobelopp. 1.5 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet ska gälla från och med den 1 januari 2018 till och med den 31 december 2020 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 december Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkten 6.6. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast sex månader innan kontraktsperiodens utgång, det vill säga senast den 30 juni 2020 samt 30 juni I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning. Om CSN genomför en ny upphandling som blir föremål för domstolsprövning, har CSN rätt att förlänga detta kontrakt till dess leverans kan ske enligt den nya upphandlingen, dock som längst i tolv månader efter kontraktstidens utgång. CSN ska anmäla behovet av förlängning enligt detta stycke så snart CSN får kännedom om behovet.

6 6(22) 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs genom ett öppet förfarande enligt 6 kap. 2 lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Annons har skickats till Visma Tendsign den dag som anges på förfrågningsunderlagets förstasida. Mer info om LOU finns tillgänglig på bland annat Upphandlingsmyndighetens webbplats FRÅGOR OM UPPHANDLINGEN KONTAKTPERSON Linda Edlund e-post: linda.edlund@csn.se Under veckorna har CSN begränsade möjligheter att besvara frågor FRÅGOR OCH SVAR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Frågor ska sändas till CSN via e-post till: upphandling@csn.se Frågor och svar kommer under anbudstiden att publiceras på under fliken Om CSN, Aktuella upphandlingar, Tjänster inom inkassoåtgärder utomlands samt rättsliga åtgärder utomlands. Av denna anledning bör anbudsgivarna besöka CSN:s webbplats några gånger under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor angående förfrågningsunderlaget är den 22 augusti Sista dag för CSN att besvara frågor är enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) är 6 dagar före anbudsdagen. 2.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDSINLÄMNINGEN ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Det är viktigt att anbud som lämnas in är uppställda i överensstämmelse med bifogat Svarsformulär. Anbudsgivaren uppmanas att fylla i och bifoga svars- och prisformulär till anbudet. Svarsformulär finns i bilaga 1 och Prisformulär i bilaga 3. Bekräftelse av att uppställda krav uppfylls lämnas genom ett kryss i rutan och i förekommande fall genom att svar lämnas i svarsrutan. Samtliga krav ska vara uppfyllda för att anbudet ska kunna utvärderas. Vid ett omfattande svar där all information som rör ett visst avsnitt inte kan lämnas i svarsformuläret, bör kompletterande svar presenteras på ett sammanhållet, strukturerat och tydligt sätt i en separat, namngiven bilaga. Kompletterande svar bör referera till svarsformulärets rubricering och numrering, för att utvärderingen av anbuden ska kunna ske på ett snabbt och effektivt sätt.

7 7(22) Det måste klart framgå av anbudet vilken juridisk person som är anbudsgivare och vilket organisationsnummer (i förekommande fall) det företag som lämnar anbudet har TILLÅTNA SÄTT ATT LÄMNA ANBUD Anbudet med tillhörande bilagor lämnas i ett skriftligt original samt en digital kopia på USBminne. Den digitala kopian behöver inte vara försedd med underskrift. I de fall uppgifterna i originalet inte överensstämmer med uppgifter som anges i den digitala versionen gäller uppgifterna i det skriftliga originalet. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller en av denne utsedd person med fullmakt, som genom sin signering bekräftar riktigheten i lämnade uppgifter. Underskrift görs i bilaga 1, Svarsformulär. Anbudet lämnas in i förseglat och neutralt emballage (kuvert, kartong eller motsvarande) ANBUDSMÄRKNING OCH ADRESS Anbudet ska vara märkt med Tjänster inom inkassoåtgärder utomlands samt stöd i rättsliga åtgärder utomlands, dnr: och skickas till: CSN Registraturen SUNDSVALL SISTA ANBUDSDAG Anbud ska ha kommit in till CSN senast den 4 september Försenade anbud får inte behandlas, oberoende av anledningen till förseningen. Den 4 september 2017 är den dag som avses då benämningen anbudsdagen används i detta dokument ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbud ska vara giltigt till och med den 31 december Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbudens giltighetstid förlängas till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid såvida inte annat överenskoms under upphandlingen FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV ANBUD CSN får tillåta eller begära att en anbudsgivare rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som har getts in av anbudsgivaren. CSN får också tillåta eller begära att en anbudsgivare förtydligar eller kompletterar en sådan handling. En sådan åtgärd ska vara förenlig med principerna om likabehandling och öppenhet. CSN har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare rätta, förtydliga eller komplettera en handling. Det är därför viktigt att ingivna handlingar innehåller begärda uppgifter och att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda.

8 8(22) ÖVERLÅTELSE AV ANBUD Det går inte att överlåta anbud på ett annat bolag, till exempel vid företagsöverlåtelser. 2.4 TILLDELNINGSBESLUT Meddelande om beslut i upphandlingsärendet sker via underrättelse om beslut. Detta skickas via e-post i enlighet med de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna i bilaga 1, Svarsformulär. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett bindande kontrakt har slutits. Kontrakt sluts genom att det undertecknas av båda parter när avtalsspärren löpt ut. 2.5 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter gäller ett svagare sekretesskydd för uppgifterna i anbudshandlingarna. Sekretess kan gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse (till exempel 19 kap. 3 1 st OSL) eller till skydd för enskildas ekonomiska intresse (till exempel 31 kap st OSL). Av den sistnämnda bestämmelsen följer att sekretess gäller för uppgift i anbudsgivarens anbud eller för uppgift i andra handlingar om uppgiften rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. En anbudsgivare som vill skydda uppgifter efter att tilldelningsbeslut fattats, ska i det lämnade anbudet bifoga en skriftlig begäran om sekretess till CSN. Av begäran ska framgå vilka uppgifter som avses samt vilken konkret risk för skada som denne skulle kunna drabbas av vid ett utlämnande. CSN lämnar inte något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas. Det förhållandet att en anbudsgivare har begärt sekretess är inte någon garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning kommer att omfattas av sekretess. CSN prövar därför om handlingarna/uppgifterna ska lämnas ut eller hemlighållas varje gång en allmän handling begärs utlämnad. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN För att anbud ska kunna antas, ställs vissa formella och ekonomiska krav på anbudsgivaren. Anbudet ska innehålla en beskrivning av det anbudsgivande företaget avseende bakgrund, organisation, resurser och ägarförhållanden. 3.1 EUROPEAN SINGLE PROCUREMENT DOCUMENT (ESPD) Genom att lämna ESPD intygar anbudsgivaren att denne eller dennes underleverantör inte ska uteslutas ur upphandlingen, att de uppfyller kvalificeringskraven och att anbudsgivaren kan ge in efterfrågade bevis för detta.

9 9(22) CSN får begära in de dokument den ställt krav på när det av någon anledning krävs för att upphandlingen ska kunna handläggas vidare. Kontroll kommer att ske av vinnande anbudsgivare och dennes eventuella underleverantör som ska tilldelas kontraktet genom att CSN begär in och kontrollerar de angivna bevisen. CSN godtar som preliminärt bevis ESPD för punkterna nedan. 3.2 UNDERLEVERANTÖR Anbudsgivaren äger rätt att anlita underleverantör/-er för utförande av specificerade delar av åtagandet under förutsättning att detta redovisats i anbudet. Anbudsgivaren ska i sitt anbud lämna uppgifter om huruvida och i så fall hur stor del av kontraktet som anbudsgivaren kan komma att fullgöra genom att lägga ut på underleverantör, och vilka underleverantörer som anbudsgivaren avser att anlita för att fullgöra kontraktet i den delen. Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska anbudsgivaren namnge dessa och bifoga registreringsbevis från Bolagsverket. 3.3 OBLIGATORISKA UTESLUTNINGSGRUNDER Brott En anbudsgivare får inte genom ett domslut som vunnit laga kraft vara dömd för deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt eller finansiering av terrorism, terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet eller människohandel enligt 13 kap. 1 LOU. Om en anbudsgivare har dömts för något av de brott som nämns i 13 kap. 1 LOU kommer anbudsgivaren att uteslutas från deltagande i upphandlingen. Om anbudsgivaren är en juridisk person ska anbudsgivaren uteslutas om en person som ingår i anbudsgivarens förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan har dömts för brottet. Detsamma gäller om den som har dömts för brottet är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera anbudsgivaren. Uteslutning kommer dock inte att ske om anbudsgivaren, sedan anbudsgivaren fått möjlighet att yttra sig över de omständigheter som enligt CSN utgör skäl för uteslutning, uppfyller de krav som anges i 13 kap. 5 LOU. En anbudsgivare kommer även att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren åberopar sig av underleverantör enligt 14 kap. 7 LOU för vilken uteslutningsgrund enligt ovan föreligger och anbudsgivaren efter uppmaning från CSN inte byter ut denna underleverantör. Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran intygar anbudsgivare att ovanstående inte föreligger.

10 10(22) Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter En anbudsgivare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren inte har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker enligt 13 kap. 2 LOU. Uteslutning kommer dock inte att ske om anbudsgivaren, sedan anbudsgivaren fått möjlighet att yttra sig över de omständigheter som enligt CSN utgör skäl för uteslutning, uppfyller de krav som anges i 13 kap. 5 LOU. En anbudsgivare kommer även att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren åberopar sig av underleverantör enligt 14 kap. 7 LOU för vilken uteslutningsgrund enligt ovan föreligger och anbudsgivaren efter uppmaning från CSN inte byter ut denna underleverantör. Bevis CSN kommer att kontrollera att den vinnande anbudsgivaren och dennes eventuella underleverantörer, har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter i Sverige genom att hämta in uppgifter från Skatteverket. För vinnande anbudsgivare och underleverantörer med hemvist i annat land kommer CSN att kontrollera att uteslutningsgrunderna inte föreligger genom kontroll av intyg från behörig myndighet, utdrag ur officiellt register eller liknande. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. 3.4 FRIVILLIGA UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare kan komma att uteslutas om någon eller några av de uteslutningsgrunder som anges i 13 kap. 3 LOU föreligger. Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran intygar anbudsgivare att ovanstående inte föreligger. 3.5 SANNINGSFÖRSÄKRAN Anbudsgivare som inte använder sig av ESPD ska med anbudet bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran. Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska anbudsgivaren bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran från samtliga angivna underleverantörer. 3.6 BEVIS PÅ REGISTRERING Registrering för mervärdesskatt och F-skatt samt registrering som arbetsgivare Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis. Om anbudsgivaren har anställd personal ska anbudsgivaren vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare med anställd personal ska vara registrerade som arbetsgivare hos myndighet likvärdig Skatteverket i det land där företaget är registrerat.

11 11(22) Bevis CSN kommer att kontrollera att den vinnande anbudsgivaren och dennes eventuella underleverantörer uppfyller ovanstående. För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta motsvarande bevis från det land där företaget är registrerat. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till aktuella bevis ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa. Registrering i företagsregister Svenska anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret. Utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer ska uppfylla motsvarande registreringsskyldigheter i det land där företaget är registrerat. Bevis För svenska anbudsgivare och svenska underleverantörer gäller att en kopia av företagets registreringsbevis från Bolagsverket ska bifogas till anbudet. För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer gäller att motsvarande bevis om registreringen ska bifogas anbudet från myndighet likvärdig Bolagsverket i det land där företaget är registrerat. Lämnade registreringsbevis ska vara högst tre månader gamla. 3.7 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivarens rating ska vara lägst A eller motsvarande. Bevis Ratingen visas genom ett aktuellt riskintyg från ett kreditvärderingsinstitut. Lämnat riskintyg ska vara högst tre månader gammalt räknat från anbudsdagen. Anbudsgivare som på grund av att det är ett nystartat företag inte kan uppfylla ovanstående krav ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning eller tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti som tillförsäkrar CSN att företaget klarar av att uppfylla sitt åtagande. 3.8 GILTIGA TILLSTÅND Anbudsgivaren ska i förekommande fall inneha giltiga tillstånd att bedriva inkassoverksamhet i respektive land där inkassoåtgärder ska vidtas. Detta krav gäller även eventuella underleverantörer. Vid anmodan ska tillstånd kunna uppvisas för CSN. 3.9 TEKNISK FÖRMÅGA OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET Anbudsgivare ska inneha sådan teknisk förmåga och yrkesmässig kapacitet som i övrigt krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att utföra liknande uppdrag så som detta beskrivs i kapitel 4.

12 12(22) 3.10 PERSONUPPGIFTER Personuppgifter som anbudsgivaren och anlitade underleverantörer får del av från CSN vid utförande av tjänsterna ska behandlas i enlighet med tillämpliga bestämmelser om persondataskydd. Anbudsgivaren är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som anbudsgivaren behandlar vid utförande av tjänsterna AKTIVT MILJÖARBETE I sitt arbete ska anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser, välja miljöanpassade produkter och miljöanpassad teknik. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN I detta kapitel redovisas de krav CSN ställer på anbudsgivaren. Nedan redovisas fördelningen över antal återbetalare och totala skulder per område: Område Antal återbetalare Total skuld Norden kr Europa (exklusive Storbritannien) kr Storbritannien kr Nordamerika kr Sydamerika kr Australien kr Övriga världen kr De utomlandsbosattas totala fordran uppgår till cirka 13,3 miljarder kronor. Cirka 16 procent är definierat som osäker fordran. 4.1 UPPDRAGSOMRÅDEN INKASSOÅTGÄRDER UTOMLANDS Med inkassoåtgärder utomlands avses alla åtgärder som vidtas från det att kravet sänds ut till dess att ärendet slutredovisas, det vill säga när redovisningshandling och indrivna belopp lämnas över till CSN. Allmänna krav på tjänsten Anbudsgivaren ska: utföra inkassoåtgärder i enlighet med lagstiftningen och med beaktande av god inkassosed i respektive land. Inkassoåtgärder ska kunna utföras över hela världen. vid kontraktstillträdandet ha representation i samtliga länder angivna i punkten 1.4. Krav på tjänstens utförande Tjänsten ska minst omfatta följande delar: Utföra eventuella förberedande åtgärder som är nödvändiga för att en inkassoåtgärd ska kunna vidtas, med undantag av påminnelser som CSN själv skickar. Exempel på förberedande åtgärder som ska vidtas är att i Norge skicka varsel till gäldenären.

13 13(22) Skicka krav till gäldenären och, om betalning inte sker efter ett första skriftligt krav, vidta ytterligare åtgärder i enlighet med det aktuella landets branschstandard för inkassoåtgärder; exempelvis skicka ytterligare krav, ringa, företa personliga besök. Som minst ska ytterligare krav samt upprepade telefonsamtal ske i de länder där lagstiftningen så tillåter. Om kundens adress visar sig vara felaktig ska ny adress efterforskas. Om en ny adress påträffas ska ett nytt krav skickas och adressen meddelas CSN. Formulering av kravbrev i samverkan med CSN för att säkerställa en tydlig kommunikation till CSN:s låntagare. I kravbrevet ska det tydligt framgå den typ av fordran som avses: Återkrav, Studielåneskuld eller Hemutrustningslån. Upprättande av betalningsplan med gäldenären i enlighet med CSN:s riktlinjer. Ta emot återkallelse av ärenden från CSN och utan dröjsmål återredovisa dessa ärenden. Utan dröjsmål till CSN överföra indrivna belopp för gäldenärer som helt eller delvis betalat kravet. Det indrivna beloppet får inte kvittas mot anbudsgivarens fordran på CSN. Redovisa misslyckade kravåtgärder samt orsak till misslyckande senast 120 dagar efter det att CSN överlämnade fordringen för inkassoåtgärd. Meddela CSN aktuell status så snart status i ett ärende ändras. Inom 90 dagar återkoppla misslyckad uppstart av betalningsplan för överlämnat uppsagt lån. Uppdatera redan påbörjade inkassoärenden med till exempel ändrade räntesatser. Ta emot och skicka nya krav för en gäldenär som redan har ett pågående inkassoärende. Ärenden som inte slutredovisats när avtalet upphör ska vid anmodan av CSN slutföras av anbudsgivaren RÄTTSLIGA ÅTGÄRDER UTOMLANDS Med rättsliga åtgärder avses samtliga åtgärder som krävs för att en fordran ska fastställas i domslut eller beslut samt verkställighetsåtgärder, exempelvis i form av utmätning. Det är CSN som i varje enskilt ärende avgör om rättsliga åtgärder ska inledas. Aktuella ärenden för rättslig process är huvudsakligen ärenden där hela lånet sagts upp till omedelbar betalning eftersom låntagaren inte skött sina åtaganden. Allmänna krav på tjänsten Anbudsgivaren ska: ha mycket god kännedom om vilka rättsliga åtgärder som krävs för att fastställa en fordran och verkställa domslut/beslut, utföra de rättsliga åtgärderna i enlighet med lagstiftningen i respektive land, säkerställa att representanterna är engelsktalande, eller att tolk kan tillhandahållas där engelska inte är ett vedertaget språk, själva eller via representation bedriva rättsliga processer i första hand i samtliga länder under punkten 1.4, samt länder i övriga Europa, acceptera att CSN låter en annan leverantör ta över ett ärende om CSN anser att ärendet behöver drivas av annan leverantör i ett visst fall (till exempel vid prejudikatsintresse), lämna en beskrivning på hur anbudsgivaren planerar att genomföra rättsliga processer samt vilka resurser anbudsgivaren har till sitt förfogande i samtliga länder angivna under punkten 1.4,

14 14(22) ge följande information till CSN vid ett möte mellan avtalsparterna innan rättsliga åtgärder för första gången vidtas i respektive land: Vilka rättsliga åtgärder som krävs för att fastställa en fordran och verkställa domslut eller beslut i landet, vilket underlag som generellt sett är nödvändigt för processföring i landet och vad CSN förväntas bidra med i ärendet, kontakta CSN för framtagande av underlag inför enskild rättslig process. När handlingarna är anbudsgivaren tillhanda ska den rättsliga processen normalt inledas inom 60 dagar, för att inte personberoende ska uppstå, ska arbetet organiseras i en arbetsgrupp som administrerar rättsliga ärenden. Dessa personer ska kunna svara på frågor i de rättsliga processerna och vara uppdaterade om dess status, tillkännage för CSN vem som driver varje enskilt ärende och tillåta att CSN får ha direktkontakt med denne, i inledningsfasen ge CSN kunskap om vilka representanter som kommer att föra myndighetens talan i respektive land. Krav på tjänstens utförande Tjänsten ska minst omfatta följande delar: Solvenskontroll i de länder där detta är möjligt. Solvenskontrollen ska ske innan rättsliga åtgärder inleds. Åtgärder som krävs för att en fordran ska fastställas i domslut eller beslut. Om möjligt ska ombudet yrka ersättning av motparten för rättegångskostnader. Sådan ersättning tillfaller CSN. Meddela CSN så snart status i ett ärende ändras. Utan anmodan och i god tid ta kontakt med CSN och efterfråga ytterligare underlag om det är nödvändigt i det enskilda ärendet. CSN ska erhålla kopia av domslut eller beslut så snart domslut eller beslut meddelats, tillsammans med samtliga de handlingar som skickats och erhållits i den rättsliga processen. Anbudsgivaren ska, vid anmodan, ge en kortfattad tolkning av domslutets eller beslutets innebörd. Verkställighetsåtgärder för det fall betalning inte sker trots att fordran har fastställts i domslut eller beslut. Utan dröjsmål överföra indrivna belopp till CSN inklusive eventuell inbetald ersättning för rättegångskostnader. Inbetald ersättning för rättegångskostnader ska redovisas separat. De indrivna beloppen får inte kvittas mot anbudsgivarens fordran på CSN. Ärenden som finns kvar då kontraktet upphör ska vid anmodan av CSN slutföras av anbudsgivaren. 4.2 INBETALDA MEDEL Anbudsgivaren ska leverera inbetalningar via fil till CSN via Bankgirocentralens rutin. Anbudsgivaren ska skicka en redovisningsfil för varje insättning som görs på CSN:s konto. Redovisningsfilen ska visa vad insättningen avser (belopp och personnummer). Det totala beloppet i redovisningsfilen ska överensstämma med insättningsbeloppet. Redovisningsfilen ska vara CSN tillhanda när insättning sker. Insättning ska ske veckovis eller oftare. Se exempel bilaga 5, ANJT.

15 15(22) 4.3 SUPPORT Anbudsgivaren ska tillhandahålla personal, alternativt supportgrupp avseende ärendehandläggningen samt systemteknisk support avseende systemdriften. Supporten ska vara tillgänglig för CSN:s personal under ordinarie kontorstid och språket ska vara på svenska. 4.4 STATISTIK Anbudsgivaren ska löpande utan anmodan, per månad och år, redovisa följande statistikuppgifter: Inkassoåtgärder utomlands Totalt inlämnat belopp per land. Det totala inkasserade resultatet redovisat per land. Antalet inlämnade ärenden och kunder redovisat per land. Inkasserat resultat redovisat på antalet ärenden, kunder och belopp redovisat per land. Antalet återredovisningar per helt betalt, delvis betalt, ej lyckats få in någon betalning från kund per land. Antalet ärenden som CSN återkallar, redovisat per land. Rättsliga åtgärder utomlands Antalet personer som är föremål för rättsliga åtgärder i aktuellt land. Startdatum för respektive rättslig åtgärd samt antal aktiva dagar ärendet hanterats. Det ursprungliga kapitalbelopp som är inlämnat för rättsliga åtgärder i aktuellt land. Inbetalt belopp av ursprungligt kapital per land. Det ursprungliga kapitalbelopp som är inlämnat för rättsliga åtgärder per kund. Antalet personer som bestrider CSN:s krav i förhållande till antal pågående processer, per land. Antalet personer som får beslut/domslut om att de inte är skyldiga att betala CSN:s krav i förhållande till antal pågående processer, per land. Antal domslut med fördelning på belopp som CSN tilldömts eller förlorat, per land. Begärda rättegångskostnader, fördelat på tilldömt, förlorat och inbetalt, per land. Antalet personer som har pågående överenskommelser med advokat/ombud, (det vill säga som inte kommer att drivas rättsligt om de följer överenskommelsen) i förhållande till antal pågående processer, per land. 4.5 INTERNETTJÄNSTER Anbudsgivaren ska via hemsida eller liknande kunna leverera: Aktuell status på ett enskilt inkassoärende. Aktuell status på ett enskilt rättsligt ärende. Hela kravfordran hos anbudsgivaren.

16 16(22) 4.6 UTBILDNING Utbildning i internettjänsten och dess rutiner ska tillhandahållas av anbudsgivaren till CSN:s personal. Utbildning ska avse såväl grundutbildning samt fortlöpande utbildning och information. Främst gäller det anbudsgivarens internettjänst, organisation och arbetssätt. Grundutbildningen ska genomföras vid CSN:s kontor i Umeå och omfatta minst fyra timmar. Utbildning ska vid behov kunna ske vid ett tillfälle årligen. Första utbildningstillfället ska planeras att genomföras i samband med kontraktsstart. I utbildningen ska även ingå att ge CSN kunskap om vilka inkassoåtgärder som vidtas och vilka rättsliga åtgärder som krävs i aktuella länder. 4.7 SYSTEMLÖSNING Anbudsgivaren ska kunna skicka och ta emot filer mot det systemstöd och gränssnitt som CSN har idag enligt nedan. Den tekniska standarden för detta ska vara funktionstestad, godkänd och driftsatt, enligt CSN begärd plan, vid årsskiftet 2017/2018. Anbudsgivaren ska dagligen: ta emot fil med uppdrag enligt CSN:s postbeskrivning, ta emot fil med återkallelser enligt CSN:s postbeskrivning, leverera en statusfil (återredovisningar och uppdateringar av pågående uppdrag - exempelvis ränta och expeditionsavgifter på återkrav eller uppdaterade skulder avseende uppsagda studielån), leverera inbetalningar via BGC:s rutin. Filöverföringar ska ske via SFTP där filen består av data enligt filbeskrivning nedan, separerade med semikolon. Filer från CSN (såväl uppdrags- som återkallelsefiler) ska kunna mottagas av anbudsgivaren enligt nuvarande utseende på fil, se filbeskrivningar i bilaga 4, Systemlösning. Filen från anbudsgivaren (statusfil) ska bära av CSN specificerad information som uppdragsnummer, uppdragsstatus, räntesatser, kravbelopp etcetera och ska anpassas av anbudsgivaren så att den passar CSN:s befintliga lösning. Filen med inbetalningar från BGC ska levereras enligt BGC:s standard BG Inbetalningar och ska enbart utgöras av OCR-betalningar, inte manuella betalningar. Betalningsreferensen som är gulmarkerad i postbeskrivningen måste dessutom finnas, se filbeskrivningar i bilaga 4, Systemlösning. Anbudsgivaren ska ha en testmiljö där CSN får tillgång till testfiler med produktionslik data.

17 17(22) 4.8 PRIS Anbudsgivarens lämnade uppgifter i bilaga 3, Prisformulär ska omfatta samtliga med uppdraget förenade kostnader. Lämnade uppgifter ska anges i SEK exklusive mervärdeskatt. Resor och logi Kostnader för resor och logi i samband med utbildning redovisas separat på fakturan när den genomförs och ska inte räknas in i de lämnade priserna PRIS INKASSOÅTGÄRDER UTOMLANDS Nuvarande inkassoverksamhet inbringar cirka 45 miljoner kronor per år i inbetalningar av en inskickad volym på cirka 300 miljoner kronor per år. För ett erhålla detta resultat gör nuvarande leverantör två utskick med brev per inkassouppdrag. I bilaga 3, Prisformulär ska anbudsgivaren lämna en provision baserat på Inbetalda inkassobelopp Provisionen kan inte differentieras utan angiven procentsats gäller för samtliga områden PRIS RÄTTSLIGA ÅTGÄRDER UTOMLANDS Framtida rättsliga åtgärder beräknas till cirka 350 stycken ärenden per år. Varje ärende beräknas motsvara ett kravvärde i snittbelopp om kronor. Antal uppskattade timmar per rättslig åtgärd är 10. I bilaga 3, Prisformulär ska anbudsgivaren välja modell, antingen Provision eller Fast pris per land, där anbudsgivaren själv avgör vad som är gängse affärsmodell för respektive land. Om anbudsgivaren väljer modellen "Provision" ska kolumnerna G och H samt J fyllas i. Om anbudsgivaren väljer modellen "Fast pris" ska kolumnen E samt J fyllas i. Eventuella rättegångskostnader som kan krävas av kunden i samband med rättsliga åtgärder tillfaller CSN. Kostnader för tid utöver den rättsliga åtgärden, eller i de fall CSN har behov av extra juridisk kompetens, som till exempel extra möten med ombudet före och efter processen, debiteras separat och ska inte ingå i lämnade uppgifter. Legala kostnader per land ska redovisas separat och ingår inte i utvärderingen. Med legala kostnader menas i detta fall avgifter som ska erläggas till myndighet/domstol eller motsvarande för att driva processen. 5 ANBUDSUTVÄRDERING CSN kommer att pröva att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs i anbudsinbjudan med bilagor. Bland de anbud som uppfyller alla ska-krav kommer CSN att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till pris. 5.1 UTVÄRDERINGSKRITERIE Pris 100 % Med Pris Inkassoåtgärder utomlands menas: Summan utifrån den angivna provisionen i bilaga 3, Prisformulär.

18 18(22) Med Pris Rättsliga åtgärder utomlands menas: Summan utifrån de angivna uppgifterna i bilaga 3, Prisformulär. 5.2 BERÄKNINGSMETOD Samlad utvärdering I bilaga 3, Prisformulär under Samlad utvärdering kommer anbudsgivarens lämnade uppgifter för Inkassoåtgärder utomlands, Rättsliga åtgärder utomlands Fast pris samt Rättsliga åtgärder utomlands Provision summeras till ett totalpris. Totalpriset ligger till grund för utvärderingen. 5.3 UNDERLAG FÖR ANBUDSUTVÄRDERING Som underlag för anbudsutvärderingen kommer CSN att använda de beskrivningar och den dokumentation som anbudsgivaren lämnar om efterfrågade ska-krav. 6 KOMMERSIELLA VILLKOR Kontraktet mellan CSN och den anbudsgivare som tilldelas kontraktet, sluts inte förrän parterna tecknat ett upphandlingskontrakt, vilket sker först efter att tid för avtalsspärr löpt ut. Med upphandlingskontrakt menas ett skriftligt avtal som en upphandlande myndighet ingår om upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Följande villkor utgör tillsammans med kraven i kapitel 1 4 underlag för det slutliga kontraktet mellan CSN och den vinnande anbudsgivaren. Villkoren kommer att införlivas i det slutliga kontraktet med tillägg för vad som upphandlas och därtill sammanhängande villkor. Genom att lämna anbud med ledning av detta underlag, förbinder sig anbudsgivaren att till CSN tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de villkor som nedan anges. 6.1 OMFATTNING Uppdraget ska utföras i den omfattning och enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. 6.2 RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR Som en integrerad del av kontraktet ska nedanstående dokument ingå. Handlingarnas giltighet ska gälla i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till föreliggande kontrakt 2. Kontraktet 3. Förfrågningsunderlaget 4. Anbud 6.3 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet gäller från och med den 1 januari 2018 till och med den 31 december 2020 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 december Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkten 6.6.

19 19(22) Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast sex månader innan kontraktsperiodens utgång, det vill säga senast den 30 juni 2020 samt 30 juni I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning. 6.4 FAKTURERING OCH BETALNINGSVILLKOR Leverantören ska fakturera kostnader för indrivna medel. I fakturan ska CSN:s referensbeteckning samt specifikation på vilka kunder och vilka åtgärder som avses framgå. Kostnad för rättsliga åtgärder ska faktureras separat från inkassoåtgärder och enligt fördelning på respektive område. Eventuella ersättningar för inkassoarvoden som tillfaller leverantören ska dras av på aktuell faktura. Eventuella rättegångskostnader som kan krävas av kunden i samband med rättsliga åtgärder tillfaller CSN. Beloppet ska särredovisas på fakturan samt betalas in på särskilt konto. Faktura ska skickas månadsvis och vara CSN tillhanda mellan den 2:a och 5:e i månaden efter utfört uppdrag. Faktura ställs ut på CSN, Inbetalningsavdelningen och skickas till CSN, FE , Fagersta. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av kontraktsvillkor är inte bindande för CSN. Det är önskvärt att leverantören kan skicka e-faktura med Svefaktura som standardformat, då detta används inom statliga myndigheter. Betalning ska ske inom 30 dagar efter fakturadagen. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. 6.5 PRIS I det slutliga kontraktet kommer denna punkt att kompletteras med de verkliga priserna och villkoren för detta. 6.6 PRISJUSTERINGSKLAUSUL Kontrakterade priser ska vara fasta fram till och med 31 december CSN och leverantören har därefter möjlighet att indexjustera priserna högst en gång per tolv månader enligt följande. Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s arbetskostnadsindex SNI Januari 2008 = 100, kolumn S, (arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor, andra serviceföretag). Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för oktober månad närmast före aktuell prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Förändringens storlek ska redovisas av part och begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden, dock högst 4%.

20 20(22) Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas av part minst en månad före det månadsskifte som justeringen ska träda i kraft. Prisjusteringen ska därefter regleras genom tilläggskontrakt. Utöver möjligheten att indexjustera priserna får parterna uppta förhandling om eventuella prisjusteringar ifall villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet som kontraktet avser, avsevärt förändras till följd av ändrad lagstiftning eller statliga beslut. Det prisindex som refereras till vid eventuell prisjustering finns tillgängligt via Statistiska centralbyrån IMMATERIELLA RÄTTIGHETER Allt material som tagits fram eller skapats av leverantören i samband med uppdraget enligt kontraktet ska utgöra CSN:s egendom. 6.8 UPPSÄGNING ELLER HÄVNING Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta kontrakt, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat bristerna, äger motparten rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan. Om kontraktet hävts av CSN är leverantören skyldig att svara för CSN:s kostnader för täckningsköp under en period om högst sex månader efter det att kontraktet upphört att gälla. Täckningsköp kan påbörjas under varseltiden, om leverantören inte förmår leva upp till kontraktsvillkoren. Täckningsköp ska ske till skälig kostnad. CSN har också rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 13 kap 3 LOU. Leverantören ska genast upplysa CSN om den inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. I de fall det kommer till CSN:s kännedom att företrädare (ägare, styrelseledamöter, VD eller firmatecknare) för leverantören blivit återkommande restförd för skatteskuld, socialförsäkringsavgifter etcetera har CSN rätt att häva kontraktet. Parterna är överens om att CSN under kontraktsperioden kan komma att kontrollera att leverantören och dess företrädare har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter och avgifter. Motsvarande kontroll gäller även om leverantören är registrerad i ett annat land. 6.9 ARBETSGIVARANSVAR Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal ska anlitas för uppdraget. Samtliga tjänster ska utföras av personal som har utbildning och specialistkompetens som motsvarar de krav som respektive arbetsuppgift ställer. Leverantören tecknar under kontraktsperioden den ansvarsförsäkring som krävs. Leverantören är arbetsgivare och därmed ansvarig för att: gällande arbetsmarknadslagar och förordningar beaktas,

21 21(22) anställa, avlöna och säga upp personal, skatter och sociala avgifter betalas, skador som kan drabba personal och tredje man förebyggs. Leverantören ansvarar för skador som åsamkats CSN till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. Leverantören ansvarar också för eventuell skadeståndsskyldighet gentemot tredje man i samband med arbetets genomförande. Leverantören ansvarar för att villkoren ovan uppfylls även i de fall leverantören anlitar underleverantör för att utföra tjänsten 6.10 FÖRSÄKRING Leverantören ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar till betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets omfattning. På begäran av CSN ska leverantören visa upp kopia av gällande försäkringsbrev SEKRETESS Med sekretess avses förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (tystnadsplikt), genom att en handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Utan motpartens skriftliga medgivande får varken leverantören eller CSN till obehörig röja sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet. Inte heller i övrigt får leverantören eller CSN röja uppgifter som parterna genom detta avtal tagit del av för att fullgöra tjänsten eller i övrigt fått kunskap om på grund av detta avtal, såvida inte detta strider mot gällande lag. För CSN gäller sekretessen med de begränsningar som följer av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Respektive part ska informera berörd personal och anlitade underleverantörer om sekretessen och se till att den följs av dessa PERSONUPPGIFTER Personuppgifter som leverantören och anlitade underleverantörer får del av från CSN vid utförande av tjänsterna ska behandlas i enlighet med tillämpliga bestämmelser om persondataskydd. Leverantören är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som leverantören behandlar vid utförande av tjänsterna TYSTNADSPLIKT Leverantören ansvarar för att dennes personal blir informerad om och iakttar den tystnadsplikt som enligt reglerna i sekretesslagen gäller för anställda inom en myndighet ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till kontraktet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Byte av i anbudet namngivna underleverantörer ska för sin giltighet skriftligt godkännas av CSN.

22 22(22) Uppgifter om ägarbyten, namnbyten eller väsentliga förändringar i ledningen hos leverantören ska lämnas vid förändringar under kontraktsperioden ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt kontraktet utan CSN:s skriftliga godkännande. Kontraktet kan, vid företagsuppköp under kontraktsperioden, överlåtas till annan. Uppköpande part ska därvid ikläda sig samtliga åtaganden i det uppköpta kontraktet. Sådan överlåtelse ska godkännas skriftligt av CSN i ett särskilt tilläggskontrakt. En förutsättning för godkännande är att leverantörsbytet inte medför andra väsentliga ändringar av kontraktet och att grund för uteslutning enligt 13 kap. 1 eller 2 första stycket LOU inte föreligger samt att den nya leverantören även uppfyller de kvalificeringskrav som har ställts i den ursprungliga upphandlingen enligt 14 kap. 1-5 LOU. Byte av leverantör får även under samma förutsättningar ske till följd av annan företagsomstrukturering, sammanslagning, förvärv eller insolvens. Även i dessa fall ska leverantörsbytet godkännas av CSN FORCE MAJEURE Part är inte ansvarig för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetens åtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehåll i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller även om part själv är föremål eller vidtar sådana konfliktåtgärder TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av kontraktet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som parterna inte kan lösa genom förhandling ska avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Stefan Hall Avdelningschef