Anbudsbegäran. Rättsmedicinska transporter Åland

Anbudsbegäran Rättsmedicinska transporter Åland 2017 2017-01-11

ANBUDSBEGÄRAN GÄLLANDE: Rättsmedicinska transporter Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 1 1.1 Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition 1 1.2 Beskrivning av uppdraget 1 1.3 Upphandlingens värde 1 1.4 Leveransplatser 2 1.5 Annonsering 2 1.6 Upphandlande enhet 2 1.7 Kontaktperson under anbudstiden 2 1.8 Planerad tidplan för upphandlingen 2 2 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) 3 2.1 Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) 3 2.2 Uteslutning 3 2.3 Språk 3 2.4 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 3 2.5 Näringsrätt 3 3 KRAVSPECIFIKATION 4 3.1 Tillämplig lagstiftning 4 3.2 Försäkring 4 3.3 Beställning och leverans 4 3.4 Prisuppgifter 6 3.5 Betalningsvillkor 6 3.6 Accept 6 4 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD 7 4.1 Upphandlingsform 7 4.2 Inlämning av anbud 7 4.3 Formkrav på anbud 7 4.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 7 4.5 Delanbud 7 1(2)

4.6 Anbudsgivarens kontaktuppgifter 8 4.7 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan 8 4.8 Ersättning för anbud 8 4.9 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 8 4.10 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 8 4.11 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 8 4.12 Bedömning av anbud 9 4.13 Utvärdering av anbud 9 4.14 Accept 9 2(2)

1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fyra avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Krav på anbudsgivaren (leverantörskrav) 3. Kravspecifikation 4. Regler för upphandling Anbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Priser och utvärdering Jourtransporter Priser och utvärdering Transittransporter Avtal Jourtransporter Avtal Transittransporter Tystnadsplikt Säkerhetsutredning Säkerhetsöverenskommelse Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller en fullständig anbudsbegäran. 1.1.1 Transportadresser Avdelningen för patologi och rättsmedicin vid Åbo universitet på Kinakvarngatan 8 i Åbo nedan och i bilagor kallat ÅBO Ålands centralsjukhus, Bårhuset, Doktorsvägen 1, Mariehamn nedan och i bilagor kallat ÅCS 1.2 Beskrivning av uppdraget Leverantören åtar sig att tillhandahålla transporttjänster av avlidna under avtalsperioden. Två tjänster kommer att upphandlas. Dessa är Jourtransporter samt Transittransporter. Jourtransport är en transport mellan platsen där den avlidne påträffas till ÅCS alternativt till ÅBO. Transittransport är en transport mellan ÅCS och ÅBO eller mellan ÅBO och ÅCS. En leverantör kommer att väljas för Jourtransporter. En leverantör kommer att väljas för Transittransporter. Samma leverantör kan komma att väljas för båda typerna alternativt kommer en leverantör väljas för den ena transporttypen och en för den andra. Leverantören kan anlita underleverantörer för delar av uppdraget men är alltid själv ansvarig enligt avtalet. 1.3 Upphandlingens värde Det total uppskattade värdet är ca 240 000. Avtalstiden är till 01-03-2019 med möjlighet till ett (1) plus ett (1) års förlängning. Det uppskattade behovet kan komma att överstiga eller understiga de här angivna kvantiteterna. Statens ämbetsverk på Åland garanterar sålunda inga specifika kvantiteter, utan Leverantören åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår under uppdragstiden. 1(9)

1.4 Leveransplatser Enligt anvisningar från Ålands polismyndighet vid varje avrop. 1.5 Annonsering Upphandlingen har den 16.01.2017 annonserats på webbplatsen HILMA på adressen www.hankintailmoitukset.fi/sv/. Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering till Europeiska unionens officiella tidning (S-serien) samt databasen TED. Anbudsförfrågan inkl. bilagor finns att hämta elektroniskt på Statens ämbetsverk på Ålands webbplats: www.ambetsverket.ax efter att annonsen publicerats i TED. 1.6 Upphandlande enhet Statens ämbetsverk på Åland FO: 0282400-3 PB 58, 22 101 Mariehamn, Åland, Finland. 1.7 Kontaktperson under anbudstiden Namn: Rainer Åkerblom E-post: rainer.akerblom@ambetsverket.fi 1.8 Planerad tidplan för upphandlingen 2016-2017 Aktivitet 18.01.2017 Annonsering av upphandlingen 9.3.2017 kl 15:00 Sista dag att ställa frågor 16.3.2017 kl 15:00 Sista dag för svar 28.3.2017 kl 15:00 Sista dag att lämna anbud Vecka 14 Vecka 17 Vecka 18 Vecka 19 Utvärdering Tilldelningsbesked Avtalstecknande Start av kontrakt 2(9)

2 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) Nedan finns ESPD dokumentet förklarat samt de kvalifikationskrav som inte framgår i ESPD. Komplett ESPD dokumentet skall bifogas anbudet. 2.1 Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet är en försäkran från anbudsgivaren på att inget skäl för uteslutning från offentlig upphandling föreligger samt att kvalifikationskraven för att delta i upphandlingen är uppfyllda. Statens ämbetsverk på Åland kommer att begära in verifikat och intyg som bestyrker anbudsgivarens försäkran enbart av den vinnande anbudsgivaren. Detta kommer att ske före beslutet om tilldelning sker. En anbudsgivare som inte kan leverera intygen till Statens ämbetsverk på Åland inom utsatt tid kommer att uteslutas. ESPD ska även inlämnas för eventuella underleverantörer. 2.1.1 Instruktion för ifyllnad av ESPD elektroniskt Steg 1: Följ länken: https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=sv Steg 2: Ange: Jag är en ekonomisk aktör. Steg 3: Ange: Importera ett upphandlingsdokument. Steg 4: Ladda upp Rättsmedtp-espd-request.xml. Steg 5: Följ anvisningar i ESPD dokumentet. 2.2 Uteslutning Den upphandlande enheten kan utesluta en anbudsgivare ur upphandlingen som inte uppfyller de i anbudsbegäran och dess bilagor framställda skall och kvalifikationskrav. 2.3 Språk I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt skall leverantören och leverantörens personal utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsbegäran på svenska. 2.4 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör, skall anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 2.5 Näringsrätt Den leverantör som erhåller upphandlingen skall senast när upphandlingsavtalet ingås inneha en rätt att bedriva näring i landskapet Åland, se 4 landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. 3(9)

3 Kravspecifikation 3.1 Tillämplig lagstiftning Vid utförande av uppdraget skall Leverantören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter. 3.2 Försäkring Ifall Leverantören erhåller upphandlingen skall denne senast när upphandlingsavtalet ingås ha tecknat en tillräcklig försäkring för de risker och det skadeståndsansvar som fullgörandet av uppdraget medför (ansvarsförsäkring). Försäkringsbeloppet skall vara minst 100 000. 3.3 Beställning och leverans 3.3.1 Beställning Beställning enligt detta ramavtal skall endast göras av Ålands polismyndighet. 3.3.2 Leverans Leverantören av transporttjänsten skall under alla veckodagar och alla tider på dygnet, årets alla dagar tillhandahålla en begravningsbil och två utförare av transporten (förare och assistent) så att de alla kan anlända till den angivna upphämtningsplatsen inom nedan meddelade inställelsetider. Om leverantören, utan assistent, med hjälp av teknisk utrustning klarar att utföra uppdraget enligt samtliga de i anbudsbegäran och dess bilagor framställda skall- och kvalifikationskraven utan assistent kan en sådan lösning godkännas. Tiden för jour ifråga om jourtransporter är 24 timmar i dygnet under sju (7) dagar i veckan årets alla dagar. 3.3.3 Inställelsetider 3.3.3.1 Jourtransporter Inställelsetider avseende beställningar gjorda vardagar (måndag - fredag) kl. 08.01-17.00 Fasta Åland och avgångshamn: 80 minuter Inställelsetider övriga tider (vardagar kl. 17.01-08.00 samt under helger) Fasta Åland och avgångshamn: 100 minuter 3.3.3.2 Transittransporter Transittransporter beställs senast en arbetsdag innan aktuell transport skall genomföras. Ovanstående inställelsetider är maximala. 3.3.4 Bil som används för liktransporter För liktransporter kan enbart användas bil som uppfyller förutsättningarna i lag och förordning enligt nedan. Transport av avliden är tillåten enbart med fordon som är avsett för ändamålet (Hälsoskyddsförordning 16.12.1994/1280, 41 ). Fordonet skall uppfylla de förutsättningar som stadgas i förordning gällande fordons konstruktion och utrustning (1256/1992) 18. Fordonet skall dessutom uppfylla följande krav: 4(9)

Transportutrymmet bör till sin konstruktion eller drapering vara sådant, att man inte utifrån har möjlighet att se in i transportutrymmet. 3.3.5 Förfaringssätt Förflyttning av en avliden från händelseplatsen utförs enligt polisens anvisningar. Polisen deltar inte på något sätt i förflyttningen eller transporten av avlidna utan transporten skall i sin helhet skötas utan polisens hjälp. Klädseln skall vara mörk. Företagslogotyper eller motsvarande skall inte synas under transporten. I samband med transporter i denna upphandling skall det inte utövas någon form av reklam eller försäljningsarbete. 3.3.6 Krav på personal Leverantören av transporttjänsten skall ha minst ett års erfarenhet av liktransporter eller av andra uppgifter som innefattar hantering av avlidna. I transporterna kan enbart delta personer som på förhand har godkänts av polismyndigheten. En säkerhetsutredning i enlighet med lagen om säkerhetsutredning (19/9 2014/726) kommer att företas. Leverantören skall innan avtalet träder i kraft uppge för polismyndigheten de personer som deltar i liktransporterna. För transportpersonalen begärs begränsad säkerhetsutredning av Skyddspolisen. Polisenheten kan med anledning av utförd säkerhetsutredning eller av andra orsaker låta bli att godkänna personer. Polisenheten kan även under avtalsperioden återkalla godkännandet av en person. Transport av avlidna kan utföras enbart av personer som på förhand är godkända av polisenheten och för vilka en säkerhetsutredning har utförts. Även personalomsättning som sker under avtalsperioden berörs av leverantörens anmälningsskyldighet och godkännandeprocess. Varje person som deltar i utförandet av transporten skall under transporten medha körkort eller annat identitetskort som är försett med fotografi för att polisen skall kunna identifiera personen. Förflyttningen av de avlidna till och från transportfordonet samt transporterna bör utföras utan att väcka onödig uppmärksamhet och genom att iaktta ett yrkesmässigt transportsätt. Förflyttning av avliden från händelseplats (jourtransport) utan att förstöra spår kräver yrkeskunskap av leverantörens personal och innan förflyttning bör tillstånd och anvisningar för förflyttning av avliden alltid erhållas av polisen i varje enskilt fall. Transportpersonalen skall ha goda kunskaper i svenska. 3.3.7 Sekretess och tystnadsplikt Alla godkända personer skall innan verksamheten inleds skriftligt förbinda sig till tystnadsplikten enligt bilaga 5 och säkerhetsutredningen enligt bilaga 6. Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantören tar del av i samband med uppdraget (bilaga 7 sekretessöverenskommelse), vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig 5(9)

även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt skriftligt tillstånd från Statens ämbetsverk på Åland och/eller Ålands polismyndighet. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört. 3.3.8 Journummer och kontaktinformation Leverantören skall tillhandahålla ett jourtelefonnummer där transportbeställning kan bokas dygnet runt alla årets dagar. Telefonsamtal skall besvaras utan dröjsmål. Som dröjsmål räknas samtal som inte besvaras inom tio (10) signaler. För dröjsmål med att besvara samtal utöver de signaler som detta avtal stipulerar utgår ett vite om 50 per förseelse. Om förseelsen upprepas fler gånger än fem (5) gånger per kalenderår anses detta vara skäl för hävning av detta avtal. Inställningstiden börjar löpa från det ögonblick då polismyndigheten får kontakt med leverantören via deras jourtelefon nämnd ovan. 3.4 Prisuppgifter Samtliga priser skall offereras i Euro exklusive mervärdesskatt. 3.5 Betalningsvillkor 3.5.1.1 Betalningsvillkor Betalning erläggs inom 21 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt. Varken fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma. 3.5.1.2 Faktureringsvillkor Fakturering sker månadsvis per kalendermånad. Transporterna skall specificeras. Fakturan bör uppfylla de krav på fakturainnehåll som ställs i mervärdesskattelagen (FFS 1501/1993), 209b. 3.6 Accept Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren enligt bilagorna 3 och 4 för respektive transporttjänst och samtliga skall-krav. 6(9)

4 Regler för upphandling och anbud 4.1 Upphandlingsform Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 209 000. Finlands lag om offentlig upphandling (FFS 1397/2016) tillämpas på denna upphandling. Mervärdet av upphandlingen avser tjänster, varför denna upphandling genomförs som en tjänsteupphandling. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 4.2 Inlämning av anbud Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den 28.03.2017 finsk tid kl. 15.00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska sändas i sluten försändelse till Statens ämbetsverk på Åland, PB 58, 22 101 Mariehamn, Åland, Finland. Försändelsen skall märkas med texten Anbud Rättsmedicinska transporter Åland 2017. Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst 90 dagar efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut. Anbudshandlingar lämnas på anbudsgivarens ansvar. 4.3 Formkrav på anbud På anbud ställs följande formkrav: Anbudet skall lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbudets språk skall vara svenska (inklusive alla bilagor). Ifyllnad av Svarsbilagor etc.: Bifogade svarsbilaga skall användas för att besvara anbudsbegäran. Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) skall ifyllas och bifogas anbudet. Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Förekommer i denna anbudsbegäran och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i anbudsbegäran före bilagorna. Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudgivare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning. 4.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. Om ett alternativt anbud antas svarar anbudsgivaren för alla kostnader som uppstår vid avvikelse från anbudsbegäran. 4.5 Delanbud Delanbud accepteras inte i denna upphandling. 7(9)

4.6 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter ska anges i anbudet. Firma: FO nr.: Kontaktperson: Telefon: E-post: 4.7 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, se kapitel 1.7. För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: http://www.ambetsverket.ax Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i anbudsbegäran som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av anbudsbegäran ska ställas i god tid och bör ställas minst 10 dagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 7 dagar före sista anbudsdag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande myndigheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande myndigheten och anbudsgivare. 4.8 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 4.9 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per post i enlighet med leverantörens uppgifter i anbudet. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen. 4.10 Avslutad upphandling och tecknande av avtal Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 21 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om anbudsgivarna delges per post utökas väntetiden med ytterligare sju (7) dagar. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. 4.11 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i Finlands lag (621/1999) om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i 8(9)

förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. 4.12 Bedömning av anbud Anbudsutvärderingen sker i två steg: 1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, samt kontroll av eventuell grund för uteslutning. 2. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "skall-krav" uppfyllts. En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg. 4.13 Utvärdering av anbud Anbudet med lägsta kostnad/pris kommer att antas (Bilaga 1 och 2). Utvärdering enligt lägst pris har valts för att tillräckliga kvalitetskrav har ställts som skall-krav i denna anbudsbegäran och dess bilagor. Om två eller flera anbud med exakt samma pris inkommer kommer lottning att ske. 4.14 Accept Anbudsgivaren skall acceptera avtalsvillkoren och samtliga i detta dokument angivna skall-krav samt lämna fullständigt ifyllda prisbilagor. Utöver det ska även en fullständigt ifylld ESPD blankett lämnas till anbudet. Accepteras samtliga villkoren och skall-krav? Anbudsgivaren anger och intygar Accepteras/Uppfylls samtliga avtalsvillkor och skall-krav. Ja Nej ESPD blankett ifylld bifogat anbudet. Ja Nej Kommentar: Intyg lämnas på begäran för att bevisa krav uppfyllnad. 9(9)