ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV INTERN KONTROLL Bngt Sbring Juni 2003 Sida: 1
INNEHÅLL SAMMANFATTNING... 3 INLEDNING... 4 UPPDRAG... 4 SYFTE OCH METOD... 4 BAKGRUND... 4 Intrn Kontroll... 5 Rvision av Intrn kontroll... 5 KS STYRNING AV DEN INTERNA KONTROLLEN... 6 ENKÄT...6 ENKÄTSVAR... 6 KOMMENTARER... 6 NÄMNDERNAS OCH BOLAGENS STYRNING AV DET INTERNA KONTROLLARBETET... 7 ENKÄT...7 ENKÄTSVAR... 7 ÖVRIGA KOMMENTARER FRÅN NÄMNDERNA... 8 KOMMENTARER... 8 SAMMANFATTANDE KOMMENTARER... 9 Bngt Sbring Juni 2003 Sida: 2
Sammanfattning Ernst & Young har av d förtrondvalda rvisorrna och lkmannarvisorrna i kommunns bolag fått i uppdrag att granska dn intrna kontrolln i kommunn. Syftt är att s vilkn intrn kontroll som finns och vilkn uppföljning av dn intrna kontrolln som görs. Dnna rapport tar upp rsultatt från d två första stgn, av tr, i granskningn av dn intrna kontrolln. Stgn är 1. Hur styr kommunstyrlsn (KS) nämndrnas och bolagns intrna kontrollarbt? 2. Nämndrnas och bolagns intrna kontrollarbt. Kartläggning har gjorts gnom nkät. Eftr gnomförd granskning konstatrar rvisionn att: KS har idag stora bristr i kontrolln av hur nämndr och bolag skötr dn intrna kontrolln. Ingn ldning gs idag för nämndrna hur intrnkontrollarbtt ska skötas då ingt rglmnt är utfärdat. Ett rglmnt för dn intrna kontrolln har varit undr framtagand undr d sista årn, utan att ha kommit till bslut. KS frågar int hllr ftr någon rdovisning av hur nämndrna och bolagn skötr sin intrna kontroll. Dtta btydr att dn rfordrliga kontroll/uppföljning av nämndrnas vrksamht som åliggr KS int uppfylls på dnna punkt. Dt är positivt att tt förslag till intrnkontrollrglmnt är framtagt och på väg att bhandlas av KS. Dt är anglägt att tt bslut härom kan sk så snart som möjligt, då dtta visat sig vara avgörand för nämndrnas sätt att organisra och strukturra sitt intrnkontrollarbt. Av nkätsvarn rörand styrningn av intrnkontrollarbtt på nämnds/bolagsnivå framgår att dnna är i dt närmast obfintlig. Dt finns inga antagna riktlinjr för intrnkontrollarbtt och ndast n nämnd har antagit n intrnkontrollplan. Bngt Sbring Juni 2003 Sida: 3
Inldning Uppdrag Ernst & Young har av d förtrondvalda rvisorrna och lkmannarvisorrna i kommunns bolag fått i uppdrag att granska dn intrna kontrolln i kommunn. Syft och mtod Syftt är att undr år 2003 ägna särskild uppmärksamht åt dn intrna kontrolln, för att s vilkn intrn kontroll som finns och vilkn uppföljning av dn intrna kontrolln som görs. Granskningn gnomförs i tr stg: 1. Övrgripand. Hur styr kommunstyrlsn (KS) nämndrnas och bolagns intrna kontrollarbt? 2. Nämndrnas och bolagns intrna kontrollarbt. Kartläggning gnom nkät. 3. Vrifirand granskning/-ar på nämndrnas/bolagns intrna kontroll. Dnna rapport rdogör för stg 1 och 2 ovan. Bakgrund Kommunstyrlsns och nämndrnas ansvar när dt gällr dn intrna kontrolln finns rglrat i kommunallagn. Ävn rvisionns ansvar finns rglrat här. Kommunallagn ------------ 6 kap. Styrlsn och övriga nämndr 1 Styrlsn skall lda och samordna förvaltningn av kommunns llr landstingts anglägnhtr och ha uppsikt övr övriga nämndrs vrksamht. Styrlsn skall också ha uppsikt övr kommunal vrksamht som bdrivs i sådana förtag som avss i 3 kap. 17 och 18 och sådana kommunalförbund som kommunn llr landstingt är mdlm i. Lag (1997:550). ------------- ------------- 7 Nämndrna skall var och n inom sitt områd s till att vrksamhtn bdrivs i nlight md d mål och riktlinjr som fullmäktig har bstämt samt d förskriftr som gällr för vrksamhtn. D skall också s till att dn intrna kontrolln är tillräcklig samt att vrksamhtn bdrivs på tt i övrigt tillfrdsställand sätt. Dtsamma gällr när vårdn av n kommunal anglägnht md stöd av 3 kap. 16 har lämnats övr till någon annan. Lag (1999:621). ---------- Bngt Sbring Juni 2003 Sida: 4
---------- 9 kap Rvision Rvisorrnas uppgiftr 9 Rvisorrna granskar årlign i dn omfattning som följr av god rvisionssd all vrksamht som bdrivs inom nämndrnas vrksamhtsområdn. D granskar på samma sätt, gnom d rvisorr llr lkmannarvisorr som utstts i förtag nligt 3 kap. 17 och 18, ävn vrksamhtn i d förtagn. Rvisorrna prövar om vrksamhtn sköts på tt ändamålsnligt och från konomisk synpunkt tillfrdsställand sätt, om räknskaprna är rättvisand och om dn intrna kontrolln som görs inom nämndrna är tillräcklig. Författarns anmärkning md ftstil Kommunstyrlsn har tt störr ansvar då d ska utforma riktlinjr och anvisningar för hur dt intrna kontrollarbtt ska bdrivas i kommunn. Dtta brukar sk gnom tt s.k. intrn kontrollrglmnt som antas av kommunfullmäktig Intrn Kontroll Nämndrna/bolagn skall gnom intrn kontroll säkrställa måluppfyllls konomisk och ffktiv rsursanvändning adkvat kontroll av riskrna i vrksamhtn tillförlitlig och riktig konomisk och övrig information för ldningn ftrlvnad av lagar och förskriftr samt stratgir, planr, intrna instruktionr och rutinr. Dn intrna kontrolln ska vara n dl av organisationns styrsystm och kan indlas i budgt- och vrksamhtsuppföljand kontroll och säkrhtssyftand kontroll. Dn förra syftar till att främja ffktivitt och att rsursrna disponras för uppställda mål; styrning av vrksamht och konomi. Dn snar syftar till att trygga tillgångar och förhindra att kommunn drabbas av xtra kostnadr pga. avsiktliga llr oavsiktliga fl, dvs. säkrställand av n rättvisand rdovisning. Rvision av Intrn kontroll Rvision av dn intrna kontrolln kan sägas utgöra dn fjärd dimnsionn i dn kommunala rvisionn, där d övriga tr är ändamålsnlight, konomi och räknskapr (9 kap 9 2 st KL). Rvisionlla insatsr när dt gällr dn intrna kontrolln har nästan utslutand varit inriktat på att s om dn konomiska hantringns riskr har uppmärksammats och hantrats på tt förbyggand sätt. Ju mr d rvisionlla insatsrna innhållr förvaltningsprspktiv, dvs. är inriktad på styrsystm och uppfyllls av bslutad vrksamhtsmål, dsto mr bör rvision av dn intrna kontrolln ävn innhålla dssa dlar. Att bdöma kvalittn i kommunns riskhantring och intrna kontroll är grundläggand för rvisorrna. Ur God rvisionssd i kommunal vrksamht 2002: Bngt Sbring Juni 2003 Sida: 5
Prövningn av om dn intrna kontrolln är tillräcklig är grundläggand och ingår i varirand omfattning - i alla granskningsinsatsr. Här ingår båd uppbyggnad av systm och rutinr för ldning, styrning, uppföljning och kontroll, liksom att säkrställa att rutinrna tillämpas på avstt sätt. För att kunna göra dn slutliga rvisionlla bdömningn fordras ävn tt ställningstagand till om och hur uppdragt fullgjorts och vrksamhtns rsultat i förhålland till mål, riktlinjr och förskriftr. Rvisionn av dn intrna kontrolln omfattar båd nämndr och bolag, i dt fall d av KF valda lkmannarvisorrna är samordnad md dn övriga kommunala rvisionn, vilkt är fallt s kommun. Rvisionn bör dock, ävn när dt gällr granskning av dn intrna kontrolln vara samordnad md bolagns valda rvisorrs arbt. KS styrning av dn intrna kontrolln Enkät Rvisionn har i tt brv till Kommunstyrlsn frågat ftr KS s uppföljning av dn intrna kontrolln i kommunn. Frågorna åtrgs ndan. Har kommunstyrlsn bslutat om allmänna riktlinjr för dn intrna kontrolln inom Åstorps kommun? Är ansvart och kravn för dn intrna kontrolln fastställda i dssa riktlinjr? Omfattar riktlinjrna kontroll av båd rdovisnings- och vrksamhtsuppföljand natur, och av båd kommunala vrksamhtr och kommunala bolag? Ställs krav på av nämndrna årligt bslutad intrn kontrollplanr? Hur utövar KS uppföljning av hur dn intrna kontrolln sköts i nämndr och bolag? Gör KS n rglbundn utvärdring och bdömning av hur dn intrna kontrolln fungrar i kommunn? Enkätsvar I svar från kommunchfn till rvisionn uppgs att dt för närvarand int finns några fastställda rglr för dn intrna kontrolln. Dt finns därmot attst- och utanordningsrglmnt antagt 1994 och som finns intagt i konomihandbokn. Ett förslag till rglmnt var upp i Fullmäktig år 2000, mn antogs aldrig. Förslagt har sdan blivit liggand. Ett förnyat förslag har varit upp i kommunstyrlsns arbtsutskott (KSau) och förväntas komma upp till bslut på KS i juni. Något strukturrat uppföljningsarbt av hur dt intrna kontrollarbtt fungrar i kommunn har kommunstyrlsn int. Kommntarr KS har idag stora bristr i kontrolln av hur nämndr och bolag skötr dn intrna kontrolln. Ingn ldning gs idag för nämndrna hur intrnkontrollarbtt ska skötas då ingt rglmnt är utfärdat. Ett rglmnt för dn intrna kontrolln har varit undr framtagand undr d sista årn, utan att ha kommit till bslut. Bngt Sbring Juni 2003 Sida: 6
KS frågar int ftr någon rdovisning av hur nämndrna och bolagn skötr sin intrna kontroll. Dtta btydr att dn rfordrliga kontroll/uppföljning av nämndrnas vrksamht som åliggr KS int uppfylls på dnna punkt. Dt är positivt att tt förslag till intrnkontrollrglmnt är framtagt och på väg att bhandlas av KS. Dt är anglägt att tt bslut härom kan sk så snart som möjligt, då dtta visat sig vara avgörand för nämndrnas sätt att organisra och strukturra sitt intrnkontrollarbt (s ndan). Nämndrnas och bolagns styrning av dt intrna kontrollarbtt Enkät Alla nämndr och bolag har i tt brv från rvisionn fått frågor om dn intrna kontrolln: Har nämndn/bolagt antagit principr/riktlinjr för hur dn intrna kontrolln ska bdrivas inom nämndns/bolagts ansvarsområd? Omfattar riktlinjrna kontroll av båd rdovisnings- och vrksamhtsuppföljand (administrativ) natur? Bifoga matrial. Finns n organisation för hur dt intrna kontrollarbtt ska bdrivas? På vm och på vilkn nivå liggr ansvart för dn intrna kontrolln? Har nämndn/bolagt n intrn kontrollplan som rglbundt rvidras? Framgår dt av plann: - vad som ska granskas? - mtodik för granskningn? - vm som är ansvarig för granskningn? - när granskningn ska vara färdig? - hur rsultat av granskningn ska rdovisas? Bifoga plann. Är plann gjord utifrån n bdömning av väsntlight och risk, och har dnna bdömning dokumntrats? Bifoga matrial. Har nämndn/bolagt utfört d kontrollr/granskningar som förskrivs i dn intrna kontrollplann? Rdovisa vad som gjorts undr 2002 och vad som planras undr 2003. Bifoga matrial. Har rsultatt av d intrna kontrollrna/granskningarna rdovisats för nämndn/styrlsn? Md vilkn frkvns? Bifoga rapportr. Har dn intrna kontrolln rapportrats för kommunstyrlsn? Md vilkn frkvns? Bifoga rapportr. Har d intrna kontrollrna föranltt åtgärdr från nämndns/styrlsns sida, t.x. ändrad procssr, rutinr? Rdovisa på vilkt sätt. Enkätsvar Ndan följr n rdovisning av svarn på frågorna om dt finns riktlinjr och om dt finns kontrollplan. Övriga frågor blir j rlvanta ftr följand rsultat. Bngt Sbring Juni 2003 Sida: 7
Intrn kontroll - nämndr o bolag Riktlinjr Kontrollplan finns finns j finns finns j Byggnadsnämndn x x Barn- och utbildningsnämndn x x Kultur- och fritidsnämndn x x Miljönämndn x x Vård- och omsorgsnämndn x x Socialnämndn x x Styrlsn för Björnkulla fastights AB x x Styrlsn för AB Kvidingbyggn x x Styrlsn för Björnkulla Bostads AB x x Styrlsn för Björnkulla IT AB x x Övriga kommntarr från nämndrna I flra av svarn från nämndrna, sägs att man inväntar tt kommand övrgripand rglmnt för dn intrna kontrolln, och först därftr kommr att ta fram riktlinjr för dn intrna kontrolln på nämndn. Nämndrna har int planr för hur dt intrna kontrollarbtt ska bdrivas. Undantagt är K&F som har tagit fram n intrnkontrollplan. Några av nämndrna påpkar att dt int finns bhov av sådana planr, bl.a. byggnadsnämndn och miljönämndn. I svart från bolagn framkommr att intrnkontrollplanr int finns mn att kontrollr gnomförs av d auktorisrad rvisorrna. Dt påpkas ävn att frånvaron av principr/riktlinjr för dn intrna kontrolln int innbär att intrn kontroll int förkommr. Som xmpl på intrn kontroll framhålls bl.a. förkomst av attstförtckningar och dlgationsordningar, invntariförtckningar, riktlinjr för kontanthantring, ffktmål. Vidar görs stickprovskontrollr, budgtuppföljningar, årsrdogörlsr, uppföljningar av inriktningsmål, rdovisning av dlgationsbslut och rapportringar för nämndn. Kommntarr Dt finns olika formr av intrnkontroll på d olika förvaltningarna. En bdömning av omfattning och kvalitt fordrar dock n vrifirand granskning på förvaltningsnivå. Av nkätsvarn rörand styrningn av intrnkontrollarbtt på nämnds/bolagsnivå visar dock att dnna är i dt närmast obfintlig. Dt finns inga antagna riktlinjr för intrnkontrollarbtt och ndast n nämnd har antagit n intrnkontrollplan. Dt kan, prcis som vissa av d svarand gör, hävdas att vrksamhtn och antalt anställda är av dn omfattningn att inga riktlinjr llr planr bhövs. Nämndn bör dock visa dtta gnom n dokumntrad risk- och väsntlightsbdömning, som gör dt möjligt för KS att bdöma om dn intrna kontrolln på dssa nämndr/bolag är tillräcklig. Bngt Sbring Juni 2003 Sida: 8