DALS-EDS KOMMUN Fokusnämnden Sammanträdesprotokoll 2009-11-11 Plats och tid Kommunkontoret, kl 08.30 11.00 Beslutande Britta Carlén (c), ordförande Kerstin Johansson (c) Larsinge Fahlén (s) Therese Olsson(s) Kenneth Bergslätt (m) Tommy Olsson (kd) Övriga närvarande Lars Bennersten, förvaltningschef Karin Strutz förvaltningsekonom 90-93 Ann-Catrin Ottosson, sekreterare Justerande Britta Carlén, Larsinge Fahlén Plats och tid Kommunkontoret den 18 november 2009 för justering Paragrafer 86-96 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande ANSLAGSBEVIS Fokusnämndens prot är justerat Tillkännages genom anslag. Sammanträde: 2009-11-11 Anslaget sätts upp: 2009-11-19 Anslaget tas ned: 2009-12-10 Underskrift
86 Kulturskolans stipendium 2009, Dnr 2009-000106 Kulturskolans stipendium 2009 ska delas ut. Vid ansökningstidens utgång har 2 ansökningar inkommit. Stipendiet är på 5000 kronor Kulturskolans stipendium 2009 tilldelas Elin Johansson. Stipendiaten Rektor Kulturskolan 2(13)
87 Skrivelse från föräldrar till barn födda 2003 angående antal klasser år 1, Dnr 2009-000099 Skrivelse ställd till ledamöter i FOKUSnämnden har kommit in från föräldrar till barn födda 2003: Vid föräldramötet för förskoleklasserna (barn födda 2003) informerade Lena Bernhardsson om att Fokusnämnden planerar för att det höstterminen 2010 kommer att bli två stycken första klasser. Med nuvarande elevantal i förskolan skulle detta resultera i 27 elever per klass. Besparingen/år motsvarar 40% av en heltidstjänst. En överväldigande majoritet av föräldrarna var via handuppräckning eniga om att detta måste vi protestera emot. Undertecknade föräldrar utsågs att skriva ett brev till de beslutande politikerna. Vi föräldrar anser: - att det på sikt blir ännu större klasser eftersom inflyttning inte är ovanligt - att stora klasser leder till att det blir stökigt och bråkigt vilket motverkar goda pedagogiska resultat - att färre vuxna/elev leder till tidigare utslagning och ökad mobbing, vilket på sikt driver upp kostnaderna för kommunen, dvs detta är ingen besparing i långa loppet utan precis tvärtom - att besparingen i sig själv är orimligt liten i proportion till dess konsekvenser - att större klasser fungerar som negativ reklam för kommunen som önskar att resursstarka familjer flyttar hit - att det tillskott på 3 miljoner som tillförts kommunen borde bl a användas till att bibehålla klassernas storlek till färre än 25 elever/klass som tidigare varit en inriktning för kommunen Därför önskar vi att politikerna omprövar sin politik och ger ekonomiska ramar till Snörrumskolan så att det kan bildas 3 skolklasser för åk 1 höstterminen 2010. FOKUS-nämndens arbetsutskott 2009-10-28, 75 Besvara skrivelsen enligt följande: FOKUS-nämnden får sin ram från Kommunfullmäktige utifrån den demografiska bilden för barn och elever 1 19 år. Inom FOKUS finns modeller för att fördela resurserna utifrån antalet barn och elever i nämndens olika verksamheter, så kallad elev- och barnomsorgspeng. Avstämningar 3(13)
Forts 87 sker 2 gånger per år (februari och september). Det är sedan rektor som utifrån den givna ramen organiserar verksamheten. Under budgetarbetet görs en preliminär organisation som visar hur resurserna kan användas. Dals-Eds kommun, och således även FOKUSnämnden lever i en ansträngd ekonomisk vardag. Det är viktigt att alla verksamheter håller de givna ekonomiska ramarna och att resurserna används på ett för alla barn och elevers bästa. En övergång till en två-parallellig verksamhet ger organisationen möjligheter till ett flexiblare användande av resurser. Therese Olsson (s) anmäler jäv och deltar inte i beslutet. Föräldrar Rektor Snörrumskolan KS för kännedom 4(13)
88 Sammanträdestider 2010, Dnr 2009-000100 Förslag till Sammanträdestider 2010 för FOKUS-nämnden, arbetsutskottet och MBL 19 och 11 har tagits fram. FOKUS-nämndens arbetsutskott 2009-10-28, 76 Godkänna sammanträdestider 2010 för FOKUS-nämnden, dess arbetsutskott och MBL 19 och 11. Ledamöter FOKUS-nämnden Enhetschefer KS 5(13)
89 Digitalisering av Svea Bio, Dnr 2009-000101 I framtiden kommer digitalisering att vara en förutsättning för de biografer som ska leva kvar. Det finns redan idag ett stort antal biografer som har infört denna teknik och kan köra digitala filmkopior vid sidan av de vanliga 35 mm-filmerna. I vår grannkommun har Odéon-biografen i Bengtsfors goda erfarenheter av tekniken och har kunnat utveckla verksamheten så att man kan bjuda publiken på opera- och teaterföreställningar från när och fjärran. Efter många, långa diskussioner har filmvärlden bestämt sig för en gemensam standard på tekniken, den s k 2Kstandarden. Svenska filminstitutet har nu avsatt pengar för ett projekt med syfte att digitalisera 20 biografer i Sverige samt att stimulera digital biografdistribution av svensk film och utländsk kvalitetsfilm. Samtliga biografer har möjlighet att ansöka om att bli en av de 20 utvalda biograferna. De biografer som väljs ut får stöd med 60 % av kostnaden för digitalisering. Totalkostnaden beräknas till ca 700 000 kr. Utvecklingen mot digitalisering har tagit fart i Sverige. Experterna i filmbranschen tror att det redan om några år kommer att bli svårigheter för de biografer som inte har den nya tekniken. Jag har själv erfarenheter av att filmer som vi önskat visa på Svea Bio enbart funnits som digitala kopior. Om vi ska ha en biograf i Dals-Ed i framtiden kommer det alltså att bli nödvändigt att satsa pengar på att digitalisera biografen. Det kommer inte att finnas möjligheter att få stora statliga stöd för alla biografer. Ett deltagande i det aktuella projektet skulle innebära dels att kommunens biograf inte kommer på efterkälken och dels att 60 % av kostnaden skulle erhållas i bidrag. Kommunens satsning skulle bli ca 280 000 kr istället för 700 000 kr. Sista ansökningsdag är 15 november. Tjänsteskrivelse Fritids-kulturchefen 2009-10-16 FOKUS-nämndens arbetsutskott 2009-10-28, 77 Fokusnämnden beslutar att godkänna att Svea Bio, Ed ansöker om att delta som en av de 20 biograferna i Svenska filminstitutets digitalprojekt. Fritids-kulturchefen 6(13)
90 Internkontrollplan Fokusnämnden 2009, Dnr 2008-000110 Dals-Eds kommun har antagit reglemente för internkontroll. Reglementet syftar till att nämnder och styrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Bl a ska med rimlig grad av säkerhet säkerställas att lagar, föreskrifter och riktlinjer efterlevs, att rapportering om finanser och verksamhet är tillförlitlig samt att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs. Internkontroll är primärt ett verktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningen. Syftet är att både säkra en effektiv förvaltning och att undvika allvarliga fel. Den interna kontrollen är tvådelad, en redovisningskontroll och en administrativ kontroll. Redovisningskontroller syftar till att skapa säkerhet i system och rutiner samt att ge rättvisande räkenskaper. Administrativa kontroller syftar till att säkerställa effektiv organisation och förvaltning. Fokusnämnden upprättar årligen inför kommande verksamhetsår en plan för uppföljning av verksamheten internkontroll. När det gäller ekonomi, volym och kvalitet är planen detaljerat med olika typer av redovisning och mätningar löpande över året. I övrigt sker fortlöpande uppföljningar och/eller kontroller som i huvudsak redovisas i samband med bokslutet. 2009 års interkontroll vad gäller ekonomi, volym och kvalitet har i huvudsak följts fullt ut. Två punkter återstår; framtagande av gymnasieelevers resultat vid skolgång i andra kommuner samt faktisk mätning inom förskola och fritidshem. Mätningen kommer att genomföras i slutet av oktober eller början av november. Övrig uppföljning/kontroller sker löpande eller har genomförts. Det återstår dock att ta fram rutiner för kontroll av bensinförbrukning samt mätarställning fordon. Rutinerna vid användande av mobiltelefoner och privatsamtal måste ses över utifrån nya avtalet. En grundstruktur för kommunens interna kontrollarbete har tagits fram. Utifrån denna samt uppföljning av 2009 års interplan, kommer en intern kontrollplan 2010 Fokusnämnden att tas fram. FOKUS-nämndens arbetsutskott 2009-10-28 78 Godkänna föreliggande plan för interkontroll 2009 Fokusnämnden och överlämna den till Kommunstyrelsen Förvaltningsekonom, Ekonomichef, Kommunstyrelsen 7(13)
91 Plan för uppföljning av verksamheten 2010 - intern kontroll, Dnr 2009-000103 Dals-Eds kommun har antagit reglemente för internkontroll. Reglementet syftar till att nämnder och styrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Bl a ska med rimlig grad av säkerhet säkerställas att lagar, föreskrifter och riktlinjer efterlevs, att rapportering om finanser och verksamhet är tillförlitlig samt att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs. Internkontroll är primärt ett verktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningen. Syftet är att både säkra en effektiv förvaltning och att undvika allvarliga fel. Den interna kontrollen är tvådelad, en redovisningskontroll och en administrativ kontroll. Redovisningskontroller syftar till att skapa säkerhet i system och rutiner samt att ge rättvisande räkenskaper. Administrativa kontroller syftar till att säkerställa effektiv organisation och förvaltning. Fokusnämnden upprättar årligen inför kommande verksamhetsår en plan för uppföljning av verksamheten internkontroll. När det gäller ekonomi, volym och kvalitet är planen detaljerat med olika typer av redovisning och mätningar löpande över året. I övrigt sker fortlöpande uppföljningar och/eller kontroller som i huvudsak redovisas i samband med bokslutet. 2009 års interkontroll vad gäller ekonomi, volym och kvalitet har i huvudsak följts fullt ut. Två punkter återstår; framtagande av gymnasieelevers resultat vid skolgång i andra kommuner samt faktisk mätning inom förskola och fritidshem. Mätningen kommer att genomföras i slutet av oktober eller början av november. Övrig uppföljning/kontroller sker löpande eller har genomförts. Det återstår dock att ta fram rutiner för kontroll av bensinförbrukning samt mätarställning fordon. Rutinerna vid användande av mobiltelefoner och privatsamtal måste ses över utifrån nya avtalet. Mall för sammanställning av anmälda tillbud för information till Fokusnämnden ska tas fram. En grundstruktur för kommunens interna kontrollarbete har tagits fram. Utifrån denna samt uppföljning av 2009 års interplan, har en intern kontrollplan för 2010 Fokusnämnden tagits fram. FOKUS-nämndens arbetsutskott 2009-10-28, 79 Godkänna föreliggande plan för interkontroll 2010 Fokusnämnden. Enhetschefer FOKUS Förvaltningsekonom, Kommunstyrelsen 8(13)
92 Verksamhetsuppföljning Fokusnämnden 2009, Dnr 2009-000030 Uppföljning av FOKUS-nämndens verksamheter till och med kvartal 3 redovisas. Efter 3:e kvartalet uppvisar FOKUSnämndens verksamheter en prognos för 2009 i stort sett i balans med budget. Farhågor finns alltid vad gäller barn och elever i behov av särskilt stöd. Effektivitets- och produktivitetsmått visar på fortsatt bra siffror för Snörrumskolan och fritidshem. Hagaskolan har ett uppdrag om förbättring under hösten 2009. Förskolorna har färre antal barn under hösten. Från 2010 har förskolor och familjedaghem ett mera långsiktigt uppdrag med anpassning av verksamheterna i och med införandet av barnomsorgspeng. FOKUS-nämndens arbetsutskott 2009-10-28 80 Tagit del av redovisningen och överlämnar den till Kommunstyrelsen. Rektor Hagaskolan inbjuds till FOKUS-nämnden den 16 december för redovisning av kvartalsuppföljning och studeiresultat. Kommunstyrelsen Ekonomichefen Förvaltningsekonomen Rektor Hagaskolan 9(13)
93 Yttrande över budgetberedningens förslag till budgetram 2010 FOKUSnämnden, Dnr 2009-000021 Yttrande över budgetberedningens förslag till budgetram 2010 FOKUS-nämnden är framtagen. FOKUS-nämndens arbetsutskott 2009-10-28 74 FOKUS-nämnden godkänner förslag till yttrande över budgetberedningens förslag till budgetram 2010 med följande tillägg: Tidigare inlämnade motioner om fria arbetskläder till förskolepersonal samt borttagande av avgifter för gymnasieelevernas luncher har inte beaktats i 2010 års budget. Kommunfullmäktige med yttrande daterat 2009-11-11 Förvaltningsekonomen 10(13)
94 Utökade lokaler för kultur och biblioteket, Dnr 2009-000104 Vid sammanträde den 10 juni i år, 55, beslutade Fokusnämnden att anmäla intresse för postlokalerna och föreslog att en utredning skulle göras avseende lokalernas användning för biblioteksändamål. Fritids-kulturchefen föreslår i tjänsteskrivelse 091027 att Fokusnämnden påminner om att intresset finns. Dalslands sparbank har hyrt en del av de lokaler som posten tidigare disponerade. Vid ett besök i den lediga lokalen, som ligger i anslutning till bibliotekets hiss och trappuppgång, konstaterades att denna lokal skulle vara ett oerhört värdefullt tillskott till nuvarande lokaler. Med detta tillskott kunde man tillskapa ett tidnings- och internetrum, som kan hållas öppet större delen av dagen. Det skulle bli helt andra möjligheter att anordna utställningar och program. Man skulle kunna inrymma turistinformation och inrätta medborgarkontor. Om polisen önskar hyra in sig i en kommunal lokal kan även detta vara tänkbart. Samtliga dessa verksamheter kräver centralt belägna lokaler för att fungera på ett bra sätt och nå ut till allmänheten. Den centrala delen av samhället skulle vinna i attraktionskraft. Samordnings- och synergivinster skulle uppnås, som till stor del uppväger den ökade hyran. I biblioteksplanen uttrycks på flera ställen en vilja att utöka lokalerna för att kunna utveckla verksamheten. Ändamålsenliga lokaler är en viktig förutsättning för utveckling. Även när det gäller tillgängligheten ställs idag betydligt högre krav än när nuvarande bibliotek planerades för mer än 30 år sedan. Tjänsteskrivelse Fritids-kulturchefen 2009-10-27 FOKUS-nämndens arbetsutskott 2009-10-28, 82 FOKUSnämnden beslutar att hyra delar av den tillgängliga lokalen att användas till exempelvis tidningsrum, internetrum, utställningslokal mm, under förutsättning att de ekonomiska konsekvenserna kan lösas. Då flera verksamheter kan dra nytta av lokalerna föreslås att kommunstyrelsen undersöker möjligheterna till finansiering. Kommunstyrelsen Fritids-kulturchefen 11(13)
95 Uppföljning aktuella ärenden och Informationsärenden, Dnr 2009-000002 Förvalningschefen informerar enligt följande: - Yttrande inskickat till barn-och elevombudet - Uppstarten av Ungdomens Hus - Redovisning av Jämförelseprojektet den 11 december - Arbete med barnomsorgs-/skolpeng - Förskola i Nössemark - Möte med elevvårdsteamet - Läsårstider 2010/2011 - Lokal- och Organisationsutredningen - Fadderverksamhet i FOKUS Tagit del av informationen 12(13)
96 Delegationsärenden FOKUS-nämnden 2009-11-11, Dnr 4341 29. Lotteritillstånd beviljat för klass 8a, Hagaskolan för tiden 2009-10-15 2012-10-04. Littera 16.05. Delegat fritids-kulturassistent 30. Beslut om placering i särskild undervisningsgrupp. Littera 2.06. Delegat Rektor Snörrumskolan 31. Protokoll FOKUS-nämndens arbetsutskott 2009-10-28 Delegationsärendena har redovisats. 13(13)