Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 7/2011 Datum 2011-10-14 1 Allmän information 1 1.1 REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 2 Lönearter 2 2.1 PO-PÅLÄGG 2 2.1.1 Avgift Trygghetsfonden 2 3 Anställningsbevis 3 3.1 HÄMTA NYTT ANSTÄLLNINGSBEVIS 3 4 Följebrev Hogia Kyrklön 5 4.1 FÖLJEBREV HOGIA KYRKLÖN VERSION 11.2.12 5 4.2 FÖLJEBREV HOGIA KYRKLÖN VERSION 11.2.15 5 4.2.1 CSR 5 4.2.2 Flera sessioner öppna samtidigt 5 4.2.3 Lönespecifikation 5 4.2.4 Arbetsgivarintyg 5 4.2.5 Arbetsgivarintyg 5 4.2.6 Registervård Rensa arbetsschema 5 4.2.7 Registervård Rensa anställda 5 4.2.8 Uppdaterade bilförmånsvärden 5 5 Aktuellt 6 5.1 FÖRBERED FÖR CSR-FÖRFRÅGAN 6 5.2 FÖRBERED SCB-RAPPORTERINGEN 6 5.3 FÖRBERED AFA-RAPPORTERINGEN 8 5.4 STÄM AV SKATTEDEKLARATIONEN 8 6 Kurser/Konferenser 11 6.1 HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 11 7 Övrigt 12 7.1 VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? 12 7.2 HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? 14 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg 5 031-708 29 50 Info@eniac.se 431 37 MÖLNDAL 031-708 29 55 www.eniac.se Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB 0303-666 85 pasystem@hogia.se 442 28 Stenungsund www.hogia.se
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m 2011-10-14: Hogia Kyrklön 11.2.15 Hogia Personal 11.2.15 Installerade versioner hos Advance fr.o.m 2011-08-31: Hogia Kyrklön 11.2.12 Hogia Personal 11.2.12 Nedanstående version installeras hos Advance 2011-10-26: Hogia Kyrklön 11.2.15 Hogia Personal 11.2.15 Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på www.kundtorg.hogia.se. Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till support.hrs@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under Nedladdningar Aktuell version hämtar du installationsfilen Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att HogiaKyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbrev kommer fortsättningsvis namnsätts aven med versionsnummer ex nyhetsbrev_2011_07_11.2.15
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 2 2 Lönearter 2.1 PO-pålägg Vid årsskiftet 2010/2011 återställde Kyrkans Trygghetsråd avgiften till 0,3%. Under året har en revidering gjorts så att denna avgift beräknas till 0,06% för såväl 2011 som 2012. 2.1.1 Avgift Trygghetsfonden Sök upp och markera löneart 986. Klicka på. Klicka på fliken Formel och ändra procentsatsen (0.06/100). Sök upp och markera löneart 992. Klicka på. Klicka på fliken Formel och ändra procentsatsen (0.06/100).
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 3 3 Anställningsbevis 3.1 Hämta nytt anställningsbevis På vår hemsida, www.eniac.se, kan du hämta en word-mall med Svenska kyrkans anställningsbevis. För att hämta mallen, logga in under Kundsidorna och klicka på Dokumentation i menyn till vänster i bilden. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till support@eniac.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Är du osäker på var mallen skall sparas och under vilket namn, gör du som följer. Ta fram sökväg och namn på Wordmallen för anställningsbeviset genom att Starta Hogia Personal och klicka på. Välja därefter fliken PA-blanketter. Markera Anställningsavtal och bilden enligt exemplet här till höger visas. Observera att Wordmallens namn slutar på.dot.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 4 Anställningsbeviset behöver alltid kompletteras. Bl a innehåller det ett antal kryssrutor. Genom att dubbelklicka på rutan öppnas bilden Kryssrutealternativ. Klicka på Markerad eller tryck på bokstaven M för att kryssmarkera. Notera särskilt att anställningsdatumet skrivs på två ställen, dels under Tillsvidare fr o m och dels under Tidsbegränsad anställning, ta bort det som inte gäller.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 5 4 Följebrev Hogia Kyrklön 4.1 Följebrev Hogia Kyrklön version 11.2.12 I vårt tidigare nyhetsbrev 6/2011 redogjorde vi för ett antal nyheter i Hogia Kyrklön version 11.2.12. Vi vill göra ett förtydligande när det gäller Pkt 3.1.1 Beräkning av genomsnittlig sysselsättningsgrad vid semestergrundande frånvaro över gräns. Denna punkt berör ej Svenska kyrkans avtal. 4.2 Följebrev Hogia Kyrklön version 11.2.15 Följande rättningar har gjorts 4.2.1 CSR I version 11.2.12 av Hogia Kyrklön kunde det hända att du fick ett error-meddelande när du begärde en CSRförfrågan. 4.2.2 Flera sessioner öppna samtidigt Vi har gjort ytterligare förbättringar av säkerheten så att du kan ha flera sessioner av Hogia Kyrklön öppna samtidigt. 4.2.3 Lönespecifikation Du ska nu kunna skicka lönespecifikation med e-post även till dina anställda om du har MS Outlook 2010. 4.2.4 Arbetsgivarintyg Kunder har fått tillbaka arbetsgivarintyg från A-kassan p g a att de var oläsliga i A-kassans optiska inläsningsprogram. Nu har vi en ny Excel-mall som skriver ut arbetsgivarintyget med svartare text. 4.2.5 Arbetsgivarintyg När jag går in under Arbetsgivarintygets inställningar så är inmatningsrutan 14 Övriga upplysningar begränsad så att du bara kan skriva text som motsvarar en rad på den utskrivna blanketten. 4.2.6 Registervård Rensa arbetsschema Det kunde hända att alla scheman inte togs bort fram till angivet datum när du rensade arbetsscheman. Det fick den effekten att om du använde samma schemanummer igen, blev det felaktiga/dubbla arbetspass i dessa scheman. 4.2.7 Registervård Rensa anställda Register - Registervård - Rensa anställda. Du får nu en lista på vilka anställningsnummer som tagits bort. 4.2.8 Uppdaterade bilförmånsvärden Uppdaterade förmånsvärden för tjänstebil från Skatteverket.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 6 5 Aktuellt 5.1 Förbered för CSR-förfrågan Vi närmar oss årsskiftet och det är därför hög tid att börja planera för detta. För att underlätta arbetet kan du redan nu göra en del förberedande arbete. Som du säkert känner till har Skatteverket en e-tjänst som innebär att arbetsgivaren bl a kan skicka in och hämta svaret på din CSR-förfrågan via Internet. För att kunna använda e-tjänsten krävs att du har en e- legitimation. Om du inte redan skaffat e-legitimation så rekommenderar vi att du gör det nu. Information om hur du går tillväga finner du under http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/etjanster/skaffaenelegitimation.106.233f91f71260075abe880 0023430.html. Notera särskilt att när du numera gör CSR-förfrågan via internet, så behöver du inte längre göra detta senast vecka 46. Du kan lugnt vänta med detta till lämplig tidpunkt närmare årsskiftet. Om du inte kommer att göra CSR-förfrågan via internet utan även i år använder datamedia så behöver ditt program uppgraderas till version 11.2.15. 5.2 Förbered SCB-rapporteringen Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Om du har sparat en rapportmall från tidigare kan du klicka på Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Skriv ut anställda som slutat Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på och namnsätt den, så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga. och välja titeln SCB rapporteras.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 7 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCB-statistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder återfinns i de instruktioner som SCB distribuerar till alla förvaltningar.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 8 5.3 Förbered AFA-rapporteringen Även här kan det vara lämpligt att skapa en egen rapport för att kontrollera att samtliga som skall rapporteras är markerade antingen som Arbetare eller Tjänsteman. Vi har hittills informerat om att alla anställda inom Svenska kyrkan skall rapporteras som tjänstemän till AFA. Denna uppgift används emellertid även för rapportering av Konjunkturstatistik till SCB. För att lösa detta kommer en ändring att göras i AFA rapporteringen så att man vid rutinstart kan tala om att alla anställda skall rapporteras som tjänstemän. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Jfr pkt 3.3 ovan. Börja med att gå igenom och kontrollera informationen i anställda registret. Gå in under Register Anställda... klicka på och välj fliken Utbetalning/försäkring. Anställda som skall rapporteras till AFA skall markeras vid AFA som Arbetare eller Tjänsteman. Om personen inte skall ingå i AFArapporten markerar du ej AFA. Gå igenom anställd för anställd genom att klicka på. 5.4 Stäm av skattedeklarationen Som vi bl a påpekade vid förra årets årsavslutskonferens rekommenderar vi att skattedeklarationen stäms av varje månad mot ackumulatorerna. Skatteverket jämför skattedeklarationerna du lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade skattedeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Skattedeklarationerna finns ackumulerade för hela året och det är den du inledningsvis tar ut vid avstämningsarbetet. Du finner den under Rapporter - Skattedeklaration och välj där att ta ut den för hela 2011.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 9 För att få fram värdet i ackumulatorerna går du till Analys Ackumulatorvärden. Ange önskad ackumulator som du vill se summerad. I exemplet till vänster har vi valt 111 Kontant bruttolön och längst ned i mitten av bilden visas summan. De uppgifter som främst skall kontrolleras vid avstämningsarbete är avdragen skatt, bruttolön och förmåner. Ackumulatorernas nummer redovisas nedan. Skriv ut en lista för respektive ackumulator genom att klicka på. Avdragen skatt finner du i ruta 88 på skattedeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen prel skatt. I denna avstämning finns inga naturliga differenser utan värdena skall vara exakt lika. Bruttolön utom förmåner finner du i ruta 50 på skattedeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 111 Kontant bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivareavgift på under året. Notera särskilt att de anställda som tjänat under 1.000 kr är inkluderade i ackumulatorn men att dessa inte finns med på ruta 50. Det gäller även anställda som är födda 1937 eller tidigare. Detta är alltså helt naturliga differenser. Du kan använda dig av rapporten Specifikation till Skattedeklaration för hela år 2011. Där redovisas en informationsrad för de personer som tjänat under 1.000 kr. Sist i denna rapport specificeras även de anställda som är födda 1937 eller tidigare. I Analys-Ackumulatorvärden, kan man numera slå samman flera ackumulatorer. I ruta 51 på skattedeklarationen redovisas Skattepliktiga förmåner. Denna skall stämmas av mot värdet i följande ackumulatorer: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 10 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Även här kan det förekomma naturliga differenser. Den ena naturliga differensen är att även anställda som är födda 1937 eller tidigare finns med i ackumulatorn men inte i ruta 51. Den andra naturliga differensen är att löneart 367 drivmedelsförmån 20% som summeras till ack 118 ej ingår i ruta 51 på skattedeklarationen eftersom den anställde betalar skatt på förmånen men arbetsgivaren ej betalar arbetsgivaravgift på beloppet.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 11 6 Kurser/Konferenser 6.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Höstens kurs- och konferensprogram ser ut som följer: Årsavslutskurser 2011 Stockholm 1/12(City Conference Centre - Norra Latin) Göteborg 8/12 (Lilla Bommen Konferenscenter) Användarmötet Användarmötet inträffar i år den 17-18 november och vi är åter på Chalmers tekniska högskola i Göteborg. Under torsdagen kommer presentationer att ske vid tre pass i funktionsinriktade grupper. Det första passet blir inriktat på Aveny Tidredovisning, det andra Hogia Kyrklön och i det tredje passet läggs tyngdpunkten på Hogia Personal. På kvällen avnjuter vi en middag på Kajskjul 8 med showen Roligt.Elakt.Aktuellt (R.E.A). Senast måndagen den 17 oktober vill vi ha era anmälningar oss tillhanda. Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida www.eniac.se under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 12 7 Övrigt 7.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Data:s hemsida, www.eniac.se. Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 13 Klicka på Fyra standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartlista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig dokumentation, så som instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis samt en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf.format och Excel-format. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda. De hittar du under rubriken Nyhetsbrev.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2011 Sid: 14 7.2 Hur får vi aktuell information om Hogia Kyrklön? RSS är en funktion i Hogia Kyrklön som vi använder för att snabbt nå ut till våra användare. I dagsläget går all information ut till alla användare även om vissa meddelande inte berör alla. Om du har markerat med en bock i rutan Visa meddelande om olästa nyheter så är tjänsten aktiverad och funktionen startar automatiskt när programmet startas. Skulle information komma under tiden du arbetar så uppdateras nyheterna varje timma. Du kan när som helst ta fram informationen genom att klicka på RSS-knappen i den övre meny-raden. välj läsa, är information inget som berör er, markera meddelandet och klicka på stäng. Som du ser i exemplet ovan, kan vi exempelvis komma med aktuella programtips, vi kan snabbt nå ut till alla kunder om vi har problem med våra telefoner osv.