SVAR PÅ PERTTU TUOMAALAS FULLMÄKTIGEMOTION OM DELTAGANDE I TEKES PROGRAM INNOVATIVA OFFENTLIGA UPPHANDLINGAR StUN 164 Beredning och tilläggsuppgifter: upphandlingschef Tuure Marku, tfn 040 489 1908, e-post: tuure.marku@porvoo.fi Fullmäktigeledamot Perttu Tuomaala har gjort en motion om deltagande i TEKES program Innovativa offentliga upphandlingar. I motionen konstateras att en ökad efterfrågan på kommunala tjänster till följd av befolkningens åldrande, ett minskat utbud av arbetskraft samt en svag ekonomisk tillväxt till följd av industrins strukturomvandling förutsätter innovationer i produktionen av olika kommunala tjänster, för att dessa tjänster över huvud taget ska kunna bevaras. I motionen konstateras vidare att de lokala företagen i bästa fall kan producera tjänster innovativt, flexibelt och med lägre kostnader än staden själv och att företagen i Borgå och möjligen också deras anställda betalar skatt till Borgå. I motionen föreslås att Borgå stad deltar i TEKES program Innovativa offentliga upphandlingar i samarbete med Posintra Oy och Borgå Företagare rf. Som svar på motionen konstateras följande: Borgå stad deltar som projektpartner i ett gemensamt forskningsoch utvecklingsprojekt med Yrkeshögskolan Laurea och Aalto-universitetet. Projektet MORFEUS har en budget på sammanlagt 1 000 000 euro, och det pågår 1.1.2015-30.6.2017. Projektet är en del av Tekes program Innovationer i social- och hälsovårdens service. Målet för det multidisciplinära projektet MORFEUS är att med fokus på det funktionella forska i välfärdstjänsternas ekosystem med många medverkande aktörer och att utveckla dessa system med verktyg från servicedesign, kunskapsmodellering och framtidsforskning, så att även upphandlingarna och avtalen mellan olika aktörer beaktas. Meningen är att avtalen ses som processer, som en dialog mellan aktörer, inte bara som separata dokument som ibland är svåra att förstå. Granskningen fokuserar på aktörerna i ekosystemet, dvs. företagen i välfärdsbranschen, offentliga och tredje sektorns organisationer samt relationerna mellan dem. Målet är att främja samarbetet mellan olika aktörer och att åstadkomma klientvänligare servicehelheter. Våra projektpartner representerar alla parter i servicens ekosystem, kommunsektorn i
Nyland, producenter av välfärdstjänster samt producenter av digitala hjälpmedel och konsulttjänster. Våra projektpartner är Rädda Barnen rf, Sosiaalitaito Oy, Centralförbundet för Mental Hälsa rf, Kalliolan setlementti, A-klinikstiftelsen, Nylands förbund, Sininauhaliitto, Borgå stad och Porvoon ammattiopisto samt Esbo stad, Softability Group, HUS, Solita, Helsingin Diakonissalaitos och FCG Oy. I samband med utvecklingsarbetet i hemvårdens projekt SAKARI i Borgå stärktes insikten om behovet av att centralisera rådgivningen och servicehandledningen för äldre. Som en del av arbetet för att utveckla betjäningen av klienter och produktionen av service inledde stadens social- och hälsovårdssektor år 2014 planeringen och inrättandet av en enhet för centraliserad rådgivning och servicehandledning för äldre. Vardagsrutiner och tidtabeller inom hemvården i Borgå har omorganiserats. Med de nuvarande resurserna bör staden kunna svara på en alltjämt ökande efterfrågan av hemvård. Utvecklingsarbetet har effektiverat hemvården och gett mera tid för klientarbetet. Utvecklingsarbetet har pågått ett och ett halvt år i hemvårdens projekt SAKARI (Smidig vardag i hemvården genom klientorienterad resurshantering). Projektets samarbetsparter är social- och hälsovårdsministeriet, Esbo stad och samkommunen Eksote samt Nordic Healthcare Group som gett experthjälp. Inom hemvården i Borgå har förändringarna lett till att produktiviteten har ökat med 12 procent, den del av arbetstiden som vårdaren är hos klienten har ökat med 24 procent och vikariekostnaderna har minskat med 37 procent. Det centrala målet för utvecklingsarbetet har varit att öka vårdarnas tid hos klienterna och minska känslan av att vårdarna har bråttom. SAKARI-projektet har utnyttjat Johan Groops kunnande som skrivit en doktorsavhandling om bättre produktivitet inom hemvården. I enlighet med äldreomsorgslagen samt social- och hälsovårdsministeriets kvalitetsrekommendation vill Borgå stad trygga ett värdigt liv hemma längre än förr för de äldre, med hjälp av tjänster av rätt slag i rätt tid. En snabb ökning av efterfrågan på tjänster för äldre, som beror på att åldersstrukturen i Borgå förändras, innebär i den rådande ekonomiska situationen stora utmaningar i produktionen av tjänsterna. På grund av de begränsade resurserna är det allt viktigare att försäkra sig om att tjänsterna motsvarar klienternas verkliga behov, för ett eventuellt behov att anlita de tyngsta serviceformerna (t.ex. effektiverat
serviceboende eller sluten vård) ska kunna förebyggas eller åtminstone senareläggas, genom att de äldres funktionsförmåga och förutsättningar att klara sig hemma blir bättre. För att åstadkomma en bättre effekt med tjänsterna borde de äldre erbjudas tjänster som skräddarsys efter de individuella behoven. För att svara på denna utmaning vill Borgå stad centralisera alla rådgivnings- och servicehandledningstjänster för äldre i en och samma enhet. Verksamheten inleds i november. Syftet med centraliserad rådgivning och servicehandledning är att garantera ett likvärdigt bemötande av alla kunder och att höja servicehandledningens kvalitet. Exempelvis när utredandet av klienternas servicebehov utförs centraliserat av en bestämd grupp med ansvar för denna specifika uppgift, blir tolkningen av grunderna för att bevilja kommunala tjänster enhetligare. Vidare kan man anta att reservering av resurser för detta specifika ändamål höjer kvaliteten på kartläggning av klienternas servicebehov och de serviceplaner som upprättas för klienterna. Stadsutvecklingen och upphandlingstjänsterna beställde på våren 2015 ett projekt för att granska upphandlingarna och näringspolitiken som en helhet. Projektet utfördes enligt ett analyskoncept som utvecklats av Timo Kivistö Consulting Oy. I projektet användes statistiken om stadens upphandlingar år 2014 som ett underlag för en granskning av hur stor del av upphandlingarna som riktar sig till inom och utanför staden: - den sysselsättande effekten - inverkan på skatteintäkter - de sekundära effekterna, både löner till anställda och företagsverksamhetens sekundära effekter. Målet var att göra en helhetsanalys av stadens alla upphandlingar efter typ av leverantör (offentlig, tredje sektorn, företag), fördelningen inom företagssektorn (stora, medelstora, små), den sysselsättande effekten av stadens upphandlingar per verksamhetsbransch och räknad i årsverken och effekten på skatteintäkter samt den regionala inriktningen (Borgå, grannar + regionen, huvudstadsregionen, det övriga Nyland, det övriga Finland). I utredningen analyserades, var den största potentialen för sysselsättning står att finna och med vilka upphandlingskoncept upphandlingarna i större utsträckning än i dag kan riktas till den egna orten. Ett ytterligare syfte var att identifiera delområden där potentiella leverantörer inom staden saknas. Som ett resultat av projektarbetet har staden mätdata och analyser som ger den stora bilden av hur stadens upphandlingar riktas i
Borgå och i regionen samt av deras potential för sysselsättning och skatteintäkter. På basis av resultaten kommer de upphandlande enheterna att fortsätta utreda, på vilket sätt och i vilka upphandlingar som en ökad inriktning till Borgå eller regionen är möjlig. För att staden ska kunna ansöka om att delta i TEKES program Innovativa offentliga upphandlingar och få finansiering för det, ska det vara fråga om en upphandling av en storleksordning som har effekter på branschens utveckling åtminstone regionalt. Planeringen och beredningen av innovativa upphandlingar innebär samarbete med potentiella leverantörer och slutanvändare. Dessutom bör en tillräcklig budget och övriga resurser reserveras för den innovativa upphandlingen. Upphandlingslagen syftar bl.a. på att utnyttja befintliga konkurrensförhållanden, behandla anbudssökande och anbudsgivare på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt att förfara öppet och med beaktande av proportionalitetskraven. Borgå stad kan inte i sina upphandlingar bestämma de anbudsgivande företagens hemort eller ställa därmed relaterade villkor för deltagande i anbudstävlingen. Programmet förutsätter samarbete med potentiella anbudsgivare utan geografiska begränsningar. Enligt TEKES kan innovativa offentliga upphandlingar gälla t.ex. 1. Köp av ny produkt eller tjänst Det finns ingen motsvarande produkt eller tjänst på marknaden som tillgodoser upphandlingsenhetens behov. Upphandlingen förutsätter att de befintliga lösningarna klart förbättras eller att en helt ny eller förbättrad version utvecklas. Upphandlingen är inriktad på köp av en produkt eller tjänst som ska utvecklas. 2. Prekommersiell upphandling När en produkt eller en tjänst som skulle tillgodose upphandlingsbehovet saknas på marknaden och den rådande efterfrågan är för liten för att sporra företag till utvecklingsarbete på egen risk, kan en offentlig aktör konkurrensutsätta forsknings- och utvecklingsarbetet. Prekommersiell upphandling är inriktad på köp av forsknings- och utvecklingsarbete. 3. Katalytupphandling Det kan finnas en efterfrågan på nya lösningar som är under utveckling, till exempel lösningar i prototypskedet, men inträdet på marknaden försvåras av en brist på tilltro till den nya lösningens prestationsförmåga eller funktionalitet. En offentlig aktör kan vara spetsanvändare och erbjuda en testmiljö där den nya lösningen finslipas, funktionerna testas och prestationsförmågan bekräftas. Med katalytupphandlingar minskas företagens marknadsrisk och inträdet på marknaden görs snabbare. Till skillnad från prekommersiella upphandlingar är katalytupphandling i regel inriktad på en nästan färdig produkt eller tjänst.
För närvarande har Borgå stad varken en pågående beredning eller ett känt behov av en upphandling som skulle uppfylla kraven enligt TEKES program Innovativa offentliga upphandlingar. Centrala mål i reformen av upphandlingslagen som bereds som bäst är att förbättra de små och medelstora företagens möjligheter att delta i offentliga anbudstävlingar, att skapa klarhet i den centrala terminologin i lagstiftningen, att möjliggöra smidigare direktupphandlingar, att bättre än hittills beakta kvalitetsfaktorer såsom sysselsättning, miljövärden och sociala aspekter samt att höja upphandlingarnas nationella tröskelvärden närmare EU-direktivets nivåer. Innovativt partnerskap är ett nytt upphandlingssätt som införs i samband med revideringen av upphandlingslagen. Syftet är att främja innovation i produkter och tjänster, så att den upphandlande organisationen deltar i utvecklingsarbetet med leverantören av en produkt eller tjänst. Målet är att stödja företag som utvecklar verksamheten genom innovationer och ge dem tillfällen att få framgångsrika referenser. Samtidigt främjas införandet av nya arbetssätt i den offentliga förvaltningens organisation. I stället för ett TEKES-program, som ofta är långt och tungt, lönar det sig för Borgå stad att välja det lättare och smidigare alternativet innovativt partnerskap, när detta alternativ möjliggörs i och med att upphandlingslagen revideras. I stora upphandlingar med vidsträckta konsekvenser beaktas TEKES-finansiering också i fortsättningen som ett alternativ vid planeringen av upphandlingar och vid valet av upphandlingssätt. Borgå stad har begärt utlåtanden om motionen av Borgå Företagare rf och Posintra Oy. I båda utlåtandena lyftes fram behovet av ett utredningsarbete med syfte att kartlägga utbudet av nya lösningar och innovationer i företagsfältet i Borgå. På basis av resultaten av utredningsarbetet bedöms möjligheten att delta i TEKES program. Posintra Oy får i uppdrag att utföra utredningsarbetet och arbetet genomförs under hösten 2016. Borgå stad, Borgå Företagare rf och Posintra Oy samlas för att närmare definiera frågan efter att utredningsarbetet har färdigställts. Stadens upphandlingstjänster använder ett elektroniskt konkurrensutsättningssystem för att konkurrensutsätta upphandlingar. Systemet har en ny egenskap, en upphandlingskalender, som staden kan använda för att informera om centrala upphandlingar som planeras och för att på det sättet öka information om kommande upphandlingar och upphandlingsbehov. Upphandlingstjänsterna tar i bruk upphandlingskalendern i juni 2016.
STST 10.10.2016 306 Bilaga: motion 22.9.2014 Temat för mötet mellan Borgå stad och företagarna som ordnades 13.4.2016 var stadens upphandlingar. Under diskussionen konstaterades bl.a. behovet av att regelbundet ordna möten som gäller upphandlingar. Enligt en preliminär plan ordnas möten som gäller upphandlingar två gånger om året i september-oktober och i mars-april. Syftet med dessa möten är att presentera stadens kommande och viktigaste upphandlingar som planeras, att behandla andra aktuella upphandlingsärenden samt att utveckla informationsutbyte mellan staden och företagen. Ikraftträdandet av den nya nationella upphandlingslagen har skjutits upp och den tidtabell som ANM tidigare meddelat gäller inte. Enligt aktuella uppgifter är målet att den nya upphandlingslagen träder i kraft i slutet av år 2016. Det nya upphandlingsdirektivet har dock trätt i kraft 18.4.2016 och under övergångsperioden ska staden i sina upphandlingar följa direktivet men också den gällande lagen om offentlig upphandling. Eftersom ikraftträdandet av lagen har skjutits upp bör de upphandlingssätt för stadens upphandlingar som den nya upphandlingslagen möjliggör granskas efter att lagen har trätt i kraft. Bilaga: fullmäktigeledamot Perttu Tuomaalas motion 22.9.2014 Bsd: Det ovanstående ges som svar på fullmäktigeledamot Perttu Tuomaalas motion. Beslut: Det ovanstående gavs som svar på fullmäktigeledamot Perttu Tuomaalas motion. Sd: Stadsstyrelsen beslutar ge ovanstående stadsutvecklingsnämndens förslag som sitt svar på Perttu Tuomaalas motion. Beslut: Stadsstyrelsen beslutade enhälligt ge ovanstående stadsutvecklingsnämndens förslag som sitt svar på Perttu Tuomaalas motion.