Kallelse till sammanträde med valnämnden 2014-02-25 Tid: Måndagen den 3 mars, kl. 16.00 Plats: Sammanträdesrummet i Trosa kommunhus Ärenden 1. Godkännande av föredragningslistan 2. Val av justerare 3. Genomförande av förtidsröstning vid val VN 2014/1 till Europaparlamentet 2014 4. Genomförande av institutionsröstning vid VN 2014/2 val till Europaparlamentet 2014 5. Vallokaler och öppettider vid val till Europa- VN 2014/3 parlamentet 2014 6. Val av ordförande och rekrytering av röst- VN 2014/4 mottagare till valdistrikten vid val till Europaparlamentet 2014 7. Arvoden till röstmottagare vid val till VN 2014/5 Europaparlamentet 2014 8. Utbildning inför valet till Europaparlamentet VN 2014/6 2014 9. Valnämndens information till kommun- VN 2014/7 invånarna om valet till Europaparlamentet 2014 10. Övriga anmälningsärenden Dan Larson ordförande Jakob Etaat sekreterare
Tjänsteskrivelse Valnämnden Dnr VN 2014/1 2014-02-20 Valkansliet Tel. 0156-522 50 helena.hakansson@trosa.se Genomförande av förtidsröstning vid val till Europaparlamentet 2014 Förslag till beslut Valnämnden beslutar att förtidsröstning ska ske på följande platser, datum och tider: Datum Trosa bibliotek Vagnhärads bibliotek 7 maj, onsdag 10.00 18.00 10.00 18.30 8 maj, torsdag 10.00 19.00 10.00 16.00 9 maj, fredag 10.00 18.00 10.00 16.00 10 maj, lördag 10.00 14.00 Stängt 11 maj, söndag Stängt 10.00 14.00 12 maj, måndag 12.00 16.00 15.00 18.30 13 maj, tisdag 10.00 18.00 10.00 16.00 14 maj, onsdag 10.00 18.00 10.00 18.30 15 maj, torsdag 10.00 19.00 10.00 16.00 16 maj, fredag 10.00 18.00 10.00 16.00 17 maj, lördag 10.00 14.00 10.00 14.00 18 maj, söndag 10.00 14.00 Stängt 19 maj, måndag 12.00 16.00 15.00 18.30 20 maj, tisdag 10.00 18.00 10.00 16.00 21 maj, onsdag 10.00 18.00 10.00 18.30 22 maj, torsdag 10.00 19.00 10.00 16.00 23 maj, fredag 10.00 18.00 10.00 16.00 24 maj, lördag 10.00 14.00 10.00 14.00 Trosa kommunhus 25 maj, söndag Stängt Stängt 10.00 16.00 att delegera till kanslichefen att förordna och schemalägga röstmottagare vid förtidsröstningen.
2 Ärendet Vid tidigare val har kommunen anordnat förtidsröstning på biblioteken i Trosa och Vagnhärad. Lokalerna är väl lämpade för ändamålet och kända bland kommunens invånare. Förtidsröstning i biblioteken föreslås till stor del följa bibliotekens ordinarie öppettider. För att öka tillgängligheten föreslås en utökning av öppettiderna i förtidsröstningslokalerna jämfört med valet 2010. Vid valet 2010 hade förtidsröstningslokalerna totalt öppet i 191 timmar. Vid Europaparlamentsvalet 2014 föreslås förtidsröstningslokalerna totalt att ha öppet i 213,5 timmar. Bemanning vid förtidsröstningen kommer främst att ske genom bibliotekets personal, men även till viss del genom personal från kommunkontoret. I enlighet med Valmyndighetens rekommendationer arbetar två röstmottagare tillsammans i varje förtidsröstningslokal, detta ur ett säkerhets- och förtroendeperspektiv. För att underlätta och tillgängligöra förtidsröstningen föreslås att det är minst en röstningslokal öppen varje dag under förtidsröstningsperioden som är den 7-25 maj. Fetmarkerade tider i förslaget är tider som ligger utanför ordinarie öppettider. Kostnad Kostnaden för att genomföra förtidsröstningen i kommunens bibliotek uppgick vid valet 2010 till ca 40 000 kronor, inklusive tid för utbildning. Kostnaderna bedöms bli i motsvarande storlek vid Europaparlamentsvalet 2014. Utredare
Tjänsteskrivelse Valnämnden Dnr VN 2014/2 2014-02-20 Valkansliet Tel. 0156-522 50 helena.hakansson@trosa.se Genomförande av institutionsröstning vid val till Europaparlamentet 2014 Förslag till beslut Valnämnden beslutar att institutionsröstning ska ske på följande platser och tider: Plats Datum och tid Trosagården Torsdag 15 maj, kl. 13.00 15.00 Häradsgården Tisdag 13 maj, kl. 14.00 16.00 Ängsgården Tisdag 20 maj, kl. 13.00 15.00 att förordna Jakob Etaat, och Maria Wancke till röstmottagare vid institutionsröstningen. Ärendet Kommunen kan vid sidan av den förtidsröstning som vänder sig till väljare i allmänhet också arrangera förtidsröstning riktad mot särskilda grupper. Vid valet 2010 anordnades institutionsröstning vid kommunens särskilda boenden, Trosagården, Häradsgården samt Ängsgården. Valkansliet föreslår att institutionsröstning ska hållas vid ovanstående boenden även vid Europaparlamentsvalet den 25 maj. Institutionsröstningen bör hållas under ett tillfälle om två timmar per boende. Fastställande av datum för röstmottagning har skett tillsammans med respektive enhetschef på boendena. Utredare
Tjänsteskrivelse Valnämnden Dnr VN 2014/3 2014-02-20 Valkansliet Tel. 0156-522 50 helena.hakansson@trosa.se Vallokaler och öppettider vid val till Europaparlamentet 2014 Förslag till beslut Valnämnden beslutar att följande vallokaler ska användas: Valdistrikt Västerljung Vagnhärad Centralt Vagnhärad Södra Vagnhärad Norra Trosa Östra Trosa Västra Trosa Södra Vallokal Sockenstugan Hedebyskolan, klassrum B1 Hedebyskolan, klassrum B2 Hedebyskolan, klassrum B4 Tomtaklintskolan, klassrum A1 Tomtaklintskolan, klassrum A2 Tomtaklintskolan, klassrum A3 att vallokalerna ska hålla öppet kl. 08.00-21.00 på valdagen. Ärendet Vid de senaste valen har kommunen haft vallokaler i Sockenstugan i Västerljung, Hedebyskolan i Vagnhärad och Tomtaklintskolan i Trosa. Det har fungerat väl och väljarna är vana att gå dit på valdagen. Därför föreslås att de även ska användas som vallokaler vid valet till Europaparlamentet den 25 maj. Vid val till Europaparlamentet är huvudregeln i vallagen att vallokalerna ska hållas öppna mellan kl. 08.00 och 21.00 (det är en timme längre än vid de allmänna valen då lokalerna stänger kl. 20.00). Kommunerna kan besluta om begränsning av öppettiderna men valkansliet anser inte att det finns skäl att begränsa öppettiderna i något av valdistrikten. Utredare
Tjänsteskrivelse Valnämnden Dnr VN 2014/4 2014-02-20 Valkansliet Tel. 0156-522 50 Helena.hakansson@trosa.se Val av ordförande och rekrytering av röstmottagare till valdistrikten vid val till Europaparlamentet 2014 Förslag till beslut Valnämnden beslutar att till Europaparlamentsvalet den 25 maj 2014 förordna ordföranden till kommunens valdistrikt enligt bilaga till valkansliets tjänsteskrivelse 2014-02-20. att ordföranden i valdistrikten får ansvaret att lämna förslag till vice ordförande, röstmottagare samt en reserv, till sina respektive valdistrikt. att valdistriktens ordförande vid rekrytering av röstmottagare ska följa de riktlinjer som anges i valkansliets tjänsteskrivelse 2014-02-20. Ärendet Valkansliet ansvarar för att rekrytera ordföranden till valdistrikten. Kontakt har tagits med valdistriktens ordföranden från tidigare val. Samtliga som har kontaktats har meddelat att de kan arbeta som ordförande i sina vanliga distrikt. Rekrytering av röstmottagare Ordförandena i valdistrikten ansvarar för rekrytering av vice ordförande och röstmottagare till valdistrikten. Ordföranden ska senast 2013-04-01 meddela valkansliet vilka de föreslår till vice ordförande och röstmottagare i respektive distrikt. Det är enligt vallagen valnämnden som sedan formellt förordnar dessa röstmottagare. Vid tidigare val har valnämnden utsett sex röstmottagare (varav en är ordförande och en är vice ordförande) i respektive distrikt, förutom i Västerljung där man utsett fem röstmottagare och i Trosa västra där man utsett sju röstmottagare. Ordföranden ska vid rekrytering av röstmottagare utgå från att personen i fråga passar för uppgiften. Det görs dels genom egen kunskap om personen eller genom referenser. Det är önskvärt att den som arbetar vid valet till Europaparlamentet även kan arbeta vid det allmänna valet den 14 september 2014.
Rekrytering av en röstmottagare i reserv Nytt för i år är att valkansliet föreslår att varje distrikt även ska rekrytera en röstmottagare i reserv som kan gå in som röstmottagare i händelse av att någon av de ordinarie röstmottagarna uteblir på valdagen på grund av sjukdom eller liknande. Den reserv som utses ska också gå utbildningen som valnämnden anordnar och reserven ska vara tillgänglig hela valdagen för att hoppa in som röstmottagare vid behov. Utredare Bilaga Förslag på ordföranden i Trosa kommuns valdistrikt vid valet till Europaparlamentet 25 maj 2014
Förslag på ordföranden i Trosa kommuns valdistrikt vid valet till Europaparlamentet 25 maj 2014 Valdistrikt Västerljung Vagnhärad Centralt Vagnhärad Norra Vagnhärad Södra Trosa Västra Trosa Södra Trosa Östra Ordförande Arne Johansson Hammarbyvägen 2 610 75 Västerljung Född: 470430-1714 Carl-Gustaf Lidbaum Betesgången 25 619 33 Trosa Född: 470607-7916 Annika Jansson Centrumvägen 99 610 73 Vagnhärad Född: 560110-0166 Ulf Färjare Östermalmsvägen 1 619 31 Trosa Född: 581024-8533 Jessica Jansson Augustendalsvägen 28 619 91 Trosa Född: 730707-1667 Gunilla Persson Ekensbergsgatan 30 619 32 Trosa Född: 550722-1082 Rolf Gustafsson Rökerigränd 1 B 619 30 Trosa Född: 420816-2430
Tjänsteskrivelse Valnämnden Dnr VN 2014/5 2014-02-20 Valkansliet Tel. 0156-522 50 Helena.hakansson@trosa.se Arvoden till röstmottagare vid val till Europaparlamentet 2014 Förslag till beslut Valnämnden beslutar att röstmottagare som är reserv på valdagen ska få ett arvode på 0,8 % av riksdagsmannaarvodet för att vara tillgänglig under hela valdagen. (I det fall reserv går in istället för ordinarie röstmottagare kommer reserven att få ett sammanlagt arvode som motsvarar ordinarie röstmottagares arvode.) att arvode till ordförande, vice ordförande, ordinarie röstmottagare och reserv i valdistrikten ska betalas ut enligt följande: Funktion Arvode för arbete i vallokal Ordförande 3300 kronor (5,5 % = 3289) Vice ordförande 2100 kronor (3,5 % = 2093) Ordinarie röstmottagare 1800 kronor (3 % = 1794) Röstmottagare i reserv 500 kr (0,8 % = 478,4) att arvode för deltagande vid valutbildning ska betalas ut till ordförande, vice ordförande, ordinarie röstmottagare och reserv i valdistrikten enligt förrättningsarvode för förtroendevalda (timarvode). Ärendet Arvoden till ordförande, vice ordförande och ordinarie röstmottagare baseras på en procentsats av riksdagsmannaarvodet. Enligt beslut från valnämnden 2010-03-16, 7 ska röstmottagarna arvoderas enligt följande: ordförande 5,5 %, vice ordförande 3,5 % samt ordinarie röstmottagare 3 %. Den summa som beräkningen ger avrundas till närmaste hundratal. Riksdagsmannaarvodet 2014 är fastställt till 59 800 kronor. Nytt för i år är att valkansliet föreslår att varje distrikt även ska rekrytera en röstmottagare i reserv som kan gå in som röstmottagare i händelse av att någon 1
av de ordinarie röstmottagarna uteblir på valdagen på grund av sjukdom eller liknande. För att reserven ska hålla sig tillgänglig under valdagen föreslås att reserven ska få ett arvode på 0,8 % av riksdagsmannaarvodet. Om reserven går in istället för ordinarie röstmottagare på valdagen kommer den att få ett sammanlagt arvode som motsvarar ordinarie röstmottagares arvode. Arvode för valutbildning Utöver arvode för valdagen betalas det även ut ett arvode för deltagande vid utbildning. Vid utbildningen betalas det ut ett förrättningsarvode som är ett timarvode. Förrättningsarvodet uppgår till 0,30 % av ett riksdagsmannaarvode per timme under de två första timmarna. Efter de två första timmarna utgår ett arvode om 0,15 % av ett riksdagsmannaarvode för varje påbörjad timme. Utbildningen beräknas pågå under ca 3 timmar vilket ger ett arvode på ca 450 kronor. Utredare 2
Tjänsteskrivelse Valnämnden Dnr VN 2014/6 2014-02-20 Valkansliet Tel. 0156-522 50 Helena.hakansson@trosa.se Utbildning inför valet till Europaparlamentet 2014 Förslag till beslut Valnämnden beslutar att utbildning för valnämnd och röstmottagare på valdagen ska hållas den 6 maj 2014. att kanslichefen får i uppdrag att genomföra kompletterande utbildning med de röstmottagare som ska arbeta på valdagen men som inte har möjlighet att närvara vid den ordinarie utbildningen. att kanslichefen får i uppdrag att utbilda röstmottagare vid förtidsröstningen. Ärendet Inför Europaparlamentsvalet ska valnämnd och röstmottagare gå en utbildning i rutiner för röstmottagning under valdagen. Kommunjuristen Robert Tholén från Nyköpings kommun är inbokad den 6 maj kl. 18.00 för att hålla utbildning inför Europaparlamentsvalet. Robert har haft utbildning för Trosa kommuns röstmottagare vid de senaste valen. Utbildningen tar ca 3 timmar. Valet 2010 resulterade i flera omval och det blev då extra tydligt hur viktigt det är med utbildad personal i vallokalerna. Med anledning av detta ska alla röstmottagare genomgå utbildning för att få arbeta som röstmottagare. Kostnaden för utbildningen beräknas blir ca 40 000 kronor fördelad på följande poster: - Hyra av lokal för ca 40 personer: 5000 kr - Utbildningskonsult 5000 kr - Förrättningsarvode för valnämnd och röstmottagare 30 000 kr. Kanslichefen har vid tidigare val genomfört utbildning för de röstmottagare som genomför förtidsröstningen samt de röstmottagare som arbetar på valdagen men som inte har möjlighet att närvara vid den ordinarie utbildningen. Utredare
Tjänsteskrivelse Valnämnden Dnr VN 2014/7 2014-02-20 Valkansliet Tel. 0156-522 50 Helena.hakansson@trosa.se Valnämndens information till kommuninvånarna om valet till Europaparlamentet 2014 Förslag till beslut Valnämnden beslutar att uppdra till valkansliet att planera och genomföra nödvändiga informationsinsatser till kommunens invånare kring Europaparlamentsvalet 2014. Ärendet Kommunen ska informera väljarna om hur valet kommer att genomföras inom den egna kommunen, såsom när lokaler för röstning kommer att vara öppna och var de ligger. Kommunernas insatser är ett komplement till Valmyndighetens informationsinsatser. Kommunen kommer att informera kommuninvånare om valet bl.a. genom annonsering i lokalpress, information på hemsidan, affischering på biblioteken samt andra offentliga platser. Väljarna måste bl.a. få information om var det går att rösta, hur man får tag i dubblettröstkort, att onsdagsräkningen är offentlig, vem man ska kontakta med frågor etc. Alla röstberättigade kommer att få ett röstkort från valmyndigheten med information om vallokal och öppettider. Utredare