1.1.9.1 Kommunal författningssamling Regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Vallentuna kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2007-06-18, 29 1. Allmänna regler för offentlighet och sekretess 1.1 Inledning Offentlighetsprincipen är en grundläggande princip i svensk förvaltning och ger medborgarna en unik insyn i all offentlig verksamhet. Den regleras främst i Tryckfrihetsförordningen, som är en av våra grundlagar, och i Sekretesslagen, som bland annat reglerar vad som skall diarieföras. Alla har rätt att läsa de allmänna handlingar som finns hos myndigheterna som inte omfattas av sekretess utan kommentarer eller åtgärder. Som myndigheter räknas varje kommunal nämnd/styrelse och de kommunala bolagen och därmed under dem hörande förvaltningar/enheter/avdelningar. Undantagna från offentlighetsprincipen är hemliga handlingar (sekretess), dels utkast, minnesanteckning eller liknande som inte tas till vara när ärendet är slutbehandlat samt handlingar till facklig förtroendeman eller politiskt förtroendevald, om det rör dem i deras roll som förtroendeman/-vald. 1.2 Vad är en handling och när blir den allmän handling Enligt Tryckfrihetsförordningen 2 kap 3 förstås med handling "en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel". Med andra ord är en handling ett föremål som innehåller information av något slag, t.ex. skriftliga försändelser, vare sig det är traditionell post, e-post, fax eller ADB-register samt upptagningar på cd-romskivor, ljudband eller film. En handling blir allmän om den förvaras hos en myndighet och anses inkommen dit eller upprättas där. Det är viktigt att alla anställda och förtroendevalda inom kommunen är medvetna om att en handling som de får eller upprättar kan vara en allmän handling. Det är alltså inte endast t.ex. skrivelser som inkommer eller upprättas i den centrala förvaltningen som är allmänna handlingar utan även handlingar som kommer direkt till en förskola, skola eller servicehus är allmänna handlingar. En allmän handling kan vara offentlig eller hemlig se vidare avsnittet Sekretess Förvaras Det första kriteriet för en allmän handling är att den förvaras hos myndigheten. Finns handlingen i myndighetens lokaler och är upprättad eller inkommen, då är den också allmän. 2007-06-18 1 (9)
Ibland är dock begreppet förvaring inte så självklart. Det förekommer att handlingar finns på annan plats än hos myndigheten men att de ändå anses som förvarade hos myndigheten. En handling kan till exempel vara utlånad eller tillfälligt hemma hos en förtroendevald eller tjänsteman. Det kan också förekomma att exempelvis ett företag eller en konsult utför uppdrag för en kommunal myndighets räkning och därigenom har hand om viss dokumentation som rör uppdraget. I dessa fall anses handlingarna ändå förvarade hos myndigheten i fråga. En upptagning anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig hos myndigheten det vill säga om den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Med en upptagning menas en sådan handling som inte kan uppfattas utan tekniskt hjälpmedel. Inkommen En handling anses inkommen till en myndighet så fort den anlänt dit eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Observera att en handling inte behöver vara diarieförd för att vara allmän. Anbud och andra liknande tävlingshandlingar anses inte vara inkomna förrän den tidpunkt som bestäms för öppnandet även om de i verkligheten har inkommit tidigare. Anbuden är sedan sekretessbelagda till dess avtal träffats eller beslut tagits. Upprättad En handling anses upprättad när den är expedierad eller när det ärende den hör till har slutbehandlats (arkiverats) hos myndigheten. En myndighets eget exemplar av till exempel en utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen har expedierats. Observera att när en handling skickats till en förvaltning eller annan enhet som inte lyder under den egna nämnden, är handlingen upprättad hos avsändaren och inkommen hos mottagaren och ska därför registreras hos båda. Detta gäller exempelvis remissvar över förvaltningsgränser som alltså ska registreras både hos den avsändande och mottagande förvaltningen. Notera dock vad som sägs om arbetsmaterial nedan. Om handlingen inte tillhör något speciellt ärende och inte heller ska expedieras är handlingen allmän när den har färdigställts, det vill säga när behörig tjänsteman har godkänt innehållet eller undertecknat handlingen. Detta kan till exempel gälla fristående utredningar och promemorior. Diarier, journaler och register där uppgifter förs in löpande blir upprättade och därmed allmänna så fort man börjat göra anteckningar i dem. Protokoll och till protokollen hörande handlingar blir allmänna när de har justerats hos myndigheten. Data-, ljud-, bild- och andra typer av informationsupptagningar blir allmänna handlingar på samma sätt som vanliga pappersdokument. En dataupptagning anses till exempel vara expedierad och därmed allmän handling när informationen tekniskt gjorts tillgängliga för utomstående, på exempelvis bildskärm, eller då man, med exempelvis e-post sänt över informationen till någon utanför myndigheten. Arbetsmaterial Arbetspapper, utkast och minnesanteckningar blir allmänna om de, sedan ärendet avslutats, tas om hand för arkivering. Detta gäller även om handlingarna inte innehåller någon information som är viktig för ärendet. Före arkivering rensar man därför bort sådana handlingar som inte tillför 2 (9)
sakuppgifter i ärendet. I ett pågående ärende kan det alltså ingå både allmänna handlingar och arbetsmaterial. Enskilda handlingar Tryckta skrifter, ljud- eller bildupptagningar eller andra handlingar som ingår i bibliotek eller som överlämnats av enskilda, till exempel privatpersoner och föreningar, för förvaring i en myndighets arkiv är inte allmänna handlingar. Som allmänna handlingar räknas inte heller handlingar som har upprättats eller inkommit för att publiceras i någon skrift som myndigheten ger ut regelbundet, till exempel personaltidning. 2. Post och diarieföring 2. 1 Registrering Enligt 15 kap 1 Sekretesslagen skall enligt huvudregeln en allmän handling registreras/diarieföras utan dröjsmål om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Exempel på post av ringa betydelse kan vara kursinbjudningar, reklam, pressklipp och cirkulär. Allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock diarieföring underlåtas om handlingarna hålls ordnade på ett sådant sätt att de utan svårigheter kan fastställas om handling inkommit eller upprättats. Handlingar som omfattas av sekretess skall diarieföras. Med andra ord skall alla allmänna handlingar i princip diarieföras. Dock kan man frångå detta om man har en fastställd dokumenthanteringsplan för god ordning. Observera att handlingarna då måste förvaras på ett överskådligt och tillgängligt sätt, i t.ex. pärmar. I och med detta är varje anställd vid kommunen som upprättar/mottar allmän handling, skyldig att överlämna denna till registrator för diarieföring så fort som möjligt. Anteckna på handlingen när den inkom. Post är inte endast det traditionella brevet. Som post räknas också e-post, fax och röstmeddelande. 2:2 Postöppning Posten till Vallentuna kommun grovsorteras av vaktmästeriet och delas ut till respektive förvaltning/skola, servicehus etc. Post till skolor, servicehus etc. kan också sändas direkt till mottagaren. Eftersom en handling skall registreras/diarieföras utan dröjsmål kan inte post få ligga oöppnad i flera dagar, eller i värsta fall veckor, vilket kan hända i semestertider. Post måste ovillkorligen öppnas och registreras/diarieföras. Därför är det viktigt att alla förvaltningar, skolor, servicehus etc. ordnar rutiner som innebär att all post öppnas. Detta gäller även e-post. Vallentuna kommun tillämpar fullmaktssystem för postöppning, vilket finns fastställd i kommunal författningssamling Policy för postöppning i Vallentuna kommun 1.2.24. Kommunen har även fastställt E-postpolicy för Vallentuna kommun 1.2.06 och E-postpolicy för förtroendevalda i Vallentuna kommun 1.2.27. Författningssamlingen finns på kommunens hemsida under Om Vallentuna. 3 (9)
3 Utlämnande av allmänna handlingar 3.1 Offentlighet Allmänna handlingar är i de flesta fall också offentliga. Efterfrågade dokument ska utlämnas genast eller så snart som möjligt. Det finns ingen fixerad tidsgräns i lagstiftningen men rättspraxis har visat att huvudregeln är omedelbar utlämning vid personligt besök. I vissa undantagsfall kan upp till 2 dagars dröjsmål accepteras. Behövs omfattande säkerhetsprövning kan det få ta längre tid. Som besökare har man ingen skyldighet att uppge sitt namn eller att redogöra varför man är intresserad av en viss handling. Om det behövs teknisk utrustning för att ta del av handlingarna är myndigheten skyldig att tillhandahålla sådan, till exempel en dator. Besökare har också rätt att få kopior av allmänna handlingar men kommunen har då rätt att ta betalt enligt av kommunfullmäktige fastställd taxa Avgift för kopior av allmänna handlingar 1.6.01, som finns i kommunal författningssamling. 3.2 Sekretess En allmän handlings offentlighet får endast begränsas av bestämmelser i sekretesslagen eller i annan lag som den hänvisar till. Inom kommunens verksamhet förekommer sekretessbelagda handlingar främst inom socialtjänsten och skolverksamheten (elevvården) men även inom andra sektorer kan det undantagsvis förekomma behov att inskränka handlingsoffentligheten. Några saker att tänka på är att en handling inte automatiskt är sekretessbelagd i sin helhet bara för att enstaka uppgifter i den är hemliga. I ett sådant fall är man skyldig att lämna ut handlingen men på något sätt täcka över de uppgifter som är sekretesskyddade. En handlings status ur sekretessynpunkt kan dessutom förändras över tiden så att det som var hemligt i går inte är det i dag, t ex anbudshandlingar blir offentliga när inköpsbeslutet väl fattats. Man bör förse sekretessbelagda handlingar med särskild stämpel som talar om att handlingen är hemlig samt uppgift om datum och myndighetens namn som hemligstämplat. Enligt lagtexten får ingen annan benämning än ordet hemlig användas. Uttryck som konfidentiell eller förtrolig eller andra sådana benämningar är, juridiskt sett, verkningslösa. Det är dock viktigt att komma ihåg att en stämpel hemlig på ett dokument endast ska betraktas som en varningssignal om att handlingen kan innehålla information som är sekretessbelagd. Varje gång en handling begärs utlämnad är man skyldig att pröva om handlingen kan lämnas ut. Handlingar får inte hemlighållas utan att det görs en direkt hänvisning till den paragraf i sekretesslagen som är tillämplig. Om det inte går att hitta någon lämplig paragraf och inte heller generalklausulen är tillämplig, ska handlingen lämnas ut. 3.3 Vem tar ställning? När någon begär att få se en handling gäller det att avgöra om det som efterfrågas är en allmän handling eller inte. Om så inte är fallet kan begäran avslås redan på den grunden, eftersom allmänheten endast har rätt att se allmänna handlingar. I första hand är det den tjänsteman på kontoret som har hand om handlingen som tar ställning till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare eller registrator/arkivarie om handlingen finns i arkivet. Inom varje myndighet/förvaltning bör finnas en rutin för hur frågor som rör utlämnande av allmän handling ska hanteras. 4 (9)
3.4 Beslut och överklagande Bedömer tjänstemannen att vägra att lämna ut en handling är tjänstemannen samtidigt skyldig att upplysa den sökande om beslutet och hänvisa till den styrelse/nämnd där sökande kan få ett utlämnande prövat. Nämnden/styrelsen bör delegera beslutanderätten till förvaltningschefen då dessa beslut skall fattas skyndsamt. Beslutet skall alltid vara skriftligt. Skulle beslutet innebära att utlämnande vägras skall den sökande få information om hur man överklagar (besvärshänvisning). Besvärsinstans är kammarrätten. Ytterligare information rörande frågor kring allmänna handlingar och sekretess hänvisas till respektive förvaltning. 5 (9)
Bilaga till Rutiner för ärendehantering 1. Post 1.1 Inkommande extern post Post till Vallentuna kommun lämnas hos registrator/postöppnare av vaktmästaren. Vallentuna kommun tillämpar fullmaktsystem för postöppning och rutin finns fastställd i kommunal författningssamling Policy för postöppning för Vallentuna kommun 1.2.24. Undantag från generell postöppning är brev ställda till fackliga förtroendemän samt politiska förtroendevalda som endast rör dem i deras roll som förtroendevalda. Post till dessa grupper är inte allmänna handlingar och omfattas därför inte av offentlighetsprincipen. Förtroendevaldas post sänds oöppnad till adressaten såvida inte en fullmakt har lämnats att posten får öppnas. Den inkommande posten grovsorteras efter vad som får öppnas eller inte. Post som inte får öppnas ankomststämplas på kuvertet. Efter grovsorteringen öppnas posten och ankomststämplas. Post som bedöms skall postlistas/diarieföras sorteras ur även om den är ställd direkt till en tjänsteman eller förtroendevald och lämnas till registrator/motsvarande. 1.2 E-post Vallentuna kommun har fastställt E-postpolicy för Vallentuna kommun 1.2.06 och E-postpolicy för förtroendevalda i Vallentuna kommun 1.2.25 i kommunal författningssamling. E-post behandlas på samma sätt som vanlig post. Gå igenom kommunens/förvaltningens e- postbrevlåda ca. tre gånger per dag. Vidarebefordra e-post till berörd tjänsteman. E-post som skall till andra förvaltningar/nämnder vidarebefordras till deras officiella e-postbrevlådor. Skall handlingen postlistas/diarieföras så skrivs handlingen ut alt. vidarebefordras e-posten till ärendehanteringssystemet Platina. Bekräftelse på mottaget e-post skall sändas till medborgare. 1. 3 Fax Inkommande fax hanteras som vanligt inkommande post. 1.4 Intern post Intern post kan komma som vanlig eller e-post som beskrivs ovan men också komma in via ärendehanteringssystemet Platina Dessa försändelser syns i Postlistan Att registrera. Hanteras som vanligt inkommande handlingar. 1. 5 Utgående post Kopia av utgående post som skall registreras/diarieföras skall lämnas till registrator/motsvarande för åtgärd, med uppgift om när handlingen expedierats. 6 (9)
1.6 Upprättade handlingar Upprättade handlingar som skall registreras/diarieföras skall lämnas till registrator/motsvarande för åtgärd. 2. Postlista Ingående och utgående post till/från Vallentuna kommun förs in på postlistan. Cirkulär, tidningar, reklam, inbjudningar till kurser och allmänna konferenser, fakturor, lönerapporter, handlingar av rutinkaraktär och handlingar som hanteras i andra register såsom socialregister, felanmälningar etc., förs inte upp på postlistan. Om förvaltningen använder ärendehanteringssystemet Platina scannas handlingarna in. Förekommer personuppgifter eller sekretess skall detta anges. 2. 1 Postgenomgång Efter postlistning samråder registrator/motsvarande och kommunsekreterare/motsvarande om handlingen skall diarieföras, skickas på remiss och ev. andra åtgärder samt på vilket sammanträde ärendet preliminärt skall behandlas på. Därefter förs åtgärden i postlistan och ev. diarieför. Ange alltid titel på tjänstemän och använd inte förkortningar vid postlistning. 2.2 Styrelsens/nämndens icke diarieförda handlingar Allmänna handlingar som inte diarieförs, hålls istället systematiskt ordnade. I dokumenthanteringsplanen framgår hur de hanteras och förvaras. 2.3 Distribution av postlista Postlistan distribueras inom förvaltningarna enligt egna rutiner och till de tidningar som begärt ut den. 3. Diarieföring Kontrollera först att ärendet inte finns diariefört sedan tidigare Vissa ärenden ligger i så kallade samlingsnummer för året t ex. avsägelser och fyllnadsval, budgetuppföljning etc. De handlingar som tillkommer under året diarieförs under samma diarienummer. Akterna till diarieförda ärenden (original) förvaras hos registrator/motsvarande i dokumentskåp eller i dagarkiv. Handläggaren skall alltid ha en kopia av en inkommen handling. Makulering Ett ärende som är diarieförd får aldrig tas bort ur diariet. Det man kan göra är att ange i diariet att ärendet makulerats och orsak. 3.1 Nytt ärende Vallentuna kommun använder diarieplan för att klassificera ärendena. När ett nytt ärende diarieförs är det viktigt att ärendemeningen är tydligt utformad så att det klart är beskrivet i sin helhet vad ärendet handlar om och att förkortningar undviks, framförallt interna. 7 (9)
I diariet anges när handlingen kom in eller upprättades, vem som är avsändare/initierare, handläggare, ev. beslutsinstans och vilken åtgärd som vidtagits. Diarienummer kommer automatiskt i de diarieföringssystem som används inom kommunen. Ange på aktomslaget till vilket sammanträde ärendet preliminärt skall behandlas vid. Akten läggs i avsett dokumentskåp för sammanträden. Ärenden som endast handläggs av tjänstemän på delegation eller verkställighet sorteras in i dokumentskåpet under pågående ärenden. Remiss till nämnd Vid remiss till en nämnd/förvaltning/motsvarande för yttrande, skriv ut två ex av remisskrivelsen ett ex till akten och ett ex sänds till berörd nämnd tillsammans med kopia av de handlingar som nämnden/förvaltningen/motsvarande skall yttra sig över. Ange på aktomslaget vem som fått remiss sänts och senaste svarsdatum samt på vilket sammanträde ärendet skall tas upp. Akten läggs därefter i avsett dokumentskåp under remisser. 3.2 Pågående ärende Sök upp ärendet i diariet och diarieför handlingen, ange vilken åtgärd som vidtagits och ev. beslutsinstans. Ange på aktomslaget till vilket sammanträde ärendet preliminärt skall behandlas vid. Akten läggs i avsett dokumentskåp för sammanträden. Ärenden som endast handläggs av tjänstemän på delegation eller verkställighet sorteras in i dokumentskåpet under pågående ärenden. 4. Ärendebevakning Bevakningssystemet är manuellt. Bevakning och påminnelser fungerar inte tillfredsställande i diarieföringssystem som kommunen idag använder. Handläggaren får uppgift på vilket sammanträde ärendet har satts upp. Ärenden som är på remiss förvaras i särskild avsett dokumentskåp hos registrator/motsvarande och gås igenom regelbundet. Påminnelse sänds via e-post till resp. remissinstans om svar ej lämnats i tid. Ärenden som skall behandlas vid sammanträden förvaras i dokumentskåp för sammanträden hos registratorn/motsvarande. Genomgång av dessa sker inför varje planering av sammanträdena. Efter expediering av protokoll förekommer det att ärenden återremitteras eller av någon annan anledning skall bevakas för kommande behandling/återrapportering på sammanträde. Dessa akter sorteras in i dokumentskåp för sammanträden. 5. Expediering av protokoll Diarieför besluten på respektive ärende i diariet. Fyll i instans, paragraf, beslutsdatum och ev. beslutsmening samt till vilka paragrafen expedierats och expedieringsdatum. Ändra status på ärendet fortsatt beredning, avslutas eller om den skall gå vidare till nästa instans och ev lägg in ett bevakningsdatum med påminnelse. 8 (9)
Samråd med kommunsekreteraren/motsvarande om osäkerhet råder på vilken status ärendet skall ha. Sortera ärendena efter status. 6. Avslutande av diariefört ärende Ett ärende kan avslutas genom beslut, slutet avtal etc eller om handläggaren anser att ärendet är avslutat. Rensa akten, samråd med handläggaren om osäkerhet råder kring om en handling är arbetsmaterial eller inte och sortera aktbilagorna i nummerordning med nr 1 överst. Protokoll från beslutsinstans läggs allra först i datumordning. I diariet anges avslutningsdatum och orsak till att ärendet avslutas, därefter ändras status till avslutad i diariet. Skriv ut två nya ärendekort och lägg ett i akten och ett sätts i nummerordning i en pärm för respektive år. Sortera därefter in i aktskåp för avslutande ärenden. 7. Balanslista Registrator upprättar balanslista över pågående ärenden två gånger per år. Handläggarna får balanslistan för genomgång för beslut om åtgärd. 8. Delegationsbeslut Samtliga delegationsbeslut som fattas skall anmälas till styrelse/nämnd. Vilka ärendetyper det rör sig om står angivet i delegationsordningen. 9 (9)