1. Extra sammanträde för valnämnden 2014 VN/2014: Reviderad Mål och Budget Valnämnden 2014 VN/2014:1-0061

KALLELSE 1 2014-08-15 1/1 Valnämnden Tid: Tisdag 2014-08-26, kl. 16.30 Plats: Gustav Vasa, Kommunhuset Strängnäs Föredragningslista Mötets öppnande Upprop Val av justerare Fastställande av föredragningslista Ärende Diarienummer 1. Extra sammanträde för valnämnden 2014 VN/2014:13-111 2. Reviderad Mål och Budget Valnämnden 2014 VN/2014:1-0061 3. Delårsrapport 2014:1 Valnämnden VN/2014:25-0061 4. Arvode till presidiet vid uppdrag som utförs på VN/2014:26-111 valdag samt arvode/lön som kommunalt bud 5. Arvode till de som arbetar i mottagningsgrupperna VN/2014:27-111 vid de allmänna valen 14 september 2014 6. Rapporter 7. Övriga frågor 8. Nästa möte EVA STRÖMBERG Ordförande LISA AHLQVIST Sekreterare

4 Mål och Budget 2014 Valnämnden 2014-02-18

5 2/4 Valnämndens ansvarsområde Valnämnden är lokal valmyndighet och har ansvar i kommunen för frågor om val. Valnämnden har som övergripande uppgift att se till att väljarna i kommunen ges goda möjligheter att rösta. Verksamhetsförändringar och framtid Valnämnden kommer under 2014 arbeta med förberedelserna och genomförandet av valet till Europaparlamentet den 25 maj och valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige den 14 september. Valnämndens mål Mål 1. Ökat valdeltagande i förhållande till 2009 och 2010 års val 1.1 Ökat valdeltagande i EU valet Valdeltagandet i EU valet 2009 uppgick till 45 procent av den röstberättigade befolkningen i kommunen. Målet 2014 är att valdeltagandet ska uppgå till 50 procent. 1.2 Ökat valdeltagande i kommunalvalet Valdeltagandet i kommunalvalet 2010 uppgick till 85 procent av den röstberättigade befolkningen i kommunen. Målet 2014 är att ha 87 procent valdeltagande i kommunalvalet. Mål 2. Alla röstberättigade ska ha goda möjligheter att rösta i valen 2.1 Vallokaler ska vara handikappanpassade För att förbättra möjligheten för funktionsnedsatta att rösta i valen ska alla vallokaler och lokaler för förtidsröstning vara handikappanpassade. Målet 2014 är att samtliga lokaler ska vara handikappanpassade. 2.2 Tillgängligheten till förtidsröstning ska öka jämfört med förra valen Allt fler väljare förtidsröstar och därför ska antalet timmar som förtidsröstning är tillgängligt öka. Målet 2014 är att antalet timmar ska öka jämfört med förra valen. 2

6 3/4 Mål 3. Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn könsfördelning samt ålderstruktur 3.1 Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn könsfördelning Vid EU valet 2009 var 63,4 procent av valförrättarna kvinnor och 36,6 procent män. Vid det allmänna valet 2010 var 69,4 procent av valförrättarna kvinnor och 30,7 procent män. Målet 2014 är att 57 procent av valförrättarna är kvinnor och 43 procent män. 3.2. Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn ålderstruktur Vid EU valet 2009 var 16 procent av valförrättarna under 40 år gamla och vid allmänna valet 2010 uppgick andelen till 21 procent. Målet 2014 är att andelen valförrättare under 40 års ålder ska vara 20 procent vid EU valet och 25 procent vid det allmänna valet. Mål 4. Länsstyrelsen ska inte anmärka på formella fel vid granskning av valadministrationen Länsstyrelsen granskar hur val har administrerats och om några fel uppstått i hantering och administration. Målet 2014 är inga anmärkningar på formella fel vid granskning av valadministrationen. Mål 5. Hög nöjdhetsgrad på internt stöd och service till valdistrikten För att ge så hög service som möjligt till väljarna är det viktigt att valdistrikten får ett bra internt stöd. Det omfattar bland annat utbildning av valförrättare och stöd under valdagarna. En enkätundersökning kommer att genomföras för att bedöma nöjdheten på internt stöd och service. Målet 2014 är att är att internt stöd och service ska få 5 av 5 i nöjdhetsenkäten. Mål 6. Budget i balans Valnämnden ska verka för god ekonomisk hushållning. God hushållning i verksamheten innebär att resurser används på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. En budget i balans är därför en förutsättning för god ekonomisk hushållning. Målet 2014 är en budget i balans. 3

7 4/4 Ekonomi Driftbudget Tabell 1. Ramprotokoll Valnämd (tkr) Beslut Budget Budget 2013 KF 2012-11-26, 174 522 Förändringar inför 2014 Tillskott 1 800 Uppräkning av löner och priser 13 Effektivare avrop på inköp -8 Budget 2014 KF 2013-11-25, 129 2 327 Budget 2014 2 327 Valnämndens budgetram uppgår 2014 till 2,3 miljoner kronor. Valnämnden har fått ett tillskott på 1,8 miljoner kronor för EU-val och allmänna val. Tabell 2. Budget verksamhetsområde Verksamhetsområde, tkr Utfall Budget Prognos Budget 2014 2012 2013 2013 Intäkter Kostnader Netto Nämndverksamhet -25-522 -260 0-527 -527 EU val 0 0 0 350-943 -593 Allmänna val 0 0 0 350-1229 -879 Riktade insatser 0 0 0 0-328 -328 Summa intäkter 0 0 516 700-700 Summa kostnader -25-522 -776 - -3 027-3 027 Nettokostnad -25-522 -260 700-3 027-2 327 Investeringsbudget Tabell 4. Investeringar Valnämnden investeringar (tkr) Budget 2014 Maskiner och inventarier 150 Summa investeringar 150 Kommunfullmäktiges investeringsram 2014 till 0,15 miljoner kronor. Investeringsmedlen för maskiner och inventarier har tilldelats valnämnden. 4

8 Mål och Budget 2014 Valnämnden 2014-08-15

9 2/4 Valnämndens ansvarsområde Valnämnden är lokal valmyndighet och har ansvar i kommunen för frågor om val. Valnämnden har som övergripande uppgift att se till att väljarna i kommunen ges goda möjligheter att rösta. Verksamhetsförändringar och framtid Valnämnden kommer under 2014 arbeta med förberedelserna och genomförandet av valet till Europaparlamentet den 25 maj och valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige den 14 september. Valnämndens mål Mål 1. Ökat valdeltagande i förhållande till 2009 och 2010 års val 1.1 Ökat valdeltagande i EU valet Valdeltagandet i EU valet 2009 uppgick till 45 procent av den röstberättigade befolkningen i kommunen. Målet 2014 är att valdeltagandet ska uppgå till 50 procent. 1.2 Ökat valdeltagande i kommunalvalet Valdeltagandet i kommunalvalet 2010 uppgick till 82,7 procent av den röstberättigade befolkningen i kommunen. Målet 2014 är att ha 84,7 procent valdeltagande i kommunalvalet. Mål 2. Alla röstberättigade ska ha goda möjligheter att rösta i valen 2.1 Vallokaler ska vara handikappanpassade För att förbättra möjligheten för funktionsnedsatta att rösta i valen ska alla vallokaler och lokaler för förtidsröstning vara handikappanpassade. Målet 2014 är att samtliga lokaler ska vara handikappanpassade. 2.2 Tillgängligheten till förtidsröstning ska öka jämfört med förra valen Allt fler väljare förtidsröstar och därför ska antalet timmar som förtidsröstning är tillgängligt öka. Målet 2014 är att antalet timmar ska öka jämfört med förra valen. 2

10 3/4 Mål 3. Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn könsfördelning samt ålderstruktur 3.1 Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn könsfördelning Vid EU valet 2009 var 63,4 procent av valförrättarna kvinnor och 36,6 procent män. Vid det allmänna valet 2010 var 69,4 procent av valförrättarna kvinnor och 30,7 procent män. Målet 2014 är att 57 procent av valförrättarna är kvinnor och 43 procent män. 3.2. Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn ålderstruktur Vid EU valet 2009 var 16 procent av valförrättarna under 40 år gamla och vid allmänna valet 2010 uppgick andelen till 21 procent. Målet 2014 är att andelen valförrättare under 40 års ålder ska vara 20 procent vid EU valet och 25 procent vid det allmänna valet. Mål 4. Länsstyrelsen ska inte anmärka på formella fel vid granskning av valadministrationen Länsstyrelsen granskar hur val har administrerats och om några fel uppstått i hantering och administration. Målet 2014 är inga anmärkningar på formella fel vid granskning av valadministrationen. Mål 5. Hög nöjdhetsgrad på internt stöd och service till valdistrikten För att ge så hög service som möjligt till väljarna är det viktigt att valdistrikten får ett bra internt stöd. Det omfattar bland annat utbildning av valförrättare och stöd under valdagarna. En enkätundersökning kommer att genomföras för att bedöma nöjdheten på internt stöd och service. Målet 2014 är att är att internt stöd och service ska få 5 av 5 i nöjdhetsenkäten. Mål 6. Budget i balans Valnämnden ska verka för god ekonomisk hushållning. God hushållning i verksamheten innebär att resurser används på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. En budget i balans är därför en förutsättning för god ekonomisk hushållning. Målet 2014 är en budget i balans. 3

11 4/4 Ekonomi Driftbudget Tabell 1. Ramprotokoll Valnämd (tkr) Beslut Budget Budget 2013 KF 2012-11-26, 174 522 Förändringar inför 2014 Tillskott 1 800 Uppräkning av löner och priser 13 Effektivare avrop på inköp -8 Budget 2014 KF 2013-11-25, 129 2 327 Budget 2014 2 327 Valnämndens budgetram uppgår 2014 till 2,3 miljoner kronor. Valnämnden har fått ett tillskott på 1,8 miljoner kronor för EU-val och allmänna val. Tabell 2. Budget verksamhetsområde Verksamhetsområde, tkr Utfall Budget Prognos Budget 2014 2012 2013 2013 Intäkter Kostnader Netto Nämndverksamhet -25-522 -260 0-527 -527 EU val 0 0 0 350-943 -593 Allmänna val 0 0 0 350-1229 -879 Riktade insatser 0 0 0 0-328 -328 Summa intäkter 0 0 516 700-700 Summa kostnader -25-522 -776 - -3 027-3 027 Nettokostnad -25-522 -260 700-3 027-2 327 Investeringsbudget Tabell 4. Investeringar Valnämnden investeringar (tkr) Budget 2014 Maskiner och inventarier 150 Summa investeringar 150 Kommunfullmäktiges investeringsram 2014 till 0,15 miljoner kronor. Investeringsmedlen för maskiner och inventarier har tilldelats valnämnden. 4

14 Delårsrapport 2014:1 Valnämnden 2014-08-14

15 Valnämndens ansvarsområde Valnämnden är lokal valmyndighet och har ansvar i kommunen för frågor om val. Valnämnden har som övergripande uppgift att se till att väljarna i kommunen ges goda möjligheter att rösta. Verksamhetsförändringar och framtid Valnämnden kommer under 2014 arbeta med förberedelserna och genomförandet av valet till Europaparlamentet den 25 maj och valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige den 14 september. Valnämndens mål Mål 1. Ökat valdeltagande i förhållande till 2009 och 2010 års val 1.1 Ökat valdeltagande i EU valet Valdeltagandet i EU-valet 2009 uppgick till 45 procent av den röstberättigade befolkningen i kommunen. Målet 2014 är att valdeltagandet ska uppgå till 50 procent. Resultat: Valdeltagandet vid EU-valet uppgick till 50,27 procent och målet är därför uppfyllt. 1.2 Ökat valdeltagande i kommunalvalet Valdeltagandet i kommunalvalet 2010 uppgick till 82,7 procent av den röstberättigade befolkningen i kommunen. Målet 2014 är att ha 84,7 procent valdeltagande i kommunalvalet. Resultat: Ännu ej mätbart. Mål 2. Alla röstberättigade ska ha goda möjligheter att rösta i valen 2.1 Vallokaler ska vara handikappanpassade För att förbättra möjligheten för funktionsnedsatta att rösta i valen ska alla vallokaler och lokaler för förtidsröstning vara handikappanpassade. Målet 2014 är att samtliga lokaler ska vara handikappanpassade. 2

16 Resultat: Vid EU-valet är målet formellt uppfyllt men tillgängligheten kan ytterligare förbättras. 2.2 Tillgängligheten till förtidsröstning ska öka jämfört med förra valen Allt fler väljare förtidsröstar och därför ska antalet timmar som förtidsröstning är tillgängligt öka. Målet 2014 är att antalet timmar ska öka jämfört med förra valen. Resultat: Vid EU-valet är målet uppfyllt då antalet timmar då förtidsröstning var tillgängligt uppgick till 342. Detta innebär en utökning av mot valet 2009 med 60 procent då antalet timmar uppgick till 214. Mål 3. Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn könsfördelning samt ålderstruktur 3.1 Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn könsfördelning Vid EU valet 2009 var 63,4 procent av valförrättarna kvinnor och 36,6 procent män. Vid det allmänna valet 2010 var 69,4 procent av valförrättarna kvinnor och 30,7 procent män. Målet 2014 är att 57 procent av valförrättarna är kvinnor och 43 procent män. Resultat: Vid EU-valet var 63 procent kvinnor och 37 procent män. Målet är inte uppfyllt. 3.2. Bemanning vid valförrättning ska ha en mer jämn ålderstruktur Vid EU-valet 2009 var 16 procent av valförrättarna under 40 år gamla och vid allmänna valet 2010 uppgick andelen till 21 procent. Målet 2014 är att andelen valförrättare under 40 års ålder ska vara 20 procent vid EU-valet och 25 procent vid det allmänna valet. Resultat: Vid EU-valet var 15 procent av valförrättarna under 40 år. Målet är inte uppfyllt. Mål 4. Länsstyrelsen ska inte anmärka på formella fel vid granskning av valadministrationen Länsstyrelsen granskar hur val har administrerats och om några fel uppstått i hantering och administration. 3

17 Målet 2014 är inga anmärkningar på formella fel vid granskning av valadministrationen. Resultat: Länsstyrelsen har inte framfört att några formella fel har funnits vid granskning av Strängnäs kommuns valadministration och därför är målet uppfyllt för EU-valet. Mål 5. Hög nöjdhetsgrad på internt stöd och service till valdistrikten För att ge så hög service som möjligt till väljarna är det viktigt att valdistrikten får ett bra internt stöd. Det omfattar bland annat utbildning av valförrättare och stöd under valdagarna. En enkätundersökning kommer att genomföras för att bedöma nöjdheten på internt stöd och service. Målet 2014 är att är att internt stöd och service ska få 5 av 5 i nöjdhetsenkäten. Resultat: Den genomförda enkäten hade 75 procents svarsfrekvens, 15 av 20 respondenter. Enkäten bestod av 18 påståenden och i 13 av dessa var alla nöjda. Endast 5 påståenden fick en litet antal mindre positiva svar och dessa har valteamet tagit till sig och kommer förbättra inför nästkommande val. Hela undersökningen redovisas i bilaga 1. Målet är delvis uppfyllt. Mål 6. Budget i balans Valnämnden ska verka för god ekonomisk hushållning. God hushållning i verksamheten innebär att resurser används på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. En budget i balans är därför en förutsättning för god ekonomisk hushållning. Målet 2014 är en budget i balans. Resultat: Helårsprognosen för valnämnden är ett överskott på 0,9 miljoner kronor och motsvarar 39,9 procent av årsbudgeten. Målet är uppfyllt. 4

18 Ekonomi Driftbudget Tabell 1. Ramprotokoll Valnämd (tkr) Beslut Budget Budget 2013 KF 2012-11-26, 174 522 Förändringar inför 2014 Tillskott 1 800 Uppräkning av löner och priser 13 Effektivare avrop på inköp -8 Budget 2014 KF 2013-11-25, 129 2 327 Budget 2014 2 327 Valnämndens budgetram uppgår 2014 till 2,3 miljoner kronor. Valnämnden har fått ett tillskott på 1,8 miljoner kronor för EU-val och allmänna val. Tabell 3. Helårsprognos Tabell 2. Resultat per verksamhetsområde Utfall 2014-06-30 Budget 2014-06-30 Verksamhet Kostnade Nettokostnad Netto- Avvikelse (tkr) Intäkter r Intäkter Kostnad budget Nämndverksamhet 0-262 -262 0-264 -264 2 EU val 530-798 -267 350-943 -593 326 Allmänna val 530-163 367 350-147 203 165 Riktade insatser 0 0 0 0-197 -197 197 Summa driftredovisning 1 061-1 223-162 700-1 551-851 689 Helårsprognos utfall Budget 2014 Verksamhet Nettokostnad Netto- Avvikelse (tkr) Intäkter Kostnader Intäkter Kostnad budget Nämndverksamhet 0-527 -527 0-527 -527 0 EU val 530-824 -293 350-943 -593 300 Allmänna val 530-1 109-579 350-1 229-879 300 Riktade insatser 0 0 0 0-328 -328 328 Summa driftredovisning 1 061-2 460-1 399 700-3 027-2 327 928 Valnämnden redovisar ett överskott med 0,7 miljoner kronor per sista juni som främst beror på att statbidrag som avser val blivit större än budgeterat för. Nämndverksamheten redovisar ett mindre överskott som kan härledas till sammanträdesarvoden. Årsprognosen är en budget i balans. EU valet redovisar överskott om 0,3 miljoner kronor. Preliminära personalkostnader för EU valet uppgår till 0,7 miljoner kronor som kan ställas mot årsbudgeten på 0,77 miljoner kronor. Av personalkostnaderna utgör 5

19 kostnad för förtidsröstning 0,29 miljoner kronor. Årsprognosen är ett överskott på 0,3 miljoner kronor som främst utgörs av ökat statsbidrag och buffert för arvodeshöjning. Allmänna valet redovisar ett överskott på 0,16 miljoner kronor som främst beror på att statsbidraget blev större än budgeterat. Årsprognosen är en budget i balans. Årsprognosen är ett överskott på 0,3 miljoner kronor som främst utgörs av ökat statsbidrag och buffert för arvodeshöjning. Riktade insatser redovisar inga utgifter och därmed en positiv avvikelse med 0,2 miljoner kronor. Då de flesta riktade insatser som exempelvis informationskampanjer genomförts med kommunal personal innebär de inga merkostnader. Årsprognosen är ett överskott på 0,33 miljoner kronor. Investeringsbudget Valnämndens investeringsram 2014 till 0,15 miljoner kronor. I kommunfullmäktiges delårsrapport 1 beslutades att investeringsmedlen flyttas till kommunfullmäktige för investeringar i den nya plenisalen. 6

20 Internt stöd och service EP-val 2014 Standardrapport

21 Procent Antal 1. Stämmer inte 6,7% 1 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 26,7% 4 4. Stämmer helt 66,7% 10 Svarande 15

22 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 13,3% 2 4. Stämmer helt 86,7% 13 Svarande 15

24 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 20% 3 4. Stämmer helt 80% 12 Svarande 15

25 Procent Antal 1. Stämmer inte 6,7% 1 2. Stämmer till liten del 0% 0 3. Stämmer till stor del 33,3% 5 4. Stämmer helt 60% 9 Svarande 15

33 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 11,1% 1 3. Stämmer till stor del 22,2% 2 4. Stämmer helt 66,7% 6 Svarande 9

34 Procent Antal 1. Stämmer inte 0% 0 2. Stämmer till liten del 12,5% 1 3. Stämmer till stor del 0% 0 4. Stämmer helt 87,5% 7 Svarande 8

Mottagare Ej kontaktbara Svarande Svarsfrekvens 20 0 15 75% 39

44 1/1 Rapporter till Valnämnden 1. Antagande av ny folkhälsoplan, KS/2012:43-0092.