Översyn av chefsorganisation



Relevanta dokument
Kommunfullmäktiges program för uppföljning av privata utförare

Instruktion för kommunchefen KS2017/571/01

Kommunkontoret, måndag 1 september kl Sekreterare Paragrafer ANSLAG/BEVIS

HELTIDSPLAN. Lidköpings Kommun Kommunal + SKL

Undersökning om funktionshinderomsorgens verksamhet och organisering

Inriktningar effektmål 2015

Vä lfä rdstäppet Kronobergs lä n

Kommunens kvalitet i korthet. En redovisning av faktorer som belyser kommunens kvalitet ur ett medborgarperspektiv

Vä lfä rdstäppet Uppsälä lä n

Kommunens kvalitet i korthet En redovisning av faktorer som belyser kommunens kvalitet ur ett medborgarperspektiv

Mot en medborgarnära Polismyndighet Förslag på hur en mer medborgarnära organisation kan skapas

Välkommen till Gata Web ditt verktyg för utveckling, benchmarking och statistik

Vä lfä rdstäppet Vä rmländs lä n

Medborgarkontoret, Östervåla, 26 maj 2014, kl Sekreterare Paragrafer ANSLAG/BEVIS

Verksamhetsplan 2013

Riktlinjer för handläggning samt samverkan kring barn och unga som riskerar att fara illa KS2019/158/11

Gemensam verksamhet i den nya nämndorganisationen

Vä lfä rdstäppet Vä stmänländs lä n


Vä lfä rdstäppet Ö rebro lä n

Kvalitetsgarantier. Våra löften till Skaraborna. Omsorgsförvaltningen

Remiss - Värdegrund för Huddinge kommun

Västra Götalands län

Ekonomi. Bildning- och omsorgsförvaltningen. Bildnings- och omsorgsnämnden. tkr 2017 Utfall. Uppföljningsrapport oktober 2017

Ansökan om försäljning av fastighet Heby Morgongåva, 15:8

Inriktningar effektmål 2016

VI TAR ANSVAR! BUDGET 2019

Beslut för förskoleklass och grundskola

Huvudmannabeslut för fritidshem

Säffle kommuns kvalitet för 2008 i korta drag

Mångfaldsrapport år 2017 Familjen Helsingborg. Datum:

Vä lfä rdstäppet Blekinge lä n

Instruktion för kommundirektör

Verksamhetsuppföljning, övergripande sammanställning av personalens utbildningsnivå, gällande omsorgsnämndens boenden, enkät 2015 sammanställt 2016.

Beslut för grundsärskola

Kommunen som arbetsgivare

Personer med särskilda behov, återrapportering av budgetuppdrag

SOLLENTUNA KOMMUN Barn- och utbildningskontoret

Remiss om Modernisering av sociala system

Jämförelseservice på webben

Framtida organisering och finansiering av kollektivtrafiken i Värmland Remiss och inriktning fortsatt arbete

Vä lfä rdstäppet Jä mtländs lä n

Verksamhetsplan Målstyrning

PM - KOSTNADER PEDAGOGISK VERKSAMHET

MÅLBESKRIVNING SOCIALNÄMNDEN

Vä lfä rdstäppet Vä sternorrländs lä n

Kommunkontoret, Heby, fredag 3 oktober, omedelbar justering. Sekreterare Paragrafer 78 ANSLAG/BEVIS

Utredning specialskolskjutsar

Nationell IT-strategi för vård och omsorg tillämpning för Stockholms stad

Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01

Säffle kommuns kvalitet för 2009 i korta drag

Sammanställning av resultat för KKiK 2013 Alla Jämtlandskommuner utom Bräcke

Hantering av 2014 års ekonomiska resultat, disponering av över- och underskott

Riktlinjer för kommunfullmäktiges program rörande privata utförare

Vä lfä rdstäppet Kälmär lä n

Var kommmer kommunens pengar i från? miljoner kronor och andel i procent 2012

Uppföljning av beslut om rationalisering och effektivisering av kontorsorganisationen

Program. för vård och omsorg

Avveckling av Danderyds kommuns hemtjänst i egen regi

Resultat av undersökningen Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) 2015

Rapport från utvärdering av förvaltningsorganisationen KS2016/715

Vä lfä rdstäppet Norrbottens lä n

Redovisning av översyn av bredbandsstrategi, strategi för e-samhället samt IT-infrastrukturplan

DNR: KS2017/761/01. Internkontrollplan 2018 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/ (2)

EN SAMMANFATTNING AV ÅRSREDOVISNINGEN FÖR 2013

MÅLUPPFYLLELSER SOCIALNÄMNDEN TERTIAL 2, 2014

Bilaga 3. Enkät till köpkommuner

Vård- och omsorgsnämnden

Program med riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som bedrivs av privata utförare

Indikatorer för styrning och uppföljning av verksamheten 2019

Kommunstyrelsen. Datum och tid: Onsdagen den 25 mars 2015 klockan Kommunkontoret, Handlingskraftig

Dina pengar. Fakta ur Munkedals kommuns Årsredovisning

Personal- och kompetensförsörjningsplan

Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag av Åtvidabergs kommun

Hällefors kommun. Styrning och ledning Bildningsnämnden Granskningsrapport

Handlingsprogram för förebyggande verksamhet och räddningstjänst enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor

Rapport internkontroll av efterlevnad av lagstiftningen lex Sarah

Kommunens kvalitet i korthet 2016

1. Barnchecklistan godkänns. 2. Förslaget på uppföljning av vård- och omsorgsnämndens och förvaltningens arbete med barnkonventionen godkänns.

Kommunkontoret, Heby 24 november Sekreterare Paragrafer ANSLAG/BEVIS

Standardiserade arbetssätt med tekniskt systemstöd för ärende- och dokumenthantering edok Svar på remiss från kommunstyrelsen


Uppföljning ekonomiskt bistånd, arbetsmarknad och vuxenutbildning per maj 2014

Personalbokslut 2015, barn- och utbildningsförvaltningen

Kvalitet i korthet. Alvesta - Markaryd - Tingsryd - Uppvidinge - Älmhult. En jämförelse mellan fem kommuner i Kronobergs län

Välfärdstappet - Västernorrlands län

Budget 2017, plan

Analysverkstad i Ulricehamns kommun

Mål och Verksamhetsplan 2014

Gemensam sjuksköterskeorganisation kväll och natt inom primärvård i ordinärt och särskilt boende

Budget för 2019 och flerårsplan för och flerårsplan för arvode, verksamhetsmål KS2017/759/03

Ansvaret för alkoholtillståndet och tillhörande budget för verksamheten flyttas från Socialnämnden till Miljö- och byggnämnden

Katrineholms kommuns kvalitet i korthet 2011

Medgivande att ta emot medel - Prestationsersättning för införandet av lokala värdighetsgarantier (KS/2012:470)

Ansökan om godkännande av köregler

Verksamheterna klarade totalt sett att hålla sig inom de budgeterade ramarna och lämnade ett överskott på 200 tkr.

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE

KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN. Ärende 7

Program med anvisningar för uppföljning av privata utförare i Vellinge kommun

Utifrån kommunens vision Kil på rätt spår har kommunfullmäktige

Transkript:

PM 1 (5) Datum Diarienr/Dplankod 2011/295 Centrala förvaltningen Staben Åsa Nylander, Controller 0224 361 75 (även mobil) asa.nylander@heby.se Kommunstyrelsen Översyn av chefsorganisation Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar Kommunstyrelsen tar översynen av chefsorganisationen i beaktande i samband med budgetarbetet inför 2013 och uppmanar nämnder och beredningar att göra detsamma. Förvaltningen får i uppdrag att arbeta för en fortsatt effektivisering av den administrativa verksamheten och chefsorganisationen. För att följa utvecklingen följs antalet anställda och chefer per förvaltning upp årligen i samband med delårsrapporten i augusti. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav 14 juni, 2011 kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översyn av chefsorganisationen i Heby kommun. Kommunstyrelsen beslutade den 19 december 2011 att översynen av chefsorganisationen görs enligt, PM 19 december, 2011. HEBY100 v 1.0 2005-11-28, H:\Controller\Uppdrag\Chefsstruktur\Utredning översyn av chefsorganisation.doc Utredning Sammanfattning Enligt statistiken ser det ut som att Heby kommun har en något högre andel administration (inkl chefer) än genomsnittet för jämförbara kommuner. Samtidigt bör man vara medveten om svårigheterna att jämföra sig med andra kommuners statistik eftersom ingen kommun är den andra lik. Det går inte med säkerhet att fastställa att Heby kommun verkligen har en högre andel administration. Detta hindrar dock inte att förvaltningarna även fortsättningsvis ser över och arbetar aktivt för en effektivisering av den administrativa verksamheten och chefsorganisationen. När det gäller antalet medarbetare per chef så gjordes en motsvarande utredning per förvaltning i maj 2009. Jämfört med denna har samtliga förvaltningar ökat sin andel medarbetare per chef förutom centrala förvaltningen som istället har minskat på antalet anställda vilket också innebär en minskning av antalet administratörer. Den största ökningen av antalet anställda per chef står vård- och omsorgsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen för. Uppdraget att se över chefsorganisationen har genomförts enligt PM 19 december 2011 enligt följande: 1. En inventering görs av hur många chefer som finns i förhållande till antalet medarbetare. En jämförelse görs därefter med andra kommuner motsvarande Heby kommuns storlek, struktur och andel köpt verksamhet. 2. En inventering görs av hur många personer som arbetar direkt i kommunens kärnverksamhet dvs. vårdpersonal, lärare etc. och hur många som arbetar indirekt dvs. chefer, stödfunktioner etc. En jämförelse görs därefter med andra kommuner motsvarande Heby kommuns storlek, struktur och andel köpt verksamhet. 3. En sammanställning görs per förvaltning på Heby kommun över antalet chefer i förhållande till antal medarbetare. Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan 11 0224-360 00 0224-301 94 www.heby.se 366-5114 212000-2049 74488 Heby information@heby.se

2 (5) Utredningsförfarande För punkt 1 och 2 har statistik används från SKL där också ett urval är gjort på 10 likvärdiga kommuner utifrån följande kriterier: - Kommunen ska ha flera mindre tätorter och ingen riktigt stor. - Kommunen ska ha hög andel glesbygd - Kommunen ska ha ca 9-15 tusen invånare - Inga kommuner från Skåneregionen eller norr om Hälsingland är med. Utifrån dessa kriterier är tio kommuner identifierade dessa är: Uppvidinge, Tingsryd, Tranemo, Bengtfors, Svenljunga, Askersund, Rättvik, Nordanstig, Torsbys och Sunne kommun. I bilaga 1 finns en sammanställning över statistiken. Samtliga siffror som presenteras i bilagan avser november 2011. Uppgifterna avser det totala antalet anställda dvs. både tillsvidareanställda och visstidsanställda (t ex timvikarier) som jobbade vid minst ett arbetstillfälle den aktuella tidpunkten. En kontakt har tagits med samtliga kommuner för att få information om hur stor andel som är köp verksamhet. En validering är inte gjord om det finns olikheter i hur de olika kommunerna lämnar statistik till SKL och det kan finnas en risk att statistiken inte är helt jämförbar. Det är antal personer som är framtagna i statistiken oavsett tjänstgöringsgrad. Det kan finnas olikheter hur man kodar administrativ personal som är placerade ute i kärnverksamheten. Heby kommun i jämförelse med andra kommuner Enligt statistiken har Heby kommun 46 chefer eller 3,8 % chefer i förhållande till totalt antal anställda (1 201 st). Det genomsnittliga värdet för de jämförbara kommunerna är 3,6 % och medianen är den samma. I Uppsala län är motsvarande siffra något lägre, 3,4 %. Heby kommun har totalt 116 personer anställda som chefer eller inom någon form av administration. Det innebär att 9,7 % av personalen arbetar med administration och ledarskap medan 90,3 % av personalen arbetar direkt i den så kallade kärnverksamheten t ex som lärare, teknisk personal, vårdpersonal etc. Det genomsnittliga värdet för de 11 jämförbara kommunerna är 8,9 % medan det i Uppsala län är högre 9,8 %. Om man jämför antalet anställda i kommunen jämfört med antalet invånare så är det genomsnittliga värdet 10,5 % medan Hebys värde är 9,0 %. De flesta kommunerna har egen/egna gymnasieskolor förutom Heby, Nordanstig och Svenljunga. Ungefär hälften har någon form av friskolor och/eller kooperativa förskolor inom kommunen. Det varierar hur stor del av verksamheterna inom samhällsbyggnad t ex snöröjning, gata, VA, renhållning som kommunerna har på entreprenad men de flesta av kommunerna har någon del utlagd. Rättviks kommun har ett helägt bolag för VA och renhållning. En tredjedel av kommunerna har infört valfrihetssystem inom hemtjänsten och endast en kommun har upphandlat någon omsorgsverksamhet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Det är Nordanstig som har upphandlat personlig assistans (kommunens verksamhet). Askersund har ett omfattande samarbete med grannkommunerna i Sydnärke som är etablerat sedan många år tillbaka. De samverkar bl a genom avtal vad gäller t ex lönesystem, ekonomisystem, energirådgivare, skuldsanering, överförmyndare, alkoholhandläggare, telefonväxel. Svenljunga ser ut att vara den kommun som är mest lik Heby när det gäller andel köpt verksamhet. Sammanställning per förvaltning I Heby kommuns årsredovisning för 2010 framgår att ledningsorganisationen är primärt till för att stödja verksamhetens drift och utveckling så optimalt som möjligt. Ledningen av Heby kommun ska organiseras så att den tillgodoser hög rättssäkerhet och god kvalité i verksamheten samt främjar kostnadseffektiviteten. Målet är en ökad decentralisering där ledningen ska medge en enkel organisation med korta

3 (5) beslutsvägar och ett stort utrymme för eget initiativ. Kärnan ska vara personalens ökade inflytande över arbetet. Heby kommun strävar alltså att vara en decentraliserad organisation. Nedan följer en sammanställning per förvaltning på hur många chefer som finns i förhållande till medarbetare. Sammanfattningsvis visar siffrorna att det råder en stor variation i de olika verksamheterna över hur många medarbetare cheferna ansvarar för. Skillnaderna i siffrorna förklaras framför allt av olikheterna i verksamheternas beskaffenhet. Även om det finns likheter inom chefsrollen så varierar den självklart om man är chef för 46 medarbetare eller för sju medarbetare. Samtliga siffror som presenteras nedan avser november 2011. Uppgifterna avser det totala antalet anställda dvs. både tillsvidareanställda och visstidsanställda (t ex timvikarier) som jobbade vid minst ett arbetstillfälle den aktuella tidpunkten. Personer som både är tillsvidareanställd och visstidsanställd t ex chefer räknas bara med en gång. Tillsvidareanställda Visstidsanställda Chefer Antal anställda per chef Vård och omsorg 387 168 18 31 Barn och utbildning 347 83 12 36 Samhällsbyggnad 88 40 6 21 Centrala 34 3 5 7 Vård- och omsorgsförvaltningen I november 2011 ansvarade 18 chefer totalt för 555 tillsvidare- och visstidsanställda inom vård och omsorgsförvaltningen i Heby kommun. Det innebär i genomsnitt 31 medarbetare per chef. Variationen inom förvaltningen är stor på grund av att verksamheterna är så olika. Inom t ex LSS är antalet anställda per chef i genomsnitt 47 personer medan antalet anställda per chef inom Individ- och familjeomsorgen (IFO) är 18 personer. Inom IFO fungerar cheferna även som seniorhandläggare och medverkar i olika enskilda ärenden. Medborgarnas behov av vård och omsorgsverksamhet har ökat de senaste åren framför allt inom hemtjänst, LSS och Individ- och familjeomsorgen och därför har också antalet anställda ökat framför allt visstidsanställda. Samtidigt har antalet chefer minskat något vilket innebär att antalet anställda per chef har ökat från 20 till 31 mellan 2009 och 2011. Barn- och utbildningsförvaltningen I barn- och utbildningsförvaltningen finns 12 chefer som ansvarar för 430 tillsvidareoch visstidsanställda medarbetare. Flertalet av dessa är kommunens rektorer som i sina uppdrag också har bl.a. det pedagogiska ansvaret för respektive skola. Detta innebär i genomsnitt 36 medarbetare per chef. Motsvarande siffra var 2009 32 medarbetare per chef. Samhällsbyggnadsförvaltningen Inom Samhällsbyggnadsförvaltningen finns sex chefer om ansvarar för totalt 128 medarbetare vilket ger i snitt 21 medarbetare per chef. Förvaltningen har minskat med en chef samtidigt som antalet anställda öka något de senaste åren. Motsvarande siffra var 2009 14 medarbetare per chef. Miljö- och byggenheterna är inte medräknade eftersom denna verksamhet enligt samverkansavtal bedrivs inom ramen för bygg- och miljöförvaltningen i Sala kommun.

4 (5) Centrala förvaltningen Inom den centrala förvaltningen finns i genomsnitt sju anställda per chef. Det finns fem chefer som ansvarar för totalt 37 medarbetare. Motsvarande siffra 2009 var åtta medarbetare per chef. Att siffran är lägre idag beror på att antalet anställda inom centrala förvaltningen har minskat något. Samtliga chefer inom centrala förvaltningen arbetar även som specialister inom sina respektive ansvarsområden. Slutsatser I utredningen kan konstateras att Heby kommun enligt statistiken ser ut att ha något högre andel administration (inklusive chefer) jämfört med andra jämförbara kommunen. Samtidigt kan vi inte med säkerhet säga att det är så eftersom det finns flera osäkerhetsfaktorer med att jämföra statistik från andra kommuner. Därför föreslås att Heby kommun fortsättningsvis årligen följer upp den administrativa verksamheten och antalet chefer per förvaltning för att följa utvecklingen och säkerställa att den går åt det håll som är önskvärt. Jämfört med den utredning som gjordes i maj 2009 konstateras att samtliga förvaltningar har ökat sin andel medarbetare per chef förutom centrala förvaltningen som istället har minskat på antalet anställda vilket också innebär en minskning av antalet administratörer. Det som avgör hur väl kommunen lyckas att optimera sin verksamhet både när det gäller effektivitet och kvalitet är till största delen personalen i kärnverksamheten. Ungefär hälften av kommunens totala kostnader utgörs av personalkostnader vilket visar att det är en personalintensiv verksamhet. Därför att är det av yttersta vikt att man har ett effektiv och gott ledarskap samt en administration som stödjer och underlättar för kärnverksamheten. Det räcker inte att mäta hur stor andel eller hur många personer som arbetar med administration och ledarskap eftersom detta inte säger hur väl denna stödjer och utvecklar kärnverksamheten. Vad vi också vet är att administrationen har ökat inom kärnverksamheten framför allt när det gäller krav på dokumentation. I tjänsten Åsa Nylander Delges: Nämnder och beredningar

5 (5) Bilaga 1 (statistik från SKL november 2011) Kommun Invånare Verksamhet Totalt Därav chefer Andel av anställda Anställda/ invånare Chefer/ anställda Heby 13396 Administration 116 46 9,7 0,9 Heby 13396 Kärnverksamhet 1085 0 90,3 8,1 Heby 13396 Totalt 1201 46 100,0 9,0 3,8 Uppvidinge 9267 Administration 84 37 9,2 0,9 Uppvidinge 9267 Kärnverksamhet 834 0 90,8 9,0 Uppvidinge 9267 Totalt 918 37 100,0 9,9 4,0 Tingsryd 12243 Administration 112 43 8,2 0,9 Tingsryd 12243 Kärnverksamhet 1260 1 91,8 10,3 Tingsryd 12243 Totalt 1372 44 100,0 11,2 3,2 Tranemo 11568 Administration 116 37 9,1 1,0 Tranemo 11568 Kärnverksamhet 1163 8 90,9 10,1 Tranemo 11568 Totalt 1279 45 100,0 11,1 3,5 Bengtsfors 9741 Administration 89 27 8,8 0,9 Bengtsfors 9741 Kärnverksamhet 925 0 91,2 9,5 Bengtsfors 9741 Totalt 1014 27 100,0 10,4 2,7 Svenljunga 10306 Administration 106 44 10,0 1,0 Svenljunga 10306 Kärnverksamhet 952 1 90,0 9,2 Svenljunga 10306 Totalt 1058 45 100,0 10,3 4,3 Askersund 11310 Administration 76 39 7,4 0,7 Askersund 11310 Kärnverksamhet 953 0 92,6 8,4 Askersund 11310 Totalt 1029 39 100,0 9,1 3,8 Rättvik 10846 Administration 120 46 8,6 1,1 Rättvik 10846 Kärnverksamhet 1271 0 91,4 11,7 Rättvik 10846 Totalt 1391 46 100,0 12,8 3,3 Nordanstig 9627 Administration 95 31 10,6 1,0 Nordanstig 9627 Kärnverksamhet 805 1 89,4 8,4 Nordanstig 9627 Totalt 900 32 100,0 9,3 3,6 Torsby 12414 Administration 130 51 9,1 1,0 Torsby 12414 Kärnverksamhet 1306 10 90,9 10,5 Torsby 12414 Totalt 1436 61 100 11,6 4,2 Sunne 13255 Administration 112 31 7,6 0,8 Sunne 13255 Kärnverksamhet 1356 10 92,4 10,2 Sunne 13255 Totalt 1468 41 100 11,1 2,8 Genomsnitt 10,5 3,6 8,9 % Snitt anställda i admin 10,5 % Snitt tot anställda per inv. 3,6 % Snitt tot chef per anst