Styrgruppen Sida: 1 (8) Projektdirektiv för -projektet
Styrgruppen Sida: 2 (8) 1 Programnamn/identitet är namnet på hela det flerårsprojekt som ska utveckla nästa generation av studieadministrativt systemstöd för universitet och högskolor i Sverige, som alltså ska ersätta det Ladoksystem som idag går i drift, med de förändringar i åtagandet som följer av beställarens och projektägarens beslut. Delprojekt som startas ges egna beteckningar och tillordnas projektnummer i ekonomisystemet. 2 Bakgrund/effektmål Ladokkonsortiets stämma och styrelse har bedömt att det är dags att påbörja planeringen för nästa systemgeneration för studieadministrativt systemstöd. Ladok har under lång tid successivt vidareutvecklats för att möta tillkommande krav. Inriktningen har gått från att vara enbart en bankbok för studenternas resultat till att också ligga till grund för medelstilldelning. Det har också blivit ett allt starkare, och nödvändigt, verktyg för uppföljning, utvärdering och planering. Systemet har undan för undan byggts på med ny funktionalitet och med tiden blivit något av ett lappverk där det blir allt svårare och framförallt mer kostsamt att hantera förändringar. Kostnaden för att anpassa och hålla dagens system i drift tar i anspråk en allt större andel av tillgängliga resurser. Samtidigt har förutsättningar och kravbild genomgått grundläggande förändringar sedan dagens Ladok formades. Flera närliggande system har utvecklats som ställer högre krav på samspel och effektivt informationsutbyte. Studenternas användarmönster och förväntningar har också förändrats. har även en internationell dimension och ska vara en del av ett europeiskt utbildningssystem. Av en rad samverkande skäl på teman som ekonomi, framtidssäkring, kvalitet och tillförlitlighet, bättre integrationsmöjligheter, upplösning av komplexitet, utnyttjande av nya tekniska möjligheter och moderna gränssnitt har Konsortiet dragit slutsatsen att en systemförnyelse avsevärt kan minska driftskostnaderna, inte bara för Konsortiet utan också för den lokala högskolan, samtidigt som servicen till nyttjarna kan anpassas och utökas. Utifrån styrelsens målbeskrivning i nyttotermer, beslutad 2010-02-18, har styrgruppen 2010-05-20 beslutat att formulera effektmålen för hela -projektet i sju grupper som i uppställningen nedan. Varje delprojekt kommer i sina direktiv att förses med mer specifika effektmål, utgående från målen på den övergripande nivån. Styrgruppen har därefter 2011-06-21 kompletterat detta beslut med preciseringar vad avser uppföljning av effektmålen. I bilaga 1 redovisas för vart och ett av de sju effektmålen - vad som ska mätas och målvärde i förekommande fall, - vilken mätmetod som ska användas och vem som bör ansvara för datainsamlingen. Nr Nyttan hänförs främst till Effektmål uttryckta i nyttotermer Motsv fr a best:s mål 1) 1 Förbättrad kommunikation får en gemensam plattform som snabbt och allsidigt kommunicerar med alla omgivande informationssystem av intresse och vid behov kan dela data med dessa, samt med andra högskolor både nationellt och internationellt 2 2 Tillgänglighet och autentisering har tillgång till Ladokuppgifter 24/7 genom smidig och säker identitetshantering som underlättar studentmobilitet och möjliggör egenrapportering 3
Styrgruppen Sida: 3 (8) 3 Gemensam kostnadseffektivitet Konsortiet får ökad kostnadseffektivitet för såväl systemutveckling som systemunderhåll, jämfört med 2010 4 4 Lokal kostnadseffektivitet har tillgång till ett systemstöd som ger möjlighet till rationalisering och lägre totala systemkostnader för hela den lokala studieadministrationen, jämfört med 2010 5 5 Tillförlitlighet och säkerhet får, jämfört med 2010, högre tillförlitlighet i applikation och data, minimerat antal fel, möjlighet att dela särskiljbara data mellan högskolor i ett systemstöd som uppfyller högskolans ökande krav på IT-säkerhet 6 6. Flexibilitet får ett hållbart och flexibelt systemstöd, med en struktur som är generellt användbar med avseende på t ex utbildningsnivåer, valutor, periodbegrepp och ursprungsländer, och som byggs i en långsiktigt hållbar teknik med lång återstående livslängd vilket gör att investeringen kan nyttjas under längre tid än den ekonomiska avskrivningstiden 7. Användbarhet får ett systemstöd som upplevs som användbart, lättarbetat, tilltalande och hjälpsamt samt möjliggör minimerad pappershantering; och som är stabilt genom att det utgår från grundläggande processer i kärnverksamheten och är enkelt och väldokumenterat 7 8-9 1) Beställarens mål nr 1 är snarast ett uppdrag till projektet med anvisning om förankringsprocessen. 3 Underlag 2007-12-03, 2008-02-13 Styrelsebeslut om förstudie fas 1 2008-04-24 Visions- och strategidokument för Ladokkonsortiet, beslutat av stämman 2008-11-04 Höststämmans 2008 beslut om att fortsätta förberedelser för ny systemgeneration 2008-12-01 Styrelsebeslut om förstudie fas 2 2009-06-10 Förstudiens underlag till vårstämman 2009-05-26 Styrelsens motiv för att lämna förslag om 2009-06-10 Vårstämmans 2008 inriktningsbeslut om och att slutföra förstudien 2009-10-29 Slutrapport från förstudie fas 2 2009-11-12 Höststämmans 2009 beslut om att starta genomförandet av -projektet, tillsätta styrgrupp och huvudprojektledare 2009-12-16 Tillsättande av en styrgrupp för -projektet Ackumuleras: Protokoll från Styrgruppsmöten 2009-12-17 Styrelsens beslut om arbetsbeskrivning och mandat för huvudprojektledare i -projektet 2009-12-17 Tillsättande av en projektförberedande grupp för -projektet 2010-01-27 Styrgruppens direktiv till den projektförberedande gruppen för en inledande fas 2010-02-10 Förfrågningsunderlag om Projektledning läggs ut 2010-02-18 Styrelsens uppdrag till styrgruppen i måltermer 2010-04-22 Styrelsebeslut om val av huvudprojektledare
Styrgruppen Sida: 4 (8) 4 Kontaktpersoner De viktigaste rollerna i och kring -projektet som har besatts är: Ägare till systemprodukten : Ladokkonsortiet Beställare av projektet: Ladokkonsortiets styrelse, dess ordf Ann-Caroline Nordström, SU Styrgrupp: https://www.ladok.se/index.php?id=1435 Projektägare: Styrgruppens ordförande Staffan Sarbäck En projektförberedande grupp tillsattes i maj 2010 och avvecklades efter det att överlämning skett till huvudprojektledaren. Huvudprojektledare: Fr.o.m. 2012-12-15 Johan Sjödin, Transcendent Group Övriga nyckelpersoner i projektet tillsätts efterhand av huvudprojektledaren. I den stående nationella förvaltningsorganisationen: Konsortiechef: Gunnar Backelin Förvaltningsledare verksamhet: Jonas Brorsson Förvaltningsledare teknik: Anna-Karin Bergman, UHR Styrelsens IT-strateg: Ulrika Ringeborn, LnU Lokalt på varje medlemshögskola finns en systemägare och en systemförvaltare. Systemanvändarna är berörda anställda på högskolorna, men även studenterna. Ladokuppgifter används även av UHR, CSN, SCB m fl myndigheter. En intressentmatris tas fram i projektets inledningsskede och utvecklas därefter till en komplett kommunikationsplan. 5 Tidsplan och kalkyl för förberedelserna Vid beslutspunkt 1, 2010-05-20, fattade Styrgruppen beslut om detta projektdirektiv för hela -projektet. Det finns en huvudprojektledare (HPL) på plats som mottagare av projektdirektivet. En initial tidsplan för inledningsfasen angavs och har underhand kompletterats av Styrgruppen. För gällande tidplan och slutkostnadsprognos hänvisas till projektplanen. 6 Projektmål, uppdragsgivarens krav och önskemål 6.1 Projektets resultat Målet för -projektet är att utveckla ett studieadministrativt system som uppfyller målbeskrivningen i avsnitt 2 ovan, utifrån en huvudsaklig prioritering enligt avsnitt 6.4. Beställaren har dessutom, i direkt anslutning till sitt beslut om målformuleringar i nyttotermer, angivit att: Lösningar ska baseras på behov hos Konsortiets medlemmar och andra intressenter, identifierade i projektplanen. Hög acceptans hos framför allt Konsortiets medlemmar ska uppnås. God information till identifierade intressenter ska säkerställas under hela projekttiden. 6.2 Projektets sluttidpunkt I och med Beslutspunkt 4 gäller att projektet har en tidsram för slutleverans. Slutleverans skall ske mellan Q1 2016 och Q1 2017. Motivet till det relativt stora tidsmässiga målområdet är osäkerheten i kravställning. Fortsatt följs detta upp i projektplanen. Beställaren har angivit som en ambition att gamla systemdelar ska kunna börja växlas ut mot nya redan tidigt under projektperioden.
Styrgruppen Sida: 5 (8) Projektet ska indelas i överblickbara etapper med leverans till förvaltningsorganisationen från varje etapp. Projektplanen ska redovisa ett förslag till etappindelning av hela projektet. Projektet avslutas - när samtliga planerade delar i mottagits av förvaltningsorganisationen, eller - när styrgruppen, efter samråd med beställaren, beslutat stoppa projektet. 6.3 Projektets kostnad I och med Beslutspunkt 4 gäller att projektet har en budgetram på 244 mkr till 314mkr där projektet skall avslutas inom denna ram. Motivet till det relativt stora ekonomiska målområdet är osäkerheten i kravställning. Fortsatt följs detta upp i projektplanen. 6.4 Projektmålets prioritering I den mån en samlad målbild för hela -projektet med inbördes viktning av resultat-tid-kostnad är möjlig, har beställarens övergripande preferenser tolkats på följande sätt (1=viktigast): 1 Kostnad, 0,5 2 Funktionalitet, 0,3 3 Tid, 0,2 7 Finansiering Merparten kommer att finansieras med avgifter från Konsortiets medlemmar. Från regeringen kommer sannolikt bidrag bara i samband med brådskande systemanpassningar vid tvingande förordningsändringar. Resursbehov beräknas inom projektet och preciseras av Styrgruppen i framställning till Ladokkonsortiets styrelse, som prioriterar dessa tillsammans med övriga ändamål inom Konsortiet, samt lämnar ett samlat förslag till höststämman varje år. Stämman anvisar ekonomiska ramar för det närmast följande året. Förslag om flerårsåtaganden för projektet i ekonomiska termer kan lämnas av styrelsen till stämman och beslutas i så fall där. Projektägare: Projektledare: Staffan Sarbäck Johan Sjödin
1 Förbättrad kommunikation 2 Tillgänglighet och autentisering 3 Gemensam kostnadseffektivitet Projektdirektiv Styrgruppen Sida: 6 (8) Bilaga 1 Uppföljning av effektmål Anm: På flera ställen anges att lokala systemägare bör vara ansvariga för datainsamlingen. Hur detta bör realiseras kommer givetvis att diskuteras med systemägargruppen. Nr Nyttan hänförs främst till Effektmål uttryckta i nyttotermer Vad som mäts och målvärden i förekommande fall Mätmetod och ansvarig för datainsamling får en gemensam plattform som snabbt och allsidigt kommunicerar med alla omgivande informationssystem av intresse och vid behov kan dela data med dessa, samt med andra högskolor både nationellt och internationellt. 1. Alla integrationer mot kringsystem kan använda gränssnitt som följer den standard inom respektive område som stöds av en majoritet av lärosätena för kommunikation med Ladok. 2. Inga system ska behöva hämta eller skriva in information direkt mot databasen via SQL. 3. Bristande stöd för standardgränssnitt i Ladok ska inte utgöra ett hinder i kommunikationen med andra system. a) Årlig enkät för uppföljning sammanställs av Konsortiet och skickas ut som underlag till systemägarna. b) Lokal systemägare följer upp om lokala system interagerar med Ladok via SQL och rapporterar detta till Konsortiet för sammanställning. c) Lokal systemägare följer upp eventuellt icke uppfyllda lokala behov av integration mot Ladok och rapporterar detta till Konsortiet för sammanställning. har tillgång till Ladokuppgifter 24/7 genom smidig och säker identitetshantering som underlättar studentmobilitet och möjliggör egenrapportering. 1. Systemet ska uppfylla krav enligt svensk standard för elektronisk identifikation av individer. 2. Systemet ska konstrueras så att systemägarnas krav på tillgänglighet tillgodoses. T.ex. dygnet runt, vissa prioriterade perioder under året eller avbrottsfria uppdateringar. a) Krav som ska tillgodoses i utvecklingsarbetet. b) Insamling av driftrelaterade krav ska göras av projektet. Konsortiet får ökad kostnadseffektivitet för såväl systemutveckling som systemunderhåll, jämfört med 2010. 1. Systemutveckling i ska vara minst 20% bättre avseende kostnadseffektivitet jämfört med dagens utvecklingsplattform. 2. Felfrekvensen (antal fel per 1000 h utveckling) i produktion ska halveras jämfört med dagens Ladok. a) Konsortiets teknikleverantör ansvarar för mätning av såväl nuvärde som kommande värde när projektet påbörjat utvecklingsaktiviteter. b) Underhållskostnader ska följas upp och mätas av Konsortiet kontinuerligt tills investeringen av är avskriven.
4 Lokal kostnadseffektivitet 5 Tillförlitlighet och säkerhet Projektdirektiv Styrgruppen Sida: 7 (8) har tillgång till ett systemstöd som ger möjlighet till rationalisering och lägre totala systemkostnader för hela den lokala studieadministrationen, jämfört med 2010. 1. Den löpande lokala kostnadsnivån för handläggning i systemet, systemadministration, drift och anpassningar ska minska med 15%. 2. Utbildningskostnader avseende användarutbildning ska inte öka. Man kan räkna med ett stort antal sällananvändare som i princip inte ska behöva någon utbildning. Expertanvändare kommer fortsatt behöva utbildning. Totalt sett ska inte behovet öka. 3. Alla konsortiefinansierade moduler/funktioner ska användas av mer än 50 % av medlemmarna tre år efter leverans. a) Lokala resurser i form av heltidsekvivalenter (FTE) samt lokala drifts- och användarutbildningskostnader mäts av systemägare, nu och efter att implementerats fullt ut. Informationen lämnas till Konsortiet för sammanställning. b) Lokala kostnader för utbildning av nya användare mäts av systemägare, nu och efter att implementerats fullt ut. Informationen lämnas till Konsortiet för sammanställning. får, jämfört med 2010, högre tillförlitlighet i applikation och data, minimerat antal fel, möjlighet att dela särskiljbara data mellan högskolor i ett systemstöd som uppfyller högskolans ökande krav på IT-säkerhet. 1. Stoppande programmeringsfel i produktion, vilka kräver extra leverans, ska elimineras. 2. Återkommande revision avseende IT-säkerhet ska genomföras, inga allvarliga identifierade problem ska kvarstå vid efterföljande revision. a) Teknikleverantören följer upp och rapporterar löpande enligt förvaltningsavtal. (Ytterligare nyckeltal för verksamheten ska definieras i dessa avtal.) b) Konsortiet genomför återkommande revisioner avseende IT-säkerhet och publicerar resultatet. c) En projektgranskningsfunktion ansvarar för granskning av levererad funktionalitet.
6. Flexibilitet 7. Användbarhet Projektdirektiv Styrgruppen Sida: 8 (8) får ett hållbart och flexibelt systemstöd, med en struktur som är generellt användbar med avseende på t ex utbildningsnivåer, valutor, periodbegrepp och ursprungsländer, och som byggs i en långsiktigt hållbar teknik med lång återstående livslängd vilket gör att investeringen kan nyttjas under längre tid än den ekonomiska avskrivningstiden. 1. Systemet ska uppfylla riksdagsbeslut som följer av följande rapporter, Nationellt ramverk för interoperabilitet (SOU 2008:19) och e-delegationens rapport (SOU 2009:86) och tillämpliga europeiska standards avseende interoperabilitet. 2. Systemet ska efter projektavslut klara av att leverera fullgod kvalitet med lägre investeringsram än ett genomsnitt för perioden 2005-2010, givet att inte förändringskraven är avsevärt förändrade. 3. Moduler/funktioner ska ha en längre faktiskt livslängd än fem år. a) Projektet ansvarar för att till styrgruppen visa att lösningsförslag ligger i linje med riksdagsbeslut tagna efter nämnda rapporter. b) Konsortiet följer upp sina investeringskostnader och rapporterar till stämman. c) Med start sex år efter första leverans av - funktionalitet ska mätningar göras för att se hur stor del av levererade moduler/funktioner som fortfarande är i drift efter mer än fem år sedan ursprunglig leverans. får ett systemstöd som upplevs som användbart, lättarbetat, tilltalande och hjälpsamt samt möjliggör minimerad pappershantering; och som är stabilt genom att det utgår från grundläggande processer i kärnverksamheten och är enkelt och väldokumenterat. 1. Enkät till systemanvändare som ska bedöma generellt och per deltjänst. Enkäten ska jämföra ny lösning med tidigare. Svaren ska påvisa en märkbar förbättring av användbarheten. 2. Ej nödvändig pappershantering ska bort. 3. Anpassningskostnader beroende på felaktigt processtöd skall vara mindre än 10% av investeringskostnaden för samtliga moduler i systemet. 4. Systemet ska klara höga krav på användbarhet vid revision av användbarhetsexperter. Inga allvarliga anmärkningar avseende användbarhet ska identifieras. a) Konsortiet ansvarar för en enkät som skickas ut till systemanvändare när implementerats fullt ut. b) Med hjälp av körningsstatistik på funktionsnivå (eller motsvarande) ska användning av systemet mätas och sammanställas.