Innehåll MILJÖ- OCH BYGGLOVSNÄMNDEN 2 Förvaltningschefens ord om 2009 2 Ansvarsområden 3 Årets resultat 3 Väsentliga personalförhållanden 3 Miljöredovisning 5 Miljö och hälsoskydd 5 Ansvarsområde 5 Ekonomiskt utfall bilaga 1 6 Måluppföljning och måluppfyllelse bilaga 2 6 Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal bilaga 3 6 Kvalitetsredovisning 6 Viktiga händelser 6 Framtiden 6 Bygglov 7 Ansvarsområde 7 Ekonomiskt utfall bilaga 1 7 Måluppföljning och måluppfyllelse bilaga 2 7 Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal bilaga 3 7 Kvalitetsredovisning 7 Viktiga händelser 8 Framtiden 8 Investering 9 Bilagor 1 Årsbokslut - driftbudget 2 Måluppfyllelse 3 Verksamhetsmått volymer - nyckeltal 4 Personalstatistik 5 Investeringsredovisning
2010-01-28 sid 2 MILJÖ- OCH BYGGLOVSNÄMNDEN Ordförande: Monika Hallstensson (M) Förvaltningschef: Per-Olof Kroon Antal anställda: 30 Förvaltningschefens ord om 2009 Miljö- och bygglovsnämnden redovisar glädjande nog ett positivt utfall för 2009. Prognoserna har under hela året visat negativa resultat. Det är framförallt bygglov som vänt ett stort negativt resultat i prognosen till ett positivt resultat i årsbokslutet. Ett antal större bygglovsprojekt kom in i slutskedet. Kommunens miljö- och hälsoskyddsarbete har ett gott rykte som det finns anledning att hålla fast vid. I Järfälla utförs mycket förebyggande arbete. Under 2009 har omfattande arbete lagts ned på att ta fram nya taxor inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Även verksamhetsplaneringen har fått ett lyft genom ett bra arbete från avdelningen. Bygglov har återigen haft ett framgångsrikt år, vilket bland annat har visat sig i enkätundersökningar där Järfälla fått mycket bra betyg för bygglovshanteringen. Över 80 procent av kunderna är nöjda med handläggningen. Handläggningstiderna för bygglov har också minskat betydligt. Dessa förbättringar är ett resultat av förvaltningens kvalitetsarbete och strävan att bli den bästa förvaltningen i landet. Under 2009 valde båda bygglovchefen och miljöchefen att avsluta sina anställningar i Järfälla kommun. I avvaktan på rekrytering av nya chefer har tillfälliga ledningar för avdelningarna utsetts. Dessa ledningar har fungerat mycket bra och avdelningarna har utvecklats positivt under tiden. Miljö- och hälsoskydd har till exempel aktivt bearbetat förvaltningens värderingar och vision och förankrat detta med nämnden. Från och med den 1 januari 2010 tillhör bygglov inte längre bygg- och miljöförvaltningen utan tillhör i stället kommunledningskontoret där bygglov och plan bildar en gemensam avdelning. Det finns ett behov av att utveckla samarbetet mellan dessa verksamheter. Bygglov kommer dock fortsatt att vara underställd miljö- och bygglovsnämnden. Ny miljöchef har rekryterats och finns på plats från och med den 15 mars. Per-Olof Kroon Bygg- och miljödirektör
2010-01-28 sid 3 Ansvarsområden Bygg- och miljöförvaltningen är verkställande organ för miljö- och bygglovsnämnden och den tekniska nämnden. Under miljö- och bygglovsnämnden sorterar avdelningarna Miljö- och hälsoskydd samt Bygglov. Miljö- och bygglovsnämnden ansvarsområden är mycket lagstyrt vad gäller tillsyn och bygglovshantering. Miljö- och bygglovsnämnden är en lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, tobaks- och livsmedelslagen. Kommunens miljödiplomeringsarbete av företag och verksamheter ingår även i nämndens ansvarsområde. Nämnden ansvarar, enligt planoch bygglagen (PBL), för bygglovverksamhet, tillsyn gällande ansvar i byggprocessen, ventilationsanläggningar samt hissar. Nämnden har också en rådgivande verksamhet gentemot allmänheten i bygg- och miljöfrågor. Ansvar per avdelning är beskrivet under respektive avdelning från sidan 5. Årets resultat Mnkr 2009 2008 2007 Budget Utfall Utfall Utfall Intäkter 7,4 7,8 7,7 8,7 Kostnader -16,8-16,8-18,9-16,5 Kapitalkostnader -0,1-0,1-0,1-0,1 Nettokostnad -9,5-9,1-11,3-7,9 Kommunbidrag 9,5 9,5 9,4 8,9 Årets resultat 0,0 0,4-1,9 1,0 Eget kapital 2009-12-31 3,7 Miljö- och bygglovsnämnden redovisar totalt ett överskott på 0,4 mnkr. Miljö- och hälsoskyddsavdelningen visar högre intäkter inom miljöskydd och livsmedelskydd. Bygglovsavdelningen har haft lägre personalkostnader beroende på vakanser och avdelningens bygglovsintäkter gav ett överskott mot slutet av året. Den politiska verksamheten lämnar ett överskott på 0,1 mnkr, vilket främst beror på att konferenskostnaderna blivit lägre. Resultatet per avdelning och verksamhet finns redovisade i bilaga 1, samt kommenterat under respektive avdelning från sidan 5. Väsentliga personalförhållanden Antalet årsarbetare inom bygg- och miljöförvaltningen var under året 74 personer, varav 29 inom miljö- och bygglovsnämnden. Bygg- och miljöförvaltningen har nyanställt tolv personer, varav åtta inom miljö- och hälsoskydd och bygglov. Sju personer har slutat, varav fyra inom miljö- och bygglovsnämndens ansvarsområde. Förvaltningen tog emot två praktikanter under hösten vid kart och Gis och ledning och stöd. En kommungemensam kundtjänst etablerades under året och två medarbetare från förvaltningens kundtjänst för VA och avfall gick över till denna.
2010-01-28 sid 4 Både på bygglov och miljö- och hälsoskydd slutade avdelningscheferna sin anställning vid halvårsskiftet. På miljö- och hälsoskydd valde man att under rekryteringen av ny chef, tillsätta två tillförordnande chefer med olika ansvarsområden. En ny chef är rekryterad till miljö- och hälsoskydd som börjar sin anställning våren 2010. Bygglov övergick organisatoriskt till Kommunledningskontoret 1 januari 2010. På bygglov fanns redan en tf chef utsedd och denna har därefter fått fortsatt förordnande. För att klara bemanningen vid bygglov, när en medarbetare på heltid gick in som tf chef och en blev föräldraledig, rekryterades under våren två vikarier. Dessutom har en bygglovhandläggare arbetat 50 procent i ett kommunövergripande projekt med utvecklingen av Jakobsbergs Centrum. Avdelningen intensifierade också ett projekt med att digitalisera bygglovhandlingar och en person visstidsanställdes speciellt för detta. På miljö- och hälsoskydd sade två tillsvidareanställda handläggare upp sig under året. Fem vikarier har anställts under året och två av dess har fått tillsvidareanställning. Resterande tre vikarier fyller ut för bland annat en föräldraledig medarbetare samt för de som är tillförordnade som avdelningschefer. Under våren hade även en person projektanställning som specialist för arbete med radonfrågor. Inom förvaltningen har den totala könsfördelningen varit ganska jämn men inom miljö- och bygglovsnämnden är antalet kvinnor fler än män. Medelåldern inom miljö- och bygglovsnämnden är 43 år, och inom tekniska nämnden 50 år. Kompetensutveckling Kompetensutveckling är mer än kurser och seminarier. Även praktik, studiebesök, mässor, seminarier, erfarenhetsutbyte med mera ska betraktas som kompetensutveckling enligt den Personalpolitiska handlingsplanen 2008-2011. Förvaltningen valde att för 2009 satsa på det aktiva medarbetarskapet. Bygg- och miljöförvaltningen ska vara en professionell förvaltning med trivsel för alla medarbetare och som har förmåga att ge service till kommuninnevånarna. Arbetet med att förankra dessa värderingar fortsatte under 2009 bland annat genom att ta fram en generell medarbetarroll samt ytterligare åtta yrkesroller. Dessa används i förvaltningens kompetenssystem för att kartlägga samtliga medarbetarnas kompetens. Detta projekt kommer att fortsätta 2010. På miljö- och hälsoskydd gjordes en stor utvecklingsinsats under våren med hjälp av extern konsult. Det aktiva medarbetarskapet var i fokus och medarbetarna gjorde flera framsteg med att utveckla verksamheten. På bygglov har flera handläggare i olika utsträckning varit inblandade i olika projekt samt vidareutbildat sig. För kompetensutveckling har 366 dagar (439 dagar 2008) totalt nyttjats inom förvaltningen. Arbetsmiljö
2010-01-28 sid 5 Arbetsmiljön har påverkats av att både miljö- och hälsoskyddsavdelningen och bygglov har varit utan ordinarie avdelningschef under halva året. På båda avdelningarna har man fått rekrytera och skola in nya vikarier för att täcka upp förordnanden och arbeta med utveckling av verksamheten. Till båda avdelningarna är nu nya chefer utsedda. De tillförordnade cheferna har gjort ett mycket gott jobb! Dessutom har frågor beträffande arbetsuppgifter till den kommungemensamma kundtjänsten pågått hela året och berört hela personalen. Förhoppningen är att kundtjänsten ska kunna avlasta handläggarna på förvaltningen så att de kan utföra sina uppgifter med mindre stress. Friskvård Friskvårdstimmen är en uppskattad förmån bland personalen. Friskvårdsbidraget på 1000 kr per år har utnyttjats av i snitt 43 personer. I november ordnade ledning och stöd en stegtävling för personalen. Detta lockade flera medarbetare att gå ut och röra på sig. I snitt har 43 medarbetare använt 21 timmar under året för friskvård. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron för hela Bmf är 3,4 %, för Mbn 4 %. Sjukfrånvaron i procent av arbetad tid har ökat för kvinnor både inom Mbn och Ten, och är nu 5 %. Andelen kvinnor utan sjukfrånvaro har sjunkit inom Ten från 48 % till 32 %.Bygg- och miljöförvaltningen har betalat sjuklöner för totalt 103 812 kr mot 201 tkr förra året. Miljöredovisning Bygg- och miljöförvaltningen förlängde sitt miljödiplom guld i december 2009, diplomet gäller i två år. Under 2008 och 2009 har vi uppfyllt målen om att formulera riktlinjer för inköp av miljömärkta varor och att införskaffa miljöbilar, förvaltningen leasar nu två miljöbilar av Mark och fordon (en gasbil och en dieselbil). De ersätter privat bil i tjänsten och en icke miljöklassad tjänstebil. Elva medarbetare har 2009 deltagit i en 1,5 timmes grundläggande miljöutbildning. Inför revideringen av miljödiplom guld 2011 finns det mål kring bland annat energiförbrukningen, pappersförbrukning och jordbrukets verksamhet. I förvaltningens utrymmen i posthuset ska rörelsedetektorer för belysningen installeras, pappersförbrukningen ska sänkas med 5 % och jordbrukets verksamhet ska minska utlakning av kväve från 15 kg/ha till 14 kg/ha. Miljö och hälsoskydd Ansvarsområde Miljö och hälsoskydd utför tillsyn inom miljöbalken samt livsmedels- och tobakslagens område. Arbetet består av inspektioner och besiktningar för att kontrollera att lagar och beslut som fattats med stöd av dessa följs, förelägganden och förbud för att åstadkomma rättelse, anmälan till polis- eller åklagarmyndighet vid misstanke om brott, beslut om miljösanktionsavgift, rådgivning och information samt verksamhets-
2010-01-28 sid 6 uppföljning. Inom livsmedel bedrivs tillsynen på ett likartat sätt, dock sker inga beslut om miljösanktionsavgifter inom detta område. Tillsynen på djurskydd upphörde från år 2009. Ekonomiskt utfall bilaga 1 Miljö och hälsoskydd redovisar ett överskott på + 0,1 mnkr. Jämfört med föregående år är resultatet 0,5 mnkr sämre. Resultatet beror på lägre personalkostnader och ökade intäkter inom miljöskydd och livsmedel, ökade kostnader finns inom organisationsutveckling och systemunderhåll. Måluppföljning och måluppfyllelse bilaga 2 Miljö och hälsoskydds effektmål är uppfyllda. Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal bilaga 3 Huvuddelen av verksamhetsplanen är genomförd. Kvalitetsredovisning Miljö- och hälsoskydd har tagit fram en enkät, hjälp oss att förbättra vårt arbete med syfte att utveckla tillsynen. Utvärderingen visar övervägande positiva svar samt även att vissa skrivelser upplevs som svåra att förstå. Miljö- och hälsoskydd:s mallar har gåtts igenom systematiskt under året dessutom har hemsidan setts över. Miljöoch hälsoskydd har även följt andra avdelningars kvalitetsarbete (Lean). Den nya ledningen har, från i somras, arbetat med att i enlighet med förvaltningens BMF kultur (Lean anda) synliggöra vårt visions-, verksamhets-, mål- och kulturarbete samt att minska antalet arbetsgrupper på avdelningen. Under året har en e-tjänst för anmälan av bergvärme tagits fram och i bruk. Viktiga händelser Miljö- och hälsoskydd har flera gånger sett över verksamhetsplaneringen med anledning av ändrade personalförhållanden (se nedan). Detta har lett till mindre justeringar av planeringen och att ambitionsnivån fått sänkas något. Under våren har en extern konsult arbetat med ledarskapet på avdelningen och förnyelse av de interna samarbetsformerna. Avdelningsledningen har lagt ned ett omfattande arbete med ny, miljöbalks-, livsmedels- och strålskyddstaxa samt upphävande av djurskyddstaxa (där tillsynen gått över till länsstyrelsen). Ett omtag i samband med chefsbyte har medfört betydande merarbete. Under hösten har arbetet med vision Bästa BMF inletts på verksamhets och visionskonferens med nämnden på Friibergh herrgård. Verksamhetsplan för 2010 förankrades med nämnden. I december fastställdes den av nämnden. Med anledning av förändringar i livsmedelslagen från och med den 1 december 2009 har livsmedelsgruppen arbetat med nya rutiner för handläggning och information. Framtiden För år 2010 har avdelningen avsatt mer tid än vanligt för avdelningsgemensamma administrativa projekt/kvalitetsarbete. Vilka dessa aktiviteter är kommer att preciserats efter att Karin Seleborg, ny chef för avdelningen, tillträder den 15 mars 2010.
2010-01-28 sid 7 Bland annat är det osäkert hur mycket tid arbetet med kommunens nya kundtjänst kommer att ta. Under året kommer avdelningen att avsätta mer tid än vanligt för området fysisk planering. Anledningen till det är arbetet med Mälarbanan, en förmodad ökning av antalet detaljplaner främst kring Barkarbystaden samt en prioritering av energiområdet. Exempel på prioriteringar som görs är: Tillsyn med anledning av ny avfallsplan 2008 Skoltillsyn Projekt inom energiområdet, förorenad mark och vattenskyddsområdet. Bygglov Ansvarsområde Bygglov handlägger och granskar bygglov- och bygganmälansärenden, svarar för tillsyn enligt PBL, samt utövar tillsyn över ventilationsanläggningar och hissar. Ekonomiskt utfall bilaga 1 Bygglov redovisar ett överskott på +0,3 mnkr. Jämfört med föregående år är resultatet 2,9 mnkr bättre. Bygglov har haft lägre personalkostnader beroende på vakanser och att man under året deltagit i stora planprojekt. Resultatet beror till stor del på lågkonjunkturen och att ärendena under året är något fler än 2008 men projektens storlek är betydligt mindre. En ökning av intäkterna skedde under slutet av året vilket till slut innebar högre intäkter inom bygglov. Ytterligare en anledning till minskade intäkter är det lokalbyte som genomförts och inneburit störning under en längre tid. Måluppföljning och måluppfyllelse bilaga 2 Bygglovs effektmål är uppfyllt. Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal bilaga 3 Cirka 760 beslut om bygglov samt bygganmälan har fattats under året. Antalet är missvisande då man i en stor del av besluten har slagit ihop både bygglov och bygganmälan till ett beslut. Skulle dessa redovisas var för sig blir siffran 1030. Åtagande om genomsnittlig handläggningstid om 8 veckor vid komplett ansökan uppfylls. Genomsnittlig handläggningstid från första handling till utskickat beslut är endast 5,2 veckor. Kvalitetsredovisning Bygglov påbörjade ett kvalitetshöjande arbete enligt Lean hösten 2008, arbetet har följts upp under våren 2009 och visade på mycket bra resultat. Pga tidsbrist har utvecklingsarbetet inte fortsatt lika intensivt men de framtagna arbetsmetoderna används och justeras löpande. Ett resultat av de ändrade arbetsmetoderna är att handläggningstiden minskats från ca 9 veckor till 5 veckor. Bygglov i Järfälla deltar i Bygglovalliansen, vilken består av ca 15 kommuner i stockholmstrakten som samverkar i bygglovfrågor. Tillsammans genomför kommunerna årligen en kundundersökning i enkätform. Järfällas resultat 2009 är lika som 2008, 82% är nöjda med handläggning och service. Andelen som är mycket nöjda har ökat jämfört med 2008.
2010-01-28 sid 8 Miljöredovisning Flytten har inneburit mindre och mer effektivt utnyttjade lokaler. Färre antal skrivare och liknande maskiner används och sopsorteringen har fått bättre lösning. Skrivare/kopiator har ersatts med nyare och energieffektivare med dubbelsidig utskrift. Under hösten har avdelningen arbetat med att förnya förvaltningens gulddiplom. I december förlängdes diplomet. Viktiga händelser ROT-avdraget har medfört att antalet ärenden under året är något fler än 2008 men lågkonjunkturen innebär att projektens storlek är betydligt mindre vilket innebär lägre intäkter. Lågkonjunkturen inom byggbranschen började vända under hösten och ett antal större byggprojekt kunde behandlas strax före årsskiftet. I samband med att stadsarkitekten avslutar sin anställning beslutas att bygglovavdelningen från årsskiftet 2009/2010 organisatoriskt ska tillhöra kommunledningskontoret och bilda en ny Plan- och bygglovavdelning, men bygglov ska fortfarande rapportera till Miljö- och bygglovsnämnden. Ny stadsarkitekt har anställts och tillträder i februari 2010. Mitt under avdelningens högsäsong, vår/försommar, planeras och genomförs ett lokalbyte för att minska förvaltningens lokalytor och för att lämna plats åt den nya kundtjänsten. Lokalbytet medför störning i produktionen före, under och efter flytten. De mindre lokalerna innebär även att avdelningens pappersarkiv måste minskas. Ca 4000 bygglov beslutade under åren 1960 till 2004 har mikrofilmats. Kostnad för detta inklusive lönekostnad för extra personal har omförts till investeringsprojekt som avslutats. Projektet Utveckling av Jakobsbergs centrala delar och planering för utbyggnad av Mälarbanan har krävt relativt stor arbetsinsats från avdelningens sida. Centrumprojektet har avslutats men fortsätter i annan form. Arbetet med Mälarbanan fortsätter och kommer innebära ytterligare arbete för avdelningen under lång tid. Stadsarkitektens initiativ Fredagsforum fortsatte även under våren 2009. Föreläsningarna och diskussionerna har varit uppskattade men antalet deltagare har varit relativt lågt. Den e-tjänst för bygglovansökan som utvecklats och driftsatts under 2008 har fortfarande inte kunnat integreras med ärendesystemet. E-tjänsten har därför inte marknadsförts i någon större utsträckning och endast ett fåtal ärenden inlämnats elektroniskt. Några positiva effekter av e-tjänsten i form av tidsvinst eller mindre pappershantering har inte därmed inte uppnåtts. Framtiden Exakt vad avdelningens organisatoriska förändring kommer innebära för bygglovhanteringen är ännu okänt. Ett närmare samarbete kring planeringsfrågor eftersträvas samtidigt som samarbetet med andra fackområden också måste utvecklas för att möta upp informationsbehoven och den tekniska utvecklingen. De större byggprojekten i Järfälla och i princip hela Sverige avstannade under fjärde kvartalet 2008 och har legat på en låg nivå under 2009, men en ljusning i byggandet har märkts under sista kvartalet.
2010-01-28 sid 9 Utbyggnaden av Barkarbystaden har börjat och planering för nästa etapp pågår. För att kunna hålla sina ramar i budgeten även vid en fortsatt lågkonjunktur kommer bygglovtaxan att ses över för att intäkterna från de mindre ärendena bättre ska täcka arbetskostnaderna. Underskottet av bostäder i stockholmsregionen medför stor efterfrågan på byggbar mark. Det är därför viktigt att vara beredd på en kommande byggboom direkt efter lågkonjunkturen. En ny plan- och bygglag kommer troligen att träda i kraft under 2011 och innebära att kommunernas tillsynsansvar utökas. Det är därför viktigt att Järfälla utökar sitt tillsynsarbete inom byggandet och förbereder sig för ännu större krav på arbetsinsatser inom området genom att utöka sina budgetramar för tillsynsarbete och utbildning. Investering Investeringsredovisning bilaga 5 Miljö- och bygglovsnämnden har två investeringsprojekt, vilka avser Bygglovs digitalisering av äldre arkivmaterial och införande av ett nytt ärendehanteringssystem. Arbetet med att överföra äldre arkivmaterial till digitalt arkiv har pågått under flera år. Med anledning av att Bygglov flyttade till mindre lokaler i somras var arbetet tvunget att intensifieras. Digitaliseringen är nu slutfört och projektet avslutas med en total utgift på 2 122 tkr. Projektets underskott för året är 732 tkr, vilket föreslås att delvis täckas av investeringsmedel om 200 tkr för år 2010. Upplysningsvis återlämnades 180 tkr år 2004 i samband med det årets ombudgetering. Av årets budget på 100 tkr för införande av ett nytt ärendehanteringssystem har inget nyttjats på grund av leverantören. Projektet planeras nu att starta år 2010.