PARGAS STAD REVISIONSNÄMNDENS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2014 Till stadsfullmäktige i Pargas stad 1. REVISIONSNÄMNDEN 2013-2015 Av stadsfullmäktige för mandatperioden 2013-2015 vald revisionsnämnd har följande sammansättning: Ordinarie ledamöter Personliga ersättare Ted Bergman ordförande Pekka Härkönen Tommy Nymalm vice ordförande Tom Koppe Heli Nyberg ledamot Monica Hedström-Järvinen Oili Pyysalo ledamot Paul Reuter Jarmo Takatupa ledamot Mikko Söderblom Riitta Seppä ledamot Arja Ahonen Birger Ehrnström ledamot Roger Henriksson Johan Svahnström ledamot Anders Kjellman Inkeri Tuominen ledamot Tuula Nyholm I kommunallagens 71 stadgas följande gällande revisionsnämndens uppgifter: Fullmäktige tillsätter en revisionsnämnd för organisering av granskningen av förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar fullmäktiges mandattid. Nämndens ordförande och vice ordförande skall vara fullmäktigeledamöter. Revisionsnämnden skall bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige skall fatta beslut om samt bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts. Om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning, skall revisionsnämnden bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens och åtgärdsprogrammets tillräcklighet. För utförandet av uppdraget har revisionsnämnden tagit del av bl.a. följande handlingar: o förvaltningsorganens protokoll o budgeten och ekonomiplanen för åren 2014-2016 o budgeten och ekonomiplanen för åren 2015-2017 o av stadsstyrelsen undertecknat bokslut för år 2014 samt o revisorns rapporter Revisionsnämnden har hållit 6 möten gällande verksamhetsåret 2014, hört ansvariga tjänsteinnehavare och bekantat sig med olika ansvarsområden enligt separat fastställt arbetsprogram. BDO Audiator Ab har skött den lagstadgade revisionen med OFR-revisor Krister Rehn som ansvarig revisor och OFR, CGR Andreas Holmgård och EM Mark Lassfolk som biträdande revisorer. Ansvariga revisorn har regelbundet deltagit i revisionsnämndens möten och fungerat som sekreterare vid dessa.
2. ALLMÄNT OM MÅLSÄTTNINGARNA OCH DERAS FÖRVERKLIGANDE 2 2.1. Målsättningarna Stadsfullmäktige har i budgeten för år 2014 fastställt bindande verksamhetsmässiga och ekonomiska målsättningar för stadens verksamhetsorgan. Över målsättningarnas utfall har redogjorts i bokslutet för år 2014. Revisionsnämndens analys av hur målsättningarna uppnåtts framgår ur denna utvärderingsberättelse. 2.2. Bindningsnivå, strategiska mål samt uppställandet och uppföljningen av målsättningar i stadens budget Budgetens bindningsnivå är genomgående definierad som netto. För att inte inkomster utöver budget ska kunna användas för ökade utgifter, samt med hänsyn till noteringar i tidigare års utvärderingsberättelser rekommenderar revisionsnämnden fortfarande att man utvärderar huruvida ev. förändringar i bindningsnivån exempelvis skulle främja ekonomistyrningen av stadens verksamhet och ekonomi. Revisionsnämnden poängterar fortfarande behovet av en enligt revisionsnämndens mening tydligare koppling mellan de övergripande målen i stadens strategi och de i budgeten ingående bindande målen för handhavandet av stadens verksamhet och ekonomi. Rekommenderas ibruktagandet av en regelbunden rutin för genomgång och säkerställande av att stadens strategi uppdateras till att motsvara ev. förändrade verksamhetsförutsättningar samt att strategin och de i budgeten uppställda bindande målsättningarna står i samklang med varandra. T.ex. de strategiska målen för stadens befolkningstillväxt torde, mot bakgrund av den senaste tidens utveckling, fortfarande vara befogat att utvärdera. 3. UPPNÅENDET AV DE ÖVERGRIPANDE EKONOMISKA OCH VERKSAM- HETSMÄSSIGA MÅLSÄTTNINGARNA 3.1. Allmänt De strategiska målen Revisionsnämnden rekommenderar en systematisk uppföljning av de strategiska målen i stadens bokslut. Enligt nuvarande bokslutsupplägg saknas en dylik, varför en utvärdering av uppnåendet av stadens strategiska mål inte låter sig göras utgående från enbart bokslutsdokumentet. Revisionsnämndens analys av utfallet av några centrala mål: Befolkningen minskar andra året i följd och staden hade 15 497 invånare per 31.12.2014. Befolkningsutvecklingen står inte i enlighet med stadens strategi. År 2015 är budgeterat med ett underskott och en ökning av skuldbördan. Stadens ekonomiska bärkraft minskar kraftigt fr.o.m. år 2015. Balanseringen av den nuvarande ekonomiplanen bygger på en planerad skattehöjning. Arbetslösheten i Pargas är av de lägsta i Egentliga Finland. Revisionsnämnden har noterat en tröghet i beslutsfattandet relaterat till uppställda strategier och riktlinjer samt det rådande ekonomiska läget, vilket enligt revisionsnämndens mening på sikt inte gagnar stadens utveckling. Som exempel på sistnämnda kan nämnas beslutsgången gällande stadens servicestruktur, specifikt t.ex. skolnätsfrågor och hälsovård.
Målförverkligandet specifikt för år 2014 3 Pargas stad uppvisar ett gott bokslut för år 2014 med positivt resultat andra året i rad, detta år till väsentliga delar genom egna åtgärder. Resultaträkningen uppvisar ett överskott om nästan 1 milj. mot ett ursprungligen budgeterat underskott om 1,4 milj. och ett underskott om 1,9 milj. i den ändrade budgeten. Således var utfallet betydligt bättre än både den ursprungliga och den ändrade budgeten. Årsbidraget utföll ca 2,4 milj. bättre än ursprunglig budget och ca 2,9 milj. bättre än den ändrade budgeten. Som förklarande faktorer till resultatet kan nämnas bl.a. följande: Verksamheten förverkligades ca 2,2 milj. lägre än budgeterat p.g.a. att verksamhetskostnaderna var 1 milj. lägre än budgeterat och verksamhetsinkomsterna 1,2 milj. högre än budgeterat. Sammanfattat kan sägas att inga väsentliga utan endast några smärre budgetöverskridningar förekom. Ekonomistyrningen har således fungerat. Skatteutfallet var som helhet 0,6 milj. bättre än budgeterat. Statsandelarna utföll ca 150 000 bättre än budgeterat. Finansieringskostnader och intäkter utföll enligt budget. Noteras att avvikelsen mellan avskrivningar enligt plan och investeringar föremål för avskrivningar är 39 %. Revisionsnämnden framför - relaterat till detta samt gällande bindande anvisningar - som sin slutsats att stadens avskrivningsnivå bör vara föremål för fortsatt utvärdering Verksamheten har helhetsmässigt handhafts inom budgetramarna och budgetdisciplinen har enligt revisionsnämndens mening varit föredömlig. Stadens ackumulerade överskott vid bokslutstidpunkten var ca 8,1 milj. (ökade med ca1 milj. under året). Det ackumulerade överskottet kommer i enlighet med den gällande budgeten-ekonomiplanen att bestå, så framt att planen följs fram till utgången av 2017. Noteras dock den negativa resultatutvecklingen, d.v.s. budgeterat underskott för år 2015 samt att balanseringen av ekonomin i den gällande ekonomiplanen utgår i från en skattehöjning. Ytterligare noteras den utmanande budgeterade utvecklingen av stadens skuldbörda i enlighet med gällande ekonomiplan enligt följande: År 2015 2016 2017 Lånebörda 50 512 784 50 372 001 49 443 199 Lån per inv. 3 250 3 236 3 171 Förändring lån per inv. 167-14 -65 I utvärderingsberättelserna för åren 2011-2013 har fokuserats på vikten av att bringa balans i ekonomin på längre sikt inklusive en måttlig skuldbörda - samt att hålla fast vid dessa mål. Upplåningen var i den ursprungliga budgeten budgeterad att öka med 3 milj. och i den ändrade budgeten budgeterad att öka med 3,9 milj.. Utfallet blev de facto en minskning med ca 0,75 milj. jämfört med bokslutet för år 2013, d.v.s en positiv budgetavvikelse om ca 4,7 milj. relaterat till den ändrade budgeten. Stadens skuldbörda uppgick i bokslutet sålunda till 43,25 milj. mot 44 milj. föregående år. Detta motsvarar en skuldbörda om 2 791 per capita, medan landets prognosticerade genomsnitt uppgår till 2 733. Således överskrids landets, för år 2014 prognosticerade genomsnitt med ca 2 %.
Även om det totalekonomiska utfallet för år 2014 var gott t.o.m. bättre än förväntat - finns det relaterat till vad som ovan anförts all anledning till oro för framtiden. Av ovan nämnda orsaker uppmanar revisionsnämnden till fokus på analys av de faktorer som lett till betydande inbesparingar relaterat till budgeten 2014 samt huruvida dessa varit av varaktig eller tillfällig karaktär. Revisionsnämnden betonar vikten av att staden snarast möjligt förmår göra behövliga strategiska och konkreta linjedragningar för tryggande av balans i stadens ekonomi på sikt. Statsrådet har fastställt kriterier för utvärdering av soliditeten och finansieringsförmågan i kommunerna, d.v.s. identifiering av kriskommuner. Revisionsnämnden uppmanar till större fokus på kriskriterierna samt efterlyser en plan inklusive tidtabell för hur och när den relativa skuldsättningsgraden underskrider kriskommunkriteriet. I följande tablå som även åskådliggörs på sidan 9 i balansboken anges ifrågavarande nyckeltal och deras utfall för Pargas stads del år 2014: 4 Nyckeltal Landet 2013 Eg. Finland 2013 Pargas 2014 Pargas 2013 Årsbidrag i % av avskrivningarna 100 95 122,05 165,6 Årsbidrag i per invånare 380 271 328,37 440,33 Lånestock (milj. euro) 43,2 44,0 Lån /invånare 2 540 2 157 2 791 2 839 Soliditet % 60,5 53,2 54,04 52,82 Relativ skuldsättningsgrad % 50,7 49,5 50,09 52,63 Allmänt om koncernens ekonomiska utfall och måluppfyllelse Pargas stads koncerns resultatutfall år 2014 uppgick till 1,4 milj. medan utfallet år 2013 var 3,16 milj.. Årsbidraget uppgick till 8,1 milj., jämfört med 9,2 milj. år 2013. Verksamhetsbidraget var -85,0 milj. jämfört med -86,2 milj. året innan. Koncernens låneupptagning har minskat med ca 1,9 milj..
5 Koncernens ekonomiska nyckeltal utvecklades enligt det nedanstående: Nyckeltal Pargas koncernen 2014 Pargas koncernen 2013 Årsbidrag i % av avskrivningarna 121,52 % 147,72 % Årsbidrag i per invånare 522,63 596,24 Lånestock (milj. ) 57,55 59,47 Lån /invånare 3 714 3 834 Soliditet % 47,18 % 45,83 % Relativ skuldsättningsgrad % 53,18 % 56,26 % Revisionsnämnden rekommenderar att man framöver uppställer mål även för koncernens skuldsättningsgrad i stadens budget. Måluppföljning gällande koncernens verksamhetsmässiga mål: De i budgeten för år 2014 ställda allmänna koncernmålen förverkligades på basen av uppgifter i bokslutet för år 2014 enligt följande:
Revisionsnämnden konstaterar gällande koncernmålsättningarna och dess förverkligande bl.a. följande: För koncernmålens förverkligande bör konkretare redogöras i stadens bokslut. Vikten av kongruens mellan ägarstyrning och specifika mål för koncernsamfunden. I detta sammanhang bör man enligt revisionsnämndens mening fästa speciell vikt vid att de mål som ställs för Väståbolands Hyreshus Ab står i samklang med de medel som man genom koncernstyrning ger bolaget för förverkligandet av dessa. 3.2. Budgetens förverkligande Revisionsnämnden konstaterar att budgetförverkligandet helhetsmässigt faller inom ramen för den av fullmäktige fastslagna budgeten och att budgetdisciplinen allmänt taget varit god. Väsentliga budgetöverskridningar relaterat till den ändrade budgeten förekommer enligt revisionsnämndens mening inte, vilket bekräftar att ekonomistyrningen fungerat under året. 6 Resultaträkningens förverkligande (extern)
Driftens förverkligande Budgetutfallet för driften som helhet stod i linje med budgeten. För driftens verksamhetsbidrag (nettokostnader) hade ursprungligen budgeterats 90,1 milj. och -90,6 milj. i den ändrade budgeten. Utfallet blev 89,2 milj.. Noteras bör alltså att verksamhetsbidraget, d.v.s. driftens nettokostnader var hela 2,2 milj. bättre än budgeterat och de facto även 0,8 milj. lägre än 2013, vilket bör noteras som positivt. Enligt revisionsnämndens mening förekom inga betydande budgetöverskridningar på budgetens bindningsnivå. Investeringsdelens förverkligande Investeringarnas nettokostnad var 4,7 milj. och därmed under budget. Investeringarnas självfinansieringsgrad var 98,33 %. Som väsentliga avvikelser relaterat till de i investeringsdelen uppställda målen kan nämnas att Daghemmet Rödjan och Käldinge fiskehamn inte förverkliges. I övrigt förverkligades investeringarna enligt revisionsnämndens uppfattning i stort planenligt. För investeringarnas budgetutfall inklusive avvikelser har i detalj och på ett enligt revisionsnämndens mening sakligt sätt redogjorts i bokslutsdokumentet. 7 Upplåningens förverkligande Upplåningen var i den ursprungliga budgeten budgeterad att öka med 3 milj. och i den ändrade budgeten budgeterad att öka med 3,9 milj.. Utfallet blev de facto en minskning med ca 0,75 milj. jämfört med bokslutet för år 2013, d.v.s en positiv budgetavvikelse om ca 4,7 milj. relaterat till den ändrade budgeten. Stadens skuldbörda uppgick i bokslutet sålunda till 43,25 milj. mot 44 milj. föregående år. Detta motsvarar en skuldbörda om 2 791 per capita, medan landets prognosticerade genomsnitt uppgår till 2 733. Således överskrids landets, för år 2014 prognostiserade genomsnitt med ca 2 %. 3.3. De övergripande verksamhetsmässiga målsättningarna Revisionsnämndens uppfattning på basen av bokslutet samt övrig under utvärderingsprocessen erhållen information, är att de övergripande verksamhetsmässiga målsättningarna uppnåtts i stort och som helhet betraktat inom ramen för de kostnader som budgeterats Mot bakgrund av kommande ekonomiska utmaningar betonar revisionsnämnden vikten av att fortsättningsvis värna om en god budgetdisciplin.
8 4. FÖRVERKLIGANDET AV MÅLSÄTTNINGARNA FÖRVALTNINGSVIS 4.1. Koncerntjänster (förvaltningssektorn) Verksamheten innefattar förvaltningstjänster, ekonomitjänster, kommunikationstjänster, näringslivstjänster, personaltjänster och servicetjänster. Koncerntjänsters övergripande verksamhetsmässiga målsättningar för år 2014 uppfylldes enligt revisionsnämndens bedömning i stort. Sektorns ekonomiska målsättningar uppnåddes. Noteras dock specifikt att IKT-tjänster överskred budgeten med ca 39 t, och ekonomitjänster med ca 98 t. Sistnämnda p.g.a. uteblivna, budgeterade försäljningsvinster. Revisionsnämnden uppmanar till att speciellt noggrant utvärdera premisserna för budgetering av försäljningsvinster. Revisionsnämnden rekommenderar en utvärdering av den nya organisationsmodellen med stadsstyrelsens sektion för servicetjänster. 4.2. Bildningsavdelning Verksamheten innefattar svensk utbildning, finsk utbildning, dagvårdsverksamhet, kulturenhet och biblioteksenhet. Som helhetsbedömning framför revisionsnämnden att de verksamhetsmässiga målsättningarna har uppfyllts i stort, och att bildningssektorns verksamhet handhafts sakenligt. Sektorns ekonomiska utfall stod i enlighet med budgeten, vilket innebär nedskärningar inom utbildningen, sektorns kärnuppgift. 4.3. Social- och hälsovårdsavdelning Verksamheten innefattar socialserviceenhet, familjeenhet, hälsovårdsenhet och äldreomsorgsenhet. Enligt revisionsnämndens mening har social- och hälsovårdsavdelningens verksamhet överlag handhafts i enlighet med lag och fullmäktiges beslut. I utvärderingsberättelsen för år 2013 förespråkade revisionsnämnden att fokus skulle riktas på specialsjukvården överlag och speciellt på de s.k. straffdygnen. Detta arbete synes ha inletts under år 2014. Specialsjukvårdens budgetutfall blev visserligen sämre än vad som ursprungligen budgeterats, men bättre än den ändrade budgeten. Revisionsnämnden ser positivt på att man nu har tagit problematiken med straffdygn på allvar och i praktiken med hjälp av det s.k. hemsjukhuset lyckats minska dessa radikalt. 4.4. Miljöavdelning Verksamheten innefattar teknisk enhet, planläggningsenhet, mätningsenhet, miljövårdsenhet, bygglovsenhet och vattentjänstverket. Verksamheten har enligt revisionsnämndens mening i stort handhafts i enlighet med uppställda målsättningar. Speciellt positivt var att betydande planläggningsärenden tog ett stort kliv framåt. Det ekonomiska utfallet hölls som helhet inom givna ramar, inklusive vattentjänstverket, vilket berörs närmare nedan.
4.5. Vattentjänstverket (explicit) Enligt revisionsnämndens mening har vattentjänstverkets verksamhetsmässiga och ekonomiska mål i stort uppnåtts under året, men trots detta är de utmaningar verket står inför fortfarande stora. Verkets ekonomiska kalkyler visar fortfarande på en stor obalans i ekonomin på lång sikt (tidigare års underskott) som staden i praktiken fått finansiera. Resultatet av vattentjänstverkets verksamhet år 2014 har fortfarande varit förlustbringande, men dock betydligt mindre än tidigare år och de facto närmande sig 0. Verkets finansieringsanalys som nu för första gången åskådliggörs i stadens bokslut visar på att vattentjänstverket i praktiken inte är självbärande. Revisionsnämnden noterar i sammanhanget den förändrade lagstiftningen på området. Allmänt taget kan noteras avbrotten i vattentillförseln på Korpo samt i likhet med tidigare år vattentjänstverkets utmaningar gällande åldrande rörnät och inläckage i Pargasområdet. Revisionsnämnden noterar inkopplingen till matarledningen från St. Karins i enlighet med uppställda målsättningar. 5. ÖVRIGT 5.1. Åtgärdande av föregående års påpekanden Revisionsnämnden bedömer att föregående års påpekanden i stort åtgärdats sakenligt, men att genmälena med anledning av revisionsnämndens utvärderingsberättelse 2013 kunde ha varit mera heltäckande. Positivt är att budgetdisciplinen under år 2014 utvecklats i klart gynnsam riktning. 5.2. Intern kontroll, riskhantering och koncernstyrning I verksamhetsberättelsen har enligt revisionsnämndens mening på ett sakenligt sätt redogjorts för riskhanteringen, den interna kontrollen samt koncernstyrningen. Revisionsnämnden framhåller dock att ifrågavarande processer bör vara föremål för en kontinuerlig utveckling, varför även respektive styrdokument, processbeskrivningar, riskanalyser etc. bör vara detsamma. Revisionsnämnden konstaterar att enligt kommunallagens 13 moment 3 a, skall fullmäktige fatta beslut om grunderna för kommunens och kommunkoncernens interna kontroll och riskhantering. Med anledning av stadgandet noteras att fullmäktige i Pargas stad i förvaltningsstadgan har tagit ställning till ärendet på en allmän nivå, men att direktiven för stadens interna kontroll endast har godkänts av styrelsen. 5.3. Personalen Personalbokslutet har inte varit föremål för behandling i styrelsen vid tidpunkten för utformandet av denna utvärderingsberättelse. Det föreliggande utkastet har dock uppgjorts enligt modell från tidigare år. Revisionsnämnden rekommenderar att ett personalbokslut framöver behandlas av styrelsen jämsides med det egentliga bokslutet samt att detta uppgörs enligt den nya rekommendationen. Som en allmän utvärdering på basen av personaldata i bokslutet framför revisionsnämnden att personalkostnaderna sjunkit i enlighet med uppställda mål och att sjukfrånvaron har minskat. 9
6. Sammanfattning 10 Som sammanfattning av utvärderingen för år 2014 framför revisionsnämnden följande: Pargas stad uppvisar ett gott bokslut för år 2014 med positivt resultat andra året i rad, detta år till väsentliga delar genom egna åtgärder. Resultaträkningen uppvisar ett överskott om nästan 1 milj. mot ett ursprungligen budgeterat underskott om 1,4 milj. och ett underskott om 1,9 milj. i den ändrade budgeten. Således var utfallet betydligt bättre än både den ursprungliga och den ändrade budgeten. Årsbidraget utföll ca 2,4 milj. bättre än ursprunglig budget och ca 2,9 milj. bättre än den ändrade budgeten. Budgetutfallet har analyserats i bokslutet samt i denna utvärderingsberättelse. Budgetutfallet för driften som helhet stod i linje med budgeten. För driftens verksamhetsbidrag (nettokostnader) hade ursprungligen budgeterats 90,1 milj. och -90,6 milj. i den ändrade budgeten. Utfallet blev 89,2 milj.. Investeringarnas nettokostnad var 4,7 milj. och därmed under budget och investeringarnas självfinansieringsgrad var 98,33 %. Upplåningen var i den ursprungliga budgeten budgeterad att öka med 3 milj. och i den ändrade budgeten budgeterad att öka med 3,9 milj.. Utfallet blev de facto en minskning med ca 0,75 milj. jämfört med bokslutet för år 2013, d.v.s en positiv budgetavvikelse om ca 4,7 milj. relaterat till den ändrade budgeten. Stadens skuldbörda uppgick i bokslutet 2014 sålunda till 43,25 milj. mot 44 milj. föregående år. Detta motsvarar en skuldbörda om 2 791 per capita, medan landets prognosticerade genomsnitt uppgår till 2 733. Verksamheten har således helhetsmässigt handhafts inom budgetramarna och budgetdisciplinen har enligt revisionsnämndens mening varit föredömlig. Stadens ackumulerade överskott vid bokslutstidpunkten var ca 8,1 milj. (ökade med ca1 milj. under året). Det ackumulerade överskottet kommer i enlighet med den gällande budgeten-ekonomiplanen att bestå, förutsatt att planen följs fram till utgången av 2017. Noteras dock den negativa resultatutvecklingen, d.v.s. budgeterat underskott för år 2015 samt att balanseringen av ekonomin i den gällande ekonomiplanen utgår i från en skattehöjning. Ytterligare noteras den utmanande budgeterade utvecklingen av stadens skuldbörda i enlighet med gällande ekonomiplan. Revisionsnämnden uppmanar till större fokus på kriskriterierna samt efterlyser en plan inklusive tidtabell för hur och när den relativa skuldsättningsgraden underskrider kriskommunkriteriet. Revisionsnämnden rekommenderar en systematisk uppföljning av de strategiska målen i stadens bokslut. Enligt nuvarande bokslutsupplägg saknas en dylik, varför en utvärdering av uppnåendet av stadens strategiska mål inte låter sig göras utgående från enbart bokslutsdokumentet. Nämnas kan i sammanhanget att befolkningsutvecklingen varit negativ, vilket inte står i samklang med stadens strategiska mål. Revisionsnämnden föreslår att fullmäktige inbegär genmälen med anledning av påpekandena i utvärderingsberättelsen till den 1.9.2015.