Checklista för att arbeta med Ständiga förbättringar
Inledning Denna skrift är framtagen inom Samverkansforum för statliga byggherrar och förvaltare och dess nätverk Verksamhetssystem. En grundsten idag för företag och organisationer som vill vara framgångsrika och konkurrenskraftiga är att lyckas med Ständiga förbättringar i sin verksamhet. Förhoppningen är att denna skrift kan belysa de delar som är centrala för att lyckas med arbetet med ständiga förbättringar. Den första och viktigaste åtgärden är att organisationens högsta ledning lägger fast att arbetet med Ständiga förbättringar är viktigt och avgörande för den framtida utvecklingen. Alla chefer/ledare bör ständigt tydliggöra för medarbetarna vikten av det fortlöpande förbättringsarbetet och att det är en del av organisationens företagskultur. Den stora förbättringspotentialen ligger i att i förbättringsarbetet kunna få tillgång till alla medarbetarnas samlade hjärnkraft utifrån deras idéer, erfarenheter och kundkontakter i det dagliga arbetet. Undersökningar visar att 80% av dom bästa idéerna kommer från personer som arbetar ute på fältet och 20% från personer i ledningsfunktion. Räkna på antal implementerade idéer när man beräknar antal idéer/anställd. Ett bra nyckeltal att börja med kan vara att ex. 12 idéer/anställd ska genomföras det första året man inför ett nytt sätt att arbeta med förbättringar.
För att kunna bedriva ett effektivt förbättringsarbete bör ett verksamhetssystem finnas med processer kartlagda och rutiner kopplade till processerna. Man kan förenklat säga att ett verksamhetssystem är en förutsättning och en plattform för ett fortlöpande förbättringsarbete. För att få fram bra idéer krävs att man i en organisation uppmuntrar mångfald, jämställdhet, flera perspektiv, lärande via att man vågar göra misstag, inget kritiserande av idéer, tillåta vilda idéer. Det som mest motiverar personal att komma med goda idéer är inte ekonomiska belöningar utan istället att bli uppmärksammad och att få bidra med något till företaget. Idéverksamhet kan med fördel delas in i olika områden, ex. idéer för en avdelning, idéer för ett specifikt ämne så att man styr idéflödet i viss riktning. Det är bra om arbetsgrupper diskuterar igenom idéerna innan de läggs in som förslag, då är de mer genomtänkta och ger mer effekt Att få in idéer via leverantörer och entreprenörer eller konsulter är också mycket värdefullt.
Inrätta en resurs som kan fungera som spindeln i nätet för förslagsverksamheten, avvikelserapporteringen samt noteringar från internrevisioner. Enkla idéer borde gå att genomföra inom några dagar. Det krävs en bra organisation för att de idéer som kommer in ska hanteras snabbt, effektivt och med en bra återkoppling. Om man måste vänta med genomförandet av förslag parkera förslaget på en väl synlig parkeringsplats så att förslaget inte glöms bort. Förslagsboxen är död det är ett medeltida redskap! Förslagen är ofta lämnade utan tanke på kostnadskonsekvenser. Belöning med pengar tar ofta bort fokus på idén summan tenderar att bli viktigare än förslaget. Ofta är det också en grupp som varit upphovet och då är det dödande att belöna någon enstaka person. Däremot bör det utredas vidare hur medarbetare på bra sätt kan uppmärksammas och uppmuntras för deras aktiva insats i förslagsverksamheten och avvikelserapporteringen. Små idéer kan ofta bli upphovet till stora idéer. Att starta med stora idéer då tar det ofta för lång tid innan man ser resultat och risk finns att man tappar intresset. De tysta personerna har många gånger de bästa och mest genomtänkta förslagen! Fundera på om benämningen Avvikelserapportering kan bytas till något mera positivt laddat ord.
Stockholm 2007-12-15 Skriften har tagits fram av: Magnus Sand, Fortifikationsverket Elisabeth Francke, Specialfastigheter AB Karin Jalmby, Statens Fastighetsverk