Umeå Kommun. Lean konferens 5 november 2013

Transkript

1 Umeå Kommun Lean konferens 5 november 2013

2 Samhällsbyggnad Lean konferens 5 november 2013 Unga Vuxna

3 Verksamhet särskilt boende och personlig assistans Vuxna 400 Medarbetare 16 Lednings- grupp

4 Bakgrund till förbättringsarbetet: Kommunfullmäktige beslutade i juni 2009 om ett särskilt uppdrag (2010:1) att samordna och utveckla kommunorganisationen. Det övergripande syftet: Skapa större brukarnytta Frigöra organisationens kraft och potential Hantera den ekonomiska utmaningen

5 genomföra rationaliseringar med hjälp av lean - inspirerade metoder som ökar produktiviteten och värnar den brukarupplevda kvaliteten i verksamheterna

6 Införandet av Lean-inspirerat arbetssätt samt metoder Stödjande ledare 5S A3 Förbättringstavla Varför x 5 Ständiga förbättringar/pdca Agera fullt ut 2013 Agera delvis Förståelse Känner till

7 Kommunikationsplan - alla medarbetare ska känna till förändringen och varför förändringen genomförs Verksamhetschef med verksamhetsutvecklare - 1gång/mån Enhetschef - 2 gång/mån

8 Verksamhetens processer flöden Planera Insats Genomföra Insats Följa upp Insats Avsluta Insats Avsluta Relation Organisationen tenderar att fokusera på sin egen avdelning/funktion Kundens synsätt är horisontellt Funktion Funktion Funktion

9 Kartläggningen i verksamheten Lean konferens 5 november 2013

10 Verksamhetsutveckling - aktivitetskort 2010 Verksamhetens namn SOC Vuxna Särskilt boende samt personlig assistans VAD vill vi uppnå? =Mål Vilken effekt får det för brukare/medarbetare/verksamhet? Vad ska vi göra för att uppnå målet? Processägare Hur och när ska vi kontrollera resultatet? Ekonomisk uppföljning Enhetschef kommer således att få kontroll över sina ärenden samt kostnadsutveckling i förhållande till faktiska intäkter från försäkringskassan. Tillsammans med ekonomienheten har ett nytt uppföljningssystem tagits fram, där enhetschefer och arbetsgrupper ska kunna följa utfall kopplat till intäkter för varje enskild brukare. Planerare Klart LASS Varje månad Genomgång av alla drift kostnader Tydlighet vad verksamheten bekostar. Där brukare har begärt att kommunen tillhandahåller personallägenhet i anslutning till brukarens bostad skall bekostas av brukarens assistansersättning. Verksamhetschef Klart Ledningsgrupp APT Gemensam mall. Medarbetare ska ha möjlighet till förberedelse samt tid till att skicka in övriga frågor. Öppen dialog på arbetsplatsträffen där man får ventilera aktuella punkter med enhetschefen. Inte bara chefens forum för envägskommunikation. Viktigt när dessa är sällan att de blir av värde. Ny mall har arbetats fram till APT som alla i verksamheten använder. Denna ska skickas ut i god tid. Utifrån mall kommer vi att få större delaktighet om beslut som fattas på enheten samt ge medarbetaren goda möjligheter till utveckling och lärande Verksamhetschef Klart Medarbetarträff var 6:e månad Kommunikation med medarbetare samt brukare Kommunikationen bidrar till att medarbetarna känner sig delaktiga i processen och förstår varför förändringarna behöver genomföras. Alla medarbetare ska känna till förändringen och varför förändringarna genomförs. Plan för ledning kring kommunikation. Verksamhetschef 1ggr/månad, månadsbrev. Enhetschef 2 ggr/månad. Verksamhetsutvecklare 1ggr/månad, medarbetarbrev. Se nedan. Verksamhetschef Klar Planeringsdagar ledningsgrupp Var 6:e månad

11 Processägare Processarbetet behöver fortlöpande följas upp. Ansvarig för uppföljning är ägare av processen. Processägaren ska: Ansvara för att processen kommer på dagordningen till ledningsgruppen uppföljningsmånaden. Se över processen och eventuellt skicka ut material till samtliga i ledningsgruppen. Vid behov av förbättring, lyfta processen tidigare. Vid beslut som berör process, föra in detta i rutin/checklista.

12 Fem S Rätt sak på rätt plats och allting färdigt att använda är ledord i fem S. Alla skall veta var riktlinjer/ checklistor /rutiner är placerade och vad de används till. Metoden består av fem olika moment. Sortera Struktur Systematisk städning Standardisera Skapa vana

13 5 S - före och efter Lean konferens 5 november 2013

14 A3- en metod för kommunikation och förankring A3-format bara det mest väsentligaste får plats Struktur och disposition för A3:ans innehåll beror på syftet En genomtänkt och väl utformad A3 tar bara 5 minuter att ta till sig

15 Vad har verksamheten att förhålla sig till: Uppdragsplan Genomförandeplan Styrkort Mål och resultat för verksamheter Vård och omsorg Internkontrollplan Vision, verksamhetsidé samt värdegrund

16 YTTRE KVALITET INRE KVALITET YTTRE KVALITET INRE KVALITET GENOMFÖRANDEPLAN Verksamheten personlig assistans och boende för vuxna 2013 VISION att gemensamt skapa det bästa och självklara assistansvalet KF mål till nämnd Vård och omsorg stärker den enskildes förmåga att leva ett självständigt liv Vård och omsorg skapar mervärde för den enskilde genom överskridande samverkan Vård och omsorg ska präglas av öppenhet, tillgänglighet och vara av god kvalitet Attraktiva och hälsofrämjande arbetsplatser Ledarskap som skapar förutsättningar för goda resultat Engagerade medarbetare med rätt kompetens Heltid och tillsvidareanställning som norm Uppdragsplan: Styrkort och Resultatmått Antal fallolyckor ska vara färre jämfört med föregående år Alla verksamheter ska planera och förbereda inför kulturhuvudstadssatsningen i samverkan med berörda brukargrupper/organisationer. Alla verksamheter ska utveckla former för inflytande och medskapande för brukare/brukarorganisationer Alla verksamheter ska ha minst ett utvecklingsarbete med andra aktörer/samarbetspartners. Alla brukare ska ha en årlig läkemedelsgenomgång om man bor i särskilda boende eller om man omfattas av hälso - och sjukvård i hemmet. Nollvision för brukare inom Socialtjänsten gällande suicid NMI 4,7 Andel långtidsfriska 64.5% Sjukfrånvaro % 6.8% Chefsindex 4,7 Genomförda lönesamtal och lönebesked 100% Kompentensindex 4,8 Årliga utvecklingssamtal/planer 100% Andel heltidsanställda 68% Andel tillsvidareanställda 93% Genomsnittlig sysselsättningsgrad 90% Genomförandeplan Vård och omsorg Öka tillämpningen av evidensbaserad praktik Utveckla samverkan och samordning Arbeta med ökat brukarinflytande och medskapande Kompetens och kompetensförsörjning Ekonomisk hushållning Umeå 2014 Jämställdhet, hållbarhet och mångfald Verksamhetsidé - I närhet och samspel vara en resurs som frigör och stärker människors förmåga att leva ett självständigt liv. KOMPETENS TRYGGHET KONTINUITET KOMPETENS TRYGGHET KONTINUITET Våra strategier för att nå målen Vi sätter rätt person på rätt plats genom god kompetens och professionalitet i arbetet. Detta ger hög kvalitet i verksamheten. Vi skapar trygghet genom professionellt bemötande och långsiktiga relationer, som kännetecknas av tillgänglighet och delaktighet. Vi arbetar långsiktigt genom ett gemensamt arbetsätt och kontinuerligt förbättringsarbete. Våra Aktiviteter Brukarnära och gemensamma utbildningar Ledarskapsutbildning Gemensam introduktion till sommarvikarier Arbetsmiljödag Planeringsdagar i verksamheterna Samarbete mellan olika arbetsgrupper, utveckling och kompetens Kvalitetsäkra genom dokumentation/genomförandeplan/uppföljning Brukarforum Umeå 2014 Arbeta aktivt med bemötande Avvikelserapporter/tillbud vid hot och våld Medarbetarforum Frisklinjen Följa upp Handlingsplan - styrkor i verksamheten Använda Lean-inspirerat arbetsätt Ledningssystem för kvalité Samverkan hemsjukvård/hso/arbetsförmedlingen/dragonskolan Via- undersöka om medarbetare är nöjd med sin syselssättningsgrad Förbättringstavla Följa kostnader för medarbetare utan placering Värdegrund Medborgarfokus - Tillit- Ständiga förbättringar - Öppenhet

17 Förbättringstavla - ständiga förbättringar Lean konferens 5 november 2013

18 RUS Planeringsdag 3/12 Arbetsmiljödag Process: Arbetsmiljö RUS Process: Avgångssamtal Process: Riktlinjer dokumentation RUS Brukarträff Tertialrapport 2 Medarbetarträff Process: Brukarinfo Process: Frisklinjen Semestermånad Summering av sommaren Process: Checklista praktikant Nov Okt Sep Bokslut Process: Personalplanering Process: Tidsfångst och lön Dec Aug Jan Årshjul 2013 Juli Semestermånad Feb Jun Undersöka önskad ssg Tidsfångst till Stödfunktionen Nytt under G: Process: Checklista intro Enhetschef Mar Apr Maj Introduktionsdag för vikarier Medarbetarträff Semesterplaneringen klar för antal sommarvikarier Tidsfångst till Stödfunktionen Nytt under G: Process: Medarbetarintro Sommarplanering Tidsfångst till Stödfunktionen Nytt under G: Process: Gemensamma handlingsplaner Planeringsdag 14/5 Tertialrapport 1 Sommarplanering Brukarträff Process: Checklista planera insats/avslut Reviderad

19 Ständiga förbättringar - PDCA Standardisera Implementera och standardisera lösningen Återkoppling av resultat Planera Identifiera området Samla in fakta Analysera 5 varför Föreslå lösningar Sätta mål Följa upp Är problemet löst? Samla in fakta Utvärdera resultat Dokumentera Genomföra Välj lösning/metod Genomför lösning

20 Ledarskapet Dragare efterfrågan Inga syndabockar Föregå med gott exempel Arbetssättet i fokus Lärande

21 Brukarnära arbete: Planera, genomföra och följa upp Kartläggning Ansvarsområden Checklistor Kvalitetsäkra insats

22 Varför firade vi sommaren 2012? Skapat större brukarnytta Frigjort organisationens kraft och potential Hanterat den ekonomiska utmaningen

23 Framgångsfaktorer Vision, verksamhetside och värdegrund är kända och accepterade Tydliga strategier tydliga aktiviteter Kommunikation vad och varför Del i det dagliga arbetet, inget sidan av projekt Enkla metoder och inbyggda uppföljningssystem Utgå från era rötter och bygg er egen väg, härma inte slaviskt Efterfrågan

24 Verksamheten - nuläget och framåt: Två verksamheter och ledningsgrupper ska bli en Kommundelarna - kartläggning Genomgång av samtliga processer/rutiner Gemensamt arbetsätt två processägare

25 Camilla Isaksson Verksamhetsutvecklare Lean konferens 5 november 2013