ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV UPPHANDLINGAR Bngt Sbring JUNI 2000 Sida: 1 Ordförand
INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER... 3 1 BAKGRUND OCH UPPLÄGGNING AV GRANSKNINGEN... 4 2 LAGAR OCH ANVISNINGAR... 4 2.1 Lag om offntlig upphandling... 4 2.2 Inköpspolicy för Åstorps kommun... 6 2.2.1 Ansvar...7 2.2.2 Ramavtal...7 2.2.3 Trösklvärdn...7 2.2.4 Övrigt...7 2.3 Kommntarr gälland Åstorps kommuns inköpspolicy... 8 3 UPPHANDLING... 9 3.1 Barn- och utbildningsnämndn... 9 3.1.1 Upphandling av skolskjuts (Skåntrafikn)...9 3.1.2 Upphandling av divrs livsmdl (Wickmans)...9 3.1.2 Upphandling av mjriproduktr (Skånmjrir)...9 3.1.3 Upphandling av utbildning (Victum)...10 3.1.4 Inköp av kontorsinvntarir (IKEA)...10 3.1.5 Inköp av divrs invntarir...10 3.1.6 Upphandling av symaskinr (Husqvarna)...11 3.2 Kommunstyrlsn...11 3.2.1 Upphandling av datorr och systm...11 3.2.2 Inköp av tl- och datanättjänstr (Tlia)...11 3.2.3 Upphandling av försäkringar (Länsförsäkringar)...12 3.3 Tkniska kontort...12 3.3.1 Upphandling av datorr (Pj s VA -Tknik)...12 3.3.2 Upphandling av fastightsrnhållning (Nordvästra Skåns Rnhållning)...12 3.3.3 Upphandling av vattn och avloppsvrk (VA -vrkt i Hlsingborg)...12 3.3.4 Upphandling av divrs vägarbtn (Skanska)...13 3.3.5 Upphandling av armatur (Änglholms Enrgi)...13 3.3.6 Upphandling av anläggningsmaskintjänstr och traktorgrävar (Paulssons Gräv och Schakt, Artos Grävtjänst)...13 3.3.7 Upphandling av bläggningsarbtn (NCC)...13 3.3.8 Upphandling av rotorgräsklippar (Gunnar Nilsson Maskin AB)...14 3.4 Socialnämndn...14 3.4.1 Upphandling av taxitransportr...14 3.4.2 Inköp av taklyft...14 3.5 Slutkommntarr...14 Bilaga 1. Sammanställning lvrantörr Åstorps kommun 1999...16 JUNI 2000 Sida: 2
SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER Följand synpunktr och slutsatsr har framkommit vid granskningn: En grundplar s kommuns inköpspolicy är att kommunns inköpsvrksamht skall präglas av komptns och att upphandlingarna skall sk md utnyttjand av tknisk, juridisk och kommrsill komptns. Vi bdömr att Åstorps kommun saknar tillräckliga rsursr och komptns för att LOU och, int minst, inköpspolicyn skall kunna ftrlvas. Dtta kan ävn innbära risk för att inköpn j sköts tillräckligt ffktivt och på tt ur kommunns prspktiv konomiskt fördlaktigt sätt. F n finns n inköpspolicy antagn av Kommunfullmäktig 1997. D gamla riktlinjrna för dirktupphandling från 1996 har dock formllt stt j upphävts. Dssutom finns n inköpspolicy i konomihandbokn. Ekonomihandbokn har dock ännu j antagits av Kommunfullmäktig. Dn gamla, av Kommunfullmäktig upphävda, inköpspolicyn från 1985 figurrar fortfarand inom kommunn. T x ingår dn i dt matrial som alla nya KF-ldamötr får. Åstorps Kommun bör snarast möjligt förtydliga vilkn inköpspolicy som gällr för att förhindra att rglvrkt uppfattas som otydligt. En väsntlig brist i inköpspolicyn och som troligtvis har haft invrkan på upphandlingarna ut i förvaltningarna är att dt int framkommr att dt rådr lagkrav gälland motivring av antagt anbud. Vid vår granskning har framkommit att motivring saknas i tt flrtal fall. Vi konstatrar att Åstorps kommun har tt högr gränsvärd för när dirktupphandling kan sk än vad nämndn för offntlig upphandling rkommndrar. Vår bdömning är att ordningn i upphandlingsaktrna hos d inköpsansvariga ut på d olika förvaltningarna varirar. Vi vill därför btona viktn av att, så som LOU förskrivr, aktrna diariförs på tt korrkt sätt. Vi ansr att Åstorps kommun bör ha n bättr övrblick på sina ramavtal. Idag saknas n samlad förtckning övr vilka ramavtal som kommunn har ingått. Dtta försvårar för d inköpsansvariga på förvaltningarna när d skall, som inköpspolicyn förspråkar, göra sig undrrättad om vilka ramavtal som finns. Som xmpl på bristn på utnyttjandt av bfintliga ramavtal kan nämnas att kommunn har tt ramavtal md Wickmans, trots dtta har dn granskning som utförts påvisat att samtliga förvaltningar inhandlat varor hos Oj undr 2000. Vi ansr att man bör undrsöka möjlightn till att tckna flr ramavtal md lvrantörr man handlar ofta md. Exmpl finns på lvrantörr man handlar ofta md mn där man j tcknat något ramavtal. JUNI 2000 Sida: 3
1 BAKGRUND OCH UPPLÄGGNING AV GRANSKNINGEN Vi har fått i uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna s kommun, i nlight md rvisionsplann för år 2000, att granska upphandlingsprocssn. Utgångspunktn för vårt urval av vilka upphandlingar som valts för granskning, utgjords av n fil övr kommunns störr lvrantörr 1999. Någon avstämning av att dnna fil innhållr alla störr lvrantörr llr att inköpssummorna övrnsstämmr md bokföringn har dock j sktt. För att yttrligar bgränsa undrlagt för vårt urval gjords tt urval md följand urvalskritrir; lvrantörn inkludrads om fakturabloppt övrstg 1 000 000 kr llr lvrantörn inkludrads om kommunn rhålligt mr än 150 fakturor från samm lvrantör llr lvrantörn inkludrads om gnomsnittsfakturan övrstg 200 000 kr. Lvrantörr mdtogs vid slktringn om d övrnsstämd md något llr några av ovanstånd kritrir. Totalt mdförd vår slktring att tt 40-tal lvrantörr valds ut, s bilaga 1. Utifrån dn slktrad sammanställningn gjord vi sdan subjktiva och slumpmässiga urval av lvrantörr. Inköp och upphandling rglras gnom Lag om offntlig upphandling, LOU, (SFS 1993:1468), vilkn trädd i kraft dn 1 januari 1994. LOU och dss rglvrk samt Åstorps kommuns inköpspolicy har fungrat som utgångspunkt för granskningn. Rapportn byggr på intrvjur och dokumnt. Vi har undr granskningn fokusrat på hur väl själva upphandlingsprocssn följr d lagar och normr som finns. Konskvnsn av dtta är att vi int analysrat hur konomiskt fördlaktiga avtal förhandlingarna har rsultrat i. 2 LAGAR OCH ANVISNINGAR 2.1 Lag om offntlig upphandling En kort prsntation av huvuddragn i LOU prsntras ndan. Lagn gällr för inköp/upphandling som görs av dn offntliga sktorn. Md upphandling avss köp, lasing, hyra llr hyrköp av varor, byggntrprnadr och tjänstr. LOU:s portalparagraf, 1 kap 4, bskrivr lagns huvudrgl. Dn sägr att upphandling skall gnomföras md utnyttjand av konkurrnsmöjlightr som finns och ävn i övrigt gnomföras affärsmässigt. Anbudsgivar, anbudssökand och anbud skall bhandlas utan ovidkommand hänsyn. I bgrppt affärsmässight liggr att d upphandland nhtrna skall välja lvrantör utifrån marknadns villkor och int ta samhällskonomisk hänsyn. Md ovidkommand hänsyn avss att dn upphandland nhtn int får diskriminra anbudsgivar från till xmpl annat land llr av annan anldning. JUNI 2000 Sida: 4
All upphandling/inköp skall sk md anbudsförfarand för att ta till vara konkurrnsmöjlightrna på marknadn. Innhållt i anbudsförfrågan, som rglras i LOU, skall vara utförligt samt tydligt informra om hur upphandlingn kommr att hantras. Vidar skall n kravspcifikation finnas. Försändlsr md anbud skall snarast ftr anbudstidns utgång öppnas vid n förrättning där minst två av dn upphandland nhtn utsdda prsonr skall dlta. Anbudn skall notras i n förtckning som skall bstyrkas av d som dltar i förrättningn. Anbudn prövas och dn upphandland nhtn skall anta dt anbud som har lägst anbudspris llr dt anbud som är konomiskt mst fördlaktigt md hänsyn till mätbara kritrir som måst rdovisas i anbudsförfrågan. Ett anbud som bdöms som orimligt lågt får förkastas ftr att n förfrågan har gjorts angånd dt låga anbudt och tillfrdsställand svar j rhållits. Lagn angr j hur många lvrantörr som skall tillfrågas i samband md upphandling. Bdömningn är, nligt samtal md jurist på Nämndn för offntlig upphandling, att minst tr lvrantörr skall tillfrågas för att undvika att lvrantörr samarbtar. Dock kan dt finnas upphandlingsområd där antalt möjliga lvrantörr undrstigr tr. I dssa fall anss dt lämpligt att anbudsförfrågan komplttras md n annons i lokaltidningn för att säkrställa att konkurrnskravt uppfylls. Rkommndationn från Nämndn för offntlig upphandling är att upphandling gnomförs om värdt på dt som skall köpas in övrstigr tt basblopp när dt gällr varor och två basblopp när dt gällr tjänstr. Dn upphandland nhtn avgör var dn ndr gränsn skall gå. Dt finns olika formr av upphandling: övr trösklvärd, mllan dn ndr gränsn och trösklvärdt samt undr dn ndr gränsn. Trösklvärd är för varor och tjänstr 200 000 ECU motsvarand 1 600 000 SEK. Vid upphandling övr trösklvärdna kan dtta sk via olika upphandlingsförfarand: Öppn upphandling innbär att all lvrantörr får lämna anbud. Eftr annonsring bgär lvrantörn förfrågningsundrlagt och dtta sänds ut ftr hand som bgäran kommr in. Några förhandlingar md lvrantörn får int förkomma. Slktiv upphandling innbär att n upphandland nht inbjudr vissa lvrantörr att lämna anbud. Eftr annonsring, i vilka kravn på lvrantörn skall finnas, bgär lvrantörn att få dlta i anbudstävlingn samt styrkr sin förmåga gnom olika intyg. Dn upphandland nhtn väljr sdan ut d lvrantörr, minst fm och högst 20, som får lämna in anbud. Inga andra anbud än från lvrantörr som inbjudits får prövas av dn upphandland nhtn. Några förhandlingar md lvrantörn får int förkomma. Förhandlad upphandling innbär att n upphandland nht inbjudr vissa lvrantörr att lämna anbud. Procdurn är dnsamma som i slktiv upphandling md dn skillnadn att dn upphandland nhtn kan ta upp förhandlingar md n llr flra av dm. Dnna form kan ndast användas av i lagn spcificrad fall och i d fall öppn och slktiv upphandling har misslyckats. Övrstigr upphandlingn trösklvärdt ställr LOU krav på att upphandlingn skall annonsras, md vissa undantag, inom EU i dss officilla tidning EGT. I dssa fall gällr vissa tidsgränsr avsnd annonsring, anbudstidr och anbudsöppning. Undrstigr upphandlingn trösklvärdt skall kapitl 6 i LOU tillämpas. Möjliga upphandlingsförfarandn undr trösklvärd är förnklad upphandling och dirkt-upphandling. JUNI 2000 Sida: 5
Förnklad upphandling innbär att alla lvrantörr får lämna skriftliga anbud. Dn upphandland nhtn får infordra anbud valfritt md skrivlsr llr annons samt förhandla md n llr flra anbudsgivar. Dirktupphandling innbär upphandling utan infordrand av skriftligt anbud. Kan användas vid låga värdn llr om dt finns synnrliga skäl, såsom synnrlig brådska orsakad av omständightr som int kunnat förutss och int hllr bror på dn upphandland nhtn. Dn upphandland nhtn skall vid bhov fastställa riktlinjr för användning av dirktupphandling. 2.2 Inköpspolicy för Åstorps kommun Kommunfullmäktig s kommun fastställd 1997-10-27 ndanstånd inköpspolicy. Policyn framtogs gmnsamt md kommunrna Klippan, Prstorp och Örklljunga inom dt s k 4-K-projktt. Vi väljr att lyfta fram områdn som vi har fokusrat rapportn på, mn rdovisar ävn dn stratgiska avsiktn i inköpspolicyn. Åstorps kommuns inköpsvrksamht skall präglas av ffktivitt, miljöhänsyn, komptns och samvrkan där n god totalkonomi för kommunn skall vara målt. Kommunns storlk som köpar skall utnyttjas och därignom tckna förmånliga ramavtal. - md ffktivitt avss dls dn intrna ffktivittn att använda kommunns rsursr på bästa sätt, dls dn xtrna ffktivittn vid valt av lvrantör samt utformningn av d kommrsilla villkorn, - md miljöhänsyn avss att dn mst miljövänliga produktn skall väljas, - md komptns avss kommunns förutsättningar att uppnå ovannämnda ffktivitt, - md samvrkan avss d åtgärdr som innbär att kommunn bättr kan utnyttja dn samlad komptnsn som finns tillgänglig. Vidar innbär samvrkan att kommunn skall utnyttja d synrgir som kan uppstå vid bloppsmässigt stora inköpsvolymr. För att tillgodos målt om lägsta möjliga totalkostnad krävs följand förhållningssätt av organisationn: - att upphandlingsärndn/inköp avgörs md utgångspunkt från vad som långsiktigt är förmånligt för kommunn, - att krav på kvalitt och prstanda int ställs högr än vad som i varj särskilt fall bhövs, - att dn mst miljövänliga produktn i första hand skall väljas, - att samvrkan skr så långt dt är möjligt inom kommunn som md andra för att uppnå samordningsvinstr, - att upphandlingn/inköpt planras så att förmånligast pris kan rhållas, - att upphandlingn/inköpt görs md utnyttjand av tknisk, juridisk och kommrsill komptns, - att d lvrantörr som anlitas är komptnta och kan fullgöra åtagandn och skyldightr, - att rspktiv nämnd svarar för att rutinr fastställs för upphandlings- och inköpsvrksamhtn inom rspktiv vrksamhtsområd utifrån kommunns inköpspolicy och Lagn om offntlig upphandling. JUNI 2000 Sida: 6
2.2.1 Ansvar Dt nya rglvrkt innbär för n dcntralisrad organisation som Åstorps kommun tt btydand mrarbt om varj nht skall svara för sina upphandlingar på gn hand. För att få upphandlingsarbtt hantrligt måst upphandling av i första hand varor/tjänstr md stor inköpsvolym ävn i fortsättningn sk gnom kommunns gmnsamma ramavtal där kommunns samtliga nhtr kan bställa. I dtta sammanhang lyfts dt ävn fram i inköpspolicyn att ingångna ramavtal är civilrättsligt bindand för kommunn som hlht och därmd också för d olika förvaltningarna och rsultatnhtrna. Vidar undr ansvar framgår xplicit att rspktiv nämnd ansvarar för att upphandling skr nligt LOU:s bstämmlsr. Dt yttrsta juridiska ansvart liggr dock på Kommunstyrlsn. 2.2.2 Ramavtal Varor och tjänstr som är gmnsamma för flra förvaltningar skall upphandlas md ramavtal. Åstorps kommuns målsättning är att huvuddln av kommunns förbrukningsmatrial och löpand tjänstköp skall sk md ramavtal. Fördlarna som lyfts fram är att upphandlingsprocssn bara bhövr göras vid tt tillfäll och att dn samlad inköpsvolymn förstärkr kommunns förhandlingskraft och därignom sänkr kommunns kostnadr. Inköps- och avropsansvariga är skyldiga att göra sig undrrättad om vilka ramavtal som finns. Inköpspolicyn gr ävn vissa dirktiv hur organisationn skall agra när dt int förliggr något ramavtal. Dt framgår att organisationn i första hand skall utnyttja inköpsnhtns komptns vid upphandling. 2.2.3 Trösklvärdn Inköpspolicyn rdogör för d trösklvärdn som måst baktas när upphandlingn uppgår till tt visst blopp. Hamnar dt totala inköpsvärdt övr trösklvärdt tvingar lagstiftningn att upphandlingn skr inom EES-områdt. Vidar klargörs i inköpspolicyn om d olika anbudsförfarandna som är aktulla vid upphandlingar övr trösklvärdn. Hamnar inköpsvärdt undr trösklvärdn kan ansvariga välja mllan två sortrs upphandling, förnklad och dirkt. Kommunstyrlsn har bslutat i inköpspolicyn att förnklad upphandling skall sk när anbudssumman övrstigr två basblopp. Dirktupphandling får göras om anbudssumman undrstigr två basblopp llr om dt finns synnrliga skäl. 2.2.4 Övrigt Vid inköp utan ramavtal gällr att dt i anbudsundrlagt angs hur kommunn kommr att bdöma anbudn och vntullt rangordna bdömningskritrirna. Policyn dklarrar att antagand av anbud skall sk antingn utifrån lägsta pris llr dt anbud som är konomiskt mst fördlaktigt. D olika kritrirna skall framgå vid anbudsförfrågan, dssutom skall dt angs hur d inbörds kommr att rangordnas vid n anbudsgnomgång. Kommunn får utsluta anbudsgivar om d är konkursmässiga, visar otillbörligt yrksmässigt btnd llr j btalt förskrivna skattr och avgiftr. Inköpspolicyn bskrivr också hur kommunn skall agra vid mottagand och öppnand av anbud. Dt framgår ävn vilka krav som ställs på dokumntationn av upphandlingsärndn. Alla upphandlingar skall diariföras, samlas aktivs och innhålla alla dokumnt som brör upphandlingn. JUNI 2000 Sida: 7
2.3 Kommntarr gälland Åstorps kommuns inköpspolicy Inköpspolicyn skildrar viktiga grundprincipr vid n upphandling. Policyn visar också vad kommunn vill uppnå, vad som är viktigt vid n upphandling. Dt som btonas är att inköpsarbtt skall präglas av ffktivitt, miljöhänsyn, komptns och samvrkan. Vi bdömr att inköpspolicyn gr n inblick i d lagar och normr som är aktulla vid upphandlingar. En klar brist i inköpspolicyn är att dt int framgår att dt rådr lagkrav avsnd motivring av antagt anbud. Vår rkommndation är att motivringskravt ifrån LOU snarast möjligt införs i inköpspolicyn. Inköpspolicyn rsättr int bhovt av n djupar kunskap om gälland lagar och rglr. Dn rsättr int hllr dn rfarnht och komptns hos nskilda prsonr som byggs upp ftr hand i takt md gnomförda upphandlingar. Vi vill därför btona viktn av att inköpspolicyn nbart används som tt komplmnt. Kommunn angr i inköpspolicyn att dirktupphandling kan sk om inköpssumman undrstigr två basblopp. Rkommndationn från nämndn för offntlig upphandling (NOU) är att dirktupphandling kan sk om inköpssumman undrstigr tt basblopp för varor och två för tjänstr. LOU angr dock att dt är dn upphandland nhtn som avgör var bloppsgränsn för dirktupphandling skall gå. Vi konstatrar att Åstorps kommuns gräns för när dirktupphandling får sk är högr, när dt gällr varor, i förhålland till NOU:s rkommndation. Enligt vår uppfattning saknas dt idag någon som tar dt övrgripand ansvart vad dt gällr att tckna ramavtal. Krav finns i inköpspolicyn att inköps- och avropsansvariga skall hålla sig undrrättad om vilka ramavtal som finns. Dtta försvåras dock av dt faktum att n samlad förtckning övr träffad ramavtal saknas. Dt finns j hllr uttalat vart man skall vända sig för att få rda på vilka ramavtal som finns. Vår rkommndation är att n sådan förtckning bör upprättas. Dn inköpspolicy vi har granskat fastställds, som tidigar nämnts, 1997-10-27 av Kommunfullmäktig. Dn tidigar inköpspolicyn från 1985 upphävds rdan 1996-05-06 gnom bslut i Kommunfullmäktig och rsatts av riktlinjr för dirktupphandling. I övrigt hänvisads vid bslutt 1996 till LOU. Trots att dn gamla inköpspolicyn från 1985 upphävts, förkommr dn fortfarand i kommunn. T x så ingår dn i dt matrial som distriburas till varj ny KF-ldamot. D riktlinjr för dirktupphandling som antogs 1996 har dock j upphävts. Dt som skiljr gntmot inköpspolicyn från 1997 är bloppsgränsrna för när dirktupphandling får sk. Enligt riktlinjr för dirktupphandling är bloppsgränsrna tr basblopp för kvalificrad konsulttjänstr samt fyra basblopp för konsulttjänstr md btydlsfulla inslag av idéskapand, gstaltand llr konstnärlig karaktär. För varor och övriga tjänstr är gränsn två basblopp, d v s samma som i inköpspolicyn från 1997. Ävn i konomihandbokn finns intagt n inköpspolicy. I konomihandbokn rkommndras att dirktupphandling kan sk när inköpssumman undrstigr tt basblopp för varor och två för tjänstr. Ekonomihandbokn har dock ännu j antagits av Kommunfullmäktig. Vår rkommndation är att kommunn agrar för att dt ndast skall finnas n gälland inköpspolicy i kommunn. JUNI 2000 Sida: 8
3 UPPHANDLING Ndan rdogörs rsultatt av dn undrsökning som gjorts på divrs upphandlingar inom Åstorps kommun. För att sammanställningn skall vara strukturrad har vi valt att rdogöra för rsultatt av granskningn pr förvaltning. 3.1 Barn- och utbildningsnämndn 3.1.1 Upphandling av skolskjuts (Skåntrafikn) Upphandling av skolskjuts ifrån Skåntrafikn görs j. Motivringn är att rsnärrna, som är gymnasilvr, går på tt flrtal olika skolor och vid olika tidpunktr. Dtta innbär att dt int finns något konomiskt försvarbart altrnativ. Iställt används dt allmänna kommunikationsmdlt. Tilläggas kan att upphandling skr på övrig skolskjuts, mn var int förmål för granskningn. Vi ansr att kommunns ställningstagand är korrkt. 3.1.2 Upphandling av divrs livsmdl (Wickmans) Anbudsinfordran har upprättats nligt d krav som LOU ställr. Annons satts in i Hlsingborgs Dagblad och Nordvästra Skåns Tidningar. Då upphandlingn övrstg trösklvärdt har annonsring ävn sktt i EGT på vdrbörligt sätt. Upphandlingsförfarandt var öppn upphandling nligt LOU. Förfrågningsundrlagt sänds ut till 25 styckn lvrantörr som anmäld sitt intrss. Av anbudsprotokollt som förts vid anbudsöppningn framgår att nio styckn anbud inkommit vid anbudstidns utgång. Protokollt var bvittnat av två prsonr. Sammanställning har gjorts av inkomna anbud varftr valt av lvrantör har dokumntrats och motivrats i bslut 2000-02-18. Bslutt grundar sig på gjorda prisjämförlsr. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. Enligt dn fil md störr lvrantörr som anlitats undr 1999 och som använts som utgångspunkt för urvalt till dnna granskning, har kommunn inhandlat varor för 602 477 kr hos OJ i Åstorp. Formllt stt krävr LOU ingn upphandling på dssa inköp. Förfaringssättt stridr dock mot kommunns gn inköpspolicy, där dt klart framgår att inköps- och avropsansvariga först skall undrsöka om dt förliggr något ramavtal. Vi mnar, för att förmånliga villkor skall kunna rhållas vid tcknand av ramavtal, att samtliga förvaltningar gör sina inköp md dn lvrantör där ramavtal har tcknats. Förutom att förvaltningarna ignorrar ramavtalt md möjlight till bättr prisr innbär också 704 fakturor från OJ n ökad kostnadshantring. 3.1.2 Upphandling av mjriproduktr (Skånmjrir) För dn upphandling vi granskad gälld tt avtal från 1999-03-01. Annonsring skdd i fyra svnska tidningar och ftrsom upphandlingn övrstg trösklvärd skdd annonsring ävn i EGT. Nitton förtag bgärd anbudshandlingar, varav dt inkom svar från sxton förtag. Upphandlingn rörd dock mr än mjrivaror. Samtliga svar var från svnska förtag. Anbudsprotokoll är korrkt bvittnat. JUNI 2000 Sida: 9
Sammanställning har gjorts av inkomna anbud där Arla visar sig ha lägst prisr. Motivringn till varför Skånmjrir valds iställt för Arla åtrfanns dock j i bslutt. Komplttrand uppgiftr visad att d båda kommunrna totalt stt tjänad på Skånmjrirs anbud. Undr år 2000 förlängds avtalt mllan Klippans och Åstorps kommunr och Skånmjrir. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. Dock har int val av anbud motivrats skriftligt som LOU krävr. 3.1.3 Upphandling av utbildning (Victum) Upphandlingn avsr kursr som tillhandahålls gnom kunskapslyftt. Upphandlingn ägd rum 1998. Anbudsinfordran har upprättats nligt d krav som LOU ställr. Antal inlämnad anbud uppgick totalt till sx styckn och till omvårdnadsutbildningn, som vi vald att fokusra oss på, inkom två anbud. Anbudsöppningn var korrkt gnomförd. Sammanställning har gjorts av inkomna anbud varftr valt av lvrantör har dokumntrats 1998-06-18. Själva motivringn till varför Victum valds saknas i bslutt. Ny upphandling av samma utbildning kommr att sk inom kort. Anldningn till dtta är att dt int framgick av dt ursprungliga avtalt att dt fanns möjlightr till förlängning av avtalt. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. Dock har int val av anbud motivrats som LOU krävr. 3.1.4 Inköp av kontorsinvntarir (IKEA) Inköp av kontorsinvntarir från IKEA till tt värd av 42 kkr ägd rum undr 1999 till n av kommunns skolor. Inköpt förgicks j av någon upphandling, dtta i övrnsstämmls md kommunns inköpspolicy. Totalt undr 1999 gjords nligt rhålln inköpsstatistik inköp för sammanlagt 253 705 kr md 202 fakturor som följd. Något ramavtal finns j ingångt. Vi konstatrar att nämndn för offntlig upphandling rkommndras att gränsn för när upphandling bör sk liggr på tt basblopp för varor. Kommunn bör övrväga möjlightrna till att tckna ramavtal md dnna typ av lvrantör. 3.1.5 Inköp av divrs invntarir Ett slumpmässigt urval av invntariinköp från lvrantörr som j uppfyllr d kritrir vi satt ovan har också granskats. En skola i kommunn har undr 1999 köpt divrs invntarir ifrån NMP Marmorsliparna (45 kkr), Sundo (63 kkr), Kinnarps (40 kkr), Trss (63 kkr). Ingt av inköpn har förgåtts av någon upphandling. Enligt kommunns inköpspolicy är dirktupphandling dt korrkta förfaringssättt om bloppt int övrstigr två basblopp. JUNI 2000 Sida: 10
Vi konstatrar dock att aktulla blopp, nligt nämndn för offntlig upphandling, rkommndras att förgås av upphandling. Inköpsansvarig på skolan har dock sondrat dn lokala marknadn och jämfört prisbildn hos tt antal lvrantörr. Dssutom har rfarnhtr ifrån dm själva och övriga skolor haft btydls vid valt av lvrantör. Vi ansr att kommunn bör övrväga möjlightrna att ingå ramavtal md lvrantör av ovanstånd varor. 3.1.6 Upphandling av symaskinr (Husqvarna) Anbudsinfordran har upprättats nligt d krav som LOU ställr. Förfrågan skickads till tr förtag och svar rhölls från samtliga, dokumntrad i anbudsöppning. Sammanställning har gjorts av inkomna anbud varftr valt av lvrantör har dokumntrats och motivrats i bslut av BUN 1999-08-18. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. 3.2 Kommunstyrlsn 3.2.1 Upphandling av datorr och systm Vid dnna upphandling had IT-samordnarn utnyttjat Statskontorts komptns. Statskontort gör tt utskick där kommunr får mddla vad d är intrssrad av att köpa och därignom kan Statskontort md stora inköpsvolymr prssa prisrna. Kommunn gr Statskontort i uppdrag att för uppdragsgivarns räkning undrtckna d ramavtal som kommunn avisrat intrss för. Dtta förfaringssätt rsultrad, nligt IT-samordnarn, i sänkta kostnadr samtidigt som hon undgick allt mrarbt som upphandlingsprocssn innbär. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. Dtta kan nligt vår bdömning i tillämpliga fall vara tt för kommunn ffktivt och nklt sätt att göra upphandlingar på. 3.2.2 Inköp av tl- och datanättjänstr (Tlia) Upphandlingn av tl- och datatjänstr var gmnsam md kommunrna inom 4K, d.v.s. Klippan, Prstorp, Åstorp och Örklljunga. D gick ut md anbudsförfrågningar till opratörr d känd till på marknadn. Någon annonsring i EGT skdd int. Offrtförfrågan skickads till tio förtag. Vid anbudstidns utgång had anbud lämnats av sx förtag, nligt bvittnad anbudsöppning. Därftr har n sammanställning av d olika anbudn och motivring av val har gjorts. Bdömningn är att upphandlingn had varit mr i övrnsstämmls md LOU om annonsring i EGT had gjorts. JUNI 2000 Sida: 11
3.2.3 Upphandling av försäkringar (Länsförsäkringar) Upphandlingn har gjorts md hjälp av n försäkringsmäklar. Två förtag lämnad offrt. Utvärdringn bstod av villkorsjämförls och prmisammanställning. Dt anbud md lägst anbudspris antogs. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. 3.3 Tkniska kontort 3.3.1 Upphandling av datorr (Pj s VA-Tknik) Upphandlingn avsr utbyt av vissa datorr för styrning och övrvakning av bl. a vattnvrk inför millnniumskiftt. Anbudsinfordran har upprättats nligt d krav som LOU ställr. Förfrågan skickads till fyra förtag och svar rhölls ifrån tr styckn, dokumntrad i anbudsöppning. Sammanställning har gjorts av inkomna anbud mdan valt av lvrantör j framgår av bslutt. Vid n jämförls är dn valda lvrantörn dn som offrrat dn lägsta kostnadn. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. Dock har int val av anbud motivrats som LOU krävr. 3.3.2 Upphandling av fastightsrnhållning (Nordvästra Skåns Rnhållning) Åstorps kommun bslutad undr 1999 om tt samarbtsavtal md Nordvästra Skåns Rnhållning, NSR, gälland fastightsrnhållning. Dtta innbar att Åstorps kommun övrlät ansvart för fastightsrnhållning åt NSR och att NSR skall svara för upphandlingn. Enligt protokoll vid anbudsöppnand kom dt in tr anbud. Närvarand var tr från NSR och tr från Åstorps kommun. Därftr har n sammanställning gjorts mllan d tr anbudn. Sammanställningn konstatrar att Miljösrvic har dt lägsta anbudsprist. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. Dock har int val av anbud motivrats som LOU krävr. 3.3.3 Upphandling av vattn och avloppsvrk (VA-vrkt i Hlsingborg) VA-vrkt i Hlsingborg och tkniska kontort drivr sdan startn av 1996 tt samarbt där VA-vrkt i Hlsingborg ansvarar för driftn av Åstorps avloppsanläggningar inklusiv 20 pumpstationr. Någon gntlig upphandling gjords int. Dt var nligt kommunns tkniska chf int konomiskt försvarbart för Åstorps kommun att fortsätta driva tt gt VA-vrk. Enligt honom finns dt ntrprnörr som vill bygga VA-vrk mn int som också vill driva dt. Förvaltningn av tt VA-vrk krävr, nligt tkniska chfn, spcialistkomptns som int bsitts av några ntrprnörr. Vår bdömning är att kommunn bord ha annonsrat i EGT och därignom utrtt om dt funnits ntrprnörr inom EU som varit intrssrad. I övrigt bdömr vi kommunns ställningstagand som korrkt. JUNI 2000 Sida: 12
3.3.4 Upphandling av divrs vägarbtn (Skanska) Anbudsinfordran har upprättats nligt d krav som LOU ställr. Förfrågan skickads till sju förtag och svar rhölls från sx styckn, dokumntrad i anbudsöppning. I bslutt, datrat 1999-09-01, att anta Skanskas anbud framgår int motivringn. Skanskas anbud var dt md lägst anbudspris, dtta var också nligt uppgift anldningn till valt. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. Åtrign bristr dt dock i dn skriftliga motivringn till varför anbudt antagits. 3.3.5 Upphandling av armatur (Änglholms Enrgi) Anbudsinfordran har upprättats nligt d krav som LOU ställr. Förfrågan skickads till fyra förtag och svar rhölls från samtliga dssa, dokumntrad i anbudsöppning. Sammanställning har gjorts av inkomna anbud varftr valt av lvrantör har dokumntrats och motivrats i bslut av Tkniska kontort 1999-02-23 Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. 3.3.6 Upphandling av anläggningsmaskintjänstr och traktorgrävar (Paulssons Gräv och Schakt, Artos Grävtjänst) Anbudsinfordran har upprättats nligt d krav som LOU ställr. Förfrågan skickads till fyra förtag avsnd anläggningsmaskintjänstr och sx avsnd traktorgrävar. Svar rhölls från samtliga, dokumntrad i anbudsöppning. Sammanställning har gjorts av inkomna anbud. Någon motivring i bslutt att välja Paulssons gräv och schakt rspktiv Artos grävtjänst saknas. Undr intrvjun md kommunns tkniska chf framkom tt antal motiv. Framlds kommr tknisk chf s till att motivringar påförs bslutn. Bdömningn är att upphandlingn uppfyllr d grundprincipr som finns i LOU. Dock saknas motivring till varför aktulla anbud antagits som LOU krävr. 3.3.7 Upphandling av bläggningsarbtn (NCC) Åstorps kommun har int, nligt kommunns tknisk chf, haft några andra fullvärdiga altrnativ att välja mllan när dt gällr bläggningsarbtn. NCC har haft n snarlik monopolställning. Tjänstn som NCC rbjudr är brond på kommunns aktulla bhov av bläggningsarbtn. Dtta faktum att d int kan gå ut och spcificra önskvärd volym innbär problm när d skall undrsöka om dt finns intrssrad ntrprnörr. Nu år 2000 gjords n ny upphandling, där n ny konkurrnt på marknadn har tillkommit. Dn nya aktörn är PNB. Dn ökad konkurrnsn innbar n rjäl prissänkning och där NCC ftr upphandlingn var dt anbud md lägsta anbudspris. Dnna snar upphandling har int varit förmål för någon granskning. Vi insr d problmn som n monopolställning innbär. Vi ansr att kommunn ändock bord annonsrat i anbudsjournaln för att därignom utrda och klargöra konkurrnssituationn än bättr. JUNI 2000 Sida: 13
3.3.8 Upphandling av rotorgräsklippar (Gunnar Nilsson Maskin AB) Formll anbudsförfrågan har int tillämpats. Iställt kontaktads tt antal lvrantörr pr tlfon. Tr offrtr kom in varav dn md lägst pris antogs. Bdömningn är att upphandlingn stridr mot d grundprincipr som finns i LOU. Dssutom har int ansvarig ftrlvt kommunns inköpspolicy. 3.4 Socialnämndn 3.4.1 Upphandling av taxitransportr Åstorps kommun är n av nio kommunr som har övrlåtit sina färdtjänstr åt Trafiksrvic AB. Trafiksrvic AB är numra hlägt av Rgion Skån. Trafiksrvic AB fungrar som n bställningscntral åt kommunn. Dt har int sktt någon upphandling av dnna tjänst. Lagn om Trafikhuvudmannaskap sägr dock att kommunr får övrlåta hla ansvart gälland färdtjänst till trafikhuvudman utan att någon upphandling bhövr sk. Upphandling kommr dock ifråga när Trafiksrvic AB i sin tur handlar in tjänstr. Dtta har int granskats. Vi bdömr att Åstorps kommun har följt aktulla spciallagar som gr dm rätt att avvika ifrån LOU. 3.4.2 Inköp av taklyft Inköpt avsr n taklyft till tt äldrbond. Fakturans blopp är på ca 46 kkr. Upphandling har j sktt, dtta i linj md kommunns inköpspolicy. Bloppt rkommndras av nämndn för offntlig upphandling, att förgås av upphandling. Vi rkommndrar kommunn att undrsöka möjlightrna att ingå ramavtal md lvrantörr av dnna art. 3.5 Slutkommntarr D olika förvaltningarnas vrksamht innbär att rfarnhtrna kring upphandlingar är klart olika. I d förvaltningar där dt skr många upphandlingar upprpar sig mönstrt flr gångr och d ansvariga prsonrna blir mr och mr rfarna. Bsvärligar är dt för dm som int gör upphandlingar så ofta. Erfarnhtn av upphandlingar har också visat sig vara väsntlig md avsnd på om LOU ftrlvs. Där rfarnhtn är litn, llr mindr, kan ibland störr invstringar skjutas upp för man upplvr dt som tt btungand xtra arbt att gnomföra n riktig upphandling. D vt att dt finns lagar och rglr som måst ftrlvas mn d vt int hur d skall gå tillväga i varj nskild upphandling. Granskningn har dock visat att LOU och Åstorps kommuns inköpspolicy i stora drag ftrlvs. Flrtalt av d prsonr som har blivit intrvjuad har dock uttryckt n avsaknad av någon prson att kunna vända sig till för att rhålla råd och stöd undr upphandlingsprocssn. JUNI 2000 Sida: 14
En grundplar s kommuns inköpspolicy är att kommunns inköpsvrksamht skall präglas av komptns och att upphandlingarna skall sk md utnyttjand av tknisk, juridisk och kommrsill komptns. Vi bdömr att Åstorps kommun saknar tillräckliga rsursr och komptns för att LOU och, int minst, inköpspolicyn skall kunna ftrlvas. Dtta kan ävn innbära risk för att inköpn j sköts tillräckligt ffktivt och på tt ur kommunns prspktiv konomiskt fördlaktigt sätt. Inköpspolicyn rsättr int bhovt av n djupar kunskap om gälland lagar och rglr. Dn rsättr int hllr dn rfarnht och komptns hos nskilda prsonr som byggs upp ftr hand i takt md gnomförda upphandlingar. Vi vill därför btona viktn av att inköpspolicyn nbart används som tt komplmnt. Hlsingborg juni 2000 Magnus Hlmfrid Auktorisrad rvisor Danil Åkborg JUNI 2000 Sida: 15
Bilaga 1. Sammanställning lvrantörr Åstorps kommun 1999 Lvrantör Lvrantörsnr Antal fakturor Blopp inkl moms Offic 10375194 155 343 078 NCC 15845100 2 517 428 Victum AB 60423050 13 1 007 365 Montssoriskolan Filosofn 57999351 48 1 695 278 Miljösrvic 49569049 135 1 447 241 Björnkulla Fastights AB 49587041 40 14 455 015 Sydgas 49245038 108 2 139 320 Habilitring & habilitring 49274046 48 1 011 002 NVSH Enrgi 47473012 220 1 210 082 Skanska Syd 47607163 120 2 491 959 OJ, Åstorp 47807193 703 602 477 Änglholms Enrgi AB 47902036 1 318 500 Hlsingborgs stad 47968011 45 15 488 817 Hlsingborgs stad 47969019 30 1 833 002 Björnkulla Enrgi AB 47974019 232 3 099 975 Björnkulla Enrgi AB 47980016 281 1 784 762 Ikano förtag 48279012 202 253 705 Trafiksrvic L-län 48619175 21 1 557 601 Änglholms kommun 48993018 38 1 567 197 Skåntrafikn 18155895 21 1 199 998 Kommunrnas Försäkrings AB 9532011 2 591 229 Länsförsäkringar Skån 9540048 1 421 429 Riksbyggn Norra Skån 8960031 152 619 721 AMF, arbtsmarknadsförs 8878019 12 1 246 129 Kontorslandslagt 8605099 67 1 065 192 Svnska Shll 8510000 163 458 646 Tlia Finans 8381006 14 1 141 408 Enator Data 8402034 182 3 829 137 SJ Fastightsdivision 8102030 1 252 815 Tlia Publicom 8128035 1 050 1 573 879 Igrab 7812936 255 240 414 Wickmans 6730816 1 148 2 931 462 Srvra 6572382 209 718 125 Skånmjrir 6335905 151 864 660 SEB Finans 6268791 14 1 617 576 Anmonn 4482402 6 1 598 850 Thlls Foto 2660280 199 1 360 332 Försäkringskassan 1855121 12 2 337 410 Björnkulla Fastights AB 1182666 117 24 096 953 NCC 969808 4 1 420 036 Miljösrvic 984112 124 3 171 155 Klippans kommun 829796 85 22 133 164 Prstorp AB 370007 3 790 587 JUNI 2000 Sida: 16