Projekt IT-stöd en förstudie som syftar till att inventera och analysera behoven av och inom ett administrativt verktyg för vuxenutbildning inom Göteborgregionen. 2015-03-11 GR Utbildning Anne-Li Drath
Innehåll Nuläge:... 2 Bakgrund till Projekt IT-stöd:... 2 Vad ska uppnås och göras inom Projekt IT-stöd:... 4 Riskanalys:... 4 Projektorganisation:... 5 Tidplan:... 5 Budget:... 5 1
Nuläge: GR Vux har fått i uppdrag av Vuxenutbildningsnätverket att genomföra en förstudie av verksamhetsstöd inom vuxenutbildning: Projekt IT-stöd, en förstudie som syftar till att inventera och analysera behoven av och inom ett administrativt Projektet kommer fortsättningsvis att kallas för Projekt IT-stöd. Förstudien ska vara slutförd och rapporteras till Vuxenutbildningsnätverket ordinarie möte i mars månad 2016. Delrapporter ska presenteras 2015-09-07-08 samt 2015-12-02. Projekt IT-stöd har fyra frågeställningar att förhålla sig till: att ta reda på kommunernas intentioner kring att göra en regiongemensam upphandling göra en behovsinventering av vilka behov respektive kommun har av ITstöd avseende vuxenutbildningen undersöka vilka alternativa lösningar som finns/kan finnas tillgängliga på marknaden utreda förutsättningarna för ett egenutvecklat system Intentionen med Projekt IT-stöd är att förstudien ska kunna fungera som underlag vid en eventuell gemensam upphandling av ett administrativt verktyg för vuxenutbildning. Projekt IT-stöd kommer att finansieras genom de resurser som avsatts till utvecklingsarbete av Alvis, 25 % tjänst under tiden 2014-09-01 2015-12-31, samt att de medel som GR inte nyttjat till sin organisation under 2014 avsätts till detsamma. En resurs på GR Vux kommer att projektleda förstudien med 25 % av en tjänst och inhyrd IT-kompetens samt resurser på GR kommer att användas i genomförandet. Projekt IT-stöd kommer att utnyttja kompetens och erfarenhet från andra projekt i möjligaste mån med anledning av den relativt korta tid Projekt IT-stöd har till sitt förfogande. Projekt som syftas på i detta avseende är t.ex Projekt SAM3.0, Förstudie(inom ramen för Plug In) IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser, Utvecklingen av Indra 2 samt den förra upphandlingen av ett gemensamt IT-stöd; Alvis. Bakgrund till Projekt IT-stöd: Göteborgsregionens medlemskommuner startade under 2007 ett arbete med att hitta och upphandla ett gemensamt system för administration av vuxenutbildningen. Samtliga 13 kommuner skulle ingå i upphandlingen. Göteborgs vuxenutbildning använde sig av det egenutvecklade IT-systemet Erika och övriga kommuner använde sig av IT-systemet Progma. En anledning med en gemensam upphandling var att öka samverkans- och samarbetsmöjligheterna inom regionen i samband med gemensamma yrkesutbildningar. En annan 2
anledning var att Program skulle avvecklas så behovet av en ny upphandling var nödvändig. En arbetsgrupp utsågs av Vuxenutbildningsgruppen för att skriva en kravspecifikation för det gemensamma IT-systemet och förfrågningsunderlag gick ut. Gotit vann upphandlingen och GR fick i uppdrag, genom fullmakter från medlemskommunerna, att ge Kungsbacka i uppdrag att skriva på ett avtal med Gotit för samtliga kommuners räkning. Kommunerna startade succesivt med det nya IT-systemet Alvis med start under 2008 och Göteborg under 2010. Anledningen till fördröjningen var att kommunerna inte ansåg att kravspecifikationen för IT-systemet var uppfyllt. Med anledning av att Skolverket i mars 2009 beslutade att det skulle utgå statsbidrag för yrkesutbildningar öppnades frågan om en central organisation för yrkesvux och under hösten 2009 bildades det som nu är GR Vux organiserat under GR Utbildning. För att möjliggöra samordning och samverkan av yrkesvuxutbildningar skapades den 14 kommunen GR-Alvis. (Initieringen av och beställning på ett GR-Alvis gjordes av Västkraft, ett ESF-projekt som startade med anledning av lågkonjunkturen hösten 2008 och som syftade till att skapa kompetensutveckling för sysselsatta och uppsagda inom teknikområdet). GR-Alvis byggdes färdigt under 2010 och hösten 2010 genomfördes den första gemensamma antagningen för yrkesvuxutbildningar på GR Vux. Inför en förlängning av avtalen med Gotit gavs under hösten 2013 ett uppdrag, av Vuxenutbildningsnätverket, till en grupp - Vux IT-stöd - med syfte att tillsammans med Gotit lösa ut frågorna kring IKE-hantering och kursbesked. Parallellt med denna grupp arbetade (och arbetar) en nationell grupp Gotit referensgrupp med utvecklingsfrågor, bland annat IKE-hantering och kursbesked. Beslut togs därför att Vux IT-stöd fortsättningsvis skulle arbeta med kvalitetssäkring av produkten inför avtalsförlängningen och Gotit referensgrupp fortsätter med utvecklingsarbete av Alvis tillsammans med Gotit. På mötet i Vuxenutbildningsnätverket 2014-04-30 togs beslut: att ett projekt under styrgruppen inrättas under perioden 2014-09-01 2015-12-31 med uppdrag att arbeta med kvalitetssäkring, samt att utse Ulrika Krabbe som projektledare på 25 % som finansieras av Vuxenutbildningsnätverkets anvisade resurs för utvecklingsarbete 2014/2015 På mötet i Vuxenutbildningsnätverket 2014-10-22 togs beslut: att tillsätta en projektgrupp som får ansvar att arbeta med föreslaget uppdrag. Projektgruppen ska bestå av en kommunrepresentant från varje nod, en representant från Göteborg, utomstående expertis och Ulrika Krabbe från GR. På mötet i Vuxenutbildningsnätverket 2014-12-03 togs beslut: Punkten bordlades då nätverket önskade att ärendet ska justeras något och beslutas om på nätverksmötet 2015-01-14 istället. På mötet i Vuxenutbildningsnätverket 2015-01-14 togs beslut: att ge GR i uppdrag att genomföra en förstudie av framtidens verksamhetsstöd inom vuxenutbildningen att innehållet i förstudien ska vara att ta reda på kommunernas intentioner kring att göra en regiongemensam upphandling, göra en behovsinventering av vilka behov respektive kommun har av IT-stöd avseende vuxenutbildningen, undersöka vilka alternativa lösningar som finns/kan finnas tillgängliga på 3
marknaden samt utreda förutsättningarna för ett egenutvecklat system. Förstudien ska delvis genomföras med hjälp av inhyrd IT-kompetens. att förstudien pågår under 2015 och vara slutförd och rapporteras till Vuxenutbildningsnätverket på ordinarie möte under mars månad 2016 med delrapport på mötet 2015-09-07 08 samt 2015-12-02 att de resurser som avsatts till utvecklingsarbete av Alvis, 25 % tjänst under tiden 2014-09-01 2015-12-31, istället avsätts till att genomföra förstudien samt att de medel som GR inte nyttjat till sin organisation under 2014 avsätts till detsamma. Medlemskommunernas avtal med Gotit avseende IT-systemet Alvis löpte ut 2014-10-31. Avtalet förlängdes med två år och löper ut 2016-10-31 med möjlighet att förlänga ytterligare till 2018-10-31. GR har ett eget avtal med Gotit avseende GR-Alvis och det ursprungliga avtalet löpte ut 2013-05-31. Detta avtal är förlängt till och med 2016-10-31 och en justering gjordes för att samtliga avtal (kommunernas och GR) ska ha samma slutdatum. Vad ska uppnås och göras inom Projekt IT-stöd: Projekt IT-stöd har fyra frågeställningar att förhålla sig till: att ta reda på kommunernas intentioner kring att göra en regiongemensam upphandling göra en behovsinventering av vilka behov respektive kommun har av ITstöd avseende vuxenutbildningen undersöka vilka alternativa lösningar som finns/kan finnas tillgängliga på marknaden utreda förutsättningarna för ett egenutvecklat system Målet med förstudien är att resultaten som framkommer ska hjälpa kommunerna att besluta om en gemensam upphandling av ett administrativt verktyg för vuxenutbildning. Delmålen är att svara på övriga tre frågeställningar: vilka behov av IT-stöd har kommunerna, vilka alternativa lösningar finns det samt vad är förutsättningarna för att egenutveckla ett administrativt IT-system för vuxenutbildning. En kartläggning i tre steg kommer att genomföras: en behovsinventering i kommunerna en kartläggning av befintliga alternativa lösningar till Alvis en undersökning av vilka förutsättningar som är nödvändiga för att egenutveckla ett IT-system Riskanalys: En SWOT-analys kommer att genomföras av projektledaren tillsammans med styrgruppen. Analysen kommer att utmynna i en handlingsplan som ska finnas med i projektplanen när färdigställd. Analysen ska användas som stöd vid beslut av strategisk karaktär i projektet. 4
Projektorganisation: Projektet drivs av GR Vux på uppdrag av Vuxenutbildningsnätverket. Projektgruppen består av projektledare Anne-Li Drath, projektekonom Ulrika Krabbe, projektstöd Martin Johansson(vid behov) samt extern kompetens. Det ingår även en styrgrupp, utsedd av Vuxenutbildningsnätverket, i projektorganisationen. Projektplanen kommer att uppdateras med information om styrgruppens sammanställning. Med anledning av att Projekt IT-stöd har en resursmässigt liten projektorganisation är det av stor betydelse med en aktiv styrgrupp. Styrgruppen rekommenderas att omfatta personer som representerar GR, Göteborg samt de tre noderna och är utsedda av Vuxenutbildningsnätverket. Styrgruppens uppgift är framförallt att besluta utifall förutsättningarna är tillräckliga för att gå vidare i projektet och dessa beslut tas vid planerade tillfällen, de s.k. milstolparna i tidplanen. Styrgruppen ska också ta beslut om ändringar i och fastställande av projektplan, budget samt tidplan. Styrgruppen förväntas att kontinuerligt uppdatera projektplanens innehåll tillsammans med projektledaren till dess att den anses fastställd. Tidplan: 15-02-01-15-03-11 Sammanställa bakgrundsinformation och färdigställa projektplan 15-03-12-15-03-31 Undersöka upphandlingsalternativ 15-04-01-15-04-30 SWOT-analys och handlingsplan 15-04-01-15-05-31 Tid- och aktivitetsplanering 15-05-01-15-06-30 Behovsinventering kommuner och Milstolpe 1 15-06-30-15-11-30 Kartläggning alternativa IT-system och Milstolpe 2 15-10-01-16-01-30 Undersöka förutsättningar egenutveckling och Milstolpe 3 2015-09-07 Avstämning vuxnätverket delrapport 1 2015-12-02 Avstämning vuxnätverket delrapport 2 16-01-15-16-03-01 Rapportskrivning 2016-03-15 Presentera rapport Budget: Projektledning Projektekonom Projektstöd Extern kompetens behovsinventering Extern kompetens kartläggning och undersökning Övriga omkostnader (ex. resekostnader, litteratur) 300 000 kr 31 000 kr 30 400 kr 315 000 kr 630 000 kr 48 600 kr 1 355 000 kr 5