Kommunstyrelsens handling nr 27/2012 Projektdirektiv Översiktsplan Katrineholm - Staden och landsbygden Godkänd av kommunstyrelsen, 100
2 (10) Innehållsförteckning Bakgrund... 3 Syfte och mål med projektet... 3 Omfattning och resultat... 3 Uppdelning och tidsåtgång... 3 Tidplaner för översiktsplanens olika delar baserat på planprocessen... 4 Resultat... 4 Överlämning av resultat... 4 Kontaktytor och intressenter... 4 Anvisningar för upprättande av projektplan... 5 Genomförande... 5 Projektets upplägg och tidplan... 5 Milstolpar och beslutspunkter... 7 Projektorganisation... 8 Roller och ansvar... 8 Projektägare... 8 Styrgrupp... 8 Projektledarna... 8 Projektgrupp... 9 Referensgrupp/er... 9 Resurser... 9 Kostnader... 9 Kvalitetssäkring... 9 Riskanalys... 9
3 (10) Projektavslut... 9 Referenser... 10 Bakgrund Varje kommun ska enligt plan- och bygglagen ha en aktuell översiktsplan. Den 2 maj 2011 började en ny plan- och bygglag att gälla och i den har kravet på att kommunen ska hålla sin översiktsplan aktuell skärps. Nu gällande översiktsplan för Katrineholms kommun antogs 1991 och har inte aktualiserats därefter. Det finns ett stort behov att se över den framtida markanvändningen för framförallt staden Katrineholm. Den fysiska strukturen, det vill säga hur bostäder, verksamheter, service, vägar, järnvägar och grönområden är lokaliserade i förhållande till varandra, är av avgörande betydelse för möjligheterna att åstadkomma en hållbar utveckling och en god livsmiljö för kommunens invånare. Samhällsbyggnadsförvaltningen (tidigare Stadsarkitektkontoret) fick den 27 maj 2009 i uppdrag av Kommunstyrelsen att påbörja arbetet med översiktsplan för staden och stadskärnan. Mot bakgrund av det uppdrag som finns sedan tidigare påbörjas arbetet med översiktsplan del staden först. Arbetet med översiktsplan del landsbygd kommer att påbörjas parallellt när översiktplanen för staden är utställd för samråd. Syfte och mål med projektet Projektets syfte är att ge Katrineholms kommun en aktuell översiktsplan. Planen ska fungera som ett strategiskt dokument för kommunens framtida utveckling och ge vägledning i den fortsatta planeringen och lovhandläggningen. Projektet ska vara en öppen process och ska föras fram i dialog med medborgare och andra aktörer. Det huvudsakliga målet med projektet är att utarbeta strategier för hur kommunen vill att staden respektive landsbygden ska utvecklas. Omfattning och resultat Uppdelning och tidsåtgång Översiktsplanen delas upp i två delar, en för staden och en för landsbygden, och projektet omfattar båda delarna. Projektet inleddes i mars 2012 och pågår till november 2015. Översiktsplan del staden beräknas kunna antas i juni 2014 och översiktsplan del landsbygd beräknas påbörjas i april 2013 och beräknas kunna antas i september 2015.
4 (10) Tidplaner för översiktsplanens olika delar baserat på planprocessen Resultat Projektet ska resultera i en aktuell kommunövergripande översiktsplan. Översiktsplanen kommer att bestå av två dokument, ett för staden och ett för landsbygden. Tanken är även att en markanvändningskarta för hela kommunen ska finnas gemensamt för de två delarna av översiktsplanen. Överlämning av resultat Översiktplanen ska enligt plan- och bygglagen antas av kommunfullmäktige och tre veckor efter antagande vinner planen laga kraft om den inte överklagas. Beslutet om antagande anses kunna likställas med överlämning av resultat. Kontaktytor och intressenter Arbetet med översiktsplanen handlar i hög grad om kommunens utveckling och är därför intressant för alla som bor och verkar i kommunen. Det är därför viktigt att föra dialog mellan kommuntjänstemän, politiker, medborgare, föreningar och företag. Dialogen ska erbjuda möjlighet till att påverka och delta samt skapa intresse och delaktighet i kommunens utveckling.
5 (10) Anvisningar för upprättande av projektplan Projektplanen fastställs av styrgruppen i samråd med projektledarna och har sin utgångspunkt i detta projektdirektiv. Genomförande Projektet följer i största möjliga mån Projekthandboken för Katrineholms kommun och delas in enligt kommunens projektmodell enligt följande faser. - Initieringsfas - Förberedelsefas - Genomförandefas - Avslutningsfas Handläggningen av översiktsplanen kommer genomföras enligt reglerna i planoch bygglagen. Projektets upplägg och tidplan Initieringsfas del staden och landsbygden (Slutdatum 25 april 2012) - Projektledare och styrgrupp utses - Resursbehov säkerhetsställs - Organisation för projektet definieras - Medlemmar till projektgruppen utses - Projektdirektivet tas fram och ska vara klart 25 april 2012 Förberedelsefas för del staden (Pågår 25 april 15 maj 2012) - Projektplan för del staden upprättas - Startmöte med projektgruppen, fördelning av uppgifter - Planeringsmöte inför Open Space möte - Webbdialogkarta arbetas fram - Dialog Katrineholm planeras - Arbetsformer bestämts - Workshop för politiker planeras - Internatdagar för projektgruppen planeras Genomförandefas del 1 för del staden (Pågår 15 maj 21 juni 2012) - Dialog Katrineholm genomförs - Open space möte - Webbdialogkarta ligger ute på kommunens hemsida - Dialogkartor finns på offentliga platser. - Uppsökande möten till föreningar och företag
6 (10) Genomförandefas del 2 för del staden (Pågår juni 2012 juni 2014) - Sammanställning från dialog Katrineholm - Avslutningsmöte Open space - Internat för projektgruppen - Arbeta fram samrådshandlingar - Översiktsplanen på samråd (inkl. möten) - Sammanställa synpunkter - Arbeta fram utställningshandlingar - Översiktsplanen på utställning - Sammanställa synpunkter - Översiktsplanen del staden antas Förberedelsefas för del landsbygd (Pågår april 2013 maj 2013) - Projektplan del landsbygd upprättas - Uppdrag i kommunstyrelsen - Startmöte med projektgruppen, fördelning av uppgifter - Planering inför dialog med medborgare - Eventuell webbdialogkarta omarbetas - Arbetsformer bestämts - Workshop för politiker planeras - Internatdag/dagar för projektgruppen planeras Genomförandefas del 1 för del landsbygd (Pågår juni 2013 juli 2013) - Dialog medborgare genomförs - Möten på orterna, SWOT analyser - Eventuell webbdialogkarta ligger ute på kommunens hemsida - Dialogkartor finns i alla orterna. - Uppsökande möten till föreningar och företag Genomförandefas del 2 för del landsbygd (Pågår juli 2013 september 2015) - Sammanställning från dialog med medborgare - Internat för projektgruppen - Arbeta fram samrådshandlingar till maj 2014 - Översiktsplanen på samråd (inkl. möten) - Sammanställa synpunkter - Arbeta fram utställningshandlingar - Översiktsplanen på utställning - Sammanställa synpunkter - Översiktsplanen del landsbygd antas Avslutningsfas (Oktober November 2015) - Projektdeltagarna återgår till ordinarie organisation - Projektdokumentet registreras - Avslutningsrapport tas fram
7 (10) Milstolpar och beslutspunkter Milstolpar kommer att tas fram under arbetet gång. Beslutspunkter för projektet ska fattas enligt nedan. - Efter initieringsfasen ska projektägaren godkänna projektdirektivet. - Efter förberedelsefasen ska styrgruppen godkänna projektplanen. - Efter genomförandefasen ska styrgruppen godkänna slutprodukten som sedan lämnas över till kommunfullmäktige för antagande enligt plan- och bygglagen. - Efter avslutningsfasen ska styrgruppen godkänna avslutsrapporten.
8 (10) Projektorganisation Roller och ansvar Projektägare Projektets formella ägare som har det övergripande ansvaret för projektets genomförande. Styrgrupp Styrgruppen är projektets beslutsfattare och ansvarar för att resultatet ska vara i linje med direktivet. De ska hålla sig informerade om projektet för att kunna fatta rätt beslut. Styrgruppen ansvarar för de resurser som tilldelats projektet och fattar beslut definierade i projektdirektivet. Styrgruppen ska stötta projektledarna och beslutar om ändring i projektplanen. Projektledarna Projektledarna är de som leder och driver projektet. De ska se till att projektet genomförs i enlighet med projektplanen. Projektledarna ger förslag till projektmedlemmar och ansvarar för att projektet når uppsatta mål. Projektledarna ska rapportera till projektägaren och styrgruppen. De har ansvaret för att informera alla intressenter för projektet. Projektledarna förfogar över personal och de medel som tilldelats projektet.
9 (10) Projektgrupp Projektmedlemmen är resurser i arbetet och ska delta i projektmöten. Medlemmen kan tilldelas uppgifter att genomföra inom projektet. Referensgrupp/er Referensgrupper kan komma att utses från allmänheten, företagare, tjänstemän i andra förvaltningar och kommunala bolag (KFAB, KIAB och Sörmland Vatten). Resurser Projektledarna arbetar 100 % med projektet. Projektmedlemmarna kommer ha olika ansvar i projektet och arbeta ca 10-20 % av sin arbetstid. Kostnader Kostnaderna för projektet har beräknats till 1 120 000 kr exklusive arbetskostnad och overhead-kostnader (utskick mm) Kvalitetssäkring Projektledarna ska kontinuerligt rapportera till styrgruppen och projektägaren vid lämpliga sammanträden. Vid behov anmäls rapportering som ärende till kommunstyrelsen exempelvis när projektet har gått in i en ny fas. Riskanalys Tänkbar händelse eller problem En av projektledarna slutar Båda projektledarna slutar Att projektledarna inte kan arbeta 100% Sannolikhet Konsekvens Risktal 1-5 1-5 3 4 12 2 5 10 Eventuell åtgärd 5 5 25 Anställ planarkitekt Lägg ut detaljplaner på konsult Att projektmedlemmarna 5 2 10 inte har tid Politisk oenighet 4 3 12 Minskade 4 4 16 ekonomiska resurser Förändringar i styrgruppen 3 2 6 Projektavslut Projektet beräknas kunna avslutas i september 2015.
10 (10) Referenser Katrineholms kommun, Handbok för projektledare Nyckeln till framgångsrika projekt i Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling nr 13/2004 (ändrad 2008-03-26, 64) Samhällsbyggnadsförvaltningen Sara Eresund Planarkitekt Erik Bjelmrot T.f. Avdelningschef Lars Hågbrandt Förvaltningschef