Uppföljning av revisionsgranskningar genomförda år 2013

Uppföljning av revisionsgranskningar genomförda år 2013 Burlövs kommun 18 mars 2015 Anna Hammarsten

Bakgrund, syfte, metod och avgränsningar Bakgrund Uppföljning är ett av nyckelmomenten i revisorernas granskning. Enligt god sed ska revisorerna regelbundet följa upp genomförda granskningsinsatser. Syfte Syftet är att följa upp om och på vilket sätt de kommentarer och förslag till förbättringar som finns i granskningsrapporterna har fångats av styrelse och förvaltningar/nämnder. Metod Uppföljningen har skett genom att ett antal frågor har skickats till respektive förvaltningschef. Inom ramen för uppföljningen har vissa parallella kontroller av lämnade uppgifter genomförts. Avgränsningar Enligt revisionsplanen för 2013 omfattar uppföljningen: Granskning av placerade barn och ungdomar Granskning av kommunens avtalshantering Granskning av miljö- och byggnadsnämndens styrning och uppföljning av livsmedels-, miljö- och hälsoskyddstillsynen Granskning av löneutbetalningsprocessen Granskning av samverkan avseende hemsjukvård/avancerad sjukvård i hemmet 2 Page 2

Syfte Granskning av placerade barn och ungdomar Granska hur kommunen säkerställer att barn och ungdomar som placeras i familjehem tillförsäkras möjlighet att utvecklas och växa upp under trygga och goda förhållanden. Rekommendationer Kvalitetsledningssystemet måste uppdateras. Trygghetsgarantier bör tas fram beträffande placerade barn och unga. De rutiner som tagits fram för familjehem bör omfatta även konsulentstödda familjehem. Grundläggande kvalitetskrav bör uttalas beträffande familjehemmen. Säkerställande måste göras att det finns undertecknade vårdplaner och genomförandeplaner. Säkerheten runt placerade barn och ungdomar bör klargöras liksom möjligheten att slå larm och snabbt komma i kontakt med socialtjänsten vid otrygghet. Det gäller särskilt de mindre barnen. Nämnden bör försäkra sig om att barnet/den unge får tillräckligt med besök och egen tid med besökande barnsekreterare samt att innehållet i besöket dokumenteras. Handläggarna bör ges möjlighet att direkt förmedla sina erfarenheter till nämnden. De familjehem som anlitas direkt av kommunen måste få utbildning. Vi ser det angeläget att socialnämnden emellanåt utvärderar sitt eget arbete genom att ta del av hela livsberättelser samt de beslut och insatser som vidtagits över tiden i enskilda ärenden. Genom en sådan utvärdering kan viktig kunskap inhämtas om både det som blivit positivt och mindre bra. En sådan genomlysning kan ge nämnden viktiga erfarenheter i styrningen och uppföljningen av arbetet med barn och ungdomar. 3 Page 3

Bedömning Socialnämnden Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av placerade barn och ungdomar delvis har beaktats. Kvalitetsledningssystemet En genomgång av rutiner kring familjehemsvården, samt rutinerna kring utredningsförfarandet och arbetet kring ensamkommande barn har gjorts under 2014. Trygghetsgarantier De familjehemsplacerade barnen får numera ett kontaktkort, i vilket det tydligt framgår kontaktuppgifter till ansvarig handläggare. Vidare framgår kontaktuppgifter till IVO på kontaktkortet. Förvaltningen har köpt in Pixi-böcker under 2014 som beskriver utredningar och familjehemsplaceringar. Rutiner för konsulentstödda familjehem Grundtanken är att alla familjehem ska behandlas lika. Dock avgör de konsultstödda familjehemmens arbetssätt kring hur det de facto ser ut. Grundläggande kvalitetskrav Kommunen har riktlinjer kring rekrytering, i vilka framgår kriterier för utgallring, samt krav som ställs på familjehem. 4 Page 4

Socialnämnden Säkerställande måste göras att det finns undertecknade vårdplaner och genomförandeplaner Vid egenkontrollen som genomfördes vid årsskiftet 2013/2014, samt vid IVO:s inspektion blev det tydligt att kommunen måste jobba mer med genomförandeplaner. Detta är ett utvecklingsområde under 2015. Avseende undertecknade av vårdplaner har nämnden inte genomfört något utvecklingsarbete under 2014. Säkerheten runt placerade barn och ungdomar bör klargöras Utöver de ovan nämnda kontaktkorten har det inte genomförts något utvecklingsarbete. Besök och egen tid Vid egenkontrollen 2014 framgick att besöken var väldigt ojämnt fördelade. Området är därför ett av nämndens utvecklingsområden för 2015. Förmedling av erfarenheter till nämnden Familjehemsgruppen har vid ett tillfälle presenterat sitt arbete för nämnden. Utbildning En informationsdag har hållits den 3 mars 2015 till nya nämnden, med inriktning på socialtjänsten arbete, där familjehemsarbetet är en del. I samband med rapporter presenteras olika delar av socialtjänstens arbete för nämnden. En omgång av Ett hem att växa i är genomförd och nästa omgång påbörjas inom kort. Utvärdering av eget arbete Egenkontroll har genomförts, vilken dels bygger på enkäter till placerade barn, biologiska föräldrar, sam till familjehemmet och som dels bygger på egen kontroll av pågående ärenden. Page 5

Granskning av kommunens avtalshantering Syfte Granska om det finns en ändamålsenlig hantering av de avtal som upprättas och att den interna kontrollen fungerar. Rekommendationer Rutiner eller riktlinjer för avtalshantering bör tas fram. Kommunen bör införskaffa ett stöd för avtalshanteringen i form av en databas där samtliga avtal kan registreras och följas upp. De kommunövergripande avtal som tecknats sedan februari 2010 bör ordnas på ett sådant sätt att de förs in i pärmar i ordning efter diarienummer och förvaras i arkivskåpet inne i arkivrummet. 6 Page 6

Gemensamma nämnden för löneservice / Kommunstyrelsen Bedömning Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning löneutbetalningsprocessen delvis har beaktats. Risk- och väsentlighetsanalys avseende löneutbetalningsprocessen Det har inte arbetats fram en risk- och väsentlighetsanalys avseende löneutbetalningsprocessen. Enligt uppgift finns det inte heller planer på att arbeta fram denna under våren 2015. Internkontrollplan för Löneserviceenheten Enligt budgetchefen finns en internkontrollplan på agendan inför vårens (2015) arbete. Vidare framgår efter avstämning att det inte är bestämt hur denna ska se ut, eller när den senast bör vara framtagen. Uppdatering av den dokumenterade löneprocessbeskrivningen Under 2014 har ett arbete påbörjats avseende en uppdatering av den dokumenterade löneprocessbeskrivningen. Kontroller i samband med löneutbetalning. Enligt uppgift sker det inga slumpmässiga kontroller i samband med löneutbetalning. Kontroller sker endast via fellistor som genomförs av löneadministratörerna. 7 Page 7

Bedömning Kommunstyrelsen Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av kommunens avtalshantering till stor del har beaktats. Rutiner eller riktlinjer för avtalshantering Upphandlingssamordnare arbetar tillsammans med kommunarkivarie med att ta fram en dokumenthanteringsplan avseende avtal. Dokumenthanteringsplanen ska enligt uppgift vara färdig under våren 2015. Några övriga rutiner eller riktlinjer har inte arbetats fram under 2014 avseende avtal. Stöd för avtalshanteringen Avtal hanteras numera inom e-tjänsten Visma Optic TendSign. Ett verktyg som används för att skapa upphandlingar, ta in och utvärdera anbud, sluta avtal och ta fram avtalskataloger. En avtalskatalog skapar överblick över ansvariga handläggare, avtalstider, och leverantörer, samt ger möjlighet till bevakning när avtal går ut och/eller ska förlängas. Skriftliga rutiner för e-tjänsten ska enligt uppgift utarbetas under 2015. Kommunövergripande avtal förvaras i arkivskåpet Under 2014 har en gemensam kansliavdelning inrättats med syfte att bl.a. få en enhetligare och mer effektiv hantering och registrering av allmänna handlingar. 8 Page 8

Granskning av miljö- och byggnadsnämndens styrning och uppföljning av livsmedels-, miljö och hälsotillsynen Syfte Granska miljö- och byggnämndens styrning och uppföljning av livsmedels- miljö- och hälsoskyddstillsynen. Rekommendationer Nämnden bör tillse att indikatorerna för måluppfyllelse i en större utsträckning konkretiseras i mätbara nyckeltal. Nämnden bör ytterligare stärka sin styrning och uppföljning avseende målet om att skattemedel ska användas effektivt. Nämnden bör sträva efter att stärka kopplingen mellan planering och budgetprocess. 9 Page 9

Bedömning Miljö- och byggnämnden Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av miljö- och byggnadsnämndens styrning och uppföljning av livsmedels-, miljö och hälsotillsynen har beaktats. Mätbara nyckeltal Under 2014 har mätbara nyckeltal tagits fram för Kostnadstäckningsgrad. Miljö- och byggavdelningen arbetar med att ta fram mätbara nyckeltal för beläggningsgraden. Rapportering har skett till nämnden kvartalsvis. Styrning och uppföljning avseende målet om att skattemedel Som ovan nämnt, framtagna nyckeltal avseende Kostnadstäckningsgrad, men även Beläggningsgrad. Vidare planeras ytterligare utveckling i samband med ny version av det administrativa stödet Miljöreda införs under 2015, för att om möjligt även mäta Debiteringsgrad. Stärkt koppling mellan planering och budgetprocess Sedan hösten 2014 har nämnden antagit både en tillsynsplan för verksamheten 2015 och internbudget för 2015. De två styrdokumenten har arbetats fram parallellt. 10 Page 10

Syfte Granskning av löneutbetalningsprocessen Granska huruvida nämnden bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och om det finns en tillfredställande intern kontroll. Rekommendationer En risk- och väsentlighetsanalys avseende löneutbetalningsprocessen bör upprättas. Riskanalysen bör innehålla riskerna i den verksamhet som bedrivs av löneserviceenheten men också sådana risker som är kopplade till verksamhetschefernas funktion och arbetsuppgifter på området. Riskanalysen bör kommuniceras ut till verksamhetschefer. En internkontrollplan för den gemensamma samarbetsnämnden med specifika kontrollmoment avseende Löneserviceenheten bör upprättas snarast. Vi rekommenderar att en uppdatering av den dokumenterade löneprocessbeskrivningen görs snarast. Rutinen dokumenterades innan lönehanteringen flyttades över till den gemensamma Löneserviceenheten. Då verksamhetscheferna har god kunskap om sina avdelningar och sina medarbetare rekommenderar vi att vissa kontroller i samband med löneutbetalning görs av verksamhetschefer, t.ex. frånvaro/semester, nettolön per person, antal arbetade timmar. I nuläget behöver endast tidrapporter med avvikelser godkännas av närmaste chef, tidrapporter utan avvikelser attesterars alltså inte. Vi rekommenderar att samtliga tidrapporter attesteras av aktuell chef. Vi rekommenderar att övertid och antal timmar som timanställda arbetar ses över i enlighet med Arbetstidslagen. Vi rekommenderar att man vid uppsägningar konsulterar de riktlinjer som finns uppställda i personalandboken. Vi rekommenderar även att man för avgångsvederlag finner riktlinjer för hantering och nivåer, kopplat till delegationsordningen. 11 Page 11

Gemensamma nämnden för löneservice / Kommunstyrelsen Bedömning Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning löneutbetalningsprocessen delvis har beaktats. Risk- och väsentlighetsanalys avseende löneutbetalningsprocessen Det har inte arbetats fram en risk- och väsentlighetsanalys avseende löneutbetalningsprocessen. Enligt uppgift finns det inte heller planer på att arbeta fram denna under våren 2015. Internkontrollplan för Löneserviceenheten Enligt budgetchefen finns en internkontrollplan på agendan inför vårens (2015) arbete. Vidare framgår efter avstämning att det inte är bestämt hur denna ska se ut, eller när den senast bör vara framtagen. Uppdatering av den dokumenterade löneprocessbeskrivningen Under 2014 har ett arbete påbörjats avseende en uppdatering av den dokumenterade löneprocessbeskrivningen. Kontroller i samband med löneutbetalning. Enligt uppgift sker det inga slumpmässiga kontroller i samband med löneutbetalning. Kontroller sker endast via fellistor som genomförs av löneadministratörerna. 12 Page 12

Gemensamma nämnden för löneservice / Kommunstyrelsen Attestering av tidrapporter utan avvikelser Under 20014 har samtliga tidrapporter attesterats av aktuell chef. Detta styrs via behörighet i självservice Översyn av övertid och antal timmar som timanställda arbetar Det har under 2014 ej genomförts någon särskild översyn av övertid, med syfte att säkerställa att övertid och antal timmar som timanställda arbetar sker i enlighet med Arbetstidslagen. Riktlinjer vid uppsägning Varken kommunstyrelsen eller nämnden har beslutat om ytterligare utvecklingsarbete avseende riktlinjer vid uppsägning. Enligt uppgift pågår en översyn av personalhandboken, med prioriterat område Arbetsmiljö och löneprocess, och alltså inte personalförsörjning och avveckling. Page 13

Syfte Granskning av samverkan avseende hemsjukvård/avancerad sjukvård i hemmet Granska huruvida nämnden bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och om det finns en tillfredställande intern kontroll Rekommendationer Vi rekommenderar att Region Skåne och Skånes kommuner säkerställer att det nya avtalet gällande ansvarsfördelning mellan Regions Skåne och Skånes kommuner tydliggör ansvarsfördelningen för basal palliativ vård, avancerad palliativ vård, samt avancerad hemsjukvård för svårt sjuka patienter. Vi rekommenderar att regiongemensamma riktlinjer vad gäller former för uppföljning av samverkansavtalen tas fram. Vi rekommenderar att Region Skåne i samarbete med Skånes kommuner utarbetar säkerställda rutiner för informationsöverföring. Vi rekommenderar att Region Skåne genomför en granskning av samarbetet mellan ASIH och kommunernas hemsjukvård ca tolv månader efter att det planerade gränssnittsavtalet trätt i kraft. 14 Page 14

Bedömning Socialnämnden Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av samverkan avseende hemsjukvård/avancerad sjukvård i hemmet delvis har beaktats. Tydliggörande av ansvarsfördelningen Det har inte genomförts några insatser för att tillse att det nya avtalet avseende ansvarsfördelningen tydliggjorts. Kommunen kan enligt uppgift inte ensamt ha separat överenskommelse avseende detta. Ett nytt avtal är under framtagande, då det gamla löper ut vid årsskiftet 2014/2015. Regiongemensamma riktlinjer Det har inte tagits fram några regiongemensamma riktlinjer avseende uppföljning av samverkansavtalen. Rutiner för informationsöverföring Kommunen har inte i samarbete med Region Skåne arbetat fram rutiner för informationsöverföring, eftersom kommunen sedan tidigare har rutiner för detta. Kommunen kan inte teckna egna överenskommelser. 15 Page 15

Socialnämnden Granskning av samarbetet mellan ASIH och kommunernas hemsjukvård Det har inte skett något utvecklingsarbete för att tydliggöra ansvarsfördelningen för basal palliativ vård, avancerad palliativ vård, samt avancerad hemsjukvård för svårt sjuka patienter. Det ska enligt uppgift klargöras i det nya hälso- och sjukvårdsavtalet. Det har inte genomförts någon granskning avseende samarbetet mellan ASIH och hemsjukvården under 2014. Eftersom kommunen inte har möjlighet eller äger rätten att granska verksamheter som drivs av Region Skåne. Kommunen har anslutit sig till Nationell Patient Översikt den 1 mars 2014 som konsument, och har utbildat samtlig hälso- och sjuvårdspersonal. Diskussioner har förts i Ledningskraft avseende ett utvecklingsarbete med Region Skåne inom området undvikbar slutenvård, men inget har konkritiserats. Det finns inte heller någon representant från akutvården i Ledningskraftsteamet, varför man inte kan besluta om åtgärder som akutsjukvården ska utföra. En rutin för SIP (samordnad individuell vårdplanering) gällande somatiskt sjuka har upprättats i samverkan med vårdcentralen. Page 16