Koncernstab HR Enheten för kompetensförsörjning Lisa Davidsson Personalstrateg 044-309 33 21 lisa.davidsson@skane.se Datum 2013-11-22 Rev. 2014-04-04, 2014-06-10, 2014-12-22 1 (5) Rutiner för etjänstekort (RS-kort) till studerande under VFU/praktik Inledning Hälso- och sjukvårdspersonal under utbildning avser både anställd personal som vidareutbildas samt studerande som fullgör praktik eller liknande. Hälso- och sjukvårdsstuderande behöver för sin utbildning tillgång till patientinformation i varierande grad. Huvuddelen av denna patientinformation är elektroniskt lagrad. Studerande kan ges tillgång till patientinformation utifrån samma kriterier som för anställda, formulerade i s regelverk Tillämpningsanvisningar avseende elektronisk åtkomst till patientuppgifter http://intra.skane.se/dokument/org_ledning/styrande_dok/rs_gem/elektr oniskt_atkomst_patientuppgifter_anvisningar.pdf Behov Tillgång till patientinformation ska baseras på behov. Den studerande som aktivt deltar i vården av patienten ska få tillgång till dennes uppgifter. Om den studerande enbart följer med, lyssnar och observerar anses hon/han inte delta i vården. Begreppet vård omfattar vård, undersökning och behandling inom hälso- och sjukvård. En vårdrelation ska finnas vårdrelationen är personlig och patientrelaterade aktiviteter utförs. Den studerande har tystnadsplikt avseende alla de uppgifter hon/han tar del av. Säker identifiering Hälso- och sjukvårdspersonal ska vara säkert identifierade personer. Detsamma gäller för studerande. Tillgång till patientinformation i Region Skånes patientinformationssystem skall ske under unik, egen identitet praktiktidens längd för studerande är ovidkommande. Handledare ska finnas utsedd som kontrollerar dokumentationen/registreringen. Postadress: S-291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Skånehuset, J A hedlunds väg Telefon (växel): 044-309 30 00 Internet: www.skane.se
Datum 2013-11-22 2 (5) Vad är etjänstekort? Ett kort med en gemensam standard för identifiering och digital signering för alla medarbetare och studerande i. Kortet är en elektronisk tjänstelegitimation som innehåller personliga identitetsuppgifter och kan användas för säker inloggning till journal och administrativa system samt access till s intranät. Kortet fungerar även som elektronisk nyckel i passersystem. Vad krävs för att få etjänstekort? Att den studerande är identifierad och finns registrerad i Skånekatalogen. För utländsk student/praktikant som inte har svenskt personnummer utfärdas ett reservkort (se Anvisning för utgivande av s kort och andra korttyper inom regionen, 2012-06-27 http://www.skane.se/sv/webbplatser/avdelningen-for-krisberedskap-ochsakerhet/nya-id-funktionen-2/regelverk/). OBS! Studerande som redan är anställd i kan använda sitt vanliga etjänstekort. Lärosätets ansvar: Utse etjänstekortsbeställare och meddela namn till, Lisa Davidsson e-post lisa.davidsson@skane.se. Tillse att den studerande är säkert identifierad och lämna korrekta studerandeuppgifter till Lisa Davidsson e-post. lisa.davidsson@skane.se. Uppgifter som ska överföras är namn, personnummer, aktuell e-postadress samt telefonnummer. Även uppgifter om vilken termin den studerande befinner sig i samt årtal. Person med skyddad identitet/utländsk student hanteras separat. Studerandeuppgifterna ska lämnas senast den 1/4 (för höstterminens praktik) respektive 1/10 (för vårterminens praktik). Informera aktuella studerande att de ska kontakta någon av Region Skånes kortstationer (se nedan) för fotografering, korttillverkning och uthämtning av kort. Detta ska ske i god tid pga. kortstationernas handläggningstider som är ca 1 månad. OBS! Det går inte att fotografera sig om man inte har giltig legitimation med sig. Meddela, Lisa Davidsson lisa.davidsson@skane.se om den studerande avbryter sin utbildning i förtid samt när utbildning avslutats. Återkräva kort av den studerande samt destruera kortet efter avslutad utbildning. Informera och översända destruerat kort till Lisa Davidsson Enheten för kompetensförsörjning Rådhuset, 291 89 Kristianstad, för avregistrering.
Datum 2013-11-22 3 (5) Den studerandes ansvar: Ansvarar för att kontakta någon av kortstationerna för fotografering och beställning av kort i god tid innan aktuell VFU-/praktikperiod. Drop-in tider för fotografering annonseras på webben, se http://www.skane.se/sv/webbplatser/avdelningen-forkrisberedskap-och-sakerhet/nya-id-funktionen-2/rs-kortet-foranvandare/kortstationer/ OBS! Den studerande måste ha etjänstekort för att få påbörja sin VFU/praktik. Legitimera sig vid såväl beställning som uthämtning av kort. Ansvara för mottagande av pinkodskuvert. Pinkodskuvertet skickas till den studerandes folkbokföringsadress. Medta pinkodskuvert vid hämtning av kort på kortstation. etjänstekortet är en värdehandling, är personlig och får ej överlämnas till någon annan. Den studerande ska därför vara aktsam om kort och pinkodskuvert. Om den studerande blir av med sitt kort får hon/han själv finansiera nytt kort, kostnad 550 kronor. Vid förlust av pinkodskuvert får den studerande kontakta kortstationen för att få ett nytt, kostnad ca 150 kronor. Ha med sig kort och pinkoder till aktuell VFU/praktikplats. Spärra förlorat kort enligt anvisningar som gavs i samband med utlämnande av kortet samt kontakta lärosätets etjänstekortsbeställare för hjälp med underlag till ett nytt kort/reservkort. Kortet är giltigt 1 år från utfärdandet. Ca 2-3 veckor innan den studerande plockas bort ur Skånekatalogen skickas ett mail till den mailadress den studerande uppgivit. Kortets giltighet kan förnyas om utbildningen fortfarande pågår och om den studerande meddelar svar tillbaka till Servicedesk. Återlämna kort till lärosätenas kontaktperson vid studieavslut. Den studerande som ska göra VFU/praktik på privat vårdenhet ska lämna uppgift på etjänstekortets kortnummer (8 siffror som är gulmarkerade) till vårdenheten senast en vecka innan praktiken påbörjas. Syftet är att vårdenheten ska kunna beställa VDI (åtkomst till s nätverk). s ansvar: Ansvarar för att aktuella listor på studerande kommer Servicedesk tillhanda. Finansierar etjänstekort samt VDI-uppkoppling (det senare gäller privata vårdgivare).
Datum 2013-11-22 4 (5) Servicedesk Servicedesk tar emot och registrerar de studerandes uppgifter i Skånekatalogen under Övrigt personal under utbildning. Skickar RS-id samt personligt lösenord till den studerande via e-post samt kopplar student mot AD. Byte av lösenord sker vid första inloggningen på VFU/praktikplatsen. Inget mailkonto eller hemkatalog läggs upp, däremot ges den studerande behörighet till s intranät, VGI. Avslutar behörigheter och tar bort student/praktikant ur Skånekatalogen vid utbildningens avslut samt avregistrerar kort Kortstation Annonserar tider för fotografering i samverkan med utbildningsanordnarna, kontrollerar den studerandes legitimation mot Skånekatalogen och utfärdar kort. Utfärdar reservkort till utländsk student/praktikant samt till den som förlorat sitt tidigare utfärdade kort enligt rutinerna i anvisningarna (se Anvisning för utgivande av s kort och andra korttyper inom regionen, 2012-06-27 http://www.skane.se/sv/webbplatser/avdelningen-for-krisberedskap-ochsakerhet/nya-id-funktionen-2/regelverk/). Hålla listan på kortstationernas aktuella drop-in tider uppdaterad på webben http://www.skane.se/sv/webbplatser/avdelningen-forkrisberedskap-och-sakerhet/nya-id-funktionen-2/rs-kortet-foranvandare/kortstationer/ Vårdenhet/vårdcentral Varje vårdenhet där student/praktikant gör sin VFU/praktik beställer nödvändiga behörigheter för såväl inpassering som inloggning i vårdenhetens IT-system (vanligtvis aktuellt journalsystem). Behörigheter ges endast för aktuell praktikperiod. Vårdenhetens gällande rutiner för behörighetstilldelning ska följas. Privata vårdenheter skickar uppgift om VDI-inläggning till itkundtjanst.privata@skane.se senast en vecka innan den studerande kommer till vårdenheten. Kontrollerar den studerandes legitimation och att denna överensstämmer med uppgifterna på etjänstekortet samt att pinkoderna finns tillgängliga. Hjälper den studerande med första inloggningen på datorn samt byte av det lösenord som skickats tillsammans med RS-id till den studerandes e-post.
Datum 2013-11-22 5 (5) AKTUELLA KORSTSTATIONER Kortstationer som de studerande ska vända sig till: Kortstation Plats Kontaktuppgifter Helsingborg Lasarettet, informationen 042-406 1260 internt 612 60 Hässleholm Sjukhuset 044-309 29 60 Kristianstad Centralsjukhuset, fotorummet 044-309 29 60 Landskrona Sjukhuset, administrationen 044-309 29 60 Lund SUS, blocket, receptionen 046-17 13 13 internt 713 13 Malmö SUS, Jan Waldenströms gata 1 plan 1 040-33 11 68 internt 311 68 Trelleborg Lasarettet, administrationen 044-309 29 60 Ystad Lasarettet, vaktmästeriet 0411-99 56 29 internt 956 29 Ängelholm Sjukhuset, säkerhetsavdelningen Byggnad 29 plan 2 (ovanför Restaurang Lindhaga) 0431-813 53 internt 813 53 OBS! Kortstationerna kommer att förstärka sina resurser under maj och november månad då många studerande förväntas göra sina kortbeställningar. För att få fotografering på lärosätet finns det möjlighet att anlita en mobil kortstation. Kontakt tas då med Eva Andersson eva.ma.andersson@skane.se eller telefon 0431-814 70, Regionservice.