F o r d o n s k o n t r o l l S k y d d s r o n d S i d a 1 Skyddsronder med Innehåll Dokumentmall... 2 Fil - Checklistan... 2 Steg 1 - Skyddsronden... 3 Checklistan... 3 Skyddsronden... 3 Steg 2a Felrapport... 4 Steg 2b E-post skickas med automatik till berörda... 5 Steg 3 - Skyddsrondsprotokoll... 5 Steg 4 Fel / Brister - uppföljning... 5
F o r d o n s k o n t r o l l S k y d d s r o n d S i d a 2 Detta dokument beskriver kortfattat hur processen Skyddsrond kan användas i Fordonskontroll. Flera funktioner i Fordonskontroll kommer att användas i processen: Användare Dokumentmall Sparade dokument Felrapporter E-post Fyller i Skyddsrondsprotokoll och mottar e-post Digitala formen av Skyddsrondsprotokollet Ifyllda Skyddsrondsprotokoll som finns som PDF:er Fel/Brister lagras här för åtgärd Skickas till t.ex. ansvariga skyddsombud när ett Skyddsrondsprotokoll sparats Skickas till ansvarig om angivna fel och brister för hantering Dokumentmall Funktionen dokumentmallar används för att skapa en digital form av pappersvarianten Skyddsrond. Dokumentmallen skapas/ändras av en administratör direkt i Fordonskontroll. När en ny dokumentmall för Skyddsrond skapas, kan en tom mall (Att fylla i) användas eller så kan grundmallen Skyddsrond användas för att sedan anpassas. Fil - Checklistan För skyddsronden finns ett antal punkter som ska kontrolleras. Dessa punkter ligger normalt i en checklista. Checklistan sparas ner som en PDF och laddas upp via funktionen: Filhanteraren Eftersom filen laddas upp via Filhanteraren kommer checklistan vara nåbar från alla fordon.
F o r d o n s k o n t r o l l S k y d d s r o n d S i d a 3 Steg 1 - Skyddsronden Checklistan Checklistan kan alltid hämtas fram från alla fordon via fordonskortet och fliken Filer Checklistan kan sedan skrivas ut och användas vid skyddsronden. Skyddsronden När skyddsronden genomförs används checklistan som underlag. Skyddsrondsprotokollet, som hämtas fram via en smartphone eller surfplatta, används för att dokumentera skyddsronden för det aktuella fordonet. 1. Efter att aktuellt fordon hämtats i appen*, väljs alternativet Dokument 2. Därefter väljs dokumentmallen Skyddsrond *Appen Fordonskontroll kan hämtas på App Store (iphone, ipad) eller Google Play (Androidenheter) 3. På denna sida kommer sedan alla sparade skyddsrondsprotokoll att visas. För att protokollföra en ny skyddsrond välj Nytt dokument
F o r d o n s k o n t r o l l S k y d d s r o n d S i d a 4 4. Fyll i uppgifterna 5. Klicka på Spara Nu är skyddsronden genomförd och detta triggar automatiskt igång efterföljande steg. Steg 2a Felrapport skapas med automatik Om fel/brist angetts, som i exemplet ovan, har nu en felrapport skapats för det aktuella fordonet. I felrapporten finns information om att felrapporten skapats från det specifika skyddsrondsprotokollet och det finns även en direktlänk till skyddsrondsprotokollet.
F o r d o n s k o n t r o l l S k y d d s r o n d S i d a 5 Steg 2b E-post skickas med automatik till berörda Nytt skyddsrondsprotokoll Förutsatt att dokumentmallen konfigurerats att e-post ska skickas till t.ex. skyddsombuden, har dessa nu fått e-post om att det genomförts en skyddsrond. De får även en direktlänk till det sparade skyddsrondsprotokollet. Ny felrapport Om fel/brist angetts har nu en felrapport skapats. Dessutom har e-post skickats till de användare som angetts att de ska ha e-post för alla nya felrapporter för det aktuella fordonet. Steg 3 - Skyddsrondsprotokoll Alla sparade skyddsrondsprotokoll finns att tillgå via funktionen Sparade dokument Skyddsrondsprotokoll för respektive fordon kan hämtas fram via fordonskortets flik Dokument: Steg 4 Fel/Brister - uppföljning I de fall som Fel/Brister angetts ska dessa felrapporter bearbetas enligt den modell man normalt arbetar efter. Exempel på modell är: 1. Felrapport inkommer och ansvarig får e-post om detta. 2. Ansvarig bokar tid för verkstad i Fordonskontroll samt kopplar felrapporten till aktiviteten. 3. Verkstaden (som är användare) anger i notering att tiden är ok och att delar är beställda. 4. Verkstaden skriver en notering att delar är hemma. 5. Fordonet körs till verkstad angiven tid och felet åtgärdas. 6. Verkstaden anger att felrapporten är åtgärdad i Fordonskontroll. 7. Ansvarig får e-post att status för felrapporten blivit ändrad. Och förutom att alla skyddsrondsprotokoll finns lättillgängliga kan naturligtvis en del statistik även plockas fram. Räcker inte det kan ifyllda uppgifter från skyddsrondsprotokollen skickas direkt till MS Excel för vidare bearbetning för att verkligen analysera allt. Om man efter en tid vill ändra dokumentmallen som ligger som grund för Skyddsrondsprotokollet är inte det några problem då versionshantering är inbyggd.
F o r d o n s k o n t r o l l S k y d d s r o n d S i d a 6 I de fall som man av någon anledning inte kan fylla i skyddsrondsprotokollen digitalt kan dokumentet skrivas ut för att fyllas i med penna. Det skrivna dokumentet kan sedan användas som underlag för att vid ett senare tillfälle fyllas i digitalt. På fordonskortets flik Dokument, välj PDF-ikonen, så visas ett tomt dokument i PDF-form.