1 AVTALSVILLKOR Nedanstående kommersiella villkor skall gälla som grund för avtal. Säljare: Köpare:, org.nr: 212000-0522 Box 43 568 21, Skillingaryd Tel.nr. vxl: 0370-67 80 00 Kontaktperson: Ann Clewåker, 0370-67 81 13, ann.clewaker@vaggeryd.se Carina Sandberg, 0370-678425, carina.sandberg@vaggeryd.se 1.1 Omfattning Detta avtal gäller skolskjuts, transporter till och från skolor samt andra transporter av elever i anslutning till skolaktiviteter. Transporterna skall ske med fordon i enlighet med förfrågningsunderlaget. "Välkommen till information i ". http://www.edu.vaggeryd.se/transport/ Där ligger turerna, antal elever per veckodag finns i bilaga 1. Kommunen ställer höga krav på säkerhet och kvalitet i utförandet av skolskjutsuppdraget. 1.1.1 De område som särskilt beaktas är: hög nivå på trafiksäkerhet både för fordon och trafikens utförande punktlighet förarpersonalens uppträdande och omhändertagande av resenärerna fordonets skick och standard 1.2 Uppdragsbeskrivning För skolskjuts gäller trafiksäkerhetsverkets föreskrifter om skolskjutsning TSVFS 1988:17. är regelbunden trafik avsedd för transport av elever till och från skola. arna är anpassade till skolans starttid på morgonen och olika sluttider. De transporter som ska utföras framgår av bilaga 1 (se även hänvisad länk ovan). Beskrivningen av transporterna i bilaga 1 (se ovan) kan ändras under avtalstiden. tiderna kan t ex förändras om körtiderna behöver justeras. Tiderna och omfattningen kan också ändras genom att elever tillkommer eller flyttar eller att skolans start eller sluttid ändras. Kommunen ska senast 1 månad före läsårsstart lämna uppgifter om de tider som ska tillämpas för skolskjutsningen. 1
Utöver de fasta transporterna till och från skola skall fordonen kunna användas för kompletterande transporter i anslutning till skolaktiviteter som t ex badresor, skol- och utflyktsresor. Förändringar av transporter får endast beställas av den som har sådan befogenhet och som kommunen meddelat entreprenören. En ömsesidig och nära samverkan mellan entreprenören och kommunen skall ses som en viktig förutsättning för att åstadkomma så kostnadseffektiva transportlösningen som möjligt. I uppdraget ingår att ta med elevers bagage, såsom skidor m m, utan extra kostnad, detsamma gäller även handikapphjälpmedel. Eleverna eller deras föräldrar ansvarar för att bagaget är emballerat på ett trafiksäkert sätt. I uppdraget ingår att medverka vid informationsträffar i skolan minst 2 gånger per läsår. I uppdraget ingår även i mån av plats att den linjelagda skolskjutstrafiken är öppen för allmänheten. Sammanlagt finns det ca 125 turer som under skoltid trafikeras varje skoldag eller någon/några skoldagar i veckan. Resan är gratis (utan kostnad för den resande). Resan måste föranmälas senast kl. 17,00 dagen före till entreprenören. För att kunna ha en styrning inom ordinarie skolskjutsverksamhet har nedanstående begränsningar införts: "Alla skolskjutsberättigade elever (grundskolan och ungdomsgymnasiet med elever upp till vårterminen 20:e levnadsåret) ska erlägga taxa motsvarande en resa inom en zon om eleven åker men annan linje eller vid annan tid än vad skolan planerat i sin skolskjutsorganisation. Avgiften gäller även för elev som inte är berättigad till skolskjuts om denne önskar åka med någon av skolskjutsarna." 1.3 Avtalsperiod 2012-07-01-2018-06-30. 1.4 Pris Effektiv körsträcka, dvs den sträcka för vilken det utgår ersättning, är den sträcka som körs med passagerare. Framkörning och annan körning utan passagerare utgör således inte grund för ersättning. Ersättning utbetalas månadsvis efter utförd transport och mottagen faktura. Slutfakturering för ändringar ska ske senast 15 dagar efter respektive termins sista kalenderdag. Priserna skall vara fasta första avtalsåret. 1.5 Prisjusteringar Den första indexuppräkningen görs inför läsåret 2013-2014 och skall beräknas efter medelvärdet av månaderna september-maj föregående läsår. Som basmånad används medelvärdet av månaderna september 2012-maj 2013. Avtalad ersättning indexregleras AKI 50%, KPI 35% PPI för Dieselolja 15%. 1.6 Frivolym Anbudsunderlaget angivna volymer är baserade på den kunskap som finns i maj 2011 om elevsituationen under läsåret 2010/2011 samt erfarenheter av nuvarande trafik. Förändringar av trafikvolym i förhållande till förfrågningsunderlaget kan komma att ske. Detta beror på förändringar av antalet elever, skoltider, ändrade adresser, förändringar i lagstiftning mm. I anbudet lämnade priser skall gälla för förfrågningsunderlag angivna volym. Trafikökningar respektive indragningar skall regleras med belopp som motsvarar rörlig kostnad för trafiken. 2
Kommunen äger rätt att förändra trafikvolymen under det första trafikåret med högst +/-10% i förhållande till förfrågningsunderlag. Under därpå följande år får förändringen under ett enskilt år uppgå till högst +/-15% i förhållande till trafikvolymen året före det aktuella trafikåret. Den ackumulerade frivolymen under hela avtalsperioden från juli 2012 och sex (6) år framåt får maximalt vara +/-25% av trafikvolymen enligt förfrågningsunderlaget. 1.7 Årlig utbildning för elever Rektor och entreprenören ansvarar för att utbildning genomförs för de elever som åker skolskjuts. Utbildningen ska skapa motivation och insikt i trafiksäkerhet, samt lära eleverna om första hjälpen. Eleverna genomför praktiska utrymningsövningar av bussarna. Bussföraren ansvarar för övningarna, och instruerar också om hur säkerhetsutrustningen fungerar. 1.8 Krav på entreprenör och eventuella underentreprenörer Entreprenören skall fullgöra sina skyldigheter mot det allmänna vad beträffar skatt, mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter. Entreprenören ansvarar även för att eventuella underentreprenörer fullgör dessa skyldigheter. Entreprenören skall av sina anställda som kommer i direkt kontakt med barn och ungdom i samband med utförandet av uppdraget som omfattas av denna upphandling begära att få ta del av utdrag från belastningsregistret för att kunna avgöra om förare uppfyller de krav som ställs i Lag (2000:873) om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg. Registerutdrag skall visas av entreprenören senast vid avtalsstart och sedan i samband med nyanställning. Entreprenören skall ha en förteckning över vilka förare som har ett aktuellt registerutdrag, när utdraget utfärdats, samt anteckning om huruvida några uppgifter som omfattas av lagen om registerkontroll finns och skall vid begäran av kommunen visa upp detta. Entreprenören ansvarar för att eventuella underentreprenörer innehar F-skattebevis. Entreprenören ansvarar för att förändringar beträffande entreprenörens eller underentreprenörers F-skattestatus meddelas kommunen. Deltagande i av kommunen anordnade informationsträffar, uppföljning och utvärderingsarbete. Entreprenören ansvarar för planering och samordning av elevers resor efter beställning från respektive område. Entreprenören skall ha ett strukturerat och dokumenterat miljöarbete som är relevant för verksamheten. Miljöarbetet skall vara aktivt under hel avtalstiden och leda till ständig förbättring. 1.9 Fordon De fordon som används skall vara godkända av Svensk Bilprovning eller annan ackrediterad fordonsbesiktning, samt klara trafiksäkerhetsverkets föreskrifter om skolskjuts TSVFS 1988:17. Allergiframkallande material och dofter skall undvikas så långt det är möjligt. För att ytterligare undvika risk för allergiska reaktioner och för att ge ett gott intryck för den resande skall fordonet vara välstädat. Rökning är ej tillåten i fordonen eller i anslutning till hållplatser. Under avtalstiden får inte fordon vara äldre än som anges i tabellen nedan. Överskridande av åldersgränserna kan i undantag beviljas för renoverat fordon som är i mycket gott skick. Undantag kräver särskild besiktning och godkännande av kommunen. Särskild besiktning bekostas av entreprenören. 3
Fordonstyp: Buss/Bil. Storlek: 1-8 pass, Högsta ålder 5 år Fordonstyp: Buss, Storlek: 9-35 pass. Högsta ålder 10 år Fordonstyp: Buss, Storlek: > 36 pass, Högsta ålder 10 år Samtliga fordon skall vara utrustade med nackstöd på samtliga platser bilbälte på samtliga platser (minst tvåpunktsbälten) trepunktsbälte i personbilar trepunktsbälte för rullstolar i specialfordon alkolås eller likvärdigt (enligt SS-EN 50436-2) första hjälpen - utrustning brandsläckare skolskjutsskylt reflekterade skyddsväst handlampa bälteskniv barnsäkra bakdörrar Högsta möjliga miljöklass på drivmedel som finns kommersiellt tillgängligt på aktuell plats skall användas. Fordon med totalvikt på 10 ton och däröver skall vara försedda med automatiskt sprinklersystem i motorrummet. Vid nyanskaffning av bussar med en totaltvikt på 3,5 ton och därutöver, under avtalsperioden, skall dessa vara försedda med automatiskt sprinklersystem i motorrummet för att öka brandsäkerheten. De däck som används skall vara anpassande för den trafik och det väglag de används till. Undantag görs här vid mycket snabbt väderomslag. Vid användning av vinterdäck ska dubbfria friktionsdäck användas. Bromskontroll av fordon registrerade för fler än 8 passagerare skall utföras minst varje halvår av Svensk Bilprovning eller ackrediterad verkstad. Om fordon inte godkänns skall de omedelbart tas ur trafik till dess felet är åtgärdat och ny godkänd besiktning har skett. Samtliga fordon skall vara utrustande med mobiltelefon med handsfreefunktion eller annan kommunikationsradio. Användande av mobiltelefoner skall undvikas under färd. Stor omsorg skall läggas vid att skapa ett bra klimat i fordonen. Detta gäller såväl i passagerarutrymmet som vid förarplatsen. God ventilation skall finnas på samtliga platser i fordonen. Jämn och behaglig värme i bussen när så erfordras. Fordonet skall vara uppvärmt när första passageraren tas ombord. 4
Alla nya fordon bör vara utrustade med automatisk klimatanläggning. Anläggningen skall ha kapacitet för att ge behaglig innetemperatur såväl sommar som vinter. Vid nyanskaffning av bussar under avtalstiden måste varje ny buss som används för uppdraget vara utrustad på samtliga platser med trepunktsbälten godkända enligt förordning för eftermontering (VVFS 2007:307/2003:22) (gäller je klass I-bussar). Teknisk fordonsreserv skall finnas tillgänglig. För reservfordon gäller samma krav som för ordinarie fordon. 1.9.1 Underhåll och skötsel En säkerhetstillsyn av fordonet skall ske före körning minst en gång/dygn. Säkerhetstillsynen skall minst innehålla följande punkter: Sikt och yttre belysning fungerar enligt lagens krav Hjul, alla däck har ett lagligt mönsterdjup, inga skador och uppfyller i övrigt lagens krav Bromsarna fungerar Dörrarna fungerar Brand- och nödutrustning finns och är i funktionsdugligt skick Lämplig skyddsutrustning för barn finns och i funktionsdugligt skick Bilbälte och skyddsanordningar är i funktionsdugligt skick Mikrofon/utropsanläggning fungerar (gäller buss) Underhåll av fordonen skall göras utifrån tillverkarens anvisningar och vara dokumenterat där det framgår vad som kontrollerats, när kontrollen är genomförd och vilka åtgärder som vidtagits. Specialfordon och bussar (över 3,5 ton) som är äldre än 1 år skall mellan ordinarie kontrollbesiktning genomgå en extra bromskontroll (EBK) hos Svensk Bilprovning eller Extra testade bromsar (XTB) hos ackrediterad fordonsverkstad eller annan godkänd provanläggning med godkänt resultat. 1.10 Personal Föraren skall ha ett gott hälsotillstånd och vara väl utbildad för ändamålet samt inneha förarlegitimation. Förare skall inte vara påverkade av alkohol eller något annat medel att han eller hon inte kan köra på ett betryggande sätt. Förare skall vara svensktalande och ha god lokalkännedom samt ha kunskap om och ha förståelse för resande med speciella behov Personalen skall vara uniformerad eller klädd så att det är lätt att identifiera vem som är förare. Förare av skolskjuts ska se till att alla passagerare under 15 år använder bälten i personbilar och bussar i de fall där bilbälten finns. Föraren skall dock informera samtliga passagerare att använda bälten. Innan färd skall förare av specialfordon se till att alla rullstolar är säkrade på ett betryggande sätt. Kontinuerlig utbildning av förare skall omfatta bland annat första hjälpen och hjärt- och lungräddning, handhavande av säkerhetsutrustning, utrymning av buss samt träning i halkkörning. 5
Förare skall föregå med gott exempel i trafiken, i sitt förhållningssätt till alla passagerare och hjälpa till att informera om ordningsregler och trafiksäkerhet vid skolskjuts. Även har god förmåga att kommunicera med barn och ungdomar. Föraren måste alltid ha mycket hög uppmärksamhet över passagerarna framförallt vid avstigning och vid start av fordonen. Särskild uppmärksamhet och hänsyn skall riktas mot passagerare med funktionshinder. Se (Handbok för skolskjutsförare "Säker och trygg resa till skolan" (utgiven av SKL)). Entreprenören är ansvarig för att förarna är informerade och förbinder sig att iaktta de regler för skolskjutsning som kommunen fastställt. Kommunen förutsätter att entreprenören regelbundet genomför hälsokontroller av sina förare. Om anledning föreligger har kommun dock rätt att hos entreprenören påkalla hälsokontroll av förare. I en sådan hälsokontroll kan drog- och alkoholtest ingå. Ålderspensionär (67 år) eller hel förtidspensionär enligt lagen om allmän försäkring (AFL) accepteras inte som förare. Efter godkänd hälsokontroll inför varje ny termin kan undantag göras. Vid uppenbart brott av enskild förare mot innehållet i detta avtal äger kommunen rätt att hos entreprenören kräva att enskild förare inte längre utför köruppdrag åt kommunen. 1.11 Kvalitet Transporterna skall ske punktligt under förutsättning att detta kan ske utan äventyrande av säkerheten för de resande. Exempel på tillfällen då säkerheten kan göra en försening befogad är då vädret gör det svårt att hålla beräknad hastighet. Föraren skall vid sådana tillfällen genast meddela berörd skolskjutsansvarig att en försening kommer att inträffa. Entreprenören skall själv svara för kontroll av att verksamheten sköts enligt avtalet och rapportera brister och avvikelser från den avtalade kvaliteten. Det innebär t ex ansvar för att meddela olämplig hållplatsplacering, dåligt underhåll eller annat som kan försämra trafiksäkerheten mm. Entreprenören skall svarar för säkerheten vid varje givet tillfälle och har skyldighet att arbeta förebyggande med säkerheten. 1.12 Rapport, Uppföljning Entreprenören skall minst en gång per termin lämna redovisning över vilka olyckor, tillbud och förseningar som inträffat och vilka åtgärder som har vidtagits för att förhindra att det upprepas. Förslag på åtgärder för att ökar kvaliteten och effektiviteten i verksamheten samt redogörelse för vilka åtgärder som vidtagits för att genomföra tidigare förslag till förbättringar. Rapporten skall lämnas till skolskjutsansvarig. Entreprenören skall ingå i den arbetsgrupp i kommunen som arbetar med uppföljning, planering av skolskjutsar samt trafiksäkerhetsfrågor. Inför varje nytt läsår inkommer entreprenören med en uppdaterad fordonsförteckning. 1.13 Inspektion Entreprenören är skyldig medge att av kommun utsedd person gör inspektion av säkerhet och utrustning i samband med transportuppdrag gällande fordon och förare enligt nedanstående punkter: För varje resa skall kunna redovisas: Vilket fordon som används 6
Vilken förare som körde Andra brister som kan vara av betydelse för trafiksäkerheten Förseningar För varje fordon skall kunna redovisas: Ålder Utrustning Tid för och resultat av senast besiktning Tid för och resultat av senast bromstest För varje förare skall kunna redovisas: Körkortsnummer Genomförda utbildningar Resultat av senaste hälsokontroll Utdrag ur registerkontroll 1.14 Försäkring Entreprenören är skyldig att utöver trafikförsäkring hålla ansvarsförsäkring som täcker skador som har orsakats av entreprenören. Entreprenören svarar gentemot beställaren enligt lag och gällande rätt för skada på person eller sak som entreprenören orsaka samt att för rörelsen erforderliga försäkringar finns. Beställaren är ej skyldig att ersätta entreprenören för skador på dennes personal, anläggning och/eller material. 1.15 Fakturering Kommunen arbetar aktivt för att effektivisera handelsprocessen genom införande av elektronisk handel. Vår ambition är att minimera antalet papperstransaktioner genom att digitalisera flödet av beställningar och fakturor genom elektronisk handel. Leverantören skickar e-faktura till kommunen enligt standarden Svefaktura ***version 1.0 alt. SFTI Fulltextfaktura * minst version 2.5. För att underlätta för dig som leverantör har kommun samarbetspartners gällande Svefaktura med Inexchange eller Pagero. Svefakturan ska sedan distribueras till kommunen via vår samarbetspartner ebuilder. Anbudsgivaren skall garantera att flödet fungerar inom sex månader efter tecknat avtal. Pappersfakturor skall adresseras till: Vaggeryd kommun, Ekonomienheten, Box 43, 568 21 Skillingaryd Fakturan skall innehålla uppgifter om leverantörens registreringsnummer för moms, beställarens namn, 4-siffrig och enhet. Faktura med ofullständig adress eller avsaknad av erforderliga referenser returneras omgående. Expeditions-, fakturerings-, order- eller andra avgifter godkännes ej. 7
I de fall faktura överlämnas till tredje part skall villkoren i avtalet med vår leverantör gälla även för dem. 1.16 Betalningsvillkor Betalning av faktura sker 30 dagar från fakturans ankomstdag till kommunen. Vår ambition är att alltid betala korrekta fakturor i rätt tid. När dröjsmålsränta ändå blir aktuell godtar vi endast sådan i enlighet med räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsränta betalas ej för fakturor där priset avviker från avtal eller fakturabeloppet understiger 100:-- SEK. 1.17 Avtalsuppföljning & statistik För att underlätta för en kommande kvalitetsrevision, dokumenterar entreprenören kontinuerligt och systematiskt redan från avtalets start händelser som har betydelse för kvalitet, miljö och trafiksäkerhet. Nedanstående uppgifter skall lämnas en gång per år. Statistiken skall innehålla uppgifter om: föräldrarnas och barnens åsikter hur verksamheten fungerade utifrån satta rutter väntetider/restider dokumentation olyckor, olyckstillbud och andra händelser som är av betydelser för kvalitet, miljö och trafiksäkerhet. 1.18 Vite Vite/Straffavgift kan utgå i de fall entreprenören inte uppfyller de förpliktelser som ligger till grund för detta avtal. Vid händelse som orsakats av force majeure eller annan onormal orsak utgår inget vite/straffavgift. Vite/Straffavgift á 2 000 kronor per tillfälle gäller vid uppkommen brist i trafikuppdragets utförande. Vid upprepade brister dubbleras vitesbeloppet. Ersättning för tur som orsakar vitesbeloppet utgår ej. Vite/Straffavgift tas ut i följande fall. om transporten inte utförs enligt uppdragsbeskrivningen eller för icke utförd tur om transporten inte sker med förare enligt detta avtal om transporten inte körs med fordon enligt detta avtal om transporten utförs med fordon utan skolskjutsskylt om den garanterade servicen/kvalitén enligt detta avtal inte följs. Anmälan om brist i utförandet enligt ovan skall ske per fax eller e-post till kommunen inom tre (3) dagar från det att händelsen inträffat. Inställd tur måste dock rapporteras omedelbart per telefon till berörd skola. Händelse som inte anmälts senast inom angiven tid betraktas som oanmäld och dubbla vitesbelopp kan tas ut. Vid försening som orsakats av force majeure eller annan onormal händelse som t ex trafikolycka, svår halka etc. skall plats och orsak särskilt redovisas. 8
Vitesbeloppet är exklusive moms. Om kommunen på grund av fel orsakade av entreprenören ådrar sig kostnader skall detta betalas av entreprenören. 1.19 Ersättning vid inställd trafik Vid inställd trafik ( t ex lärarstrejk, snöstorm) skall entreprenören ha ersättning för de kostnader som denne har med anledning av att trafiken står stilla. Detta gäller inte arbetskonflikt vid det egna företaget. Vid allvarliga brister där barnens säkerhet är i fara äger av kommunen särskilt utsedd person rätt att förhindra att skolskjutsen fullföljs. Om ersättningstransport behöver tillkallas skall denna bekostas av entreprenören. 1.20 Ändringar/tillägg Ändringar och tillägg till avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för kommun och leverantör. 1.21 Överlåtelse av avtal och ägarskifte Om transportörens rörelse säljs i sin helhet eller är aktiebolag och till mer än 50% byter ägare skall avtalet omedelbart upphöra, om inte kommunen lämnar sitt skriftliga medgivande till att avtalet ska gälla för nya ägare. Entreprenören får inte utan särskilt godkännande från kommunen anlita eller byta underentreprenör. Kommunen äger rätt att under avtalsperioden, utan särskilt medgivande från transportören, överlåta avtalet i sin helhet till Jönköpings Länstrafik AB eller annan part som Länstrafiken sätteri i sitt ställe. 1.22 Hävning av avtalet Kommunen äger rätt att häva avtalet i följande fall: om entreprenören i väsentligt hänseende icke utför sina åliggande och rättelse ej sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran om upptäckta störningar och brister inte rapporteras och rättelse ej sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran om entreprenören försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åliggande om entreprenören eller transportörens underentreprenörer inte uppfyller sina plikter mot samhället vad gäller skatter och allmänna avgifter om entreprenörens trafiktillstånd upphör att gälla Entreprenören äger rätt att häva avtalet om ersättningen för uppdraget utebli eller om ersättningen kraftigt försenas. Försummelsen skall vara av väsentlig betydelse för entreprenören. 1.23 Force Majeure Force Majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. 9
Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motpart skall omedelbart underrättas om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 1.24 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. 1.25 Allmänna bestämmelser Om inte annat avtalats gäller ALOS 05. 1.26 Handlingars inbördes ordning Handlingar som leverantör och köpare upprättat med anledning av leverans enligt detta avtal kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser i sådana handlingar gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. Detta avtal med bilagor 3. Anbudsinbjudan med bilagor, daterad 4. Leverantörens anbud med bilagor, daterad 1.27 Övrigt 10