1 (8) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE NR 2 2013 2013-03-09 (10.00-17.00) Norrköping Deltagare SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Olle Bergman Jörgen Hafström Dag Hjalmarsson Tony Jacobsson Carl-Erik Sörman Per Westling Martin Jarl Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomi Chef Gäster Stefan Lang Gabriella Roti Björn Samuelsson Hugo Mellander Kommunikationsansvarig Revisor Revisor Säkerhetsrådgivare Svemo 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Mötets ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med ett tillägg och en rapportpunkt som flyttades till beslutspunkt. Tillägg: punkt 6.21, Rapport Öppet Hus. Flytt: punkt 6.4, utbildningsinsatser och support flyttades till 5.17. 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Jörgen Hafström valdes att justera dagens protokoll.
2 (8) 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Punkt 5.13 Idrottslyftet från styrelseprotokoll nr 1 2013 tas upp på nästa styrelsemöte 6 April. 4 RESULTATRAPPORT Denna punkt redovisas under punkt 5.1. 5 ÄRENDEN 5.1 RR+BR 2012 (MJ, PW, Björn Samuelsson) ( Id: 408 ) Ekonomichef Martin Jarl redogjorde för resultat- och balansräkning. Revisorerna presenterade årsredovisning och redogjorde för sina synpunkter. Ekonomin är i god ordning och årets resultat är mycket gott till följd av framförallt fastighetsförsäljningen. Revisorerna efterlyste en tydligare redovisning av hur sektioner och kommittéer förbrukar sina medel. Styrelsen godtog årsredovisningen. Vid genomgången av resultatrapporten noterade och diskuterade styrelsen särskilt licensintäkterna. 5.2 Kommunikationsplan (PW alt. SL) ( Id: 409 ) Kommunikationsansvarig Stefan Lang redogjorde för kommunikationsplanen. Styrelsen diskuterade de övergripande målen. Ytterligare fokusområden utöver de presenterade bör vara resultat- och tävlingsinformation. Styrelsen beslutade anta kommunikationsplanen interimt. Ytterligare synpunkter skall ställas direkt till Stefan Lang för komplettering innan nästa styrelsemöte. 5.3 Grunddokument för att underlätta strategisk planering (HL,PW) ( Id: 410 ) Styrelsen godkände dokumentet efter några mindre justeringar och uppdrog åt GS Per Westling att sända den till sektionerna. 5.4 Vargarna - flyttad match. Yttrande begärt från D/B-nämnd (PW) ( Id: 411 ) Yttrandet till Disciplinnämnden angående Vargarna diskuterades. Styrelsen beslutade uppdra åt GS Per Westling att besvara Disciplinnämndens fråga. Styrelsen beslöt begära inhibition av ekonomiska transaktioner tills det klargjorts om sådan är aktuell.
3 (8) 5.5 Överklagan från Håkan Ringkvist ang. Gröndal MK (PW, ÅK) ( Id: 412 ) Styrelsen diskuterade frågan gällande Håkan Ringkvist och nekat medlemskap i Gröndals MK. Styrelsen beslutade bifalla klubbens beslut. Styrelsen konstaterade att underlaget är mycket bristfälligt, vilket försvårar beslutet. Uppdrogs åt GS Per Westling att informera berörda i särskilt brev samt där ge ytterligare information om bakgrunden till styrelsens ställningstagande. 5.6 Micke Noréns förslag till mötespolicy (OB, PW) ( Id: 413 ) Olle Bergman redogjorde för bakgrunden till Mikael Noréns förslag till uppdatering av mötespolicyn med en särskild resepolicy. Styrelsen ställde sig bakom dokumentet men vill att policyn skall antas på förbundsmötet för att gälla. Tillsvidare skall dokumentet efter viss bearbetning användas som rekommendation inom förbundsledningen. 5.7 Arbetsgrupp kring barn- och ungdomssatsningar (JH) ( Id: 414 ) Jörgen Hafström redogjorde för läget inom arbetsgruppen barn/ungdom. Mer än 50 procent av de tillfrågade är nu med i processen och arbetet löper vidare. 5.8 Barnkommitté (JH) ( Id: 415 ) Styrelsen diskuterade behov av barnkommité dess förutsättningar och funktion. Det behövs framgent ett organ som arbetar med övergripande frågor gällande barnidrott och utveckling av utbildning. Styrelsen beslutade tillsätta en barnkommitté med ny arbetsordning. Jörgen Hafström och GS Per Westling ska samverka i det arbetet och ta fram en ny uppdragsbeskrivning/arbetsordning. 5.9 Finansiering och bemanning Spark Plug (TJ, PW) ( Id: 416 ) Styrelsen diskuterade finansiering och bemanning av Spark Plug AB. Kostnad vägdes mot möjlig intäkt. Styrelsen beslutade att Svemo avsätter 500 000 kr till Spark Plug AB för finansiering av verksamheten för att få igång sponsorarbetet. Svemo vill ha återrapportering från Spark Plug AB vid kommande möte.
4 (8) 5.10 Gemensam ekonomi-/admintjänst för Svemo-klubbar (MJ, PW) ( Id: 417 ) Styrelsen diskuterade gemensam ekonomi-/admintjänst. Förutsättningarna ser ganska gynnsamma ut men man vill avvakta beslut tills en klar bild finns vad gäller finansiering av personal i startskedet. 5.11 Representation internationella mästerskapstävlingar 2013 (HL) ( Id: 418 ) Styrelsen beslutade vem som skall representera förbundet vid de olika mästerskapstävlingarna under 2013. Det beslutades även att detta skall göras vid årets första styrelsemöte i fortsättningen om möjligt. VM Isracing, 2013-03-23, Uppsala, Dag Hjalmarsson GP Speedway, 2013-05-04, Göteborg, Dag Hjalmarsson & Håkan Leeman JEM Speedway Semifinal, 2013-06-08, Målilla, Tony Jacobsson EM Dragracing, 2013-06-13--16, Tierp Arena, Carl-Erik Sörman VM Motocross, 2013-06-30, Uddevalla, Agneta Andersson EM Trial, 2013-08-17--18, Borås, Håkan Leeman GP Speedway, 2013-09-21, Stockholm, Agneta Andersson 5.12 Skifte bland ansvarsområden (HL) ( Id: 419 ) Beslut att Carl-Erik Sörmans fortsatta fadderansvar är Tekniska nu också tillförs Kommunikation/Marknad. Beslut angående Dag Hjalmarssons framtida fadderområden tas vid nästa möte. 5.13 SDF-stadgar, Mellan Norra och Västra (ÅK) ( Id: 420 ) Åke Knutsson redogjorde för styrelsen om stadgarna. Styrelsen beslutade att anta stadgarna. 5.14 Förbundsmöte (PW) ( Id: 421 ) Frågor gällande förbundsmöte diskuterades. Frågan skall tas upp vid kommande styrelsemöte. 5.15 Uthyrning kansli (PW) ( Id: 422 ) GS Per Westling informerade styrelsen om nuläget. Förutom SSI och Spark Plug AB finns två hyresgäster i den stora byggnaden. Samtal förs med intressenter gällande annexet.
5 (8) 5.16 Ansökan om förtjänstplakett guld (ÅK) ( Id: 423 ) Åke Knutsson presenterade en ansökan om Förtjänstplakett Guld. Styrelsen beslutar att tilldela Förtjänstplakett Guld enligt ansökan. 5.17 Utbildningsinsatser och support (HL) ( Id: 424 ) Styrelsen diskuterade utbildning och support. Det konstaterades att utbildningen inte fungerar vad gäller TA. Styrelsen beslutade att kansliet tar ansvar för att två centrala utbildningshelger skall genomföras omgående. Utbildningen skall i första hand vända sig till distriktens ledare och personer i distrikten som idag hjälper klubbar. 6 RAPPORTER 6.1 Uppdatering Säkerhetsgruppen (Hugo Mellander, AA) ( Id: 472 ) Hugo Mellander presenterade säkerhetsarbetet som genomförts under 2012 och vad som planeras under 2013. Styrelsen ställde sig även mycket positiva till Hugos förlag att genomföra en workshop tillsammans med SMC i samband med den världsomspännande IRCOBI konferensen i Göteborg i september. Man kunde konstatera att ett omfattande arbete lagts ner på en mängd områden av såväl Säkerhetsgruppen, sektionerna och klubbarna, och att arbetet sannolikt bidragit i hög grad till det betydligt sänkta skadeantalet 2012. 6.2 Sektionernas budgetering - framtida mallar och information (MJ, PW) ( Id: 473 ) GS Per Westling informerade kort om arbetet med framtida mallar och information. Mera information kring det skall ges av ekonomichef Martin Jarl vid kommande möte där aven uppföljningen som begärts av revisorerna skall diskuteras. 6.3 Utbildning nya ledare (JH) ( Id: 474 ) Jörgen Hafström informerade styrelsen om datum för utbildning av nya ledare. Det är planerat till den 27-28 April i Svemo-huset i Norrköping. 6.4 Utbildningsinsatser och support (HL) ( Id: 475 ) Denna punkt flyttades till beslutsärenden och blev punkt 5.17.
6 (8) 6.5 Ungdomsrepresentant styrelsen (HL) ( Id: 476 ) Styrelsen konstaterade att inget distrikt anmält någon ungdomsrepresentant att ingå i styrelsen. Därför uppdrages åt alla styrelsemedlemmar att ta fram ett namn på person under 25 år och presentera det på kommande styrelsemöte. 6.6 Valberedning / revisorer och deltagande i styrelsens arbete (HL) ( Id: 477 ) Ordförande Håkan Leeman informerade om valberedningen och revisorers rätt att deltaga vid styrelsemöten och den extra resurs de kan utgöra. De bör därför välkomnas till möten. Samtidigt ber styrelsen ledamöter av revisorer och valberedning att anmäla om de vill delta i kommande möten. 6.7 Avtal VD - info till styrelsen (HL) ( Id: 478 ) Ordförande Håkan Leeman informerade om att VU har uppdaterat GS anställningsavtal. 6.8 Förbundsläkarens roll (HL, PW) ( Id: 479 ) Styrelsen diskuterade förbundsläkarens roll inom Svemo. Ordförande Håkan Leeman meddelade att han haft en mailkonversation med nuvarande förbundsläkare och av denna fått förslag till uppdragsbeskrivning. Styrelsen beslutade utreda vilka behov som finns av förbundsläkare för att ta fram en uppdragsbeskrivning och uppdrar att ordförande kontaktar Jan Olof Svärd för att fortsätta dialogen. 6.9 TA-behörigheter (påpekande från Västra betr. MX) (DH) ( Id: 480 ) Styrelsen diskuterade behörigheter i TA. Det finns ett allmänt behov av att flera kan komma in och arbeta i systemen. Detta måste öppnas upp mera i samband med utbildningen. Ett klargörande om detta behövs och GS Per Westling ges uppdrag att i samverkan med Accessdata ta fram information. 6.10 Brev från SSI till Spark Plug (TJ) ( Id: 481 ) Styrelsen tog del av brev från SSI AB stället till Spark Plug AB, samt diskuterade allmänt frågan. Spark Plug AB meddelade att man tänkte fatta beslut i frågan snarast.
7 (8) 6.11 Revision kursverksamhet - utbildning (Gabriella Roti) ( Id: 482 ) Revisor Gabriella Roti redogjorde för bakgrunden till sitt utskick gällande genomförande inom MX och Enduros supervisorkurser. Enkäten har väckt en hel del uppmärksamhet, funderingar och frågor om vilket organ som ska göra kursutvärderingar och varför. UK bör ta fram en form för hur utvärderingar ska genomföras i framtiden och vem som har ansvaret. 6.12 Träffpunkt Svemo vår (distrikt) 6-7/4 (PW) ( Id: 483 ) Träffpunkt Svemo kommer hållas på Svemo-huset i Norrköping den 7 April. Inbjudan sänds ut kommande vecka. Information om detta har redan gått ut. 6.13 SSI (TJ, DH) ( Id: 484 ) Ingen särskild information. 6.14 Avrapportering från möte med MX-sektionen (HL, AA) ( Id: 485 ) Ordförande Håkan Leeman och Agneta Andersson redogjorde från mötet med MX sektionen som hölls fredagen den 8 Mars. En hel del synpunkter framfördes, mötet hade varit givande. 6.15 Rapport från FIM-möte Genève (PW) ( Id: 486 ) GS Per Westling redogjorde i korta drag för styrelsen från FIMmötet i Genève och bad att få återkomma med en skriftlig rapport. 6.16 Brev från Per Träff (HL) ( Id: 487 ) Ordförande Håkan Leeman avrapporterade frågan. 6.17 TA-systemet - statusrapport (PW) ( Id: 488 ) Har diskuterats vid tidigare punkter, 6.4 och 6.9. 6.18 Inval och utträden klubbar 2012 (ÅK, PW) ( Id: 489 ) Styrelsen godkänner alla utträden samt hälsar alla nya klubbar välkomna. 6.19 Aktiva ärenden (PW) ( Id: 490 ) Inga ärenden att diskutera.
8 (8) 6.20 Fadderrapportering (alla) ( Id: 491 ) Alla rapporterade från sina respektive distrikt och fadderområden. 6.21 Rapport Öppet Hus (PW) ( Id: 492 ) GS Per Westling rapporterade från en mycket intressant och givande dag. Särskild rapport om detta kommer skriftligt. 7 NÄSTA MÖTE Nästa styrelsemöte är den 6/4-2013 i Norrköping. 8 AVSLUTNING Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Per Westling Justerare Jörgen Hafström Godkänt via e-mail 20130318 Håkan Leeman Godkänt via e-mail 20130318