Förstudie gällande samverkan mellan universitetet och Chalmers

GÖTEBORGS UNIVERSITET 2014-04-30 Ekonomienheten Rev. 2014-05-23 Planerings- och uppföljningssektionen Förstudie gällande samverkan mellan universitetet och Chalmers Föreliggande förstudie besvarar frågor som: Hur stor ekonomisk omfattning har samverkan mellan universitetet och Chalmers? Hur fördelar det sig mellan fakultetsområdena? Mellan institutionerna? Förstudien inventerar också om det finns verksamhet inom universitetet som fungerar på samma sätt som integrerade institutioner och om denna kan hanteras på samma sätt redovisningsmässigt. Vidare undersöker förstudien hur den nuvarande redovisningsmodellen för integrerade institutioner fungerar och om den uppfyller de krav på uppföljning som universitetet ställer samt om en motsvarande modell skulle kunna fungera för all samverkan med Chalmers. Förstudien innehåller därutöver en jämförelse mellan hur respektive fakultets andel av kostnadsomslutningen skulle förändras om all samverkan med Chalmers undantas från beräkningen av kostnadsomslutningen. Idag undantas i princip enbart integrerad verksamhet, vilket behöver förändras för att följa planerat tilläggsavtal rörande undvikande av dubbel OH. Ekonomisk omfattning Den ekonomiska omfattningen av universitetets utbyte med Chalmers är förhållandevis liten, ungefär 1 procent av universitetets bruttoomsättning utgörs av transaktioner med Chalmers som motpart 1. Inom de institutioner som har ett utvecklat samarbete med Chalmers ser det annorlunda ut, dock är omfattningen även här mindre än förväntat, jämfört med bruttoomsättningen 2. Institution/ motsvarande Andel Chalmerstransaktioner 2012 Fakultetskansliet ITFS 28 % 31 % DoIT 21 % 27 % Matematik 23 % 23 % ITIT 10 % 10 % GMV 5 % 10 % Fysik 7 % 9 % Handelshögskolans kansli 1 % 8 % Fakultetsgemensamt, NFS 3 % 8 % Nätverket IT-universitetet 0 % 6 % Andel Chalmerstransaktioner 2013 Fakultetskansliet för IT hamnar överst tack vare att omsättningen är liten, beloppet som värdet grundar sig på är ca 1,4 mnkr. Förövrigt hittar vi de tre integrerade institutionerna i toppen tillsammans med de förväntade GMV och Institutionen för fysik. Institutionen för kemi och molekylärbiologi har en andel Chalmerstransaktioner av bruttoomsättning på 1,3 procent 2013. Bilaga 3 dnr V 2013/958 1 Se tabell 1 bilaga 1 2 Se tabell 1 bilaga 1 1/5

GÖTEBORGS UNIVERSITET 2014-04-30 Ekonomienheten Rev. 2014-05-23 Planerings- och uppföljningssektionen Bilaga 3 dnr V 2013/958 Om vi istället gör en nominell jämförelse 3 ser fördelningen lite annorlunda ut. Institution/ motsvarande Från/till Chalmers, brutto 2012, tkr DoIT 21 115 29 959 Matematik 22 980 20 648 ITIT 13 412 14 990 Fysik 11 941 13 181 Infrastrukturstöd 9 652 8 358 Universitetsbiblioteket 7 948 7 871 Företagsekonomi 6 575 7 213 Kemi och molekylärbiologi 7 055 6 385 GMV 2 341 5 046 Från/till Chalmers, brutto 2013, tkr Området för infrastrukturstöd kommer med i jämförelsen på grund av att IT-tjänster köps av Chalmers enligt särskilda avtal. Inom Institutionen för företagsekonomi handlar utbytet främst om att Chalmers lämnar forskningsbidrag till institutionen. Universitetsbibliotekets andel kommer sig av att universitetet betalar Chalmers för vissa bibliotekstjänster enligt ett särskilt avtal. Kostnader Totalt sett är den övervägande delen av transaktionerna mellan Chalmers och universitetet är kostnader för GU. Detsamma gäller inom verksamhetsgrenen utbildning, där kostnaderna dominerar. Inom forskning och utbildning på forskarnivå råder det omvända 4. Vilka köper av Chalmers? ( > 5 %) 5 Institution/ motsvarande Andel kostnader till Chalmers 2012 Andel kostnader till Chalmers 2013 DoIT 30 % 32 % Matematik 36 % 34 % Fakultetskansliet ITFS 28 % 28 % GMV 6 % 15 % ITIT 10 % 10 % Fysik 7 % 9 % Fakultetsgemensamt, NFS 3 % 8 % Infrastrukturstöd 2 % 1 % LUN 2 % 7 % Orsaken till att LUN är med i tabellen är att vice ordförande i nämnden tillhör Chalmers och hans arbetsinsats köps in som en administrativ tjänst, 900 tkr per år. Området för infrastrukturstöd finns med eftersom universitetet hyr lokaler av Chalmers för omkring 35 mnkr årligen. 3 Se tabell 1 bilaga 1 4 Se tabell 2, bilaga 1 5 Se tabell 3, bilaga 1 2/5

GÖTEBORGS UNIVERSITET 2014-04-30 Ekonomienheten Rev. 2014-05-23 Planerings- och uppföljningssektionen Bilaga 3 dnr V 2013/958 Intäkter Försäljningsintäkterna från Chalmers härrör i första hand från de integrerade institutionerna/ motsvarande som säljer beställd utbildning samt administrativa tjänster. Intäkterna inom Handelshögskolan består av forskningsbidrag, vilket även är en vanlig inkomstkälla för de integrerade institutionerna/motsvarande och är den främsta orsaken till att intäkterna varierar 6. Vilka säljer till Chalmers? ( > 5 %) Institution/ motsvarande Andel intäkter från Chalmers 2012 Andel intäkter från Chalmers 2013 Handelshögskolans kansli 3 % 28 % DoIT 13 % 22 % Matematik 11 % 12 % ITIT 9 % 10 % Fysik 7 % 8 % IT-universitetet 0 % 6 % Integrerad verksamhet De institutioner inom universitetet som formellt verkar inom ett integrerat institutionspar idag är Matematiska vetenskaper, Tillämpad IT och Data- och informationsvetenskap. Till detta kommer GMV som inte är en integrerad institution, men som arbetar integrerat och vars verksamhet är avtalad mellan lärosätena. Inom den naturvetenskapliga fakulteten verkar Institutionen för kemi och molekylärbiologi (KMB) och Institutionen för fysik sedan många år i ett nära samarbete med Chalmers som skulle kunna betraktas som integrerat. Efter att ha ställt ett antal frågor 7 till Institutionen för fysik, Institutionen för kemi och molekylärbiologi, Institutionen för biologi och miljövetenskap och GMV samt analyserat det ekonomiska utbytet med Chalmers är det bara Institutionen för fysik som föreslås bli en integrerad institution. Övriga enheters samverkan befinner sig på en likartad nivå som inom övriga universitetet. Den dagliga administrativa tillvaron skulle sannolikt underlättas avsevärt för Institutionen för fysik om de båda institutionerna bildade ett integrerat institutionspar. Det ekonomiska utbytet med Chalmers är stort, framför allt inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Samverkansfrågan måste naturligtvis undersökas vidare och en bedömning göras ur verksamhetssynpunkt innan ett sådant beslut skulle kunna fattas. Av det slutbetänkande 8 som skrevs om samverkan med Chalmers i januari 2013 framgår att integration mellan lärosätenas tre fysikinstitutioner 9 skulle vara till fördel såväl för institutionerna som för lärosätena, men att en sådan stor förändring inte är genomförbar förnärvarande. Vill man gå vidare i frågan bör således verksamhetsaspekten synas ytterligare. Formellt och administrativt krävs inrättande av en institution med samma namn inom respektive lärosäte och ett samverkansavtal 10 mellan de båda lärosätenas respektive institutioner för fysik, i likhet med de som tecknats för institutionerna för Matematiska vetenskaper, Tillämpad IT och Data- och informationsvetenskap inom respektive lärosäte. 6 Se tabell 3, bilaga 1 7 Se bilaga 2 för frågor och svar från berörda institutioner. 8 Slutbetänkande om samverkan mellan Chalmers och Göteborgs universitet, Jan Smith 2013, dnr V 2011/315 9 Institutionen för fysik (GU), institutionen för teknisk fysik och institutionen för fundamental fysik (båda Chalmers) 10 Exempel bifogas, se bilaga 3. 3/5

GÖTEBORGS UNIVERSITET 2014-04-30 Ekonomienheten Rev. 2014-05-23 Planerings- och uppföljningssektionen Redovisningsmodellen Kan den nuvarande redovisningsmodellen för integrerade institutioner användas för all form av samverkan mellan universitetet och Chalmers? Fungerar den väl för institutionerna inom de integrerade institutionsparen? Uppfyller den de krav som kan ställas på uppföljningen såväl inom som utanför dessa institutioner? I vilken utsträckning används redovisningsmodellen idag? 11 En motsvarande modell för all Chalmerssamverkan skulle underlätta redovisning och uppföljning i enlighet med intentionerna i det nuvarande huvudavtalet. Särskilda konton behövs, som kan undantas vid bokföring av pålägg för indirekta kostnader samt vid framtagning av kostnadsomslutning per fakultet. Dock bör integrerad verksamhet kunna särskiljas från övrig samverkan. Universitetet behöver ta fram en ny modell för redovisning för så väl integrerad verksamhet som för övrig samverkan. I samband med detta måste tydliggöras i vilka sammanhang respektive konto ska användas, det vill säga vad ska räknas som samverkan. I det insamlade materialet till föreliggande förstudie fanns underlag för det fortsatta arbetet med både Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner och en ny redovisningsmodell för integrerad verksamhet inklusive övrig Chalmerssamverkan. Lärosätena har tillsammans uppdaterat Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner från 2009. En ny modell för redovisning av samverkan med Chalmers är under utarbetande och en uppdatering av redovisningsplanen för integrerade institutioner pågår. Kostnadsfördelning och hantering av pålägg Vid beräkning av respektive fakultets andel av universitetets kostnadsomslutning undantas en del kostnader, exempelvis lokalkostnader och interna kostnader, men också mer specifika kostnader så som samverkan med Västra Götalandsregionen och praktikkostnader. Undantag för kostnader för Chalmerssamverkan sker genom att de konton som används för integrerad verksamhet undantas vid avläsning av kostnaderna. Hur skulle fördelningen mellan fakulteterna förändras om all samverkan med Chalmers räknades bort? Tabellen visar 2014 års kostnadsandel per fakultet jämfört med en beräkning där kostnader med motpart Chalmers tagits bort för eliminering av all samverkan. Bilaga 3 dnr V 2013/958 Kostnadsandel per fakultet inom utbildning respektive forskning basår 2012 Jämförelse mellan ordinarie andelsberäkning och beräkning med undantag för all Chalmerssamverkan (kostnader med motpart Chalmers) HFS SFS UFS HHFS SA NFS KFS ITFS Utb BÅ 2014 10,3 % 16,9 % 13,2 % 10,2 % 23,6 % 9,6 % 13,9 % 2,3 % Utb omräknat 10,3 % 17,0 % 13,2 % 10,2 % 23,6 % 9,6 % 14,0 % 2,2 % Forskn BÅ 2014 10,1 % 11,3 % 5,7 % 8,4 % 39,5 % 20,5 % 2,8 % 1,6 % Forskn omräknat 10,1 % 11,3 % 5,7 % 8,4 % 39,5 % 20,5 % 2,8 % 1,6 % Beräkningen visar att fakulteternas respektive andel för budgetåret 2014 skulle förändras ytterst marginellt jämfört med idag, på övergripande nivå. För enskilda institutioner med omfattande utbyte med Chalmers skulle det sannolikt innebära större skillnader. 11 Se bilaga 4 för frågor och svar från de integrerade institutionerna. 4/5

GÖTEBORGS UNIVERSITET 2014-04-30 Ekonomienheten Rev. 2014-05-23 Planerings- och uppföljningssektionen Pålägg för indirekta kostnader Av det kommande tilläggsavtalet framgår att pålägg för indirekta kostnader inte ska ske på direkta kostnader för köp från Chalmers. Eftersom denna bokföring sker automatiskt och undantag för triggrar inte kan göras med hjälp av motpart behövs särskilda konton för bokföring av kostnader för köp från Chalmers. Detta skulle eliminera manuell hantering och medföra att redovisningen blir mer korrekt. Inför införandet av undantag för inköp från Chalmers kommer en utvärdering att ske för att identifiera de institutioner/motsvarande som eventuellt behöver räkna om sina pålägg för andra halvåret 2014. Motsvarande problem uppstår inte hos Chalmers eftersom deras fördelningsbas är direkt lön. Bilaga 3 dnr V 2013/958 5/5

Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers 2012-2013 som andel av bruttoomsättning Tabell 1 Fakultet/ Från/till Chalmers, brutto Brutto oms per fakultet Andel Chalmerstransak motsvarande 2012 2013 2012 2013 2012 2013 HFS 1 042 336 955 947 980 487 0,11% 0,03% SFS 2 699 1 038 1 290 228 1 366 121 0,21% 0,08% UFS 1 171 650 835 138 870 010 0,14% 0,07% HHFS 10 122 11 919 1 096 503 1 176 966 0,92% 1,01% SA 8 348 7 083 4 316 619 4 474 507 0,19% 0,16% NFS 44 298 43 125 1 677 172 1 743 213 2,64% 2,47% KFS 1 059 1 279 690 746 693 892 0,15% 0,18% ITFS 35 831 46 221 243 221 260 518 14,73% 17,74% LUN 395 1 026 79 152 67 949 0,50% 1,51% UB 7 948 7 871 402 417 413 721 1,98% 1,90% GV (93) 4 639 5 125 327 956 300 931 1,41% 1,70% GF (92) 12 447 11 229 1 583 837 917 439 0,79% 1,22% Summa 129 998 136 902 13 498 936 13 265 754 0,96% 1,03%

Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers 2012-2013 Tabell 2 Intäkter Fakultet/ Utbildning, v 1 Forskning, v2 Stödverksamhet, v3 Totalt per fakultet Förändring motsvarande 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 HFS 9 000 13 029 0 14 1 035 0 10 035 13 043 3 008 SFS 52 724 0 2 620 479 902 314 5 225 636 2 678 428 902 949-1 775 479 UFS 76 344 92 283 466 057 43 591 0 0 542 401 135 874-406 527 HHFS 432 886 778 582 8 757 198 10 833 624 0 0 9 190 084 11 612 206 2 422 122 SA 995 884 949 895 5 441 436 4 079 592 0 0 6 437 320 5 029 487-1 407 833 NFS 11 171 597 8 944 969 4 170 479 5 490 301 449 535 1 192 347 15 791 610 15 627 617-163 992 KFS 0 0 932 823 1 160 201 0 9 932 823 1 160 210 227 387 ITFS 4 757 440 7 736 546 3 960 168 7 104 526 4 667 690 4 998 193 13 385 299 19 839 264 6 453 965 LUN 0 122 000 0 0 0 0 0 122 000 122 000 UB 0 0 0 0 1 200 0 1 200 0-1 200 GV (93) 2 500 662 402 909 361 546 488 367 822 397 893 776 1 184 605 290 829 GF (92) 0 50 000 2 474 249 2 650 000 703 258 696 866 3 177 508 3 396 866 219 359 Summa 17 498 375 18 687 966 29 225 798 32 625 708 6 316 310 7 710 447 53 040 483 59 024 122 5 983 639 Kostnader Fakultet/ Utbildning, v 1 Forskning, v2 Stödverksamhet, v3 Totalt per fakultet Förändring motsvarande 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 HFS 0 1 645 616 839 0 414 710 321 651 1 031 549 323 296-708 253 SFS 14 000 17 375 2 581 117 958 4 000 0 20 581 135 333 114 752 UFS 628 334 131 303 382 497 0 0 628 334 513 800-114 535 HHFS 803 000 33 750 128 830 272 655 0 0 931 830 306 405-625 425 SA 51 150 387 618 1 859 881 1 665 401 0 0 1 911 031 2 053 018 141 987 NFS 18 051 166 16 177 510 3 485 465 3 616 716 6 969 296 7 703 038 28 505 927 27 497 264-1 008 663 KFS 0 0 125 761 119 123 0 0 125 761 119 123-6 638 ITFS 12 068 070 15 577 609 2 317 629 3 194 505 8 060 093 7 609 803 22 445 792 26 381 917 3 936 125 LUN 0 326 000 0 0 395 234 578 259 395 234 904 259 509 025 UB 0 0 0 0 7 946 740 7 871 070 7 946 740 7 871 070-75 670 GV (93) 0 0 1 265 146 1 535 818 2 480 125 2 404 395 3 745 271 3 940 213 194 942 GF (92) 137 717 128 806 0 0 9 131 928 7 703 256 9 269 645 7 832 062-1 437 584 Summa 31 753 437 32 781 615 9 802 132 10 904 672 35 402 126 34 191 472 76 957 695 77 877 759 920 064

Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers 2012-2013 som andel av omsättning Tabell 3 Intäkter med motpart Chalmers Tekniska Högskola AB/motsvarande Institution/ motsvarande Intäkter från Chalmers Tot intäkter per inst. Andel Chalmersintäkter 2012 2013 2012 2013 2012 2013 Handelshögskolans kansli 466 2 039 14 340 7 181 3,25% 28,39% DoIT 7 051 12 184 52 274 56 590 13,49% 21,53% Matematik 5 413 5 611 49 153 46 095 11,01% 12,17% ITIT 6 334 7 625 70 829 77 152 8,94% 9,88% Fysik 5 750 6 523 86 703 77 785 6,63% 8,39% IT-universitetet 0 30 500 530 0,00% 5,66% GMV 891 1 184 21 580 24 435 4,13% 4,85% Konstnärliga fakultetskansliet 76 23 472 560 16,18% 4,18% Företagsekonomi 6 575 6 963 154 896 175 828 4,24% 3,96% GRI 433 649 27 425 22 888 1,58% 2,84% Verksamhetsstöd 2 593 2 742 161 259 166 049 1,61% 1,65% Svenskt NMR-centrum 289 365 14 571 25 750 1,99% 1,42% Kliniska vetenskaper 3 464 2 700 199 705 212 920 1,73% 1,27% Juridik 484 915 78 109 80 576 0,62% 1,14% Ekonomi och samhälle 945 734 75 889 64 858 1,25% 1,13% Kemi och molekylärbiologi 44 875 2 379 231 956 237 111 19,35% 1,00% HDK 856 1 137 98 686 116 091 0,87% 0,98% Naturvetenskapliga fakultetskansliet 94 118 4 082 12 946 2,30% 0,91% LUN 0 122 41 078 25 377 0,00% 0,48% Core facilitites 429 556 112 623 119 283 0,38% 0,47% Psykologiska 500 500 125 062 138 847 0,40% 0,36% Sociologi och arbetsvetenskap 339 350 97 923 107 824 0,35% 0,32% Medicin 924 1 150 402 953 405 662 0,23% 0,28% Biologi och miljövetenskap 559 520 228 082 214 297 0,25% 0,24% Nationalekonomi 287 312 114 269 129 191 0,25% 0,24% IDPP 265 117 87 997 93 615 0,30% 0,13% Infrastrukturstöd 585 655 457 107 525 007 0,13% 0,12% Geovetenskaper 0 97 70 437 91 930 0,00% 0,11% Biomedicin 675 308 295 715 326 694 0,23% 0,09% Neurovetenskap och fysiologi 944 315 343 620 344 733 0,27% 0,09% Socialt arbete 753 53 98 214 103 851 0,77% 0,05% Sven Lovén 104 15 58 575 69 866 0,18% 0,02% IPKL 241 19 97 914 99 659 0,25% 0,02% LIR 0 7 82 714 86 662 0,00% 0,01% Svenska språket 9 6 71 968 77 655 0,01% 0,01% NCM 3 1 22 779 26 511 0,01% 0,00% HSM 0 0 152 748 148 661 0,00% 0,00% Globala studier 0 0 95 988 93 859 0,00% 0,00% Humanisthuset 1 0 2 201 0 0,05% 0,00% Förvaltningshögskolan 285 0 39 482 36 986 0,72% 0,00% Statsvetenskap 801 0 112 323 132 369 0,71% 0,00% IPS 37 0 155 025 156 739 0,02% 0,00% Universitetsbiblioteket 1 0 202 106 209 621 0,00% 0,00% Summa 94 334 59 024 4 911 332 5 170 244 1,92% 1,14%

Bilaga 1 Kostnader med motpart Chalmers Tekniska Högskola AB/motsvarande Institution/ motsvarande Kostnader till Chalmers Tot kostn per institution Andel Chalmerskostn 2012 2013 2012 2013 2012 2013 DoIT 14 064 17 775 46 707 55 627 30,11% 31,95% Matematik 17 566 15 036 48 876 44 643 35,94% 33,68% Fakultetskanliet ITFS 1 304 1 243 4 690 4 451 27,80% 27,92% GMV 1 450 3 862 25 629 26 217 5,66% 14,73% ITIT 7 078 7 365 68 121 71 594 10,39% 10,29% Fysik 6 191 6 658 84 177 77 190 7,35% 8,63% Fakultetsgemensamt, NFS 1 629 1 579 59 376 20 468 2,74% 7,71% Infrastrukturstöd 9 067 7 703 447 896 516 515 2,02% 1,49% LUN 395 904 16 507 13 313 2,39% 6,79% UB 7 947 7 871 200 311 204 100 3,97% 3,86% Kemi och molekylärbiologi 3 061 4 006 236 616 247 547 1,29% 1,62% NCM 129 187 28 113 25 762 0,46% 0,73% Fakultetskanliet UFS 592 131 19 263 19 132 3,07% 0,69% IKI 0 382 62 048 59 803 0,00% 0,64% Kulturvetenskaper 32 322 47 626 51 680 0,07% 0,62% Biomedicin 13 688 286 921 315 681 0,00% 0,22% SA gemensamt 854 1 077 491 678 508 267 0,17% 0,21% Akademin Valand/HFF 112 119 80 596 74 531 0,14% 0,16% Företagsekonomi 0 250 152 787 168 016 0,00% 0,15% Kliniska vetenskaper 126 282 201 639 208 762 0,06% 0,13% Globala studier 0 116 95 565 96 546 0,00% 0,12% Medicin 167 436 401 033 413 226 0,04% 0,11% Ekonomi och samhälle 0 7 79 439 65 606 0,00% 0,01% Core facilities 1 115 113 286 124 908 0,00% 0,09% SND 0 20 16 276 22 222 0,00% 0,09% Biologi och miljövetenskap 50 189 235 562 228 724 0,02% 0,08% Juridik 17 39 70 433 70 573 0,02% 0,05% Administrativt stöd 19 58 103 985 143 737 0,02% 0,04% Svenskt NMR-centrum 0 6 14 095 18 170 0,00% 0,03% Geovetenskaper 0 21 75 241 92 298 0,00% 0,02% Neurovetenskap och fysiologi 749 52 336 003 352 886 0,22% 0,01% Statsvetenskap 14 17 110 782 133 980 0,01% 0,01% Nationalekonomi 121 11 102 314 116 183 0,12% 0,01% Verksamhetsstöd 46 16 162 730 168 018 0,03% 0,01% Svenska språket 0 2 79 286 81 127 0,00% 0,00% Kulturvård 8 1 63 320 64 078 0,01% 0,00% Psykologi 3 2 124 617 129 348 0,00% 0,00% Odontologi 0 2 170 024 173 364 0,00% 0,00% FLOV 617 0 58 952 66 662 1,05% 0,00% Humanistiska fakultetskansliet 383 0 6 110 6 180 6,26% 0,00% Journalistik, medier och kommunikation 4 0 49 884 51 106 0,01% 0,00% Handelshögskolan 1 0 18 432 17 871 0,01% 0,00% Inst för innov och entreprenörskap 753 0 4 245 10 178 17,74% 0,00% IPS 36 0 152 124 159 577 0,02% 0,00% HDK 14 0 99 119 108 993 0,01% 0,00% Summa 33 153 33 269 5 158 411 5 426 328 0,64% 0,61%

Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers 2012-2013 Tabell 2 Intäkter Fakultet/ Utbildning, v 1 Forskning, v2 Stödverksamhet, v3 Totalt per fakultet Förändring motsvarande 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 HFS 9 000 13 029 0 14 1 035 0 10 035 13 043 3 008 SFS 52 724 0 2 620 479 902 314 5 225 636 2 678 428 902 949-1 775 479 UFS 76 344 92 283 466 057 43 591 0 0 542 401 135 874-406 527 HHFS 432 886 778 582 8 757 198 10 833 624 0 0 9 190 084 11 612 206 2 422 122 SA 995 884 949 895 5 441 436 4 079 592 0 0 6 437 320 5 029 487-1 407 833 NFS 11 171 597 8 944 969 4 170 479 5 490 301 449 535 1 192 347 15 791 610 15 627 617-163 992 KFS 0 0 932 823 1 160 201 0 9 932 823 1 160 210 227 387 ITFS 4 757 440 7 736 546 3 960 168 7 104 526 4 667 690 4 998 193 13 385 299 19 839 264 6 453 965 LUN 0 122 000 0 0 0 0 0 122 000 122 000 UB 0 0 0 0 1 200 0 1 200 0-1 200 GV (93) 2 500 662 402 909 361 546 488 367 822 397 893 776 1 184 605 290 829 GF (92) 0 50 000 2 474 249 2 650 000 703 258 696 866 3 177 508 3 396 866 219 359 Summa 17 498 375 18 687 966 29 225 798 32 625 708 6 316 310 7 710 447 53 040 483 59 024 122 5 983 639 Kostnader Fakultet/ Utbildning, v 1 Forskning, v2 Stödverksamhet, v3 Totalt per fakultet Förändring motsvarande 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 HFS 0 1 645 616 839 0 414 710 321 651 1 031 549 323 296-708 253 SFS 14 000 17 375 2 581 117 958 4 000 0 20 581 135 333 114 752 UFS 628 334 131 303 382 497 0 0 628 334 513 800-114 535 HHFS 803 000 33 750 128 830 272 655 0 0 931 830 306 405-625 425 SA 51 150 387 618 1 859 881 1 665 401 0 0 1 911 031 2 053 018 141 987 NFS 18 051 166 16 177 510 3 485 465 3 616 716 6 969 296 7 703 038 28 505 927 27 497 264-1 008 663 KFS 0 0 125 761 119 123 0 0 125 761 119 123-6 638 ITFS 12 068 070 15 577 609 2 317 629 3 194 505 8 060 093 7 609 803 22 445 792 26 381 917 3 936 125 LUN 0 326 000 0 0 395 234 578 259 395 234 904 259 509 025 UB 0 0 0 0 7 946 740 7 871 070 7 946 740 7 871 070-75 670 GV (93) 0 0 1 265 146 1 535 818 2 480 125 2 404 395 3 745 271 3 940 213 194 942 GF (92) 137 717 128 806 0 0 9 131 928 7 703 256 9 269 645 7 832 062-1 437 584 Summa 31 753 437 32 781 615 9 802 132 10 904 672 35 402 126 34 191 472 76 957 695 77 877 759 920 064

Bilaga 1 Universitetets handel med Chalmers 2012-2013 som andel av omsättning Tabell 3 Intäkter med motpart Chalmers Tekniska Högskola AB/motsvarande Institution/ motsvarande Intäkter från Chalmers Tot intäkter per inst. Andel Chalmersintäkter 2012 2013 2012 2013 2012 2013 Handelshögskolans kansli 466 2 039 14 340 7 181 3,25% 28,39% DoIT 7 051 12 184 52 274 56 590 13,49% 21,53% Matematik 5 413 5 611 49 153 46 095 11,01% 12,17% ITIT 6 334 7 625 70 829 77 152 8,94% 9,88% Fysik 5 750 6 523 86 703 77 785 6,63% 8,39% IT-universitetet 0 30 500 530 0,00% 5,66% GMV 891 1 184 21 580 24 435 4,13% 4,85% Konstnärliga fakultetskansliet 76 23 472 560 16,18% 4,18% Företagsekonomi 6 575 6 963 154 896 175 828 4,24% 3,96% GRI 433 649 27 425 22 888 1,58% 2,84% Verksamhetsstöd 2 593 2 742 161 259 166 049 1,61% 1,65% Svenskt NMR-centrum 289 365 14 571 25 750 1,99% 1,42% Kliniska vetenskaper 3 464 2 700 199 705 212 920 1,73% 1,27% Juridik 484 915 78 109 80 576 0,62% 1,14% Ekonomi och samhälle 945 734 75 889 64 858 1,25% 1,13% Kemi och molekylärbiologi 44 875 2 379 231 956 237 111 19,35% 1,00% HDK 856 1 137 98 686 116 091 0,87% 0,98% Naturvetenskapliga fakultetskansliet 94 118 4 082 12 946 2,30% 0,91% LUN 0 122 41 078 25 377 0,00% 0,48% Core facilitites 429 556 112 623 119 283 0,38% 0,47% Psykologiska 500 500 125 062 138 847 0,40% 0,36% Sociologi och arbetsvetenskap 339 350 97 923 107 824 0,35% 0,32% Medicin 924 1 150 402 953 405 662 0,23% 0,28% Biologi och miljövetenskap 559 520 228 082 214 297 0,25% 0,24% Nationalekonomi 287 312 114 269 129 191 0,25% 0,24% IDPP 265 117 87 997 93 615 0,30% 0,13% Infrastrukturstöd 585 655 457 107 525 007 0,13% 0,12% Geovetenskaper 0 97 70 437 91 930 0,00% 0,11% Biomedicin 675 308 295 715 326 694 0,23% 0,09% Neurovetenskap och fysiologi 944 315 343 620 344 733 0,27% 0,09% Socialt arbete 753 53 98 214 103 851 0,77% 0,05% Sven Lovén 104 15 58 575 69 866 0,18% 0,02% IPKL 241 19 97 914 99 659 0,25% 0,02% LIR 0 7 82 714 86 662 0,00% 0,01% Svenska språket 9 6 71 968 77 655 0,01% 0,01% NCM 3 1 22 779 26 511 0,01% 0,00% HSM 0 0 152 748 148 661 0,00% 0,00% Globala studier 0 0 95 988 93 859 0,00% 0,00% Humanisthuset 1 0 2 201 0 0,05% 0,00% Förvaltningshögskolan 285 0 39 482 36 986 0,72% 0,00% Statsvetenskap 801 0 112 323 132 369 0,71% 0,00% IPS 37 0 155 025 156 739 0,02% 0,00% Universitetsbiblioteket 1 0 202 106 209 621 0,00% 0,00% Summa 94 334 59 024 4 911 332 5 170 244 1,92% 1,14%

Bilaga 1 Kostnader med motpart Chalmers Tekniska Högskola AB/motsvarande Institution/ motsvarande Kostnader till Chalmers Tot kostn per institution Andel Chalmerskostn 2012 2013 2012 2013 2012 2013 DoIT 14 064 17 775 46 707 55 627 30,11% 31,95% Matematik 17 566 15 036 48 876 44 643 35,94% 33,68% Fakultetskanliet ITFS 1 304 1 243 4 690 4 451 27,80% 27,92% GMV 1 450 3 862 25 629 26 217 5,66% 14,73% ITIT 7 078 7 365 68 121 71 594 10,39% 10,29% Fysik 6 191 6 658 84 177 77 190 7,35% 8,63% Fakultetsgemensamt, NFS 1 629 1 579 59 376 20 468 2,74% 7,71% Infrastrukturstöd 9 067 7 703 447 896 516 515 2,02% 1,49% LUN 395 904 16 507 13 313 2,39% 6,79% UB 7 947 7 871 200 311 204 100 3,97% 3,86% Kemi och molekylärbiologi 3 061 4 006 236 616 247 547 1,29% 1,62% NCM 129 187 28 113 25 762 0,46% 0,73% Fakultetskanliet UFS 592 131 19 263 19 132 3,07% 0,69% IKI 0 382 62 048 59 803 0,00% 0,64% Kulturvetenskaper 32 322 47 626 51 680 0,07% 0,62% Biomedicin 13 688 286 921 315 681 0,00% 0,22% SA gemensamt 854 1 077 491 678 508 267 0,17% 0,21% Akademin Valand/HFF 112 119 80 596 74 531 0,14% 0,16% Företagsekonomi 0 250 152 787 168 016 0,00% 0,15% Kliniska vetenskaper 126 282 201 639 208 762 0,06% 0,13% Globala studier 0 116 95 565 96 546 0,00% 0,12% Medicin 167 436 401 033 413 226 0,04% 0,11% Ekonomi och samhälle 0 7 79 439 65 606 0,00% 0,01% Core facilities 1 115 113 286 124 908 0,00% 0,09% SND 0 20 16 276 22 222 0,00% 0,09% Biologi och miljövetenskap 50 189 235 562 228 724 0,02% 0,08% Juridik 17 39 70 433 70 573 0,02% 0,05% Administrativt stöd 19 58 103 985 143 737 0,02% 0,04% Svenskt NMR-centrum 0 6 14 095 18 170 0,00% 0,03% Geovetenskaper 0 21 75 241 92 298 0,00% 0,02% Neurovetenskap och fysiologi 749 52 336 003 352 886 0,22% 0,01% Statsvetenskap 14 17 110 782 133 980 0,01% 0,01% Nationalekonomi 121 11 102 314 116 183 0,12% 0,01% Verksamhetsstöd 46 16 162 730 168 018 0,03% 0,01% Svenska språket 0 2 79 286 81 127 0,00% 0,00% Kulturvård 8 1 63 320 64 078 0,01% 0,00% Psykologi 3 2 124 617 129 348 0,00% 0,00% Odontologi 0 2 170 024 173 364 0,00% 0,00% FLOV 617 0 58 952 66 662 1,05% 0,00% Humanistiska fakultetskansliet 383 0 6 110 6 180 6,26% 0,00% Journalistik, medier och kommunikation 4 0 49 884 51 106 0,01% 0,00% Handelshögskolan 1 0 18 432 17 871 0,01% 0,00% Inst för innov och entreprenörskap 753 0 4 245 10 178 17,74% 0,00% IPS 36 0 152 124 159 577 0,02% 0,00% HDK 14 0 99 119 108 993 0,01% 0,00% Summa 33 153 33 269 5 158 411 5 426 328 0,64% 0,61%

Bilaga 2 Följande institutioner har tillfrågats om tjänster inom stödverksamhet köps och/eller säljs: Institutionen för fysik Institutionen för kemi och molekylärbiologi Institutionen för biologi och miljövetenskap Göteborgs miljövetenskapliga centrum (GMV) Institutionerna fick en kort bakgrundsbeskrivning och frågor enligt nedan. Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor: 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers? 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan?

Bilaga 2 Från: Mattias Zackrisson Till: Frida Wiklander Kopia: Kajsa Salenius Ärende: RE: Om samverkan med Chalmers Datum: den 26 februari 2014 11:51:13 Hej Frida! Jag ska försöka förklara läget så utförligt jag kan och hoppas ni kan lägga in svaren på rätt plats. När vi fakturerar inkl OH så har vi kommit fram till att vi ska använda oss av samma procentsats när vi fakturerar Chalmers som när de fakturerar oss och 50% är det som vi kommit överens om och som också ligger nära full kostnadstäckning sett till indirekta kostnaderna. Lokalvård: När det gäller städkostnad så köps denna tjänst in från Chalmers för motsvarande 400tkr. Fakturering görs tertialvis med 1/3 av kostnaden. Ingen OH påförs. Vaktmästeritjänster: Även denna tjänst köps in ifrån Chalmers för motsvarande 600tkr. Fakturering görs tertialvis med 1/3 av kostnaden. Ingen OH påförs. Programansvar Lärarutbildning: En del av programansvaret på lärarutbildningen ligger på Chalmers och det motsvarar 10% tjänst som faktureras inkl OH tertialvis. Ca 100tkr. Studierektorstjänst: Vi har en chalmersanställd studierektor på 60% där 30% köps in från Chalmers. Fakturering görs tertialvis med 1/3 av kostnaden. Ingen OH påförs. Ca 240tkr FÖL: Fysiks Övningslabb har vi tillsammans med Chalmers och omsätter ca 1,6M om året där vi försöker lägga upp budgeten så att 50% av kostnaden ligger på GU och 50% på Chalmers. Blir det t.ex. 200tkr mer i kostnader på GU under ett år fakturerar vi Chalmers 100tkr utan OH i december och vet vi i ett tidigt skede att ena lärosätet kommer att ha större kostnader än det andra försöker vi periodisera kostnaden i tertialbokslutet. Kostnader som ligger här är både lön, drift och investeringar. Fysikverkstad: Vi har en gemensam verkstad med Chalmers som GU i dagsläget bemannar med 80% tjänst för en tekniker och 5% tjänst för en teknisk chef. All utrustning och drift som köps in till verkstaden läggs på GU och vi fakturerar Chalmers tertialvis utan OH. Ca 700tkr totalt. Demolabb: Vi har även ett gemensamt demonstrationslabb med Chalmers som underhålls av en lektor på GU med 20% tjänst. Även lite driftkostnader läggs på GU och faktureras sedan tertialvis till Chalmers. Ca 75tkr totalt. Programansvarig: Vi har en programansvarig lektor på 20% på ett mastersprogram (CAS) där Chalmers ska stå för 85% av kostnaden och som faktureras tertialvis inkl OH. Chalmers har även en del programansvariga på mastersnivå där vi tidigare blivit fakturerade men där jag tror att de i dagsläget finansieras centralt ifrån och därför får vi ingen faktura för detta. Ca 150tkr totalt. Underhåll PDMS labbet: Vi har ett gemensamt labb med en forskargrupp på Chalmers som GU underhåller med en forskare. 10% av en tjänst faktureras inkl OH till Chalmers tertialvis. Ca 100tkr totalt. Fysikcentrum lärarutbyte: Lärarutbytet går till som så att vår gemensamma studierektor får

Bilaga 2 information om vilka lärare som är tillgängliga för undervisning till vilken procentsats och försöker utifrån detta lägga ett puzzel som innebär att den mest lämpade läraren ska användas samtidigt som han arbetar för en jämnvikt i balansen mellan GU-lärare på Chalmerskurser och Chalmerslärare på GU-kurser. Tertialvis läses detta puzzel av hur det ser ut på årsbasis och 1/3 av kostnaderna faktureras fram och tillbaka inkl OH. Ca 4,5M faktureras fram och tillbaka under ett år. Examensarbeten: Både på kandidatnivå och mastersnivå gör studenterna examensarbeten och då har de möjlighet att välja vilken lärare de vill arbeta med. Det innebär att en del Chalmerstudenter har GU lärare som handledare och tvärtom. Detta läses av två gånger per år och faktureras inkl OH. Oftast fakturerar GU Chalmers något mer än tvärtom och det handlar om storleksordningen 200-300tkr. Med vänlig hälsning Mattias Zackrisson Head of Administration Department of Physics UNIVERSITY OF GOTHENBURG SE-412 96 Gothenburg, Sweden Int phone: +46 (0)31-786 91 35 E-mail: mattias.zackrisson@physics.gu.se From: Frida Wiklander [mailto:frida.wiklander@gu.se] Sent: den 20 februari 2014 15:10 To: bioenv bioenv.gu.se; GMV; gmv@gu.se; Physics GU; inst.kmb@cmb.gu.se Cc: Kajsa Salenius Subject: Om samverkan med Chalmers Till administrativ chef och ekonom vid institutionen Hej, Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor: 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers? 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers?

Bilaga 2 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan? Vi önskar svar på dessa frågor senast den 5 mars. Om du/ni inte har möjlighet att svara är vi tacksamma för besked om detta snarast. Stort tack på förhand! Frida FRIDA WIKLANDER, Ekonomicontroller Ekonomienheten, Planerings- & uppföljningssektionen GÖTEBORGS UNIVERSITET Besöksadress: Vasagatan 33 Box 100, 405 30 Göteborg Tel 031-786 1725 Mobil 073-435 9504 www.medarbetarportalen.se/ekonomi

Bilaga 2 Från: Ann Amberntson Till: Frida Wiklander Kopia: Kajsa Salenius Ärende: SV: Om samverkan med Chalmers Datum: den 27 februari 2014 15:43:43 Hej Frida! 1. Nej. 2. Nej. 3. Ja. 4. Ja, mindre omfattning. 5. I förväg gjorda överenskommelser. Vad gäller 3. Enligt nyckeltal som fastställs för ett år i taget. 6. 3. Köpta tjänster 1 350 000:- som avser lönekostnader. Det tillkommer driftskostnader fastigheten och om man räknar med även dem så är summan: 1 655 000. Några forskargrupper köper teknikertjänster från Chalmers och det belastar deras externa verksamheter med ca 40 000:- 2013. 4. Sålda tjänster avseende 1:e forskningsing. Från vår stödvsh till Chalmers stödvsh 50 000:- (ännu mer av hans tjänster är sålda från vår kärnverksamhet till deras kärnverksamhet). Hälsningar Ann Ann Amberntson Göteborgs universitet / University of Gothenburg Institutionen för kemi och molekylärbiologi/ Department of Chemistry and Molecular Biology 412 96 GÖTEBORG / SE-412 96 GOTHENBURG Telefon: +46 (0)31-786 9004 Fax: +46 (0)31-772 1394 E-mail: ambernts@chem.gu.se Visiting Address: Kemivägen 10 Från: Frida Wiklander [mailto:frida.wiklander@gu.se] Skickat: den 20 februari 2014 15:10 Till: bioenv bioenv.gu.se; GMV; gmv@gu.se; Physics GU; inst.kmb@cmb.gu.se Kopia: Kajsa Salenius Ämne: Om samverkan med Chalmers Till administrativ chef och ekonom vid institutionen Hej, Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor:

Bilaga 2 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers? 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan? Vi önskar svar på dessa frågor senast den 5 mars. Om du/ni inte har möjlighet att svara är vi tacksamma för besked om detta snarast. Stort tack på förhand! Frida FRIDA WIKLANDER, Ekonomicontroller Ekonomienheten, Planerings- & uppföljningssektionen GÖTEBORGS UNIVERSITET Besöksadress: Vasagatan 33 Box 100, 405 30 Göteborg Tel 031-786 1725 Mobil 073-435 9504 www.medarbetarportalen.se/ekonomi

Bilaga 2 Från: bioenv bioenv.gu.se Till: Frida Wiklander Kopia: Ingela Dahllöf Ärende: SV: Om samverkan med Chalmers Datum: den 25 februari 2014 16:07:42 Hej! Nej är svaret för närvarande på alla frågor från BioEnv! Hälsningar Ann-Sofie ----------------------------------------------------- Ann-Sofie Olsson Administrativ chef Institutionen för biologi och miljövetenskap Göteborgs universitet Box 463 405 30 Göteborg É Tel: +46 31 7863640 7 Fax: +46 31 416729 y E-post: annsofie.olsson@bioenv.gu.se ü www.bioenv.gu.se Från: Frida Wiklander Skickat: den 20 februari 2014 15:10 Till: bioenv bioenv.gu.se; gmv@chalmers.se; gmv@gu.se; physics@physics.gu.se; inst.kmb@cmb.gu.se Kopia: Kajsa Salenius Ämne: Om samverkan med Chalmers Till administrativ chef och ekonom vid institutionen Hej, Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor: 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers? 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers?

Bilaga 2 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan? Vi önskar svar på dessa frågor senast den 5 mars. Om du/ni inte har möjlighet att svara är vi tacksamma för besked om detta snarast. Stort tack på förhand! Frida FRIDA WIKLANDER, Ekonomicontroller Ekonomienheten, Planerings- & uppföljningssektionen GÖTEBORGS UNIVERSITET Besöksadress: Vasagatan 33 Box 100, 405 30 Göteborg Tel 031-786 1725 Mobil 073-435 9504 www.medarbetarportalen.se/ekonomi

Bilaga 2 Från: Camilla Nygren Till: Frida Wiklander Kopia: eva.paulson@chalmers.se Ärende: RE: Om samverkan med Chalmers Datum: den 24 februari 2014 16:17:41 Hej Frida! Här kommer GMV:s svar: 1. Ja 2. Ja 3. Nej 4. Nej 5. För de tjänster som avser allmänt stöd för GMV, t ex ekonomi, kommunikation och ledning delar vi 50% GU och 50% Chalmers. Fördelningen är baserad på omsättning (ej exakt). Vi har också några specifika tjänster som är enbart Chalmers eller GU som säljs till olika projekt inom kärnverksamheten. Detta gäller t ex koordinator för Centrum för havsforskning och kommunikatörer till två andra projekt. 6. Sålda administrativa tjänster från Chalmers 3 291 tkr Sålda administrativa tjänster från GU 596 tkr Utöver detta har vi sålt forskningstjänster för 350 tkr från GU till Chalmers Hör gärna av dig om det är något som behöver förtydligas. Hälsningar Camilla Nygren ***************************************************************************** Göteborgs Miljövetenskapliga centrum, GMV Chalmers och Göteborgs universitet Aschebergsgatan 44 412 96 GÖTEBORG Tfn 031-772 49 51 nygren@chalmers.se From: Eva Paulson Sent: den 21 februari 2014 14:54 To: Camilla Nygren Subject: FW: Om samverkan med Chalmers Hej! Svar på frågan 1 o 2 är ju ja, och 3 och 4 nej. Svarar du dem och lägger till svar på frågan 5 och 6?

Bilaga 2 Trevlig helg! Eva Administrativ chef / Head of Administration GMV, Göteborgs Miljövetenskapliga centrum GMV, Centre for Environment and Sustainability Chalmers tekniska högskola / Chalmers University of Technology and Göteborgs Universitet/University of Gothenburg SE-412 96 Göteborg, Sweden Tel +46(0)31-772 49 70 Fax +46(0)31-772 49 58 www.chalmers.se, www.gu.se Bli medlem i GMVs nätverk! Information hittar du under: http://www.chalmers.se/gmv/sv/natverket From: Mikael Östblom Sent: den 20 februari 2014 15:17 To: Eva Paulson; Camilla Nygren Cc: Katarina Gårdfeldt; Sara Örtegren Subject: VB: Om samverkan med Chalmers Eva, Camilla Mejl till er från GU. /Mikael Från: Frida Wiklander [mailto:frida.wiklander@gu.se] Skickat: den 20 februari 2014 15:10 Till: bioenv bioenv.gu.se; GMV; gmv@gu.se; Physics GU; inst.kmb@cmb.gu.se Kopia: Kajsa Salenius Ämne: Om samverkan med Chalmers Till administrativ chef och ekonom vid institutionen Hej, Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är samt hur mycket av universitetets verksamhet som utförs av Chalmersanställda eller som finansieras av Chalmers när det gäller administration och service av olika slag. Med hjälp av den ekonomiska redovisningen har vi konstaterat att er verksamhet har mycket samröre med Chalmers och vi vill därför gärna ställa några uppföljande frågor: 1. Utförs adminsitrativa arbetsuppgifter inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 2. Utför personal anställd vid GU administrativa arbetsuppgifter åt Chalmers?

Bilaga 2 3. Utförs arbetsuppgifter inom service och/eller teknik inom stödverksamheten av personal anställd vid Chalmers? 4. Utför personal anställd vid GU arbetsuppgifter inom service och/eller teknik åt Chalmers? 5. Enligt vilken metod regleras betalningen för ovanstående? D v s faktureras faktiskt utförda timmar och/eller uppgifter eller enligt i förväg gjorda överenskommelser (avtal) eller enligt något nyckeltal för fördelning? 6. Hur stora belopp rör det sig om per såld respektive köpt tjänst för 2013 enligt ovan? Vi önskar svar på dessa frågor senast den 5 mars. Om du/ni inte har möjlighet att svara är vi tacksamma för besked om detta snarast. Stort tack på förhand! Frida FRIDA WIKLANDER, Ekonomicontroller Ekonomienheten, Planerings- & uppföljningssektionen GÖTEBORGS UNIVERSITET Besöksadress: Vasagatan 33 Box 100, 405 30 Göteborg Tel 031-786 1725 Mobil 073-435 9504 www.medarbetarportalen.se/ekonomi

Bilaga 3

Bilaga 3

Bilaga 3

Bilaga 4 Redovisningsmodellen för integrerade institutioner samverkan med Chalmers: Synpunkter och kommentarer från Matematiska vetenskaper Ekonomienheten har ställt följande frågor till institutionerna. MVs svar redovisas under resp. punkt nedan. Som grund för svaren har MVs institutionsekonom gått igenom dokumenten Redovisningsplan för integrerade institutioner vid Göteborgs universitet och Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner, båda skrivna hösten 2009, och jämfört med hur hanteringen idag sker i praktiken på institutionen. 1. Används redovisningsmodellen för integrerade institutioner fullt ut idag? Ja, huvudsakligen. 2. Om inte, vilka avsteg görs och varför? Avsteg: Varje kurs/projekt där båda lärosätena är inblandade har inte något unikt verksamhetsnummer utan allt går på gemensamma verksamhetsnummer för resp. avdelning inom MV inom verksamhetsgrupp 16 (Chalmersrelaterad grundutbildning) alt. verksamhetsgrupp 28 (Chalmersrelaterad forskning/forskarutbildning). Det är ohållbart och onödigt att ha en verksamhetskod per kurs med tanke på hur många kurser MV har. Inte heller på Chalmerssidan har man enskilda projektnummer per kurs. All försäljning av tjänster inom MV mellan lärosätena faktureras med 25% moms åt båda håll. Det finns inte tids- och personalmässiga resurser till att ev. fakturera enskilda kurser för sig om de skiljer sig från ordinarie hantering, och på detta vis säkerställer institutionen att man i alla fall inte har betalat för lite moms. Vid försäljning av tjänster inom MV mellan lärosätena använder institutionen MV Chalmers % för lokalpålägg vid försäljning i båda riktningarna. MV GUs betydligt högre lokalpåläggs-% har alltså inte använts. Detta grundar sig på ett gammalt muntligt institutionsinternt beslut, men bör ev. ändras. Lokalvård faktureras direkt från Chalmers centralt till MV GU. MV har ingen GU-intern lokalvårdskostnad. MV Chalmers eller Natfak är ej inblandade i denna hantering.

Bilaga 4 Stödverksamheten budgeteras ej i sin helhet utan först per lärosäte var för sig, men fördelas sedan mellan MV GU och MV Chalmers enl. nyckeltal. Detta är nödvändigt då stödkostnaderna ju rent praktiskt ligger på det ena eller andra lärosätet och inte förrän i steg 2 kan fördelas därifrån enl. nyckeltal. Det stora behovet av manuell handpåläggning och tidsbristen i samband med dubbel hantering av all verksamhet på en integrerad institution har gjort att vissa förenklingar har måst göras för att kunna hantera integrationen i verkligheten. Beträffande redovisningen för integrerade institutioner har jag som nuvarande institutionsekonom fortsatt arbeta enligt de rutiner som fanns på institutionen när jag började för ca 2,5 år sedan. 3. Finns det något som saknas i redovisningsmodellen eller som bör förändras, alternativt tas bort? Dokumenten Redovisningsplan för integrerade institutioner vid Göteborgs universitet och Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner, båda skrivna hösten 2009, bör ev. uppdateras och förtydligas. Bl.a. bör listan över konton som integrerade institutioner ska använda uppdateras. 4. Om en redovisningsmodell som i allt väsentligt liknar den som används inom integrerade institutioner idag, skulle användas för all samverkan med Chalmers inom hela GU, ser du något skäl till att de integrerade institutionerna fortfarande skulle behöva en särskild variant? Ja, för de integrerade institutionerna är det viktigt att det även fortsättningsvis kommer att finnas särskilda konton för köp/sälj med beteckningen integr inst, eftersom man behöver kunna särskilja sådant som köps/säljs från det andra lärosätet men inom den egna institutionen från sådant som köps/säljs från andra institutioner på det andra lärosätet. 5. Övrigt som du vill tillägga. För övriga detaljkommentarer, se handskrivna kommentarer intill resp. textavsnitt i de bifogade dokumenten Redovisningsplan för integrerade institutioner vid Göteborgs universitet och Gemensam anvisning om budget och redovisning för integrerade institutioner. Mia Trefil Engström Institutionsekonom, Matematiska vetenskaper

Bilaga 4 2014-03-05 Svar från institutionerna tillhörande IT-fakulteten, dvs Data- och informationsteknik och Tillämpad IT. Bakgrund: frågor från GU ekonomienheten enligt nedan. Universitetet och Chalmers har gemensamt beslutat att utreda förutsättningarna för att underlätta samverkan mellan lärosätena. Som ett led i detta gör vi nu en förstudie som syftar till att ta reda på hur stor den ekonomiska omfattningen av vår samverkan är, om det finns verksamhet som verkar som integrerad även om relationen inte formaliserats samt på vilket sätt den ekonomiska redovisningen kan stödja samverkan bättre än idag. Eftersom de integrerade institutionerna har en särskild redovisningsmodell vi vill gärna ställa några frågor om hur den fungerar. (Bifogat finns anvisningarna för redovisning vid integrerade institutioner.) 1. Används redovisningsmodellen för integrerade institutioner fullt ut idag? Svar: Ja, i princip. Se nedan. 2. Om inte, vilka avsteg görs och varför? Svar: IT-fakulteten har fått beviljat ett undantag beträffande lokaler. Institutionerna fakturerar för lokaler. Det finns speciella konton för detta så att det går att skilja ut i redovisningen. Detta medför smidigare hantering och en mer korrekt fördelning av lokalkostnaderna jämfört med om man tidigt måste uppge en %-fördelning mellan högskolorna. Vi använder verksamhetsgrupp 24 för de tjänster som GU säljer till Chalmers för kärnverksamheten forskning. Det underlättar att ha en egen verksamhetsgrupp som bara används till tjänster vi säljer inom institutionen. 3. Finns det något som saknas i redovisningsmodellen eller som bör förändras, alternativt tas bort? Svar: Beskrivningen av lokalhanteringen kan möjligen förtydligas. Gäller IT-fakulteten. 4. Om en redovisningsmodell som i allt väsentligt liknar den som används inom integrerade institutioner idag, skulle användas för all samverkan med Chalmers inom hela GU, ser du något skäl till att de integrerade institutionerna fortfarande skulle behöva en särskild variant? Svar: Integrerad institution behöver konton för att eliminera transaktioner inom institutionen. Annan samverkan bör ha en egen uppsättning konton för att eliminera handel. Man måste kunna skilja på integrerad institution och annan samverkan mellan Chalmers och GU. 5. Övrigt som du vill tillägga. Svar: Frågorna ovan gällde redovisningsmodellen och hur vi tillämpar den. Frågorna gällde inte budgetmodellen. Vi konstaterar dock att vi gör avsteg i budgetmodellen. T ex beträffande grundutbildningen så budgeteras den inte per kurs utan på en aggregerad nivå. Beskrivningen i budgetmodellen är onödigt detaljerad. Eva Löthman, Birgitta Gustafsson, Sanna Erling Glyssbo, Pia Ovik, Margaretha Jansson