PROJEKTPLAN/ HUVUDPLAN

Sid 1 PROJEKTPLAN/ HUVUDPLAN IT-strategiska insatser 2010-2011 (kopplad till handlingsplan) webbadress http://www.it.umu.se/projekt/ namn IT-strategiska insatser 2010-2011 Fastställt av Rektor Dokumentansvarig, IT-enheten Dokumentidentitet itstrategi_pplan.pdf Version 1.0 Datum 2010-04-15 Status Fastställd

Sid 2 Innehållsförteckning 1 Direktivet... 3 2 Beskrivning... 3 2.1 Omfattning... 3 2.2 Målprioritering... 3 2.3 Avgränsning... 4 2.4 Tidplan... 4 2.5 Kostnad... 4 2.6 Avslutskriterier... 4 2.7 Avvikelser...4 2.8 Beroenden...4 3 Organisation... 5 3.1 Beskrivning av ansvar... 5 3.2 Resurser... 5 4 Genomförande... 6 4.1 Delprojekt - översikt... 6 4.2 Beslutspunkter... 9 4.3 Uppföljning/ Rapportering... 10 4.4 Avslut av projektet... 10 5 Påverkan på/av projektet... 10 6 Samverkan... 10 7 Kommunikation... 11 7.1 Inom projektet... 11 7.2 Kommunikationsplan... 11 8 Kvalitetsplan... 11 9 Definitioner och förkortningar... 11 Bilaga projektkalkyl

Sid 3 1 Direktivet Universitetsstyrelsen fastställde den 5 november Umeå universitets IT-strategi för perioden 2010 och 2011. Till rektor uppdrogs att svara för implementering av den handlingsplan som är kopplad till IT-strategin för IT-enheten 2010-2011. 2 Beskrivning 2.1 Omfattning Denna projektplan är en huvudplan som omfattar ett antal projekt som är prioriterade från handlingsplanen. För varje delprojekt kommer det att skrivas separata projektplaner som kopplas till denna huvudplan. Flera av projekten kommer att löpa över båda åren men finansieringen beslutas per verksamhetsår. 2.2 Målprioritering Ett av delmålen i universitetets verksamhetsplan för 2009 är att universitetet ska ha en väl fungerande och effektiv it-funktion (inkl. it-system som stödjer verksamheten). Målen utifrån fastställd it-strategi kan sammanfattas i följande punkter: Skapa en attraktiv it-miljö för studenter, lärare och övrig personal Samordna it-resurserna Styra teknik och säkerhetsarbetet Säkerställa en effektiv it-verksamhet För flera av delprojekten gäller att resultatet av arbetet ska bidra till framtagandet av nästa itstrategi som ska gälla från 2012. Målen för delprojekten specificeras i deras projektplaner. Konkreta projektmål: Genomföra aktiviteter inom området Mobilitet Genomföra aktiviteter i samarbete med Konstnärligt campus Genomföra aktiviteter inom området Effektiv användning av IT-resurser Genomföra aktiviteter inom området Säkerhet Genomföra aktiviteter inom området Infrastruktur Genomföra aktiviteter inom området Kompetensutveckling Genomföra aktiviteter inom området Kvalitetsarbete

Sid 4 2.3 Avgränsning et täcker in områden beskrivna i handlingsplanen men då denna är omfattande är bedömningen att det inte är realistiskt att avsätta resurser för att genomföra hela planen inom en tvåårsperiod. Ett prioriteringsarbete är därför genomfört och de prioriterade projekten beskrivs i denna projektplan. För att nå universitetsstyrelsens mål att universitetet ska ha en väl fungerande och effektiv itfunktion (inkl. it-system) som stödjer verksamheten förutsätts att flera ansatser som ligger utanför ramen för detta projekt når sina fastställda mål. Speciellt kan nämnas: Universitetsstyrelsens beslut 2009-06-11 Åtgärder med anledning av internrevisionens granskning Implementering av prioriterade processer av ITIL på Umdac IT-stöd för bemanningsplanering och tjänstgöringsschemaläggning. 2.4 Tidplan en kommer att genomföras under åren 2010 och 2011. Etapp1 gäller år 2010 och etapp2 gäller år 2011. Separata tidplaner kommer att tas fram för varje delprojekt. 2.5 Kostnad Kostnaden som ska finansieras inom ramen för detta projekt beräknas till 3 mnkr för år 2010 och 3 mnkr för år 2011. Övriga kostnader som uppstår inom ramen för detta projekt finansieras inom ramen för IT-enhetens budget och ramen för enheternas verksamhetsbudgetar för de enheter som berörs. 2.6 Avslutskriterier Intentionerna med huvudprojektet är genomförda inom ramarna för beslutad budget. 2.7 Avvikelser Handlingsplanen kan komma att revideras utifrån hur behov, teknik och tillgängliga resurser förändras vilket kan ge en påverkan på planerade projekt inom denna plan. Uppdragsgivaren skall informeras om alla händelser som kan komma att påverka projektets möjlighet att leverera planerat resultat. 2.8 Beroenden Identifieras per delprojekt i respektive projektplan.

Sid 5 3 Organisation 3.1 Beskrivning av ansvar Enligt projektmodell för Umeå universitet. 3.2 Resurser 3.2.1 Uppdragsgivare Rektor är ansvarig för projektet på uppdrag av universitetsstyrelsen. 3.2.2 ledare IT-chefen är ansvarig för att projektet med innehåll och budget levereras enligt fastställd plan och rapporterar till rektorsmötet om uppnådda resultat. 3.2.3 Personresurser Under projekttiden kommer resurser från it-enheten och anställda inom UmU komma att knytas till projektet för att medverka till att skapa projektets resultat. Även externa resurser kommer vid behov att köpas in.

Sid 6 4 Genomförande et är uppdelat i två etapper. Etapp 1 pågår under år 2010 och etapp 2 pågår under år 2011. et bryts ner i ett antal delprojekt som kommer att genomföras inom ramen för respektive område som är beskrivna i handlingsplanen. Som stöd i arbetet kommer standardiserade ramverk och metoder att användas. 4.1 Delprojekt - översikt Se bilaga 1 Planeringsunderlag för detaljerad plan över beräknade resurser och kostnader. Område/ aktiviteter 2010 kostnad 2011 kostnad Mobilitet 247 800 690 000 Målet är att ta fram mobila strategier och tekniska lösningar för att utveckla lärandet i och utanför klassrummet. Förstudie mobila tjänster Det finns ett stort utbud av möjliga tjänster för våra studenter, vår personal och våra gäster. En förstudie ska genomföras uppdelat på områdena universitetsintern respektive externa tjänster, med fokus på att undersöka förutsättningarna för hur Umeå universitet kan utnyttja mobilitet och mobila tjänster för att höja mervärdet för personal, studenter och gäster. Det kan vara aktuellt att inom ramarna för förstudien utveckla enkla mock-up:er som exemplifierar olika tjänster, men också fungerar som språngbrädor för vidare utveckling kring tjänster. Samverkan

Sid 7 kommer att ske med Tillämpad IT. Personal Information Management (PIM) För universitetets för närvarande 800 mobila telefoner och en tänkt framtida övergång till helt mobil telefoni utreds en standardiserad lösning för Personal Information Management (PIM). Syftet är att kunna synkronisera funktioner i mobilen som personliga anteckningar, adressbok, listor, e-post och möten. För universitetets anställda och studenter anskaffas en mobil webb-lösning för att på ett enkelt sätt presentera information från vår webbportal. Enkla tjänster baserade på SMS och MMS installeras för att kommunicera med våra studenter som till exempel att skicka tentamensresultat, antagningsbesked samt marknadsföring. En lösning för att distribuera videoströmmar till mobiler testas för utbildningsändamål. Konstnärligt campus 240 000 Studenterna inom detta område är väldigt framåt när det gäller digitalt skapande och de kommer i allt högre grad att jobba med medieproduktion och liknande och då kan behovsbilden förändras snabbt. Vi har identifierat fyra områden som det är intressanta att samarbeta omkring. Skärmar Skärmar uppsatta på området som presenterar information och bildspel skapade av studenterna. Utbudet kommer att vara differentierat där det kan handla om en anslagstavla med information, en interaktiv presentationsplats och för Bildmuseet kan det vara informationsstationer. Fotostudio En gemensam fotostudio utrustad med teknik som ger stöd i möjlighet att göra bra bilder. Portofolio Studenterna behöver digitala ytor att lagra sina arbeten för presentationer och utställningar. Utreda kopplingar med sociala medier. Digitala utställningar Här vill man kunna skapa digitala utställningar som ger möjlighet att finnas tillgänglig ute i världen på ett bra sätt. Effektiv användning av IT-resurser 1 285 000 1 396 600 Enterprice architecture (EA) företagsövergripande arkitektur Målet är att vi vid UmU använder en verksamhetsövergripande it-arkitektur att alla enheter investerar i och nyttjar en delmängd av denna. Ett av de primära målen är att underlätta arbetet vid förändringar. Vid universitetet finns idag ett antal övergripande it-system, ständigt närvarande med information, processer och integration i realtid. För att kunna bygga, styra och kontrollera dessa lösningar, och framtida, krävs att arkitekturen är väl dokumenterad och beskriven ur flera olika aspekter. Med hjälp av konceptet Enterprice architecture, som är en metod för att beskriva är och bör läge, ska vi skapa helhetssyn och styra verksamhets- och it-utvecklingen. Vi behöver

Sid 8 göra en analys och dokumentera vår nuvarande it-miljö samt skapa en bild av en framtida itmiljö för att identifiera hur it-miljön bäst kan stödjas av arkitekturen. Applikationsportfölj (kopplas till EA) Målet är att identifiera behovet av en strategi, värdet av portföljen samt vilket värde varje applikation levererar. För att kunna verka för en effektiv koordinering av it-resurserna samt att de nyttjas i rätt omfattning behöver vi ha kontroll på våra applikationer, en applikationsportfölj ger ett stöd i detta arbete. Dagens applikationsportfölj ska kartläggas och dokumenteras. Syfte, roll och förståelse för hela applikationens livscykel ska säkerställas samt behoven av support, förvaltning, drift och vidareutveckling. Som ett stöd i arbetet kommer processen Application Management i ramverket ITIL användas. portfölj (kopplas till EA) Långsiktigt är målet är att införa projektportföljstyrning. Vi ska säkerställa att våra resurser används till att genomföra de projekt som skapar mest mervärde. En första ansats är att gå igenom dagens projektportfölj. Vi ska kontrollera att den är i linje med strategier och beslutsunderlag som legat till grund för pågående och planerade projekt. Som ett stöd i arbetet kommer processen för PPM (Project Portfolio Management) som innehåller stegen identifiering, gruppering, prioritering, godkännande, uppföljning och balansering användas, samt COBITs aktivitet PO1.6 IT portofolio Management. Servicenivåhantering, tjänstekatalog Målet är att en tjänstekatalog och en prismodell över UmUs bastjänster och tilläggstjänster ska fastställas så att kunden kan förstå och påverka tjänsternas innehåll, kvalitet och pris. En inventering över befintliga it-tjänster ska göras. Definition för bastjänster och tilläggstjänster ska fastställas. För varje beskriven identifierad tjänst ska det göras en värdering av möjlighet till standardisering och eventuell konsolidering. Tjänstekvalitén ska garanteras genom mätetal för uppföljning av verksamhetsnytta och kvalitetsförbättringar. En plan för utveckling av tjänsten bör, där så bedöms relevant, upprättas. Prismodeller och servicenivåer ska fastställas och kopplas till tjänstekatalogen. Säkerhet 396 000 198 000 Målet är att vi ska ha en säkerhetsnivå som garanterar integritet, konfidentialitet och tillgänglighet till information som finns i våra system. Inom ramen för detta projekt ska: En katastrofplan för lösenordshantering tas fram. En säkerhetsanalys av identitetshanteringen genomföras. En informationssäkerhetspolicy tas fram och fastställas. Ett arbete med fokus på backup och arkivering genomföras där vi ska säkerställa att vi använder lösningar som gör att information/data går att återvinnas.

Sid 9 Infrastruktur 486 000 Implementering av it-infrastrukturlösningar Målet är att kraven på säkerhet, effektivitet, tillgänglighet och bra prestanda ska tillgodoses utifrån de olika unika behov som finns i verksamheten. Inledningsvis kommer vi att se över roller och ansvar, belysa beroenden och risker, produkternas kvalitet samt leverantörernas förmåga och trovärdighet. Sedan är det dags att ta fram planer för befintliga produkter med slutresultat att de ska placeras i ett förvaltningsläge. Kompetensutveckling 50 000 kr 50 000 kr Målet är att efterfrågad kompetens finns tillgänglig i verksamheten. IT-kompetensen i verksamheten varierar. Utvecklingen leder till att behovet av tjänstebaserad kompetens kommer att öka. Det är viktigt att det finns kunskap för att beskriva möjligheterna med införda it-lösningar samt hur det kan stödja universitetets verksamhet. Seminarier om aktuella ämnen och aktiviteter för institutionerna skall genomföras. Kvalitetsarbete 295 200 485 000 Målet är att kontinuerligt utveckla kvalitetsarbetet med stöd av standarder och ramverk inom itområdet. Kvalitetsplan Som en del i en kvalitetsplan ska vi utveckla metoder för mätning (nyckeltal), benchmarking och processöversyn. Samarbete ska prövas med andra lärosäten utifrån modeller som är framtagna av KTH i samarbetet med konsulter. Kvalitetsgranskningar Kvalitetsgranskningar av projekt inom ramen för denna huvudplan ska göras enligt etablerade standarder och ramverk för it-området. Summa: 3 mnkr 3 mnkr 4.2 Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 Universitetsstyrelsen fastställer it-strategi för 2010-2011. 09-11-05 BP2 Uppdragsgivaren fastställer projektplanen/huvudplanen samt budget. 10-04-15 BP3 Beslut att starta projektet. 10-04-15 BP4 Beslut om prioritering och bemanning av delprojekt för 2010. 10-04-16 BP5 Beslut om prioritering och bemanning av delprojekt för 2011. 10-12-15 BP6 Slutrapport fastställs av rektor. 12-01-30

Sid 10 4.3 Uppföljning/ rapportering IT-chefen rapporterar till rektor om uppnådda resultat. Uppföljning/rapportering för huvudprojektet sker till planeringsenheten var 4:e månad enligt projektmodell. Respektive delprojektledare rapporterar till it-chef eller it-strateg. 4.4 Avslut av projektet et avslutas när uppdragsgivaren anser att målen i uppdraget är uppnådda inom ramen för beslutad budget. 5 Påverkan på/av projektet Funktioner som utför tjänster inom it-området kommer att påverkas. Det förutsätts att: det finns en stark förankring i universitetsledningen rektor och dekaner aktivt stödjer projektet det för vissa åtgärder skapas en bred förankring i organisationen Risker som identifierats till detta projekt är: ledningens engagemang kunskap och förståelse attityder och värderingar maktstruktur (informella) känslor och gamla vanor kultur och gruppnormer 6 Samverkan Samverkan kommer att ske i de etablerade nätverk som finns, dekanråd, kanslichefsmöten, itchefsråd, it-kontaktpersoner och möten med utförarorganisationen. Berörda parter är: Beställare/ utförarorganisationen inom IT vid universitetet Studenter och presumtiva studenter Lärare, pedagogisk personal Administrativt stöd Samverkan kommer också att ske med andra pågående projekt som Flexprojektet.

Sid 11 7 Kommunikation 7.1 Inom projektet en kommer att redovisas på en projektplats på webben. Internt projektarbete kommer att hanteras i Cambro. 7.2 Kommunikationsplan Skall ske inom ramen för IT-enhetens kommunikationsplan. 8 Kvalitetsplan För de projekt som startas inom ramen för denna huvudplan ska behovet av kvalitetsgranskningar identifieras och genomföras. 9 Definitioner och förkortningar Ord Enterprice architecture (EA) portfölj Förklaring Enterprice architecture (EA) är en verksamhetsarkitektur som beskriver verksamheten och dess strategi tillsammans med tekniken. En metod för att analysera och dokumentera en organisation i äroch bör-läge ur ett strategiskt, verksamhetsmässigt och tekniskt perspektiv. En it-process levererar information, använder applikationer och är i behov av infrastruktur och människor. Enligt PMI:s (Project Management Institute) definition är en projektportfölj en samling projekt, program och annat relaterat arbete som hanteras av en gemensam ledningsfunktion för att främja en effektiv styrning mot de strategiska målen.

Planeringsunderlag för projektet IT-strategiska insatser 2010-2011 intern 600 2010 extern 750 2011 tim kostnader tim kostnader totalt Område int ext timmar övrigt int ext timmar övrigt 2010 2011 1.IT och lärande 0 0 0 0 1.1 Utveckling av it-stödet för lärmiljöer 0 0 0 0 2.Mobilitet 170 102 000 1150 690 000 102 000 690 000 2.1 Förstudie mobila tjänster 160 96 000 0 96 000 0 2.2 Personal Information Management (PIM) 83 49 800 0 49 800 0 3.Sociala medier 0 0 0 0 1.1 Utredning 0 0 0 0 4.Konstnärligt campus 400 240 000 0 240 000 0 4.1 Skärmar 0 0 0 0 4.2 Fotostudio 0 0 0 0 4.3 Portofolio 0 0 0 0 4.4 Digitala utställningar 0 0 0 0 5.Effektiv användning av it-resurser 0 0 0 0 5.1 Enterprice architecture 800 300 705 000 250 000 1200 500 1 095 000 100 000 955 000 1 195 000 5.1.1 applikationsportfölj 200 120 000 150 90 000 120 000 90 000 5.1.2 projektportfölj 150 90 000 186 111 600 90 000 111 600 5.2 Servicenivåhantering, tjänstekatalog 200 120 000 0 120 000 0 5.3 Software Asset Management 0 300 180 000 0 180 000 6.Support 0 0 0 0 Etablering av support - En ingåmg 0 0 0 0 7.Säkerhet 0 0 0 0 7.1 Katastrofplan för lösenordshantering 80 48 000 0 48 000 0 7.2 Säkerhetsanalys av identitetshanteringen 20 120 102 000 0 102 000 0 7.2 Informationssäkerhetspolicy 80 48 000 0 48 000 0 7.3 Backup / arkivering 330 198 000 330 198 000 198 000 198 000 8.Standadisering 0 0 0 0 8.1UmU datorn, standarddator 0 0 0 0 9.Infrastruktur/ arkitektur 0 0 0 0 9.1 Implementering av infrastrukturlösningar 60 600 486 000 0 486 000 0 9.2 Trådlöskommunikation - utomhusmiljö 0 0 0 0 9.3 Trådlös nättillgång kommun, landsting 0 0 0 0

9.4 Strategi och utrullning av Eduroam 0 0 0 0 10.Kompetensutveckling 0 0 0 0 10.1 Seminarium & aktiviteter för institutionerna 0 50 000 0 50 400 50 000 50 400 11.Kvalitetsarbete 0 0 0 0 11.1 Kurs 0 0 0 0 11.2 Kvalitetsgranskningar av projekt 160 120 000 20 000 160 120 000 140 000 120 000 11.2 Kvalitetsplan 200 120 000 35 200 200 80 180 000 185 000 155 200 365 000 summering 1180 2 644 800 355 200 3516 740 2 664 600 335 400 3 000 000 3 000 000 3 000 000 3 000 000