Åtgärdsförslag för arkivering av kursmaterial från Blackboard 8

Åtgärdsförslag för arkivering av kursmaterial från Blackboard 8 Skrivet av: Martin Östlund, ordf. IT-gruppen, DFM Senast ändrad: 20121127 (MÖ) Referenspersoner som vidtalats: Daniel Andersson, ITK-pedagog, KV; Pehr-Henric Danielsson, ITK-pedagog, PPI; Marine Karlsson, IT-avdelningen/Moodle-projektet; Stefan Petersson, IT-samordningsansvarig, DFM; Stefan Sahlin, arkivarie; Martin Willander, amanuens KV; Daniel Virdung, Blackboardkunnig ITavdelning Bakgrund Blackboard är fram till planerad övergång till Moodle HT-13 den universitetsgemensamt supportade lärplattformen vid Lnu (se rektorsbeslut LNU2011/86). Blackboard finns i två versioner: Blackboard CE8 och Blackboard 9.1. Licenser för Blackboard 8 går ut 20121231 och för Blackboard 9.1 är motsvarande datum 20131231. När licens gått ut så finns ingen möjlighet att komma åt kursmaterial via plattformen (det finns dock möjlighet att söka direkt i databas). Vi är som lärosäte skyldiga att arkivera visst kursanknutet material och en del sådant material kan finnas enbart lagrat i lärplattformen. Detta material behöver således extraheras och sparas undan innan licenserna går ut. Riktlinjer har sammanställts av arkivare och förmedlats via medarbetare.lnu.se (16 maj samt 26 september) samt e-post 24 oktober samt 19 november till IT-pedagoger på institutionerna för vidare förmedling till ansvariga på institutionen. I detta dokument finns beskrivet vilka typer av material som bör sparas och det ges specifika instruktioner om vart materialet ska läggas. Syfte med aktuellt PM I detta dokument beskrivs i konkreta termer vilket innehåll från Blackboard 8 som behöver sparas undan innan licens går ut 20121231 för kurser som hållits av DFM och de avdelningar som nu ingår i DFM för att möta de arkiveringskrav som ställs på oss som lärosäte. Avgränsningar: Notera att detta dokument enbart behandlar frågan om vilket material som skall arkiveras. Kursmaterial som bör sparas av andra skäl än för att uppfylla arkiveringskrav behandlas ej här. Ej heller behandlas frågan om sådant material som är knutet till kurs där Blackboard 8 har använts, men som har lagrats utanför Blackboard 8. Åtgärdsförslaget behandlar enbart Blackboard CE8, ej andra versioner av Blackboard (Blackboard 9.1). Vad ska bevaras

Direktiv för vad som bör bevaras behandlas i skrivelse från arkivare Johan Sahlin [1]. Där beskrivs förekommande handlingstyper och hur länge de ska bevaras. Nedan (se tabell 1) återges denna uppställning med tillägg av två tillkommande kolumner, en med förtydligande av betydelse och en med en konkretisering av vad som behöver sparas i aktuellt sammanhang. Kolumner Handlingstyp, Gallring/bevarande och Anmärkning återges utan förändring från originalet. Tabell 1. Riktlinjer för hantering av handlingar i Blackboard 8 (från [1]) med tillägg av kolumner Förtydligande och Konkretisering. Handlingstyp Gallring/ bevarande Anmärkning Förtydligande Konkretisering Betygsunderlag Bevaras tills vidare Dokumentation kring studenters prestation utöver det som dokumenteras i Ladok, t ex rättningsprotokoll. Alltså ej underlag i betydelsen redovisat material, utan enbart sammanställningar som beskriver presentation. Skall sparas enbart om dokumentationen ej finns i annan form, t ex i Ladok eller i dokument som lagras på plats utanför Blackboard. Examinationsuppgifter Bevaras Provformulär, labbar osv. Avser enbart uppgifter som är examinationsgrundande. Och det är bara uppgiftsbeskrivningen som behöver bevaras (för inlämnade studentarbeten se se Tentamen och andra uppgifter nedan). Uppgiftsbeskrivningar till uppgifter som är examinationsgrundande ska sparas. Kursvärderingar Sammanställningar bevaras Enbart sammanställningar bevaras. Underlag i form t ex enkät eller innehåll i diskussionsforum behöver ej bevaras. I den mån sammanställningar enbart finns lagrade i Blackboard 8 så ska de sparas. Tentamen och andra uppgifter utförda av student Får gallras 2 år efter betygsättning Alla examinationsgrundande inlämningsuppgifter som student har lämnat in ska bevaras i två år. I den mån t ex diskussionsforum, meddelandefunktion eller andra funktioner eller former av kommunikation har använts för examinationsgrundande bedömning så ska de också bevaras i två år. I den mån examinationsgrundande uppgifter av typ skriven tentamen och inlämnade uppgiftslösningar enbart finns lagrade i Blackboard så ska de sparas för kurser där det har gått mindre än två år sedan betygsättning. Om diskussionsforum eller andra funktioner i Blackboard 8 använts för examinationsgrundande bedömning så ska de också sparas. Då diskussionsforum anonymeriseras vid export så sparas dessa lämpligtvis ned i pdf-format. Utbildningsmaterial Bevaras Kompendier, föreläsningsmat erial osv. Utbildningsmaterial omfattar allt material oavsett medieform som har använts i kursen. Det innebär att material som publicerats på lärplattform som dokument, bilder, film Utbildningsmaterial i form av dokument som kan anses tillhöra kurslitteraturen sparas undan. I den mån annat material som finns i Blackboard 8 kan sparas undan utan att

eller annan form ska bevaras. Här får dock en bedömning göras om vad som är rimligt att spara - och att man då gör en jämförelse med vilket material som sparas för kurs där man inte använder lärplattform och inte spelar in föreläsningar. det innebär orimligt merarbete sparas också detta ned. Inspelningar från föreläsningar föreslås att de ej sparas (av utrymmesskäl) och det gäller även om de enbart finns i Blackboard 8 (notera att det finns goda anledningar att spara sådant material av andra skäl - här behandlas enbart vad som ska arkiveras). Utförda och planerade centrala åtgärder Moodle-projektet och IT-avdelningen har undersökt möjligheterna att exportera ut allt kursmaterial från Blackboard 8 och importera det till Blackboard 9. Detta arbete planeras att utföras under december månad. Allt material följer dock inte med vid export. Innehåll i diskussionsforum anonymiseras och samma sker för privata meddelanden; och svar på frågeformulär i Blackboard 8 följer eventuellt inte med (denna uppgift behöver bekräftas). Det kan också finnas annat material som inte följer med eller vars innehåll anonymiseras vid export. Det är oklart om lärarbehörigheter följer med vid export och eventuellt måste därför behörigheter sättas manuellt för varje kurs, men det är en hanterbar adminstrativ uppgift. I och med att exporten sker gradvis under december månad och kan antas vara färdig först mot slutet av månaden så kommer tiden att vara knapp om det visar sig att exporten inte fungerat som avsett. Det finns dock ingen anledning att tro att så skulle ske, förutom vad gäller angivna restriktioner kring vissa typer av material. Vidare kommer databasen att bevaras för Blackboard 8 och utläsning kan ske från denna om det skulle behövas. (För Blackboard 8 lagras innehållet i en MSQL-databas och då Lnu har fördelaktiga licensavtal för denna så kan databasen fortsätta att användas - detta i motsats till Blackboard 9.1 där en Oracle-databas används för vilken man planerar avsluta licensavtalet samtidigt som den avslutas för Blackboard 9.1). I och med att allt kursmaterial kommer att överföras från Blackboard 8 till Blackboard 9.1 så behöver enbart sådant material som inte följer med vid överföringen mellan dessa två system sparas undan i detta steg. Vidare är det enklare att exportera material från Blackboard 9.1 för arkiveringsändamål (givet av möjlighet att exportera ut innehåll till arkiveringsvänligt XMLformat), vilket tillsammans med att man har allt material samlat i en plattform istället för två förenklar arkiveringsarbetet. Man får då också mer tid på sig att ta fram centrala och/eller lokala lösningar för hur man ska hantera arkiveringsfrågan. Exempel från andra institutioner På olika institutioner hanterar man frågan om arkivering av material från Blackboard olika. Inget försök har gjorts för att dokumentera hur olika institutioner hanterar uppgiften, varken från centralt håll eller som del i aktuellt underlag. Några exempel som man för fram som goda är hur man gjort på PPI och hur man gjort på KV. På PPI så har man tagit fram en manual för hur arbetet ska gå till och man gör resurser tillgängliga för lärarna för att hjälpa dem att arkivera examinationsgrundande material från och med VT2011. Huvudansvaret ligger dock på den enskilde lärararen att identifiera vilket material som ska sparas undan och att utföra arbetet.

På KV låter man en amanuens utföra arbetet och han har gått igenom samtliga kurser från VT2011 och framåt manuellt och sparar ned allt material som är examinationsgrundande. Det finns stora skillnader mellan hur man har använt kursplattformen för examinationsgrundande aktiviteter och det kan ta alltifrån 10 minuter till 10 timmar att spara undan allt material. Man räknar med att den total arbetsinsatsen kommer att uppgå till mer än 3 veckors heltidsarbete i och med att alla kurser måste gås igenom manuellt och materialet märkas upp manuellt med namn på studenter och kurskoder. För de kurser som är mest tidskrävande så har man använt sig av diskussionsforum för redovisning av uppgifter. Förslag på åtgärder 1. Inventering av kurser 2. Identifiera material som behöver sparas 3. Extrahera material från Blackboard 8 4. Spara material på lämplig plats Inventering: En inventering bör göras över vilka kurser som finns i Blackboard 8. Marine Karlsson, IT-avdelningen har sparat samtliga beställningar av kursrum som inkommit för Blackboard 8. De finns i papperformat ordnade efter institution och kurs. Beställningarna innehåller namn på ansvarig lärare, institutionstillhörighet, datum och annat. En sammanställning bör göras där dessa uppgifter förs över till digitalt dokument, förslagvis ett excel-dokument. I och med att Blackboard har använts längre bak i tiden än senast tidigare omorganisation, så bör inventeringen omfatta samtliga kurser som bedrivits av institution eller avdelning som ingår bland DFM:s nuvarande avdelningar. I arbetet med att hantera material från Blackboard 9.1 (inklusive det material som förs över från Blackboard 8) så kommer det inbegripa samtliga institutioner som ingår i fakulteten, men för det arbetet som genomförs före utgången av 2012 så begränsas detta till avdelningar som ingår i DFM. Identifiera material som behöver sparas: Efter avslutad inventering föreslås att en genomgång av kurserna görs i syfte att göra en rimlighetsbedömning för hur mycket material som behöver sparas utöver det material som överförs till Blackboard 9.1. Det här arbetet bör utföras av någon som är förtrogen med hur Blackboard används praktiskt för att genomföra kurs, alternativt att sådan person finns tillgänglig som resursperson. Det är i första hand betygsunderlag och examinationsgrundande material som behöver hanteras eftersom andra typer av material förs över till Blackboard 9.1 och därifrån kan exporteras ut till zip-filer vid senare tillfälle. Betygsunderlag är sådant material som dokumenterar studentens prestation utöver det som dokumenteras i Ladok, dvs som fungerar som underlag för att sätta betyg eller på annat sätt dokumentera studentens prestation (det är alltså inte inlämningsuppgifter och prov utan enbart sammanställningar och noteringar kring studenternas prestationer på examinationsgrundande aktiviteter). Särskild uppmärksamhet bör ges Inlämningsuppgifter och Studieresultat som kan (men behöver inte) finnas som menyalternativ under Lärarverktyg. Detta underlag behöver sparas om det bara finns lagrat i Blackboard. Betygsunderlag av detta slag ska bevaras utan tidsbegränsning, men en rimlig brytpunkt är att använda samma

tidsperspektiv som för examinationsgrundande material. Troligtvis så lagras denna typ av material enbart i Blackboard i begränsad omfattning (eller möjligtvis inte alls). Allt material kommer visserligen att föras över till Blackboard 9.1, men det anonymiseras i processen. Att det anonymiseras påverkar inte utbildningsmaterial, men för examinationsgrundande material så behöver man givetvis kunna koppla det till person. Examinationsgrundande material består i första hand av tester som utförts i Blackboard och inlämningsuppgifter som redovisats i Blackboard. Allt examinationsgrundande material som enbart finns lagrat i Blackboard ska sparas undan för kurser som hållits de senaste två åren. Det kan förekomma andra typer av examinationsgrundande material som t ex innehåll i diskussionsforum eller personlig kommunikation via meddelandefunktion eller liknande. När det gäller andra typer av examinationsgrundande material än inlämningsuppgifter så kan kursplanerna kanske användas för att göra en bedömning i vilken mån man behöver spara annat typ av material. Sådant material ska också sparas om den enbart finns lagrad i Blackboard 8. Då brytpunkten för gallring definieras som två år efter betygssättning så behöver enbart kurser från VT2011 och senare kontrolleras (eventuellt sätter man en säkerhetsmarginal och också tar med HT2010 för att vara på säkra sidan). Tillgång till kurssidor: För att få tillgång till kurssidor för kurserna så behöver det användarkonto som man använder läggas till för varje kurs (det finns inget allmänt adminkonto som kan användas för detta ändamål). Enklast är att begära tillgång till samtliga kurser som identifierats vid inventeringen - alltså alla kurser som har haft ett kurstillfälle VT2011 eller senare. IT-avdelningen hjälper till med att lägga till nödvändiga behörigheter. Extrahera material från Blackboard 8: För varje kurs som är nyare än brytdatum sparas betygsunderlag (om den enbart finns lagrad i Blackboard) och examinationsgrundande material ned till avsedd plats på S: (se nedan gällande förslag för namnsättning och katalogstruktur). Ett alternativ är att exportera ut alla filer. Det kanske är enklare att ta med allt material än att välja ut vissa typer av material. För kurser där man har identifierat ett behov av att spara undan också andra typer av innehåll så får en särskild insats göras för dess. För diskussionforum sparas aktuella sidor ned en i taget som pdf-dokument alternativt att man använder en screen capture-programvara (t ex snag-it). Liknande hantering fungerar troligtvis också för andra typer av material. Detta arbete behöver alltså utföras manuellt för varje kurssida. Export sker via admingränssnittet genom att filer flyttas över till användarens katalog. Export läggs i kö och det kan ta upp till ett dygn innan filerna hamnar på utpekad plats. Filerna kan inte laddas ner direkt från export-sidan utan de laddas ner från användarens katalog istället. Det är alltså en två-stegsprocess där först filerna exporteras till användarens katalog och sedan sparas ned på S:. Spara material på lämplig plats: Extraherat material ska sparas i utpekad katalog (mapp) på S: - S:\gemensamt\Arkiv\Blackboard 8\Institution\kurskod, dvs för DFM blir det S:\gemensamt\Arkiv\Blackboard 8\DFM. Lämpligt är att lägga upp en katalog för varje kurs som tas fram vid inventeringen. Innehåll kan sedan sparas till denna katalog och varje lärare kan sedan komplettera med material om så behövs. Begäran ska göras till IT-avdelningen med lista på vem som ska ha behörighet att skriva till katalogen och vem som ska ha behörighet att läsa

innehållet. Om lärare ska ges tillgång till katalogerna så behöver anges. Enklast är om man ger behörighet till samtliga lärare inom DFM (förutsatt att det inte finns särskilda anledningar att begränsa behörighet för vissa kurser). I katalogen sorteras materialet under kurskod (i katalog med kurskoden) och sedan kurstillfälle i underkatalog till kurskatalogen. Kurstillfälle namnges med termin och årtal. Exempel: för kurs 1LL101 som har körts vid två tillfällen HT2011 och HT2012 har man katalogen 1LL101 som innehåller två kataloger med namnen HT2011 och HT2012 (vid behov kan ordningstal också läggas till, t ex HT2011_1 och HT2011_2 om det har varit flera kurstillfällen under samma termin). Då materialet som lagras här består av en delmängd av kursinnehållet (övriga delar har exporterats till Blackboard 9.1) så kan det vara lämpligt att lägga till en textfil i aktuell katalog med en beskrivning av vad som sparats här om detta inte framgår av namnsättningen på filerna. Ge denna fil namnet readme.txt. Information till lärare Lärarkåren bör informeras om planerade åtgärder. Dels för att hålla dem informerade och också för att ge dem en möjlighet att nominera kurser som bör tittas närmare på och att fylla på med material för sådant som finns utanför Blackboard om man vill samla allt material på samma ställe eller om det är material som finns i Blackboard på ställen som inte hanteras vid genomgång. Vid behov så kan också kontakt tas med kursansvarig lärare. Kursansvarig lärare bör informeras om att material från Blackboard har sparats undan, men det kan ske i form av gemensamt utskick med lista på kurser. Utskick sker i lämplig form (t ex via medarbetare i kombination med e-post med kortfattad beskrivning och länk till inlägg på medarbetare). Med föreslagna åtgärder så bör täckningsgrad vara rimligt god även utan insats från lärare. Det är dock viktigt att lärarna är informerade om att frågan hanteras av institutionen och att lärarna har möjlighet att säga till om det är någon kurs som de vet innehåller material som ska bevaras utöver den typ av material som angivits. Nästa steg - Blackboard 9 och framtidsperspektiv Aktuellt dokument beskriver åtgärdsförslag för Blackboard 8. Om ytterligare ett år så kommer Blackboard 9.1 att avvecklas och vi bör påbörja planeringen för att hantera denna händelse - och då ska också det material som exporterats från Blackboard 8 tas om hand för långtidslagring. Vi bör också se över rutiner allmänt för arkivering av kursmaterial, oavsett vilken lärplattform som används och även om lärplattform inte används så att vi uppfyller arkiveringskraven för samtliga kurser och hjälper kursansvariga att följa reglerna utan att det blir alltför besvärligt. Det finns ett pågående nationellt projekt där man behandlar arkiveringsfrågor och säkert är att det kommer att ställas hårdare krav framöver på lärosäten vad gäller arkiveringsrutiner. Rekommendationen är därför att förutom att så tidigt som möjligt påbörja planeringsarbetet för arkivering av innehåll från Blackboard 9.1, att också följa och delta i utvecklingen av rutiner för arkivering som behandlas i delprojekt Arkivering i Moodle-projektet och verka för att det finns goda rutiner för arkivering för allt kursrelaterat material oavsett om man använder lärplattform eller ej och då också tar med andra lärhjälpmedel som andra lärplattformar (nu och i framtiden);

och kommunikations- och dokumentationshjälpmedel som Skype, Adobe Connect, Google Docs och liknande vars innehåll behöver bevaras om det är att beteckna som utbildningsmaterial eller är examinationsgrundande. Referenser: [1] Riktlinjer för hantering av handlingar i Blackboard 8. Johan Sahlin, Arkivarie, Rektors kansli.