Instruktion 1. Medarbetarsamtalet Medarbetarsamtalet hålls minst en gång per år med samtliga anställda. Samtalet förbereds och genomförs enligt bilagorna 1-5 (ingår i detta dokument). Dokumentationen av samtalet förvaras av ifrågavarande chef och den anställde. Låt oss redan från början slå fast att samtalet skall genomföras minst en gång per år och att samtalen är en av flera ordinarie arbetsuppgifter och måste därför planeras in i den operativa verksamheten. Vi får aldrig ersätta de dagliga löpande samtalen med medarbetarsamtalet. Förutom det obligatoriska medarbetarsamtalet bör vid behov genomföras ett strukturerat uppföljningssamtal mellan fyra till sex månader efter medarbetarsamtalet. Resultatet dokumenteras på ett s.k. mål- och utvecklingskontrakt (bilaga 3) på respektive blankett Anteckningar vid medarbetarsamtal (bilaga 4). Kontraktet skall undertecknas av medarbetare och chef. TVISTRRRR! Den beskrivande allmänna delen är kompletterad med två checklistor (bilaga 1 resp. 2), en för medarbetaren och en för chefen samt en stödblankett (bilaga 5). Det är viktigt att understryka att värdet och därmed resultatet av samtalet är ett gemensamt ansvar för såväl chef som medarbetare. Den allmänna delen är indelad i följande avsnitt: Syftet med samtalet Förberedelser inför samtalet Genomförande av samtalet Genomförande av beslutande åtgärder/uppföljning. 2. Syftet med samtalet är att Det skall fungera som ett verktyg för chefer och medarbetare i arbetet med att följa upp, planera och utveckla såväl individ som uppgift. Diskutera medarbetarens arbetsresultat under den gångna perioden i förhållande till tidigare överenskommelser. Utifrån företagets och avdelningens kort- och långsiktiga planer och mål ge medarbetaren en möjlighet att ostört diskutera, påverka och besluta om medarbetarens egna mål och dennes arbetssituation för det framförliggande året. Utreda, diskutera och besluta om åtgärder beträffande det utvecklingsbehov som eventuellt uppstår vid jämförelse mellan krav kopplade till framtiden och nuvarande kompetensnivå. Diskutera arbetsmiljöfrågor i vid mening, dvs. ur fysiska, psykiska och sociala aspekter. Upprättad av Reviderad av Fredrik Lambert-Olsson HF Godkänd av Version Godkänd datum Fredrik Lambert-Olsson 03 2010-03-25 Medarbetarsamtal_v04 Sid 1 av 8 mall: Tomt_dokument_PIAB_v02.dot
3. Förberedelser En absolut förutsättning för att kunna genomföra ett bra medarbetarsamtal är att det finns en balans i samtalet, vilket bl.a. kräver att såväl chef som medarbetare är väl förberedda. Hjälpmedel när du tänker igenom och förbereder samtalet är dels denna beskrivning dels bilagda checklista. Det är chefens ansvar att ta initiativ till att boka in tid för samtalet. Detta bör göras i så god tid i förväg att det verkligen finns tid till förberedelser. Vi vet av erfarenhet att medarbetarsamtalet oftast tar flera timmar att genomföra, naturligtvis olika beroende av vilken situation man befinner sig i. Avsätt alltså tillräckligt med tid! När tid och plats bestämts, tänk då på att samtalet måste få genomföras ostört, fritt från telefoner och besök. Ibland kan valet av plats ha stor betydelse för hur informellt och avstämt samtalet blir. När du förbereder samtalet kan det vara vettigt att använda sådant som Verksamhetsplaner och operativa planer Gällande mål- och utvecklingskontrakt Tidigare anteckningar vid medarbetarsamtal (uppföljningar) 4. Genomförandet Bestäm er tidigt för av vem och hur anteckningar skall föras. Erfarenheten visar att det i regel räcker med stolpanteckningar som efter samtalet kan kompletteras och förtydligas samt föras över till Mål- och utvecklingskontraktet. Ett bra tips i sammanhanget är att låta medarbetarna ta ansvar för dokumenteringen som sedan gås igenom under det korta avstämningsmöte man bör ha några dagar efter medarbetarsamtalet. Fördelen med att boka in ett avstämningsmöte är att det många gånger dyker upp frågor efter medarbetarsamtalet. Det är redan från början en avgjord fördel om medarbetaren känner den tryggheten att om han/hon missar något, finns det en chans till. Det är dessutom inte ovanligt att medarbetarsamtalet utvecklar sig något annorlunda i förhållande till förväntningarna vilket också kan leda till en del nya frågeställningar som kan ventileras under avstämningsmötet. Men i många fall är det nog så att avstämningsmötet begränsas till en genomgång av dokumentationen från medarbetarsamtalet vilken vid detta tillfälle skall vara klar. I slutet av medarbetarsamtalet bör ni ställa er frågan hur ni upplevt samtalet, vilket i sig är ett led i utvecklingen av relationen er emellan. 4.1. Genomförandet av beslutade åtgärder/uppföljning Här har vi sannolikt den viktigaste delen av utvecklingsprocessen. Beslut som tas under samtalet om att genomföra olika typer av åtgärder måste resultera i aktiviteter som följs upp. Det är viktigt att ni, så långt som möjligt, redan under samtalet bestämmer tidpunkt för när saker skall inträffa. Ibland kan en åtgärd bestå av flera steg och kan då behövas följas upp löpande. Med andra ord: Koppla ihop medarbetarsamtalen och kalendern! Förutom den uppföljning som är kopplad till enskilda åtgärder bör chef och medarbetare boka in ett mer strukturerat uppföljningssamtal ca fyra till sex månader efter medarbetarsamtalet. Kom ihåg att det finns inga blanketter eller PM som kan ersätta en bra och personlig relation! Medarbetarsamtal_v04 Sid 2 av 8
Bilaga 1 Att tänka på för dig som chef Allmänt Det är du som har ansvar för att samtalet blir av och att minst ett samtal med varje medarbetare genomförs varje år. Tro inte att du hinner eller orkar med mer än ett samtal per dag. Tänk på att du är tillgänglig i anslutning till att samtalet genomförts. Förtroendet för dig som person och chef är kopplat till hur samtalet genomförs och i vilken grad ni tillsammans når de resultat ni kommit överens om. Tänk på att relationer i längden vinner på rak och ärlig kommunikation. Förberedelser Gå noggrant igenom medarbetarens ansvarsområden och dina förväntningar på resultat (mål). Fundera igenom målsättningar för medarbetarens olika arbetsuppgifter under den framförliggande perioden och hur högt du som chef vill lägga ribban. Vad i medarbetarens beteende anser du vara positivt och konstruktivt? Vad i medarbetarens beteende anser du vara mindre konstruktivt? Vilka är medarbetarnas styrkor och svagheter? Hur tycker du att samarbetet mellan er fungerar? Tror du att medarbetaren är nöjd med den stöttning du ger i det dagliga arbetet? Fråga! Hur upplever du att medarbetaren fungerar tillsammans med övriga i arbetsgruppen? Hur ser du på medarbetarens närmaste framtid? I vilken grad påverkas medarbetaren av de förändringar som är beslutade eller som sannolikt kommer att genomföras? Vilka behov av kompetensutveckling ser du? utbildningar träningar eller erfarenhetsutbyten Medarbetarsamtal_v04 Sid 3 av 8
Bilaga 2 Att tänka på för dig som medarbetare Allmänt Du har rätt till minst ett medarbetarsamtal per år. Du har lika stort ansvar som din chef för att samtalet blir bra. En förutsättning för ett bra samtal är att man är förberedd. Förberedelser Gå noggrant igenom dina ansvarsområden, dina arbetsuppgifter och hur väl du lyckats nå de mål som tidigare satts. Hur tycker du rent allmänt att det fungerar under det senaste året? Hur trivs du med dina arbetsuppgifter och arbetskamrater? Anser du att ditt ansvar i olika delar ligger i nivå med dina befogenheter? Tycker du att du får den stöttning som du behöver från din chef? Hur upplever du att du fungerar tillsammans med övriga i arbetsgruppen? Hur ser du på din närmaste framtid? Fundera över hur du ser på målsättningarna för dina arbetsuppgifter för den framförliggande perioden. Vilka behov av kompetensutveckling ser du? utbildningar träningar eller erfarenhetsutbyten Vad vill du på lite längre sikt? Medarbetarsamtal_v04 Sid 4 av 8
Bilaga 3 Mål- och utvecklingskontrakt Upprättat mellan och 1. Mål för det närmaste året a) företagsfokuserade mål b) personliga utvecklingsmål 2. Väsentliga aktiviteter det närmaste året 3. Personlig utveckling på 2-3 års sikt Chef Medarbetare Medarbetarsamtal_v04 Sid 5 av 8
Bilaga 4 Anteckningar vid medarbetarsamtal Upprättat mellan och 1. Avstämning av måluppfyllelse 2. Starka sidor/sidor att förbättra 3. Övrigt Chefen undertecknar anteckningarna. Medarbetaren kommenterar sedan chefens noteringar och/eller, genom att underteckna, bekräftar att anteckningarna delgivits honom/henne. Chef Medarbetarens kommentarer Medarbetare Medarbetarsamtal_v04 Sid 6 av 8
Bilaga 5 Stödblankett för diskussion av arbetsprestationer, starka och svaga sidor Mycket bra 4 Bra 3 Kan förbättras 2 Måste förbättras 1 Egna initiativ och självständighet Resultat och måluppfyllelse Noggrannhet Problemlösning Samarbete Personalledningsförmåga Flexibilitet Kreativitet och idérikedom Analytisk förmåga Planeringsförmåga Delegeringsförmåga Organisationsförmåga Stresstålighet Servicekänsla Affärsinriktning. Tar och behåller värdefulla kontakter Ekonomi. Tar betalt och håller igen på utgifter Särskilda insatser som förbättrat företagets lönsamhet Kunskapsnivå inom arbetsområdet Administrativ förmåga Ambitionsnivå Utveckling av andra Kommunikation - skriftlig Kommunikation - muntlig Medarbetarsamtal_v04 Sid 7 av 8
Dokumentändringsinformation v01 Första versionen v02 Okänt (gjordes i gamla Q-systemet) v03 Hela instruktionen flyttad till nya Q-systemet, och till nya dokumentmallen. Gjorts förtydligande om undertecknandet av Bil 4. v04 Tillägg TVISTRRR under punkt 1 Medarbetarsamtal_v04 Sid 8 av 8