6. Kommersiella villkor, tjänster

Förfrågningsunderlag 2011-04-29 Upphandlingsansvarig Växjö kommun Eddie Salgado Upphandling Företagshälsovård U-11-15 Sista anbudsdag: 2011-05-30 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 6. Kommersiella villkor, tjänster 6.1 Allmänna avtalsvillkor 6.1.1 Definitioner I detta avtal avses med; Köpare: Säljare: Beställare; person/enhet/förvaltning som beställer produkter Kund: Ändra Produkt: företagshälsovårdstjänster 6.1.2 Avtalstid Detta avtal gäller från och med 2012-01-01 till och med 2014-12-31. Köparen har rätt att begära av Säljaren att avtalet skall förlängas på oförändrade villkor från och med 2015-01-01 till och med 2015-12-31. Skriftlig begäran om förlängning skall ske av Köparen till Säljaren senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägning. 6.1.3 Omfattning Avtalet avser kommunens behov av företagshälsovård enligt kravspecifikationen. Säljaren skall: Vara ett stöd för att arbetsgivare och anställda ska kunna ta sitt ansvar för arbetsmiljön Ha god kunskap om kommunal verksamhet Arbeta konsultativt och i dialog formulera behov uppdrag och tjänster Besitta specialutbildning inriktad på företagshälsovård Företagshälsovården skall inom ramen för priset för baspaket tillhandahålla följande tjänster: Medverkan i rehabilitering i form av medicinsk bedömning och behandling samt deltagande i Sida 1 av 8

rehabiliteringsträffar i individärenden, inklusive rutiner för kortidsfrånvaro. Rådgivning för chefer och arbetstagare. Vid arbetsrelaterade besvär inledande behandling, och fortsatta insatser efter överenskommelse med närmast chef. Telefonrådgivning, vardagar 8-16. Med inledande behandling avses 1-3 tillfällen som behövs för att bedöma nödvändiga insatser. Följande tilläggstjänster skall kunna tillhandahållas: Behandling vid arbetsrelaterade besvär. Lagstadgade kontroller av nattarbetare vart femte år och övriga eventuellt tillkommande föreskrivna undersökningar enligt nya myndighetsbeslut eller ny lagstiftning. Erbjudande till skiftgående personal där nattarbete ingår om kontroll av nattarbetare vart femte år. Faeces-prov för personal som hanterar livsmedel. Arbetsförmågebedömning (bedömning av arbetsförmåga i förhållande till arbetstagares ordinarie arbetsuppgifter). Arbetsplatsbesök, arbetsmiljö- och ergonomironder, kartläggning av arbetsmiljön kompletterad med tekniska mätningar och/eller psykosociala enkäter samt uppföljning av vidtagna åtgärder, adjungering till arbetsmiljökommittéer vid behov. Öppen mottagning med företagssköterska på arbetsplatser. Stöd vid alkohol- eller drogrelaterade besvär hos anställda, både vid akutläge (samma dag) i form av omhändertagande och testning mm samt samtal/terapi vid behandling på sikt. Professionellt stöd till grupp eller enskild vid psykosociala problem, kris på arbetsplatsen och i förändringsarbete, exempelvis vid organisationsförändringar Utbildning i t ex. lyftteknik, ergonomi, stresshantering och tobaksavvänjning. Stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet inkl. deltagande i arbetsmiljökommittér /samverkansgrupper vid behov. Under avtalsperioden kan behov av ytterligare former av rörliga tjänster tillkomma. Vid förändring av säljarens tjänster eller tjänstens egenskaper eller annat som kan ha betydelse för Köparen skall detta skriftligen meddelas till den för avtalet ansvarige upphandlaren på Upphandlingsavdelningen, Växjö kommun, för godkännande av kommunen. 6.1.4 Uppdragets genomförande Säljaren skall vid uppdragets genomförande visa den skicklighet och den omsorg som förutsatts vid avtalets ingående. Säljaren skall i allt visa den kompetens och noggrannhet som krävs och i övrigt biträda köparen med lojalitet och bästa förmåga. Samråd skall ske mellan parterna i den omfattning som krävs för uppdragets genomförande. Säljaren är skyldig att utan dröjsmål till Köparen anmäla behov av ekonomiska resurser, material, arbete eller medhjälp som inte ingår i uppdraget eller vid ändring i direktiv. Köparens skriftliga godkännande skall föreligga innan åtgärd vidtas. Säljaren får icke av annan än Köparen mottaga eller hämta direktiv för uppdragets genomförande i vidare utsträckning än vad Köparen bestämmer. Om levererade tjänster från Säljaren inte uppfyller godtagbar kvalitet skall Köparen ersättas med nya tjänster utan kostnad för köparen. 6.1.5 Förbehåll kvantitet Köparen förbinder sig inte att avropa viss bestämd kvantitet. I förfrågningsunderlaget angivet värde är baserat på för Köparen tillgänglig statistik och skall endast ses som uppskattningar av framtida avrop. Säljaren och Köparen har dock rätt att ta upp förhandlingar om prisjustering på framtida avrop i det fall upphandlingsvärdet avsevärt skulle förändras mot i förfrågningsunderlagets uppgivet värde. 6.1.6 Statistik Säljaren skall i möte med respektive kommun tre gånger per år, kostnadsfritt lämna uppgift Sida 2 av 8

till Köparen om försåld mängd tjänster specificerat på respektive område. Statistiken skall också överlämnas via datafil, t ex i Excelformat. 6.1.7 Igångssättningsskedet Säljaren skall utse en särskild kontaktperson och i övrigt komma överens med kommunens kontaktperson vilka rutiner som gäller från avtalsstart. 6.1.8 Informationsansvar Säljaren har informationsansvaret till samtliga kunder vid förändringar såsom omläggning av beställningsrutiner, strukturförändringar inom företaget och dylikt. Informationen skall ske i god tid, dock senast 60 dagar före ikraftträdandet. 6.1.9 Beställningsrutiner Köparens önskemål om beställningsrutiner skall i möjligaste mån infrias. 6.1.10 Option Köparen har möjlighet att under avtalsperioden avropa ytterligare tjänster till avtalets villkor. 6.2 Ekonomiska villkor 6.2.1 Ersättning Samtliga priser skall anges netto exklusive moms och på fakturor skall momsandelen anges separat. Samtliga priser både på baspaket och på tilläggstjänster skall vara fasta till och med 2012-12-31. Prisjusteringar får därefter ske årligen. För att sådan prishöjning skall kunna ske, skall framställan görs därom senast 30 dagar före datum för justering. Säljaren skall visa på faktiska kostnadsförändringar, vilka inte får vara orsakade av Säljaren. Prishöjningar skall vara väl dokumenterade/verifierade och skall godkännas av Köparen. Retroaktiva prishöjningar godkännes ej. Om överenskommelse därvid ej kan träffas, har båda parter rätt att med 60 dagars varsel skriftligen säga upp avtalet med senast överenskomna pris gällande under uppsägningstiden. Debitering får ske för varje påbörjad halvtimme, dock ej telefonrådgivning, då faktisk tid debiteras, i de fall det inte ryms inom ramen för baspaketet. Eventuella kostnader för laboratorieundersökningar, röntgen, vacciner och liknande kostnader betalas av Köparen.. Uteblivna besök som inte har avbokats senast en arbetsdag i förväg debiteras. 6.2.2 Betalningsvillkor Ersättning erläggs månadsvis i efterskott, senast 30 dagar efter godkänd fakturas ankomst och leveransgodkännande. Av fakturan skall tydligt framgå för vilka tjänster ersättning begärs och hur det begärda ersättningsbeloppet beräknats. Betalning sker i svenska kronor (SEK). 6.2.3 Fakturering Lessebo kommun Lessebo kommun använder scannade fakturor Sida 3 av 8

Vår fakturaadress är: Lessebo kommun Box 33 360 50 Lessebo Samt märk fakturan med referenskod som respektive enhet uppger vid beställningen. 6.2.4 Fakturering Uppvidinge kommun Uppvidinge kommun använder scanning av fakturor. Vår fakturaadress är: Uppvidinge kommun Box 59 360 70 Åseda För att er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finnas på fakturan: 1 - Referens 2 - Fakturabelopp i SEK 3 - OCR nr (alternativt fakturanr om OCR saknas) 4 - Bankgironummer i första hand (plusgironummer om bankgiro saknas) 5 - Organisationsnummer 6.2.5 Dröjsmålsränta Om betalning inte erläggs i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för felaktigt adresserade fakturor. 6.3 Leveransvillkor 6.3.1 Leverans Följande förutsättningar skall gälla för leverans Personal skall arbeta utifrån ett konsultativt förhållningssätt för att ha möjligheter att genomföra önskade uppdrag med en hög servicenivå. En hög servicenivå skall innefatta lyhördhet för Köparens behov, god förmåga att möta Köparen och Köparens personal med förslag på relevanta åtgärder, att presentera uppdrag med realistiska tidsplaner för genomförandet och med förslag på genomförare av uppdraget med rätt kompetens. Säljaren skall ha i företagshälsovård ingående kompetenser, d v s såväl psykosocial, medicinsk, ergonomisk kompetens samt kunskap om och utbildning i missbruksproblem och strategiskt och operativt hälsofrämjande arbete. Följande yrkeskategorier skall finnas tillgängliga: Företagsläkare Företagssköterska Företagsgymnast Arbetsmiljöingenjör Beteendevetare Sida 4 av 8

Psykolog Hälsopedagog eller motsvarande friskvårdspersonal Samtliga de för detta uppdrag tilltänkta resurser skall ha dokumenterade kvalifikationer, kompetens och erfarenhet. För varje kompetensområde gäller att erforderlig/stipulerad legitimation/behörighet ska kunna uppvisas mot anmodan. Samtliga de för detta uppdrag tilltänkta resurser bör ha flerårig erfarenhet inom företagshälsovård riktad mot offentlig sektorn. Lokalerna skall vara ändamålsenliga för den verksamheten som bedrivs i dem och uppfylla de krav som följer av svensk lag och författning. 6.3.2 Journalhantering Säljaren ansvarar för de personregister som lagts upp för kommunens räkning. Köparen disponerar över registret under och efter avtalsperioden i de avseenden Köparen behöver för att kunna fullfölja sitt arbete. Detta innebär att då avtalet upphör äger Köparen rätt att utan extra kostnad, få tillgång till maskinella registeruppgifter som berör Köparens arbetstagare och som är nödvändiga. Överföring av dessa uppgifter ska, utan kostnad, verkställas från uppdragstagaren till Köparen eller den Köparen anvisar och ske via lämpligt datamedia. 6.3.3 Service och tillgänglighet Företagshälsovården skall senast en månad efter avtalsundertecknande ha god fysisk tillgänglighet, innebärande tillhandahållande av företagshälsovård i Uppvidinge kommun medmottagning i Åseda alternativt Lenhovda samt i Lessebo kommun med mottagning i Lessebo. Företagshälsovård skall ges utifrån de behov som föreligger, d v s bokningarna ligger till grund för när leverantören måste befinna sig på plats i lokalerna i kommunerna. Detta innebär att nedanstående antal dagar kanske inte alltid behövs. Följande bemanning skall ingå i priset för baspaketet på respektive mottagning. De siffrorna är angivet i heldagar men kan läggas ut på flera veckodagar enligt överenskommelse. Företagssjuksköterska 1-2 heldagar i veckan Företagsläkare 0,5-1 heldagar i veckan Företagsgymnast 0,5-1 heldagar i veckan Övriga tjänster Vid behov Företagshälsovården skall kunna nås för rådgivning och tidsbokning via telefon alla vardagar kl. 08.00 16.00.. Snabba insatser bör kunna göras. Vid allvarlig krissituation förutsätts ökad tillgänglighet. Vid akuta situationer bör insatser kunna genomföras med kort varsel. Med kort varsel avses insatser som kan genomföras inom ett dygn. Besked om när ett uppdrag kan genomföras bör ske inom 4 timmar. 6.3.4 Kvalitet Säljaren bör använda sig av ett kvalitetssäkringssystem eller motsvarande rutiner och metoder för utvärdering och kvalitetssäkring. 6.3.5 Underleverantör Sida 5 av 8

Säljaren får ej anlita annan att fullgöra hela eller delar av uppdraget utan Köparens skriftliga medgivande. Vid anlitande av underleverantör svarar Säljaren för underleverantörs uppdrag som för sina egna uppdrag. 6.3.6 Leveransuppföljning Under avtalstiden äger Köparen rätt att genomföra uppföljningar för att kontrollera att Säljaren uppfyller sina åtaganden gentemot Köparen enligt detta avtal. 6.3.7 Ansvar Säljaren är skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver, på egen bekostnad avhjälpa, fel eller brister i tillhandahållna tjänster, som består i att tjänsten inte uppfyller avtalad specifikation eller inte kan anses vara ägnad för sitt särskilda ändamål. Säljarens ansvar omfattar inte fel eller brist i tjänsten som beror på Köparen. Säljaren ansvarar för fel eller försummelse som ligger honom till last vid uppdragets utförande och skall ersätta skada som åsamkas Köparen eller tredje man mot vilken Köparen svarar. 6.3.8 Försäkringar och tillstånd Säljaren har erforderliga försäkringar och tillstånd som är gällande hela avtalsperioden. 6.4 Övriga villkor 6.4.1 Handlingarnas inbördes ordning Detta avtal samt de handlingar som förekommit avtalet, nedan kallade kontraktshandlingarna, kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. detta avtal 2. Säljarens anbud 3. Köparens förfrågningsunderlag med bilagor 6.4.2 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att vara bindande vara skriftligen avfattade och undertecknade av behöriga företrädare för såväl Köparen som Säljaren samt bifogade till detta avtal. 6.4.3 Omförhandling Köparen eller Säljaren har under avtalstiden rätt att begära omförhandling av avtalsvillkoren om de förutsättningar som förelåg vid avtalets ingående, utan partens egen förskyllan, skulle komma att förändras i väsentligt hänseende och om dessa förändringar skulle komma att bli oskäligt betungande för parten. Omförhandlingen får endast avse de delar av avtalsvillkoren som berörs av den inträffade förändringen, om inte parterna kommer överens om annat. 6.4.4 Skadestånd/Vite Vid skada som orsakas skadelidande genom den skadeskyldiges, som Säljaren eller underleverantör ansvarar för, försummelse eller avtalsbrott har skadelidande part rätt till skadestånd med faktiska merkostnader för kompletteringsköp, personalkostnader, inkassokostnader etc. som åberopad försummelse eller avtalsbrott förorsakat honom. Sida 6 av 8

Part har rätt till ersättning för den skada han lider genom motpartens försummelse eller avtalsbrott, om inte motparten visar att händelsen beror på ett hinder utanför hans kontroll. Beror försummelsen eller avtalsbrottet på någon som Säljaren har anlitat för att helt eller delvis fullgöra uppdraget, är Säljaren fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han anlitat skulle vara fri enligt andra stycket i denna punkt. Detsamma gäller om försummelsen eller avtalsbrottet beror på en leverantör som Säljaren har anlitat eller någon annan i tidigare säljled. Den skadelidande parten skall vidta skäliga åtgärder för att begränsa sin skada. Försummar han det, får han själv bära en motsvarande del av förlusten. Ersättning för indirekt skada utgår endast om avtalsbrottet beror på uppsåt eller grov vårdslöshet på skadeskyldige partens sida. 6.4.5 Uppsägning Om ena parten inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt förgriper sig mot avtalets bestämmelser, äger den andra parten rätt att skriftligen säga upp avtalet i förtid. 6.4.6 Hävning Om ena parten inte uppfyller sina åtagande enligt detta avtal, inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande skall motparten tillskrivas. Om ena parten därefter på väsentliga punkter inte uppfyller avtalet, inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande, äger parten rätt att häva avtalet. 6.4.7 Force majeur Säljaren har inte något ansvar för skadegörande handlingar som förorsakats av honom på grund av omständigheter över vilka han rimligen inte kunnat råda eller rimligen inte kunnat inse skulle komma att inträffa. Vid bedömning av denna bestämmelse skall hänsyn tas till det agerande som Säljaren valt efter det att skadan uppstått, och om han då iakttagit allt för att minimera eller motverka uppkommen skada. Händelser som krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljö- eller naturkatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet utanför parternas kontroll som de inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets träffande och vars följder de inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, skall utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Detsamma gäller för underleverantörer, vilka förhindras fullgöra sin leverans på grund av omständigheter som angivits ovan. Detta äger tillämpning oavsett om orsaken till förseningen inträffar före eller efter avtalad leveransdag. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än 3 månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får dock inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas skriftligen om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna avtalspunkt. Sida 7 av 8

6.4.8 Tvist (Forum och lagval) Tvist angående tolkningen av detta avtal eller varje annat rättsförhållande som uppkommer ur denna avtalsrelation skall slutligen avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. De kommersiella villkoren har tagits i beaktande (Ja/Nej svar) Ja Nej Sida 8 av 8